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Audit annuel et audit de reconduction
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Périmètre du SAE EVER TEAM 
Famille Finance/comptabilité 
Périodicité 
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Journalisation des opérations 
 Les journaux NF Z42-013 
 Processus de journalisation du ...
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Documentation du SAE 
 01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système 
 02.PA – Po...
Calendrier du projet certification 
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 12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Po...
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Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y mettre !!!

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Présentation réalisée par Christian DUBOURG, directeur de la société EVER TEAM, en charge du projet Marque NF461. Mise en oeuvre du SAE interne EVER TEAM conforme NF Z42-013.

Publié dans : Direction et management
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    1 j’assure vos risques
    2 je vends de la valeur
    PARTIE 6 : 1 slide avec 1 users case : pourquoi ET, quoi et comment choisi ET – 2 ou 3 gros projets
    PARTIE 7 : architecture technique => vision de l’intégration avec leur architecture existante
    PARTIE 8 : architecture fonctionnelle => vision de l’intégration avec leur architecture existante
    PARTIE 9 : gestion de projet - implémentation, accompagnement (slide JLR), conduite de projet avec une échelle de temps. Répondre en amont à leurs interrogations potentielles.
    PARIE 10 : support
    PARTIE 9 : satisfaction client
  • Certifier son système d’archivage marque NF 461, le plus dur est de s’y mettre !!!

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    2. 2. © copyright EVER TEAM 2014 2 Agenda 1. EVER TEAM en bref 2. NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461 3. Le processus de certification 4. Le SAE interne de la société EVER TEAM 5. Calendrier du projet certification 6. Q&A
    3. 3. © copyright EVER TEAM 2014 3 EVER TEAM en bref 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise + 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu Plus de 1300 clients en EMEA 65% du CA à l’international
    4. 4. Archivage © copyright EVER TEAM 2014 4 EverSuite spectre fonctionnel EverSuite Content Analytics Recherche multi-sources & valorisation Workflow GED Socle EverSuite EverSuite Case Management EverSuite Content Management EverSuite Compliance
    5. 5. Normes et référentiel NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461 © copyright EVER TEAM 2014 5
    6. 6. © copyright EVER TEAM 2014 6 Normes NF Z42-013 Piliers de l’archivage électronique en France AFNOR normalisation CN 171 Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes • Définit les piliers d’un SAE : Intégrité, sécurité, pérennité • Précise les niveaux d’exigences associées.
    7. 7. © copyright EVER TEAM 2014 7 Normes ISO 14641-1 la version internationale de la NF Z42-013 ISO TC 171 / SC 1 Electronic archiving - Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation. • ISO 14641-1 = NFZ42-013 – CNIL + English
    8. 8. © copyright EVER TEAM 2014 8 Marque NF 461 la certification SAE - Système d’Archivage Electronique AFNOR Certification « Les présentes règles de certification précisent les conditions d'application des Règles Générales de la marque NF à un système d’archivage électronique (SAE) et aux activités d’archivage électronique correspondantes garantissant, pour le moins, aux documents archivés leur fidélité, intégrité, pérennité et traçabilité pour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine »
    9. 9. © copyright EVER TEAM 2014 9 Marque NF 461 Le processus de certification
    10. 10. © copyright EVER TEAM 2014 10 Un SAE certifié, pourquoi ? 3 bonnes raisons pour passer la certification
    11. 11. © copyright EVER TEAM 2014 11 Processus de certification Prérequis
    12. 12. © copyright EVER TEAM 2014 12 Processus de certification Dossier d’admission
    13. 13. © copyright EVER TEAM 2014 13 Processus de certification Audit d’admission – Evaluation, rapport
    14. 14. © copyright EVER TEAM 2014 14 Processus de certification Audit d’admission - Décision
    15. 15. © copyright EVER TEAM 2014 15 Processus de certification Audit d’admission – Décision et Certificat
    16. 16. © copyright EVER TEAM 2014 16 Processus de certification Audit annuel et audit de reconduction
    17. 17. Le SAE interne certifié SAE EVER TEAM certifié depuis le 31/07/2014 © copyright EVER TEAM 2014 17
    18. 18. © copyright EVER TEAM 2014 18 Périmètre du SAE EVER TEAM Famille Finance/comptabilité Périodicité (A)nnuel, (M)ensuel, (V)ariable Format Indexation plein texte des contenus Délai fiscal Délai commercia l Grand livre clients fournisseurs A PDF texte X 6 ans 10 ans Grand livre général A PDF texte X 6 ans 10 ans Balance clients fournisseurs A PDF texte X 6 ans 10 ans Balance générale A PDF texte X 6 ans 10 ans Journaux des achats A PDF texte X 6 ans 10 ans Journaux des ventes A PDF texte X 6 ans 10 ans Fichier des Ecritures comptables A XML X 6 ans 10 ans Factures Clients M / V PDF X 6 ans 10 ans Pièces justificatives TVA M Scan PDF X 6 ans Journaux et documentation du SAE V PDF X NA NA Extraction entités : produits, comptes, clients, dates, … Navigation à facette combinée avec la recherche plein texte Rebond d’un document à un autre Vocation probatoire conforme NF Z42-013 et ISO 14641-1
    19. 19. © copyright EVER TEAM 2014 19 Journalisation des opérations  Les journaux NF Z42-013  Processus de journalisation du SAE  Format des journaux générés et archivés  Chaînage des journaux  Vérifier l’intégrité des documents mentionnés dans les journaux  Vérifier l’intégrité des journaux Tout savoir via le bulletin technique disponible sur le site web EVER-TEAM http://www.ever-team.com/fr/bulletins-techniques.html
    20. 20. © copyright EVER TEAM 2014 20 Documentation du SAE  01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système  02.PA – Politique d’Archivage  02.1.PA – Politique d’Archivage  02.2.PA - Convention de Service  03.Guides  03.1 – Guide Utilisateur  03.2 – Guide Administrateur  03.3 – Guide Auditeur  03.4 - Guide Exploitant  04.Matériels  05.Méthodes  06.Guides Produit EverSuite Compliance NFZ42-013  07.Référentiel Normatif  08.Rapports d’Audit  09.Anomalies  09.Enquêtes Utilisateurs
    21. 21. Calendrier du projet certification © copyright EVER TEAM 2014 21  12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Politique d’Archivage  1 mois  02/2014 – Mise en place du SAE sur base du progiciel EverSuite Compliance  15 jours  03/2014 - Constitution de la documentation du SAE et du dossier de pré-audit  2 mois  05/2014 – Pré-audit du SAE par un cabinet externe : Laurent Prevel Consultants  5 jours  06/2014 – Constitution du dossier de demande d’admission  5 jours  07/2014 – Audit d’admission par AFNOR CERTIFICATION  5 jours sur 2 sites  31/07/2014 – Obtention du Certificat
    22. 22. © copyright EVER TEAM 2014 22 Q&A Vos questions !!!
    23. 23. © copyright EVER TEAM 2014 23 Merci de votre attention Pour en savoir plus

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