Le document présente Google Apps et le cloud computing, soulignant leurs avantages en matière de coût, sécurité et efficacité pour les entreprises. Il décrit les outils de Google, tels que Gmail, Google Docs et Google Agenda, qui favorisent la collaboration et la gestion des informations, ainsi que les étapes de mise en place et de formation nécessaires pour leur adoption. La sécurité des données et l'intégration des services sont également des points clés abordés.

1. Présentation
Google Apps
Septembre - 2010

2. Sommaire
1. Le Cloud computing 4. Mise en place
Questions clés
2. Les Google Apps Création
Communication et connexion Migration
Collaboration et publication Intégration
Gestion des services Synchronisation
Sensibilisation
Formation
3. Les avantages Support
Gains de productivité
Economies 5. Questions
Sécurité renforcée

3. 1. Le Cloud Computing

4. 1. Le cloud
computing
"Le Cloud Computing, c'est
l'externalisation de l'informatique
(logiciels et stockage de données) sur
des serveurs Web."
Avantages :
- Coût d'utilisation réduits (mutualisation, facturation à l'utilisation)
- Sécurité des données (Sauvegarde sur plusieurs serveurs
spécialisés)
- Accessibilité des données et des applications (accessibles
à partir de n'importe quel terminal Web)

5. 1. Le cloud
computing
Les Data Centers Google : Data Centers Google en Europe
- Une cinquantaine sur la planète
- Un fort développement en Europe et en Asie
- Alimentés en grande partie par des énergies vertes
- Bâtis dans des zones sécurisées et à faible risque
- 20 spécialistes sécurité par Data Center
- Bandes passantes à très haut débit
- Gestion du trafic pour garantir le meilleur taux de réponses
- Reconstitution d'un serveur en moins de 3 minutes

6. 2. Les Google Apps

7. 2. Google Apps "Google Apps est un pack d'outils que
Google fournit aux entreprises pour
améliorer leur efficacité"
Sites
collaboratifs
E-mail Partage de
documents
Streaming
Agendas
vidéo
Chat et
visioconférenc
e

8. 2. Google Apps
Communication et connexion:
Gmail
Accédez à la puissance de Gmail : Espace de
stockage, Accès aux archives de partout, Anti-Spam,
Recherche avancée.
Google Talk
Echangez des messages instantanés avec vos
collègues et passez des appels vocaux/visio gratuits
d'ordinateur à ordinateur.
Google Agenda
Coordonnez les réunions et d'autres événements de
l'entreprise avec des agendas partagés.

9. 2. Google Apps
Collaboration et publication
Google Docs
Créer et partager des documents, des feuilles de
calcul et des présentations.
Google site
Partager tous types d'informations entre les
membres d'une équipe.
Google Video
Stocker et diffuser en ligne les vidéos de votre
entreprise.

10. 2. Google Apps Communiquer avec Gmail et Gtalk
La gestion des e-mails par « conversations »
Gmail regroupe toutes les réponses et transferts de message afin de donner plus de cohérence à la discussion.
Les message instantanés (chat) s'intègrent aussi dans le fil de discussion. Vous pouvez ainsi remonter plus
facilement à l'historique d'un message.
Un espace de stockage illimité
Gmail vous offre par défaut un espace de stockage de 25 Go, ce qui rend inutile la suppression des e-mail.
Même au delà de cette limite, Google fournit de l'espace supplémentaire sur demande.
Enregistrement en temps réel de vos messages
Ne perdez plus aucun e-mail à cause d'un plantage ou d'une panne de courant : Gmail enregistre en temps réel tout
ce que vous saisissez dans votre message, vos données ne sont donc jamais perdues!
Contrôle total des Spams
Les filtres avancés protègent la boite de réception des employés contre le spam.
Ils peuvent ainsi se concentrer sur les messages importants et avoir une boîte mail propre.
Centralisation de toutes vos boîtes mail
Grâce à Gmail, vous pouvez centraliser toute vos boîtes mail sur une seul interface (web, outlook ou autre).
Un système de règles/filtres élaboré classera vos e-mail dans libellé adéquat (perso, pro etc...).
Le classement par étiquette (tags ou libellés)
Dans les systèmes de messagerie classiques il est impossible de classer un e-mail dans plusieurs dossier.
Gmail permet d'affecter au même message autant de libellé que l'on souhaite, on peut donc plus facielement le
retrouver.

11. 2. Google Apps Communiquer avec Gmail et Gtalk
Un moteur de recherche "Google" pour chercher dans les messages
Google met la technologie de son puissant moteur de recherche au service de votre boîte mail. Vous pouvez ainsi
retrouver n'importe quel message en tapant un mot clé.
Carnets d'adresse partagés
Gmail propose l'un des outils de gestion des contacts les plus performants du marché et permet également de
partager des carnets d'adresse.
Aucun risque de perte de données
En cas de perte ou de vol d'ordinateur car toutes vos données sont sur les serveur Google.
Possibilité de travailler sur sa boîte mail sans connection Internet
Messagerie instantanée
Vous pouvez voir à tout moment si votre collègue est en ligne et le contacter directement plutôt que de lui envoyer
un e-mail.
Visio-conférence
Gtalk permet de communiquer par Chat, voix ou visioconférence avec vos interlocuteurs.

12. 2. Google Apps Partager avec Google Sites
Sécuriser vos informations
Définir les règles d'accès pour chacun des sites/pages de votre société.
Rendre les informations utiles facilement accessibles
Créer un intranet ou permettre à une equipe projet de créer des sites pour récolter et partager les informations
d'un service.
Partager des fichiers facilement
Le versionning des fichiers se fait automatiquement dans Google Sites. Vous pouvez donc facilement gérer les
mises à jour et être sur d'avoir le dernière version d'un documnent (.doc, .xls, .csv, .ppt, .pdf ou autre)
Unifier des contenus provenant de plusieurs sources
En affichant des documents Google, des diaporamas, des vidéos ou des widgets sans aucune connaissance de
programmation.
Trouver l'information instantanément
La technologie du moteur de recherche Google est intégrée dans Google Sites. Chaque employé peut trouver
n'importe quelle information aussi facilement qu'en faisant une recherche sur le Web.
Contribution de tous les employés
Aucune connaissance en informatique n'est nécessaire pour actualiser les pages ou même créer un nouveau
site. Tout employé peut donc partager sa connaissance.

13. 2. Google Apps Collaborer avec google docs
Espace de stockage de documents en ligne
Google Docs est un espace de stockage en ligne de documents dans lequel vous pouvez créer et mettre à jour des
documents compatibles Microsoft Word, Excell, Powerpoint et autres en temps réel et en collaboration avec d'autres
interlocuteurs.
Collaborer à plusieurs sur les mêmes documents
Google Docs permet à toutes les personnes qui ont accès au document de le mettre à jour en temps réel. Les
changements apparaissent instantanément sur l'écran de chaque utilisateur.
Créer et analyser des questionnaires, sondages, formulaires
Google Docs vous permet aussi de créer rapidement des formulaires que vous pouvez publier sur votre site ou envoyer par
e-mail. Au fur et à mesure que les personnes interrogées répondent, une feuille de calcul est automatiquement alimentée.
Vous pouvez donc suivre en direct les réponses à un sondage. Google Docs se charge aussi de dépouiller
automatiquement les questionnaires en créant des synthèse graphiques de vos questionnaires.
Publier vos présentations directement sur Internet
Vous pouvez publier vos documents sur votre site Web ou votre site Intranet. Vous pouvez même mettre en ligne des
présentations powerpoint à lecture automatique.
Paramétrer qui peut voir et mettre à jour vos documents
Avec Google Docs, vous gardez le contrôle ! Vous pouvez définir qui a accès à vos documents et qui peut les modifier. Les
documents n'étant plus des pièces jointes dans des e-mails, vous êtes à l'abri de fuites accidentelles d'informations.
Archivage de toutes les versions de vos documents
Google Docs enregistre toutes les trois minutes une nouvelle version de vos documents. Vous pouvez ainsi recouvrer l'état
qu'avait un document à une date et une heure précise.
Economies de licence
Avec Google Docs, vous bénéficiez d'une suite bureautique sans avoir à payer de licence logicielle. Vous pouvez lire et
modifier des documents Excel, Powerpoint, Word etc... sans avoir besoin de licence Microsoft Office.Les fonctionnalités
d'archivage et de versionning étant inclues dans le forfait Google Apps, vous n'avez pas à payer de license SharePoint
pour gérer les versions de vos documents.

14. 2. Google Apps
Organiser avec Google Agenda
Planifier des réunions facilement
Superposez les agendas de tous les participants sur la même page pour voir les disponibilités de chacun.
Saisissez les informations relatives aux réunions ; Google Agenda se charge automatiquement d’envoyer des
invitations et d’actualiser les réponses.
Partager des agendas de projet
Vous pouvez partager des agendas avec le reste de l’entreprise ou avec certains collaborateurs uniquement
en définissant des droits d'accès : Vous pouvez ainsi définir qui peut consulter les événements modifier les
agendas Google.
Publier des agendas sur vos pages Web (internet ou intranet)
Insérez un agenda, un planning, des horaires de consultation sur votre site Web. Vous pouvez par exemple
donner la possibilité à vos visiteurs de voir vos disponibilités et même de prendre directement rendez-vous
avec vous.
Votre agenda vous suit sur votre mobile (Iphone, Blackberry ou autre)
Consultez et mettez à jour votre agenda, invitez des utilisateurs depuis un mobile tel que BlackBerry, iPhone
ou autre. Recevez des notifications d’agenda par SMS.
Publier des agendas sur vos pages Web (internet ou intranet)

15. 2. Google Apps Sécuriser vos documents avec Google Apps
Ne diffusez plus vos données internes à l'exterieur
Lorsque vous téléchargez un pièce jointe à partir d'un ordinateur externe à l'entreprise ou que vous ouvrez un document
stocké sur une clé USB, vous contribuez sans le savoir à la fuite des informations de votre entreprise.
Grâce à Google Docs, tous les documents sont centralisés en un seul endroit (Serveurs hautement sécurisés Google) et
vous pouvez les consulter et les modifier de n'importe où sans avoir à les télécharger.
Vos documents sont accessibles même sans connexion internet. Avec la synchronisation continue de tous vos
documents google apps, vos documents sont accessibles sur votre poste de travail ou ordinateur portable lorsque vous
n'êtes pas connecté. Même en cas de vol de votre ordinateur ou disque dur, les documents ne seront pas accessibles car
votre identification Google Apps est nécessaire.
Définissez les règles d'accès à vos documents
Ne laisser aucune information confidentielle vous échapper grâce à Google Docs.
Lorsque vous créez un document ou que vous copiez un fichier Excel, PowerPoint ou Word sur Google Docs, vous pouvez
définir qui peut consulter ou modifier le document.
Un système d'alerte vous permet aussi de recevoir un e-mail à chaque fois que le document est modifié ou consulté.
Vos documents ne sont jamais perdus avec Google Docs
Toutes les trois minutes, Google Docs enregistre une version de vos documents, vous pouvez ainsi à tout moment
retrouver n'importe quelle version d'un document effacé ou modifié par mégarde.
De plus les documents Google Docs sont stockés sur les serveurs hautement sécurisés de Google dans un hébergement
"en cloud". Grâce à ce système d'hébergement, vos documents sont sauvegardés sur toutes les infrastructures de Google.
Ainsi, même si le serveur que vous utilisez venait à physiquement tomber en panne ou subir des dégâts, vos données
seraient sauvegardées dans plusieurs datacenters que Google possède dans toute la planète.

16. 2. Google Apps Sécuriser vos documents avec Google Apps
L'anti-spam et anti-virus de Google
Grâce à Google Apps, chaque document reçu ou envoyé est analysé afin d'éradiquer la moindre trace de
virus.
Vous pouvez ainsi importer des documents de l'exterieur en toute sécurité sans craindre d'infecter votre
ordinateur par un virus malveillant.
Le service anti-spam de Gmail vous garantie un filtrage du courrier indésirable en avance sur tous les autres
systèmes de messagerie.
Plus sur la sécurité de l'hébergement en Cloud Google
Données clés :
4ème fabricant de serveurs de la planète
Plusieurs milliards de dollars transitent par les serveurs Google chaque année
Les serveurs Google détiennent les numéros de plusieurs millions de cartes de crédit
Des données personnelles de dizaines de millions d'utilisateurs se trouvent sur les serveurs Google
Des centaines de milliers de serveurs identiques :
Architecture étudiée pour accepter n'importe quelle montée de charge
Une constellation de serveurs Linux
Synchronisation instantanée sur tous les serveurs de la planète
Disponibilité de service garantie a 99,99%, unique au monde.
Un volume d'hébergement de données quasi illimité
Google est homologué SAS 70 Type II

17. 2. Google Apps
Gestion des services
Panneau de configuration
Gérez votre domaine et vos comptes d'utilisateurs à
partir de l'interface en ligne.
API d' extensibilité
Intégrez des fonctionnalités dans votre infrastructure
informatique existante ou dans votre site web.
Aide et Assistance
Aide en ligne et assistance téléphonique disponible.

18. 3. Les Avantages

19. 3. Avantages
Gains de productivité
Externalisation de la maintenance
Continuité du service
Montée en charge instantanée
Espace de stockage illimité
Accès rapide à l'information (mode conversation de gmail, traduction
automatique des e-mails, moteur de recherche avancé, prévisualisation des
pièces jointes + accès webmail, mobile...)
Partage de documents et mise à jour collaborative
Sauvegarde/achivage automatique des documents
Partage d'agendas et d'informations en ligne
Synchronisation avec mobiles
Monitoring de l'activité des employés

20. 3. Avantages
Economies
Augmentation de la rentabilité
Économise de licenses
Réduction des frais d'hébergement
Réduction des frais de maintenance
Économies en frais de déplacement et de
communication
Ne plus payez des agences pour réaliser des
tâches simples.

21. 3. Avantages
Sécurité
Ne diffusez plus vos données internes à
l'exterieur
Définissez les règles d'accès à vos documents
Vos documents ne sont jamais perdus avec
l'archivage automatique Google Docs.
L'anti-spam et anti-virus de Google
Sécurité de l'hébergement en Cloud
Google (homologué SAS 70 Type II)
Pas de panne matérielle
Charte de confidentialité Google
Compatibilité avec tous les systèmes de sécurité
et authentification (token-VPN...)

22. 4. Mise enplace

23. 4. Mise en place
Questions Clés
Interface web Gmail ou client de messagerie?
Souhaite-t-on partager les contacts de façon
centralisée?
Quels e-mails, archives, sites souhaite-t-on migrer?
Qui utilisera les Google Apps? pour quelles
fonctions?
Qui seront les utilisateurs pilotes? sur quelle
période?
Campagne de sensibilisation prévue? Formation
des utilisateurs?
Quels sont les workflows souhaités?

24. 4. Mise en place
Création / installation du domaine
Création du domaine
Vérifications / pointages DNS
Paramétrages du domaine
Création des utilisateurs / synchronisation
LDAP
Customization du domaine (logo...)
Activation des apps (Mail, Gtalk, Docs, Sites,
Vidéo...)

25. 4. Mise en place
Migration
Migration Exchange/Notes = > Serveur Gmail
Synchronisation LDAP = > Google Apps
Migration Archives Outlook/Thunderbird/Lotus
Agendas
Contacts
Documents

26. 4. Mise en place
Intégration, Développements, Personnalisations
Workflows personnalisés : Les APIs Google Apps
permettent de créer des processus de validation à
tous les niveaux.
Sites collaboratifs : Création de sites d'équipe ou de
projet personnalisés.

27. 4. Mise en place
Intégration, Développements, Personnalisations
Interfaces personnalisées : Création d'interface de
gestion des utilisateurs, des documents, agendas et
interfaçage avec les applications métier de
l'entreprise.
Intégration Web : Publication sur les sites Web ou
Extranet des Apps.
Scripts/Macro sur des documents : Envoi d'e-mail,
ajouts d'événements d'agenda à partir de fichiers
Excel...

28. 4. Mise en place
Synchronisation
LDAP : Synchronisation automatique avec les
utilisateurs/groupes/profiles d' Active Directory
Outlook / Thunderbird : Synchronisation des
principaux clients de messagerie
Mobile / BlackBerry / Iphone : Accès mobile et
synchronisation e-mails / agendas / contacts ...
Répertoires et applications : Synchronisation de
répertoires physiques avec Google Docs et Google
Sites

29. 4. Mise en place
Déploiement / Sensibilisation
Déploiement : Planification, mise en place des
pilotes et des dispositifs finaux.
Sensibilisation: Campagnes de communication
interne

30. 4. Mise en place
Formation
Formation utilisateurs (standard): 1 Journée
Ce module présente les Google apps, leurs
avantages et l'utilisations de chacune des Apps
de Gmail, jusqu'aux applications mobiles.
Formation utilisateurs (avancée): 1/2 Journée
Ce module explore les options avancées de
Google Apps.
Formation administrateurs: 1/2 Journée
Ce module forme l'administrateur à gérer tous
les paramétrages et configurations de son
domaine.

31. 4. Mise en place Formation
Formation utilisateurs (standard): 1 Journée
Ce module présente les Google apps, leurs avantages et l'utilisations de
chacune des Apps de Gmail, jusqu'aux applications mobiles.
1. les formations « débutants » : 1 journée soit 8 heures pour passer en revue toutes les apps.
A l'issue de cette formation, les utilisateurs maitriseront les fonctionnalités suivantes :
E-mail : Envoi, Reception, gestion des spams, transfert, Signatures, messages d'absence, délégation,
libellés et catégories, création de filtres/règles de messagerie, Recherche avancée de messages,
récupération de messages supprimés, ajouts de gadgets (traduction automatique etc.), Récupération de
messages d'adresses e-mails exterieures.
Gtalk : Invitation de contacts chats, Initialiser une conversation, chat à plusieurs, consultation d'historique
des conversations, réponse à un e-mail par chat, Conférence par voix, vidéo-conférence.
Google Docs : Importation de fichiers, Stockage de fichiers, Converstion de documents, Partage de
dossiers et de fichiers, création de notifications/alertes, création de feuilles de calcul, formules et scripts,
validation de cellules, listes et vues, création de formulaires, création de documents, tables des matières,
dessins et graphes, feuilles de style, création de présentations, edition à plusieurs d'un document,
archivage et versions.
Google Agenda : Création d'événements, invitation d'utilisateurs, vérification de la disponibilité des invités
et des ressources, déplacement de réunions,confirmation de présence / RSVP, gestion des alertes,
publication de ses disponibilités, partage de son agenda, règles de partage, ajout d'agendas publics,
consultation d'agendas partagés, création d'agendas de projet ou d'équipe.
Google Sites : Création de site, gestion des règles d'accès aux utilisateurs, ajout de page, gestion de la
structure du site, edition de textes/images/liens, gestion de fichiers stockés et de versions, annonce/blog,
gestion de widgets, notifications.
Google Video : Conversion et stockage de vidéos en streaming, configuration des droits d'accès et de
diffusion.

32. 4. Mise en place
Formation
Formation utilisateurs (avancée) ou administrateurs: 1/2 Journée
Ce module explore les options avancées de Google Apps.
2. les formations « avancées » : 1/2 journée soit 4 heures
Cette formation s'adapte parfaitement aux personnes qui connaissent déjà les Google Apps via la
messagerie Gmail mais qui voudrait approfondir leurs connaissances pour maîtriser des fonctionnalités
spécifiques aux Apps. Toutes les apps sont alors passée en revue mais de façon plus rapide que pour
la formation débutant.
3. les formations Administrateurs: 1/2 journée soit 4 heures
Cette formation permet au responsable technique ou à l'administrateur des comptes de maîtriser les
fonctionnalités propre à la gestion des comptes : paramétrage des applications, gestion de l'antispam,
de l'antivirus, des politiques de sécurité, des mots de passe, création de nouveaux utilisateurs,
migration d'autres boîtes mails, gestion des API, obtention de rapports d'utilisation des comptes GA etc
..

33. Merci !