Gparc documentation

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Gparc documentation

  1. 1. Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 1 Table des Matières (01/12/2007) Gérer facilement le parc informatique Un produit de terrain, vite appris, installé en 5 minutes, pour gérer : Toutes les machines du Parc informatique (micros, imprimantes, terminaux, etc.) La téléphonie Les logiciels, les versions, les mises à jour de licences Les composants externes ou internes Les marques, les fournisseurs, les types, les contrats Les utilisateurs, en fonction de votre organisation (lieux, services) Les interventions (en cours, prévues, répétitives), les tâches planifiées, La base de connaissance … EDSoft Machines Fournisseurs Composants Logiciels Lieux Utilisateurs Organisations Marques Types Contrôles Statistiques Planning RequêtesInterventions Opérations Tables de Gparc
  2. 2. 1- Introduction........................................................................................................................................ 7 1-1 Gparc : gérer facilement le parc informatique................................................................................ 7 1-2 Une base de données simple et efficace....................................................................................... 8 1-3 Des statistiques graphiques instantanées ..................................................................................... 9 1-4 Gestion des tâches, Help Desk, Planning ..................................................................................... 9 2- Accéder aux machines du Parc ....................................................................................................... 9 2-1 La fenêtre d’accueil........................................................................................................................ 9 2-1-1 La barre des menus ................................................................................................................ 9 2-1-2 Les icônes de la fenêtre d’accueil......................................................................................... 11 2-1-3 Accéder aux fichiers par l’arborescence............................................................................... 12 2-2 Les Machines du Parc (mode liste) ............................................................................................. 14 2-2-1 Sélection avant affichage de la liste...................................................................................... 14 2-2-2 Présentation de la liste du Parc ............................................................................................ 15 2-2-3 Positionnement rapide et sélection mono critère.................................................................. 16 2-2-4 Sélection multi-critères.......................................................................................................... 17 2-2-5 Accès par les contrats........................................................................................................... 17 2-3 La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail)................................................................................ 17 2-4 Les onglets de la fiche de parc .................................................................................................... 19 2-4-1 L’onglet "Notes"..................................................................................................................... 19 2-4-2 L’onglet "Contrat maintenance" ............................................................................................ 19 2-4-3 L’onglet "Contrat location"..................................................................................................... 19 2-4-4 L’onglet "Technique" ............................................................................................................. 20 2-4-5 L’onglet "Budget"................................................................................................................... 22 2-4-6 L’onglet "Divers".................................................................................................................... 22 2-4-7 L’onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership), ............................................................................ 23 2-4-8 L’onglet "Compléments"........................................................................................................ 23 2-4-9 L’onglet "Autre Contrat"......................................................................................................... 23 2-5 Gestion des prêts de machines ................................................................................................... 24 2-6 Attribuer une machine à l'utilisateur de "non affectation" ............................................................ 26 2-7 Liaisons de machines entre elles................................................................................................. 27 2-8 Fichiers associés aux machines du parc..................................................................................... 28 3- Accéder aux autres données.......................................................................................................... 28 3-1 Principes généraux ...................................................................................................................... 29 3-2 Les Fournisseurs ......................................................................................................................... 30 3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste)..................................................................................... 30 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail)..................................................................................... 30 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail)..................................................................................... 31 3-3 Les Composants .......................................................................................................................... 32 3-3-1 La table "Composants" (mode liste)...................................................................................... 32 3-3-2 La fiche "Composant" (mode détail) ..................................................................................... 34 3-4 Les Logiciels ................................................................................................................................ 35 3-4-1 La table "Logiciels" (mode liste)............................................................................................ 35 3-4-2 La fiche "Logiciel" (mode détail)............................................................................................ 36 3-5 Les Lieux...................................................................................................................................... 37 3-5-1 La table "Lieux" (mode liste) ................................................................................................. 37 3-5-2 La fiche "Lieu" (mode détail) ................................................................................................. 38 3-5-3 La "hiérarchie" des lieux........................................................................................................ 38 3-6 Les Utilisateurs ............................................................................................................................ 41 3-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste)........................................................................................ 41 3-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode détail)........................................................................................ 42 3-7 Les Organisations ........................................................................................................................ 43 3-7-1 La table "Organisations" (mode liste).................................................................................... 43 3-7-2 La fiche "Organisation" (mode détail) ................................................................................... 43 3-8 Les Marques ................................................................................................................................ 44 3-8-1 La table "Marques" (mode liste)............................................................................................ 44 3-8-2 La fiche "Marque" (mode détail)............................................................................................ 44 3-9 Les Types de matériels................................................................................................................ 45 3-9-1 La table "Types" (mode liste) ................................................................................................ 45 3-9-2 La fiche "Type" (mode détail)................................................................................................ 45 3-10 Les Tables internes.................................................................................................................... 46
  3. 3. Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 3 Table des Matières (01/12/2007) 4- Gérer les composants et logiciels - stocks .................................................................................. 47 4-1 Composants affectés aux matériels............................................................................................. 49 4-2 Copier ou transférer un composant ............................................................................................. 50 4-3 Logiciels installés sur les matériels.............................................................................................. 51 L'onglet Compléments.................................................................................................................... 53 4-4 La gestion des mises à jour des licences de logiciels : ............................................................... 54 4-5 Copier, transférer ou échanger un logiciel :................................................................................ 56 4-6 Gestion des stocks de logiciels et de composants ...................................................................... 58 5- Les impressions .............................................................................................................................. 60 5-1 Le menu "Impressions"................................................................................................................ 61 5-2 Impression du Parc en liste.......................................................................................................... 62 5-2-1 L'onglet des options "Parc en liste"....................................................................................... 62 5-2-2 Tri de la liste.......................................................................................................................... 62 5-2-3 Filtre de sélection.................................................................................................................. 62 5-2-4 Aperçu et impression ............................................................................................................ 63 5-2-5 Exporter la sélection à imprimer vers un tableur .................................................................. 63 5-3 Impression du Parc en fiches....................................................................................................... 64 5-3-1 Imprimer une série de fiches................................................................................................. 64 5-3-2 Imprimer une fiche particulière depuis une liste de Machines.............................................. 64 5-3-3 Imprimer une fiche particulière depuis L'affichage détaillé ................................................... 65 5-4 Liste des Utilisateurs.................................................................................................................... 66 5-5 Liste des Fournisseurs................................................................................................................. 67 5-6 Impression d'états standards ....................................................................................................... 69 5-7 Impression d'étiquettes ................................................................................................................ 70 6- Le Help desk – Suivre les Interventions........................................................................................ 71 6-1 Principes du suivi des interventions............................................................................................. 71 6-1-1 Les Interventions................................................................................................................... 71 6-1-2 Les Opérations...................................................................................................................... 72 6-1-3 Le Suivi.................................................................................................................................. 72 6-2 Les Opérations types ................................................................................................................... 73 6-2-1 La table des Opérations types (mode liste) .......................................................................... 73 6-2-2 La fiche "Opération type" (mode détail) ................................................................................ 74 6-3 Les Interventions.......................................................................................................................... 75 6-3-1 Créer une intervention........................................................................................................... 75 6-3-2 Les onglets de l'intervention.................................................................................................. 78 6-3-3 Liste des interventions, recherches simples dans les interventions ..................................... 79 6-3-4 Actions sur le fichier des interventions.................................................................................. 80 6-4 Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs................................................................. 80 6-4-1 Depuis l'intranet,.................................................................................................................... 81 6-4-2 Depuis le module client GPCLI.exe ...................................................................................... 81 7- Le Planning – gérer les tâches prévisionnelles ........................................................................... 82 7-1 Principes du Planning .................................................................................................................. 82 7-1-1 Les Tâches............................................................................................................................ 83 7-1-2 Le Planning ........................................................................................................................... 83 7-2 Enregistrer les Tâches................................................................................................................. 84 8- Le gestionnaire de Requêtes.......................................................................................................... 87 8-1 Accéder au gestionnaire des requêtes ........................................................................................ 87 8-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) à interroger .................................................................. 87 8-2-1 Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier à interroger ............................................. 88 8-2-2 Interrogation sur plusieurs fichiers liés Choisir les fichiers à interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s).................................................................................................................................. 88 8-3 Onglet "Champs et sélection" ...................................................................................................... 91 8-3-1 Choisir les colonnes à visualiser dans le résultat ................................................................. 91 8-3-2 Introduire un (ou des) critère(s) de sélection ........................................................................ 91 8-4 La liste des réponses................................................................................................................... 94 8-4-1 Trier le résultat ...................................................................................................................... 95 8-4-2 Exporter les enregistrements sélectionnés........................................................................... 95 8-4-3 Imprimer les colonnes de la requête..................................................................................... 95 8-4-4 Imprimer en "liste standard".................................................................................................. 96 8-4-5 Impression d'après un état standard prédéfini...................................................................... 96
  4. 4. 8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements...................................................... 97 8-4-7 Editer des étiquettes ............................................................................................................. 97 8-4-8 Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML........................................................... 97 8-4-9 Aller sur l'écran Parc machines............................................................................................. 97 8-5 Les Requêtes enregistrées.......................................................................................................... 98 8-5-1 Enregistrer une requête ........................................................................................................ 98 8-5-2 Exécuter une requête enregistrée......................................................................................... 98 8-5-3 Modifier une requête enregistrée.......................................................................................... 98 8-6 Exemple de requête multifichier : les machines et leurs composants......................................... 99 8-6-1 Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) ......................................... 99 8-6-2 Etapes de création de la requête........................................................................................ 101 8-6-3 Résultat de la requête......................................................................................................... 102 9- Les Statistiques ............................................................................................................................. 103 9-1 Le menu "Statistiques"............................................................................................................... 103 9-2 Statistiques "Parc Machines"..................................................................................................... 104 9-2-1 Déclenchement du calcul.................................................................................................... 104 9-2-2 Choix des options................................................................................................................ 104 9-2-3 Choix de la représentation graphique................................................................................. 105 9-2-4 L'affichage graphique des statistiques................................................................................ 105 9-3 Statistiques "Interventions" ........................................................................................................ 106 9-4 Statistiques "Logiciels"............................................................................................................... 107 9-5 Statistiques "Composants"......................................................................................................... 108 9-6 Statistiques sur les valeurs numériques d'un résultat de requête ............................................. 109 10- Fonctions techniques ................................................................................................................. 109 10-1 Sauvegarder et Restaurer........................................................................................................ 109 10-1-1 Sauvegarde....................................................................................................................... 109 10-1-2 Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegardés ..................................................... 111 10-1-3 Récupération sélective à partir d'une sauvegarde............................................................ 112 10-2 Réindexer les fichiers............................................................................................................... 113 10-2-1 Réindexation de tous les fichiers, depuis Gparc............................................................... 113 10-2-2 Réindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe....................................... 114 10-3 Actions sur le fichier des Interventions .................................................................................... 115 10-4 Contrôler l'Intégrité de la base................................................................................................. 116 10-5 Historique de Gparc (prêts et suppressions) ........................................................................... 118 10-6 Mise à zéro des fichiers de données ....................................................................................... 119 10-6-1 Mise à zéro de tous les fichiers......................................................................................... 119 10-6-2 Mise à zéro d'un fichier ..................................................................................................... 120 10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc............................................................................. 121 10-8 Mise à niveau de la structure des fichiers de données............................................................ 121 11- L'importation / l'exportation ....................................................................................................... 122 11-1 Les différents modes d'importation.......................................................................................... 122 11-1-1 L'import général................................................................................................................. 123 11-1-2 L'import iParc ou l'import "structuré" ................................................................................. 124 11-2 Spécial Importations de données capturées par iParc ............................................................ 124 11-2-1 Première étape : exporter depuis iParc ............................................................................ 124 11-2-2 Deuxième étape : importer dans Gparc............................................................................ 124 11-2-3 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc...................................................... 125 11-3 Spécial Import Structuré .......................................................................................................... 126 11-3-1 Description du fichier des Machines, fichier PARC : ........................................................ 126 11-3-2 Description du fichier des Logiciels affectés aux machines, fichier RELATLOG : ........... 127 11-3-3 Description du fichier des Composants affectés aux machines, fichier RELATCOM : .... 128 11-3-4 Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN :........................................... 129 11-4 Description de l'importation de fichiers .................................................................................... 129 11-4-1 Caractéristiques du fichier d'importation........................................................................... 131 11-4-2 Choix du fichier de destination.......................................................................................... 131 11-4-3 Choix du fichier à importer................................................................................................ 132 11-4-4 L'onglet Explications ......................................................................................................... 132 11-4-5 L'onglet Dictionnaire.......................................................................................................... 133 11-4-6 L'onglet Paramétrage........................................................................................................ 133 11-4-7 L'onglet Importation........................................................................................................... 135 11-4-8 L'onglet Compte rendu d'importation ................................................................................ 136 11-4-9 L'onglet Défaire l'importation – Remise à blanc du fichier en cours de sélection............. 136
  5. 5. Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk page 5 Table des Matières (01/12/2007) 11-5 L'exportation............................................................................................................................. 137 12- Site Intranet du parc.................................................................................................................... 138 12-1 Construction du site Intranet.................................................................................................... 138 12-2 Intégrer et Voir le site intranet du parc..................................................................................... 139 12-3 Construction automatisée de l'intranet du parc ....................................................................... 142 12-3-1 Cas général : une seule base ........................................................................................... 142 12-3-2 Cas d'une gestion multibase............................................................................................. 143 13- Gestion des contrats................................................................................................................... 145 13-1 Les Types de contrat ............................................................................................................... 145 13-1-1 Le contrat de maintenance ............................................................................................... 145 13-1-2 Le contrat de location........................................................................................................ 145 13-1-3 contrat (autre).................................................................................................................... 146 13-2 Suivi des contrats..................................................................................................................... 146 13-2-1 Sélection des contrats à visualiser.................................................................................... 146 13-2-2 Tableau de synthèse des contrats sélectionnés............................................................... 147 13-2-3 Tableau détail de la ligne de synthèse sélectionnée ........................................................ 147 13-2-4 Impressions proposées..................................................................................................... 148 13-3 La fenêtre d'analyse des contrats - Actions à prévoir.............................................................. 148 13-4 Le bouton "Synthèse des contrats".......................................................................................... 149 13-5 Le bouton "Modifier en rafale".................................................................................................. 149 14 - Le Module d'Inventaire GPINVT .............................................................. Erreur! Signet non défini. 14-1 Le Principe de l'Inventaire...................................................................Erreur! Signet non défini. 14-2 L'Inventaire : les étapes à suivre ........................................................Erreur! Signet non défini. 14-2-1 Installation du module GPINVT.exe............................................Erreur! Signet non défini. 14-2-2 Suppression des éventuels anciens fichiers d'inventaire ...........Erreur! Signet non défini. 14-2-3 Préparation à l'inventaire Gparc..................................................Erreur! Signet non défini. 14-2-4 Lancement du module d'inventaire GPINVT.EXE ......................Erreur! Signet non défini. 14-2-5 Sélection de la machine à traiter.................................................Erreur! Signet non défini. 14-2-6 Exportation de l'Inventaire pour Gparc .......................................Erreur! Signet non défini. 14-2-7 Importation de l'Inventaire dans Gparc .......................................Erreur! Signet non défini. Annexe 1 - Paramètres de personnalisation................................................................................... 150 1- Accès aux personnalisations ....................................................................................................... 150 2- Onglet "Général" .......................................................................................................................... 151 3- Onglet "Sécurité".......................................................................................................................... 152 4- Onglet "Machine" ......................................................................................................................... 154 5- Onglet "Composant des machines" ............................................................................................. 155 6- Onglet "Logiciel"........................................................................................................................... 155 7- Onglet "Planning"......................................................................................................................... 156 8- Onglet "Interventions" .................................................................................................................. 156 9- Onglet "Devises" .......................................................................................................................... 157 9-1 Changer de devise de référence, sans conversion................................................................ 158 9-2 Convertir les valeurs monétaires et changer la devise de référence..................................... 158 9-3 Affichage et saisie des valeurs monétaires............................................................................ 159 10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant général", "Logiciel général" ....................... 159 11- Onglet "Informations générales" ................................................................................................ 160 12- Configurer l'imprimante.............................................................................................................. 160 13- Le mini-menu ............................................................................................................................. 161 14- La calculette............................................................................................................................... 161 Annexe 2 - Installer / Désinstaller Gparc......................................................................................... 161 1- Prérequis...................................................................................................................................... 162 2- Où vont se trouver les fichiers de Gparc ? .................................................................................. 162 3- Première installation .................................................................................................................... 162 4- Appliquer la dernière mise à jour ................................................................................................. 164 5- Lancement de l'exécution ............................................................................................................ 164 6- Sécurité – sauvegardes ............................................................................................................... 164 7- Installation d'une mise à jour ....................................................................................................... 164 8- Faire le ménage ........................................................................................................................... 164 9- Désinstallation de Gparc.............................................................................................................. 164
  6. 6. 10- Mise en phase de la structure des données avec la version active, en cas de décalage (suite à une mise à jour incomplète)................................................................................................................................ 165 1 – Les exécutables ont été mis à jour, mais pas les données.................................................... 165 2 – Les données ont été mises à jour, mais pas les exécutables................................................ 166 Annexe 3 - Localisation des données - Option multibase............................................................. 166 1- Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes exécutables de Gparc.................... 167 2- Monobase – exécutables et données dans le même dossier...................................................... 167 3- Monobase – exécutables et données dans des dossiers différents............................................ 167 4- Option MULTIBASE ..................................................................................................................... 168 5- Option MULTIBASE – Changer de base ..................................................................................... 169 Index.................................................................................................................................................... 171
  7. 7. chap01.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 7 Introduction 1- Introduction Gparc peut convenir pour mettre rapidement de l'ordre dans le recensement du parc informatique. C'est même la première chose à faire. Ce premier chapitre permet une prise en main rapide du produit, dans cet esprit. Les chapitres suivants permettront d'approfondir cet aspect "nomenclature" de la gestion du Parc, puis nous amèneront à la gestion dynamique des interventions, du help desk et du planning. 1-1 Gparc : gérer facilement le parc informatique Quelles sont les machines installées à la Réception ? Quelles machines ont-elles Word 6 ? Où en est-on sur les interventions en cours ? Gparc a été développé pour répondre à ces questions, rapidement, simplement. Avec Gparc, vous pourrez suivre non seulement les machines du Parc Informatique, mais aussi les fournisseurs, les logiciels installés, les incidents, etc… Gparc est un produit logiciel pour Windows 9x, 2000, millenium ou NT en réseau. Vite appris, installé en 5 minutes, GPARC est un produit simple et efficace, conçu sur le terrain. Il vous permet de gérer le parc informatique, avec ses machines (ordinateurs, imprimantes, composants), mais aussi les logiciels installés, les utilisateurs (personnes ou services, lieux), les fournisseurs et les marques ainsi que les interventions (help desk, planning). Ci-dessus, un exemple de fiche de matériel GPARC Un requêteur puissant, multi critères, permet des sélections rapides, des impressions et une navigation très instinctive. Un module de statistiques propose des représentations graphiques très parlantes, et la documentation est complétée par une aide Windows en ligne.
  8. 8. page 8 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap01.doc Introduction 1-2 Une base de données simple et efficace Le Parc est le point d'entrée principal dans Gparc. Mais vous pouvez passer par bien d'autres chemins. Par exemple, vous pourrez entrer dans la gestion du parc par : Les types de machines : Micro de bureau, portable, imprimante, etc. Les fournisseurs Les logiciels Les marques Les utilisateurs Les services de l'entreprise ou organisations Les lieux physiques La société d'appartenance Les interventions sur les machines Le Parc : présentation en mode "liste" Tous ces éléments peuvent être saisis indépendamment (par exemple, vous pouvez créer à l'avance le fichier des utilisateurs ou le fichier des marques). Mais ils peuvent être créés "dans la foulée", à l'occasion d'une mise à jour du Parc. Un point important : lors de la saisie des fiches de matériel, très peu de rubriques sont obligatoires. Cela permet de constituer votre base de façon progressive, par exemple sans être obligé de connaître le numéro de série ou le détail des composants de chaque machine. Rubriques de sélection des machines du parc Liste des valeurs par simple clic Accès à la fiche détaillée par double clic Afficher tout le fichier
  9. 9. chap01.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 9 Introduction 1-3 Des statistiques graphiques instantanées Vos sélections dans Gparc peuvent être présentées non seulement sous forme de listes ou de fiches, mais aussi sous forme graphique (histogrammes ou camemberts). Par exemple : Sur une sélection de machines : répartition par marque 1-4 Gestion des tâches, Help Desk, Planning Vous pourrez définir un fichier d'opérations types pour gérer les interventions (formation, installation de logiciel, etc). En fait, tous les travaux peuvent être pris en compte : hot line, maintenance, assistance... Il est possible de définir des temps standard, de décrire les solutions types aux problèmes. Vous pourrez suivre les coûts des interventions, organiser un suivi des dates d'expédition et de réception des machines en maintenance. Le dispositif de planning prévisionnel des tâches à effectuer sur les machines ou auprès des utilisateurs vous permettra de gérer les dates d'exécution, la fréquence et le suivi des opérations. Il est possible de programmer des actions dans le temps : installer tel logiciel pour telle date, profiter des congés de M. Dupont pour envoyer son micro en maintenance, etc. 2- Accéder aux machines du Parc Ce chapitre vous guide dans la saisie des machines du Parc. Vous y découvrirez la logique générale de Gparc, et quelques remarques pratiques et définitions importantes. 2-1 La fenêtre d’accueil 2-1-1 La barre des menus Lorsque vous lancez Gparc, la fenêtre ci-après se présente (1) :
  10. 10. page 10 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc La fenêtre d’accueil de Gparc, avec le menu Fichiers activé Pour accéder à la gestion des machines du parc, il suffit de cliquer sur le menu "Parc". On arrive à la fenêtre décrite au paragraphe suivant. (1) Si, au lancement de Gparc, c’est la fenêtre "Parc" qui apparaît (voir paragraphe suivant), l’affichage de la fenêtre d’accueil est obtenu en fermant la fenêtre "Parc" Ces options du menu "Fichiers" sont décrites plus en détail au chapitre 3 Le menu "Parc" permet un accès direct aux machines du Parc. Il fait l'objet de ce chapitre Ces options facilitent la gestion des composants et logiciels en stock ou effectivement installés Les fonctions du menu "Impressions" sont détaillées au chapitre 5 Le menu "Outils" couvre des fonctions avancées telles que le requêteur, les statistiques, les sauvegardes, etc. Voir au Paramètres de personnalisation de votre Gparc (voir annexe 2) Interventions, tâches et planning, opérations types : voir chapitre 6
  11. 11. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 11 Accéder aux machines du Parc 2-1-2 Les icônes de la fenêtre d’accueil Sous la barre des menus, une série d’icônes permet un accès rapide aux fonctions les plus courantes de Gparc. Lorsque la souris survole une icône quelques instants, une bulle vous rappelle sa fonction, selon le tableau ci-après : Menu Sous-menu Documentation principale Aide ? Aide en ligne Windows pour Gparc Parc Parc Chapitre.2 Arborescence Outils Arborescence du parc Chapitre 2 - § 2-1-3 Fournisseurs Fichiers Fournisseurs Chapitre 3 - § 3-2 Composants Fichiers Composants Chapitre 3 - § 3-3 Logiciels Fichiers Logiciels Chapitre 3 - § 3-4 Lieux Fichiers Lieux Chapitre 3 - § 3-5 Utilisateurs Fichiers Utilisateurs Chapitre 3 - § 3-6 Organisations Fichiers Organisations Chapitre 3 - § 3-7 Marques Fichiers Marques Chapitre 3 - § 3-8 Types Fichiers Types Chapitre 3 - § 3-9 Tables de Gparc Fichiers Tables Chapitre 3 - § 3-10 Interventions Fichiers Interventions Chapitre 6 Opérations Fichiers Opérations types Chapitre 6 - § 6-2 Tâches/Planning Fichiers Tâches Chapitre 7 Requêtes (query) Outils Gestionnaire des requêtes Chapitre 8 Statistiques Outils Statistiques du parc Chapitre 9 Machines en prêt Fichiers Machines en prêt Chapitre 2 - § 2-5 Contrats des machines Fichiers Contrats du parc Actions Chapitre 2 - § 2-2-4 Contrôles Outils Contrôle d’intégrité de la base Chapitre 10 - § 10-4 Configurer Outils Configurer l’imprimante Annexe 1 - § 10 Calculette Outils Calculatrice Annexe 1 - § 11 Paramètres Fichiers Paramètres Annexe 1
  12. 12. page 12 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-1-3 Accéder aux fichiers par l’arborescence Les menus Fichier et Parc de la fenêtre d’accueil (voir § 2-1-1) et les icônes proposées (voir § 2-1-2) permettent d’accéder aux différents fichiers de la base Gparc. Mais l’icône d’arborescence offre un accès qui peut s’avérer plus intuitif. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous obtenez la fenêtre suivante, dans la fenêtre d’accueil : Ce sont les points d’entrée dans les différentes tables. En double-cliquant sur l’une d’entre elles, vous obtenez la liste de ses éléments. Pour refermer la fenêtre d’Arborescence, il suffit de cliquer à nouveau sur l’icône : Par exemple, en double cliquant sur les Machines, vous obtenez : La procédure est la même pour accéder aux tables : • Fournisseurs • Lieux • Machines • Marques • Organisations • Types • Utilisateurs La suite de ce chapitre développe la table des Machines du Parc. Le chapitre 3 décrit les autres tables. La fenêtre d'Arborescence peut être présentée spontanément au lancement de Gparc. Pour cela, voir "Personnaliser Gparc", Annexe 1, § 2 Menu obtenu par clic droit
  13. 13. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 13 Accéder aux machines du Parc Par clic droit sur n'importe quel élément de l'arborescence, vous obtenez un menu qui permet, selon le cas : • D'Agrandir ou diminuer (en largeur) la fenêtre d'arborescence, • De Dérouler tout ou Enrouler tout, • De Rafraichir, • Et de Fermer (alternative à cliquer de nouveau sur l'icône Un double clic sur l'élément de la table vous fait accéder à sa fiche détail. NB : il est possible de choisir le mode du tri d'affichage des machines. Ce choix se fait via le paramétrage de Gparc, onglet machine avec l'option de tri de l'arborescence.
  14. 14. page 14 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-2 Les Machines du Parc (mode liste) Pour créer les machines du parc, plus généralement pour les gérer, vous devez accéder à la fenêtre "Les machines du parc" représentée ci-dessous. Pour cela, vous pouvez cliquer sur l’icône "Parc" de la barre d’icônes de la fenêtre d’accueil ou bien sélectionner le menu "Parc" ou encore le point d’entrée "Machines" de l’arborescence. Un autre point d’entrée peut être le requêteur. 2-2-1 Sélection avant affichage de la liste Sauf pour créer une nouvelle fiche machine, il est recommandé, sur la fenêtre "Les machines du parc" de commencer par effectuer une sélection des machines que l’on veut lister, afin de limiter le temps de chargement en mémoire, celui-ci dépendant de la taille de la sélection et de la vitesse du réseau. Il est toutefois possible d’afficher la totalité des machines du parc. Pour certaines fonctions, en particulier Afficher la fin du fichier, un facteur de limitation de l’affichage est prévu (chiffre en saisie à droite de la barre de menu). Par paramétrage "Machine", il est possible de choisir l’option initiale à prendre par défaut : charger tout le fichier (intéressant pour un parc peu important), charger la fin du fichier (machines les plus récentes, en fonction du facteur de limitation), ne rien charger.(pour affichage après sélection). La sélection peut se faire selon une des méthodes suivantes : • sélection sur un critère, voir plus loin § 2-2-3, • sélection multicritères, par le bouton voir plus loin § 2-2-4, • pour des sélections plus fines, on peut passer par le requêteur (voir détail au chapitre 8) et, sur la liste la liste résultante, demander à afficher directement le résultat de la sélection dans la fenêtre du parc, soit par le menu Fichier, choix Aller sur l’écran de gestion des machines, soit directement en cliquant sur l’icône : . Afficher tout le fichier Requêteur Critères simples Sélection multicritèresTri colonnes par clic Facteur de limitation de sélection Afficher la fin du fichier Filtre par Société
  15. 15. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 15 Accéder aux machines du Parc • Pour afficher la totalité du parc, cliquer sur l’ icône ou, par le menu Edition, choisir Afficher tout le fichier. • Pour afficher les machines les plus récentes , cliquer sur l’ icône ou, par le menu Edition, choisir Afficher la fin du fichier. Ce choix ne prend pas en compte le filtre société. • Filtre Société Par défaut, toutes les sociétés sont prises en compte dans les sélections exprimées sur cette fenêtre. Il est possible d'ajouter un filtre supplémentaire sur la société d'appartenance de la machine : un menu déroulant permet de choisir une société existante. L'icône avec un filtre société affiche toutes les machines de la société. Note : la rubrique Société figure sur l'onglet Divers de la fiche machine. Voir aussi Société par défaut : Annexe 1 §2- Onglet "Général". 2-2-2 Présentation de la liste du Parc La liste obtenue peut être triée sur les éléments de chaque colonne de la liste : un premier clic sur un titre de colonne pour un tri ascendant, un nouveau clic pour un tri inverse. Vous pouvez fixer certaines colonnes pour les voir en permanence à l’écran lorsque l’on se déplace vers la droite : il suffit d’ouvrir, par simple clic, le petit cadenas qui apparaît sur la colonne lorsque l’on déplace le curseur sur les titres de colonnes. Les machines en prêt sont surlignées en vert, les machines hors service en rouge et les machines à remiser en orange. Créer une nouvelle machine Ou bien : double cliquer sur la ligne utile Créer une machine par copie : cliquer sur la ligne de la machine à copier, puis sur l'outil "Copier" Détail, mise à jour d'une machine : cliquer ici après avoir sélectionné la ligne utile Informations principales de la machine sélectionnée
  16. 16. page 16 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc Les icônes principales sont les suivantes (bulle si la souris survole l’icône). Voir aussi § 2-1-2 : Afficher tout le fichier, Afficher la fin du fichier (et facteur de limitation). Créer une machine, Modifier, Supprimer, Copier la machine sélectionnée (§ 2-3) Réafficher sur le dernier critère Exporter (chapitre 11) Transformer la machine en composant Accès aux liens père et fils de la machine Début de la liste - Fin de la liste Imprimer (chapitre 5) 2-2-3 Positionnement rapide et sélection mono critère Certaines rubriques, présentées en haut de la fenêtre, permettent une sélection rapide. Ce sont • Utilisateur • Marque • Lieu • Fournisseur • Type • Organisation • Logiciel présent dans les machines • Composant présent dans les machines • processeur pour lesquelles le choix du critère se fait dans la liste de valeurs affichée sur clic des cases de type • Numéro • N°de série • Identification pour lesquelles la saisie est directe. Case à cocher "Filtrage exact" : si elle est vide, la liste des machines sera positionnée sur les machines répondant au critère ; si elle est cochée, on obtient la réponse exacte au critère demandé. L’option proposée par défaut peut être modifiée par le paramétrage (voir Annexe 1 § 4). La valeur du critère retenu apparaît dans le bandeau du haut.
  17. 17. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 17 Accéder aux machines du Parc 2-2-4 Sélection multi-critères Le bouton "Sélection multiples critères" permet d’effectuer une sélection multi-critères rapide : La fenêtre obtenue permet de faire une sélection multi-critères sur les six critères principaux (utilisateur, fournisseur, organisation, lieu, type, marque) afin d’obtenir une liste ajustée, ceci sans passer par le requêteur. Par exemple : avoir une sélection des machines de type "Micro de bureau" ne se trouvant pas dans "l’Atelier" (voir aussi au chapitre 8 "Le requêteur"). Le filtre société s'ajoute aux critères le cas échéant. 2-2-5 Accès par les contrats L’icône ci-contre est proposée dans la fenêtre d’accueil de Gparc ainsi que dans la fenêtre de "Liste du Parc". Elle offre un accès rapide aux machines pour lesquelles il existe un contrat de maintenance ou de location. La même fonction est obtenue depuis la fenêtre d’accueil par le menu "Fichiers" choix "Contrats du parc". Le chapitre 13 documente en détail la gestion des contrats. 2-3 La fenêtre "Machine du Parc" (mode détail) créer Vous y accédez par l’icône "Créer une nouvelle machine", dans la fenêtre "Machines du Parc" (mode liste). Dans ce cas, toutes les rubriques seront vides, prêtes pour votre saisie. modifier Si vous sélectionnez une ligne de la liste (simple clic), vous pouvez accéder au détail de la machine pour la mettre à jour. Un double clic sur la ligne a le même effet, pour une mise à jour. supprimer De même, cette icône vous permet, après sélection d’une machine de la liste, de la supprimer (une confirmation sera demandée) copier Enfin, si vous avez sélectionné une machine puis cliqué sur l’icône "Copier", alors vous serez en mode création d’une nouvelle machine, avec les valeurs par défaut de la machine copiée.
  18. 18. page 18 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc L’Identification (X3014 dans l’exemple) est libre (alphanumérique limité à 80 caractères) et doit être unique dans le parc. Le Numéro, unique aussi, est affecté automatiquement par Gparc. La saisie de certaines zones fait référence aux listes de valeurs par un numéro dans une table spécialisée, que vous pouvez consulter et mettre à jour. Ces tables sont décrites plus en détail au chapitre suivant. Ce sont : • La marque (sur l’exemple, 305 pour "Giga Marque") • Le type de machine (sur l’exemple, 31 pour "Serveur") • L’utilisateur (sur l’exemple, 158 pour "Informatique siège") • Le fournisseur (sur l’exemple, 1 pour "Informatique ABC") • Le prestataire de garantie (table des Fournisseurs) (sur l’exemple, 7 pour "Neyrial (ex EBI)") • Le lieu (sur l’exemple, 1 pour "Siège") • L'organisation (sur l’exemple, 3 pour "Informatique"). Si l'Organisation est omise, la machine est considérée comme appartenant à l'organisation d'appartenance de l'utilisateur. L’accès à la liste des valeurs, pour sélectionner le bon numéro ou pour le créer, se fait par le bouton situé à droite du numéro. Dans la fenêtre de la liste, la saisie d’une ou plusieurs lettre(s) permet de se positionner rapidement dans la liste. L’accès au détail de l'élément affiché peut se faire directement par ce bouton représentant un oeil. Ces boutons permettent une sélection dans une liste de valeurs Ces onglets permettent d'accéder à des détails fins (non obligatoires) Logiciels et composants : voir chapitre 4 Interventions : voir chapitre 6 Boutons d'accès au calendrier
  19. 19. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 19 Accéder aux machines du Parc 2-4 Les onglets de la fiche de parc La partie inférieure de la fiche détaillée est constituée d’onglets, que vous pouvez utiliser ou non : 2-4-1 L’onglet "Notes" Vous pouvez y saisir un texte libre, associé à la machine (jusqu'à 1024 caractères) 2-4-2 L’onglet "Contrat maintenance" Essayez cet onglet. Vous découvrirez qu’une date de début et une durée en mois fait calculer la date de fin par Gparc. Les périodicités et contrats types sont proposés par sélection dans des listes déroulantes, mais la saisie est libre. Le "mainteneur" est à choisir dans la table Gparc des fournisseurs (voir aussi au § 2-2-4 l’accès direct aux contrats). 2-4-3 L’onglet "Contrat location" Il ressemble à l’onglet "contrat de maintenance" (voir aussi au § 2-2-4 l’accès direct aux contrats) :
  20. 20. page 20 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-4-4 L’onglet "Technique" Ici aussi, vous êtes aidé par des listes déroulantes, mais la saisie reste libre (et optionnelle). Les tables Mémoire, capacité Disque, Processeur, Type Réseau, Prise Réseau, Vitesse Réseau, Type d'écran, Taille écran et Bus machine s’auto alimentent lors de la saisie d’une nouvelle valeur. Elle peuvent être gérées séparément depuis la fenêtre d'accueil, soit par le Fichiers – choix Tables, soit directement par l'icône (cf chapitre 3, § 3-10). NB : Avant la version de novembre 2002, la capacité disque était exprimée en giga octets, avec saisie possible de décimales. Le bouton "Rechercher une adresse IP" fait apparaître la liste des plages IP utilisées. Il est alors possible de sélectionner une adresse, l'action "Attribuer" propose la prochaine adresse libre. Les adresses en double sont signalées par un surlignage rouge et leur liste figure en bas de la fenêtre. A la saisie d'une adresse IP, un contrôle de doublons est effectué. Le bouton "Prise en main" Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans l’onglet "Technique" ou via le menu Outils de l’affichage en tableau des machines du parc. Il permet de déclencher la fonction de "prise en main à distance d’une machine qui se paramètre dans l’onglet Interventions du paramétrage de Gparc en donnant le nom du programme à déclencher avec son paramètre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe –connect) et le paramètre à passer à ce programme pour déclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Cette fonction peut être déclenchée également via le menu "Outils" de l’affichage en tableau des machines du parc.
  21. 21. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 21 Accéder aux machines du Parc Le menu Outils, choix adresses IP utilisées, permet de visualiser cette liste.
  22. 22. page 22 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-4-5 L’onglet "Budget" Il permet notamment de calculer automatiquement la date de fin d’amortissement du matériel, en fonction de la durée (exprimée en mois). Si le calcul est possible, un tableau d'amortissement est proposé. Les rubriques Amortissement annuel et Valeur résiduelle sont des données informatives de saisie, à mettre éventuellement à jour à partir d'un logiciel d'immobilisation par exemple. 2-4-6 L’onglet "Divers" • Les champs libres : vous pouvez personnaliser les intitulés, comme "Assurance" dans l’exemple ci-dessous ; par clic droit on accède directement à l'onglet Machines du paramétrage qui permet de saisir les libellés personnalisés (cf. Annexe 1- Onglet "Machine"). Le champ libre n°10 n'est plus utilisé par la fonction Import, cette information est désormais gérée sur l'onglet Compléments (version de novembre 2002). Pour les imports antérieurs, exécuter les contrôles internes afin de copier automatiquement les anciennes informations d'importation du champs libre n°10 ver s l'onglet Compléments. • Le mot de passe de la machine: il n’apparaîtra pas si la sécurité de Gparc est mise au niveau utilisateur et que celui-ci n’a pas un droit "9". (Cf. Annexe 1 – Onglet "Sécurité"). • Il est possible également de mentionner la Société à laquelle appartient la machine. Cette rubrique pourra servir de critère de filtrage dans les sélections du parc, mais aussi dans le paramétrage de droits d’accès aux machines, cf. Annexe 1, §3. Si par paramétrage, onglet Général, on a mentionné une société par défaut, la zone est renseignée automatiquement, mais peut toujours être modifiée. • Il est possible de mentionner un lien avec un fichier externe qui pourra être ouvert directement. • Champ numéro de commande Les champs libres permettent d'ajouter vos propres rubriques, non prévues par Gparc
  23. 23. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 23 Accéder aux machines du Parc 2-4-7 L’onglet "T.C.O." (Total Cost Ownership), Cet onglet permet de visualiser les cumuls des prix attenant à la machine (la machine, ses composants, logiciels et interventions) ainsi que son prix de revient mensuel (prix de la machine et de ses composants divisé par le nombre de mois de possession). 2-4-8 L’onglet "Compléments" Cet onglet permet de disposer de douze autres champs libres. Il contient les informations concernant les imports et celles en rapport avec Iparc. 2-4-9 L’onglet "Autre Contrat" Cet onglet permet la gestion d'un contrat autre que location ou maintenance (exemple : contrat de service de backup/restauration, contrat de reprise de machine après sinistre, etc.).
  24. 24. page 24 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-5 Gestion des prêts de machines Le prêt d’une machine L’enregistrement du prêt d’une machine se fait au moment d’un changement d’utilisateur à condition que cette option soit paramétrée : par le Paramétrage, onglet Machines, cocher le bouton dans le cadre "Gestion des prêts". Lors du changement d'utilisateur, un pop-up demande alors si l’on veut enregistrer le changement d’utilisateur en tant que prêt d’une machine, ceci afin de suivre globalement les prêts. Si vous saisissez la date de retour prévue, le nombre de jours se calculera automatiquement. Le bouton "Valider" permet d’enregistrer le prêt. La fiche machine comporte alors le bouton qui permet de retrouver directement la fenêtre de prêt. Gérer les machines en prêt Sur la liste des machines du parc, les machines prêtées apparaissent surlignées vert. D’autre part, par le menu "Fichier, Machines en prêt" ou en cliquant sur l’icône représentant une bourse , on accède à la fenêtre "Machines en prêt".
  25. 25. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 25 Accéder aux machines du Parc Le retour de prêt • Il peut s’effectuer à partir de la fenêtre "Machines en prêt", bouton "Suppression", accessible par l'icône ou par le menu Fichiers, choix Machines en prêt. Le prêt disparaît et l'emprunteur devient l'utilisateur de la machine, ceci est indiqué par un message. • On peut aussi faire un nouveau changement d'utilisateur de la machine : 1. Enregistrer le retour du prêt (= supprimer le prêt en cours) : L'utilisateur choisi devient l'utilisateur de la machine, il n'y a plus de prêt sur cette machine. 2. Supprimer le prêt en cours et faire un nouveau prêt sur cette machine
  26. 26. page 26 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-6 Attribuer une machine à l'utilisateur de "non affectation" Au cours du changement d'utilisateur d'une machine, si on l'attribue à l'utilisateur paramétré comme étant l'utilisateur de non affectation, Gparc propose que les logiciels de la machine soient mis en stock ou supprimés. Il suffit de cocher les logiciels à envoyer vers le stock et ceux à supprimer. Sinon ils resteront affectés à la machine de l'utilisateur de non affectation.
  27. 27. chap02.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 27 Accéder aux machines du Parc 2-7 Liaisons de machines entre elles Cette fonction peut être particulièrement intéressante dans le cas de gestion d'une imprimante réseau partagée par plusieurs ordinateurs. On peut alors établir une liaison mère/fille des ordinateurs vers cette imprimante (ou inversement un lien fils/père de cette imprimante vers les micros). Autre exemple : plusieurs micros reliés à un même switch ou un même hub. Sur la fenêtre liste du parc et sur la fiche machine, cette icône représentant une chaîne permet de voir les liaisons existantes entre la machine sélectionnée et d'autres machines, mais également d'en créer. Fenêtre de gestion des liens entre les machines : Pour créer un lien entre la machine la machine sélectionnée et une autre machine : 1. choisir la machine à lier, 2. indiquer le type de lien • si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien fille", la machine liée sera la fille de la machine sélectionnée, • si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien mère", la machine liée sera la mère de la machine sélectionnée. Les liens peuvent être supprimés : un seul ou tous à la fois. L'accès direct à une machine liée peut se faire par double-clic. Machine sélectionnée Liste des liens créés, ici : 4 "filles" pour "IMP HP DESKJET". Création d'un lien : 1. choisir la machine à lier, 2. indiquer le type de lien 1 2 Accès à la machine pointée par double- clic ou par le bouton "Machine"
  28. 28. page 28 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap02.doc Accéder aux machines du Parc 2-8 Fichiers associés aux machines du parc Des fichiers de tout type peuvent être reliés à une machine du parc (fichier documents, scannés, images, etc.). Une option du menu sur la liste du parc (Fichier …Fichiers associés) et un bouton permettent d'aller sur une fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécuter suivant le cas). Vous pouvez, par exemple, voir la facture associée à la machine en cours. Dans cet exemple, la facture pourrait être un fichier scanné de l'original. La fenêtre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou exécuter suivant le cas) : Les fichiers associés sont aussi disponibles pour les logiciels (licences) et composants des machines. 3- Accéder aux autres données
  29. 29. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 29 Accéder aux autres données La gestion du parc de machines fait intervenir des utilisateurs, des marques, des fournisseurs, etc. Ces différents groupes de données sont organisés dans des tables qui, en complément de la table des machines du parc, constituent la base Gparc. 3-1 Principes généraux L'intérêt de saisir dans un lieu unique les caractéristiques d'un fournisseur ou d'un utilisateur est clair : en cas de modification, il ne sera pas nécessaire de rechercher tous les endroits dans la base de données Gparc dans lesquels l'information modifiée est présentée. Ces tables peuvent être mises à jour de deux façons principales : Soit a priori, indépendamment des données qui s'y réfèrent. Par exemple, vous pouvez saisir une nouvelle fiche d'utilisateur avant même qu'il ne soit équipé d'une machine. Ce type d'accès est possible depuis la fenêtre d'accueil, par le menu "Fichier", à partir de l'"Arborescence du parc" ou encore par les icônes proposées : Soit dynamiquement, au moment où vous en avez besoin. Par exemple, vous êtes en train de saisir l'onglet "Contrat de maintenance" d'une fiche de matériel du parc, et le fournisseur qui assure la prestation n'est pas encore connu. Vous pourrez le créer à ce moment, sans perdre le fil de la mise à jour de fiche de matériel. Un autre principe général est celui du code interne qui identifie chaque élément d'une table donnée, en relation avec son nom en clair. Par exemple, l'utilisateur "Jean DUPONT", lors de sa création, aura peut-être le code interne 43, affecté par Gparc. Dans la plupart des dialogues dans lesquels vous devrez mentionner cet utilisateur, vous aurez le choix entre : Frapper directement le code interne, ce qui est plus rapide si vous le connaissez Cliquer sur le bouton situé à droite de la rubrique à saisir, et qui propose une sélection dans la liste. Organisations : §3-7 Marques : §3-8 Types Matériel: §3-9 Utilisateurs : §3-6 Lieux : §3-5 Logiciels : §3-4 Composants : §3-3 Machines en prêt : §2-4 Arborescence du parc Tables internes : §3-10 Fournisseurs : §3-2
  30. 30. page 30 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-2 Les Fournisseurs La rubrique "Fournisseur" est proposée dans plusieurs tables de la base Gparc : Machine du Parc Logiciel Composant Elle est également présente à d'autres niveaux, tels que l'onglet "Contrat Maintenance" (rubrique "Mainteneur") et l'onglet "Contrat Location" (rubrique "Loueur") de la fiche Machine du Parc. 3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des fournisseurs : Le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : Positionnement dans la liste par le Code Interne Positionnement dans la liste par le début du Nom La liste est classée par Nom du Fournisseur Le Code Interne est attribué par Gparc Accès à la fiche détaillée : double clic sur la ligne utile (ou sélection + Enter) Créer une nouvelle fiche Modifier la fiche sélectionnée Supprimer (confirmations exigées) Accéder aux Machines (§2-2), logiciels (§3-4) et composants (§3-3) acquises chez ce fournisseur Contrats de machines chez ce fournisseur (location, maintenance, autres. Accéder directement au site WEB ou envoyer un e-mail
  31. 31. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 31 Accéder aux autres données 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des fournisseurs (voir §3-2-1) : Toutes les rubriques proposées sont libres, et optionnelles. Des boutons permettent d'accéder aux machines, logiciels et composants du Parc acquis, en location ou maintenance auprès du fournisseur. Un autre bouton permet d'envoyer directement un e-mail à l'adresse saisie. Un onglet Notes, de longueur 1024 caractères, permet de saisir du texte libre. Un Onglet Divers, comme pour tous les fichiers, permet : • La saisie de dix champs libres dont le nom est paramétrable, • De créer une liaison avec un fichier externe. Par exemple : un fichier de description d'un fournisseur (Word, Access ou autre, ou même l'URL de son site). On peut appeler le fichier et l'application qui le gère. • De voir quand et par qui la fiche a été créée et modifiée Permet l'envoi direct d'un e-mail Permet l'accès direct au site WEB
  32. 32. page 32 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-3 Les Composants Une remarque préliminaire : La gestion des composants n'est pas obligatoire, dans Gparc. Elle n'a d'intérêt que pour permettre un suivi fin des éléments internes des machines. Si vous ne modifiez pas l'intérieur des machines et que vous ne vous demandez jamais "Dans quelles machines y a-t-il des disques de 1GO ?", il n'est pas nécessaire de gérer les composants. Un "Composant" est normalement un sous-ensemble monté dans une ou plusieurs machines du Parc. Par exemple, un modèle de disque, un écran 15 pouces ou un modem interne. Donc, un composant ressemble, de ce point de vue, à un logiciel. Un composant peut être "en stock", non encore affecté à une machine. Pour traiter ce cas, il est convenu dans Gparc de l'affecter à une machine fictive, celle qui a le code interne 0 (zéro). Pour plus de détails, voir le chapitre 4. Enfin, certains matériels peuvent être gérés comme des composants ou comme des machines du Parc. Par exemple, vous pouvez décider qu'une imprimante associée à un micro-ordinateur en est un composant. Mais si cette imprimante est partagée, il n'y a pas de raison de l'affecter à un ordinateur plutôt qu'à l'autre. Il vaut mieux dans ce cas la décrire comme une "Machine". A vous de décider. Une fonction avancée, la commande "Edition Transformer" vous permet de changer le statut d'un "composant" en "machine". De même, la commande "Edition Transférer" vous permettra de déplacer un composant d'une machine à une autre, sans tout re-saisir. 3-3-1 La table "Composants" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des composants : Par défaut, la liste est classée sur le Nom du composant Le code interne est attribué par Gparc Accès à la fiche détaillée du composant par double clic sur la ligne utile Tri et positionnement dans la liste par le début du nom de composant Provoque un regroupement par marques Tri et positionnement dans la liste par le numéro saisi
  33. 33. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 33 Accéder aux autres données
  34. 34. page 34 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Dans la fenêtre des composants en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : 3-3-2 La fiche "Composant" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des composants (voir §3-3-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles. Les rubriques "Marque" et "Type" correspondent aux valeurs de code interne possibles dans ces tables (voir respectivement §3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton proposé à droite de la zone à saisir, vous accédez à ces tables, pour sélectionner ou même créer la marque ou le type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée : FRF, euros. Par clic droit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le composant est affecté à une machine à une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles. Créer un nouveau composant Supprimer (confirmations exigées) Créer par copie du composant sélectionné Accéder aux machines équipées de ce composant Modifier la fiche détaillée du composant sélectionné
  35. 35. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 35 Accéder aux autres données 3-4 Les Logiciels Comme pour les Composants, les logiciels font l'objet d'une description générale. En second lieu, ils sont installés ou non dans certaines machines. De plus, comme pour les composants, les logiciels peuvent être "en stock", en vue d'une installation sur une machine. La différence avec un composant est qu'un logiciel en stock peut être installé sur plusieurs machines. La convention est ici aussi de considérer la machine de code 0 (zéro) comme "machine de stockage". Pour plus de détails, voir chapitre 4. La rubrique "Logiciels" utilisés est proposée dans la table des Machines du Parc. 3-4-1 La table "Logiciels" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des logiciels : Dans la fenêtre des logiciels en mode liste, le Menu "Fichier" et les icônes proposées permettent : Sur cet exemple, positionnement sur le premier logiciel dont le nom commence par "G" majuscule (ou supérieur) Liste classée sur le nom du Logiciel Code interne affecté par Gparc Accès à la fiche détaillée du logiciel par double clic Créer un nouveau logiciel Modifier la fiche détaillée du logiciel sélectionné Supprimer (confirmations exigées) Créer par copie du logiciel sélectionné Accéder aux machines installées avec ce logiciel
  36. 36. page 36 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-4-2 La fiche "Logiciel" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des logiciels (voir §3-4-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles Les rubriques "Marque" et "Type", si elles sont renseignées, correspondent aux valeurs de code interne dans ces tables (voir respectivement §3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton proposé à droite de la Marque ou du Type à saisir, vous accédez à la table correspondante, pour sélectionner ou même créer la marque ou le Type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de référence indiquée. Par clic doit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La durée d'amortissement est exprimée en mois. Si le logiciel est affecté à une machine à une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calculée automatiquement. La rubrique "Environnement" est libre, mais une liste déroulante possède les valeurs les plus usuelles, pour sélection et report automatique. La table "Environnement" peut être ajustée par le Menu Fichiers, Tables. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles. Bouton d'accès à la table des marques
  37. 37. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 37 Accéder aux autres données 3-5 Les Lieux Il s'agit de lieux "Physiques", comme un numéro de bâtiment et d'étage, un secteur sur un plan d'entreprise. Il en existe peut-être déjà une codification dans votre organisation. Le lieu est une rubrique partagée par deux tables de la base Gparc : Machines du Parc Pour gérer les réparations, affecter des machines de dépannage ou organiser des tournées de maintenance, il pourra être commode d'interroger le Parc à partir du lieu puis d'accéder aux machines de ce lieu. Vous pouvez très bien définir des lieux externes, comme par exemple une société de réparation. Ainsi, il sera immédiat de connaître quelles sont les machines en réparation chez tel ou tel réparateur. Utilisateurs A ce propos, une fonctionnalité intéressante : si vous gérez le lieu des utilisateurs, en cas de modification du lieu de l'utilisateur, sa machine sera automatiquement affectée au nouveau lieu (mais vous pourrez bien sûr changer le lieu de la machine s'il ne convient pas). 3-5-1 La table "Lieux" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des lieux : Créer un nouveau lieu Accéder au lieu sélectionné (modification possible) Supprimer le lieu (confirmations exigées) Machines de ce lieu Utilisateurs de ce lieu Créer un nouveau sous-lieu
  38. 38. page 38 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-5-2 La fiche "Lieu" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des lieux (voir §3-5-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles. 3-5-3 La "hiérarchie" des lieux Il existe deux façons d'expliciter une hiérarchie dans les lieux : a) Par la rubrique Niveau hiérarchique ou classification du lieu. Cette rubrique, présente sur la fiche Lieu, rend possible la codification d'une hiérarchisation des lieux et permettra d'effectuer des regroupements et des tris sur ce champ lors des requêtes sur les lieux. Exemple de codification : Rubrique Lieu Unité Etage Rubrique Niveau / Classification Atelier-1 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0 Atelier-2 Bâtiment B Rez-de-chaussée B0 Bureau 101 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 110 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 121 Bâtiment B 1 er étage B1 Bureau 200 Bâtiment B 2 ème étage B2 Bureau 203 Bâtiment B 2 ème étage B2 Bureau 210 Bâtiment B 2 ème étage B2 Réception Bâtiment C Rez-de-chaussée C0 Bureau 150 Bâtiment C 1 er étage C1 Bureau 152 Bâtiment C 1 er étage C1 Bureau 260 Bâtiment C 2ème étage C2 Par exemple, pour obtenir toutes les machines du 1 er étage du bâtiment B, on fera une requête avec PARC en fichier primaire et LIEU en fichier secondaire, avec critère "B1" sur la rubrique Niveau hiérarchique. Rappelons que l'expression d'un critère de recherche peut être "Commence par..." ou "Contient la chaîne...", on peut ainsi obtenir tout le bâtiment C ou tous les rez-de-chaussée, etc.
  39. 39. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 39 Accéder aux autres données b) Par l'arborescence des lieux. Depuis la version 8.8.1 de novembre 2004, Il existe une structure de lieux avec sous-lieux dans Gparc. Celle-ci s'affiche sous la forme LieuSousLieuASousSouslieuBEtc… Un lieu peut contenir un nombre illimité de sous-lieux, mais avec au maximum 20 niveaux (dans la pratique on dépasse rarement les 5 ou 6 niveaux). En pratique, on peut créer uniquement des sous-lieux, à partir de la liste des lieux, à l'aide de l'icône de création d'un sous-lieu Tout comme pour l'arborescence des fichiers sur disque, les machines sont donc, comme auparavant, affectées a un lieu qui peut être un sous-lieu. Attention, cette gestion, toujours comparable au gestionnaire de fichiers, doit être plus fine : l'affichage des machines ou utilisateurs d'un lieu ne donne pas ceux de ses sous-lieux, mais seulement ceux du niveau demandé. Les machines ou utilisateurs sont classées dans un lieu ou un sous-lieu. Pour le moment il existe une contrainte dans cette gestion en arbre : il ne peut y avoir deux fois le même nom de lieu ou de sous-lieu. Par exemple : "SiègeEtage du haut" et "EntrepôtEtage du haut" ne peut pas se faire. En effet "Etage du haut" serait une clé en double car le nom existe déjà. Il faut bien que TOUS les libellés de lieux ou sous lieux soient différents entre eux. Cette contrainte sera levée dans une prochaine version (dans laquelle la gestion des clés d'accès sera revue pour accepter le doublon de nom). Attention également aux suppressions de lieux comportant des sous-lieux (Gparc alerte ! !). Attention aussi au module d'importation, le nom de lieu passé correspond à un nom stocké et non à une arborescence. Gparc recherchera sur ce nom de lieu qui est passé par le fichier d'importation pour l'affecter à la machine. Il vaut mieux éviter d'avoir des lieux/sous lieux pour faire des importations. De plus au moment de l'importation , si le lieu n'existe pas dans l'arborescence, il sera créé sans arborescence. Cette gestion se justifie si l'on veut gérer en détail (par bâtiments, étages, etc..) des organisations de locaux complexes. Si l'on ne veut pas rentrer dans le détail arborescent des lieux, d'autres alternatives sont possibles : renseigner le champ "Niveau hiérarchique ou classification" du Lieu (voir a) ), ou utiliser la rubrique Organisation (qui correspond généralement à un service). On va créer un sous-lieu au lieu "Usine B3" sélectionné Saisie du sous-lieu => affichage du chemin La liste voit apparaître le sous-lieu
  40. 40. page 40 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Sur des versions antérieures à la 8.8.1 de novembre 2004, pour démarrer cette gestion arborescente, faire un contrôle interne de Gparc qui mettra les pointeurs à jour automatiquement.
  41. 41. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 41 Accéder aux autres données 3-6 Les Utilisateurs Les Utilisateurs sont en général des personnes physiques, disposant d'une ou plusieurs machines. Il est toutefois possible de considérer qu'une salle de formation ou une salle micro en libre service, par exemple, sont des "Utilisateurs", puisqu'elles disposent d'une ou plusieurs machines, qu'elles sont situées dans un lieu, et peuvent avoir un numéro de téléphone… Un Utilisateur appartient normalement à une "Organisation" (voir §3-7 ci-après) : un service, voire une société. Vous pourrez donc interroger le Parc à partir de l'utilisateur, mais aussi à partir de son organisation. Vous pourrez également suivre les Interventions pour un utilisateur donné (voir chapitre 6) Signalons aussi une fonction très pratique de transfert de toutes les machines d'un utilisateur vers un autre. 3-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Utilisateurs : Positionnement dans la liste La liste est classée par Utilisateur Suite "Utilisateurs"
  42. 42. page 42 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données Le menu "Fichier" et les icônes proposés dans la fenêtre de liste des Utilisateurs permettent : 3-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode détail) Elle est accessible par l'icône "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise à jour sur une ligne de la liste des utilisateurs (voir §3-6-1) : Toutes les rubriques sont optionnelles Créer un nouvel Utilisateur Modifier la fiche de l'Utilisateur sélectionné Supprimer (confirmations exigées) Accéder aux machines de l'utilisateur sélectionné Accéder aux Interventions et tâches pour cet utilisateur Transférer les machines de cet utilisateur vers un autre utilisateur Accès aux machines et aux interventions et planning de l'utilisateur Accès pour sélection ou création tables "Organisations" et "Lieux" Envoyer directement un e-mail à l'utilisateur Envoi direct d'un e-mail à l'adresse
  43. 43. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 43 Accéder aux autres données 3-7 Les Organisations La table des Organisations sert à effectuer des regroupements d'Utilisateurs. Par exemple, un service à l'intérieur de la société. Vous pourrez ainsi interroger le Parc à partir de l'organisation, puis accéder aux Utilisateurs ou aux machines de cette organisation. 3-7-1 La table "Organisations" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Organisations : 3-7-2 La fiche "Organisation" (mode détail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour : Le Code Interne est affecté par Gparc Créer une nouvelle Organisation Modifier ou consulter l'Organisation sélectionnée Supprimer l'Organisation (confirmations exigées) Utilisateurs de cette Organisation Machines de cette Organisation Toutes les rubriques sont optionnelles Utilisateurs de cette Organisation Machines de cette Organisation Interventions de cette Organisation La liste est classée par Organisation
  44. 44. page 44 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-8 Les Marques Une Marque s'applique à une Machine, un Logiciel ou un Composant. A partir de la table des Marques, vous pourrez donc accéder aux Machines, Logiciels ou Composants de cette Marque. 3-8-1 La table "Marques" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Marques : 3-8-2 La fiche "Marque" (mode détail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour : La liste est classée par Marque Le Code Interne est généré par Gparc Créer une nouvelle Marque Modifier ou consulter la Marque sélectionnée Supprimer la Marque (confirmations exigées) Machines de cette Marque Logiciels de cette Marque Composants de cette Marque Machines de cette Marque Logiciels de cette Marque Composants de cette Marque Toutes les rubriques sont optionnelles
  45. 45. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 45 Accéder aux autres données 3-9 Les Types de matériels Le Type permet de classer les Machines et les Composants. Par exemple, le type "Micro de Bureau" regroupera des ordinateurs de marques et de puissances différentes, mais qui ont le même usage général. Vous déciderez si vous définissez ou non un autre type pour les "Micro portable", si vous distinguez ou non le type "Imprimante laser" et "Imprimante jet d'encre". Etc. Avec la version de démonstration de Gparc, un certain nombre de types est suggéré. A vous de faire du ménage si vous pensez qu'il y en a trop ou au contraire d'en compléter la liste. 3-9-1 La table "Types" (mode liste) Elle est accessible depuis la fenêtre d'accueil (voir §3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accès à la liste des Types : 3-9-2 La fiche "Type" (mode détail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise à jour : Créer un nouveau Type Modifier ou consulter le Type sélectionné Supprimer le Type (confirmations exigées) Machines de ce Type Composants de ce Type Machines, Composants de ce type
  46. 46. page 46 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap03.doc Accéder aux autres données 3-10 Les Tables internes Dans la gestion des machines, la saisie d'un certain nombre de valeurs met automatiquement à jour les tables internes correspondantes. La gestion de ces tables peut se faire indépendamment par le choix Tables du menu Fichiers de la fenêtre d'accueil ou par l'icône Tables de Gparc. La fenêtre obtenue permet, par un menu déroulant, de choisir une table, il est alors possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier ses éléments. Il est aussi possible de mettre à jour automatiquement toutes les tables en fonction du contenu des fichiers. Les tables ainsi accessibles sont : Contexte Nom Eléments du parc Type de garantie Eléments du parc – onglet Technique Processeurs Mémoire Disque Bus Machine Taille écran, type d'écran Prise réseau, type réseau, vitesse réseau Environnement Hub/Switch Eléments du parc / Composants, Logiciels dans les machines – onglet Contrat de maintenance Période de maintenance Type de maintenance Eléments du parc / Composants, Logiciels dans les machines – onglet Contrat de location Période de location Type de location Eléments du parc – onglet Contrat (autre) Type de contrat Eléments du parc – onglet Budget Budget Eléments du parc – onglet Divers Société Elément de la fiche Logiciels Environnement Fenêtre d'accueil, icône ou menu Fichiers, choix Tables
  47. 47. chap03.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 47 Accéder aux autres données Eléments de la fiche Intervention Catégorie d'intervention Intervenants Statut (les valeurs Action en cours et Action finie doivent être conservées) Mots-clé Interventions Priorité intervention Elément de la fiche logiciel affecté aux machines Type de licence 4- Gérer les composants et logiciels - stocks Le chapitre 3 décrivait les tables "Composants" (§3-3) et "Logiciels" (§3-4) de façon générale. En fait, ces deux tables n'ont d'intérêt que pour suivre les mises à niveau de ces entités dans le cadre de leur utilisation sur des machines. Il est inutile de gérer un logiciel ou un composant jamais utilisé dans votre entreprise ! N'hésitez pas à faire du ménage dans les tables. Par le menu Fichiers de la fenêtre d’accueil de Gparc, choix Composants affectés aux matériels et Logiciels affectés aux matériels, vous pouvez gérer les composants et les logiciels en stock ou effectivement affectés à une machine. C’est en particulier la meilleure façon de mettre en stock, c’est-à-dire de faire une affectation à la machine virtuelle 0 (zéro). Permet de gérer les stocks et les affectations aux machines Onglet Stock disponible Tous les composants Les derniers composants Critères Voir le détail de la machine correspondant à la ligne sélectionnée
  48. 48. page 48 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Deux onglets sont disponibles : • L'onglet Stock disponible regroupe tous les composants en stock, c'est-à-dire affectés à la machine fictive 0 (zéro). • L'onglet Composants permet d'obtenir, par icône : tous les composants dans les machines, les derniers composants rentrés, ou, par critère, une sélection de composants dans les machines. Les lignes apparaissant en vert correspondent à des composants en stock. Une autre façon naturelle de gérer les composants et logiciels affectés à des machines effectives est de partir de la fiche "Machine" : des icônes et des boutons permettent de traiter les fonctions : ajouter, consulter, modifier, supprimer, transférer, échanger.
  49. 49. chap04.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 49 Gérer les composants et logiciels - Stock 4-1 Composants affectés aux matériels Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Composants", en détailler la composition, en indiquant ses composants : Extrait de la fiche détaillée "Machine du parc" (voir § 2-3) Deux actions permettent d'accéder aux composants de la machine La liste des composants - onglet Composants - se présente ainsi : L'onglet Stock disponible permet de prélever un ou plusieurs composants du stock pour les affecter à la machine en cours : Accéder aux Composants de cette machine Nouveau Composant Modifier / Consulter le composant sélectionné Supprimer le composant sélectionné Copier le composant de cette machine dans une autre (voir § 4-2) Transférer le composant de cette machine vers une autre (voir §4-2) Transfert du composant sélectionné du stock sur la machine en cours. Transformer le composant en machine
  50. 50. page 50 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Le détail d'un composant installé dans une machine se présente ainsi : 4-2 Copier ou transférer un composant Sur la liste des composants (page précédente), deux icônes proposent respectivement de Copier et de Transférer le composant sélectionné. La Copie permet de reporter sur une autre machine ce composant, sans l'enlever de la machine de départ. Le Transfert correspond à une suppression dans la machine source avec un montage dans la machine cible. Si le composant a été sélectionné dans le stock disponible et que le bouton "Transférer le composant sur la machine en cours" a été activé, la quantité en stock va être décrémentée, ou le composant supprimé s'il était unique, et être affecté à la machine en cours. Boutons de sélection dans la liste des valeurs Les rubriques proposées sont libres et optionnelles Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir § 2-4) Bouton de sélection de la machine cible En tapant "0" (zéro), le composant sera affecté au stock de composants disponibles Les rubriques "Machine cible" seront automatiquement reportées après choix de la machine
  51. 51. chap04.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 51 Gérer les composants et logiciels - Stock 4-3 Logiciels installés sur les matériels Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Logiciels", détailler les logiciels qu'elle contient : Extrait de la fiche détaillée "Machine du parc" (voir § 2-3) Deux actions permettent d'accéder aux logiciels installés sur la machine Cela n'a d'intérêt que si vous avez à gérer la diffusion ou les versions des logiciels du parc, par exemple pour organiser les mises à niveau requises La liste des logiciels se présente ainsi : Ce bouton permet d'ajouter un "nouveau logiciel pour cette machine". L'écran qui se présente (du type montré page suivante) permet de sélectionner un logiciel existant par le bouton "Liste des valeurs" (bouton "Choisir" puis bouton "OK") Accéder aux Logiciels installés sur cette machine Nouveau logiciel pour la machine Modifier / Consulter le logiciel sélectionné Supprimer le logiciel sélectionné Copier, Transférer, Echanger le logiciel : voir §4-4
  52. 52. page 52 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock Transfert d'un exemplaire du logiciel sélectionné du stock sur la machine en cours.
  53. 53. chap04.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 53 Gérer les composants et logiciels - Stock Le détail du logiciel installé dans une machine se présente ainsi : L'onglet Compléments ................. Cette onglet comporte en particulier les deux rubriques : Licence du logiciel réellement installé sur le poste : en effet, il est possible d’acheter des licences d’une version (exemple Office XP/Pro) et d’installer une version précédente (exemple Office 2000 Pro). On a donc besoin de suivre les versions réellement achetées et les versions réellement installées. Une petite icône apparaît devant le logiciel dans le cas où il y aurait un écart entre la version achetée et la version installée. Logiciel d’origine ou la licence d’origine : cette rubrique permet d'avoir la trace de la licence d'origine achetée dans le cas d'achat multiple de licences. Lors de l’affectation à partir de ce "stock" de licences, Gparc conservera le numéro de la licence d’origine. Ceci est utile pour la gestion et la justification des licences car on a un numéro unique d’origine (=numéro d’inventaire) qui est ensuite distribué sur d’autres machines (mais en conservant la trace du départ). L'état standard GP240 – Liste 32 – Ecarts entre logiciels installés et achetés, permet de contrôler la gestion des licences installées par rapport à celles achetées. Boutons de sélection dans la liste des valeurs Les rubriques proposées sont libres et optionnelles Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir § 2-4) Deux onglets particuliers sont décrits au § 4-4. Onglet Compléments, voir ci-dessous.
  54. 54. page 54 Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk chap04.doc Gérer les composants et logiciels - Stock 4-4 La gestion des mises à jour des licences de logiciels : On peut simplement mentionner en commentaires dans l'onglet Notes d'un logiciel qu'il est une mise à jour d'une version précédente et supprimer la version caduque. Mais Gparc permet de gérer et conserver les mises à jour ascendantes (une mise à jour est toujours moins chère qu'un achat de logiciel). Cela peut être utile pour fournir des justifications auprès des éditeurs ou des organismes de contrôle. Les deux onglets "Mise à jour de" et "Mise à jour par" permettent de gérer les mises à jour successives de logiciels en gardant les traces croisées, par exemple que Office 2000 est une mise à jour de Office 97 et d'autre part que Office 97 a été mis à jour par Office 2000. Gparc gère automatiquement la relation croisée : si l'on renseigne que logiciel 2 est une mise à jour de logiciel 1, Gparc inscrira automatiquement que logiciel 1 est mis à jour par logiciel 2 et vice versa. Une liste est proposée par le menu des impressions de la fenêtre d'accueil (Liste des mises à jour de logiciels) : elle fournit avec précision toutes les mise à jours ascendantes et descendantes de logiciels. De plus, sur la liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a été mis à jour par un autre logiciel figure en couleur orange afin d'être plus facilement repérable. Comment procéder On peut donc choisir la mise à jour de l'un ou la mise à jour par l'autre, le principe restant le même. Nous décrivons ci après en détail comment renseigner que Office 2000 est la mise à jour de Office 97 sur un poste donné. Les deux logiciels doivent préalablement être présents sur la machine, on doit alors venir en mise à jour du logiciel Office 2000 de la machine. Sélectionner l'onglet "Mise à jour de" On obtient alors les logiciels déjà installés sur la machine en cours, sauf celui en cours de mise à jour afin d'éviter afin d'éviter des erreurs. Par le jeu des critères, il est toujours possible d'aller chercher le logiciel de mise à jour sur une autre machine. Bouton de recherche : permet d'obtenir la liste des logiciels dans les machines
  55. 55. chap04.doc Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk page 55 Gérer les composants et logiciels - Stock Rechercher, sélectionner le logiciel mis à jour : ici, Office 97 et "Choisir"

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