Guide pratique pour virtualiser vos événements. Planification, programmation, communication. Mode de diffusion, installations techniques, choix de la plateforme. Conseils et astuces. Tout savoir pour réussir son événement virtuel.

1. Comment virtualiser
votre événement ?

2. Définir les grandes lignes

3. 1.Planifier
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Définissez un sujet clair
- Choisissez la date et la durée
- Créez un contenu exhaustif et attractif
- Invitez des speakers, choisir un animateur
- Préparez les visuels
- Développez l’interactivité (chats, sondages, hashtags, questions )
- Construisez et partagez l’agenda
- Ne le faites pas tout seul !
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4. 2.Programmer
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
1 présentateur
avec une
caméra
Discussion
entre plusieurs
speakers
1 interview
avec partage
d’écran
Succession de
Plusieurs
présentateurs
Plusieurs combinaison de contenus possibles
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5. 2.Programmer
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Networking
Meetings 1:1
Gamification
Exposition
Virtuelle
Sondages,
votes, Q&A
Plusieurs formats d’interaction disponibles
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6. 3.Communiquer
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Concevez un site web pour votre événement
- Créez une landing page + formulaire ( capturez des leads )
- Faites connaître votre événement
- Réseaux sociaux
- Google+Facebook ads
- Partenaires
- Invitation via campagne emails
- Utilisez des outils de marketing automation
( Marketo, Hubspot, Hootsuite..)
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7. Choisir le mode de diffusion

8. 4.Diffuser sur le bon canal
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Logiciels de
vidéoconférences
- Temps réel, communication
bidirectionnelle
- Image basse définition
- Adapté pour les petits
groupes avec de l’interaction
Ou une combinaison de ces solutions
Plateforme de
liverstreaming / CDNs
- A cause de la latence, peu
interactions en temps réel
- Image haute définition
- Meilleur choix pour toucher
de larges audiences
Plateforme
d’événements virtuels
- Plateformes spécialisées
- Fonctionnalités intégrées :
interactions, personnalisation,
emails automatisés, sondages,
Q&A, analytics…
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9. 4.Choisir sa plateforme
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Quelle importance revêt l’interactivité avec votre audience ?
- Quelle importance portez-vous à la qualité de l’image ?
- Quelle complexité du montage et du mixage attendez-vous ?
- Quelle est la taille de votre audience ?
Répondre aux questions clés
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10. Installations techniques

11. 5. Set-up basique
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Monter un événement virtuel en quelques minutes !
- Capturez l’image avec une WEBCAM
- Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast
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12. 5. Set-up basique
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Exemple de montage
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13. 5. Set-up intermédiaire
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Mettez davantage en lumière votre événement
- Utilisez un appareil photographique reflex numérique et une carte de capture
- Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast
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14. 5. Set-up intermédiaire
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Exemple d’installation
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15. 5. Set-up avancé
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Faites comme les professionnels !
-Capturez l’ensemble des flux vidéos
-Diffusez-les sur des CDNs ou plateformes de streaming
-Rajouter des titres, superpositions et autres effets.
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16. 5. Set-up avancé
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Insérez des segments préenregistrés
- Rajoutez des éléments de branding et d’image
- Habillez vos écrans dans et autour des présentations
- Rajoutez des titres, jouer sur les superpositions, faites des transitions
Comment améliorer vos présentations ?
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17. Comment gérer le live ?

18. 6.Respecter les règles d’usage
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Commencez la diffusion un peu plus tôt
- Soyez à l’heure, conserver le rythme, connaissez vos KPI
- Engagez l’audience et maintenez l’attention
- Enregistrer vos sessions pour les diffuser en VOD
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19. 6.Nos conseils
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Vérifiez vos connexions internet
- Soyez certain d’avoir un bon débit
- Vérifiez la qualité de l’audio
- Anticipez les problèmes techniques
- Testez, testez, testez
Vous n’êtes pas à l’abri d’imprévus !
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20. ValueXchange est un nouvel acteur du marché
de l’événementiel. Pionnier dans l’organisation
de rendez-vous professionnels hybrides,
l’entreprise propose aux entreprises de vivre le
meilleur de l’expérience physique et digital.
Nous utilisons sur les événements la dernière
génération des plateformes web et mobiles
capables de vous apporter confort de visite,
personnalisation, informations à forte valeur ajoutée
et performances.
Qui sommes-nous ?
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements est
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
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21. Opérations
Conception
Planification
Virtualisation
Relation clients
Assistance
Etre à vos côtés dans l’organisation de votre événement virtuel ou hybride. Vous apporter un
conseil stratégique et opérationnel de bout en bout afin de garantir la réussite de votre opération et
la satisfaction de vos clients.
Nos services 16

22. 32 000 salons
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23. Pour en savoir +
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