S'organiser avec Trello

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Lorsque l'on crée son activité, l'organisation est un point crucial. Il n'est pas toujours simple de se rappeler tout ce qu'il y a à faire, de suivre ses dossiers, tout en gérant les urgences...
Et pourtant, il existe des méthodes d'organisation et des solutions simples pour se faciliter le quotidien.

Et quand on peut, en plus, s'appuyer sur un logiciel comme Trello, cela deviendrait presque ludique !

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S'organiser avec Trello

  1. 1.  Organiser facilement son activité avec Trello Atelier de présentation Mercredi 17 Septembre 2014 - CCRE35 Rennes –
  2. 2. Ce dont nous allons parler…  Lorsque l'on crée son activité, un point crucial est l'organisation.  C'est n'est pas toujours évident de se rappeler tout ce qu'il y a à faire, de suivre ses dossiers, tout en gérant les urgences.  Et pourtant, il existe des méthodes d'organisation et des solutions simples pour se faciliter le quotidien.  Et quand on peut en plus s'appuyer sur un logiciel comme Trello, cela deviendrait presque ludique !
  3. 3. Sommaire  1. Lorsque l’on crée son activité…  2. Des méthodes et solutions simples  3. TRELLO : et s’organiser devient facile  Conclusion : notre projet
  4. 4.  Prospection Production Communica tion Veille Formation Administrat if Préparation Vente 1. Lorsque l’on crée son activité…
  5. 5. Encombrement Enervement Désorganisation Stress Eparpillement Le cercle vicieux de la désorganisation
  6. 6.  2. Des méthodes et solutions simples
  7. 7. a. La méthode des post-its
  8. 8. b. En s’inspirant de la méthode GTD Créée par David Allen, c’est la base de nombreuses méthodes d’organisation.
  9. 9. Pour faire simple… COLLECTER TRIER AGIR L’idée de base est de matérialiser toutes les tâches à accomplir, afin qu’elles n’encombrent plus la tête. La phase que nous allons privilégier aujourd’hui est la première étape : la COLLECTE, autant des objets et documents, que de tous les « il faut » qui tournent dans nos têtes.
  10. 10. Documents Transmettre Jeter Classer Système de classement Faire En attente Système de référence En attente En cours La collecte des documents Un jour peut-être Le principe de base : matérialiser physiquement chacune de ces zones
  11. 11. Dans ma tête… Listes des actions par contexte Téléphone Mail Internet Sans internet … La collecte des tâches mentales Listes de projets A détailler Le principe de base : noter TOUT ce qui encombre la tête, et être SUR de REVOIR ces listes.
  12. 12. Mise en application
  13. 13. A faire En cours Terminé C. En s’inspirant de la technique du Kanban Cette technique née dans les usines Toyota a été rendue facile d’utilisation pour tous. Le livre de Pierre MONGIN en est une belle illustration.
  14. 14.  On peut ajouter des colonnes en fonction des besoins  Limiter le nombre de « en cours » pour pouvoir les mener à bien Mise en application
  15. 15. d. Avantages et inconvénients Méthode GTD simplifiée  Avantages : 1. Une vision exhaustive de ce qu’il y a à faire 2. Facilité de mobiliser les tâches en fonction du contexte  Inconvénient : la vision globale et les priorités n’apparaissent pas Kanban  Avantages : 1. Une vision globale permettant la gestion des priorités 2. La visualisation de l’avancement  Inconvénient : ne permet pas la vision des détails
  16. 16.  3. Et s’organiser devient facile
  17. 17. Pourquoi pas une simple TODOLIST ?  Pour partager avec nos équipes  Pour une approche plus visuelle  Pour pouvoir décrire, ajouter des étapes à cocher, voter pour…  Pour ajouter une pièce jointe à une tâche, pointer une url…  Pour recevoir des notifications  Pour gérer nos tâches sur nos applications mobiles
  18. 18. Des principes simples et efficaces 1. Visualiser votre travail 2. Limiter la quantité de travail en cours
  19. 19. Les listes  Trello est une application de gestion de projet Web gratuite basée sur la méthode kanban permettant de créer des listes de cartes représentant des tâches.
  20. 20. Les cartes : les tâches à effectuer  Dans Trello, les projets sont représentés par des listes de cartes correspondant à des tâches.  Les cartes progressent d’une liste à l’autre (drag-and-drop), jusqu’à ce que la tâche soit accomplie et que la carte soit archivée.
  21. 21. Les cartes : principales fonctionnalités  Ajouter une description  Ecrire des commentaires  Assigner des libellés (labels)  Assigner les tâches à des membres  Ajouter une liste de tâches (checklist). Très pratique pour diviser une tâche en petits morceaux  Ajouter une date d'échéance (due date)  Attacher des pièces jointes (attach file)  Déplacer, s'abonner, ou archiver la carte -mais aussi la copier, l'imprimer, l'exporter en JSON, obtenir un lien, ou la supprimer.
  22. 22. La vue calendrier  Une vue calendrier permet de visualiser les cartes selon leurs dates d'échéances.
  23. 23. d. Avantages et inconvénients Utilisation de TRELLO  Avantages : 1. La possibilité d’allier à la fois la vision globale et le détail 2. La possibilité de visualiser l’avancement des tâches 3. Un système fiable pour gérer les priorités 4. Un côté ludique très agréable ! 5. Et c’est gratuit…
  24. 24.  Pour aller plus loin…
  25. 25. Un projet commun - Karine BARBE - Les Jardins du Web  Spécialisée dans la formation sur les logiciels libres, Karine a toutes les compétences nécessaires pour vous initier à Trello - Marie de La RIVIERE - La Maison de l’Organisation  Spécialisée dans l’organisation personnelle, Marie a toutes les compétences nécessaires pour vous accompagner dans la mise en place de votre propre organisation
  26. 26. Une formation en 1 journée pour…  Prendre du recul sur son organisation personnelle  Mettre au clair les notions de urgence, importance, priorité,…  Concevoir son propre système d’organisation  Concevoir les éléments de Trello à mettre en place  Apprendre à utiliser Trello
  27. 27. Les bénéfices :  Un temps mieux utilisé  Plus de sérénité  Du temps dégagé pour vous recentrer sur le coeur de votre activité
  28. 28. Contacts : - Karine BARBE - Les Jardins du Web  Mail : kbarbe@lesjardinsduweb.com  Tel : 02 90 22 37 12  www.lesjardinsduweb.com - Marie de La RIVIERE - La Maison de l’Organisation  Mail : mlr@lamaisondelorganisation.fr  Tel : 02 99 62 26 32  www.lamaisondelorganisation.fr

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