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MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES ET ADMINISTRATIVES
- 1. PROCEDURE D’ORGANISATION&DE GESTION ADMINISTRATIVEET COMPTABLE Rédigé par Gaoussou Bakayoko
- 2. COMMA N YA SOMMAIRE Août 2024 2 AVANTPROPOS OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISTION ADMINISTRATIVE RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE PROCEDURES GENERALES COMPTABILITE INFORMATISEE ARCHIVAGE DISPOSITIONS FINALES DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS LISTE DES ANNEXES
- 3. COMMA N YA AVANT PROPOS Ce manueldécrit l'organisation et les procédures de gestion administrative, comptable et financière de COMMAN-YA. Il vise à formaliser les opérations selon des principes de gestion reconnus, la législation en vigueur, et l'acte uniforme applicable aux sociétés commerciales. Il responsabilise le personnel en définissant clairement les postes et tâches, optimise les circuits d'information pour accroître l'efficacité, et met en place un contrôle interne efficace. Le respect de ces procédures est essentiel pour garantir une gestion efficace, prévenir les risques d'irrégularités, et nécessitera des mises à jour régulières pour s'adapter aux évolutions légales et de l'entreprise. Août 2024 3
- 4. COMMA N YA I. OBJECTIFS D’UNEBONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE Il est important pour une entreprise, une association, une entité de mettre en place une bonne organisation de gestion administrative et comptable afin de : Ne perdre aucun document Gagner du temps Sauvegarder le patrimoine de l’entreprise Suivre sereinement la gestion de son entreprise Éviter les rappels en matière fiscale et sociale Août 2024 4
- 5. COMMA N YA Août 2024 II. RAPPELDES PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE 2.1. Séparation des fonctions La comptabilité est basée sur des enregistrements d'opérations multiples, et sa fiabilité repose sur un système de contrôle interne solide. Les objectifs du contrôle interne sont : Prévenir les erreurs et fraudes Protéger les biens et ressources de l’entreprise Gérer rationnellement les biens de l’entreprise Assurer un enregistrement comptable correct des opérations 5
- 6. COMMA N YA Août 2024 Pour atteindreces objectifs, il est crucial de séparer les tâches au sein de l’entreprise. Quatre fonctions distinctes sont : Décision et autorisation Conservation du patrimoine (gestion des immobilisations, stocks, liquidités) Enregistrement comptable (flux, correctifs d’inventaire, états financiers) Contrôle La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un auto-contrôle efficace. 6
- 7. COMMA N YA Août 2024 2.2. Définitiondes fonctions L’affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend : La description de la place qu’occupe l’intéressé dans l’entreprise Ses attributions et responsabilités L’origine des documents qu’on lui transmet Les documents à créer et leur destination La formalisation de ce descriptif est souvent délicate à obtenir dans une entité. 7
- 8. COMMA N YA Août 2024 2.3. Enregistrementcorrect et sans délais des opérations La comptabilité doit être constamment mise à jour et respecter les critères suivants : Exhaustivité : Toutes les opérations doivent être enregistrées. Réalisme : Chaque enregistrement doit être justifié par une opération et des pièces justificatives. Exactitude : Les montants doivent être correctement comptabilisés. Bonne période : Les opérations doivent être enregistrées dans la période correspondante. 8 2.4. Protections matérielles et juridiques Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, coffres, …) ou juridiques (assurances, clauses de non-concurrence, contrats, …).
- 9. COMMA N YA Août 2024 III.PROCEDURES GENERALES 3.1.L’importance du classement Malgré l'essor de l'informatisation, les documents papier restent nombreux. Pour éviter les pertes, il est recommandé de combiner un archivage numérique (via drive, SharePoint, serveur interne) avec un archivage physique. Un bon classement, par nature de document (courrier, trésorerie, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et ordre chronologique, permet de : Gagner du temps Suivre les échéances Anticiper les paiements Améliorer les relations avec clients, fournisseurs, banque, et autres partenaires. 9
- 10. COMMA N YA Août 2024 3.2. Latrésorerie Toute dépense doit être justifiée par une pièce justificative, quel que soit le mode de règlement. Chaque paiement nécessite l'approbation de la coordonnatrice projet et de la Directrice Exécutive (DEX) de COMMAN-YA, cette dernière étant la seule signataire des chèques et ordres de virement. Les chèques reçus doivent être déposés à la banque immédiatement ou le jour suivant, avec une copie des bordereaux conservée pour vérification. 10 3.2.1. Règles de base 3.2.2. Tenue de la caisse La gestion de la caisse est enregistrée dans un journal qui présente les entrées, sorties, et le solde. La Directrice Exécutive (DEX) effectue un contrôle quotidien en fonction du flux d’activité, et le solde est calculé et comparé avec les espèces chaque jour. Un contrôle mensuel est réalisé par la comptabilité pour vérifier les pièces de caisse avec le journal. Cette procédure permet de surveiller le solde et de détecter rapidement toute irrégularité. Après vérification, un responsable signe la fiche d’arrêté de caisse, et les mouvements sont enregistrés dans un livre de caisse (papier ou Excel).
- 11. COMMA N YA Août 2024 COMMAN-YA doitsécuriser les formules de chèques vierges dans une armoire ou un coffre, et ranger les espèces de la même manière chaque jour. Il est déconseillé de conserver des sommes importantes en caisse, et les espèces détenues ne doivent jamais dépasser le montant assuré contre le vol. 11 3.2.3. Protection des disponibilités 3.2.4. Emission de chèques et/ou des ordres de virement Il est essentiel d'éviter que les chèques ou ordres de virement soient émis sans le nom du bénéficiaire. Le signataire doit inscrire manuellement l'ordre. Si un tel chèque ou virement est reçu, il doit être immédiatement complété avec le tampon de l'entreprise. L'endos doit être correctement inscrit, de préférence avec un tampon incluant le numéro de compte bancaire. Il est strictement interdit de laisser une partie d'un chèque en blanc une fois qu'il est signé.
- 12. COMMA N YA Août 2024 Il estrecommandé de suivre un échéancier pour anticiper les paiements et améliorer les relations avec la banque. L'élaboration d'un budget de trésorerie permet de prévoir les besoins de financement. Un recoupement mensuel entre le journal de banque et les relevés bancaires doit être effectué par la comptabilité et validé par la DEX, soit manuellement, soit via un logiciel de comptabilité. 12 3.2.5. Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire 3.3. Achats de biens, services et frais généraux Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant : Expression du besoin Appel d’offre et/ou appel à candidature Sélection des fournisseurs, consultants ou prestataires Exécution des travaux et prestations de services Réception des factures fournisseurs et des consultants Comptabilisation Règlement des factures fournisseurs, consultants
- 13. COMMA N YA Août 2024 La passationdes marchés englobe tout le processus d'acquisition d'un bien, d'un service, ou du recrutement d'un consultant, de l'expression des besoins à l'exécution. Les procédures visent à garantir l'économie et l'efficacité, en respectant les principes de concurrence, équité, transparence, et égalité pour tous les soumissionnaires. Les méthodes incluent : L'Appel d'Offres Ouvert (AOO) l'Appel d'Offres Restreint (AOR) la Procédure de Demande de Cotation (PDC) L'Entente directe. Le choix de chacune de ces méthodes sera fonction du montant estimatif du marché. 13 3.3.1. Règles de base
- 14. COMMA N YA Août 2024 COMMAN-YA élaboreun budget en fonction des spécificités des projets à réaliser, tenant compte des besoins, contraintes opérationnelles et techniques. Chaque besoin doit être clairement défini, détaillé, et budgétisé en tant que ligne budgétaire. 14 3.3.2. Expression du besoin 3.3.3. Appel d’offres et/ou appel à candidature Un dossier d’appel d’offre (DAO) doit être élaboré en fonction des spécificités techniques des travaux ou des services à effectuer. Les candidats doivent retirer le DAO selon les conditions spécifiées dans l'avis d'appel d'offres, puis soumettre leur offre technique et financière aux lieux et dates indiqués. Le DAO doit inclure obligatoirement certains éléments essentiels.
- 15. COMMA N YA Août 2024 Documents constitutifs del’offre Pour qu'une offre soit valide, le candidat doit fournir plusieurs documents essentiels. • Cela inclut une garantie d'offre établie par une banque ou un organisme financier, couvrant le montant indiqué dans le Dossier d'Appel d'Offres (DAO), ainsi qu'une attestation bancaire de moins de six mois. • Le candidat doit également soumettre un formulaire de renseignement dûment rempli, signé et cacheté, ainsi que le pouvoir du soumissionnaire et la lettre de soumission, tous deux signés et cachetés. • Trois attestations de bonne exécution de projets similaires sont requises, ainsi qu'un planning d'exécution des travaux détaillé, et une offre technique et financière. • Pour les entreprises, une copie de la Déclaration Fiscale d'Existence (DFE) et du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) est nécessaire. 15
- 16. COMMA N YA Août 2024 La sélectiondes fournisseurs, consultants ou prestataires se fait par un jury sur la base de critères préétablis. Ce jury examine les candidatures, évalue les offres, et choisit celle qui présente les meilleures caractéristiques techniques et financières. Une notification d'attribution est envoyée aux candidats retenus, tandis qu'une notification de rejet est adressée aux non retenus. Chaque marché attribué est formalisé par un contrat ou une convention signée entre COMMAN-YA et le prestataire. 16 3.3.4. Sélection des fournisseurs, consultants et prestataires
- 17. COMMA N YA Août 2024 17 3.3.5.Réception des factures Les consultants, fournisseurs ou prestataires doivent soumettre à la comptabilité, en double exemplaire, une facture, une feuille de temps, et un rapport d'activité à la fin de leurs travaux, mensuellement pour les travaux récurrents. Ces documents sont validés par la coordonnatrice de projet avec un visa « bon à payer ». Les originaux sont destinés à la comptabilité, tandis que les doubles sont classés par échéance et par fournisseur pour faciliter la gestion des dossiers. Les factures de frais généraux sont également vérifiées avant paiement pour s'assurer de la conformité des informations et de la justification des charges.
- 18. COMMA N YA Août 2024 18 3.3.6.Comptabilisation Les factures doivent être comptabilisées dans un journal d’achats dès leur réception. Après comptabilisation, l’original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé » et un numéro d’enregistrement. Même s’il manque une pièce, par exemple le bon de commande, la facture est comptabilisée, mais elle ne sera réglée qu’après réception du document manquant. 3.3.7. Règlement des factures Le règlement de la facture validées et admises en paiement, est effectué à partir de l’échéancier et après vérification du solde bancaire. Les règlements sont effectués par chèque ou par virement bancaire. La date du chèque ou l’échéance de l’effet et le mode de paiement sont alors portés sur la facture.
- 19. COMMA N YA Août 2024 3.4. Lagestion du personnel et des charges sociales Il appartient à chaque entité de posséder la convention collective la concernant, régulièrement mise à jour et de procéder à son enregistrement à l’antenne de l’inspection du travail. Toute entreprise de plus de 20 salariés doit mettre en place un règlement intérieur. 19 3.4.1. Règles de base 3.4.2. Embauche Il est recommandé d'établir un contrat de travail écrit, obligatoire pour les contrats à durée déterminée, à temps partiel, ou indéterminée, conformément au droit du travail et à la Convention Collective Interprofessionnelle (CCI). Le salarié doit être inscrit auprès de la médecine du travail pour une visite d'embauche. Il est important de vérifier que les étrangers ont des cartes de séjour et de travail valides, que les diplômes requis sont fournis, et que les coordonnées bancaires sont justifiées par un relevé d’identité bancaire.
- 20. COMMA N YA Août 2024 20 Avantla fin de la période d'essai, le salarié doit fournir divers documents à savoir : Une carte d'identité Un extrait de naissance Un casier judiciaire récent Un certificat de nationalité Un certificat de résidence Un extrait d'acte de mariage (si marié) Une attestation de travail Un certificat de visite médicale Un certificat de prise de service.
- 21. COMMA N YA Août 2024 Une fichede paie mensuelle doit être établie conformément à la réglementation en matière de droit du travail et de sécurité sociale, incluant la durée du travail, les mentions obligatoires, et le calcul des charges sociales. Les déclarations sociales doivent être faites selon la périodicité fixée par la CNPS et en fonction du nombre de salariés. Tout retard de paiement entraîne une majoration de 0,050% par jour de retard et des intérêts de retard. 21 3.4.3. Etablissement des fiches de paie et charges sociales 3.4.4. Gestion des congés et absences Chaque salarié a droit à des congés payés qui sont en général d’un (1) mois pour 12 mois travaillés. C’est l’employeur qui fixe la date des congés payés. Un imprimé est signé par l’intéressé chaque fois que ce dernier prend des congés.
- 22. COMMA N YA Août 2024 Les sanctionsdisciplinaires sont prises en fonction de la gravité de la faute commise. Il existe tout d’abord la possibilité de donner un avertissement ou blâme, puis une mise à pied et enfin le licenciement. Il convient dans tous les cas de respecter la procédure légale et conventionnelle et constituer un dossier avec des écrits dès le premier problème avec un salarié. 22 3.4.5. Sanctions disciplinaires 3.4.6. Gestion des maladies Le salarié doit prévenir par écrit de tout arrêt maladie. Concernant la prise en charge par la société, il convient de se référer à la convention collective et aux choix faits en sus par l’entreprise en matière de prévoyance.
- 23. COMMA N YA Août 2024 Registrenominatif du personnel Registre employeur 23 3.4.7. Registres obligatoires 3.4.8. Affichage obligatoires Pour assurer un environnement de travail conforme aux normes légales et favorisant le bien-être des employés, il est essentiel de veiller à l'affichage des informations suivantes : Convention collective (lieu d’embauchage, lieu de travail) Règlement Intérieur (lieu d’embauchage, lieu de travail) Horaire collectif et durée du travail (lieu de travail) Egalité professionnelle (lieu d’embauchage, lieu de travail) Coordonnées Inspection du Travail (local accessible au personnel) Coordonnées Médecine du Travail (local accessible au personnel) Consigne en cas d’incendie Secours
- 24. COMMA N YA Août 2024 3.5. Lerecrutement et la gestion des consultants Un consultant est un expert indépendant possédant les compétences et l'expérience nécessaires pour mener à bien un projet. Il est crucial de bien comprendre les besoins spécifiques du projet et de définir clairement les objectifs à atteindre. Le recrutement d'un consultant doit répondre à un besoin clairement défini et suivre une procédure appropriée, que ce soit par voie directe ou par appel à candidature. Les critères d'évaluation et de sélection restent les mêmes, quel que soit le mode de recrutement choisi. 24 3.5.1. Règles de base
- 25. COMMA N YA Août 2024 25 3.5.2.Définition du profil du consultant Après avoir clairement identifié le besoin, il est important de définir précisément le profil du consultant recherché en tenant compte de ses compétences et connaissances spécifiques, de son expérience professionnelle, ainsi que de ses qualités personnelles telles que la capacité à travailler en équipe et la flexibilité. 3.5.3. Diffusion de l’appel d’offre et recherche des candidats L'appel d'offre pour le recrutement d'un consultant doit être diffusé via des canaux appropriés, tels que les journaux d'annonces légales, les réseaux professionnels comme LinkedIn, les sites d'emploi spécialisés, et les recommandations de collègues ou partenaires commerciaux. Les dossiers de candidature doivent inclure une lettre de soumission signée, une offre technique avec un CV à jour, les méthodologies de travail, des certificats ou attestations de missions similaires, une note de compréhension du projet, ainsi qu'une offre financière détaillée.
- 26. COMMA N YA Août 2024 26 3.5.4.Evaluation des candidatures, présélection et entretiens approfondis Les candidatures doivent être attentivement évaluées par un comité constitué à cet effet qui doit analyser les dossiers des candidats en privilégiant les consultants qui ont une expérience pertinente dans votre secteur d’activité et qui ont déjà travaillé sur des projets similaires. Ensuite organiser des entretiens personnels approfondis avec ces candidats. Ces entretiens permettent : Évaluer leurs compétences et leur expérience Évaluer la compatibilité culturelle entre votre entreprise et le consultant potentiel Apprécier leur style de travail, leurs valeurs, leur attitude et leur aptitude à communiquer clairement et de manière efficace La répartition des notes sera comme suit :
- 27. COMMA N YA Août 2024 CRITERES NOTEA ATTRIBUER (Sur 100) Expériences et CV 20 Compréhension du domaine d’étude 20 Proposition technique 30 Proposition financière 30 27 Il est important de vérifier et de contacter les références fournies par les candidats pour obtenir des informations supplémentaires sur leur travail antérieur et leurs compétences. Ces références offrent un aperçu précieux du rendement du consultant dans des situations similaires. 3.5.5. Sélection du consultant idéal et établissement du contrat Après avoir évaluer et mener des entretiens, le comité doit choisir le consultant qui présente le meilleur profil et en établir un contrat clair définit les attentes mutuelles, les délais, les livrables et les modalités de paiement et les honoraires.
- 28. COMMA N YA Août 2024 28 3.5.6.Modalités de paiement des honoraires Le paiement des honoraires aux consultants se fera selon les conditions ci-dessous : Livrables Périodicité Moyens de paiement o Rapport d’activité o Feuille de temps o Facture o Fiche d’appréciation Chaque 30 du mois Virement bancaire au RIB fourni par le consultant. 3.5.7. Conditions restrictives en matière de droit de propriété Tous documents relatifs à ces travaux de consultance deviendront propriétés de COMMAN-YA. Le (la) consultant(e) sera ténu(e) à respecter l’interdiction de tous partages ou divulgation des données ou des informations obtenues au cours de son mandat, sans autorisation émanant de COMMAN-YA. Une clause sur le respect des droits appliqués aux propriétés intellectuelles, sera dûment acceptée etsignée par les deux parties, lors de la signature du contrat.
- 29. COMMA N YA Août 2024 IV.COMPTABILITE INFORMATISEE L'administrationa émis une instruction sur le contrôle des comptabilités informatisées, qui concerne tous les systèmes informatiques contribuant à l'élaboration du résultat comptable. Les entreprises doivent conserver et archiver les documents et données de manière à pouvoir les présenter sur demande. Cette réglementation s'applique à tous les contribuables utilisant des systèmes informatisés pour tenir leur comptabilité. Si le logiciel utilisé ne garantit pas l'irréversibilité et l'intangibilité des écritures, la comptabilité ne sera pas considérée comme sincère et régulière. Une documentation détaillant les procédures et l'organisation comptable doit être maintenue et conservée. La DGI exige l'archivage de chaque version de traitement pour une période de 3 ans. Le non-respect de ces instructions peut entraîner le rejet de la comptabilité lors d'un contrôle, suivi d'une procédure contradictoire. 29
- 30. COMMA N YA Août 2024 V. ARCHIVAGE Laconservation des pièces justificatives comptables et des documents administratifs et financiers est essentielle. L'archivage doit être organisé pour permettre une recherche rapide et efficace. Les documents sensibles, comme les dossiers du personnel et les contrats, doivent être sécurisés sous clé ou au coffre. Aucune destruction d'archives n'est permise sans l'autorisation du dirigeant. L’archivage électronique est autorisé cependant les documents doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. La signature électronique est aujourd’hui un bon outil pour cet archivage. 30
- 31. COMMA N YA Août 2024 VI.DISPOSITIONS FINALES Cemanuel est un excellent outil pour la gestion administrative, fiscale et comptable de l'entreprise, conçu pour assurer une gestion rigoureuse et optimisée. Le comptable, en tant que professionnel aux compétences pluridisciplinaires, est souvent considéré comme le principal conseiller des chefs d'entreprise, avec 90% d'entre eux faisant appel à ses services. 31 1. Secret professionnel – clause de confidentialité Le personnel et les consultants travaillant sur des projets sont tenus au secret professionnel et ne doivent divulguer aucune information apprise dans le cadre de leurs fonctions, même après la fin de leur contrat. Toute violation de cette obligation entraînera un licenciement ou une rupture de contrat sans préavis ni indemnité.
- 32. COMMA N YA Août 2024 32 2.Droit à l’image COMMAN-YA s’engage à respecter le droit à l’image de son personnel et des consultants intervenants sur les projets. Elle s’oblige à demander une autorisation expresse et obtenir un accord écrit auprès de ses collaborateurs avant tout usage de leurs images notamment sur les réseaux sociaux. 3. Exclusivité et non concurrence Le personnel et les consultants doivent respecter une stricte confidentialité concernant les activités et projets de l'entreprise, tant durant leur contrat qu'après. Toute divulgation d'informations constitue une faute grave pouvant mener à un licenciement. Après la rupture du contrat, la divulgation ou l'utilisation de ces informations expose les contrevenants à des poursuites civiles. En cas de faute lourde ou de rupture de contrat par le personnel ou le consultant, ils ne pourront exercer une activité concurrente pendant un an dans un rayon de 50 kilomètres autour du lieu de travail.
- 33. COMMA N YA Août 2024 33 4.Règles générales tenant lieu de règlement intérieur Les employés et consultants de COMMAN-YA doivent respecter les consignes des supérieurs hiérarchiques, signaler toute absence pour maladie ou accident sous 48 heures, et justifier toute autre absence dans les 72 heures. Ils doivent éviter de faire du commerce, de recevoir des visites personnelles, et d'utiliser les ressources de l'entreprise à des fins personnelles pendant les heures de travail. Une attitude professionnelle est requise, incluant une disponibilité, une tenue décente, et l'évitement de tout débat personnel ou politique. Ils doivent également suivre les consignes de la Direction Générale. 5. Prévention et règlement des différends Les différends liés à l'exécution ou à l'interprétation des contrats seront réglés selon les lois en vigueur, la convention collective interprofessionnelle et les usages légaux entre employeurs, salariés et partenaires commerciaux. En cas de litige, les juridictions compétentes seront celles de la Côte d'Ivoire. Le travailleur déclare être libre de tout engagement antérieur et consent librement au contrat de travail.
- 34. COMMA N YA Août 2024 VII. DELAISDE CONSERVATION DES DOCUMENTS 34
- 35. COMMA N YA Août 2024 VIII. LISTEDES ANNEXES 35 Annexe 1 : Bon de caisse Annexe 2 : Brouillard ou Journal de caisse Annexe 3 : Procès-verbal d’arrêté de caisse Annexe 4 : Journal de banque Annexe 5 : Fichier de suivi des chèques émis Annexe 6 : Fiche de demande de congés Annexe 7 : Fiche d’autorisation d’absence
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