Ce document traite de la dématérialisation et compare les systèmes de gestion électronique de documents (GED) à l'échange de données informatisées (EDI). Il évoque les avantages de la dématérialisation pour les entreprises, notamment en termes de gain de temps, d'économies et d'amélioration des méthodes de travail. Enfin, il propose des conseils pour choisir des logiciels GED/EDI et pour réussir la dématérialisation au sein d'une entreprise.

1. TOUTCOMPRENDRESURLA
DÉMATÉRIALISATION

2. Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
Qu’est-cequelaGED?
LaGEDouGestionElectroniquedesDocumentsestunesolution
permettantd’organiseretgérerlesdocumentsélectroniquesausein
d’uneentreprise.
UneUnesolutionGEDvapermettredetraiterlesdocumentsautravers
del’indexation.Un chierseraalorssourcedemétadonnées(titre,
datedecréationdu chier,auteur,poids,motsclés…)quifaciliteront
sonclassementetsarecherche.
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3. Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
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4. Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
Qu’est-cequel’EDI?
L’EDIoul’EchangedeDonnéesInformatiséesestunesolutiond’au-
tomatisationdutraitementdel’information.Dansunerelationcom-
merciale,elleremplaceleséchangesphysiquesdedocumentspar
deséchangesentreordinateurs.
Quecesoitautraversd’unlogiciel,d’unserviceWeboud’unVAN
(Réseauàvaleurajoutée),l’EDIfacilitelestransactionsgrâceàun
ensembledeprotocolesdecommunication.
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5. Quelsdocumentssontlesplus
dématérialisés?
UTILISATION
Lesdocumentstelsquelesfacturesoulescourriersadministratifsou
bancairessontlesplusconcernés.Onobserveégalementuneaug-
mentationdesdonnéesdématérialiséesenRH(gestiondelapaie,
notesdefrais,gestionsdescongés…etc).
EnFrance,25%desentreprisessontàprésent
équipéesd’unesolutionGED(étudeSage2015).
L’EDIcoûte3foismoinscherqueleprocessuspapier.
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6. Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Gaindetempsetdeproductivité:
LaLadématérialisationpermettoutd’aborddegagnerdutempset
doncdelaproductivité.Letempsquepasseunsalariéàrechercher
uneinformationestconsidérable.Demême,ladématérialisationdes
processusadministratifsparlebiaisparexempledelasignatureélec-
troniqueper,metd’économiserbeaucoupdetempspouvantêtre
consacréàd’autrestâches.
Economies:
Lecoûtgénéréparl’envoid’uncourrierpapiern’estpasnégligeable:
coûtdel’encre,del’enveloppe,del’affranchissement…etc.Sur
uneannée,lasommereprésentéeparlepapierpeuts’éleverde10
000à25000eurospouruneentreprise.Onimaginedoncbienquela
questionéconomiqueestl’undesprincipauxbénécesdeladématé-
rialisation.
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7. Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Refontedesméthodesdetravail:
LepassageàlaGEDoul’EDIpeutêtreunbonmomentpourrestruc-
turerl’organisationdutravaildessalariésenallégeantlesprocessus.
Enplaniantlarefonteetenexpliquantclairementlesavantagesaux
salariés,ladématérialisationseradavantageacceptéeetlesréticences
dessalariésserontlevées.
Améliorationdelarelationclientgrâceàlatraçabilité:
Enoptimisantleséchangescommerciaux,autraversdesignatures
électroniquesoud’espacesdédiésoul’onretrouveleshistoriquesde
commandesetfactures,l’entrepriseconstruitunerelationplussécu-
risanteetefficaceavecsonclient.
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8. Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Devancerlaconcurrence:
Ladématérialisationestunetendancemajeure.Choisirdelamettre
enplacedèsàprésentdanssonentrepriseavecunedémarche
complète(solutionsGED/EDI,sensibilisationdessalariés,comitéde
pilotage...)permettrademieuxréussirsaconversionetdenepasse
laisserdistancerparlaconcurrence.
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9. Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIEL
QuevousleschoisissiezenSaas(Cloud)ouenserveurdédié,
vossolutionsGEDouEDIaurontdesfonctionnalitésidentiques.
Laseulenécessitésupplémentaireavecleserveurdédiéserade
prévoirdessauvegardesrégulièresetdeprotégervotresystème
informatiquegrâceàunantivirusperformant.
LLeSaasal’avantagedepouvoirpermettreaucollaborateurd’accéder
auxressourcesdocumentairesdesonentreprisen’importeoù,n’im-
portequand,viaunesimpleconnexioninternet.
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10. Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIELGED
Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielGED
•Organisationetarchivagedesdocumentsentrantsetsortantsquel
quesoitleurformat.
•Gestionetsynchronisationdesdocumentsavecsystèmedenoti-
cationsencasdemodication.
•Partagedesdocumentsavecpolitiquededroitparamétrable.
••Recherchededocumentsviadescritèresspéciques.
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11. Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIELEDI
Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielEDI
•Dématérialisationdel’ensembledessupportscommerciauxen-
trantsetsortants.
•Automatisationduprocessusdevalidationdesdocumentscontrac-
tuels(devis,contrat,livraison…)
•Communicationautomatiqueaveclessystèmesinternesdel'entre-
priseviadesprotocolesstandardisés.
Enplusdecesfonctionnalités,certainslogicielsGED/EDIdonnentà
présentlapossibilitéd’accéderàsesdocumentsviasonsmartphone
etdelespartageravecdespartenairescommerciauxidentiésetce
demanièretotalementsécurisée.
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12. Commentréussirsa
dématérialisation?
POINTS-CLÉS
Réaliserundiagnosticdelasituation
Identierlesprocessusméritantd’êtreautomatisés,anticiperlesfreins
quipourraientêtrerencontrés.
Dénirlecadreduprojet
Dénirlesgrandesétapesduprocessus,quelsuxpourrontêtre
automatisésouquelletechnologieutiliserpourcapturerlesdonnées.
Choisirunesolutionrapidementopérationnelle
Mettred’abordenplacelesprocessuslesmoinsconséquentsoùles
résultatsserontrapidementvisibles.
Impliquerlescollaborateurs
Offrirauxutilisateursunenouvelleperspectivesurleurfaçonde
travailleretunprocessusfacileàcomprendreetàutiliser.
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13. INTÉGRATEURINFORMATIQUE
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