Livre blanc des evenements digitaux e-live by win-win.com (003)

LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 1
LANCER SON
ÉVÉNEMENT DIGITAL.
LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS.

Dans un contexte de contraintes fortes et d’incertitudes,
où la santé de chacun est et reste la priorité absolue, les
événements et rassemblements auxquels nous tenions sont
profondément remis en cause.
Et une question s’impose à nous : Devons-nous renoncer à
tout ce qui nous rapproche ?
ChezWin-Win,nouspensonsquenon,etbienaucontraire !
Aujourd’hui les événements digitaux offrent les dispositifs
et surtout l’occasion unique de repenser complètement
l’événementiel en réinventant nos manières d’organiser un
événement, de rassembler des personnes, de faire vivre du
live avec toujours plus de créativité et d’innovation.
Développés tout au long des dix dernières années, les
e-événements sont aujourd’hui une formidable opportunité de
recréer ce dont nous avons tant besoin en particulier dans
cette période inédite : du lien, de l’émotion, de la rencontre.
Et nous avons une conviction : un e-événement, c’est avant
tout un événement. Un moment donné et privilégié pour
réunir et toucher vos publics cibles, faire vivre une expérience
inoubliable, partager votre vision du futur, lancer de nouveaux
projets...Desévénementsoùpeuventcontinueràseconcrétiser
vos engagements, vos désirs de transformation et de mobilisa-
tion, à une heure où la responsabilité sociétale des entreprises
a plus que jamais besoin d’être développée et concrétisée.
À travers ce livre blanc, les équipes de Win-Win souhaitent
vous donner les éclairages et les ressources nécessaires
pour mieux connaitre ces dispositifs, leurs forces, les étapes
et compétences mobilisées pour les organiser, les points
d’attention à garder en tête, tout cela pour vous aider à vous
lancer à votre tour dans l’aventure.
Bonne lecture, et à bientôt autour de vos projets de demain !
ÉDITO
Christophe COUSIN
Président
“Un E-événement,
c’est avant tout
un événement”

PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 4
:·:·: Introduction
:·:·: Événement live VS. e-événements : quelles différences ?
:·:·: Webinaires VS. e-événements : est-ce la même chose ?
:·:·: Avantages & points d’attention des e-événements
:·:·: Glossaire
:·:·: Quelques questions que vous vous posez peut-être
sans oser les demander
PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT·:·:·:·:·:·:·:·:· 13
:·:·: Fixer ses objectifs pour trouver son public
:·:·: Poser un cadre solide et un concept fort
:·:·: Choisir les meilleurs outils
:·:·: Créer un univers immersif et dynamique
:·:·: Assurer le storytelling
:·:·: Booster l’interactivité
:·:·: Promouvoir son e-événement
:·:·: Maitriser l’expérience participant
:·:·: Sécuriser tous les aspects de son e-événement
:·:·: Évaluer et continuer à faire vivre son e-événement
PARTIE 3 ETUDE DE CAS·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 31
:·:·: Focus sur l’ESICM et son e-congrès live
PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 37
:·:·: L’avenir est hybride
:·:·: À propos de Win-Win
SOMMAIRE.

Dans cette première partie, revenons rapidement
sur l’état du marché événementiel alors que la crise
du COVID-19 impacte tout le secteur. C’est à la lumière
de ce contexte que nous vous définirons ce qu’est
un e-événement, les différences notables avec un
événement live et les éléments à maitriser pour savoir
en parler, se projeter et passer à l’action.
Nous répondrons également aux questions légitimes
que vous vous posez sûrement quant à l’organisation
d’un e-événement.
PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX

UN MARCHÉ TRÈS
DUREMENT TOUCHÉ Dans le secteur
événementiel, l’hémorragie est certaine. D’après l’Union des Métiers
de l’Evènement, ce sont plus de 4 500 événements qui ont dû être
annulés et plus de 3000 événements qui ont été reportés,
plus tard dans l’année voire en en 2021 ou 2022. Aujourd’hui en France,
presque 335 000 emplois sont totalement à l’arrêt avec une perte
estimée à plus de 15 milliards d’euros pour le secteur (soit un quart
du chiffre d’affaires annuel du secteur envolé en quelques semaines).
Mais au-delà de ce coup très dur porté au secteur, cette crise sans
précédent offre la possibilité aux entreprises et au secteur événementiel
de se réinventer en profondeur en saisissant les opportunités
qui se présentent.
UNE NOUVELLE
ALTERNATIVE :
PENSER SON ÉVÉNEMENT
EN VERSION DIGITALE
Le secteur événementiel n’a aujourd’hui plus d’autre choix que
de se tourner vers le digital pour proposer des alternatives aux
entreprises et structures désireuses de réunir leurs communautés.
Aujourd’hui il s’agit de transformer ces rencontres éminemment
physiques en événements digitaux fédérateurs.
Si elle s’impose à nous, cette bascule du physique vers le digital
ne doit pourtant pas être prise à la légère : les e-événements
ne doivent pas être de simple copier-coller des événements
au risque de n’être qu’une pâle copie de l’expérience physique.
Il est essentiel de proposer des expériences digitales
authentiques capables de réunir émotionnellement les
participants grâce à leur valeur ajoutée.
Heureusement, le champ des possibles est vaste et
il existe aujourd’hui de très nombreuses technologies, formats
et possibilités d’interaction pour imaginer des expériences
digitales créatives qui font la différence.

:·: ADAPTER VOTRE CONTENU : un e-événement nécessite
un véritable travail éditorial. La structure de votre discours
et ce que vous pensez dire ou faire en live ne s’adaptera
pas forcément au format digital.
:·: SE CONCENTRER SUR L’ESSENTIEL : renoncer à ce qui
n’apporte aucune valeur aux participants afin de maintenir
l’attention plus volatile du public.
:·: RACCOURCIR LE FORMAT : être plus synthétique dans
le fond comme dans la forme afin d’être le plus impactant
possible.
:·: GARDER LE RYTHME : alors qu’en physique les participants
sont disponibles et captifs, il faut veiller à maintenir un
rythme soutenu afin de maintenir leur attention tout
au long de l’événement.
ÉVÉNEMENTS LIVE VS E-ÉVÉNEMENTS :
QUELLES DIFFÉRENCES ?
Qu’il soit live ou digital, la réussite d’un événement réside
dans les connexions, les échanges et les émotions
perçues par les publics.
Mais pour réussir votre e-événement il est important
de s’attarder sur quelques points de base qui feront la
différence dans la conception de votre e-événement.

Peut-être que pour certains encore, parler d’e-événements
revient juste à donner un nouveau nom à ce qui existe depuis
longtemps : les webinaires. Il est pourtant indispensable de
bien différencier ces deux formats. Les webinaires sont un
format précieux pour communiquer avec son public mais ils
différent des événements virtuels sur de nombreux points.
:·: UNIFORME VS PROTÉIFORME : le webinaire est un format
uniforme construit autour d’une seule session, il dure rarement
plus d’une heure et ne traite généralement qu’une seule thématique
à la fois. L’e-événement, lui, peut durer plusieurs heures voire
plusieurs jours. Souvent construit autour de plusieurs espaces,
il permet à chaque participant d’évoluer dans l’événement selon
ses désirs, comme dans un lieu physique.
:·: PASSIF VS INTERACTIF : les webinaires peuvent inclure des
sondages ou des sessions de questions-réponses, mais leur
pouvoir d’interaction reste limité. Les e-événements permettent
une multitude de formats d’interaction : communiquer entre
participants, articiper à un workshop, prendre un café virtuel
avec un intervenant, télécharger ou consulter des documents,
réagir en live, s’immerger dans un monde virtuel...
les possibilités sont infinies ou presque.
:·: EXPÉRIENCE UNIQUE VS MULTIPLE : le participant d’un
e-événement aura la possibilité de participer à des expériences
très différentes, dans un ordre prédéfini ou choisi par lui, avec
des possibilités d’interactions et de rencontres nombreuses.
WEBINAIRES VS E-ÉVÉNEMENT :
EST-CE LA MÊME CHOSE ?

Avant de vous lancer dans l‘aventure
du e-événement avec notre guide
détaillé, il est essentiel de bien en
saisir les avantages mais aussi les
points d’attention afin de démarrer
votre projet en toute sérénité
et d’emmener votre écosystème
avec vous.
AVANTAGES POINTS D’ATTENTION
DES E-ÉVÉNEMENTS
LES AVANTAGES À CONNAÎTRE
ET À COMMUNIQUER
Des participants en sécurité : Ne pas recevoir de
personnes physiques c’est naturellement ne pas avoir
à se soucier du lieu, de la restauration ou de la sécurité
des participants.
Une audience plus large : Sans frais de déplacement
ou d’hébergement pour les participants les événements
peuvent potentiellement atteindre un tout nouveau public !
Des événements durables : Les événements numériques
ont une empreinte carbone plus faible, car ils génèrent
moins de déplacements, de gâchis alimentaire et de
déchets. Des solutions peuvent aussi être imaginées
pour réduire au maximum votre empreinte numérique
et prolonger vos engagements RSE.
Un événement qui vit plus longtemps : avec des
plateformes web qui peuvent se transformer en
plateforme de replays.

LES POINTS D’ATTENTION
À MAITRISER
TAUX D’INTERACTION
Imaginer des solutions d’interactivité forte afin
que les participants échangent au maximum
pendant l’événement.
BANDE PASSANTE
Tester les outils et solutions techniques en
condition réelle avant l’événement afin de
s’assurer de n’avoir aucune panne, erreurs de
connexion ou incidents de diffusion en direct.
FUSEAU HORAIRE
Choisir le meilleur moment pour que les personnes
situées en dehors du fuseau horaire de l’événement
puissent participer quel que soit l’endroit du monde
où elles se trouvent.

GLOSSAIRE.
Enfin, voici quelques définitions
et éléments de vocabulaire
bienvenus à connaître pour
maîtriser parfaitement le sujet
et devenir le référent auprès
de vos prestataires, clients
ou collègues :
E-événement
Un e-événement ou événement
digital est un format construit
dans un environnement virtuel
qui permet aux organisateurs, aux
speakers, aux participants et aux
sponsors ou partenaires d’inte-
ragir et de vivre l’événement à
distance.
Evénement hybride
Un événement hybride est un
rendez-vous à la fois physique et
virtuel. L’événement hybride peut
prendre plusieurs formes : il peut
être un événement où le public
peut choisir de participer physi-
quement ou virtuellement, il peut
également être accessible unique-
ment virtuellement mais avec des
intervenants réunis physiquement
à un endroit, ou encore nécessiter
des objets physiques pour vivre
une expérience virtuelle.
Live
le live désigne un événement qui
se vit en direct et avec du public.
Replay
le replay désigne une techno-
logie qui permet de revoir un
programme, événement ou vidéo
diffusée en direct.
Streaming live
Le live streaming désigne la diffu-
sion en temps réel d’un contenu
filmé.
Réalité augmentée
La réalité augmentée désigne une
interface virtuelle qui vient enri-
chir la réalité en y superposant des
informations complémentaires en
2D ou 3D.
Réalité virtuelle
La réalité virtuelle est une techno-
logie qui permet de plonger une
personne dans un monde artificiel
créé numériquement.
RGPD by design
ou appelée “privacy by design”,
ce principe implique de protéger
les données personnelles dès la
conception du projet.
Adresse IP
(Internet Protocol Address) un
numéro d’identification attribué à
chaque appareil connecté à un ré-
seau internet (ordinateur, serveur,
mobile, imprimante...). C’est un
numéro permanent ou provisoire
qui permet d’identifier les appa-
reils et de communiquer.
SaaS
les SaaS (Software as a Service)
désignent des logiciels qui re-
groupent des services ou sa-
voir-faire permettant aux entre-
prises d’externaliser intégralement
un aspect de leur système d’infor-
mation et de l’assimiler à un coût
de fonctionnement plutôt qu’à un
investissement.

Mon événement prévu de longue date est
annulé, est-il transposable tel quel en digital ?
Tout événement peut trouver son équivalent en
version digitale s’il est recentré sur son objectif
principal : présenter un produit, réunir des
collaborateurs, faire vivre une émotion artistique...
C’est en fonction de cet objectif premier que sont
réalignés les contenus, les moyens et la créativité
nécessaire pour créer une expérience unique.
Puis-je organiser mon e-événement moi-même
sur Zoom, Teams ou Google Hangouts ?
Vous pouvez, à vos risques et périls ! À partir
d’un certain nombre de participants, la sécurité,
l’interactivité et la qualité de votre expérience sont
fragilisés et risquent de vous apporter quelques
désagréments voire quelques sueurs froides.
Combien de temps faut-il pour organiser
un e-événement ? Moins de temps que pour
un événement classique car de nombreuses
contraintes logistiques sont abolies. Cela peut
être un avantage ! Néanmoins un certain temps
est nécessaire pour garantir le professionnalisme,
la qualité technique de l’expérience et également
la préparation de tous les intervenants.
Quel est le budget moyen pour un
e-événement ? Tout dépend de la complexité du
dispositif par rapport à un événement live, certains
coûts disparaissent naturellement mais certains
font aussi leur apparition et ne doivent pas être
négligés : techniques, prestataires, formations...
Quel sont les types d’événements que l’on
peut imaginer en digital ? Tous les formats
d’événements peuvent être imaginés en
e-événements : conférences, roadshows,
lancements de produits, célébrations, pop-up
stores, lancements presse ou influenceurs...
Les technologies et la créativité des agences
permettent aujourd’hui de créer n’importe quels
formats en événements 100% digitaux ou hybrides.
QUELQUES QUESTIONS
QUE VOUS VOUS POSEZ
PEUT-ÊTRE SANS OSER
LES DEMANDER

PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE
DU E-ÉVÉNEMENT

PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT
La règle d’or à suivre : un e-événement EST
un événement, et se prépare donc comme
un événement !
Bien que les rencontres physiques soient limitées
et les outils légèrement différents, le but reste toujours
le même : créer du lien et de l’émotion !
Laissez-nous vous guider étapes par étapes dans
nos 10 conseils incontournables pour imaginer,
produire et partager des expériences “e-live”
toujours aussi inoubliables.
C’est parti !

FIXER SES OBJECTIFS
POUR TROUVER SON PUBLIC
Avant toute chose, comme pour un événement physique, il faut cadrer
l’enjeu et la nécessité de votre événement. Pourquoi est-il organisé
et quels sont les différents objectifs visés ? S’agit-il de réunir des
personnes qui ont besoin de créer du lien ou de travailler ensemble ?
De mettre en lumière un projet, un produit, un message clé,
une innovation ? Faire vivre une expérience émotionnelle ou artistique
forte ? Gagner en notoriété ? Célébrer un moment clé ?
Répondre à cette toute 1ère
question vous permet de donner l’axe
stratégique de l’événement et de définir vos publics cibles sous tous
les angles : profils, nombre, état d’esprit au moment de l’événement,
contenus recherchés...
À NOTER : créer un événement digital c’est s’affranchir de
contraintes logistiques très fortes (déplacement des personnes,
hôtellerie, traiteur, capacité des salles...) et donc avoir la possibilité
d’ouvrir plus largement l’événement avec des personnes venant
par exemple de plus loin.
À la fin de cette première étape, vous savez précisément pourquoi cet
événement est organisé, qui il doit viser, quels sont les profils de vos
participants et quels faire-venir vous aller devoir mobiliser. À ces publics
il faut également associer très vite toutes les parties prenantes
organisatrices de l’événement (managers, équipes commerciales
et créatives, agence, partenaires, prestataires...) afin d’assurer la
collaboration la plus fluide et agile, surtout s’il s’agit d’une première !

La date de l’événement, et
bien sûr sa durée qui doit
être raccourcie par rapport
à un événement physique
pour maximiser l’attention.
Lieux de tournages, lieux
de retransmission, créations
de studios dédiés pour
l’occasion... un événement
digital s’appuie malgré tout
sur des lieux physiques
qui doivent être préparés,
équipés et pleinement
maitrisés.
Certains coûts disparaissent
naturellement mais certains
font aussi leur apparition
et ne doivent pas être
négligés. Quelle enveloppe
pouvez-vous consacrer
à votre e-événement en
envisageant toutes les
ramifications ?
De nombreuses ressources
techniques et créatives
doivent être mobilisées
(solution techniques,
talents, matériel à envoyer
aux intervenants et aux
participants...).
POSER UN CADRE SOLIDE
ET UN CONCEPT FORT
Après avoir répondu au “qui ?”, d’autres
questions sont plus que jamais valables.
QUAND ? OÙ ? COMBIEN ? COMMENT ?

En parallèle, de ce cadre opérationnel, le cadre
conceptuel de votre événement ne doit surtout pas
passer au second plan : concept fort, nom, promesse,
pitch en 3 lignes, grands messages... autant d’élément
à communiquer à vos participants et qui seront la base
de tout votre programme, de vos contenus et qui vous
aideront aussi à définir de quels types d’outils vous
avez besoin.
Pour rappel, l’alignement
stratégique sera la clé
de la réussite de votre
e-événement : tout doit
aller dans le même sens
pour que votre expérience
soit inoubliable et vos
objectifs de départs
atteints.

CHOISIR LES
MEILLEURS OUTILS
Cœur névralgique de votre dispositif, il n’existe pourtant pas LA plateforme ou
l’outil parfaitement adapté à tout le cahier des charges de votre événement
à moins de la développer spécialement. Mais bonne nouvelle, il existe des
manières à la fois technologiques et créatives pour tirer le meilleur parti de
ces outils, ouvrir le champ des possibles, se réapproprier les fonctionnalités
pour générer la meilleure expérience pour vos participants en fonction de vos
objectifs.
Voici les différentes catégories de solutions et plateformes à explorer
voire combiner en fonction du nombre de participants, de viewers
attendus et de vos besoins :
:·: Plateformes de vidéoconférences (Teams, Zoom,
Google Hangouts, Webex...) pour réunir et donner la parole
:·: Outils d’interactivité notamment de chat en direct
ou de sondages
:·: Plateformes de gaming pour le streaming
et les nombreuses possibilités
:·: Outils de réalité virtuelle pour s’immerger
dans un nouveau monde
:·: Outils de tableau blanc pour brainstormer en direct
:·: Outils de partage de documents
:·: Outils de partage d’écran
:·: Outils pré-live : formulaires d’invitation, mailings et newsletters...
:·: Outils post-live : questionnaire de satisfaction, plateforme replay...
:·: Outils administrateur par exemple pour le scoring des participants
:·: Site internet pour l’événement afin d’encapsuler le live

ASSURER
LE STORYTELLING
Comme dans un événement physique, et encore plus dans un
e-événement, vous allez emmener vos participants dans un vrai
parcours, où ils seront guidés d’un point A à un point B à travers
plusieurs étapes, découvertes, émotions... et c’est le principe même
du storytelling, raconter une histoire du début à la fin !
Point d’attention avant toute chose : avec un e-événement il faut
transformer son approche pour adopter plus celle d’une émission
de télévision ou de radio ce qui vous amènera à plusieurs
adaptations et précautions pour raconter votre histoire :
:·: Faire le tri dans vos
contenus et messages
clés pour ne garder que
ceux qui ont le plus de
chance d’attirer l’atten-
tion et qui sont priori-
taires pour vous.
:·: Privilégier des formats
courts, denses quitte à
les multiplier et éviter
à tout prix les longues
prises de paroles.
:·: Jouer la carte du ludique
au maximum : rebonds,
relances, surprises,
animations viennent
réveiller vos contenus et
prises de paroles.
:·: Choisir des intervenants
très charismatiques, à
l’aise avec la retransmis-
sion et qui auront été
préparés au mieux pour
passer les messages.
:·: Et bien sûr enrichir tout
votre événement avec
de l’interactivité !
1. 2. 3. 4. 5.

BOOSTER
L’INTERACTIVITÉ
Une fois que votre programme est calé, votre plateforme maîtrisée,
vos contenus déterminés et vos intervenants bookés vous pouvez
vous concentrer sur les outils d’interaction à mettre en place pour
booster l’interactivité et faire en sorte que vos participants
soient et restent captivés tout au long de votre e-événement.
En fonction de vos objectifs et de vos cibles, les possibilités sont
infinies ou presque. Voici quelques exemples d’outils que vous
pouvez mettre en place :

ICE BREAKER DIGITAL
fédérez l’ensemble de vos parti-
cipants et faites-les se rencontrer
avant le début de votre événe-
ment avec un icebreaker virtuel.
NETWORKING
vous pouvez créer des salles
virtuelles thématisées dédiées au
networking ou chacun
pourra échanger sa
e-business card.
PHOTOBOOTH
proposez à vos participants de
se prendre en photo avec des
principes de filtres brandés aux
couleurs de votre e-événement.
Les photos sont ensuite directe-
ment agrégées dans une mo-
saïque commune.
QUIZ, SONDAGES
OU TABLEAU BLANC
amenez de l’interactivité et dy-
namisez vos prises de parole en
sollicitant vos participants avec
des quiz, en leur proposant des
sondages ou encore avec un ou-
til tableau blanc qui leur permet-
tra de réagir en live.
CAFÉ VIRTUEL
proposez à vos participants des
rendez-vous individuels et en
face-à-face avec une option de
café virtuel qui permet de sé-
lectionner un créneau horaire et
d’être automatiquement mis en
contact audio ou vidéo.
RÉALITÉ VIRTUELLE
OU AUGMENTÉE
en fonction de votre budget
et votre capacité de produc-
tion vous pouvez imaginer des
sessions en réalité virtuelle ou
augmentée (en ayant pensé
à prévenir et équiper vos par-
ticipants en casque de réalité
virtuelle en amont)
LIVRE D’OR VIRTUEL
proposez à vos participants de
laisser leur trace avec un livre d’or
virtuel qui permettra aux invités
de laisser un petit mot, un dessin
ou même une vidéo.
CONTENUS DE MARQUE
INTERACTIFS
proposez des contenus interac-
tifs pour dynamiser vos prises
de paroles ou vos présentations
avec des animations graphiques
et sonores de vos contenus.
ESPACES DE
MARQUE VIRTUELS
en fonction de votre format et
du niveau d’immersion que vous
voulez donner à votre e-événe-
ment, vous pouvez imaginer des
espaces entièrement modélisés
en 3D dans lesquels vos partici-
pants pourront évoluer.

PROMOUVOIR
SON E-ÉVÉNEMENT
Communiquer est indispensable pour médiatiser
votre événement, faciliter son accès mais aussi toucher
et recruter vos participants quand cela est nécessaire.
Voici les trois étapes clés à suivre pour une
communication
optimale.

ORCHESTRER VOTRE TIMING
POUR MONTER EN PUISSANCE
:·: Fixer un retroplanning progressif avec
l’intervention des différents points de
contact en temps voulu pour maximiser
l’effet teasing.
:·: Choisir les bons créneaux de prises de
parole : jours, horaires, semaine/week-end,
jours fériés ou jours importants...
:·: Doser le nombre d’interactions et de mes-
sages en fonction de la proximité
de l’échéance.
INVESTIR LES BONS
POINTS DE CONTACTS
:·: Définir un pré-parcours participant fluide
à travers chaque étape.
:·: Identifier les canaux les plus pertinents,
visités et appréciés par votre cible en ne
cherchant pas à être présents partout.
:·: Ne pas hésiter à créer une plateforme de
communication dédiée : landing page,
site internet contenu, fil WhatsApp...
:·: Mobiliser tous les influenceurs et relais
d’opinion qui pourront faire connaitre
votre événement et booster les
inscriptions/participations.
SUIVRE VOS INVITÉS ET
PARTICIPANTS JUSQU’AU JOUR J
AVEC LES BONS CONTENUS
:·: Définir un hashtag pérenne qui suivra
tous vos contenus avant-pendant-après
et facilitera la médiatisation.
:·: Soignez vos mailings, e-invitations et
formulaires qui sont les premiers pas de
vos participants dans votre événement.
:·: Réajuster si besoin les contenus et
messages partagés en fonction des
interactions reçues pour viser au plus
juste et au plus efficace.
A B C

La qualité du son et de l’image, des vidéos diffusées,
des supports projetés et les performances des
intervenants sont des éléments à parfaitement
maîtriser pour un e-événement sans fausse note.
MAITRISER
L’EXPÉRIENCE PARTICIPANT

VÉRIFIEZ LA BANDE PASSANTE
DE VOTRE PLATEFORME afin
d’être sûr qu’elle supportera le
nombre estimé de connexions.
BRIEFEZ VOS INTERVENANTS :
assurez-vous que vos intervenants
maîtrisent les outils et techno-
logies utilisées, vérifiez si leur
connexion internet est bonne et
qu’ils disposent d’un son correct.
N’hésitez pas à leur fournir des
guides pratiques ou à leur envoyer
des kits afin d’homogénéiser au
maximum les prises de paroles.
Choisir le meilleur fond, savoir
régler sa caméra, créer la meilleure
ambiance lumineuse... autant
de questions à anticiper pour un
e-événement harmonieux.
CRÉEZ DES RÈGLES : pour gérer
l’organisation, il est important
d’établir un ensemble de règles
pour les participants comme pour
les intervenants. Par exemple : des
instructions sur la façon de partici-
per à une discussion, comment et
quand poser des questions...
RÉPÉTEZ ET ... RÉPÉTEZ ! :
comme pour un événement live,
organisez une ou plusieurs répé-
titions avec les différents interve-
nants afin de leur permettre de se
familiariser avec le déroulement
de l’événement et veiller à ce qu’ils
respectent le timing imposé.
De plus, pendant les répétitions,
vous pourrez identifier tout pro-
blème technique potentiel avant
l’événement.
PRENEZ SOIN DE
VOS PARTICIPANTS : un événe-
ment réussi se mesure également
aux retours des participants. Soyez
proactif et anticipez les besoins et
attentes de votre public virtuel.
ANIMEZ LES PRISES
DE PAROLE : inclure des sessions
de questions-réponses est un
excellent moyen d’aider les partici-
pants à absorber le contenu et de
permettre aux participants de se
connecter avec les speakers.
CRÉEZ DE L’INTERACTION :
pour tisser des liens et créer
de l’engagement, rendez votre
événement interactif avec des
sondages, une messagerie directe,
un tableau blanc, des concours…et
autres éléments d’interaction vus
plus haut.
MODÉREZ LES CONTENUS :
prévoyez un modérateur afin
de valider toutes les questions
posées et commentaires laissés.
Un moyen de repérer les doublons
mais aussi d’éviter quelques mo-
ments gênants...
VOICI QUELQUES PISTES POUR
UNE EXPÉRIENCE FLUIDE

SÉCURISER TOUS LES ASPECTS
DE SON E-ÉVÉNEMENT
Les aspects techniques, juridiques et
sécuritaires font souvent figure de
parents pauvres dans les e-événements.
Parfois considérés à tort comme
non-essentiels quand il s’agit de digital,
il est pourtant important voire
indispensable de les intégrer tout au
long de votre processus événementiel.

LA TECHNIQUE
Même si vous avez anticipé et répété plusieurs fois, pensez à déployer
une équipe terrain le jour de l’e-événement - au même titre que lors
de vos événements - afin qu’elle soit mobilisée et prête à intervenir au
moindre problème technique et garantir ainsi la fluidité de votre e-évé-
nement.
LE JURIDIQUE
Faites valider avec votre département juridique ou celui de votre
agence e-événementiel l’ensemble des contenus qui seront diffusés
pendant votre e-événement : déclaration des musiques à la SACEM,
droit d’auteurs pour les contenus graphiques ou textuels, droit à
l’image, utilisation des contenus post-événements et durée... comme
pour un événement live il faut veiller à respecter toutes les lois et règles
juridiques en vigueur.
LA SÉCURITÉ
Alors que certaines entreprises ont subi les failles de sécurité présentes
dans le système de Zoom et ont fait les frais du “zoombombing”, cette
nouvelle pratique qui consiste à venir perturber une conversation à
laquelle la personne n’était pas conviée, il est indispensable de penser
à la sécurité de votre e-événement.
Protégez votre plateforme contre les attaques extérieures (anti ddos,
firewall) et défini.

EVALUER ET CONTINUER
À FAIRE VIVRE SON E-ÉVÉNEMENT
GARDER LE CONTACT
Après l’événement, il est important de garder le contact
avec tous vos participants. Pour commencer, pensez à
envoyer un e-mail de remerciement personnalisé et
n’hésitez pas à demander aux participants de vous faire
leurs feedbacks.
Vous pouvez ensuite leur envoyer des newsletters dédiées
à l’événement en leur communiquant les chiffres clés,
Le e-événement ne se termine pas
une fois la connexion coupée avec
son public. Comme pour un
événement live il est important
d’évaluer son e-événement et
de continuer à le faire.

Le taux de satisfaction des participants : cela peut sembler évident, mais
c’est un des KPIs le plus important. Pensez à envoyer un questionnaire de sa-
tisfaction aux participants post-événement en leur demandant par exemple
d’évaluer l’expérience globale, la qualité des interventions, la fluidité de l’orga-
nisation, les animations ou interactions proposées.
Le nombre de participants : ai-je eu une audience plus importante ou
moins importante que lors de mes événements précédents ? Combien de
temps sont-ils restés connectés en moyenne ? Sont-ils restés jusqu’au bout
ou se sont-ils déconnectés ? Autant d’éléments à analyser pour mesurer l’at-
tractivité de votre e-événement.
L’engagement des participants : un événement réussi se mesure éga-
lement au taux d’engagement des participants pendant l’événement : les
participants ont-ils interagi entre eux ? Ont-ils utilisé les technologies et outils
d’interactions proposés ? Après, il sera également intéressant d’analyser les
conversations autour de l’événement sur les réseaux sociaux, ainsi que de
regarder le nombre de likes et de partages.
Nombre de clients acquis ou de prospects qualifiés : en fonction des
objectifs fixés pour votre e-événement, ce sont deux indicateurs clés pour
calculer le ROI. Il faudra bien sûr vous assurer que ces clients ou prospects
acquis proviennent bien de l’e-événement et non d’un autre canal.
MESURER LE ROI EN SUIVANT
LES BONS KPIs
Voici les indicateurs clés qui vous
permettrons d’évaluer la réussite
de votre e-événement :

LES PODCASTS
En fonction du format, vous
pouvez transformer votre
contenu en podcasts. Pour cela,
isolez les contenus les plus
intéressants et classez-les par
thématiques. Vous pouvez
créer un habillage visuel et
sonore pour les rendre plus
dynamiques puis les publier sur
les plateformes de podcasts
existantes.
LE REPLAY
EN STREAMING
transformez la plateforme live
qui vous a servie pour l’évé-
nement en plateforme de
streaming et proposez à vos
participants de voir ou revoir
l’ensemble des contenus vidéos
diffusés pendant l’événement.
CONTINUER À FAIRE VIVRE
SON E-ÉVÉNEMENT
Un des principaux avantages
des e-événements, c’est qu’ils peuvent
continuer à vivre en digital bien après
la date à laquelle ils ont eu lieu.
Voici quelques idées pour transformer
votre e-événement en une source
de contenus accessibles à tous ou
seulement à ceux qui étaient
inscrits à votre événement.

PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM
Après le théorique,
place à la pratique. Nous allons
vous présenter en détail l’événement digital
que nous avons organisé pour l’ESICM, la
société savante européenne de réanimation.

Le 28 mars dernier, devant l’urgence
pandémique mondiale causée par le
COVID19, l’ESICM - avec qui nous
collaborons depuis de nombreuses
années - nous a fait confiance pour
organiser son premier e-congrès
en multiplexe live pour plus
de 55 000 visiteurs.

En moins de 10 jours, nous
avons travaillé sur des solutions
techniques et sécurisées afin de
réunir 24 médecins, chercheurs
et professionnels spécialistes
de la réanimation, répartis aux
quatre coins du monde. Au final,
un e-marathon de 8 heures
pendant lesquels les profes-
sionnels de la santé ont partagé
leurs retours d’expériences et
solutions sur le terrain, pour
tenter d’endiguer la propaga-
tion du virus et faire face à la
situation en réanimation. Une
initiative collaborative et soli-
daire concrète qui a notamment
permis aux pays moins avancés
dans les phases de la pandémie,
d’anticiper au mieux les se-
maines à venir.
UN DÉFI À LA FOIS TECHNIQUE ET
CONTRE LA MONTRE : en moins de 10 jours,
alors que ce genre d’événement demande
plusieurs semaines de préparation, nous avons
développé une plateforme interactive et sécurisée
afin de réunir tous les speakers en multiplexe.
UN ESPACE DÉDIÉ AUX
PARTENAIRES DE L’ÉVÉNEMENT : avec
des vidéos promotionnelles, documents et fiches
produit à consulter et à télécharger, des bannières...
UN LIVE SANS FAUSSE NOTE :
avec la création d’un chat et d’un module de
modération en ligne sécurisé permettant aux
visiteurs d’échanger en live et de manière la
plus fluide possible avec les speakers.
PAS DE DROIT À L’ERREUR :
une diffusion live sur la plateforme dédiée avec
un relai automatique et sécurisé vers d’autres
plateformes (Twitch et Youtube) quand un risque
de saturation de connexion était possible.
UN ÉVÉNEMENT QUI CONTINUE
À VIVRE ENCORE AUJOURD’HUI :
à la fin de l’événement, la plateforme live
a été transformée en module replay pour
que tout le monde puisse voir et revoir les
différents lives de ce e-marathon scientifique.

“L’expertise, l’expérience E-LIVE
et la réactivité des équipes Win-Win
ont été déterminantes dans la
réussite et la puissance de notre
COVID 19 MARATHON.”
Joël ALEXANDRE
CEO de l’ESICM
European Society
of Intensive
Care Medicine
LES CHIFFRES
À RETENIR
55 000
visiteurs venus du monde entier
32 512
connexions
160pays connectés

VOIR LA VIDÉO
https://win-win.com/esicm/106_esicm-covid19-marathon.html

PARTIE 4 PERSPECTIVES
POUR L’AVENIR

PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR
L’avenir est à écrire. En cette période
de confinement, nombreuses sont les craintes
qui pèsent sur l’avenir de l’événementiel,
tant pour les futurs budgets que les entreprises
seront prêtes à allouer à leurs événements,
que pour les conditions sanitaires obligatoires que
devront garantir toutes les actions de communications
internes comme externes.

C’est pourquoi, le besoin de
rencontres et d’échanges mais
aussi la prise de conscience
écologique, les engagements
RSE pris par les entreprises et
la réduction des budgets sont
de vraies opportunités à saisir
pour créer de l’intelligence
collective et ramener du sens
à notre métier.
Le déconfinement va
certainement marquer
le début d’une nouvelle
étape pour le marché.
Et même si les rencontres physiques
sont irremplaçables, nous nous
attendons à une accélération massive
de la digitalisation des événements
et à une transformation des formats
avec notamment des événements en
plus petits comités et plus localisés.

DES POSSIBILITÉS
CRÉATIVES INFINIES.
Les événements hybrides sont un format expérientiel et émotionnel
capable de s’adapter à toutes les ambitions et pour toutes les cibles.
En trouvant le bon équilibre entre les expériences live et les outils
virtuels, en développant des outils pour relier les audiences
virtuelles au sein d’une expérience événementielle physique et
en permettant aux e-participants de partager la même expérience
d’une manière quasi identique, nous pouvons nous attendre à ce
que les expériences virtuelles deviennent des compléments
indispensables aux expériences live.
L’AVENIR EST
HYBRIDE.
C’est le vœu que nous pouvons
formuler et encourager pour
le futur de l’événementiel afin
de répondre positivement à ce
contexte complexe. Concevoir
son événement comme un
rendez-vous à la fois physique et
virtuel c’est privilégier la qualité
à la quantité, c’est penser local
et agir global, et c’est se concen-
trer sur les émotions vécues et
partagées sans se soucier des
frontières ou du déplacement
des masses.

POUR FINIR ET VOUS INSPIRER,
QUELQUES EXEMPLES
SUGGÉRÉS PAR L’AGENCE…

FAIRE DÉCOUVRIR UNE NOUVELLE CUVÉE
DE CHAMPAGNEAU 4 COINS DE LA PLANÈTE
À QUELQUES PRIVILÉGIÉS
Imaginer une expérience à la fois réelle et virtuelle en proposant
des sessions d’e-teasting augmentées où les invités reçoivent
quelques jours avant l’événement la bouteille à tester, un guide
de dégustation et plusieurs éléments scénographiques.
Le jour J, à l’heure du rendez-vous fixé, ils se connectent
à une plateforme web dédiée, participent à une masterclass
live, visitent les caves, suivent le protocole dégustation
et trinquent ensemble !
IMAGINER UN LANCEMENT DE PRODUIT
GRAND PUBLIC DEPUIS SON SALON
Il est possible d’imaginer un événement de lancement à distance
étonnant en mixant par exemple live streaming et réalité virtuelle.
Après une présentation produit et un show live, les participants
découvrent pas à pas le nouveau produit directement sur leur
téléphone grâce à la réalité virtuelle.
1. 2.

TRANSFORMER UNE GRANDE CONVENTION
INTERNATIONALE TROP INSTITUTIONNELLE
EN ROADSHOW EXPÉRIENTIEL
Relocaliser les messages et créer de la proximité avec ses
collaborateurs en transformant une convention en plusieurs
prises de paroles locales mixées à des outils virtuels.
Comment ? En imaginant par exemple un format physique
dans une ou plusieurs villes en conviant physiquement
uniquement les collaborateurs les plus proches.
Associer cet événement physique à des formats locaux
hybrides en envoyant à chaque site trop éloigné une boite
à outils événementielle composée par exemple d’un kit
scénographique, de kits d’animations et d’outils d’interactions
pour participer en live à la convention.
3.
L’un de ces formats vous inspire ?
Nous serons heureux d’écrire
avec vous la page hybride
et digitale de vos événements :-)

A PROPOS DE WIN-WIN
CHIFFRES CLÉS
45
WINNERS
17 M€
DE CA
3 SITES
ENTRE PARIS
ET MARSEILLE
Fondée par Christophe Cousin en 2007, l’agence Win-Win
connecte les marques avec leurs différents publics, en alliant
vision stratégique, expériences physiques et émotionnelles
et solutions digitales fonctionnelles, en ligne avec ses valeurs
humaines et engagements environnementaux.
Agence indépendante et fière de l’être, Win-Win compte
parmi ses clients fidèles des marques comme ALD Automotive,
Billecart-Salmon, Bpifance, Chanel, L’Oréal, Kenzo...
L’agence est engagée dans un processus de certification
ISO 20121. Elle est membre actif de l’association professionnelle
L’EVENEMENT, en charge de la RSE, et soutient bénévolement
le Secours Populaire à travers la conception et la production
de grands événements.
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ment charnière de leur histoire à travers de nouveaux formats
corporate et grand-public adaptés.
Qu’il s’agisse de maintenir un événement prévu ou d’en conce-
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produit, activation presse et influenceurs, pop-up, stand, exposi-
tion... Nous créons et imaginons des e-expériences digitales ou
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Président
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