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Comment virtualiser
votre événement ?
Définir les grandes lignes
1.Planifier
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Définissez un sujet clair
- Choisissez la date et la durée
- Créez un contenu exhaustif et attractif
- Invitez des speakers, choisir un animateur
- Préparez les visuels
- Développez l’interactivité (chats, sondages, hashtags, questions )
- Construisez et partagez l’agenda
- Ne le faites pas tout seul !
1
2.Programmer
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
1 présentateur
avec une
caméra
Discussion
entre plusieurs
speakers
1 interview
avec partage
d’écran
Succession de
Plusieurs
présentateurs
Plusieurs combinaison de contenus possibles
2
2.Programmer
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Networking
Meetings 1:1
Gamification
Exposition
Virtuelle
Sondages,
votes, Q&A
Plusieurs formats d’interaction disponibles
3
3.Communiquer
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Concevez un site web pour votre événement
- Créez une landing page + formulaire ( capturez des leads )
- Faites connaître votre événement
- Réseaux sociaux
- Google+Facebook ads
- Partenaires
- Invitation via campagne emails
- Utilisez des outils de marketing automation
( Marketo, Hubspot, Hootsuite..)
4
Choisir le mode de diffusion
4.Diffuser sur le bon canal
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Logiciels de
vidéoconférences
- Temps réel, communication
bidirectionnelle
- Image basse définition
- Adapté pour les petits
groupes avec de l’interaction
Ou une combinaison de ces solutions
Plateforme de
liverstreaming / CDNs
- A cause de la latence, peu
interactions en temps réel
- Image haute définition
- Meilleur choix pour toucher
de larges audiences
Plateforme
d’événements virtuels
- Plateformes spécialisées
- Fonctionnalités intégrées :
interactions, personnalisation,
emails automatisés, sondages,
Q&A, analytics…
5
4.Choisir sa plateforme
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Quelle importance revêt l’interactivité avec votre audience ?
- Quelle importance portez-vous à la qualité de l’image ?
- Quelle complexité du montage et du mixage attendez-vous ?
- Quelle est la taille de votre audience ?
Répondre aux questions clés
6
Installations techniques
5. Set-up basique
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Monter un événement virtuel en quelques minutes !
- Capturez l’image avec une WEBCAM
- Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast
7
5. Set-up basique
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Exemple de montage
8
5. Set-up intermédiaire
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Mettez davantage en lumière votre événement
- Utilisez un appareil photographique reflex numérique et une carte de capture
- Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast
9
5. Set-up intermédiaire
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Exemple d’installation
10
5. Set-up avancé
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
Faites comme les professionnels !
-Capturez l’ensemble des flux vidéos
-Diffusez-les sur des CDNs ou plateformes de streaming
-Rajouter des titres, superpositions et autres effets.
11
5. Set-up avancé
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Insérez des segments préenregistrés
- Rajoutez des éléments de branding et d’image
- Habillez vos écrans dans et autour des présentations
- Rajoutez des titres, jouer sur les superpositions, faites des transitions
Comment améliorer vos présentations ?
12
Comment gérer le live ?
6.Respecter les règles d’usage
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Commencez la diffusion un peu plus tôt
- Soyez à l’heure, conserver le rythme, connaissez vos KPI
- Engagez l’audience et maintenez l’attention
- Enregistrer vos sessions pour les diffuser en VOD
13
6.Nos conseils
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements es
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020
- Vérifiez vos connexions internet
- Soyez certain d’avoir un bon débit
- Vérifiez la qualité de l’audio
- Anticipez les problèmes techniques
- Testez, testez, testez
Vous n’êtes pas à l’abri d’imprévus !
14
ValueXchange est un nouvel acteur du marché
de l’événementiel. Pionnier dans l’organisation
de rendez-vous professionnels hybrides,
l’entreprise propose aux entreprises de vivre le
meilleur de l’expérience physique et digital.
Nous utilisons sur les événements la dernière
génération des plateformes web et mobiles
capables de vous apporter confort de visite,
personnalisation, informations à forte valeur ajoutée
et performances.
Qui sommes-nous ?
Les techniques événementielles sont en constante
évolution. La réalisation de vos événements est
aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous
devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la
réussite de vos rendez-vous.
– Olivier CADI.
15
Opérations
Conception
Planification
Virtualisation
Relation clients
Assistance
Etre à vos côtés dans l’organisation de votre événement virtuel ou hybride. Vous apporter un
conseil stratégique et opérationnel de bout en bout afin de garantir la réussite de votre opération et
la satisfaction de vos clients.
Nos services 16
32 000 salons
Au niveau mondial
Avantages Concurrentiels
NOTRE ÉQUIPE NOS PARTENAIRES NOS PLATEFORMES
1ST IN THE GAME DECIDEURS DRIVENNOTRE VISION
17
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Comment virtualiser votre événement

  • 3. 1.Planifier Les techniques événementielles sont en constante évolution. La réalisation de vos événements es aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la réussite de vos rendez-vous. – Olivier CADI. Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Définissez un sujet clair - Choisissez la date et la durée - Créez un contenu exhaustif et attractif - Invitez des speakers, choisir un animateur - Préparez les visuels - Développez l’interactivité (chats, sondages, hashtags, questions ) - Construisez et partagez l’agenda - Ne le faites pas tout seul ! 1
  • 4. 2.Programmer Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 1 présentateur avec une caméra Discussion entre plusieurs speakers 1 interview avec partage d’écran Succession de Plusieurs présentateurs Plusieurs combinaison de contenus possibles 2
  • 5. 2.Programmer Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Networking Meetings 1:1 Gamification Exposition Virtuelle Sondages, votes, Q&A Plusieurs formats d’interaction disponibles 3
  • 6. 3.Communiquer Les techniques événementielles sont en constante évolution. La réalisation de vos événements es aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la réussite de vos rendez-vous. – Olivier CADI. Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Concevez un site web pour votre événement - Créez une landing page + formulaire ( capturez des leads ) - Faites connaître votre événement - Réseaux sociaux - Google+Facebook ads - Partenaires - Invitation via campagne emails - Utilisez des outils de marketing automation ( Marketo, Hubspot, Hootsuite..) 4
  • 7. Choisir le mode de diffusion
  • 8. 4.Diffuser sur le bon canal Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Logiciels de vidéoconférences - Temps réel, communication bidirectionnelle - Image basse définition - Adapté pour les petits groupes avec de l’interaction Ou une combinaison de ces solutions Plateforme de liverstreaming / CDNs - A cause de la latence, peu interactions en temps réel - Image haute définition - Meilleur choix pour toucher de larges audiences Plateforme d’événements virtuels - Plateformes spécialisées - Fonctionnalités intégrées : interactions, personnalisation, emails automatisés, sondages, Q&A, analytics… 5
  • 9. 4.Choisir sa plateforme Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Quelle importance revêt l’interactivité avec votre audience ? - Quelle importance portez-vous à la qualité de l’image ? - Quelle complexité du montage et du mixage attendez-vous ? - Quelle est la taille de votre audience ? Répondre aux questions clés 6
  • 11. 5. Set-up basique Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Monter un événement virtuel en quelques minutes ! - Capturez l’image avec une WEBCAM - Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast 7
  • 12. 5. Set-up basique Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Exemple de montage 8
  • 13. 5. Set-up intermédiaire Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Mettez davantage en lumière votre événement - Utilisez un appareil photographique reflex numérique et une carte de capture - Diffusez en utilisant Youtube, Zoom ou Crowdcast 9
  • 14. 5. Set-up intermédiaire Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Exemple d’installation 10
  • 15. 5. Set-up avancé Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 Faites comme les professionnels ! -Capturez l’ensemble des flux vidéos -Diffusez-les sur des CDNs ou plateformes de streaming -Rajouter des titres, superpositions et autres effets. 11
  • 16. 5. Set-up avancé Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Insérez des segments préenregistrés - Rajoutez des éléments de branding et d’image - Habillez vos écrans dans et autour des présentations - Rajoutez des titres, jouer sur les superpositions, faites des transitions Comment améliorer vos présentations ? 12
  • 18. 6.Respecter les règles d’usage Les techniques événementielles sont en constante évolution. La réalisation de vos événements es aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la réussite de vos rendez-vous. – Olivier CADI. Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Commencez la diffusion un peu plus tôt - Soyez à l’heure, conserver le rythme, connaissez vos KPI - Engagez l’audience et maintenez l’attention - Enregistrer vos sessions pour les diffuser en VOD 13
  • 19. 6.Nos conseils Les techniques événementielles sont en constante évolution. La réalisation de vos événements es aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la réussite de vos rendez-vous. – Olivier CADI. Comment virtualiser votre événement ? 14 mai 2020 - Vérifiez vos connexions internet - Soyez certain d’avoir un bon débit - Vérifiez la qualité de l’audio - Anticipez les problèmes techniques - Testez, testez, testez Vous n’êtes pas à l’abri d’imprévus ! 14
  • 20. ValueXchange est un nouvel acteur du marché de l’événementiel. Pionnier dans l’organisation de rendez-vous professionnels hybrides, l’entreprise propose aux entreprises de vivre le meilleur de l’expérience physique et digital. Nous utilisons sur les événements la dernière génération des plateformes web et mobiles capables de vous apporter confort de visite, personnalisation, informations à forte valeur ajoutée et performances. Qui sommes-nous ? Les techniques événementielles sont en constante évolution. La réalisation de vos événements est aujourd’hui impactée par des forces exogènes. Vous devez adopter de nouvelles stratégies pour garantir la réussite de vos rendez-vous. – Olivier CADI. 15
  • 21. Opérations Conception Planification Virtualisation Relation clients Assistance Etre à vos côtés dans l’organisation de votre événement virtuel ou hybride. Vous apporter un conseil stratégique et opérationnel de bout en bout afin de garantir la réussite de votre opération et la satisfaction de vos clients. Nos services 16
  • 22. 32 000 salons Au niveau mondial Avantages Concurrentiels NOTRE ÉQUIPE NOS PARTENAIRES NOS PLATEFORMES 1ST IN THE GAME DECIDEURS DRIVENNOTRE VISION 17
  • 23. Pour en savoir + contact@valuexchange.fr