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Openerp
- 1. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 1/12 PROCESSUS DE MISE EN PLACE DE OPENERP Table des Matières 1 INTRODUCTION A OPENERP 1 2 LES ASPECTS TECHNIQUES D’OPENERP 3 3 ETAPES DU PROCESSUS DE DEPLOIEMENT 4 3.1 INSTALLATION DES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES 4 3.2 INSTALLATION OPENERP 4 3.3 CHOIX ET INSTALLATION DES OUTILS CONNEXES 4 4 ASPECTS FONCTIONNELS 6 4.1 MISE EN PLACE DES CRITERES ET PARAMETRES 6 4.2 MISE EN PLACE DES FONCTIONS METIERS 6 4.3 OUTILS DE REPORTING, TABLEAUX DE BORD ET PRESENTATION DES RESULTATS 7 4.4 UTILISATION DE OPENERP POUR LA COMPTABILITE OU REALISATION D’UNE PASSERELLE VERS LA SOLUTION DE L’EXPERT-‐COMPTABLE 8 4.5 UTILISATION DE OPENERP POUR LA PAYE 8 4.6 FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS 8 5 MIGRATION DES DONNEES 10 6 REPARTITION DES TACHES ET DES ACTIONS 11 Informations document Action Acteur Date Création Dominique Jouniot 08-‐02-‐2013 Tag Valeur Nom du document Processus de déploiement de OpenERP Diffusion Public Keywords OpenERP, Processus, déploiement, MOA, MOE, AMOA
- 2. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 2/12 1 Introduction à OpenERP Open ERP est basé sur un « framework » (OpenOject), permettant de réaliser un progiciel de gestion intégré́ (E.R.P.). Il permet des développements génériques et offre une évolutivité́ sans équivalent. Le principal avantage, par rapport à un « framework » classique de développement logiciel, est la fourniture, non seulement en standard mais également via des tiers, de centaines de fonctionnalités de gestion d'entreprise, sous forme de modules indépendants. La majorité́ des besoins exprimés par les clients, peuvent reposer sur les modules certifiés existants, parfaitement fonctionnels et largement utilisés. La société OpenERP SA, en Belgique, assure un suivi et un support sur l’ensemble des modules certifiés. Lorsque la fonctionnalité n’existe pas en standard, il est facile de la développer. Aujourd’hui, la dernière version mature de OpenERP est la version 7.0.
- 3. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 3/12 2 Les aspects techniques d’OpenERP Le produit OpenERP est développé en langage Python. Il est capable de s’intégrer sur tous les systèmes d’exploitations existants aujourd’hui : Linux, MacOSX et Windows. Les caractéristiques techniques principales sont : -‐ Respect du modèle de développement Modèle-‐View-‐Contrôleur : Natif -‐ Structure logiciel orientée objet -‐ Architecture trois tiers orienté WEB : Natif, Base de donnée Open Source PostgreSQL -‐ Accès par un navigateur web standard (pas de client lourd), accès interface mobile (Ipad, Iphone, etc.) -‐ Sécurité́ des transactions : Natif avec l’exploitation de SSL -‐ Authentification forte : Natif (si nécessaire, pour certain acteur sensible) -‐ Les échanges et le stockage de l’information sont conformes au standard XML -‐ Langage de développement : Python (Framework OpenObject) ou JS/HTML/XML (Vues) -‐ Outil de gestion des sources : Bazaar, via Launchpad ou partage fichier (FTP / SCP) -‐ Pop ups de documentation ou d’aide en ligne : Natif (Aide par écran / champ / Action) Les points clés – Pourquoi utiliser OpenERP : -‐ un seul logiciel couvre tous les besoins de l'entreprise (CRM, ventes, achats, produits et fabrication, gestion de projets, documentation, paye, comptabilité, etc.) -‐ automatisation des tâches grâce à l'intégration des processus métiers, -‐ pour les employés : plus besoin d'utiliser des logiciels différents, apprentissage simplifié, -‐ activation facile de modules lorsque l'on souhaite de nouvelles fonctions, plus de 2500 modules sont disponibles, -‐ accès à l’information, quand on a besoin, où on en a besoin (interface web, ipad, mobile, etc.) -‐ investissement limité : possibilité de démarrer avec uniquement une seule fonction/métier, juste pour bénéficier d'un besoin non couvert par le système d'information courant, -‐ pas de coûts de licence applicative, les sources sont téléchargeables gratuitement, -‐ nombre d’utilisateur illimité, pas de coût de licence par utilisateur, -‐ des passerelles avec les outils de comptabilité commerciale, pour la compatibilité avec les cabinets d’expertise-‐comptable, -‐ interface intégrée avec les CRM, les logiciels de e-‐Commerce, etc. -‐ réseau mondial de centaines de partenaires
- 4. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 4/12 3 Etapes du processus de déploiement 3.1 Installation des équipements informatiques OpenERP necessite l’installation de serveur, afin d’executer : La base de donnée PostgreSQL Le serveur Python openerp Le serveur de web (intégré à Openerp ou autres) Au niveau de la salle informatique et réseau, il convient de réaliser les étapes suivantes : -‐ Etape 1 : définition de l’architecture système (Choix système, virtualisation, etc.). -‐ Etape 2 : Installation et configuration des systèmes. -‐ Etape 3 : Choix des techniques des postes de travail (Linux, Windows, outils bureautiques, outils spécifiques, postes de travail virtuel : OVD, etc.). -‐ Etape 4 : Création du « Master » du poste de travail utilisateur et de sa configuration. -‐ Etape 5 : déploiement des postes de travail. -‐ Etape 6 : Accompagnement utilisateurs sur les outils et formation. 3.2 Installation OpenERP Avant l’installation, il est préférable de réaliser le choix de la version. Aujourd’hui, il convient de partir sur la version 7.0, car la maintenance de la version 6.1 s’arrêtera fin 2013. Installation minimale recommandée : -‐ une instance de test, -‐ une instance de production, -‐ un serveur de suivi des modifications/versions, du type Mercurial/SVN, etc. Installation des modules de base correspondants à l’environnement du Client : Dans le cadre d’une PME classique, les modules de base à installer, dans l’ordre, sont -‐ Base, Réseau Social, Contact, Calendrier. -‐ Comptabilité Générale, Comptabilité analytique et le Plan Comptable France. -‐ La Gestion des Ventes, La Gestion des Achats. -‐ Le module Ressource Humaine (SIRH), pratiquement tous les modules, y compris la paye. -‐ La Gestion des Projets et les feuilles de Temps des employés. Dés qu’une instance de test de OpenERP est en place, il est vivement recommandé qu’un ensemble correctement sélectionné d’utilisateurs prennent la main sur le produit. 3.3 Choix et installation des outils connexes Les outils connexes concernent l’exploitation, l’administration des serveurs, la gestion des sauvegardes (par exemple, webmin, PgAdmin, Bacula, etc.). Il convient également d’identifier et de déployer les différents services : -‐ serveurs DHCP, DNS, etc. -‐ serveur de messagerie (peut-‐être déjà existant ou sous traité, etc.)
- 5. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 5/12 -‐ serveur de fichiers (possibilité d’utiliser le serveur de fichier libre, compatible Windows : Samba) -‐ serveur d’annuaire (LDAP, AD, etc.). Ce point est extrêmement structurant pour l’entreprise, car il conditionne les règles d’IAM (Identity Access Management) et de sécurité (Contrôle d’accès, authentification, etc.) -‐ Les serveurs d’accès externe, la sécurité des accès externe, etc. Ne pas oublier que OpenERP sera, sans doute, accédé par des équipements mobiles.
- 6. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 6/12 4 Aspects Fonctionnels 4.1 Mise en place des critères et paramètres Au cours de cette phase, on suit trois étapes : Etape 1 : Analyse métiers des informations de structure -‐ analyse des différentes entités fonctionnelles de l’entreprise, -‐ identification et définition des constantes, des critères et de la structure société, (département, groupe, etc.), -‐ recensement des produits, formalisation des grilles tarifaires, etc. Etape 2 : Identification des structures de sécurité et d’accès -‐ les types et les groupes d’utilisateurs, -‐ les grandes fonctions nécessaires à leurs activités, -‐ les règles d’accès aux objets les plus sensibles. Etape 3 : Implémentation Technique dans OpenERP -‐ traduction de l’ensemble de ces informations en paramètres pour OpenERP => paramétrage de base, création des groupes, adaptation et création des règles (« domain » en OpenERP), -‐ identification si d’autres modules sont nécessaires, afin de parfaire le paramétrage de base. On itère sur l’ensemble des départements de l’entreprise, jusqu’à une traduction correcte de la structure de la société. Cette itération est fondamentale pour la mise ne place correcte de la gestion des droits et des règles de sécurité au sein du produit. Même si le produit dispose de base d’une structure de groupe déjà riche, par expérience, on constate qu’elle est insuffisante (surtout dans les domaines des activités comptable et gestion). Il va donc falloir l’enrichir rapidement. 4.2 Mise en place des fonctions métiers On identifie les métiers de l’entreprise et les processus les déterminants : -‐ On exécute une succession d’interview avec les acteurs de chacune des directions, -‐ On formalise les actions (rédaction des fonctions et processus) Les étapes d’implantation dans OpenERP sont : Etape 1 : Dans OpenERP de base : -‐ On identifie les fonctions n’existant pas dans OpenERP de base : o par rapport aux modules standard certifiés par OpenERP SA => environ 250 modules, o par rapport au serveur « Launchpad » de la communauté OpenERP => environ 2500 modules. -‐ On valide l’approche processus identifiée, avec les workflows et les processus déjà existants,
- 7. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 7/12 o dans un premier temps, il convient de réutiliser au maximum la configuration prédéfinie des processus, o Dans un deuxième temps, on identifie et adapte les worklflows et processus, ne nécessitants pas de modifications des modules ou structurelles, -‐ On planifie les mises à niveau structurelles, pour les processus n’existant pas dans l’application de base et/ou nécessitant une modification en profondeur. Etape 2 : Dans le cas où un module ou plusieurs, se rapprochant de la fonctionnalité demandée, existent : -‐ on analyse le niveau de différence, -‐ on voit si l’on peut l’accepte tel quel, avec juste du paramétrage, -‐ Sinon, on développe un module supplémentaire, héritage du précédent, fournissant la nouvelle fonctionnalité. Etape 3 : Dans le cas ou le module n’existe pas, il convient de développer un nouveau module. L’action nécessite la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel. Deux approches sont envisageables : -‐ sous traitance par notre société, experte en développement Python. Cette solution doit prendre en compte le suivi à long terme, pour assurer le maintien opérationnel de la solution), -‐ réalisation du développement en interne, par une équipe de la société cliente : structuration d’une équipe de développement MOE qui nécessite l’acquisition d’une expertise Python et OpenObject. Etape 4 : Dans le cas ou il serait nécessaire de réaliser des liens avec d’autres entités applicatives, telles que la comptabilité, le CRM, les plates-‐formes de e-‐Commerce : On identifie les liens avec les diverses entités : -‐ mise en place de mécanismes de synchronisation et d’interfaces d’automatisation, -‐ développement ou déploiement de modules spécifiques. 4.3 Outils de Reporting, tableaux de bord et présentation des résultats OpenERP dispose d’un module de « reporting » intégré. Cependant, ce module peut s’avérer insuffisant pour les besoins de l’organisme. Il est donc nécessaire de réaliser l’analyse suivante : -‐ identification des besoins des utilisateurs en terme de tableau de bord et de retour d’information, -‐ formalisation et définition des méthodes, formats et rapports de sorties demandées (PDF, graphiques, etc.). En fonction des besoins, on sélectionne les solutions OpenERP possibles (nécessite une prise de décision par les clients) : -‐ solution native (RML), -‐ solution plus évoluée (JasperReport, etc.), -‐ solution spécifique, nécessitant un développement.
- 8. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 8/12 IL est nécessaire de prévoir une phase de paramétrage des imprimantes. 4.4 Utilisation de OpenERP pour la comptabilité ou réalisation d’une passerelle vers la solution de l’expert-‐comptable Dans sa version 7.0, le module de comptabilité de OpenERP est très complet et doit pouvoir répondre à presque la totalité des besoins des entreprises dans ce domaine. La création d’un compte spécifique d’audit et de contrôle pour l’expert-‐comptable est facile à mettre en place. Cependant, il peut paraître plus simple d’envisager de conserver un lien vers les outils proposés par le cabinet d’expertise-‐comptable qui s’occupe de l’entreprise. Les écritures (totales ou partielles) enregistrées dans OpenERP, se déversant, alors dans son logiciel de production comptable. C’est, en générale, une simple action de paramétrage des modules comptables, permettant un transfert des informations vers les comptabilités propriétaires. Dans le cas ou cette action serait insuffisante, il sera nécessaire d’envisager un développement spécifique. Dans l’optique de migrer la totalité de la comptabilité sur OpenERP (voir également, les recommandations du §5), il est indispensable, dans un premier temps, de réaliser une phase de test, en parallèle avec l’ancienne comptabilité, puis passer en production sur des fonctions de base. Dans un deuxième temps, version ultérieure, après la phase de production concluante, il pourra être envisager d’enrichir le produit de fonctionnalités spécifiques pour la génération des états comptables et la gestion des échanges électroniques (télé déclaration, etc.). 4.5 Utilisation de OpenERP pour la paye Le module de paye française de OpenERP de la version 7.0 va très loin dans la génération de la paie. Il est cependant possible qu’il ne couvre pas tous les besoins de l’organisme. Trois étapes pour compléter l’approche : Etape 1 : l’objectif est de paramétrer l’outil afin de réaliser des extractions à destination de l’organisme éditant les paies. Etape 2 : Elle consiste à jouer la paie, dans OpenERP, en double et de vérifier l’adéquation entre les deux éditions. Des correctifs pourront alors être apportés à OpenERP dans ce sens. Etape 3 : Cette étape consiste à migrer la fonction paie en interne de l’application. 4.6 Formation et accompagnement des utilisateurs Cette action prend place dès l’installation des systèmes et de l’application, dans l’entreprise. L’action de formation se décompose en deux parties :
- 9. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 9/12 -‐ Formation lors de la mise en place de la solution auprès des utilisateurs -‐ Mise en place d’un help desk pour répondre aux demandes spécifiques. OpenERP dispose d’un module de gestion de ticket, il peut donc étendre ses fonctions au Helpdesk utilisateurs (en interne).
- 10. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 10/12 5 Migration des données Pour la plupart des entreprises, la décision d’installer un produit comme OpenERP, s’effectue après un certain nombre d’années d’exploitation. Il est donc important de prévoir la récupération des données et de l’historique informationnels de la société et de pouvoir le réinjecter dans le nouvel environnement. Cette tâche doit bien entendu prendre place, fonction par fonction. Elle n’est pas à négligé, et représente en général le coût le plus important lors de la migration. L’analyse se passe en trois étapes : -‐ Etape 1 : analyse des outils existant, validation des solutions de récupération des données. Si, les données ne sont pas exportables, il faudra envisager une saisie manuelle. -‐ Etape 2 : analyse des formats de données des exports. Création ou utilisation d’outils d’ETL pour la transformation des informations au format injectable dans OpenERP. -‐ Etape 3 : Injection dans OpenERP, validation de la cohérence et de l’intégrité des données réinjectées. Il est envisageable que cette étape necessite des ajustements manuels des informations une fois injectée dans OpenERP.
- 11. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 11/12 6 REPARTITION DES TACHES ET DES ACTIONS Nous présentons ici une répartition possible des tâches, des actions et des responsabilités entre la société cliente et le prestataire intégrateur, durant la mise en place de OpenERP. Ce tableau reprend les étapes du processus de déploiement et caractérise les actions des acteurs. Deux acteurs distincts sont identifiés pour la société cliente : -‐ Client MOA : Les chefs de projet (ou directions) métier de l’entreprise, personnes connaissant les action et tâches fonctionnelles de l’entreprise. -‐ Client MOE : Equipe technique du SI de l’entreprise (DSI), capable de prendre en charge les développements, l’administration, le suivi et la maintenance des outils techniques de OpenERP, afin de rendre les services et fonctions attendues par la MOA. Deux acteurs sont identifiés pour la société partenaire : -‐ Partenaire AMOA : consultants et experts dans les activités métiers du client, permettant un encadrement, une définition, un suivi et garantissant une parfaite adéquation des activités fonctionnelles avec les solutions implémentées dans OpenERP. -‐ Partenaire MOE : Equipe du partenaire capable développer les solutions techniques et les modules au sein de l’outil OpenERP. Tâches Client MOA Client MOE Partenaire AMOA Partenaire MOE Aspect Technique 3.1 Installation des équipements informatiques F F, X P, A I, X 3.2 Installation OpenERP F, A F, A, X P, A I, X Aspect Fonctionnel 4.1 Mise en place des critères et paramètres Etape 1 : Analyse métiers des informations de structure X A P I Etape 2 : Structure de sécurité X A, I P I Etape 3 : Implémentation Technique dans l’ERP A P, A, X A P, I, X 4.2 Mise en place des fonctions métiers : P A, I P, A I, X 4.3 Outils de Reporting, tableaux de bord et résultats A, X A, I, X P, A I, X 4.4 Utilisation de OpenERP pour la comptabilité ou réalisation d’une passerelle vers la solution de l’expert-‐comptable A, X, I A, X P X 4.5 Utilisation de OpenERP pour la paye A, X, I P X 4.6 Formation et accompagnement des utilisateurs A 5 Migration des données A, X, I P I, X Lecture du Tableau I : Prise en charge de l’installation (en général MOE) X : Exécution de la l’action (en général MOE)
- 12. ©THYLENEA Système d’Information -‐ 2013 DEPLOIEMENT de OPENERP 12/12 F : Formation sur transfert de compétence (en général AMOA et/ou MOA) A : Accompagnement (en général AMOA et/ou MOA) P : Pilotage (MOA)