Presentaties tijdens E-Shop Expo in Tour & Taxis Brussel

1. L’e-catalogue du CIRB: le commerce
électronique dans la Région bruxelloise

2. Agenda
• Le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise
• Le CIRB achète pour toute la Région
• Points forts et contraintes
• Le catalogue : comment
• Le catalogue : et après
• Le catalogue : valeur ajoutée
• Conclusion
• Q&A
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3. Présentation du CIRB
Le CIRB est un Organisme d’Intérêt Public
• Soumis à la législation sur les marchés publics
• Secteur classique
• SPOC pour les clients et les fournisseurs
• Le CIRB a pour objectif d'organiser, de promouvoir
et de disséminer l'usage de l'ICT auprès de divers
services publics bruxellois
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4. • Marchés Publics respectant
• Lois sur les marchés publics
• Les directives européennes
• Les publications au niveau .be et .eu
• Les marchés publics sont multicritères
• Qualité, prix, service
TCO, Critères durables
• Evolution des marchés conjoints vs centrale de
marchés
Présentation du CIRB - cadre légal

5. Le CIRB achète pour toute la RBC
Marchés de fournitures
et de services:
• Services IT
• Hardware & software
5

6. Le CIRB achète pour toute la RBC
6
institutions publiques
CIRB
Clients

7. Le CIRB achète pour toute la RBC
• Pour ses propres besoins
• Pour 130 administrations et institutions…
• Le gouvernement régional: 8 cabinets
• Le parlement régional
• Les commissions communautaires : COCOF, VGC, COCOM
• Les pouvoirs locaux: 19 communes + 19 CPAS
• SPRB (Service Public Régional Bruxellois)
• Les écoles, les hôpitaux
• Les autres Organismes d’Intérêt Public : l’IBGE, le SIAMU, Actiris, Bruxelles-
Propreté, le SLRB…
• Les zones de police
• …
7

8. 21 750
Boîtes Mail
7 Marchés Publics
( 20 lots différents)
Achats IT annuels :
6000 ordinateurs
85 serveurs
600 printers & MFP
22 000 software licences
http://be.brussels/
1 million
visiteurs uniques/an
Parc PC régional de plus de
22 000 PC
Le CIRB achète pour toute la RBC

9. Le CIRB achète pour toute la RBC
9
million
Depuis 2008
5,7
28,5
Clients
CIRB
▪ Contrat pluri-annuel
▪ Différents Marchés Publics avec lots différents
▫ PC & portables
▫ Printers (A4)
▫ MFP: Printer-Copier-Scanner (A3 en A4)
▫ Projecteurs et écrans intéractifs
▫ Servers
▫ Microsoft Software
▫ Câblage

10. Avantages pour les pouvoirs adjudicateurs
• De nombreuses offres vu la taille du marché
• Grands volumes et prix compétitifs
• Utilisation d’accord-cadres (Commandes supplémentaires, flexibilité, scope sur base des
estimations, mini compétition)
• Les Pouvoirs Adjudicateurs adhérents ne doivent pas faire de Marchés Publics
• Réduction des frais d’administration
• Liste de prix avec un large choix de produits, options et services
• Evolution technique, partage de know-how, green procurement
• Professionnalisation des services et contrôle de qualité
• Conditions pour y adhérer sont simples
• Sécurité contractuelle à long terme
• Pour les centrales de marchés, il n’est plus nécessaire d’identifier
préalablement les Pouvoirs Adjudicateurs
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11. Avantages pour les fournisseurs
• Efficacité : 1 offre au lieu de plusieurs Marchés Publics distincts
• Contrat-cadre
• Les grands contrats sont des références
• Gestion structurée des commandes de différents entités
• Professionnalisation des cahiers spéciaux des charges
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• Les deux parties disposent d’experts en la
matière
• Mini compétition:
sans obligation de participer à chaque appel
• Prospection de clients

12. Inconvénients
• Une standardisation poussée
• Une attention particulière à ne pas restreindre les marchés (exclusion PME, …)
• Gestion des responsabilités : ces points font l’objet d’une contractualisation
• Danger de créer des monopoles
• Les centrales d’achats sont mises en concurrence entre elles (dans le cas où
celles-ci sont rémunérées)
• Les fournisseurs doivent suivre la logique du PA qui parfois diffère de la
logique du marché (ex. Green IT)
• Les clients ne connaissent pas toutes les possibilités
• Ne connaissent pas toujours la réglementation sur les Marchés Publics
• Se comportent comme sur le marché de consommation
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13. L’e-catalogue du CIRB (I)
Procédure négociée sans publicité (anno 2009) pour:
Un catalogue en ligne
• Centralisations des updates
• Augmentation de la productivité
• Augmentation de la fiabilité et de la confidentialité
• Amélioration de l’ergonomie
• Présence et image
• Quick win !
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14. L’e-catalogue du CIRB (II)
Catalogue en ligne avec les fonctionnalités:
• bilingue
• produits, options et accessoires
• introduction de la notion fournisseur °
• séparation commandes mixtes °
• sécurisation avec e-id °
• sécurisation produits, fournisseurs et clients
• protection adresse de paiement
• respect hiérarchie du client : notion buyer & requestor
• mode direct & indirect °
• gestion par catégorie (profiling)
• Pas de configurator
• Pas de paiements en-ligne!
• Pas de gestion de stock
• Pas de connexion avec le backoffice
14° non standard

15. E-catalogue du CIRB
15
Jusque 2010 : liste de prix dans un tableur Excel.

19. L’e-catalogue : et après (I)
• Les utilisateurs demandent toujours plus, ayant l’habitude de faire du e-shopping à titre privé
• Déterminer les limites de chaque marché
• L’acheteur est vu comme vendeur
• Communication claire: les utilisateurs achètent “via” la centrale de marchés
• Reporting: important pour les prochains marchés
• Fournir de la documentation et de l’information sur les procédures, les SLA et les différentes
possibilités (p.e. information sur le recyclage)
• Un constat: le nombre de commandes augmente pendant que les volumes par commande
diminuent
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20. L’e-catalogue : et après (I)
• Start small, think big : est-ce que l’intégration avec mon ERP est nécessaire ?
Intégration avec le backoffice de mes fournisseurs?
Mon site doit-il être disponible sur un tablette ou un smartphone?
• Keep It Simple : pour vos utilisateurs mais également pour vos fournisseurs
• Catalogue du CIRB est base sur open source et nécésite un entretien régulier
Nouveaux besoins, modifications de la législation
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21. E-catalogue : valeur ajoutée (I)
• Pratique
• Online
• 24h/24 et 7j/7
• Simple, efficace, rapide et toujours MAJ
• Principe de la centrale de marché :
• Le client est exonéré de l’obligation de passer un MP
• Depuis le 15/10/2010 nos clients ont épargné l’équivalent de 75 publications et des
centaines de procédures négociées
• Sécurité
• Sécurisé avec l’e-id
• Adresse de facturation est fixe
• Closed user group: l’utilisateur doit avoir un mandat
et dispose d’un accès par marché (catégorie)
• Les fournisseurs ne peuvent rien modifier
sans validation par le CIRB
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22. E-catalogue : valeur ajoutée (II)
• Les utilisateurs peuvent se concentrer sur leur métier de base
• L’utilisateur moyen : achète selon ses besoins
• Les informaticiens : utilisent les pièces du puzzle et créent une valeur ajoutée
• Respect des procédures internes du client (buyer – requestor)
• Une platforme pour les achats, de la location et des offres plus complexes
• Tout le monde paie le même prix (pas de fee pour le CIRB)
• Uniformisation des commandes pour les fournisseurs
• Contrôle de qualité et d’intégrité de l’offre
• Facturation après livraison et garantie de paiement pour le fournisseur
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23. E-catalogue : valeur ajoutée (III)
Témoignages de nos utilisateurs
23
Profil informatique Profil administratif
Grand choix 1 4
Les prix 2 2
Gain de temps °° 3 1
Matériel réprésentatif 4
Achats rapides 5
Facile 6 3
Fournisseurs compétent 7
Uniformité du matériel 8
Services rapide et efficace 9 5
Achats complexes 10
°° Processus d'achat rapide °° Pas faire de MP

24. E-catalogus – chiffres clés 31/1/2015
Période de test entre mai 2010 et septembre 2010
En production depuis : Octobre 2010
• 2.922 commandes
• 108.000 produits achetés
• 36.564.624 € TVA comprise
• 130 clients
• Plus de 900 produits disponibles
24
0.00 €
200,000.00 €
400,000.00 €
600,000.00 €
800,000.00 €
1,000,000.00 €
1,200,000.00 €
1,400,000.00 €
1,600,000.00 €
2010-10
2011-01
2011-04
2011-07
2011-10
2012-01
2012-04
2012-07
2012-10
2013-01
2013-04
2013-07
2013-10
2014-01
2014-04
2014-07
2014-10
2015-01
E-catalogus – Moyenne glissante

25. Conclusion : Succès de l’e-catalogue
Le catalogue du CIRB connait un succès croissant :
• Gain de temps : Pas de Marchés Publics, achats rapides
• Large choix de produits, options et offres plus complexes (ex. câblage)
• Evolution technique et pérenité de l’offre
• Outil simple et très sécurisé
• Orientation client : écoute, chercher ensemble pour la meilleur solution
• Produits de qualité à bon prix
• Gestion flexible (flexibilité dans les cahier special des charges)
• Les utilisateurs se concentrent sur le contenu et non sur la forme
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26. E-cat du CIRB : contact
Service achats
• Geert Royberghs
• Tél : 02/282 47 70
• achat@cirb.brussels
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27. 13 février 2014
www.cibg.brussels
www.cirb.brussels
www.cibg.brussels
www.cirb.brussels