Secteur ADBS Documentation juridique Atelier adbs 27 mars 2012 présentation pmb

1. Présentation du logiciel de gestion documentaire PMB
Atelier ADBS – 27 mars 2012
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2. 1. Présentation générale
La société PMBServices
- Existe depuis 2004
- Comprend une vingtaine d'intervenants
- CA 2009-2010 : 1 252 KE
- Située dans la Sarthe à Château du Loir
- www.sigb.net
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3. Plusieurs cas de figure d'implantation :
- en autonomie complète – souvent avec l'aide d'un stagiaire "geek",
- en installation autonome puis assistance de PMBServices pour aide au
paramétrage,
- en projet entièrement dirigé par la société PMBServices,
- avec reprise ou non d'une ancienne base,
- avec hébergement ou non chez PMBServices.
PMB et le secteur juridique
Le logiciel PMB a été implanté dans des cabinets d’avocats et institutions
suivantes : CNIL, Shearman Sterling, Alérion, PDGB, Franklin, AdDen,
Bird & Bird, Proskauer, Darrois Villey Maillot Brochier, Mayer Brown,
STC Partners
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4. Le contexte du logiciel libre
Le logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition d'une
communauté qui aura pour objectif de participer à son amélioration. Le
logiciel PMB est donc téléchargeable gratuitement sur Internet.
Le logiciel est certes gratuit mais le temps passé à son installation reste à la
charge de l'entreprise.
Dans le cadre d'une installation via PMBServices, l'utilisateur paye du
service et non des licences.
L'autre point important dans le débat libre contre propriétaire est que le
logiciel libre offre d'emblée l'ensemble de ses modules, que l'on
souhaite ou non les utiliser. Ainsi l'utilisateur ne paye pas plus cher pour
acquérir de nouveaux modules (bulletinage, OPAC, prêt, portail –
bientôt dans PMB…). Tous les modules sont installés, libre à l'utilisateur
de les paramétrer, de les utiliser ou de les laisser de côté.
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5. Attention !
Certains départements informatiques refusent parfois de travailler avec des
logiciels libres. La question de la pérennité peut se poser au tout début
de l'existence du logiciel.
Mais cette question s'est aussi posée avec des logiciels propriétaires (cf.
Alexandrie) : ce n'est pas parce que le logiciel est un logiciel propriétaire
qu'il est "garanti à vie" !
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6. Dans les faits, il n'est pas évident de participer à l'amélioration d'un logiciel
car tout un chacun n'est pas compétent pour programmer du code.
Néanmoins, les retours d'expérience, les mises en ligne de fiche techniques,
les groupes d'utilisateurs, les signalements de bugs, l'évaluation de versions
pre-release, sont considérés comme des contributions à la communauté.
Le fait qu'un client privé commande un développement ou une amélioration
de PMB à PMServices, bénéficie gratuitement à l'ensemble des utilisateurs
potentiels, clients ou non de PMBServices.
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7. 2. Présentation de différents OPAC
Darrois Villey Maillot Brochier
Projet développé en juillet 2008 par Carole Guelfucci
STC Partners
Projet développé en août 2011 par Katell Piboubès
Bayer Brown
Projet développé en septembre 2011 par Agnès Chrissement
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8. Darrois Villey Maillot Brochier
OPAC haut de page
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9. Darrois Villey Maillot Brochier
OPAC bas de page
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10. STC Partners
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11. Mayer Brown

12. 3. Fonctionnalités de PMB
Catalogage
PMB permet de cataloguer tous types de documents papier et électroniques
• 1 notice bibliographique par document
• Récupération possible de notices sur serveurs externes : BNF, Sudoc…
• Paramétrage personnalisé de la grille de saisie
• Exemplarisation des documents
• Gestion des localisations (bibliothèque multi site), lieux de rangement,
cote, statut (consultation sur place, empruntable, en reliure …)
• Affichage des nouveautés sur l’OPAC
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13. Gestion des périodiques
•Titre de périodique = 1 notice (personnalisation de la grille de saisie)
• Bulletinage :
o création d’un modèle prévisionnel de bulletinage (périodicité,
exclusions de dates, numérotation…)
o création d’un abonnement lié au modèle (durée abonnement,
localisation, cote, statut, n° de départ, délai avant retard…)
A partir des éléments entrés dans le modèle et l’abonnement, PMB
génère la liste des bulletinages
• Dépouillement : création d’une notice de dépouillement
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14. Gestion des acquisitions
• création de budgets
• fichier des fournisseurs
• suggestions d’acquisition – compte lecteur
• émission de bons de commande / mise à jour du budget
• gestion de la réception des documents
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15. Gestion des emprunts
• constitution et gestion du fichier des emprunteurs : création/suppression
d’un compte-lecteur
• gestion du prêt et du retour des documents : gestion par l’administrateur
et/ou par le lecteur
• gestion des réservations par le compte lecteur
• gestion des rappels : par mail
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16. Dossiers documentaires
Des dossiers documentaires peuvent être créés à partir de notices mères /
notices filles :
• notice mère : titre du dossier documentaire
• notices filles : sous-parties du dossier documentaire
A chaque notice peuvent être ajoutés des documents numériques
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18. DSI (diffusion sélective d’information)
Il s’agit de paramétrer une requête et la mise en page de celle-ci. Le tout est
envoyé à une liste d’utilisateurs définis.
Dans le milieu juridique, on peut envisager une DSI thématique sur une
spécialité juridique à destination d’un groupe d’avocats ou de
professionnels.
Cela sous-entend que la base soit alimentée par un grand nombre de
notices en tous genres. Dans ce cas, la DSI peut être une façon de
propulser un panorama de presse – sous réserve que tous les éléments du
panorama soient autant de notices dans PMB.
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19. Chez Darrois, la DSI est contournée pour envoyer de manière
automatique toutes les nouvelles notices saisies dans la base pendant une
période donnée (1 mois) à l’ensemble des utilisateurs.
La DSI se présente sous forme d’e-mail où les notices sont
automatiquement rangées selon un plan de classement. Dans ce cas, il
s’agit d’une DSI « nouvelles acquisitions ».
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20. DSI
Mailing automatique des nouvelles "acquisitions"
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21. 4. Mise en place du logiciel
Phase d'implantation
• paramétrage (essentiellement à distance et lors de la formation)
• conception de la charte graphique personnalisée de l’OPAC
• éventuelle reprise de données ( à partir d’un fichier .xls ou d’une autre
base)
Formation
• 3 jours : catalogage / gestion des périodiques / OPAC, infopages
• prise en charge partielle des frais par OPCA
Aspects techniques
hébergement, mises à jour, assistance (hot line)
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22. Budget
Le budget diffère selon le mode d’implantation choisi et les services
fournis par PMBServices.
L’implantation de PMBServices est plus économique que l’implantation
de logiciels propriétaires (rapports de 1 à 2 ou à 4) : pas de frais
d’acquisition et des frais d’hébergement moindres
Principaux postes budgétaires :
• suivi de projet, paramétrage, conception de la charte graphique
• formation : elle représente la part la plus importante du budget
• forfait annuel : hébergement et hot-line
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23. Pour la conception graphique de l'OPAC, il est possible en 2012 de faire
appel à :
Ida RENOULT
Documentaliste & Webmaster
PMBthemes
Mail : contact@pmbthemes.fr
Port : 06 85 34 34 90
Site : www.pmbthemes.fr
Mise en garde : ses services sont beaucoup plus limités que ceux de la
société PMBServices.
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24. 5. Evolutions
Club des utilisateurs de PMB en documentation juridique
S’est réuni 3 fois depuis sa création en 2009.
Les comptes rendus de nos réunions se trouvent sur :
http://cguelfucci.free.fr/Html/Publications.htm
Réunions informelles sous forme de retour d'expérience : présentations
d'OPAC, présentations de fonctionnalités, présentations des évolutions
des nouvelles versions par Eric Robert (PMBServices), échanges avec Eric
Robert afin de voir avec lui quelles évolutions futures de PMB
correspondent le mieux aux besoins spécifiques des documentalistes
juridiques.
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25. Voir aussi sur le site de PMBServices :
Un wiki : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.html
Plusieurs listes de discussion en fonction du profil (développeur,
traducteur…)
http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/mailingliste.html
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