cours projet master SIB 2011 - une étude de cas : le site web de l'enssib phase 1

1. Conduire unprojet : l’exemple du
site web de l’enssib 2011-2012
Christelle Di Pietro
enssib novembre 2011

2. Plan
•la chronologie du projet : de janvier 2011 à
octobre 2012
•une approche thématique : comité de
pilotage, contexte, délais, coûts, explicitation
des besoins, cahier des charges,
communication, validation, compte-rendus,
documentation
•le chantier en cours

3. 1. La chronologiedu projet

4. Un début chaotique : janvier 2011
•inscription au projet d’établissement en
2010 (p.9)
•projet en deux phases : cahier des charges
/ réalisation du site + moteur de recherche
•les circonstances, le choix du chef de
projet

5. Un début chaotique : janvier 2011
• lancement de la consultation du 29 nov
2010 au 4 janvier 2011
•un bilan fructueux / analyse des réponses
•choix du prestataire pour le cahier des
charges : Triagoz + Tosca consultants
•réunion de lancement 25 janvier 2011

6. Planning initial

7. Analyse de l’existant : semaine 4 / début
semaine 5
•travail hors enssib par les consultants
•donner accès aux données, comment ?
•synthèse et analyse en commun

8. Analyse des besoins : entretiens internes
semaines 6, 7, 8
• double objectif : recueillir les besoins,
associer largement les éuipes à l’élaboration
du site
•planning des entretiens
•la prise en compte réelle des attentes fait
partie des objectifs du projet

9. Analyse des besoins : entretiens internes
semaines 6, 7, 8
• élaboration d’un guide des entretiens pour
harmoniser et systématiser
•guide des demandes spécifiques
•compte-rendus écrits groupe par groupe
•et une synthèse

10. Atelier mobile / réseaux sociaux
• question qui n’est pas technique mais
politique : quel positionnement ?
•quels choix pour le futur site ?
•ébauche d’une arborescence

11. Analyse des besoins : enquête externe
15 février/4 mars (+ 1 semaine)
•cadrage de l’enquête
•mise en oeuvre : la question de l’outil
•choix de l’enquête en ligne
•exploitation des résultats : interne au projet
+ diffusion externe (toujours en attente !!)

12. Premier jalon : cp du 21 mars
•1ères orientations générales du site (dont
les mini-sites)
•compte-rendu du cp
• mais pas vraiment de validation formelle

13. Phase 2 : conception et ateliers spécifiques
22 mars – 18 avril
•re-planning !
•focus sur des points précis, groupes de
travail restreints
• note de travail intermédiaire
•la fin du projet s’annonce, dans les délais !

14. Accident de parcours !
• une clôture… qui joue les prolongations :
la question des mini-sites
•une absence de validations des
propositions lors du comité de pilotage du 18
avril
•un recadrage du prestataire avec des
demandes de précision
•demande de prestations complémentaires

15. Quatre séances supplémentaires de travail
mai à juin
•moteur de recherche
•re-éditorialisation des contenus
•fonctionnalités et circuits de validation
•ergonomie de la page d’accueil

16. Quatre séances supplémentaires de travail
mai à juin
•re-éditorialisation des contenus
•fonctionnalités et circuits de validation
•ergonomie de la page d’accueil
•moteur de recherche (dernier atelier 7 juin)
•validation finale le 8 juin, avant rédaction
du CC

17. La fin !!
•Première version du cahier des charges le
20 juin :
•Lot 1 : le site web
•Lot 2 : le moteur de recherche
•rédaction du CCAP par le service financier,
mise en ligne du marché : 19 juillet (+ 2 mois)

18. 2. Le projet en quelques
questions

19. Comité de pilotage
•l’équilibre des forces et la représentativité
•la question de la représentation
hiérarchique
• rôle de validation, et de sanction !
Importance du circuit de décision
• à distinguer du “groupe projet”
•pour le projet web enssib : taille correcte
(5), mais trop figé sur la hiérarchie des
services

20. Délais
• une contrainte… positive !
•importance d’une date butoir
•prise en compte des délais règlementaires
(procédure de marché)

21. Chef de projet
• personnifier le projet
•difficulté d’arriver en cours de projet
•la question de la légitimité : expérience,
compténces, capacité à travailler en
transversal mais aussi à trancher…

22. Coûts
• pas toujours prioritaires = 20%
•cadrage règlementaire dans le secteur
public : le mieux disant
• le problème de l’absence de négociation…

23. Explicitation des besoins
•phase essentielle : aurait pu permettre un
gain de temps
•mais il est difficile de savoir ce que l’on
veut
•la traduction des besoins en langage web
s’est avérée complexe : la question des
“aspérités” !

24. Cahier des charges
•la “bible” du projet
•dans le cas du projet enssib, un document
très longue durée dont on doit s’imprégner
•reflète la demande et a une valeur
contractuelle, à double sens !

25. Communication
•prise en compte de l’impact du projet sur
l’institution
•susciter une attitude bienveillante à l’égard
du projet, désamorcer d’éventuels conflits
•associer et informer le plus tôt possible
l’ensemble des équipes, même (surtout !)
ceux qui ne sont pas directement concernés

26. Validation
•in-dis-pen-sa-ble !!!
•mettre en place un circuit de validation
formalisé, voire deux (un rapide et un
hiérarchique)
• principale raison du retard dans le projet

27. Compte-rendus
•construire un modèle
•faire relire au minimum une fois avant de
diffuser (le binôme du projet ? le supérieur
héirérchique ?)
•proposer au comité de pilotage de corriger
•faire en sorte qu’ils contiennent un relevé
de décision

28. Documentation
•Au secours, ça déborde !
•Les échanges par e-mails devraient être
interdits
•Dans l’idéal, une plateforme dédiée sous la
forme d’un extranet
•quid de l’archivage ?

29. 3. La suite !

30. Les résultats de la consultation
• le démarrage de la phase 2 : on reprend les
mêmes !
•une consultation fructueuse
•quel format : imprimé ou électronique ?

31. Le choix du prestataire
• grilles d’analyse par lot
•la note d’opportunité
•le respect des critères, qui n’en exclut pas
d’autres

32. Le démarrage : 17 octobre
• réunion de démarrage
•une plateforme de coopération très
ergonomique
• cc intégralement repris dans
l’arborescence et les spécifications
•prototypes des pages en voie
d’achèvement, le travail sur le design est en
cours…

33. Ouverture prévue
en avril 2012 !!