Avec ce guide, toutes les PME pourront réaliser leur propre webinaire et épater leur client.

1. GUIDE COMMENT FAIRE
Mettre en place des webinaires dans mon
entreprise

2. Ce guide entre dans le cadre du projet performance PME
Competitic
• Les enjeux liés à la prise en charge des TIC par les entreprises sont vitaux pour le développement de la compétitivité
d’un territoire ; le lien entre niveau d’appropriation des usages des TIC et compétitivité n’est plus à démontrer. Les
opportunités liées à l’usage des TIC ne se limitent pas à la création d’un site Internet :
• L’usage des TIC ouvre de nouvelles opportunités en termes d’organisation au sein de l’entreprise : entreprise étendue, développement du télétravail,
connexion des salariés en situation de mobilité … autant d’évolutions qui contribuent à proposer de nouvelles opportunités pour le travail des femmes, le
maintien de l’emploi, etc.
• La généralisation de l’accès au « haut débit » et les nouveaux services qu’elle rend accessible aux TPE/PME (visioconférence, etc.) permet aux entreprises
de faire évoluer leur comportement environnemental (ex : réduction des déplacements, réduction de l’usage du papier, etc.)
• Compte tenu de l’importance de cette problématique pour l’économique territoriale, le réseau consulaire des
Chambres de Commerce et d’Industrie de la région Provence Alpes Côte d’Azur avec le soutien de la DIRRECTE
PACA et de l’Europe pilote un projet d’accompagnement « Performance PME CompetiITIC » dont l’objectif est de
développer l’usage des TIC par les TPE/PME ; toutes les informations sont disponibles sur le portail Internet
www.lenumeriquepourmonentreprise.com.
• Ce guide constitue l’un de ces contenus à destination des dirigeants de TPE PME qui souhaitent mettre en place une
solution de webinaire.
Page 2

3. INTRODUCTION

4. Aujourd’hui encore beaucoup de PME n’ont pas saisi les opportunités
que peut représenter le webinaire pour leur business
Page 4
Toucher plus de monde
•Les participants assistent à la conférence dans leurs locaux devant un PC, le webinaire se traduit par une
suppression des coûts de déplacement et surtout par une réduction du temps nécessaire à la participation
par la disparition du temps de déplacement. Alors que les "petits déjeuners" ou "conférences produits
d’entreprises" se multiplient, les prospects deviennent de plus en plus difficiles à convaincre. Ils éprouvent la
peur légitime de perdre leur temps pour une présentation le plus souvent perçue comme trop commerciale
et peu porteuse d’informations utiles. Le webinaire est alors pour eux une alternative séduisante puisqu’elle
ne nécessite pas de déplacement et que le participant peut abandonner très facilement et à tout
moment.
•Ce gain de temps et d’argent pour les participants se traduit pour l’organisateur par une espérance de
fréquentation plus forte à son évènement.
Réduire les coûts
•Le webinaire présente un avantage certain : le coût de revient est moindre que d’organiser une réunion
physique puisque on économise de fait les coûts logistiques (restauration, location de salle, etc.)
Améliorer le reporting
•Les solutions complètes de mise en oeuvre de webinaire comportent des fonctionnalités de reporting très
poussées. pour chaque participant il est ainsi possible de connaître les questions posées, le temps de
présence théorique devant la présentation en direct mais également sous forme d’archives ainsi que les
réponses aux différentes questions sondage posées lors de l’évènement.
Capitaliser sur les contenus
•Les solutions de webinaire permettent d’enregistrer un évènement et permette ainsi de produire quasi
instantanément des contenus média (videocast, podcast) qui peuvent être ensuite diffusés sur les réseaux
sociaux. Vous augmenter donc votre audience qui aura pour effet de booster le nombre de la participants
à votre prochain webinaire
L’usagedessolutionsdewebinaire:4
opportunitépourvotrebusiness
•Encore beaucoup de
PME n’utilisent pas ces
outils pourtant
aujourd’hui
accessibles à des TPE
PME.
•Vous trouverez dans
ce guide des bonnes
pratiques pour pouvoir
réussir avec succès
votre projet de mise
en place de webinaire

5. Un webinaire est séminaire que l’on peut suivre sur internet
• Un webinaire, terme issu de la contraction de web
et de séminaire est un séminaire multimédia et
interactif. Il est accessible en ligne sur inscription, et
on peut le suivre, en direct ou en différé sur le Web.
• Un webinaire comprend généralement un
diaporama, des commentaires audio voire vidéo,
la possibilité de poser des questions, soit en direct
par chat si la session se déroule en temps réel, soit
par courrier électronique si le retransmission se fait
en différé.
• Pour accéder à un webinaire, on doit
généralement choisir la session et s'inscrire en
remplissant le formulaire en ligne. Une fois
l'inscription validée, on reçoit une confirmation
automatique par le Web, suivie d'une confirmation
par courrier électronique avec les instructions pour
visualiser le webinaire.
Page 5

6. Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-
delà des retransmission de conférences (1/2)
• Un potentiel d’usages très différents :
• Présentation d’un nouveau produit,
d’une innovation
• Réunion de communication
« corporate »
• Formation elearning
• Présentation d’une étude
• Présentation d’un débat / émission
• Echange de bonnes pratiques client
• Etc.
• Tous les secteurs d’activités peuvent
être intéressés :
• Industrie,
• Services,
• Commerces,
• Etc.
Page 6

7. Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-
delà des retransmission de conférences (2/2)
La webTV Le webinaire hybride/retransmis La vidéo conférence
Semblable à une émission de TV mais
diffusée en live sur le web
Ce dispositif fait appel à d’important
moyens matériels (plusieurs caméras,
un plateau, éclairage, régie, etc.)
pour un contenu de qualité
Ce type de webinaires sont
généralement peu interactifs sauf à y
mettre les moyens (intégration de flux
sur les réseaux sociaux, chat)
Ce type de webinaire permet d’avoir
des contenus de très bonne qualité
(sur le forme)
Ce concept vise à mixer présentiel et
distanciel en donnant accès à
distance au déroulement d’une
présentation
L’audio et le support d’animation sont
les principaux contenus. La vidéo est
un besoin secondaire
L’interactivité est possible grâce au
chat. La prise de parole à distance
n’est pas recommandée pour éviter
une dégradation de la qualité sonore
Ce dispositif demande peu de
moyens matériels
Généralement une vidéo conférence
regroupe un nombre inférieur à 25
personnes.
Elle permet de collaborer : de
partager du contenu, échanger par
voix sur IP, de se filmer avec sa
webcam, etc…
Ce dispositif ne demande pas
d’investissement matériel, mais n’est
pas adapté à un grand nombre
d’auditeurs
Page 7
Il existe plusieurs concepts de webinaire

8. ETUDE D’OPPORTUNITE

9. Mettre en place un service de webinaire est un « projet »
• Il a un début, une fin
• Il disposera d’exigences et des souhaits qui permettront de définir la qualité attendue
• Un budget y sera alloué
• Nous recommandons d’utiliser la démarche modélisée ci-dessous qui commence par
l’étude d’opportunité
Page 9
• Installer et prototyper
• Tester avant de mettre en
service
• Structurer la stratégie de
communication
• Former et conduire le
changement
• Définir le besoin
• Analyser le marché
fournisseur
• Mettre en concurrence
• Analyser les offres
• Négocier les conditions
• Piloter le service rendu
• Structurer le concept à
grosse maille
• et marketer votre
webinaire
• Evaluer le ROI

10. Etudier l’opportunité : définir le concept de votre webinaire
Faire de la communication :
• présenter un produit, un service
• présenter votre société ou ses actualités (se faire
connaitre)
Donner une formation ou de l’information
Page 10
Pour quoi faire / Quel bénéfice ?
Pour qui ?
Prospects Clients Grand public
Autres (experts,
chercheurs)
A quel prix ?
Gratuit Payant
Comment?
Full distanciel Hybride distanciel/présentiel

11. Etudier l’opportunité : définir le concept de votre webinaire
• Analyse des besoins clients :
• Les sujets,
• La durée,
• Les types de contenus (vidéo, démonstration, etc.).
• Analyse concurrentielle :
• Mes concurrents ont-ils recours à des webinaires ? Si oui sous quelle forme, pour qui, sur quels
sujets et dans quel objectif ?
• Existe t’il déjà beaucoup de contenus sur les sujets que je souhaite aborder (sur slideshare,
youtube, etc.)?
Page 11

12. Etudier l’opportunité : définir son budget (1/2)
Questions clés Impact budgétaire Estimation du coût
Combien d’auditeurs
sont attendus en
moyenne ? Moins de
100 ou plus de 100
Peuvent ils écouter le
webinaire par
téléphone ?
Cette spécificité impacte le prix unitaire d’une licence.
Le prix d’une licence pour un webinaire pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes est 5 fois
plus cher (entre 3500 euros et 5000 euros) qu’une licence pouvant accueillir jusqu’à 100
personnes (entre 700 et 1000 euros)
Certains prestataires peuvent facturer des minutes d’audio conférence pour un accès à
partir d’un téléphone. Le prix va alors dépendre du nombre d’auditeurs moyens et du
temps moyen d’un webinaire en minute
Hypothèse : Pour un webinaire
avec max 100 auditeurs, 850
euros par licence
Sans accès par téléphone
Licences : 2 X 850
euros (soit 1700
euros par an)
Formation : deux
sessions d’une
demie journée : 2X
400 euros (soit 800
euros)
Combien de
collaborateurs seront
organisateurs ?
Cette spécificité impacte le nombre de licences et éventuellement le volume de
formations à prévoir
Hypothèse : 2 organisateurs
Combien de webinaires
pourront être réalisés en
même temps ?
Certain fournisseur peuvent proposer des licences avec un prix spécifique pour les
entreprises qui veulent animer plusieurs webinaires en même temps.
Hypothèse : pas plus d’un
webinaire à la fois
0 euros
A première vu en
regardant les solutions
ai-je des exigences en
matière de
développements
spécifiques ?
Compter une journée d’intervention à 600 euros HT pour des prestations de graphisme ou
d’intégration
Si vous ne souhaitez pas l’interface standard, le prix de la création (bandeau de bas de
page, configuration de l’environnement graphique, etc.) prendra 1 à 2 jours de prestation
L’intégration est plus complexe a évaluée car dépend de votre système d’information,
notamment les besoins d’interface avec le CRM, la gestion commerciale et la plateforme
pédagogique/learning management system pour les entreprises de formation. Compter 5 à
15 jours de prestations par interface
Hypothèse :
Pas de création nécessaire
1 interface nécessaire avec le
CRM : 10 jours à 600 euros
6000 euros
Ai-je besoin de filmer
l’intervention ?
Ce poste n’aura pas d’impact sur le couts de licences mais aura un impact sur le budget
matériel : compter 5000 à 10000 euros supplémentaires par rapport à un webinaire sans
vidéo ou seulement avec webcam
Hypothèse :
Pas de camera nécessaire
0 euros
Combien de
microphones seront
nécessaires ?
Compter 200 à 500 euros par microphone sans fils et 500 euros pour une interface
midi/wave
Hypothèse :
2 microphones et une
interface midi
1200 euros

13. Etudier l’opportunité : définir son budget (2/2)
Page 13
1° année Années suivantes
Budget moyen selon les
hypothèses de la diapositive
précédente
9 700 euros HT 1 700 euros HT

14. Evaluer le retour sur investissement
• Le calcul d’un retour sur investissement permet d’évaluer l’intêret économique du projet
de webinaire. Il consiste à comparer les gains attendus avec les coûts du projet
• Les gains peuvent par exemple être évalués par le CA marginal généré à l’issue des
webinaires, par exemple
• Je souhaite réaliser 12 webinaires cette année
• Chaque webinaire permet de toucher 50 auditeurs
• 10% des auditeurs me contactent à l’issue d’un webinaire. 20% d’entres eux signent un contrat
• Les enregistrements des webinaires diffusés sur les réseaux sociaux génèrent par an 10 contacts.
20% d’entre eux me signe un contrat.
• Ma marge brut moyenne par contrat est de 2000 euros
⇒Les gains annuels sont donc de : 12x2000 + 2X2000 soit 28 000 euros
⇒Le dispositif est rentabilisé en 4 mois !!! (sur la base du coût présenté dans la diapositive
précédente)
• Les hypothèses peuvent être affinées à partir d’informations que vous pouvez trouver sur
internet (pour des cas proches de votre secteur d’activité), auprès de votre réseau
professionnel, de votre CCI, de consultants, etc.
Page 14

15. ACHAT

16. La phase d’achat se décompose en 6 phases
• Pour la description des différentes étapes, nous
vous invitons à vous référer au guide « comment
faire acheter du logiciel et des prestations »
• Nous nous focaliserons donc, dans la suite du
document, sur les spécificités de l’achat de
webinaire
Page 16
Analyser le
marché
fournisseurs

17. Définir le besoin dans un cahier des charges (1/3)
• Décrivez votre besoin fonctionnel sur le volet logiciel :
• Mettez en avant les éléments qui permettront au fournisseur de dimensionner
son offre :
• Nombre d’organisateurs
• Nombre d’auditeurs maximum attendus par webinaire
• Nombre d’auditeurs moyens attendus par webinaire
• L’accès au son du webinaire sera-t-il possible à partir d’un téléphone
• Le nombre de webinaires simultanément
• Le nombre de webinaires prévue par an
• Décrivez les fonctionnalités attendues :
• Gestion de campagne de mailing pour le webinaire
• Gestion d’une page d’inscription, d’authentification à chaque évènement
• Import de fichiers de contact (.csv, .xml, .xls)
• Capacité à charger des documents de formats courants (.pdf, .ppt, .xls, .doc, etc.)
• Capacité à faire du partage d’écran
• Capacité à intégrer de la vidéo
• Capacité à intégrer un chat
• Capacité à intégrer un outil de Question/réponses
• Enregistrement du webinaire (.avi, .flv)
• Capacité à retravailler l’enregistrement (post production)
• Gestion des participants
• Décrivez les exigences concernant les fonctionnalités du
logiciel :
• Prérequis pour les utilisateurs : sur ce point, il est conseillé
d’exiger le minimum de prérequis logiciel (Adobe flash à
la rigueur)
• Hébergement : il est préférable de recourir au SAAS, qui
vous évite de gérer l’installation et les mises à jour du
logiciel sur vos infrastructures
• Multilangues,
• Compatible avec les principaux navigateurs : safari,
Chrome, IE, Firefox, Opera
• Etc.
Page 17
• Expliquez le contexte de votre entreprise
• Décrivez le concept de webinaire que vous souhaitez mettre en place (défini dans la phase précédente)

18. Définir le besoin dans un cahier des charges (2/3)
• Décrivez votre besoin sur le volet matériel :
• Nombre de micros, dont les caractéristiques devront être décrite :
• Captation/amplification :
• Capter le son uniquement,
• ou bien capter et amplifier le son
• Typologie :
• Microcravate
• Microphone classique
• Autres
• Sans fil/ filaire
• Nombre de cameras numériques
• Interface audio : MIDI/Wave
• Nombre d’entrée/sortie
• Branchement sur port USB
• autres
• Décrivez les exigences concernant le matériel:
• En matière de compatibilité avec votre matériel existant (poste, matériel d’amplification)
• En matière de réseaux/débit
Page 18

19. Définir le besoin dans un cahier des charges (3/3)
• Décrivez le système d’information existant et cibler la description sur les applications qui pourraient être en interface
avec la solution de webinaire :
• Votre site web
• Le CRM
• La gestion commerciale
• Etc.
• Décrivez le besoin en prestations :
• Intégration et création :
• Interfaces nécessaire avec le système d’information
• Créations graphiques nécessaires : bas de page, logo, page d’accueil, balise cliquable, etc.
• Formation :
• nombre de sessions
• Présentiel ou distanciel
• Assistance utilisateur
• Nombre de webinaires pour lesquels vous souhaitez être assisté à distance ou sur place
• Indiquez votre Planning prévisionnel
Page 19

20. • Des éditeurs en direct (achat de la solution
uniquement)
• Certains éditeurs peuvent proposer des services
en périphérie de l’achat de licences
Analyse du marché fournisseur : qui sont les acteurs*
susceptibles de répondre au besoin ?
• Des prestataires qui fournissent les licences, les
prestations, le support, les services d’audio
conférence voir achètent le matériel pour vous
• Il adapte donc la solution à votre besoin
Page 20
*Liste non exhaustive d’acteurs du marché, informations datant de septembre 2014

21. Mettre en concurrence et analyser les offres
• Suivre la démarche proposée dans le guide « Comment acheter des logiciels et des
prestations »
• Les spécificités de l’achat de solutions de webinaire résident dans :
• le choix des composants du critères de « qualité technique) :
• Couverture fonctionnelle
• Gestion d’inscription
• Scalabilité (possibilité d’augmenter rapidement le nombre d’auditeurs si nécessaire)
• Simplicité du processus d’accès à la conférence pour les participants ( nécessité de télécharger ou non un plug in spécifique)
• Fonctionnalités d’enregistrement et de post production natives ( outil de montage de vidéo)
• Consommation de bandes passantes en fonction des usages : chargement préalable de documents, partage d’écrans, etc.)
• Accès audio pour les auditeurs (VOIP, téléphone, etc.)
• Gestion de l’interface de réunion : habillage de la page d’accueil, de la salle de réunion, mise en place de bandeaux, de logis,
etc.
• Gestion du backoffice (création d’événements, suivi de statistiques)
• La manière dont les formation sont délivrées : sur place ou à distance ?
• Profils des formateurs et des techniciens : nombre d’années d’expérience sur la solution proposée, références
• Services d’assistance (pages de disponibilité, temps d’intervention en cas sinistre, etc.)
• Un intérêt a demander une démonstration aux candidats avant de faire le choix.
• Pour évaluer le prix notamment pour les solutions SAAS (facturées à l’usage), ne pas oublier de faire des
hypothèses de consommation en fonction des unités d’œuvre de facturation proposées par le
fournisseur (volumes de minutes en audio conf, volumes de minutes en VOIP) afin de pouvoir comparer
les offres
Page 21

22. Négocier et piloter le service rendu : peu de spécificités
propres aux webinaires
• Il vous sera plus ou moins facile de négocier en fonction de la taille du fournisseur et du
volume d’achat
• Si vous envisagez de négocier : référez vous au chapitre « Négocier les condition » du
guide « comment faire acheter du logiciel et des prestations ».
• Les négociation porte rarement sur le prix des licences mais sur le prix des prestations
annexes : l’assistance, la formation, etc.
• Dans la négociation, essayer de demander une maquette, c’est-à-dire une démonstration
qui colle le plus possible à vos besoins
• Le pilotage du service rendu se déroule sur la base des même principe que pour tout
projet informatique : référez vous au chapitre « piloter le service rendu » du guide
« comment faire acheter du logiciel et des prestations »
Page 22

23. METTRE EN OEUVRE

24. Installer et prototyper la solution de webinaire
• L’installation est simple, puisque techniquement, et pour la majorité des solutions du marché,
elle n’est pas nécessaire. Cette étape est remplacée par la mise à disposition des comptes et
des environnements qui devront être ensuite paramétrés.
• Le prototypage consiste à habiller ses environnements est les configurer de telle sorte que vous
puissiez dans un premier temps réaliser les tests.
• La configuration porte notamment sur les points suivants :
• Habillage de votre interface de gestion (logo, fond d’écran, etc.)
• Création des salles dans lesquels vont se dérouler les webinaires
• Gestion des droits : création des groupes, configuration des droits pour les utilisateurs
• Gestion d’évènements (configuration des fonctionnalités de gestion des invitations, des inscriptions,
gestion des relances, gestion de l’envoie d’informations post évènement, etc.)
• Configuration matériel pour vous assurer du bon fonctionnement des outils de captation audio et video
dans votre salle virtuelle
• Etc.
• Si vous souhaitez réaliser vous-même ces étapes, un formation « administrateur » serait
certainement nécessaire au préalable.
• Si des développements spécifiques sont envisagés, il devront être réalisés dans cette phase.
Page 24

25. Tester avant de mettre en service votre premier webinaire
ouvert au public
• Il est préférable de réaliser plusieurs tests, pour être sur du bon fonctionnement du service, le jour ou le
premier webinaire sera ouvert au public.
• Des tests peuvent être réalisés sur certaines fonctionnalités dans un premier temps :
• Le processus d’inscription
• Les interfaces
• Le déroulé de l’évènement
• L’enregistrement et la post production
• Puis, mener le test sur l’ensemble du processus :
• Organisez une « recette » : Une dizaine de testeurs peuvent suffire
• Décrivez des scénarios de tests dans un fichier excel qui détaillent toutes les étapes à suivre par les testeurs (je
clique sur le lien d’information, je m’inscrit, je valide mon inscription, je reçoit un mail de validation, je reçoit un
mail de rappel avec le lien, je me connecte, etc.). Les scénarios peuvent être différents (connexion en dehors
de la plage horaire de l’évènement, connexion avec une tablette, inscription a plusieurs reprise avec les
mêmes identifiants, etc.)
• Si l’un d’entre eux constate une anomalie bloquante ou mineure, il la reporte sur le tableau qui sera collecté
par le chef de projet.
• Procéder aux correctifs (à 95%, des erreurs de paramétrage pour les principales solutions du marché)
• (Optionnel) Lancer à nouveau un test sur l’ensemble du processus avec des auditeurs « tests » (qui peuvent
être des clients). Ce nouveau test permettra d’affiner vos correctifs et d’identifier des cas d’usages pour
résoudre des problèmes qu’ils peuvent rencontrer (souvent causés par la configuration ou le non respect des
prérequis techniques de leur poste)
Page 25

26. Définir la stratégie de communication autour de votre
webinaire
• Pour avoir une audience, il est essentiel que vos prospects ou clients soient informés de
l’horaire et du contenu de votre webinaire. La stratégie de communication de votre
webinaire est donc très importante
• Intégrez une communication dans une page de votre site internet intégrant un lien vers la
page d’inscription
• La clé réside dans l’utilisant au maximum les outils numérique pour diffuser l’information et
faire venir les internautes sur la page de votre site :
• Les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo, Twitter, Facebook, etc.)
• Les plateformes de curation (scoop-it, pearltrees)
• Utilisez également vos fichiers clients ou votre CRM
• Enfin : travaillez vos messages pour inciter le prospect à s’inscrire !
Page 26

27. Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance
et évaluer la satisfaction (1/3)
• Vis-à-vis des organisateurs
• La conduite de changement d’un projet de webinaire consiste à accompagner les futurs organisateurs
dans la prise en main de la solution de webinaire. Il existe plusieurs types actions possibles :
• La formation à la solution : réalisée souvent par le fournisseur (et donc à intégrer dans le cahier des charge
comme évoqué précédemment)
• La formalisation d’un guide utilisateur qui décrit des actions permettant aux utilisateurs non aguerris de pouvoir
mettre en place un webinaire (pas à pas) en toute autonomie
• Vis-à-vis des auditeurs
• Il ne faut pas oublier de prévoir un dispositif d’assistance capable de répondre aux réponses des
auditeurs. Les auditeurs sollicitent majoritaire l’assistance dans un laps de temps de 30 minutes compris
entre 15 minutes avant l’évènement et 15 minutes après le démarrage.
• L’assistance ne doit pas être réalisée par l’animateur (qui par définition anime et donc n’est pas
disponible)
• Enfin, il est préconisé de prévoir une évaluation du webinaire à l’issue de l’évènement qui peut prendre
plusieurs formes :
• Une enquête en ligne (soit intégrer nativement dans la solution de webinaire, soit réalisée à partir de solution tiers :
spinx, surveymonkey, etc.)
• Une enquête téléphonique sur la base des données téléphoniques recueillies lors de l’inscription
• Cette évaluation doit permettre d’identifier des axes d’amélioration du dispositif de webinaire comme
du contenu de l’évènement.
Page 27

28. Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance
et évaluer la satisfaction (2/3)
Page 28
Exemple de
guide

29. Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance
et évaluer la satisfaction (3/3)
Page 29
Exemple de
questionnaire
d’évaluation

30. Ce contenu a été réalisé avec le soutient de