.

1. Annexe
A
DESCRIPTION
DE
TRAVAIL
–
MÉCANISME
DE
SOUTIEN
ADMINISTRATIF
(MSA)
SYSTÈME
DE
CERTIFICATION
DU
PROCESSUS
DE
KIMBERLEY
(SCPK)
Introduction
La
décision
administrative
sur
le
mécanisme
de
soutien
administratif
(MSA)
du
processus
de
Kimberley
(PK)
(novembre
2011)
prévoit
quatre
tâches
pour
le
MSA.
La
description
suivante
est
fondée
sur
ces
tâches
et
présente
plus
en
détail
le
travail
requis.
En
général,
les
responsabilités
du
MSA
consisteront
à
soutenir
le
SCPK
par
l’élaboration
d’un
site
Web
convivial
et
à
jour;
la
facilitation
des
communications
avec
les
participants
au
PK,
les
observateurs
et
les
autres
intervenants,
et
les
communications
entre
ceux-­‐ci;
la
prestation
d’un
soutien
logistique
au
président
du
PK
ainsi
qu’aux
présidents
des
groupes
de
travail
et
des
comités
spéciaux
à
l’égard
de
la
planification
des
réunions
intersessions,
des
réunions
plénières
et
d’autres
réunions
de
travail
(ce
qui
inclut
la
prestation
de
soutien
au
groupe
de
travail
sur
la
surveillance
de
l’administration
du
système
d’examen
par
les
pairs);
toute
autre
tâche
appropriée,
comme
il
est
convenu
en
plénière
ou
demandé
par
le
président
du
PK
ou
un
président
d’un
groupe
de
travail
(ce
qui
inclut
de
répondre
aux
demandes
ponctuelles
de
soutien
technique,
de
formation,
etc.).
Le
MSA
travaille
sous
la
supervision
générale
et
la
responsabilité
du
président
du
PK
ainsi
que
des
présidents
des
groupes
de
travail
et
des
comités
spéciaux,
au
nom
desquels
il
exerce
ses
fonctions.
Un
rapport
annuel
doit
être
remis
au
président
du
PK
et
aux
membres
de
la
séance
plénière.
Selon
les
dispositions
logistiques
concernant
le
MSA,
des
rapports
additionnels
pourraient
être
nécessaires,
notamment
en
ce
qui
a
trait
aux
résultats
en
matière
de
finances
et
de
budget.
Tâche
:
Gestion
du
savoir
et
mémoire
institutionnelle
(sur
le
site
Web
ou
autre;
pour
le
public
ou
pour
le
PK
seulement)
a. Recueillir
et
conserver
tous
les
documents
terminés
relatifs
au
PK
portant
sur
les
décisions
et
les
mesures
prises
par
le
président
du
PK,
les
membres
de
la
séance
plénière,
les
groupes
de
travail
et
les
groupes
de
travail
spéciaux;
cela
inclut
de
tenir
à
jour
les
coordonnées
de
tous
les
membres
des
groupes
de
travail
et
de
tous
les
groupes
de
travail
spéciaux.
b. Recueillir
et
conserver
tous
les
comptes
rendus
de
réunions
de
tous
les
groupes
de
travail
et
de
tous
les
groupes
de
travail
spéciaux.
c. Recueillir
et
conserver
tous
les
rapports
du
PK,
notamment
les
rapports
annuels
des
participants
et
les
rapports
des
missions
et
des
visites
d’évaluation.
d. Recueillir
et
conserver
la
législation
de
mise
en
œuvre
de
tous
les
participants
et
un
spécimen
des
certificats
du
PK
contenant
les
signatures
autorisées
à
jour.
e. Recueillir
et
conserver
les
données
se
rapportant
à
la
personne
ressource
pour
les
confirmations
d’import/export
du
participant
et
à
toutes
les
autres
questions
liées
au
PK,
notamment
la
présentation
de
données
statistiques
pour
le
site
de
statistiques
du
PK.

2. Annexe
A
Tâche
:
Communications
a. Tenir
à
jour
le
site
Web
du
PCPK,
ce
qui
inclut
d’archiver
et
de
publier
les
communiqués
de
réunions
et
d’autres
documents
de
communication
publique
du
président
du
PK.
b. Transmettre
des
avis
provenant
du
président
du
PK
et
d’autres
renseignements
pertinents
aux
participants
et
aux
observateurs
concernant
les
réunions
(au
téléphone
ou
en
personne).
c. Sous
la
responsabilité
directe
du
président
du
PK,
et
à
son
intention,
préparer
les
communications
en
réponse
aux
demandes
d’information
du
public
et
des
médias.
d. Faciliter
les
communications
entre
les
groupes
de
travail
et
des
groupes
de
travail
spéciaux
et
au
sein
de
ceux-­‐ci.
Tâche
:
Soutien
logistique
pour
le
président
du
PK
et
les
présidents
des
groupes
de
travail
et
des
comités
spéciaux
a.
Aider
le
président
du
PK
à
planifier
les
réunions
intercessions
et
les
séances
plénières
ainsi
que
d’autres
réunions
organisées
dans
le
cadre
du
SCPK.
b. Aider
le
président
du
groupe
de
travail
sur
la
surveillance
de
l’organisation
des
missions
et
des
visites
d’évaluation
en
contribuant
au
recrutement
des
membres,
à
la
logistique
des
communications,
etc..
c. Encourager
la
finalisation
et
la
présentation
de
rapports
annuels,
de
rapports
sur
les
visites
d’évaluation,
de
rapports
sur
les
missions
d’évaluation,
ou
de
tout
autre
rapport
requis
ou
d’autres
rapports
écrits
sur
les
activités
de
tous
les
groupes
de
travail
du
SCPK.
d. Assurer
le
suivi
de
la
mise
en
œuvre
des
mesures,
des
décisions
et
de
tout
autre
engagement
approuvé
par
tout
groupe
de
travail
du
SCPK
ou
le
président
du
PK.
Tâche
:
Demandes
d’aide
technique
et
professionnelle
a. Recevoir
et
analyser
les
demandes
de
formation,
de
données,
de
soutien
et
de
recherches
techniques.
b. Transmettre
de
telles
demandes
aux
entités
appropriées
du
PK
pour
qu’une
réponse
soit
donnée,
que
le
soutien
technique
soit
fourni
ou
que
les
recherches
soient
effectuées.
c. Assurer
le
suivi
de
ces
demandes
une
fois
transmises;
les
résultats
sont
fournis
et
publiés,
s’il
y
a
lieu.
Autres
facteurs
à
prendre
en
considération
–
Critères
relatifs
au
personnel,
à
la
nomination
de
personnel
et
au
budget
Pendant
les
réunions
du
comité
spécial,
les
discussions
ont
permis
d’établir
qu’une
structure
simple
et
«
allégée
»
était
envisagée.
Une
expérience
approfondie
en
administration
et
la
capacité
de
communiquer
avec
une
variété
d’intervenants
sont
requises.
La
maîtrise
de
l’anglais
et
du
français
est
souhaitable.
Des
connaissances
en
informatique
de
même
que
le
souci
du
détail
sont
essentiels.
Il
n’est
pas
prévu
que
ce
MSA
joue
un
rôle
lié
à
l’élaboration
des
politiques.

3. Annexe
A
Le
MSA
pourrait
devoir
respecter
les
procédures
de
l’organisation
hôte.
Son
embauche
sera
la
responsabilité
indépendante
de
l’entité
qui
l’accueille,
sans
la
participation
du
comité
spécial
ou
de
tout
autre
participant
ou
observateur
du
PK.
La
confidentialité
des
données
ou
d’autres
renseignements
se
rapportant
au
PK
ou
aux
pays
participants
recueillis
ou
conservés
par
le
MSA
constitue
une
priorité
élevée.