Évangéliser le digital dans l'entreprise par Dominique GUICHARD

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Évangéliser
le
digital

dans
l’entreprise
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Conférence

Minutes
Academy

Par
Dominique
Guichard


Dominique
Guichard

Ø  Président
MINUTES
ACADEMY
BFA

Ø  Ex
directeur
digital
NaDxis
Assurances

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INﬂuencia

Pourquoi
lancer
le
digitalisa8on
de
son
entreprise
?

à 
20%
de
front
oﬃce

à 
80%
de
la
parDe
digitale
est
invisible

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INﬂuencia

D’après une étude réalisée en 2013 par CAP GEMINI
auprès de 400 dirigeants d’entreprise, les entreprises qui
font preuve d’une maturité digitale :
Pourquoi digitaliser votre entreprise ?
Ø sont plus profitables
Ø génèrent plus de revenus par
employé
Ø sont mieux valorisées par les
marchés

à Facteur de performance pour l’entreprise

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INﬂuencia

Quand le digital réinvente l’entreprise …
L’entreprise
digitale
:
capacité
de
l’organisaDon
à
fournir

des
ouDls
de
gesDon,
de
collaboraDon
et
de
partage
des

connaissances
eﬃcaces
avec
ses
clients,
ses
fournisseurs
et

en
interne.

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INﬂuencia

Sommaire
1.  Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
2.  Les évolutions à apporter à
l'organisation
3.  Les règles d’or

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INﬂuencia

Collaboration
COLLABORATION COOPERATION
COORDINATION
COMMUNICATION
1

2

3

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INﬂuencia

Le travail collaboratif interne :
un levier de performance efficace ! ...
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
n  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de
déplacement
n  Suppression d’activités à non valeur ajouté
n  Economiser les coûts « papier »
n  Favoriser l’innovation
Organisationnel
n  Décloisonner l’organisation
n  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit
d’informations
n  Favoriser la traçabilité des échanges
n  Favoriser le mode projet
Managérial n  Favoriser la responsabilisation des acteurs

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INﬂuencia

… mais qui se complique quand on
évoque les fonctionnalités et les outils !
Gestion électronique
documentaire
Réseaux
social
d’entrepriseLocalisationd’expertise
Groupe de
discussion
Web / Visio
conférence
MOOC
Partage
d’application

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INﬂuencia

Il existe 1 clé de lecture :
les 10 familles de fonctionnalités (1/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Mise en relation
Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre
en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des
compétences et des expertises.
Accès à
l’information
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux
informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur,
au travers d’un fil d’actualités.
Classement des
connaissances
Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir
mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à
gérer leur cycle.
Gestion du rendu
La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un
administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en
fonction du mobile.
Intégration au SI
Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système
d'information existant.
Source : référentiel lecko

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INﬂuencia

Il existe 1 clé de lecture :
les 10 familles de fonctionnalités (2/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Communication et
editorialisation
Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un
administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de
mettre en avant des contenus.
Coédition et gestion
de projet
Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou
de la réalisation d’un livrable.
Administration de la
plateforme
Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un
outil voulant avoir une dimension sociale...
Partage et gestion de
contenus
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un
utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de
visibilité souhaitée et sa provenance.
Conversation
La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels.
Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.
Source : référentiel lecko

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INﬂuencia

Les outils de travail collaboratif sont au cœur
du système d’information

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INﬂuencia

Les 5 principales solutions du
marché

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INﬂuencia

Google apps : le meilleur rapport qualité prix
•  Google propose un ensemble
d’applications collaboratives
(messagerie, agenda,
espaces projets, gestion
documentaire, réseau social)
composant une brique
d’infrastructure proposée aux
entreprises de toutes tailles (y
compris de très grandes
entreprises).
•  La solution est complète,
économique (moins de 4€/
mois/utilisateur) et très
ergonomique, les
fonctionnalités pro ayant
souvent été testées en
premier sur le grand public.
•  Une offre adaptée au besoin
des TPE PME
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et
editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr

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INﬂuencia

Alfresco : un leader open source de la
gestion électronique documentaire
•  Alfresco a décidé de ne pas
se lancer à la course au
social et de se concentrer sur
son cœur de métier, à savoir
la gestion de contenus et
documents, domaine sur
lequel l’avance
technologique prise leur
permet de proposer une
alternative crédible à des
outils spécialisés comme
Sharepoint, Documentum,
etc… en ajoutant une bonne
dose d’interopérabilité et de
respect des normes.
•  Un positionnement clair qui
leur ouvre les portes
d’entreprises de toutes
tailles.
Mise en relation
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et
editorialisation

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INﬂuencia

BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise
de référence qui a pour objectif le « 0
mail »
•  Bluekiwi est positionné
aujourd’hui sur le créneau du « 0
mail », à savoir viser la réduction
du nombre de mails envoyés dans
les entreprises clientes, en
proposant un portail social à
l’utilisateur final. Cette stratégie,
plutôt généraliste, place Bluekiwi
au centre du SI Social des
organisations clients.
•  Bluekiwi est une solution de
réseau social généraliste,
permettant d’outiller une large
gamme d’usages collaboratifs et
KM au sein d’une interface simple
à administrer.
•  Acteur français historique racheté
par Atos en 2012, l’outil se destine
à des structures de tailles
moyennes ou grandes, et peut
outiller la collaboration à l’interne
mais aussi à l’externe.
•  Solution précurseur à l’échelle
mondiale sur de nombreux sujets,
Bluekiwi continue d’innover.
Mise en relation
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et
editorialisation

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INﬂuencia

Microsoft Sharepoint 2013:
Le leader « all inclusive »
•  Sharepoint est la solution
collaborative historique de
Microsoft, leader sur le marché en
France. Centrée sur la mise en
ligne d’espaces projets, les sites,
finement paramétrables et centrés
initialement autour de
bibliothèques de document, la
solution dispose maintenant
d’espaces conversationnels, les
communautés, d’une brique
sociale, le Newsfeed, et d’un outil
de gestion de documents
personnels, Skydrive, renommé
OneDrive en 2014.
•  Sharepoint 2013 est un outil
aujourd’hui adapté au besoin des
entreprises dont le nombre de
salariés est supérieur à 200.
•  Coût de la licence environ 200
euros par an par utilisateur auquel
s’ajoute des prestations
d’intégration complémentaires
(environ 800 euros par jour)
Mise en relation
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et
editorialisation
Conversation
Source : lecko.fr

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INﬂuencia

IBM Connections : Le challenger
•  IBM est un précurseur du social,
mais a longtemps eu un temps
d’avance trop important par
rapport à la maturité des clients
français. A l’aise sur le cloud et en
mobilité (point faible de Microsoft),
IBM possède une belle carte à
jouer dans le SI Social de demain.
•  IBM Connections est la solution de
réseau social d’IBM, qui est
progressivement en passe de
devenir la solution collaborative
poussée par l’éditeur (auparavant
IBM poussait QuickR).
•  La solution est centrée sur
l’utilisateur et sur des
communautés, qui peuvent être
paramétrées selon l’usage
souhaité (entraide, innovation,
documents…).
•  L’outil propose également des
fonctionnalités documentaires de
plus en plus étendues.
Mise en relation
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et
editorialisation

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INﬂuencia

Les solutions numériques de travail collaboratif …
ne sont (malheureusement) que des outils

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INﬂuencia

Pas
facile
de
passer
de
la
théorie

à
la
praDque
du
travail
collaboraDf

Stratégie
Organisation,
processus,
management
Outils
Approche
théorique
Approche
technophile
Quelques verbatims
illustratives
Les résultats
Pas d’usages
Par oùcommencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas
de
résultats

opéraDonnels

• «
Il
faut
développer
les

synergies
»

• «
Il
faut
développer
la

transversalité
»

• «
Il
faut
mutualiser
la

connaissance
et
les

compétences
»

• «
Il
faut
diﬀuser
la
stratégie

de
manière
homogène
»

• «
Sharepoint
a
la
meilleure

couverture
foncDonnelle
»

• «
Il
manque
une
GED
à
l’état

de
l’art
»

• «
Il
faut
meYre
en
place
un

RSE
à
court
terme
»

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INﬂuencia

Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Quels impacts
sur les
processus
métiers ?
Comment
valoriser la
collaboration /
Comment
inciter?

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INﬂuencia

 Ils sont conséquents !!!
 La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de
refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions
entre les membres d’une communauté :
 Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie
d’une notification aux membres du groupe
 La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du
support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte
rendu sur l’espace dédié
 La communication interne doit être multicanale
 Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
Quels impacts sur les processus métiers ?

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INﬂuencia

Comment valoriser la collaboration ?
Comment inciter ?
 Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
collaborateurs pour valoriser la culture du partage
 Mettre en place un système de mesure de la collaboration
 Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne

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INﬂuencia

 Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un
community manager
 La modification des processus d’interaction redessine le contour de
son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
 Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en
validation systématique des productions de ses équipes !!! En
revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et
contributions de ses équipes
 Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de
travail collaboratif
Quel est le nouveau rôle du manager ?

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INﬂuencia

Multitude d’outils,
mais quel besoin ?

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INﬂuencia

 Quelques questions à se poser ?
 Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?
 (dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité
 Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs)
 Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ?
 Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?
 Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ?
 Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »
Nécessité de bien réfléchir sur le besoin …
à
La
déﬁniDon
du
besoin
est
le
principal
facteur

de
réducDon
des
coûts
d’accession
à
LA
soluDon

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INﬂuencia

Accompagner et poursuivre le changement :
une démarche continue
–  Analyser et communiquer
•  Analyse de l’exécution
•  Test, Validation et Recette
•  Analyse des résultats / communication interne / feed back
•  Correctifs éventuels / communication interne / feed back
–  Ajuster
•  Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons
managériales ou défaillances de communication que par des
défaillances d’outils
à
Pas
de
conduite
du
changement
=
pas
d’usages
=

projet
de
mise
en
œuvre
de
soluDon
collaboraDve
inuDle

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INﬂuencia

Facteurs-clés de succès
Ø  Implication forte de la Direction Générale = sponsor
Ø  Mise en place d’une gouvernance transverse
Ø  Implication forte de tous les collaborateurs de l’entreprise

Merci
d’avoir
suivi
ces

Minutes
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