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TOUTCOMPRENDRESURLA
DÉMATÉRIALISATION
Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
Qu’est-cequelaGED?
LaGEDouGestionElectroniquedesDocumentsestunesolution
permettantd’organiseretgérerlesdocumentsélectroniquesausein
d’uneentreprise.
UneUnesolutionGEDvapermettredetraiterlesdocumentsautravers
del’indexation.Un chierseraalorssourcedemétadonnées(titre,
datedecréationdu chier,auteur,poids,motsclés…)quifaciliteront
sonclassementetsarecherche.
2
Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
3
Quelleestladifférenceentre
uneGEDetuneEDI?
GEDETEDI
Qu’est-cequel’EDI?
L’EDIoul’EchangedeDonnéesInformatiséesestunesolutiond’au-
tomatisationdutraitementdel’information.Dansunerelationcom-
merciale,elleremplaceleséchangesphysiquesdedocumentspar
deséchangesentreordinateurs.
Quecesoitautraversd’unlogiciel,d’unserviceWeboud’unVAN
(Réseauàvaleurajoutée),l’EDIfacilitelestransactionsgrâceàun
ensembledeprotocolesdecommunication.
4
Quelsdocumentssontlesplus
dématérialisés?
UTILISATION
Lesdocumentstelsquelesfacturesoulescourriersadministratifsou
bancairessontlesplusconcernés.Onobserveégalementuneaug-
mentationdesdonnéesdématérialiséesenRH(gestiondelapaie,
notesdefrais,gestionsdescongés…etc).
EnFrance,25%desentreprisessontàprésent
équipéesd’unesolutionGED(étudeSage2015).
L’EDIcoûte3foismoinscherqueleprocessuspapier.
5
Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Gaindetempsetdeproductivité:
LaLadématérialisationpermettoutd’aborddegagnerdutempset
doncdelaproductivité.Letempsquepasseunsalariéàrechercher
uneinformationestconsidérable.Demême,ladématérialisationdes
processusadministratifsparlebiaisparexempledelasignatureélec-
troniqueper,metd’économiserbeaucoupdetempspouvantêtre
consacréàd’autrestâches.
Economies:
Lecoûtgénéréparl’envoid’uncourrierpapiern’estpasnégligeable:
coûtdel’encre,del’enveloppe,del’affranchissement…etc.Sur
uneannée,lasommereprésentéeparlepapierpeuts’éleverde10
000à25000eurospouruneentreprise.Onimaginedoncbienquela
questionéconomiqueestl’undesprincipauxbénécesdeladématé-
rialisation.
6
Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Refontedesméthodesdetravail:
LepassageàlaGEDoul’EDIpeutêtreunbonmomentpourrestruc-
turerl’organisationdutravaildessalariésenallégeantlesprocessus.
Enplaniantlarefonteetenexpliquantclairementlesavantagesaux
salariés,ladématérialisationseradavantageacceptéeetlesréticences
dessalariésserontlevées.
Améliorationdelarelationclientgrâceàlatraçabilité:
Enoptimisantleséchangescommerciaux,autraversdesignatures
électroniquesoud’espacesdédiésoul’onretrouveleshistoriquesde
commandesetfactures,l’entrepriseconstruitunerelationplussécu-
risanteetefficaceavecsonclient.
7
Quelssontlesavantagesdela
dématérialisationpouruneentreprise?
AVANTAGES
Devancerlaconcurrence:
Ladématérialisationestunetendancemajeure.Choisirdelamettre
enplacedèsàprésentdanssonentrepriseavecunedémarche
complète(solutionsGED/EDI,sensibilisationdessalariés,comitéde
pilotage...)permettrademieuxréussirsaconversionetdenepasse
laisserdistancerparlaconcurrence.
8
Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIEL
QuevousleschoisissiezenSaas(Cloud)ouenserveurdédié,
vossolutionsGEDouEDIaurontdesfonctionnalitésidentiques.
Laseulenécessitésupplémentaireavecleserveurdédiéserade
prévoirdessauvegardesrégulièresetdeprotégervotresystème
informatiquegrâceàunantivirusperformant.
LLeSaasal’avantagedepouvoirpermettreaucollaborateurd’accéder
auxressourcesdocumentairesdesonentreprisen’importeoù,n’im-
portequand,viaunesimpleconnexioninternet.
9
Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIELGED
Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielGED
•Organisationetarchivagedesdocumentsentrantsetsortantsquel
quesoitleurformat.
•Gestionetsynchronisationdesdocumentsavecsystèmedenoti-
cationsencasdemodication.
•Partagedesdocumentsavecpolitiquededroitparamétrable.
••Recherchededocumentsviadescritèresspéciques.
10
Commentbienchoisir
sonlogicielGEDouEDI?
LOGICIELEDI
Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielEDI
•Dématérialisationdel’ensembledessupportscommerciauxen-
trantsetsortants.
•Automatisationduprocessusdevalidationdesdocumentscontrac-
tuels(devis,contrat,livraison…)
•Communicationautomatiqueaveclessystèmesinternesdel'entre-
priseviadesprotocolesstandardisés.
Enplusdecesfonctionnalités,certainslogicielsGED/EDIdonnentà
présentlapossibilitéd’accéderàsesdocumentsviasonsmartphone
etdelespartageravecdespartenairescommerciauxidentiésetce
demanièretotalementsécurisée.
11
Commentréussirsa
dématérialisation?
POINTS-CLÉS
Réaliserundiagnosticdelasituation
Identierlesprocessusméritantd’êtreautomatisés,anticiperlesfreins
quipourraientêtrerencontrés.
Dénirlecadreduprojet
Dénirlesgrandesétapesduprocessus,quelsuxpourrontêtre
automatisésouquelletechnologieutiliserpourcapturerlesdonnées.
Choisirunesolutionrapidementopérationnelle
Mettred’abordenplacelesprocessuslesmoinsconséquentsoùles
résultatsserontrapidementvisibles.
Impliquerlescollaborateurs
Offrirauxutilisateursunenouvelleperspectivesurleurfaçonde
travailleretunprocessusfacileàcomprendreetàutiliser.
12
INTÉGRATEURINFORMATIQUE
contact@nrc.fr
0320914403
NRCestunintégrateurinformatiquespécialisédansle
déploiementdesolutionsdegestionetd’infrastructures
pourTPEetPME.
S’appuyantsuruneexpertisereconnueparplusde1000
clientsdelagranderégionnord,NRCtravailleavecles
éditeurslesplusreconnusdumarché:Sage,ReportOne,
Microsoft,StormshieldouDell...
GESTION
HÉBERGEMENT
SYSTÈMESET
RÉSEAUX
SÉCURITÉ
www.nrc.fr
NRC-50avenuedel'Harmonie-ParcdelaHauteBorne-59262SainghinenMélantois

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