Atelier CCI Ecobiz Grenoble du 29/06/2017 : Outils et conseils concrets pour organiser et gérer votre événement d'entreprise. Concevoir et créer des supports de communication pour mon événement d'entreprise.

1. Comment communiquer
sur son événement d’entreprise ?
Ecobiz Grenoble
29/06/2017

2. www.24-7.fr
04 76 71 84 47
Camille GIRARD
camille.girard@24-7.fr
Retrouvez les présentations et les conseils de 24-7 sur Slideshare :
http://fr.slideshare.net/Agence_web_24_7
Isabelle DAVID
isabelle.david@24-7.fr

3. Un atelier pratique et
concret avec des
outils gratuits

4. • Interne
• Externe
• Privé
• Public
• Sur invitation
• Grand public
• Professionnel
• …
Typologie d’événements
Séminaire
Congrès
Assemblée générale
Team building
Soirée privée
Cocktail
Salon professionnel
Lancement de produit
Inauguration
Journées portes ouvertes
Journées de démonstration (showroom)
…

5. Quel(s) est/sont le(s) objectif(s) de mon événement ?
• Date : comment choisir la bonne ?
• Lieu : style ? budget ?
• Participants : grand public, clients, partenaires…
• Contenus : style, message, discours,
animations, restauration, logistique
• Supports : avant, pendant et après
Organisation
Faites des listes !

6. Outils checklist

7. • Regarder l’agenda des événements locaux et de vos
concurrents
• Éviter les jours fériés, les ponts, les vacances scolaires, les
lundis (retour au travail), les mercredis (jour des enfants)
• Faites un sondage autour de vous : proches, collaborateurs et
cibles
Choisir la bonne date

8. Outil choix de date

9. Outils gestion de projet/d’événement

10. • Informations à lister au préalable pour consulter :
– Nombre de participants (pax)
– Budget
– Date (jour/nuit)
– Matériel
– Décoration
– Style
– Tout inclus ou pas
• Où chercher ?
– Office de tourisme
– Internet
– Réseaux sociaux
– Presse
– Partenaires, connaissances (bouche à oreille)
Recherche de lieux, traiteur et logistique

11. Sites internet de recherche de lieux :
• www.event-finder.com
• www.bedouk.fr
• www.snapevent.fr
Sites internet de location de matériel :
• www.kiloutou-event.com
• www.e-loue.com
• www.options.fr
• www.gl-events.com/gl-events-solutions-de-location-
materiel-evenements-paris-lyon-france-entiere
Outils logistique

12. Carton d’invitation, affiche, flyer, programme, goodies, PLV et
stand, flag, bâche…
• Freepik : banque d’images, illustrations, icones
icones
• Flaticon : banque d’icones
• Canvas : création graphique
• Pixlr : retouche d’images
• Attention budget impression ! (options, livraison, délais,
quantité)
• Vérifier les BAT !
L’image de votre événement passe par vos supports

13. • Mailing papier (cartons d’invitation)
• Emailing
• Affichage
• Presse (papier, radio,TV) :
http://labuzzette.com/relations-presse-25-astuces
• Flyers
• Plateformes d’événements
• Réseaux sociaux
Inviter/Partager mon événement/
Inscriptions/Billetterie

14. • Pour rassembler toutes les infos et les contenus
concernant votre événement
– Informations pratiques
– Plan d’accès
– Inscription
– Programme et docs à télécharger
– Espace presse
– Réseaux sociaux
– Billetterie
– …
• Les avantages :
– Modifiable à volonté contrairement au print
– Multiplie votre visibilité
– Permet d’intégrer différents outils en un seul
– Transmet une image de modernité
Créer un site internet dédié

15. • Créer un déroulé de l’événement (fiche mémo)
• 72 h avant :
– Relancer tous les prestataires et confirmer le déroulé
– Redescendre le déroulé en détails pour vérifier que chaque poste est
pris en charge
• Accueil
• Sécurité
• Questionnaire
• Recueil d’emails
• Prévoir toutes les situations
Le jour J

16. • Collecter des retours/questionnaire de satisfaction
• Remercier
• Partager : photos, vidéos, réseaux sociaux
• Bilan en interne (vs objectifs)
Post événement

18. CamilleGIRARD
Chargée d’affaires
camille.girard@24-7.fr
04 76 71 84 47
Isabelle DAVID
Chargée d’affaires
isabelle.david@24-7.fr
04 76 71 84 47
www.24-7.fr
04 76 71 84 47