Le document présente les directives relatives à l'organisation des virades au sein de la délégation de l'association Vaincre la Mucoviscidose, soulignant les rôles des délégués, organisateurs et responsables de sites. Il aborde également la gestion financière des événements, y compris la comptabilité et les obligations fiscales liées aux manifestations. En outre, des éléments stratégiques pour la communication et la sensibilisation à la mucoviscidose sont détaillés.

1. Bienvenue

2. Virades 2009

3. Les Virades dans leur délégation Sylvie ZELLER Secrétaire Générale

4. Joëlle MOULINOUX Secrétaire Générale Adjointe

5. LES VIRADES DANS LEUR DÉLÉGATION

6. La VIRADE au centre de la DÉLÉGATIONLa virade est la plus importante manifestationnationale, annuelle de la délégationLa virade est une manifestation défiscalisée : elle a lieu pour tous à la même et unique date. Une virade = un organisateur accrédité, un trésorier et un compte bancaireUn site virade = un responsable site sous la responsabilité de l’organisateur de la virade dont il est rattaché. Il n’a pas de compte bancaire 100% des frais d’organisation doivent être pris en charge par des partenaires 100% des fonds collectés doivent être affectés à la lutte contre la mucoviscidose Les manifestations organisées tout au long de l’année sont des actions de la délégation

7. Le rôle du DÉLÉGUÉ (1)Il coordonne, soutient et accompagne l’organisateur Il est le porte-parole de la politique associativeIl doit être consulté avant toutes créations de nouvelles virades organisées dans sa délégationIl signe avec le président de l’association l’engagement de l’organisateurIl doit formuler toutes demandes de participation d’un salarié et/ou d’un élu à une virade ou une remise de prix au directeur général et/ou au secrétariat général de Vaincre la Mucoviscidose

8. Le rôle du DÉLÉGUÉ (2)Il coordonneL’ensemble des virades de sa délégationLes démarches départementales et régionalesIl veille à la mise à jour des informations sur le site

9. Le rôle du DÉLÉGUÉ (3)Il soutient, accompagne l’organisateurSur demande de l’organisateur il apporte son concours aux réunions de préparation, de mobilisation du public et de remerciements.Tout comme le trésorier territorial il est associé à la remontée des fonds et de la comptabilité

10. Le rôle de l’ORGANISATEURMembre et bénévole actif de Vaincre la mucoviscidoseIl doit être en lien étroit avec le déléguéIl s’engage au respect des règles communes à toutes les viradesIl coordonne les différents sites éventuels de sa virade et en est responsableIl doit largement sensibiliser le public à la mucoviscidoseIl doit faire parvenir sa comptabilité tant au département financier qu’à son délégué territorial et à son trésorier territorial. S’il organise une/ou des manifestations au cours de l’année, il doit obtenir préalablement l’accord de son délégué. Le bénéfice est comptabilisé dans les actions de la délégation

11. Le rôle du RESPONSABLE SITEIl est un bénévole actif d’une délégationIl est sous la responsabilité de l’organisateur de la virade dont il est rattachéIl propose pour accord à l’organisateur les activités qu’il souhaite mettre en place le jour des viradesIl n’a pas de compte bancaire. Il doit donc transmettre les fonds collectés à l’organisateur

12. La bonne tenue de la Trésorerie d’une Virade Philippe MAUGAIN Trésorier National

13. Yves BELIGNE Directeur Administration Finances LA BONNE TENUE DE LA TRESORERIE D’UNE VIRADELES PIEGES A EVITER DANS LA BONNE TENUE DE LA TRESORERIE D’UNE VIRADECapitaine

14. Transparence financière vis-à-vis :des contrôleurs internes (Comité de la Charte, Commissaires aux comptes, Conseil d’Audit interne …)des contrôleurs externes (Cour des Comptes, IGAS, Fisc, URSSAF…)des DonateursMaîtrise des volumes financiers gérésTravailler sur le « temps réel » entre Délégations / Virades / siège1. Comptabilité Virade : Maîtriser et organiser les volumes

15. Être adhérent de l’association Agir en concertation avec le Délégué territorial (qui est le représentant de Vaincre la Mucoviscidose au niveau du territoire de sa Délégation )Organiser la Virade le jour de la date nationale (en 2009 : le 27 septembre)Respecter les cadres comptables existants2. Comptabilité Virade : Accepter le cadre de fonctionnement associatif

16. En lien avec son Trésorier :Contrôle des recettes et des dépensesFaire remonter mensuellement au siège les éléments comptablesFaire remonter les fonds rapidement au Siège après les Virades et remettre le solde du compte à 150 € au 31/12Transmet au plus vite au siège les informations nécessaires à l’émission des reçus fiscaux3. Comptabilité Virade : Le rôle de l’Organisateur

17. Étape 1 : Engagements de l’Organisateur

18. Étape 2 : Démarche autorisée signée par le Président et votre Délégué(e) territorial(e)

19. Étape 3 : Ouverture du compte bancaire à la Société Générale (si nécessaire)

20. Étape 4 : Engagement de pouvoir faire fonctionner le compte

21. Étape 5 : Délégation de pouvoir faire fonctionner le compte4. Comptabilité Virade : Le calendrier administratif pré-Virade

22. Permet au siège d’avoir accès aux comptes locaux

23. Remontée de fonds unique, le 30 décembre

24. Remontées des comptabilités simplifiées

25. Taux de placement immédiat des sommes remises > produits financiers 2008 = 10 000 €

26. Partenariats : national (14 000 € en 2008) et local

27. Bilan 2008 : 82 sur 218 soit 38 % (15 % en 2007)

28. Objectif 2009 : 50 % des comptes5. Comptabilité Virade : Le Cash Pooling de la Société Générale

29. 6. Comptabilité Virade : Le calendrier des remontées Virades (1)cash pooling SG : une seule remontée physique au 26 décembre

30. comptes LBP : possibilité de remontées selon ce calendrier depuis le siège6. Comptabilité Virade : Le calendrier des remontées Virades (2)cash pooling SocGen uniquement : chaque trimestre1. toute les pièces comptables originales2. les relevés bancaires mensuels3. les états Excel reprenant les écritures des relevés bancaires, avec affectation selon le plan comptable général et analytique4. les tableaux de synthèse comptable mensuels7. Comptabilité Virade :Les documents à remonter mensuellement

31. Préalablement, le siège reprécise le code virade et demande à chaque organisateur le mode de transmission retenu :Mode 1. Remontée directe des dons non encaissés localement, mais encaissés au siège. Les dons en espèces suivent une procédure distincte

32. Mode 2. Saisie sur logiciel on line

33. Mode 3. Bulletins manuscrits8. Comptabilité Virade :Les modes de saisie des reçus fiscaux

34. Principes générauxÉtablir un budget prévisionnel de la ViradeTous les Dons remontent au siège sans être grevés par aucune dépenseCouverture dépenses à au moins 100 % par PartenairesFavoriser les Dons directs (Associations, Sociétés…)Pour éviter les frais de collecte, utiliser les « attestations de Dons en nature »Outils de suiviUtiliser les états comptables pour le budget prévisionnel Comptabilité : Ratio cumulé9. Comptabilité Virade : Les Ratios

35. Quelle communicationpour vos Virades ?Ghislain VISSE

36. Muriel PAPINAvec les voix de Muriel Papin et Audrey Guété

37. Quelle communication pour vos Virades ?

38. Communication nationale et localeAction nationale : Une médiatisation des Virades via des relations presse

39. Une campagne TV la semaine des Viradesl’enjeu essentiel pour augmenter la fréquentation de votre ViradeLa communication locale :

40. 1) Pour mobiliser les partenairesDossier partenaires :

41. 1) Pour mobiliser les partenairesPlaquette partenaires locale permettant de vendre des encarts publicitairesCette plaquette (qui contient des espaces libres pour encarts publicitaires) figure sur un CD spécifique sur commande.

42. 2) Pour mobiliser les scolaires, 4 outils spécifiquesNouveauté 2009

43. 3) Pour mobiliser les scolaires et tous les publicsUn nouveau film (nouveauté 2009)

44. 3) Pour mobiliser les scolaires et tous les publicsLe fameux bulletin de participation à diffuser massivement :Une version spécifique scolaires

45. Une version pour tous4) Pour obtenir une information dans les médiasUn dossier de presse (mai)Des communiqués (septembre)

46. 4) Pour obtenir une information dans les médiasDes photos sur le site

47. Des partenaires nationaux à jouer au plan local : France TV et NostalgieEt pour vous aider : un guide des relations presse

48. 5) Pour annoncer l'événement localement et le rendre visible Un CD actualisé chaque annéeUne dizaine de supports à adapter à votre Virade (lieu, horaires, activités) :Affiches

49. Annonces presse

50. Tracts

51. Bon de soutien

52. Bulletin de participationUtilisez absolument le CD de l’année

53. 4) Pour annoncer l'événement localementLe CD outils professionnels Cet outil est utile pour l’organisateur qui est en partenariat avec un imprimeur.Le CD outils bureautiquesCet outil est utile pour l’organisateur n’ayant pas d’imprimeur partenaire .

54. 4) Pour annoncer l'événement localementL’affichage: un média cléInternet : mettez à jour votre programme sur les pages Virades.Et aussi :

55. 5) Pour générer du don avant et pendant la viradeLe bulletin de participationsur le cd outils ViradesL’ensemble des objets publicitaires et outils proposés par le département développement des ressources