Par Isabelle HOMER, vice-présidente de la section des archivistes départementaux Session : De nouvelles formes d'exploitation des archives

1. Naviguer dans les archives :
panorama des stratégies pour
simplifier l’accès aux instruments
de recherche
Isabelle Homer
Vice-présidente de la section
des archivistes départementaux

2. Contexte et méthode de l’enquête
- Enquête menée par le bureau de la section AD :
Anne-Marie Bruleaux, Nicolas Dohrmann, Jeanine Gaillard, Lydiane Gueit-
Montchal, Isabelle Homer, Florent Lenègre, Franck Seroul, Anouchka Vogele, +
Aurore Sat et Nicole Moussarie (AD51)
- Élaboration d’un questionnaire d’enquête approfondie puis
étude partagée et systématique des sites internet de tous les
services d’AD entre décembre 2018 et février 2019
- Formulaire d’enquête : 63 questions fermées et ouvertes, sur
l’ergonomie de l’accès aux IR depuis la page d’accueil, puis sur
les modalités d’interrogation et enfin sur l’affichage des
résultats et l’accompagnement des internautes

3. Limites de l’enquête
- Certains sites étaient en travaux (Côtes d’Armor) ou en cours de refonte
(Essonne). Pour les Côtes d’Armor l’enquête a été faite par téléphone ;
- Le temps nécessaire: il fallait au moins une heure pour analyser un site
internet, en raison de la richesse de ceux-ci ;
- Un formulaire élaboré à partir de nos propres expériences mais parfois
nous avons rencontré des situations que nous n’avions pas anticipées et
donc pas prévues dans le formulaire ;
- Une certaine hétérogénéité dans nos réponses, qu’il a fallu corriger après
coup lors de réunions téléphoniques ;
- L’analyse des résultats du formulaire ayant été très longue, nous avons
manqué de temps pour faire les entretiens qualitatifs prévus ;
Les résultats sont encore perfectibles, n’hésitez à nous signaler des erreurs!

4. Les moteurs de recherche
• Une situation relativement
équilibrée avec trois ou
quatre logiciels qui se
distinguent mais pas de
logiciel unique dominant
• Présence parfois d’autres
logiciels pour les contenus et
la visionneuse
• Dans certains cas, il y a
plusieurs sites pour un
même service (site
institutionnel/moteur de
recherche par exemple)

5. La page d’accueil
• Dans 29% des cas, il y a un
et un seul formulaire en
page d’accueil, un
formulaire de recherche
simple
• Le formulaire de recherche
simple porte sur les
contenus et les IR ou sur
l’un des deux seulement
(c’est d’autant plus vrai
dans le cas de sites
utilisant plusieurs logiciels)
et ce n’est pas forcément
précisé

6. La page d’accueil
AD Dordogne
AD Eure

7. La page d’accueil
AD Haute-Savoie

8. La page d’accueil
• Pour 100% des sites la page d’accueil donne accès aux menus ouvrant vers la
recherche
• Les dénominations utilisées sont très variées (plus de 70 variantes)
• Cependant les variantes sur chercher, rechercher et recherche, ou moteur de
recherche sont la majorité des cas
• Présence aussi plusieurs fois d’archives en ligne
AD Landes

9. Différents accès aux ressources
• La quasi-totalité des sites proposent des formulaires de recherche
(spécialisés, recherche simple ou avancée, recherche guidée par
choix successifs ou filtres), interrogeant les archives numérisées
et/ou les inventaires. Les formulaires sont une recherche guidée,
avec des champs explicités
• Dans la grande majorité des cas aussi, on peut faire une recherche
par le cadre de classement (79% des cas pour Implissio)
• 1/3 environ de cadres de classement « maison », c’est-à-dire
généralement thématiques, par fonctions par exemple

10. Différents accès aux ressources
AD Indre-et-Loire

11. Différents accès aux ressources
AD Rhône

12. La recherche cartographique
• 1/3 environ des sites concernés
• dans 69% des cas la cartographie
donne accès à un ensemble d’IR
(toutes les sources en ligne liées
à une commune par exemple)
• La cartographie est aussi utilisée
pour donner des informations de
géographie historique, type
dictionnaire
• Les outils utilisés sont : Google
(40%), Open Street (34%), carte
« maison »(26%)

13. La recherche cartographique
AD Marne

14. La recherche cartographique
AD Lozère
AD Hautes-Pyrénées

15. La recherche cartographique

16. La recherche chronologique
AD Haute-Marne
AD Rhône

17. Les formulaires de recherche
• 70 sites ont un formulaire de recherche simple et 56 un formulaire de
recherche avancée
• Les recherches transversales, quoique répandues, ne sont pas si évidentes
que cela à mettre en œuvre car liées au logiciel utilisé et au format des IR
• Ce type de recherches, qui ne porte pas forcément sur l’ensemble des
ressources du site ou sur l’ensemble des IR du service, peut induire le
chercheur en erreur. Celui-ci ne sait pas forcément ce qui manque, à la
différence des formulaires spécialisés
• Mais la recherche simple répond à la « logique Google » et correspond aux
habitudes des internautes

18. Les formulaires spécialisés
Les formulaires spécialisés
sont beaucoup plus
généralisés
Ils sont liés à l’histoire de
nos sites internet et de nos
opérations de numérisation
de masse (état civil et
cadastre napoléonien)

19. Les types de résultats
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80%
1
Recherche sur cadre structuré : sur quel type d'IR débouche-t-on ?
XML Notice descriptive PDF océrisé PDF image Images Fichiers bureautiques

20. L’affichage des résultats
Plusieurs types
d’affichage possibles :
- liste de réponses,
par pertinence ou
par cote,
- Arborescence,
- Vignettes
(mosaïque)
AD Loir-et-Cher

21. L’affichage des résultats
Parfois il est possible de modifier l’apparence de la liste
des résultats selon plusieurs critères
AD Côte-d’Or

22. L’affichage des résultats
• Très majoritairement les notices sont contextualisées : dans 80%
des cas possibilité de remonter vers l’IR d’origine et dans 62% des
cas présence d’un fil d’Ariane
• Autres fonctionnalités répandues :
- Possibilité de réinitialiser la recherche depuis la page des résultats :
oui à 76%
- Revenir à la page d’accueil ou à une autre page depuis la page des
résultats : oui à 88%
- Affiner la recherche : oui à 57 %, plutôt par des filtres que des
facettes
- Surbrillance du terme recherché dans les résultats (sur la page des
résultats) : oui à 50%

23. L’affichage des résultats
AD Gard
AD Côte-d’Or

24. L’affichage des résultats
Des fonctionnalités rares :
• Nombre de résultats par page paramétrable :
non à 85%
• Facettes : non à 88%
• Permalien : non à 79%

25. L’affichage des résultats
AD Maine-et-Loire

26. L’affichage des résultats
AD Haute-Savoie
AD Val d’Oise

27. La recherche de l’IR d’une série
3 à 5 clics en moyenne depuis la page d’accueil, ce qui est
très raisonnable
Pour 50 sites, plusieurs chemins d’accès possibles à l’IR choisi
(cadre de classement et recherche simple ou avancée par
exemple)

28. L’accompagnement du chercheur
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1
Fiches méthodologiques Aides contextuelles FAQ Tutoriels

29. Les FAQ
• Thèmes concernés: aides à la recherche,
questions d’ordre technique, accès aux
inventaires, recherches thématiques
fonctionnement du moteur de recherche,
archives numérisées…
• Les FAQ posent plus une question de forme que
de contenu puisqu’on y retrouve souvent les
mêmes contenus que dans les fiches
méthodologiques

30. Les FAQ
AD Meurthe-et-Moselle

31. Les fiches méthodologiques
AD Bas-Rhin

32. Les aides contextuelles
AD Guadeloupe

33. D’autres aides encore
AD Charente
AD Vendée

34. Conclusion

35. Merci de votre attention!