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GUIDE POUR REUSSIR VOS EVENEMENTS
                 VIRTUELS


   Ce guide vous est offert par la société NEWNET3D, éditeur de la
                  solution VEXPO (www.vexpo.net)




Auteur: Redwane BENNANI                            Email : rbennani@newnet3d.com




SAS NEWNET3D - RCS Antibes B 511 178 287 - 33 Bd Maréchal Juin 06800 Cagnes-sur-Mer
  Contact : contact@vexpo.net Web : www.vexpo.net Blog: www.salonsetseminaires.com
Résumé:
La communication évènementielle consiste à organiser des évènements pour communiquer
efficacement vers une cible précise en offrant du « Show » et du « Live », c’est-à-dire du
spectacle en direct. Grâce aux évènements virtuels, cette forme de communication est
désormais à la portée de tout le monde. Sans pouvoir égaler le face à face, l’émotion et la
convivialité d’un évènement physique, un évènement virtuel présente une alternative qui offre
de nouvelles possibilités:
   -   Permettre à des petites structures qui n’ont pas les moyens d’organiser ou de participer
       à des évènements physiques de pouvoir organiser ou participer à des évènements en
       virtuel.
   -   Permettre à des structures qui organisent déjà des évènements physiques, de les
       optimiser et de les faire vivre en les complétant avec des évènements virtuels.
Comparé à un évènement physique, un évènement virtuel offre une nouvelle forme de face à
face, avec:
   -   Une facilité d’accès permettant d’avoir 4 à 5 fois plus de visiteurs, car l’objectif principal
       de votre évènement est d’attirer un maximum de visiteurs qualifiés.
   -   Une facilité d’organisation sur toute la chaine de valeur de votre évènement : intégration
       de contenu, animation et promotion de votre évènement dans des délais deux fois plus
       courts.
   -   Un coût réduit de 4 à 10 fois qui permet un retour sur investissement beaucoup plus
       facile.


Au sujet de VEXPO :
VEXPO est une plateforme SaaS de salons virtuels 3D qui facilitent la collaboration et la
communication temps réel sur Internet, dans un esprit 2.0.




VEXPO répond aujourd’hui à 3 familles d’usages :
   -   E-EVENT : évènements virtuels tels que salons, séminaires, forums, conventions,
       formations,…
   -   E-CENTER : centres virtuels pour galeries, showrooms, places de marché,…
   -   E-OFFICE : agence virtuelle, bureau, service client,…
Pour plus d’information : www.vexpo.net              Pour nous contacter : contact@vexpo.net




© NEWNET3D Juillet 2011                                                                    Page 2
Sommaire
1.     Introduction: _____________________________________________________________ 4
2.     A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements: ___________________________ 5
3.     Pourquoi organiser un évènement professionnel : _______________________________ 5
4.     Comment préparer un évènement professionnel : ________________________________ 6
5.     Facteurs de succès de votre évènement : _______________________________________ 7
6.     Le virtuel facilite la réussite de vos évènements: _________________________________ 8
7.     Marché de l’évènementiel virtuel : ____________________________________________ 9
8.     Cas d’usages d’évènements virtuels : _________________________________________ 11
9.     Le salon virtuel: _________________________________________________________ 13
9.1.     Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel: _______________________ 14
9.2.     Le salon virtuel par rapport au salon physique : ______________________________ 15
9.3.     Bilan des bénéfices d’un salon virtuel ______________________________________ 17
9.4.     Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel: _______________________ 18
9.5.     Animations et contenus pour votre salon virtuel : _____________________________ 20
10.      Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre évènement : _______ 21
11.      La vente d’un évènement virtuel BtoB: _____________________________________ 22
12.      Conclusion: ___________________________________________________________ 25




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1. Introduction:
Le présent guide a pour but de vous présenter l’intérêt d’organiser des évènements virtuels,
notamment en complément de vos évènements physiques, et de vous fournir en un minimum
de temps, de manière pratique et efficace, les clés essentielles pour les réussir.

Les évènements professionnels sont efficaces pour attirer un public qualifié et intéressé, que
vous allez pouvoir rassembler en un seul lieu, sur une durée courte et concentrée, pour
communiquer et interagir avec lui en temps réel.

Un évènement physique présente de nombreux atouts. Il facilite les rencontres informelles et
offre un face à face humain, avec une communication à la fois verbale et non verbale, une
émotion et une convivialité qui permettent d’instaurer un climat de confiance et de mieux jauger
l’intérêt de son interlocuteur. Il est bien connu que la communication non verbale (gestes,
expressions du visage,…) présente un poids quatre fois plus important que la communication
verbale. Cela démontre le grand intérêt d’être en face à face.

Cependant, tout le monde n’a pas les moyens humains et financiers de réaliser des
évènements à la méthode traditionnelle (évènements purement physiques). De plus, ceux-ci ne
répondent plus facilement aux attentes de la nouvelle génération de visiteurs, qui veulent
accéder à plus de contacts (d’où le large succès des réseaux sociaux) et plus de contenus, le
tout avec moins d’efforts. Aussi, il faut tenir compte de la tendance des entreprises à réduire
leur budget de voyage et leurs déplacements.

Par conséquent, les évènements physiques connaissent une baisse importante de
fréquentation (-20% en 2009) et ne profitent pas pleinement des nouveaux canaux de
communication sur Internet (web 2.0 et médias sociaux).


    Baisse de la fréquentation des évènements physiques
    Tendance des entreprises à réduire les coûts de voyages

                                                       Explosion du web2.0 et
                                                       des services en ligne




Face à ces constats, le concept d’évènement virtuel est nait. Il consiste à organiser vos
évènements en temps réel sur Internet.

Aujourd’hui, les évènements virtuels sont une grande opportunité pour redynamiser le marché
de l’évènement et offrir de nouvelles possibilités de communication et de collaboration, dans un
esprit 2.0.




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Un évènement physique c’est singulier. Une fois, passé il est souvent oublié. Grâce aux
évènements virtuels utilisés en complément, votre évènement physique se transforme en
évènement que vos visiteurs suivent, avec une histoire, une appartenance à un réseau et
une récurrence qui renforce les liens et évite l’oubli.

Ne nous trompons pas ! Un évènement virtuel ne remplacera jamais la convivialité et l’émotion
générées par un évènement physique! Les deux concepts sont complémentaires où l’un
peut apporter de la valeur à l’autre.

Si vous organisez déjà des évènements physiques, vous allez pouvoir en organiser plus grâce
aux évènements virtuels. Les deux catégories d’évènements, physiques et virtuels vont
s’apporter mutuellement une grande valeur ajoutée, que nous allons vous faire découvrir à
travers ce guide.

Si vous n’organisez pas encore d‘évènement, vous allez pouvoir vous y mettre facilement grâce
aux évènements virtuels que vous pourrez organiser rapidement, à moindre coût et avec peu
de ressources humaines.

Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutions
technologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toute
suggestion à l’adresse : rbennani@newnet3d.com

2. A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements:
Ce guide s’adresse à :

   -   Toute entreprise ou institution qui souhaite organiser des évènements internes ou
       externes envers des populations dispersées au niveau régional, national ou
       international.
   -    Tout acteur de l’évènementiel et de la communication, qui accompagne ses clients dans
       l’organisation de leurs évènements.
   -   Tout acteur qui souhaite développer une activité d’organisation d’évènements virtuels.

Il s’adresse particulièrement à plusieurs métiers : Directions Commerciales, Directions
Marketing, Directions de la Communication, Directions des Ressources Humaines, Directions
de l’Export,…

Il convient à de nombreux types d’évènements : Salons, foires, conventions, forums,
séminaires, tables rondes,   portes ouvertes, formations, rencontres professionnelles
(networking, speed dating),…

3. Pourquoi organiser un évènement professionnel :
L’organisation d’un évènement professionnel, qu’il soit virtuel ou physique, vous permet de
rassembler en un seul lieu et au même moment vos cibles (clients, prospects, partenaires,
collaborateurs, administrés,…), avec comme principales motivations :

          1. Communiquer et Promouvoir vos produits et services auprès d’un public
             qualifié sur une période courte et concentrée.

          2. Saisir des opportunités commerciales nationales et internationales.

          3. Entretenir le relationnel client et rencontrer des prospects.



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4. Lancer de nouveaux produits.

           5. Organiser des rencontres professionnelles.

           6. Echanger avec les différents acteurs d’un écosystème.

           7. Bénéficier de la présence des médias.

           8. Etre à l'écoute        des   évolutions    du   marché,     des   tendances,    des
              consommateurs.

           9. Développer l'image de votre société et renforcer sa notoriété.

Il est donc très important pour une entreprise et généralement tout acteur économique ou
institutionnel de participer ou de réaliser des évènements qui peuvent lui attirer un public ciblé
et qualifié : salon, convention, séminaire, forum,…

4. Comment préparer un évènement professionnel :
Avant de vous lancer dans l’organisation opérationnelle de votre évènement, décrivez votre
projet, en répondant principalement aux questions suivantes :
    1. Quel est le thème de mon évènement ?
    2. Quel est mon objectif à travers l’évènement que je veux organiser ? Que doit-il
       m’apporter ?
    3. Quelles sont mes cibles (visiteurs et exposants) ? Quels secteurs d’activités ? Quels
       métiers ? Quelles zones géographiques ?
    4. Pourquoi des visiteurs viendraient-ils à mon évènement ? Quel est mon argumentaire
       pour les convaincre ? Cela servira pour votre plan de communication.
    5. Quel est mon plan média (plan de promotion de l’évènement et le budget associé) ?
    6. Quel est le meilleur moment (dates, heures) pour le déroulement de mon évènement? Y
       a-t-il des vacances scolaires pendant l’évènement ? Y a-t-il d’autres évènements
       majeurs en même temps que mes cibles pourraient préférer à mon évènement ?
    7. A quel endroit pourrais-je organiser mon évènement ?
    8. Quel est le contenu de mon évènement ? Comment vais-je l’assurer et avec quels
       moyens ?
    9. Quelles animations pourrais-je organiser pour mon évènement ?
    10. Quels partenaires pourrais-je associer à mon évènement pour créer de la synergie ?
        Ces partenaires pourraient-ils m’apporter de la visibilité et un nombre non négligeable
        de visiteurs ?
    11. Quel est le budget nécessaire pour l’organisation de l’évènement ?
    12. Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour l’organisation de l’évènement ?
    13. Quels sont les outils et les supports nécessaires pour l’évènement ?




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5. Facteurs de succès de votre évènement :
Le succès de votre évènement va se mesurer par :

    -   Le nombre de visiteurs que vous avez réussi à attirer.

    -   Le nombre de contacts que vous avez générés (et dans le cas de salons, le nombre de
        contacts générés par vos exposants).

    -   Le degré de satisfaction de vos visiteurs (et de vos exposants) sur la qualité du contenu,
        des animations et des services proposés.

    -   Le nombre d’opportunités d’affaires générées.

Par conséquent, votre évènement doit être organisé de manière à atteindre ses objectifs. Il doit
avant tout atteindre un nombre maximal de visiteurs qualifiés, car sans cela, vos autres
objectifs ne seront jamais atteints. Il vous faut donc communiquer efficacement sur votre
évènement et faire en sorte qu’il soit très facile d’accès pour vos visiteurs.

La présence humaine est donc au cœur de tout évènement professionnel. Imagineriez-vous un
évènement sans public, sans une foule?

Dès le départ de votre projet d’organisation d’évènement, il faudra vous interroger sur votre
capacité et votre crédibilité à attirer des participants et des visiteurs, car c’est l’objectif principal
de votre évènement. S’il n’y a pas de participants, il n’y a pas d’évènement. Par
conséquent, il faudra très tôt vous poser les questions suivantes :

    -   Comment vais-je faire pour attirer des participants à mon évènement?

    -   Quel est mon plan média (plan selon lequel vous allez promouvoir votre évènement)?

    -   Quels réseaux et quels partenaires pourraient relayer ma communication ou apporter un
        contenu attractif pour mes visiteurs? Qu’est-ce que je peux leur offrir en retour?

    -   Quel est le message et le contenu de ma communication qui seront percutants pour
        inciter mes cibles à venir à mon évènement et à relayer ma communication auprès de
        leurs contacts ? L’objectif est de créer un « buzz » (bouche-à-oreille).

    -   Quel est le budget que je peux allouer à la promotion de mon évènement?

Alors, avez-vous tous les ingrédients pour réussir votre évènement?




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6. Le virtuel facilite la réussite de vos évènements:




Il est désormais possible d’organiser ses évènements en virtuel directement sur Internet. Ceux-
ci présentent de nombreux avantages qui facilitent la réussite de vos évènements:

   1- Un évènement virtuel place le visiteur au centre du système:

          a. Lui facilite l’accès sans limite géographique ou horaire.

          b. Lui procure un accès confortable qui évite fatigue, stress, bruit, queues,..

          c. Lui permet de gagner du temps et de l’argent: il peut facilement et rapidement
             visiter ce qui l’intéresse dans votre évènement, sans se déplacer.

          d. Lui facilite la traçabilité et la gestion de ses contacts pris lors de l’évènement : il
             peut vous retrouver facilement et vous contacter.

          e. Facilite l’accès aux visiteurs à mobilité réduite.

   2- Il facilite la mise en relation entre vous et vos visiteurs, et vos visiteurs entre eux pour
      qu’ils parlent de vous, vous amènent des amis,…

   3- Il vous facilite la mise en œuvre : vous pouvez réaliser votre évènement rapidement,
      simplement et à moindre coût.

   4- Il vous permet, le cas échéant, de prolonger votre évènement physique, de le faire
      vivre et de garder le lien avec vos visiteurs.

   5- Il vous permet d’avoir une démarche Développement Durable : moins de déchets, de
      transports de marchandises et de déplacements.

Avec l’explosion des médias sociaux sur Internet, un évènement virtuel (dit aussi E-
event) va apporter de gros avantages. Il est facile à mettre en œuvre même pour les
acteurs qui n’ont pas les moyens humains et financiers d’organiser des évènements
physiques, comme les petites entreprises.




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7. Marché de l’évènementiel virtuel :
Sans aucun doute, nous sommes en train de vivre aujourd’hui un tournant dans le
marché de l’évènementiel en ligne, marché en forte croissance, qui prend de plus en plus
d’ampleur aux USA et dans de nombreux pays européens (France, Espagne, UK,
Allemagne, Italie,…)
D’un côté, l’élaboration de nouvelles stratégies hybrides pour associer virtuel et physique
émergent de plus en plus. De l’autre côté, de nouveaux acteurs entrent sur le marché de
l’évènementiel via le virtuel.
On assiste depuis environ un an à un fort développement de manifestations virtuelles multi-
sectorielles, organisées directement sur le net, avec plus de 100 salons virtuels organisés en
France depuis 2010:

                SATAE (Janvier 2010)
               • Salon de tourisme d’affaire et évènementiel
               • Sur 1 jour, 31000 visiteurs uniques pour 100 exposants

                MONSTER e-DAYS (Octobre 2010)

               • Salon du recrutement
               • 125000 visiteurs uniques, 1800 offres d’emplois

                KEY4IT (Juin 2010)
               • Salon virtuel de l’IT

                AUTRES SALONS VIRTUELS
               • Winefair (SV du Vin), INFO Web BTP (SV du BTP), E-Sup (SV de
                 l’éducation), ArchiExpo (SV de l’architecture), Mandel Web Expo (SV
                 B2B), NauticExpo (SV du nautisme), eComExpo (SV e-commerce)......

Selon l’agence américaine Market Research Media, le marché mondial de l’évènementiel global
représente 650 milliards de dollars par an, dont 240 milliards de dollars aux USA. Ce marché
est dominé aujourd’hui par les pays européens. Les USA pensent dominer ce marché
prochainement grâce aux évènements virtuels.
Par ailleurs, le marché mondial de l’évènementiel virtuel a plus que doublé en 2010 et va
grossir de 56% chaque année entre 2010 et 2015, représentant un marché de près de 18,6
milliards de dollars en 2015. Ce marché couvre les évènements Corporate (conférences,
formations,.. où les participants viennent à l’évènement pour le contenu et pour le networking)
et pour les « Trade shows » (salons, foires,.. où les participants viennent pour vendre et
générer des « Leads » commerciaux).




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Le marché de l’évènementiel virtuel est actuellement tiré par les évènements Corporate. Les
organisateurs d’évènements de « Trade shows » (salons, foires,..) ne devraient pas ignorer le
modèle virtuel pendant longtemps, surtout que le marché de l’évènementiel traditionnel connait
un fort ralentissement et une baisse de la fréquentation.
L’évènementiel virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisation
d’évènements, notamment avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateurs
d’évènements traditionnels ne doivent pas négliger ce virage technologique pour éviter de
prendre du retard et perdre des parts de marché.

Les prévisions indiquent que nous allons vivre une explosion du virtuel dans tous les segments
de marché, avec de nouvelles formes hybrides d’évènements et avec de nouveaux revenus
pour :
   -   Les éditeurs de logiciels d’évènements virtuels (Corporate et Trade shows)
   -   Les organisateurs d’évènements virtuels
   -   Les médias communiquant sur les évènements
   -   Les organismes de formation
La technologie virtuelle va aussi doper les évènements de niches, qui sont difficiles à organiser,
avec la méthode traditionnelle du fait de leurs faibles fréquentations.

Même une faible progression de l’adoption des technologies virtuelles aura un impact
considérable sur le marché de l’évènementiel virtuel du fait de sa taille énorme.
Selon Miroslaw Nowak, directeur du marketing chez Media Market Research, cette forte
progression de la popularité des évènements virtuels est due aux énormes bénéfices qu’ils
apportent : facilitent l’accès aux contenus, facilitent l’accès aux réseaux (de personnes),
augmentent la productivité avec moins de temps passés dans les voyages et réduisent les
coûts. Le marché de l’évènementiel virtuel est très favorable pendant la crise et sera encore
plus favorable pendant la relance de l’économie.
Par ailleurs, l’institut virtuel EDGE a pris le temps de recueillir et d’analyser toutes les enquêtes
et sondages en rapport avec les salons virtuels qui se sont effectués durant l’année 2010 aux
USA. Parmi ses résultats :




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 71% des entreprises participantes aux salons virtuels trouvent que ces derniers sont
     excellents pour attirer d’avantage de participants et 62% pour toucher d’avantage de
     prospects.
    Une entreprise sur trois a déjà organisé un événement hybride, combinant un
     évènement virtuel à un évènement physique.
    75% des entreprises sont intéressées pour utiliser le virtuel dans la mise en place de
     leurs événements.
    96% des personnes           utilisent   des   technologies   virtuelles   (réseaux   sociaux,
     webconferences,..).
    + de 50% des personnes sont en multitâches pendant un évènement virtuel.

8. Cas d’usages d’évènements virtuels :
Un évènement virtuel peut être organisé dans de multiples situations. En voici 11 exemples :

   1. Salon d’exposition pour tout thème : salon de l’immobilier, salon du recrutement, salon
      de la communication, salon du vin, salon du tourisme, …




   2. Forum professionnel : forum de recrutement, forum des technologies de l’information,…
      qui peuvent être organisés par des entreprises ou des institutions pour leurs besoins
      propres, autour d’ateliers et de stands, et des RDV rapides : speed business meeting ou
      speed dating virtuels. Un groupement d’entreprises ou des entreprises partenaires
      peuvent s’associer pour organiser un salon, un forum ou un showroom commun et
      mutualisé.

   3. Séminaires pour l’animation des forces de vente d’une entreprise ou pour la
      communication interne.




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4. Séminaires marketing de lancement de produit ou pour le test d’un produit.

   5. Conventions, colloques et congrès virtuels.

   6. Animations de rencontres professionnelles à travers des « speed business meeting »
      virtuels.




   7. Club de partenaires : un salon virtuel permanent permettra d’animer et de fédérer ses
      partenaires et les réunir pour faciliter la collaboration au sein du club.

   8. Ventes évènementielles.

   9. Animations de réseaux de franchises.




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10. Formations à distance de vos équipes (e-learning).




9. Le salon virtuel:




Un salon virtuel est en général un ensemble d’espaces sur Internet qui hébergent vos
évènements virtuels. On parle aussi de salon virtuel pour désigner un salon d’exposition sur
Internet. Comme pour un salon physique, son objectif est de faire rencontrer en temps réel et
en un minimum de temps des exposants et des visiteurs dans un secteur d’activité bien défini.

Il est beaucoup plus facile d’organiser un salon virtuel qu’un salon physique : il n’y a pas besoin
de réserver des locaux, de demander des autorisations à la préfecture, de monter/démonter
des stands,.. De plus, un salon virtuel va faciliter l’accès à vos visiteurs qui n’auront pas besoin
de se déplacer et de se fatiguer. Ils pourront venir du monde entier dès lors qu’ils ont été invités
ou ont pris connaissance de votre salon virtuel.



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Grâce au salon virtuel vous allez pouvoir afficher un comportement responsable car votre salon
virtuel est écologique. Il dématérialise les stands et leurs contenus et évite des déplacements et
des déchets. De plus, votre salon virtuel sera accessible aux personnes à mobilités réduites qui
peuvent être des visiteurs, des exposants ou des animateurs de votre salon virtuel.

   9.1.        Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel:
La chaine de valeur d’un salon virtuel est la même que pour un salon physique:



                            Exposant                                          Visiteur

                                                 Promotion -Vente

                                                    Organisateur
                                Animation                                   Contenu




           Salon


                       Logistique &
                          Outils
                                                                              Lieu



Un salon virtuel vous offre un lieu accessible (Internet), une logistique dématérialisée et des
outils de gestion en ligne. Pour couvrir l’ensemble de la chaine de valeur, il vous faudra en plus:

   1) Définir le thème de votre salon virtuel dans lequel vous êtes crédible (expertise,
      appartenance à un réseau ou un écosystème,..)

   2)    Définir votre plan média (supports de promotion, budgets) qui va vous permettre d’avoir
        vos visiteurs. C’est ce qui va intéresser vos exposants car c’est la promesse que vous
        leur faites (avoir des visiteurs). Vous devrez tenir cette promesse pour les fidéliser et
        pérenniser votre salon. La rentabilité d’un salon se fait généralement sur plusieurs
        sessions et dépend beaucoup de la fidélisation des exposants qui renouvellent
        facilement lorsqu’ils sont satisfaits.

   3) Définir votre plan d’action commercial pour la vente des stands et pour l’acquisition de
      sponsors (cibles, approches,..)




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4) Impliquer les médias pour qu’ils parlent de votre salon. Nouer des partenariats avec des
      acteurs capables de vous apporter des visiteurs ou des exposants (médias, associations
      professionnels,..) : leur offrir un stand ou des interventions dans des conférences,…

   5) Etablir une liste de conférences en lien avec le thème de votre salon virtuel et trouver
      des conférenciers pour les animer en échange d’une visibilité dans le salon.

   6) Définir un plan d’animation du salon : prévoir des animateurs pour accueillir et
      accompagner vos visiteurs. Vous pouvez aussi mettre en place un jeu concours qui
      encourage vos visiteurs à visiter le maximum de stands, pour y trouver par exemple des
      réponses à un Quiz,..

   7) Définir la date de votre salon virtuel et établir un retro planning. En moyenne, un salon
      virtuel peut être organisé en moyenne dans un délai de 2 à 6 mois en fonction de sa
      complexité, sans tenir compte des mois de juillet et aout. Evitez que votre salon virtuel
      intervienne au même moment que d’autres manifestations qui pourraient empêcher les
      visiteurs de visiter votre salon virtuel. La promotion et les invitations de vos visiteurs doit
      se faire suffisamment tôt (au maximum 3 à 4 semaines avant l’évènement) pour que vos
      visiteurs bloquent le créneau dans leur agenda avant qu’ils ne soient pris par un autre
      rendez-vous.

   8) Développer un contenu de qualité pour vos visiteurs et plus particulièrement leur offrir un
      guide complet lié au thème de votre salon virtuel. Cela les incitera fortement à visiter
      votre salon.

   9) Organiser, si possible, une soirée physique, animée par des RDV d’affaires conviviaux.
      Dans ce cas, le salon virtuel aura permis de brasser et de qualifier un nombre important
      de visites et de rencontres professionnelles. Ceux qui ont eu des centres d’intérêts
      communs pourront se rencontrer physiquement et concrétiser leur collaboration.

   9.2.       Le salon virtuel par rapport au salon physique :




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C’est une erreur d’opposer le salon virtuel au salon physique ou de croire que le salon virtuel va
cannibaliser le salon physique. Il y a eu les mêmes craintes pour l’e-commerce il y a quelques
années. On pensait que l’e-commerce allait tuer le commerce traditionnel. Finalement, cela
profite à tout le monde et tout le monde s’y est mis. Même les commerces traditionnels ont
ouvert des canaux de ventes sur Internet en complément de leurs canaux traditionnels. Grâce à
Internet, les commerces et les prestataires de service se rapprochent de leurs clients et leur
facilitent l’achat. Par conséquent, cela dope leurs ventes. Ceux qui veulent toucher et voir de
près des produits avant de les acheter peuvent faire des recherches sur Internet, comparer les
offres, consulter des forums de discussions pour avoir les avis des consommateurs,… et
ensuite se déplacent en magasin pour faire des achats ciblés et qualifiés. Il est donc clair que
l’e-commerce et le commerce traditionnel sont complémentaires. Il a fallu d’abord que de
nouveaux acteurs lancent l’e-commerce, prennent des parts de marché, avant que les acteurs
traditionnels s’y mettent. Ce virage technologique a permis de rabattre les cartes et d’ouvrir des
opportunités à de nouveaux acteurs qui ont su se positionner rapidement sur le marché et
capitaliser sur leur marque.

Le concept du salon virtuel est proche de celui de l’e-commerce. Une analogie peut être faite
entre les deux concepts.

Le salon virtuel peut être très complémentaire au salon physique traditionnel. Dans un salon
physique nous allons rencontrer des personnes et communiquer avec elles en face à face. Il est
connu que la communication non verbale présente un poids de 80% dans la communication et
seulement 20% pour la communication verbale: se serrer la main, le regard, les gestes, les
émotions, le sourire, permettent d’instaurer la confiance et de jauger l’intérêt des uns et des
autres. De plus, dans un salon physique, le visiteur et l’exposant sont assez disponibles pour le
salon, car ils sont loin de leurs bureaux. Ceci est de moins en moins vrai, car notre bureau est
devenu mobile. On peut se déplacer sur un évènement physique et être occupé au téléphone,
sur un smartphone ou un ordinateur portable, dans la lecture et la rédaction de mails, dans la
rédacton de rapports,…. Malgré tout, il est évident qu’un salon virtuel ne peut pas remplacer
un salon physique.

Cependant, combien de fois peut-on organiser un même salon physique? Une fois par an ou
une fois tous les deux ans ? Un salon physique est lourd à préparer et il est très coûteux. Il
nécessite une préparation sur plusieurs mois. De plus, le salon physique est peu accessible
pour les petites entreprises à budget limité et il est difficilement accessible pour les personnes à
mobilité réduite.

Le salon virtuel va donc apporter une valeur ajoutée et un complément pour le salon physique :

   -   Entre deux salons physiques, il est très facile d’organiser plusieurs salons virtuels, pour
       permettre aux participants de poursuivre, faire vivre et concrétiser leur collaboration
       initiée lors du salon physique

   -   Le salon virtuel permettra d’avoir des exposants qui n’ont pas le budget du salon
       physique

   -   Le salon virtuel permettra de toucher les visiteurs qui n’ont pas pu se rendre sur le salon
       physique et plus particulièrement les visiteurs qui n’habitent pas dans la région du salon
       ou qui habitent à l’étranger.




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-   Un même salon virtuel peut être commun à plusieurs salons physiques ce qui lui permet
       de fédérer et unir ces salons.

   -   Le salon virtuel peut sécuriser le salon physique, en cas d’épidémies, de grèves de
       transport, de risques naturels (météo, nuage de cendre, tremblement de terre,…)

Ainsi, le salon virtuel va apporter une valeur ajoutée en amont ou en aval du salon physique.
Cela peut être aussi pendant le salon physique, mais une telle organisation est un peu plus
difficile car elle doit gérer simultanément un salon physique et un salon virtuel.

En amont du salon physique, le salon virtuel peut jouer un rôle de préparation, de repérage, de
programmation de la visite, sans lever le voile sur ce qui peut être découvert pendant le salon
physique. Pour l’organisateur, c’est un moyen d’avoir accès facilement aux visiteurs potentiels
pour les convaincre de vive voix de l’intérêt de se déplacer sur le salon physique et faire du
«teasing».

En aval du salon physique, le salon virtuel, qui peut être plus petit mais plus fréquent, permettra
de se focaliser et d’approfondir à chaque fois un thème du salon physique. Cela permettra de
garder le lien avec les visiteurs et les exposants dans le but de mieux réussir le salon physique
suivant.

Par ailleurs, le salon virtuel va être l’occasion d’optimiser l’organisation du salon physique pour
qu’il soit moins coûteux et plus écologique, pour réduire les déchets et les déplacements
inutiles. C’est aussi l’occasion de vérifier la pertinence de créer ou de maintenir un salon avec
une organisation physique. Par exemple, certains salons informatifs pourraient se faire
uniquement en virtuel. D’autres salons physiques non rentables pourraient migrer en virtuel
avec un modèle économique rentable. Il est aussi possible de tester en virtuel un nouveau
salon sur un nouveau marché ou sur une nouvelle zone géographique avant de créer le salon
physique.

Aussi, le salon virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisation de salons,
avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateurs de salons traditionnels ne doivent pas
négliger ce virage technologique pour éviter de prendre du retard et perdre des parts de
marché. Ils devraient même être les premiers à s’y mettre pour prendre de l’avance et se
différencier de leurs concurrents.

   9.3.       Bilan des bénéfices d’un salon virtuel
Un salon virtuel présente de nombreux bénéfices:

   -   Il est sur Internet, accessible du monde entier. Ainsi vous facilitez l’accès à vos visiteurs
       en leur épargnant le temps et le coût des déplacements. Il vous permet en plus de vous
       ouvrir à l’international sur de nouveaux marchés, sans limite.

   -   Vous pouvez faire la promotion de votre salon sur Internet et plus particulièrement sur
       les médias sociaux. En un clic, des visiteurs peuvent participer à votre évènement,
       même à la dernière minute, sans avoir à organiser un voyage et à l’effectuer.

   -   Selon les solutions techniques choisies, un salon virtuel peut faciliter les mises en
       relation, les rencontres informelles et le networking, et ainsi être attractif pour vos
       visiteurs. Ce sont en effet les principales motivations qui amènent vos visiteurs à
       participer à votre salon.



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-   Un salon virtuel vous apportera 4 à 5 fois plus de visiteurs qu’un salon physique. Il peut
       être utilisé en complément de votre salon physique pour mieux qualifier ses contacts et
       optimiser ses RDV lors du salon physique.

   -   Vous pouvez mettre en œuvre votre salon virtuel très facilement, sans contrainte de
       disponibilité d’espaces et sans contraintes logistiques ou administratives. Ainsi, votre
       salon peut être organisé dans un délai très court, pour un accès plus rapide à votre
       marché.

   -   L’organisation d’un salon virtuel nécessite moins de charge de travail à vos équipes et il
       est 4 à 10 fois moins coûteux qu’un salon physique, ce qui le rend accessible aussi aux
       acteurs économiques et institutionnels qui n’ont pas suffisamment de budget pour
       participer ou organiser des salons physiques.

   -   Vous pouvez ainsi organiser facilement un nombre élevé de salons virtuels, notamment
       en complément à vos salons physiques, pour multiplier vos chances de rencontrer vos
       cibles. L’organisation du premier salon virtuel n’est pas perdue après l’évènement (le
       salon n’est pas démonté) et peut ainsi servir de base pour l’organisation des salons
       suivants.

   -   Utilisés en complément de vos salons physiques, les salons virtuels vous permettront de
       garder le lien avec vos cibles avant, pendant et après vos salons physiques. Avant le
       salon physique, le salon virtuel peut servir pour informer et présenter à vos visiteurs
       l’intérêt de participer à votre salon physique. Vous les aiderez aussi à mieux préparer
       leur visite. Après le salon physique, grâce aux salons virtuels, vous permettrez à vos
       visiteurs de poursuivre leurs échanges et augmenter leurs chances de transformer ces
       contacts en clients, en partenaires, en collaborateurs,…

   -   Un salon virtuel peut vous apporter une meilleure traçabilité des visites: quelles salles ou
       quels stands ont été visités? Combien de temps est resté chaque visiteur dans chaque
       espace? Quels contenus ont été consultés? Etc…

   -   Un salon virtuel évite les risques de perturbation tels que les grèves de transport, les
       perturbations climatiques (fort enneigement, tempêtes,…), les catastrophes naturels
       (nuage de cendre, tremblements de terre,..), les attentats,… Il peut être la solution de
       secours de votre salon physique

   -   Un salon virtuel vous permet d’afficher une image moderne, dynamique et responsable.
       Il vous permet d’avoir des salons éco-conçus, qui dématérialisent les espaces, le
       mobilier, les documents,… qui évitent les déplacements et les transports de
       marchandises. Il vous permet aussi de rendre votre salon plus accessible aux
       personnes à mobilité réduite.

   9.4.        Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel:
Comme décrit précédemment, le succès d’un évènement qu’il soit physique ou virtuel dépend
du nombre de visiteurs et du nombre de contacts générés suite à des rencontres informelles en
temps réel. Votre visiteur sera satisfait de voir une foule qui confortera son intérêt dans
l’évènement. Il se dira: « cet évènement doit être intéressant s’il a intéressé toute cette foule ».
Il cherchera à générer des contacts et des opportunités d’affaire, à faire du « Networking » et à
être accompagné de manière personnalisée dans la découverte de nouveautés et dans l’accès
à un contenu de qualité. Il cherchera aussi à assister à des animations de qualité qui capteront



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son attention le plus longtemps possible et lui feront passer des moments utiles et agréables
dans un environnement convivial.

La solution technique pour vos évènements virtuels doit prendre en considération tous ces
aspects importants qui caractérisent un évènement. Par conséquent, un salon virtuel 3D avec
des avatars répondra de manière optimale aux attentes d’un évènement virtuel.

Les utilisateurs vont se balader dans les salles, les stands, les halls de votre salon
virtuel. Chaque personne connectée est matérialisée par son avatar. Ainsi, toutes les
personnes connectées dans un même espace se voient, peuvent se rencontrer, communiquer
et interagir en temps réel dans le contexte de votre évènement, autour de centres d’intérêts
communs.

Par ailleurs, la solution technique doit être accessible facilement sur Internet. Elle ne doit pas
nécessiter à l’utilisateur d’installer un logiciel spécifique (plug-in) sur son ordinateur. Les
solutions techniques avec « Plug-in » font perdre de l’ordre de 50% des visiteurs en fonction de
votre notoriété et de la confiance que les visiteurs portent à votre enseigne. En effet, un visiteur
sur deux n’accepte pas d’installer un « plug-in » de peur qu’il déstabilise ou infecte son
ordinateur, ou ne peut pas l’installer s’il n’a pas les droits administrateur pour le faire. Très peu
de solutions techniques existent qui remplissent tous ces critères. La solution VEXPO
développée par la société NEWNET3D fait partie de ces solutions techniques. En effet, elle
propose en technologie Flash de la 3D avec avatars, directement sur les navigateurs Internet
(Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, Opera,…) et sans logiciel spécifique à
installer. De plus, elle est accessible sur une connexion internet standard et sur n’importe quel
ordinateur standard du marché, sur les systèmes windows, Mac et Linux.

Pour en savoir plus sur la solution VEXPO, envoyez votre demande sur contact@vexpo.net ou
connectez-vous sur le portail www.vexpo.net

Intérêts des avatars dans un salon virtuel 3D :

Grâce aux avatars connectés en temps réel dans un salon virtuel 3D :

   -   Vous facilitez grandement les rencontres informelles et les interactions temps réel entre
       participants.

   -   Vous matérialisez une foule qui va susciter l’intérêt et dynamiser votre évènement

   -   Vos visiteurs ont un sentiment d’être en groupe et non isolés

   -   Vous offrez à vos visiteurs un accueil et un accompagnement personnalisés, ainsi que
       des animations humaines en temps réel

   -   Vous mettez en valeur votre contenu

   -   Vous offrez à votre public une communication verbale et non verbale, avec un visuel et
       un schéma d’ensemble qui va les aider à se repérer et à utiliser leurs reflexes de la vie
       réelle.




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-   Vous mettez en scène de manière visuelle les rôles de chacun. Par exemple, un agent
       d’accueil derrière un comptoir va indiquer que c’est la personne à solliciter et va attirer
       les personnes qui veulent se mettre en contact avec vous en temps réel.

   -   Vous facilitez les échanges et la collaboration entre participants qu’ils soient visiteurs,
       exposants, animateurs, ….

   9.5.       Animations et contenus pour votre salon virtuel :
Le succès de votre salon virtuel et des évènements que vous y organisez dépendent de la
qualité des animations et des contenus que vous y offrez.

Voici ce qui va animer votre salon virtuel en fonction du type d’évènement que vous y
organiser :

   -   La foule est une animation intrinsèque de votre évènement qu’il soit physique ou virtuel.
       S’il n’y a pas assez de participants dans votre salon virtuel, il ne donnera pas envie à
       vos visiteurs d’y rester.

   -   Les animateurs, qui vont à la fois faire partie de la foule et assurer l’accueil,
       l’accompagnement et le conseil de vos visiteurs

   -   Les ateliers pour des conférences ou les tables rondes. Ils doivent être animés par des
       experts, avec un contenu à valeur ajouté, non publicitaire

   -   Les « Speed Business Meeting ». Vos visiteurs s’attendent à ce que votre évènement
       soit une occasion de générer des contacts pertinents. Vous pouvez regrouper vos
       visiteurs par centres d’intérêts et leur demander à tour de rôle de se présenter aux
       autres en moins de 2 minutes. Les personnes intéressées pourront ainsi s’échanger
       leurs cartes de visites virtuelles et continuer leur discussion dans le salon virtuel et si
       possible lors d’un rendez-vous physique.

   -   Les jeux concours : vous pouvez organiser un jeu qui favorise l’entraide entre les
       participants, ce qui les met en contact, et les pousse à consulter les informations et les
       contenus qui sont important à communiquer.

   -   Les exposants, dans le cadre d’un salon d’exposition. Ces exposants apportent à la fois
       une animation de leurs stands et un contenu pour votre salon virtuel.

   -   Offrir un Guide dans le domaine de votre évènement

   -   Offrir des cadeaux dématérialisés (coupons de réductions,….) ou non dématérialisés
       que vous expédiez à l’intéressé.

   -   Etc…

Les contenus les plus impactant auprès de vos visiteurs sont ceux associés à vos animations.
En plus, vous pouvez aménager votre salon virtuel avec plusieurs sortes de contenus : vidéos
sur écrans plasmas, présentoirs de documents, panneaux et affiches,…




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10. Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre
   évènement :
Le web 2.0 connait une évolution très rapide. Il est largement utilisé par les particuliers et les
professionnels. C’est un système qui est désormais très répandu et qui a fait ses preuves. Il
concerne de nombreux métiers :

   -   Directeurs de la communication : Communiquez auprès d’un public ciblé, qui peut
       facilement vous recommander ou relayer votre communication à des amis et aux amis
       de vos amis,…

   -   Directeurs des Ressources Humaines : Réalisez des recrutements qualifiés

   -   Directeurs commerciaux : Générez des « Leads » (prospects qui vous contactent) que
       vous pouvez transformer plus facilement en clients

   -   Directeurs Marketing : Evaluez le potentiel et les attentes de vos marchés, réalisez une
       veille permanente et maîtrisez le lancement de vos nouveaux produits et services

   -   Directeurs du service clients : Optimiser la gestion de la relation client. Vos clients
       peuvent relayer des informations à d’autres clients, sans passer par vous,…

   -   Directeurs Généraux : Evaluez en permanence votre notoriété et votre réputation sur
       votre marché et ayez la possibilité de réagir rapidement

Vous vous demandez certainement, si ce n’est pas encore fait, comment intégrer le web 2.0
dans votre stratégie globale, au niveau de la vente, du recrutement, de la communication, du
marketing et de la relation client. Si vous ne vous posez pas la question, vous avez tout intérêt
à le faire.

Une stratégie web 2.0 peut être mise en place à tous les niveaux de votre organisation en
fonction de vos objectifs. Elle ne s’improvise pas et ne donne ses fruits qu’après un travail de
fond mené de manière continue sur plusieurs mois, avec l’utilisation de compétences et d’outils
appropriés.

Parmi les actions que vous pouvez mener pour démarrer votre stratégie web 2.0 :

   -   Mettez en place un blog. Il doit être alimenté avec des articles et des actualités
       constituant un contenu à forte valeur ajoutée. Veillez à ce que votre blog ne soit pas
       uniquement une vitrine publicitaire. C’est votre média et votre catalyseur principal pour
       attirer des visiteurs qualifiés, avec qui vous pourrez entrer en contact

   -   En fonctions de vos cibles, faites la promotion du contenu de votre blog sur les médias
       sociaux : LinkedIn, Viadéo, facebook, twitter, youtube, dailymotion, … choisissez les
       groupes, les communautés, les hubs,… en lien avec votre activité et votre marché,…afin
       d’y relayer les articles du blog.

   -   Développez votre réseau de contacts et votre propre communauté…

   -   Rédigez un livre blanc ou un guide utile, et invitez les internautes sur les médias sociaux
       à venir sur votre site Internet pour en faire la demande.

   -   Etc,…



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Pour communiquer sur vos évènements, plusieurs actions peuvent être nécessaires en fonction
de votre budget et de vos moyens :

   -   Mettez en œuvre votre stratégie web 2.0 : communication sur votre blog et sur les
       médias sociaux,…

   -   Envoyez des invitations email : utilisation de votre base de données de visiteurs
       potentiels et/ou location de base de données auprès de sociétés spécialisées.

   -   Nouez des partenariats avec des associations, fédérations, organisations qui peuvent
       relayer votre évènement dans leurs réseaux,..

   -   Utilisez les méthodes de référencement naturel ou payant de type Google Adwords,..

   -   Louez des bannières publicitaires sur des sites qui drainent les visiteurs que vous ciblez.
       Proposez à ces sites un partenariat dans lequel ils vous offrent une visibilité leur site
       contre une visibilité dans votre évènement.

   -   Appelez vos visiteurs pour les convaincre de participer. En fonction du volume de
       visiteurs visé et de vos moyens, vous pouvez solliciter des centres d’appel offshore pour
       réaliser ce type de campagnes téléphoniques.

11.    La vente d’un évènement virtuel BtoB:
Si vous souhaitez devenir organisateur d’un salon virtuel ou d’évènements virtuels BtoB, cette
partie va vous fournir les techniques générales pour vendre des stands ou des évènements à
organiser pour le compte d’entreprises ou d’institutions.

La vente en BtoB (« Business to Business » ou vente à des entreprises et institutions) est une
vente complexe qui diffère complètement de la vente BtoC (« Business to consumer » ou vente
aux particuliers).

D’un côté, la vente aux particuliers (BtoC) est plus simple car elle peut être industrialisée
facilement. Cependant, elle nécessite de gros moyens de promotion et de visibilité (Publicité à
la télévision, à la radio, dans la presse, sur Internet, référencement sur les moteurs de
recherche, publicité sur les réseaux sociaux,…). Si l’acte de vente nécessite un
accompagnement humain, il est possible de s’appuyer sur des centres d’appels offshores dont
les coûts des ressources humaines sont 5 à 10 fois moins élevés que sur l’hexagone.

D’un autre côté, la vente BtoB va généralement nécessiter des démarches personnalisées.
Ces démarches vont dépendre d’abord de la catégorie des cibles visées:

   -   Professionnels (Pro) : 0 - 1 salariés (professions libérales, artisans,..).

   -   Très petites entreprises (TPE): 2-19 salariés.

   -   Petites et moyennes entreprises (PME) : 20 -249 salariés.

   -   Entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 250-4999 salariés.

   -   Grandes entreprises (GE) : plus de 5000 salariés.

   -   Marchés publics / Grandes administrations (ministères, Caisses nationales, grandes
       mairies,…).



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-   Marchés publics / collectivités régionales (mairies, préfectures, chambres de commerce
       et d’industrie,…).

   -   Associations.

Ces démarches dépendront aussi de plusieurs critères :

   -   Pertinence de vos produits et services : c’est plus facile s’ils répondent à des besoins
       importants dont vos clients ne peuvent pas se passer.

   -   Valeur en € de vos produits et services : plus la valeur est élevée, plus vos prospects
       seront disponibles pour vous écouter. Un patron de TPE ou PME très occupé dans son
       travail quotidien ne se rendra pas disponible pour vous écouter si vous lui proposez un
       produit de remplacement qui va lui faire économiser quelques dizaines d’euros.

   -   Notoriété et crédibilité de votre enseigne : c’est plus facile s’il suffit de citer votre
       marque pour savoir ce que vous proposez et qu’une confiance s’établisse d’emblée.
       Sinon, c’est plus compliqué, car il faut expliquer ce que vous faites, ce que vous
       proposez, si vous avez des références connues,…. Et il faut du temps pour établir la
       confiance.

   -   Caractère innovant de votre offre : si vous proposez un produit innovant et pertinent,
       cela suscitera la curiosité et l’intérêt de vos prospects qui accepteront plus facilement un
       premier rendez-vous de découverte. C’est le cas d’un salon virtuel pour lequel il sera
       plus facile de prospecter.

   -   Capacité et typologie de votre force de vente : il faut une cohérence entre la capacité
       de votre force de vente (nombre de commerciaux) et le marché que vous adressez. Il
       faut se limiter à une quantité de prospects que vous êtes en capacité d’approcher sur
       une durée limitée. Il faut sélectionner les prospects qui ont la plus forte probabilité de
       réussite.

   -   Secteurs géographiques visés : une entreprise sur 4 est basée en région parisienne
       (IDF), une sur 10 en Provence Alpes Côte d’Azur (Marseille-Nice), une sur 10 en Rhône-
       Alpes (Lyon-Grenoble), une sur 20 en Aquitaine (Bordeaux), en Nord-Pas-de-Calais
       (Lille), en Midi-Pyrénées (Toulouse), en Pays-de-Loire (Nantes), en Bretagne (Rennes),
       et environ une entreprise sur 40 sur chacune des autres régions françaises. Donc le
       potentiel marché varie très fortement d’une région à une autre. La région parisienne est
       de loin la région à plus fort potentiel, sur un faible périmètre géographique et avec des
       infrastructures importantes facilitant le transport et les déplacements. Cependant,
       certaines régions peuvent être propices pour certains secteurs d’activités. Par exemple
       la région PACA représente un gros potentiel marché dans les secteurs du tourisme et du
       service à la personne, mais avec une très forte concurrence.

   -   Etat de la concurrence dans chaque zone géographique : parfois, il est plus facile
       d’adresser des régions à faible potentiel marché mais avec une faible concurrence, que
       des régions à fort potentiel marché mais dont la concurrence est très forte

   -   Secteurs d’activité de vos clients : Identifiez les secteurs d’activité qui vont être les
       plus gros consommateurs de vos produits et services.

Avant de commencer vos démarches commerciales BtoB, vous devez:



© NEWNET3D Juillet 2011                                                                  Page 23
-   Avoir une offre bien définie et simple à comprendre. Un site Internet, une brochure ou
       une présentation commerciale doivent présenter vos produits et services, votre
       proposition de valeur (les usages et leurs bénéfices pour vos clients), votre structure
       tarifaire, les garanties proposées, vos références,…

   -   Préparer une liste de clients et prospects cibles et la manière de les approcher

   -   Préparer votre argumentaire de vente, ainsi que le script de vente en cas de prospection
       téléphonique. De plus, il est très important de maîtriser les techniques de la prospection
       téléphonique pour pouvoir atteindre des résultats satisfaisants.

   -   Préparer un modèle de dossier contractuel afin de pouvoir engager votre client et
       concrétiser vos ventes : un bon de commande, des conditions générales de ventes, des
       conditions particulières pour vos produits et services,…

   -   Disposer d’outils (excel ou autres) pour suivre vos opérations et votre plan d’exécution
       commercial

   -   Définir votre plan de communication pour faciliter votre démarche commerciale :
       emailing, communication dans les réseaux sociaux,…pour générer des appels entrants
       (« Leads ») et pour qu’on sache vite qui vous êtes lorsque vous appelez vos prospects

   -   Identifier des partenaires à approcher qui pourraient jouer le rôle de prescripteurs ou de
       distributeurs, ou qui peuvent intégrer votre offre comme une brique dans une offre
       globale.

   -   Définir vos objectifs sur une période: nombre d’appels, nombre de rendez-vous, nombre
       de propositions, nombre de contrats signés, montants signés,….

   -   Impliquer les médias à travers des communiqués de presse ou les inviter à vos
       évènements

Conseils pratiques pour votre démarche commerciale:

   -   Mesurez votre efficacité commerciale : cycle de vente, nombre de RDV / nombre
       d’appels, nombre de contrats / nombre de propositions. Même si vous essuyez
       beaucoup plus d’échecs que de réussites, ce qui compte c’est le nombre de réussites.
       Souvent, il suffit de signer 1 ou 2 contrats sur 10 pour atteindre ses objectifs de vente,
       peu importe les contrats non signés.

   -   Identifiez les bons interlocuteurs à approcher chez vos prospects et le rôle qu’a chacun:
       utilisateur, prescripteur, décideur,…

   -   Apprenez, à travers des recherches sur Internet, sur les métiers de vos prospects, sur
       leurs marchés et sur leurs écosystèmes.

   -   Les personnes qui réaliseront les actes de vente doivent être focalisées à 100% sur la
       vente et ne pas être dispersées sur d’autres tâches

   -   Il faut faire un maximum de prospection téléphonique, même entre deux RDV et suivre
       les prospects à rappeler,…dans le but d’avoir un maximum de RDV dans son agenda




© NEWNET3D Juillet 2011                                                                   Page 24
-   Disposez d’un agenda papier assez grand pour notez vos rendez-vous. Notez-les avec
       un crayon que vous pouvez effacer en cas de changements. Notez-les avec le nom de
       votre interlocuteur, sa société, son numéro de téléphone et son adresse en cas de RDV
       physique. Votre objectif est d’avoir une activité commerciale maximale, avec un agenda
       rempli de RDV. Cela conduit statistiquement à de bons résultats de vente. Il faut donc
       plus se focaliser sur le niveau de l’activité commerciale (et donc s’inquiéter lorsqu’il n’y a
       pas assez de RDV) que sur le nombre de ventes.

   -   Lorsque vous êtes en RDV avec votre prospect, faites bonne impression surtout
       pendant les premières minutes. Une mauvaise impression pendant les premières
       minutes sera très difficile à rattraper. Il faut donc être ponctuel, souriant et professionnel.
       Il faut vous présenter et présenter l’objectif de votre RDV dans un délai court. Ensuite il
       faut écouter votre prospect pour comprendre ses besoins implicites et explicites, ses
       motivations, ses contraintes, son métier, son écosystème,…. Cela vous permettra
       ensuite de lui faire une proposition pertinente et personnalisée, avec des arguments
       adaptés.

   -   Osez : osez demander à vos interlocuteurs toutes les informations que vous jugez utiles
       et acceptez qu’ils vous disent non. Osez engager vos prospects dans la signature de
       votre contrat le plus tôt possible.

   -   Animez vos ventes en organisant périodiquement des séminaires virtuels ou physiques
       auxquels vous invitez vos clients et prospects. Ce sera ensuite plus facile de réaliser
       des RDV avec des clients ou des prospects qui ont participé à votre séminaire.

De nombreuses formations existent sur les techniques de vente BtoB, sur l’art de la
négociation,…. qui pourraient optimiser vos compétences et vos démarches commerciales.

Bonnes ventes !

12.    Conclusion:
J’espère que ce guide vous sera utile pour vous aider à mieux réussir vos évènements.

Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutions
technologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toute suggestion
à l’adresse : rbennani@newnet3d.com ou sur le portail www.vexpo.net




© NEWNET3D Juillet 2011                                                                     Page 25

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Guide pour réussir vos évènements virtuels

  • 1. GUIDE POUR REUSSIR VOS EVENEMENTS VIRTUELS Ce guide vous est offert par la société NEWNET3D, éditeur de la solution VEXPO (www.vexpo.net) Auteur: Redwane BENNANI Email : rbennani@newnet3d.com SAS NEWNET3D - RCS Antibes B 511 178 287 - 33 Bd Maréchal Juin 06800 Cagnes-sur-Mer Contact : contact@vexpo.net Web : www.vexpo.net Blog: www.salonsetseminaires.com
  • 2. Résumé: La communication évènementielle consiste à organiser des évènements pour communiquer efficacement vers une cible précise en offrant du « Show » et du « Live », c’est-à-dire du spectacle en direct. Grâce aux évènements virtuels, cette forme de communication est désormais à la portée de tout le monde. Sans pouvoir égaler le face à face, l’émotion et la convivialité d’un évènement physique, un évènement virtuel présente une alternative qui offre de nouvelles possibilités: - Permettre à des petites structures qui n’ont pas les moyens d’organiser ou de participer à des évènements physiques de pouvoir organiser ou participer à des évènements en virtuel. - Permettre à des structures qui organisent déjà des évènements physiques, de les optimiser et de les faire vivre en les complétant avec des évènements virtuels. Comparé à un évènement physique, un évènement virtuel offre une nouvelle forme de face à face, avec: - Une facilité d’accès permettant d’avoir 4 à 5 fois plus de visiteurs, car l’objectif principal de votre évènement est d’attirer un maximum de visiteurs qualifiés. - Une facilité d’organisation sur toute la chaine de valeur de votre évènement : intégration de contenu, animation et promotion de votre évènement dans des délais deux fois plus courts. - Un coût réduit de 4 à 10 fois qui permet un retour sur investissement beaucoup plus facile. Au sujet de VEXPO : VEXPO est une plateforme SaaS de salons virtuels 3D qui facilitent la collaboration et la communication temps réel sur Internet, dans un esprit 2.0. VEXPO répond aujourd’hui à 3 familles d’usages : - E-EVENT : évènements virtuels tels que salons, séminaires, forums, conventions, formations,… - E-CENTER : centres virtuels pour galeries, showrooms, places de marché,… - E-OFFICE : agence virtuelle, bureau, service client,… Pour plus d’information : www.vexpo.net Pour nous contacter : contact@vexpo.net © NEWNET3D Juillet 2011 Page 2
  • 3. Sommaire 1. Introduction: _____________________________________________________________ 4 2. A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements: ___________________________ 5 3. Pourquoi organiser un évènement professionnel : _______________________________ 5 4. Comment préparer un évènement professionnel : ________________________________ 6 5. Facteurs de succès de votre évènement : _______________________________________ 7 6. Le virtuel facilite la réussite de vos évènements: _________________________________ 8 7. Marché de l’évènementiel virtuel : ____________________________________________ 9 8. Cas d’usages d’évènements virtuels : _________________________________________ 11 9. Le salon virtuel: _________________________________________________________ 13 9.1. Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel: _______________________ 14 9.2. Le salon virtuel par rapport au salon physique : ______________________________ 15 9.3. Bilan des bénéfices d’un salon virtuel ______________________________________ 17 9.4. Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel: _______________________ 18 9.5. Animations et contenus pour votre salon virtuel : _____________________________ 20 10. Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre évènement : _______ 21 11. La vente d’un évènement virtuel BtoB: _____________________________________ 22 12. Conclusion: ___________________________________________________________ 25 © NEWNET3D Juillet 2011 Page 3
  • 4. 1. Introduction: Le présent guide a pour but de vous présenter l’intérêt d’organiser des évènements virtuels, notamment en complément de vos évènements physiques, et de vous fournir en un minimum de temps, de manière pratique et efficace, les clés essentielles pour les réussir. Les évènements professionnels sont efficaces pour attirer un public qualifié et intéressé, que vous allez pouvoir rassembler en un seul lieu, sur une durée courte et concentrée, pour communiquer et interagir avec lui en temps réel. Un évènement physique présente de nombreux atouts. Il facilite les rencontres informelles et offre un face à face humain, avec une communication à la fois verbale et non verbale, une émotion et une convivialité qui permettent d’instaurer un climat de confiance et de mieux jauger l’intérêt de son interlocuteur. Il est bien connu que la communication non verbale (gestes, expressions du visage,…) présente un poids quatre fois plus important que la communication verbale. Cela démontre le grand intérêt d’être en face à face. Cependant, tout le monde n’a pas les moyens humains et financiers de réaliser des évènements à la méthode traditionnelle (évènements purement physiques). De plus, ceux-ci ne répondent plus facilement aux attentes de la nouvelle génération de visiteurs, qui veulent accéder à plus de contacts (d’où le large succès des réseaux sociaux) et plus de contenus, le tout avec moins d’efforts. Aussi, il faut tenir compte de la tendance des entreprises à réduire leur budget de voyage et leurs déplacements. Par conséquent, les évènements physiques connaissent une baisse importante de fréquentation (-20% en 2009) et ne profitent pas pleinement des nouveaux canaux de communication sur Internet (web 2.0 et médias sociaux).  Baisse de la fréquentation des évènements physiques  Tendance des entreprises à réduire les coûts de voyages Explosion du web2.0 et des services en ligne Face à ces constats, le concept d’évènement virtuel est nait. Il consiste à organiser vos évènements en temps réel sur Internet. Aujourd’hui, les évènements virtuels sont une grande opportunité pour redynamiser le marché de l’évènement et offrir de nouvelles possibilités de communication et de collaboration, dans un esprit 2.0. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 4
  • 5. Un évènement physique c’est singulier. Une fois, passé il est souvent oublié. Grâce aux évènements virtuels utilisés en complément, votre évènement physique se transforme en évènement que vos visiteurs suivent, avec une histoire, une appartenance à un réseau et une récurrence qui renforce les liens et évite l’oubli. Ne nous trompons pas ! Un évènement virtuel ne remplacera jamais la convivialité et l’émotion générées par un évènement physique! Les deux concepts sont complémentaires où l’un peut apporter de la valeur à l’autre. Si vous organisez déjà des évènements physiques, vous allez pouvoir en organiser plus grâce aux évènements virtuels. Les deux catégories d’évènements, physiques et virtuels vont s’apporter mutuellement une grande valeur ajoutée, que nous allons vous faire découvrir à travers ce guide. Si vous n’organisez pas encore d‘évènement, vous allez pouvoir vous y mettre facilement grâce aux évènements virtuels que vous pourrez organiser rapidement, à moindre coût et avec peu de ressources humaines. Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutions technologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toute suggestion à l’adresse : rbennani@newnet3d.com 2. A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements: Ce guide s’adresse à : - Toute entreprise ou institution qui souhaite organiser des évènements internes ou externes envers des populations dispersées au niveau régional, national ou international. - Tout acteur de l’évènementiel et de la communication, qui accompagne ses clients dans l’organisation de leurs évènements. - Tout acteur qui souhaite développer une activité d’organisation d’évènements virtuels. Il s’adresse particulièrement à plusieurs métiers : Directions Commerciales, Directions Marketing, Directions de la Communication, Directions des Ressources Humaines, Directions de l’Export,… Il convient à de nombreux types d’évènements : Salons, foires, conventions, forums, séminaires, tables rondes, portes ouvertes, formations, rencontres professionnelles (networking, speed dating),… 3. Pourquoi organiser un évènement professionnel : L’organisation d’un évènement professionnel, qu’il soit virtuel ou physique, vous permet de rassembler en un seul lieu et au même moment vos cibles (clients, prospects, partenaires, collaborateurs, administrés,…), avec comme principales motivations : 1. Communiquer et Promouvoir vos produits et services auprès d’un public qualifié sur une période courte et concentrée. 2. Saisir des opportunités commerciales nationales et internationales. 3. Entretenir le relationnel client et rencontrer des prospects. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 5
  • 6. 4. Lancer de nouveaux produits. 5. Organiser des rencontres professionnelles. 6. Echanger avec les différents acteurs d’un écosystème. 7. Bénéficier de la présence des médias. 8. Etre à l'écoute des évolutions du marché, des tendances, des consommateurs. 9. Développer l'image de votre société et renforcer sa notoriété. Il est donc très important pour une entreprise et généralement tout acteur économique ou institutionnel de participer ou de réaliser des évènements qui peuvent lui attirer un public ciblé et qualifié : salon, convention, séminaire, forum,… 4. Comment préparer un évènement professionnel : Avant de vous lancer dans l’organisation opérationnelle de votre évènement, décrivez votre projet, en répondant principalement aux questions suivantes : 1. Quel est le thème de mon évènement ? 2. Quel est mon objectif à travers l’évènement que je veux organiser ? Que doit-il m’apporter ? 3. Quelles sont mes cibles (visiteurs et exposants) ? Quels secteurs d’activités ? Quels métiers ? Quelles zones géographiques ? 4. Pourquoi des visiteurs viendraient-ils à mon évènement ? Quel est mon argumentaire pour les convaincre ? Cela servira pour votre plan de communication. 5. Quel est mon plan média (plan de promotion de l’évènement et le budget associé) ? 6. Quel est le meilleur moment (dates, heures) pour le déroulement de mon évènement? Y a-t-il des vacances scolaires pendant l’évènement ? Y a-t-il d’autres évènements majeurs en même temps que mes cibles pourraient préférer à mon évènement ? 7. A quel endroit pourrais-je organiser mon évènement ? 8. Quel est le contenu de mon évènement ? Comment vais-je l’assurer et avec quels moyens ? 9. Quelles animations pourrais-je organiser pour mon évènement ? 10. Quels partenaires pourrais-je associer à mon évènement pour créer de la synergie ? Ces partenaires pourraient-ils m’apporter de la visibilité et un nombre non négligeable de visiteurs ? 11. Quel est le budget nécessaire pour l’organisation de l’évènement ? 12. Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour l’organisation de l’évènement ? 13. Quels sont les outils et les supports nécessaires pour l’évènement ? © NEWNET3D Juillet 2011 Page 6
  • 7. 5. Facteurs de succès de votre évènement : Le succès de votre évènement va se mesurer par : - Le nombre de visiteurs que vous avez réussi à attirer. - Le nombre de contacts que vous avez générés (et dans le cas de salons, le nombre de contacts générés par vos exposants). - Le degré de satisfaction de vos visiteurs (et de vos exposants) sur la qualité du contenu, des animations et des services proposés. - Le nombre d’opportunités d’affaires générées. Par conséquent, votre évènement doit être organisé de manière à atteindre ses objectifs. Il doit avant tout atteindre un nombre maximal de visiteurs qualifiés, car sans cela, vos autres objectifs ne seront jamais atteints. Il vous faut donc communiquer efficacement sur votre évènement et faire en sorte qu’il soit très facile d’accès pour vos visiteurs. La présence humaine est donc au cœur de tout évènement professionnel. Imagineriez-vous un évènement sans public, sans une foule? Dès le départ de votre projet d’organisation d’évènement, il faudra vous interroger sur votre capacité et votre crédibilité à attirer des participants et des visiteurs, car c’est l’objectif principal de votre évènement. S’il n’y a pas de participants, il n’y a pas d’évènement. Par conséquent, il faudra très tôt vous poser les questions suivantes : - Comment vais-je faire pour attirer des participants à mon évènement? - Quel est mon plan média (plan selon lequel vous allez promouvoir votre évènement)? - Quels réseaux et quels partenaires pourraient relayer ma communication ou apporter un contenu attractif pour mes visiteurs? Qu’est-ce que je peux leur offrir en retour? - Quel est le message et le contenu de ma communication qui seront percutants pour inciter mes cibles à venir à mon évènement et à relayer ma communication auprès de leurs contacts ? L’objectif est de créer un « buzz » (bouche-à-oreille). - Quel est le budget que je peux allouer à la promotion de mon évènement? Alors, avez-vous tous les ingrédients pour réussir votre évènement? © NEWNET3D Juillet 2011 Page 7
  • 8. 6. Le virtuel facilite la réussite de vos évènements: Il est désormais possible d’organiser ses évènements en virtuel directement sur Internet. Ceux- ci présentent de nombreux avantages qui facilitent la réussite de vos évènements: 1- Un évènement virtuel place le visiteur au centre du système: a. Lui facilite l’accès sans limite géographique ou horaire. b. Lui procure un accès confortable qui évite fatigue, stress, bruit, queues,.. c. Lui permet de gagner du temps et de l’argent: il peut facilement et rapidement visiter ce qui l’intéresse dans votre évènement, sans se déplacer. d. Lui facilite la traçabilité et la gestion de ses contacts pris lors de l’évènement : il peut vous retrouver facilement et vous contacter. e. Facilite l’accès aux visiteurs à mobilité réduite. 2- Il facilite la mise en relation entre vous et vos visiteurs, et vos visiteurs entre eux pour qu’ils parlent de vous, vous amènent des amis,… 3- Il vous facilite la mise en œuvre : vous pouvez réaliser votre évènement rapidement, simplement et à moindre coût. 4- Il vous permet, le cas échéant, de prolonger votre évènement physique, de le faire vivre et de garder le lien avec vos visiteurs. 5- Il vous permet d’avoir une démarche Développement Durable : moins de déchets, de transports de marchandises et de déplacements. Avec l’explosion des médias sociaux sur Internet, un évènement virtuel (dit aussi E- event) va apporter de gros avantages. Il est facile à mettre en œuvre même pour les acteurs qui n’ont pas les moyens humains et financiers d’organiser des évènements physiques, comme les petites entreprises. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 8
  • 9. 7. Marché de l’évènementiel virtuel : Sans aucun doute, nous sommes en train de vivre aujourd’hui un tournant dans le marché de l’évènementiel en ligne, marché en forte croissance, qui prend de plus en plus d’ampleur aux USA et dans de nombreux pays européens (France, Espagne, UK, Allemagne, Italie,…) D’un côté, l’élaboration de nouvelles stratégies hybrides pour associer virtuel et physique émergent de plus en plus. De l’autre côté, de nouveaux acteurs entrent sur le marché de l’évènementiel via le virtuel. On assiste depuis environ un an à un fort développement de manifestations virtuelles multi- sectorielles, organisées directement sur le net, avec plus de 100 salons virtuels organisés en France depuis 2010: SATAE (Janvier 2010) • Salon de tourisme d’affaire et évènementiel • Sur 1 jour, 31000 visiteurs uniques pour 100 exposants MONSTER e-DAYS (Octobre 2010) • Salon du recrutement • 125000 visiteurs uniques, 1800 offres d’emplois KEY4IT (Juin 2010) • Salon virtuel de l’IT AUTRES SALONS VIRTUELS • Winefair (SV du Vin), INFO Web BTP (SV du BTP), E-Sup (SV de l’éducation), ArchiExpo (SV de l’architecture), Mandel Web Expo (SV B2B), NauticExpo (SV du nautisme), eComExpo (SV e-commerce)...... Selon l’agence américaine Market Research Media, le marché mondial de l’évènementiel global représente 650 milliards de dollars par an, dont 240 milliards de dollars aux USA. Ce marché est dominé aujourd’hui par les pays européens. Les USA pensent dominer ce marché prochainement grâce aux évènements virtuels. Par ailleurs, le marché mondial de l’évènementiel virtuel a plus que doublé en 2010 et va grossir de 56% chaque année entre 2010 et 2015, représentant un marché de près de 18,6 milliards de dollars en 2015. Ce marché couvre les évènements Corporate (conférences, formations,.. où les participants viennent à l’évènement pour le contenu et pour le networking) et pour les « Trade shows » (salons, foires,.. où les participants viennent pour vendre et générer des « Leads » commerciaux). © NEWNET3D Juillet 2011 Page 9
  • 10. Le marché de l’évènementiel virtuel est actuellement tiré par les évènements Corporate. Les organisateurs d’évènements de « Trade shows » (salons, foires,..) ne devraient pas ignorer le modèle virtuel pendant longtemps, surtout que le marché de l’évènementiel traditionnel connait un fort ralentissement et une baisse de la fréquentation. L’évènementiel virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisation d’évènements, notamment avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateurs d’évènements traditionnels ne doivent pas négliger ce virage technologique pour éviter de prendre du retard et perdre des parts de marché. Les prévisions indiquent que nous allons vivre une explosion du virtuel dans tous les segments de marché, avec de nouvelles formes hybrides d’évènements et avec de nouveaux revenus pour : - Les éditeurs de logiciels d’évènements virtuels (Corporate et Trade shows) - Les organisateurs d’évènements virtuels - Les médias communiquant sur les évènements - Les organismes de formation La technologie virtuelle va aussi doper les évènements de niches, qui sont difficiles à organiser, avec la méthode traditionnelle du fait de leurs faibles fréquentations. Même une faible progression de l’adoption des technologies virtuelles aura un impact considérable sur le marché de l’évènementiel virtuel du fait de sa taille énorme. Selon Miroslaw Nowak, directeur du marketing chez Media Market Research, cette forte progression de la popularité des évènements virtuels est due aux énormes bénéfices qu’ils apportent : facilitent l’accès aux contenus, facilitent l’accès aux réseaux (de personnes), augmentent la productivité avec moins de temps passés dans les voyages et réduisent les coûts. Le marché de l’évènementiel virtuel est très favorable pendant la crise et sera encore plus favorable pendant la relance de l’économie. Par ailleurs, l’institut virtuel EDGE a pris le temps de recueillir et d’analyser toutes les enquêtes et sondages en rapport avec les salons virtuels qui se sont effectués durant l’année 2010 aux USA. Parmi ses résultats : © NEWNET3D Juillet 2011 Page 10
  • 11.  71% des entreprises participantes aux salons virtuels trouvent que ces derniers sont excellents pour attirer d’avantage de participants et 62% pour toucher d’avantage de prospects.  Une entreprise sur trois a déjà organisé un événement hybride, combinant un évènement virtuel à un évènement physique.  75% des entreprises sont intéressées pour utiliser le virtuel dans la mise en place de leurs événements.  96% des personnes utilisent des technologies virtuelles (réseaux sociaux, webconferences,..).  + de 50% des personnes sont en multitâches pendant un évènement virtuel. 8. Cas d’usages d’évènements virtuels : Un évènement virtuel peut être organisé dans de multiples situations. En voici 11 exemples : 1. Salon d’exposition pour tout thème : salon de l’immobilier, salon du recrutement, salon de la communication, salon du vin, salon du tourisme, … 2. Forum professionnel : forum de recrutement, forum des technologies de l’information,… qui peuvent être organisés par des entreprises ou des institutions pour leurs besoins propres, autour d’ateliers et de stands, et des RDV rapides : speed business meeting ou speed dating virtuels. Un groupement d’entreprises ou des entreprises partenaires peuvent s’associer pour organiser un salon, un forum ou un showroom commun et mutualisé. 3. Séminaires pour l’animation des forces de vente d’une entreprise ou pour la communication interne. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 11
  • 12. 4. Séminaires marketing de lancement de produit ou pour le test d’un produit. 5. Conventions, colloques et congrès virtuels. 6. Animations de rencontres professionnelles à travers des « speed business meeting » virtuels. 7. Club de partenaires : un salon virtuel permanent permettra d’animer et de fédérer ses partenaires et les réunir pour faciliter la collaboration au sein du club. 8. Ventes évènementielles. 9. Animations de réseaux de franchises. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 12
  • 13. 10. Formations à distance de vos équipes (e-learning). 9. Le salon virtuel: Un salon virtuel est en général un ensemble d’espaces sur Internet qui hébergent vos évènements virtuels. On parle aussi de salon virtuel pour désigner un salon d’exposition sur Internet. Comme pour un salon physique, son objectif est de faire rencontrer en temps réel et en un minimum de temps des exposants et des visiteurs dans un secteur d’activité bien défini. Il est beaucoup plus facile d’organiser un salon virtuel qu’un salon physique : il n’y a pas besoin de réserver des locaux, de demander des autorisations à la préfecture, de monter/démonter des stands,.. De plus, un salon virtuel va faciliter l’accès à vos visiteurs qui n’auront pas besoin de se déplacer et de se fatiguer. Ils pourront venir du monde entier dès lors qu’ils ont été invités ou ont pris connaissance de votre salon virtuel. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 13
  • 14. Grâce au salon virtuel vous allez pouvoir afficher un comportement responsable car votre salon virtuel est écologique. Il dématérialise les stands et leurs contenus et évite des déplacements et des déchets. De plus, votre salon virtuel sera accessible aux personnes à mobilités réduites qui peuvent être des visiteurs, des exposants ou des animateurs de votre salon virtuel. 9.1. Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel: La chaine de valeur d’un salon virtuel est la même que pour un salon physique: Exposant Visiteur Promotion -Vente Organisateur Animation Contenu Salon Logistique & Outils Lieu Un salon virtuel vous offre un lieu accessible (Internet), une logistique dématérialisée et des outils de gestion en ligne. Pour couvrir l’ensemble de la chaine de valeur, il vous faudra en plus: 1) Définir le thème de votre salon virtuel dans lequel vous êtes crédible (expertise, appartenance à un réseau ou un écosystème,..) 2) Définir votre plan média (supports de promotion, budgets) qui va vous permettre d’avoir vos visiteurs. C’est ce qui va intéresser vos exposants car c’est la promesse que vous leur faites (avoir des visiteurs). Vous devrez tenir cette promesse pour les fidéliser et pérenniser votre salon. La rentabilité d’un salon se fait généralement sur plusieurs sessions et dépend beaucoup de la fidélisation des exposants qui renouvellent facilement lorsqu’ils sont satisfaits. 3) Définir votre plan d’action commercial pour la vente des stands et pour l’acquisition de sponsors (cibles, approches,..) © NEWNET3D Juillet 2011 Page 14
  • 15. 4) Impliquer les médias pour qu’ils parlent de votre salon. Nouer des partenariats avec des acteurs capables de vous apporter des visiteurs ou des exposants (médias, associations professionnels,..) : leur offrir un stand ou des interventions dans des conférences,… 5) Etablir une liste de conférences en lien avec le thème de votre salon virtuel et trouver des conférenciers pour les animer en échange d’une visibilité dans le salon. 6) Définir un plan d’animation du salon : prévoir des animateurs pour accueillir et accompagner vos visiteurs. Vous pouvez aussi mettre en place un jeu concours qui encourage vos visiteurs à visiter le maximum de stands, pour y trouver par exemple des réponses à un Quiz,.. 7) Définir la date de votre salon virtuel et établir un retro planning. En moyenne, un salon virtuel peut être organisé en moyenne dans un délai de 2 à 6 mois en fonction de sa complexité, sans tenir compte des mois de juillet et aout. Evitez que votre salon virtuel intervienne au même moment que d’autres manifestations qui pourraient empêcher les visiteurs de visiter votre salon virtuel. La promotion et les invitations de vos visiteurs doit se faire suffisamment tôt (au maximum 3 à 4 semaines avant l’évènement) pour que vos visiteurs bloquent le créneau dans leur agenda avant qu’ils ne soient pris par un autre rendez-vous. 8) Développer un contenu de qualité pour vos visiteurs et plus particulièrement leur offrir un guide complet lié au thème de votre salon virtuel. Cela les incitera fortement à visiter votre salon. 9) Organiser, si possible, une soirée physique, animée par des RDV d’affaires conviviaux. Dans ce cas, le salon virtuel aura permis de brasser et de qualifier un nombre important de visites et de rencontres professionnelles. Ceux qui ont eu des centres d’intérêts communs pourront se rencontrer physiquement et concrétiser leur collaboration. 9.2. Le salon virtuel par rapport au salon physique : © NEWNET3D Juillet 2011 Page 15
  • 16. C’est une erreur d’opposer le salon virtuel au salon physique ou de croire que le salon virtuel va cannibaliser le salon physique. Il y a eu les mêmes craintes pour l’e-commerce il y a quelques années. On pensait que l’e-commerce allait tuer le commerce traditionnel. Finalement, cela profite à tout le monde et tout le monde s’y est mis. Même les commerces traditionnels ont ouvert des canaux de ventes sur Internet en complément de leurs canaux traditionnels. Grâce à Internet, les commerces et les prestataires de service se rapprochent de leurs clients et leur facilitent l’achat. Par conséquent, cela dope leurs ventes. Ceux qui veulent toucher et voir de près des produits avant de les acheter peuvent faire des recherches sur Internet, comparer les offres, consulter des forums de discussions pour avoir les avis des consommateurs,… et ensuite se déplacent en magasin pour faire des achats ciblés et qualifiés. Il est donc clair que l’e-commerce et le commerce traditionnel sont complémentaires. Il a fallu d’abord que de nouveaux acteurs lancent l’e-commerce, prennent des parts de marché, avant que les acteurs traditionnels s’y mettent. Ce virage technologique a permis de rabattre les cartes et d’ouvrir des opportunités à de nouveaux acteurs qui ont su se positionner rapidement sur le marché et capitaliser sur leur marque. Le concept du salon virtuel est proche de celui de l’e-commerce. Une analogie peut être faite entre les deux concepts. Le salon virtuel peut être très complémentaire au salon physique traditionnel. Dans un salon physique nous allons rencontrer des personnes et communiquer avec elles en face à face. Il est connu que la communication non verbale présente un poids de 80% dans la communication et seulement 20% pour la communication verbale: se serrer la main, le regard, les gestes, les émotions, le sourire, permettent d’instaurer la confiance et de jauger l’intérêt des uns et des autres. De plus, dans un salon physique, le visiteur et l’exposant sont assez disponibles pour le salon, car ils sont loin de leurs bureaux. Ceci est de moins en moins vrai, car notre bureau est devenu mobile. On peut se déplacer sur un évènement physique et être occupé au téléphone, sur un smartphone ou un ordinateur portable, dans la lecture et la rédaction de mails, dans la rédacton de rapports,…. Malgré tout, il est évident qu’un salon virtuel ne peut pas remplacer un salon physique. Cependant, combien de fois peut-on organiser un même salon physique? Une fois par an ou une fois tous les deux ans ? Un salon physique est lourd à préparer et il est très coûteux. Il nécessite une préparation sur plusieurs mois. De plus, le salon physique est peu accessible pour les petites entreprises à budget limité et il est difficilement accessible pour les personnes à mobilité réduite. Le salon virtuel va donc apporter une valeur ajoutée et un complément pour le salon physique : - Entre deux salons physiques, il est très facile d’organiser plusieurs salons virtuels, pour permettre aux participants de poursuivre, faire vivre et concrétiser leur collaboration initiée lors du salon physique - Le salon virtuel permettra d’avoir des exposants qui n’ont pas le budget du salon physique - Le salon virtuel permettra de toucher les visiteurs qui n’ont pas pu se rendre sur le salon physique et plus particulièrement les visiteurs qui n’habitent pas dans la région du salon ou qui habitent à l’étranger. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 16
  • 17. - Un même salon virtuel peut être commun à plusieurs salons physiques ce qui lui permet de fédérer et unir ces salons. - Le salon virtuel peut sécuriser le salon physique, en cas d’épidémies, de grèves de transport, de risques naturels (météo, nuage de cendre, tremblement de terre,…) Ainsi, le salon virtuel va apporter une valeur ajoutée en amont ou en aval du salon physique. Cela peut être aussi pendant le salon physique, mais une telle organisation est un peu plus difficile car elle doit gérer simultanément un salon physique et un salon virtuel. En amont du salon physique, le salon virtuel peut jouer un rôle de préparation, de repérage, de programmation de la visite, sans lever le voile sur ce qui peut être découvert pendant le salon physique. Pour l’organisateur, c’est un moyen d’avoir accès facilement aux visiteurs potentiels pour les convaincre de vive voix de l’intérêt de se déplacer sur le salon physique et faire du «teasing». En aval du salon physique, le salon virtuel, qui peut être plus petit mais plus fréquent, permettra de se focaliser et d’approfondir à chaque fois un thème du salon physique. Cela permettra de garder le lien avec les visiteurs et les exposants dans le but de mieux réussir le salon physique suivant. Par ailleurs, le salon virtuel va être l’occasion d’optimiser l’organisation du salon physique pour qu’il soit moins coûteux et plus écologique, pour réduire les déchets et les déplacements inutiles. C’est aussi l’occasion de vérifier la pertinence de créer ou de maintenir un salon avec une organisation physique. Par exemple, certains salons informatifs pourraient se faire uniquement en virtuel. D’autres salons physiques non rentables pourraient migrer en virtuel avec un modèle économique rentable. Il est aussi possible de tester en virtuel un nouveau salon sur un nouveau marché ou sur une nouvelle zone géographique avant de créer le salon physique. Aussi, le salon virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisation de salons, avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateurs de salons traditionnels ne doivent pas négliger ce virage technologique pour éviter de prendre du retard et perdre des parts de marché. Ils devraient même être les premiers à s’y mettre pour prendre de l’avance et se différencier de leurs concurrents. 9.3. Bilan des bénéfices d’un salon virtuel Un salon virtuel présente de nombreux bénéfices: - Il est sur Internet, accessible du monde entier. Ainsi vous facilitez l’accès à vos visiteurs en leur épargnant le temps et le coût des déplacements. Il vous permet en plus de vous ouvrir à l’international sur de nouveaux marchés, sans limite. - Vous pouvez faire la promotion de votre salon sur Internet et plus particulièrement sur les médias sociaux. En un clic, des visiteurs peuvent participer à votre évènement, même à la dernière minute, sans avoir à organiser un voyage et à l’effectuer. - Selon les solutions techniques choisies, un salon virtuel peut faciliter les mises en relation, les rencontres informelles et le networking, et ainsi être attractif pour vos visiteurs. Ce sont en effet les principales motivations qui amènent vos visiteurs à participer à votre salon. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 17
  • 18. - Un salon virtuel vous apportera 4 à 5 fois plus de visiteurs qu’un salon physique. Il peut être utilisé en complément de votre salon physique pour mieux qualifier ses contacts et optimiser ses RDV lors du salon physique. - Vous pouvez mettre en œuvre votre salon virtuel très facilement, sans contrainte de disponibilité d’espaces et sans contraintes logistiques ou administratives. Ainsi, votre salon peut être organisé dans un délai très court, pour un accès plus rapide à votre marché. - L’organisation d’un salon virtuel nécessite moins de charge de travail à vos équipes et il est 4 à 10 fois moins coûteux qu’un salon physique, ce qui le rend accessible aussi aux acteurs économiques et institutionnels qui n’ont pas suffisamment de budget pour participer ou organiser des salons physiques. - Vous pouvez ainsi organiser facilement un nombre élevé de salons virtuels, notamment en complément à vos salons physiques, pour multiplier vos chances de rencontrer vos cibles. L’organisation du premier salon virtuel n’est pas perdue après l’évènement (le salon n’est pas démonté) et peut ainsi servir de base pour l’organisation des salons suivants. - Utilisés en complément de vos salons physiques, les salons virtuels vous permettront de garder le lien avec vos cibles avant, pendant et après vos salons physiques. Avant le salon physique, le salon virtuel peut servir pour informer et présenter à vos visiteurs l’intérêt de participer à votre salon physique. Vous les aiderez aussi à mieux préparer leur visite. Après le salon physique, grâce aux salons virtuels, vous permettrez à vos visiteurs de poursuivre leurs échanges et augmenter leurs chances de transformer ces contacts en clients, en partenaires, en collaborateurs,… - Un salon virtuel peut vous apporter une meilleure traçabilité des visites: quelles salles ou quels stands ont été visités? Combien de temps est resté chaque visiteur dans chaque espace? Quels contenus ont été consultés? Etc… - Un salon virtuel évite les risques de perturbation tels que les grèves de transport, les perturbations climatiques (fort enneigement, tempêtes,…), les catastrophes naturels (nuage de cendre, tremblements de terre,..), les attentats,… Il peut être la solution de secours de votre salon physique - Un salon virtuel vous permet d’afficher une image moderne, dynamique et responsable. Il vous permet d’avoir des salons éco-conçus, qui dématérialisent les espaces, le mobilier, les documents,… qui évitent les déplacements et les transports de marchandises. Il vous permet aussi de rendre votre salon plus accessible aux personnes à mobilité réduite. 9.4. Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel: Comme décrit précédemment, le succès d’un évènement qu’il soit physique ou virtuel dépend du nombre de visiteurs et du nombre de contacts générés suite à des rencontres informelles en temps réel. Votre visiteur sera satisfait de voir une foule qui confortera son intérêt dans l’évènement. Il se dira: « cet évènement doit être intéressant s’il a intéressé toute cette foule ». Il cherchera à générer des contacts et des opportunités d’affaire, à faire du « Networking » et à être accompagné de manière personnalisée dans la découverte de nouveautés et dans l’accès à un contenu de qualité. Il cherchera aussi à assister à des animations de qualité qui capteront © NEWNET3D Juillet 2011 Page 18
  • 19. son attention le plus longtemps possible et lui feront passer des moments utiles et agréables dans un environnement convivial. La solution technique pour vos évènements virtuels doit prendre en considération tous ces aspects importants qui caractérisent un évènement. Par conséquent, un salon virtuel 3D avec des avatars répondra de manière optimale aux attentes d’un évènement virtuel. Les utilisateurs vont se balader dans les salles, les stands, les halls de votre salon virtuel. Chaque personne connectée est matérialisée par son avatar. Ainsi, toutes les personnes connectées dans un même espace se voient, peuvent se rencontrer, communiquer et interagir en temps réel dans le contexte de votre évènement, autour de centres d’intérêts communs. Par ailleurs, la solution technique doit être accessible facilement sur Internet. Elle ne doit pas nécessiter à l’utilisateur d’installer un logiciel spécifique (plug-in) sur son ordinateur. Les solutions techniques avec « Plug-in » font perdre de l’ordre de 50% des visiteurs en fonction de votre notoriété et de la confiance que les visiteurs portent à votre enseigne. En effet, un visiteur sur deux n’accepte pas d’installer un « plug-in » de peur qu’il déstabilise ou infecte son ordinateur, ou ne peut pas l’installer s’il n’a pas les droits administrateur pour le faire. Très peu de solutions techniques existent qui remplissent tous ces critères. La solution VEXPO développée par la société NEWNET3D fait partie de ces solutions techniques. En effet, elle propose en technologie Flash de la 3D avec avatars, directement sur les navigateurs Internet (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, Opera,…) et sans logiciel spécifique à installer. De plus, elle est accessible sur une connexion internet standard et sur n’importe quel ordinateur standard du marché, sur les systèmes windows, Mac et Linux. Pour en savoir plus sur la solution VEXPO, envoyez votre demande sur contact@vexpo.net ou connectez-vous sur le portail www.vexpo.net Intérêts des avatars dans un salon virtuel 3D : Grâce aux avatars connectés en temps réel dans un salon virtuel 3D : - Vous facilitez grandement les rencontres informelles et les interactions temps réel entre participants. - Vous matérialisez une foule qui va susciter l’intérêt et dynamiser votre évènement - Vos visiteurs ont un sentiment d’être en groupe et non isolés - Vous offrez à vos visiteurs un accueil et un accompagnement personnalisés, ainsi que des animations humaines en temps réel - Vous mettez en valeur votre contenu - Vous offrez à votre public une communication verbale et non verbale, avec un visuel et un schéma d’ensemble qui va les aider à se repérer et à utiliser leurs reflexes de la vie réelle. © NEWNET3D Juillet 2011 Page 19
  • 20. - Vous mettez en scène de manière visuelle les rôles de chacun. Par exemple, un agent d’accueil derrière un comptoir va indiquer que c’est la personne à solliciter et va attirer les personnes qui veulent se mettre en contact avec vous en temps réel. - Vous facilitez les échanges et la collaboration entre participants qu’ils soient visiteurs, exposants, animateurs, …. 9.5. Animations et contenus pour votre salon virtuel : Le succès de votre salon virtuel et des évènements que vous y organisez dépendent de la qualité des animations et des contenus que vous y offrez. Voici ce qui va animer votre salon virtuel en fonction du type d’évènement que vous y organiser : - La foule est une animation intrinsèque de votre évènement qu’il soit physique ou virtuel. S’il n’y a pas assez de participants dans votre salon virtuel, il ne donnera pas envie à vos visiteurs d’y rester. - Les animateurs, qui vont à la fois faire partie de la foule et assurer l’accueil, l’accompagnement et le conseil de vos visiteurs - Les ateliers pour des conférences ou les tables rondes. Ils doivent être animés par des experts, avec un contenu à valeur ajouté, non publicitaire - Les « Speed Business Meeting ». Vos visiteurs s’attendent à ce que votre évènement soit une occasion de générer des contacts pertinents. Vous pouvez regrouper vos visiteurs par centres d’intérêts et leur demander à tour de rôle de se présenter aux autres en moins de 2 minutes. Les personnes intéressées pourront ainsi s’échanger leurs cartes de visites virtuelles et continuer leur discussion dans le salon virtuel et si possible lors d’un rendez-vous physique. - Les jeux concours : vous pouvez organiser un jeu qui favorise l’entraide entre les participants, ce qui les met en contact, et les pousse à consulter les informations et les contenus qui sont important à communiquer. - Les exposants, dans le cadre d’un salon d’exposition. Ces exposants apportent à la fois une animation de leurs stands et un contenu pour votre salon virtuel. - Offrir un Guide dans le domaine de votre évènement - Offrir des cadeaux dématérialisés (coupons de réductions,….) ou non dématérialisés que vous expédiez à l’intéressé. - Etc… Les contenus les plus impactant auprès de vos visiteurs sont ceux associés à vos animations. En plus, vous pouvez aménager votre salon virtuel avec plusieurs sortes de contenus : vidéos sur écrans plasmas, présentoirs de documents, panneaux et affiches,… © NEWNET3D Juillet 2011 Page 20
  • 21. 10. Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre évènement : Le web 2.0 connait une évolution très rapide. Il est largement utilisé par les particuliers et les professionnels. C’est un système qui est désormais très répandu et qui a fait ses preuves. Il concerne de nombreux métiers : - Directeurs de la communication : Communiquez auprès d’un public ciblé, qui peut facilement vous recommander ou relayer votre communication à des amis et aux amis de vos amis,… - Directeurs des Ressources Humaines : Réalisez des recrutements qualifiés - Directeurs commerciaux : Générez des « Leads » (prospects qui vous contactent) que vous pouvez transformer plus facilement en clients - Directeurs Marketing : Evaluez le potentiel et les attentes de vos marchés, réalisez une veille permanente et maîtrisez le lancement de vos nouveaux produits et services - Directeurs du service clients : Optimiser la gestion de la relation client. Vos clients peuvent relayer des informations à d’autres clients, sans passer par vous,… - Directeurs Généraux : Evaluez en permanence votre notoriété et votre réputation sur votre marché et ayez la possibilité de réagir rapidement Vous vous demandez certainement, si ce n’est pas encore fait, comment intégrer le web 2.0 dans votre stratégie globale, au niveau de la vente, du recrutement, de la communication, du marketing et de la relation client. Si vous ne vous posez pas la question, vous avez tout intérêt à le faire. Une stratégie web 2.0 peut être mise en place à tous les niveaux de votre organisation en fonction de vos objectifs. Elle ne s’improvise pas et ne donne ses fruits qu’après un travail de fond mené de manière continue sur plusieurs mois, avec l’utilisation de compétences et d’outils appropriés. Parmi les actions que vous pouvez mener pour démarrer votre stratégie web 2.0 : - Mettez en place un blog. Il doit être alimenté avec des articles et des actualités constituant un contenu à forte valeur ajoutée. Veillez à ce que votre blog ne soit pas uniquement une vitrine publicitaire. C’est votre média et votre catalyseur principal pour attirer des visiteurs qualifiés, avec qui vous pourrez entrer en contact - En fonctions de vos cibles, faites la promotion du contenu de votre blog sur les médias sociaux : LinkedIn, Viadéo, facebook, twitter, youtube, dailymotion, … choisissez les groupes, les communautés, les hubs,… en lien avec votre activité et votre marché,…afin d’y relayer les articles du blog. - Développez votre réseau de contacts et votre propre communauté… - Rédigez un livre blanc ou un guide utile, et invitez les internautes sur les médias sociaux à venir sur votre site Internet pour en faire la demande. - Etc,… © NEWNET3D Juillet 2011 Page 21
  • 22. Pour communiquer sur vos évènements, plusieurs actions peuvent être nécessaires en fonction de votre budget et de vos moyens : - Mettez en œuvre votre stratégie web 2.0 : communication sur votre blog et sur les médias sociaux,… - Envoyez des invitations email : utilisation de votre base de données de visiteurs potentiels et/ou location de base de données auprès de sociétés spécialisées. - Nouez des partenariats avec des associations, fédérations, organisations qui peuvent relayer votre évènement dans leurs réseaux,.. - Utilisez les méthodes de référencement naturel ou payant de type Google Adwords,.. - Louez des bannières publicitaires sur des sites qui drainent les visiteurs que vous ciblez. Proposez à ces sites un partenariat dans lequel ils vous offrent une visibilité leur site contre une visibilité dans votre évènement. - Appelez vos visiteurs pour les convaincre de participer. En fonction du volume de visiteurs visé et de vos moyens, vous pouvez solliciter des centres d’appel offshore pour réaliser ce type de campagnes téléphoniques. 11. La vente d’un évènement virtuel BtoB: Si vous souhaitez devenir organisateur d’un salon virtuel ou d’évènements virtuels BtoB, cette partie va vous fournir les techniques générales pour vendre des stands ou des évènements à organiser pour le compte d’entreprises ou d’institutions. La vente en BtoB (« Business to Business » ou vente à des entreprises et institutions) est une vente complexe qui diffère complètement de la vente BtoC (« Business to consumer » ou vente aux particuliers). D’un côté, la vente aux particuliers (BtoC) est plus simple car elle peut être industrialisée facilement. Cependant, elle nécessite de gros moyens de promotion et de visibilité (Publicité à la télévision, à la radio, dans la presse, sur Internet, référencement sur les moteurs de recherche, publicité sur les réseaux sociaux,…). Si l’acte de vente nécessite un accompagnement humain, il est possible de s’appuyer sur des centres d’appels offshores dont les coûts des ressources humaines sont 5 à 10 fois moins élevés que sur l’hexagone. D’un autre côté, la vente BtoB va généralement nécessiter des démarches personnalisées. Ces démarches vont dépendre d’abord de la catégorie des cibles visées: - Professionnels (Pro) : 0 - 1 salariés (professions libérales, artisans,..). - Très petites entreprises (TPE): 2-19 salariés. - Petites et moyennes entreprises (PME) : 20 -249 salariés. - Entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 250-4999 salariés. - Grandes entreprises (GE) : plus de 5000 salariés. - Marchés publics / Grandes administrations (ministères, Caisses nationales, grandes mairies,…). © NEWNET3D Juillet 2011 Page 22
  • 23. - Marchés publics / collectivités régionales (mairies, préfectures, chambres de commerce et d’industrie,…). - Associations. Ces démarches dépendront aussi de plusieurs critères : - Pertinence de vos produits et services : c’est plus facile s’ils répondent à des besoins importants dont vos clients ne peuvent pas se passer. - Valeur en € de vos produits et services : plus la valeur est élevée, plus vos prospects seront disponibles pour vous écouter. Un patron de TPE ou PME très occupé dans son travail quotidien ne se rendra pas disponible pour vous écouter si vous lui proposez un produit de remplacement qui va lui faire économiser quelques dizaines d’euros. - Notoriété et crédibilité de votre enseigne : c’est plus facile s’il suffit de citer votre marque pour savoir ce que vous proposez et qu’une confiance s’établisse d’emblée. Sinon, c’est plus compliqué, car il faut expliquer ce que vous faites, ce que vous proposez, si vous avez des références connues,…. Et il faut du temps pour établir la confiance. - Caractère innovant de votre offre : si vous proposez un produit innovant et pertinent, cela suscitera la curiosité et l’intérêt de vos prospects qui accepteront plus facilement un premier rendez-vous de découverte. C’est le cas d’un salon virtuel pour lequel il sera plus facile de prospecter. - Capacité et typologie de votre force de vente : il faut une cohérence entre la capacité de votre force de vente (nombre de commerciaux) et le marché que vous adressez. Il faut se limiter à une quantité de prospects que vous êtes en capacité d’approcher sur une durée limitée. Il faut sélectionner les prospects qui ont la plus forte probabilité de réussite. - Secteurs géographiques visés : une entreprise sur 4 est basée en région parisienne (IDF), une sur 10 en Provence Alpes Côte d’Azur (Marseille-Nice), une sur 10 en Rhône- Alpes (Lyon-Grenoble), une sur 20 en Aquitaine (Bordeaux), en Nord-Pas-de-Calais (Lille), en Midi-Pyrénées (Toulouse), en Pays-de-Loire (Nantes), en Bretagne (Rennes), et environ une entreprise sur 40 sur chacune des autres régions françaises. Donc le potentiel marché varie très fortement d’une région à une autre. La région parisienne est de loin la région à plus fort potentiel, sur un faible périmètre géographique et avec des infrastructures importantes facilitant le transport et les déplacements. Cependant, certaines régions peuvent être propices pour certains secteurs d’activités. Par exemple la région PACA représente un gros potentiel marché dans les secteurs du tourisme et du service à la personne, mais avec une très forte concurrence. - Etat de la concurrence dans chaque zone géographique : parfois, il est plus facile d’adresser des régions à faible potentiel marché mais avec une faible concurrence, que des régions à fort potentiel marché mais dont la concurrence est très forte - Secteurs d’activité de vos clients : Identifiez les secteurs d’activité qui vont être les plus gros consommateurs de vos produits et services. Avant de commencer vos démarches commerciales BtoB, vous devez: © NEWNET3D Juillet 2011 Page 23
  • 24. - Avoir une offre bien définie et simple à comprendre. Un site Internet, une brochure ou une présentation commerciale doivent présenter vos produits et services, votre proposition de valeur (les usages et leurs bénéfices pour vos clients), votre structure tarifaire, les garanties proposées, vos références,… - Préparer une liste de clients et prospects cibles et la manière de les approcher - Préparer votre argumentaire de vente, ainsi que le script de vente en cas de prospection téléphonique. De plus, il est très important de maîtriser les techniques de la prospection téléphonique pour pouvoir atteindre des résultats satisfaisants. - Préparer un modèle de dossier contractuel afin de pouvoir engager votre client et concrétiser vos ventes : un bon de commande, des conditions générales de ventes, des conditions particulières pour vos produits et services,… - Disposer d’outils (excel ou autres) pour suivre vos opérations et votre plan d’exécution commercial - Définir votre plan de communication pour faciliter votre démarche commerciale : emailing, communication dans les réseaux sociaux,…pour générer des appels entrants (« Leads ») et pour qu’on sache vite qui vous êtes lorsque vous appelez vos prospects - Identifier des partenaires à approcher qui pourraient jouer le rôle de prescripteurs ou de distributeurs, ou qui peuvent intégrer votre offre comme une brique dans une offre globale. - Définir vos objectifs sur une période: nombre d’appels, nombre de rendez-vous, nombre de propositions, nombre de contrats signés, montants signés,…. - Impliquer les médias à travers des communiqués de presse ou les inviter à vos évènements Conseils pratiques pour votre démarche commerciale: - Mesurez votre efficacité commerciale : cycle de vente, nombre de RDV / nombre d’appels, nombre de contrats / nombre de propositions. Même si vous essuyez beaucoup plus d’échecs que de réussites, ce qui compte c’est le nombre de réussites. Souvent, il suffit de signer 1 ou 2 contrats sur 10 pour atteindre ses objectifs de vente, peu importe les contrats non signés. - Identifiez les bons interlocuteurs à approcher chez vos prospects et le rôle qu’a chacun: utilisateur, prescripteur, décideur,… - Apprenez, à travers des recherches sur Internet, sur les métiers de vos prospects, sur leurs marchés et sur leurs écosystèmes. - Les personnes qui réaliseront les actes de vente doivent être focalisées à 100% sur la vente et ne pas être dispersées sur d’autres tâches - Il faut faire un maximum de prospection téléphonique, même entre deux RDV et suivre les prospects à rappeler,…dans le but d’avoir un maximum de RDV dans son agenda © NEWNET3D Juillet 2011 Page 24
  • 25. - Disposez d’un agenda papier assez grand pour notez vos rendez-vous. Notez-les avec un crayon que vous pouvez effacer en cas de changements. Notez-les avec le nom de votre interlocuteur, sa société, son numéro de téléphone et son adresse en cas de RDV physique. Votre objectif est d’avoir une activité commerciale maximale, avec un agenda rempli de RDV. Cela conduit statistiquement à de bons résultats de vente. Il faut donc plus se focaliser sur le niveau de l’activité commerciale (et donc s’inquiéter lorsqu’il n’y a pas assez de RDV) que sur le nombre de ventes. - Lorsque vous êtes en RDV avec votre prospect, faites bonne impression surtout pendant les premières minutes. Une mauvaise impression pendant les premières minutes sera très difficile à rattraper. Il faut donc être ponctuel, souriant et professionnel. Il faut vous présenter et présenter l’objectif de votre RDV dans un délai court. Ensuite il faut écouter votre prospect pour comprendre ses besoins implicites et explicites, ses motivations, ses contraintes, son métier, son écosystème,…. Cela vous permettra ensuite de lui faire une proposition pertinente et personnalisée, avec des arguments adaptés. - Osez : osez demander à vos interlocuteurs toutes les informations que vous jugez utiles et acceptez qu’ils vous disent non. Osez engager vos prospects dans la signature de votre contrat le plus tôt possible. - Animez vos ventes en organisant périodiquement des séminaires virtuels ou physiques auxquels vous invitez vos clients et prospects. Ce sera ensuite plus facile de réaliser des RDV avec des clients ou des prospects qui ont participé à votre séminaire. De nombreuses formations existent sur les techniques de vente BtoB, sur l’art de la négociation,…. qui pourraient optimiser vos compétences et vos démarches commerciales. Bonnes ventes ! 12. Conclusion: J’espère que ce guide vous sera utile pour vous aider à mieux réussir vos évènements. Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutions technologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toute suggestion à l’adresse : rbennani@newnet3d.com ou sur le portail www.vexpo.net © NEWNET3D Juillet 2011 Page 25