un guide pour que vous fassiez votre hackathon

1. Orange Restricted
Comment organiser son Hackathon ?
Préambule :
Sommaire :
TEMPORALITES: Combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ?
 6 mois pour public jeune pour recruter
 3 à 4 mois à prévoir avant d'organiser
 Retrouver ces infos en format Powerpoint (dans fichier zippé)
Info : les durées sont indicatives et à adapter en fonction de votre planning
__________________________________________________________________________________
_____________________________
Slide 1
Etape 1: Définir son hackathon/Créathon
Durée: 3 semaines ( a voir si on enlève le visuel - remarque fin de doc → semaine 1)
Un Hackathon c'est : Une journée ou deux d'ateliers en équipe en méthodes de design thinking et
méthodes agiles. Qui sont les méthodes inspirées par les start-up. Une journée d'idéation dans un cadre
bienveillant organisé par Orange et d'autres partenaires pour créer des services ou idées de services et/
ou produit sur un thème particulier.
IMPORTANT : Slide - Zoom sur une journée type d’un Hackathon
Etape 1.1 : définir les contours de son hackathon (semaine 1)
 Trouvez un thème, fixez vos objectifs : Le thème peut être mis en corrélation avec des
objectifs de recrutement interne, une cause à défendre ou soutenir, une problématique à
résoudre, l'élaboration d'un process....
o Exemple : pour nous le thème de cette année (2023) est : WomenInTech. Donc nous
organisons des hackathons pour faire émerger des projets qui visent à inciter les
femmes à s'orienter vers les métiers de la tech et/ou encourager les projets élaborés
directement par des femmes, à l'aide de la tech.
 Identifiez votre public cible en fonction de vos objectifs.
 Le message de votre Hackathon : trouvez-en un ! Nôtre message est la féminisation et des
métiers techniques en poussant les femmes dans l'entrepreneuriat et l'intrapreneuriat en les
faisant participer à ce Hackathon.
o Choisir son thème
o Les objectifs
o Le public visé
o Son message
__________________________________________________________________________________
Slide 2.1: Etape 1.2 : au préalable ….préparer sa réunion de lancement ( semaine 1 )

2. Orange Restricted
En prévision de la réunion de lancement :
 Prendre connaissance du livret participant
 Elaborer un planning généraliste (matrice jour j)
 Personnalisez la charte pour son évènement sans modifier les clauses. (doc … ).*
 Préparer la présentation power point du hackathon avec :
o Les objectifs
o Le public visé
o Le thème
o la proposition de valeur
o La journée type
*La charte du hackathon :
Pour info : La charte du hackathon est obligatoire.
Elle contient : le droit à l'image, la propriété intellectuelle etc….
 Nous avons créé une charte de hackathon spécifique au Hackathon HelloWomen
WomenInTech. Elle est cependant applicable à d'autres hackathons en faisant des
modifications (thème, date et autres infos)
 Nous avons également créé une charte du hackathon et du droit à l'image spécifique aux
mineurs
o À faire signer par les parents au préalable
o Envoyer au professeur et/ou proviseur avant la Jour J avec la liste des élèves
__________________________________________________________________________________
Slide 2.2 : au préalable... s'insérer dans la roadmap de l'entreprise
Semaine 2 ? → semaine 1
Communiquer avec les équipes en interne sur le sujet pour s'insérer dans la roadmap Global des
évènements de l'entreprise :
Exemple pour Orange : collaborer avec les différentes entités qui pourraient être concernés par le sujet
ou le thème.
 Si en relation avec équipe INNOV contacter INNOV
 Si programme de femmes ou personne en situation de handicap contacter HelloWomen et
Femme Entrepreneuse.
 etc.
Prendre contact avec une personne de l'événementiel pour connaitre les événements de l'entreprise qui
vont mobiliser du temps et des ressources.
__________________________________________________________________________________
Récap → faire :
1/Faire une note de cadrage / présentation ppt. qui pourra être transmise à toutes les équipes et
personnes concernées.

3. Orange Restricted
o Avec les objectifs
o Le public visé
o Le thème
o La proposition de valeur
o La journée type
o La roadmap des événements de l'entreprise
=> Préparer une présentation visuelle avec ces éléments.
2/ Lister les personnes potentiellement ou directement impliquées/ intéressées par le projet.
Faites la liste de tous les contacts qui pourraient participer à l'organisation, collaborer pour
l'évènement, aider, en parler ...
3/ Lister ses besoins
 Définissez :
o Le budget global
o Qui peut financer (repas, salle, sécurité...)
o Qui peut offrir des lots : faire la liste des potentiels sponsors, associations, partenaires,
réseaux, écoles qui pourrait sponsoriser gratuitement l'évènement - à trouver sur
LinkedIn, internet, en Interne avec les équipes/ personnes ressources
Créez votre visuel : ?? semaine 1 à 3
__________________________________________________________________________________
__________________________________
Slide 3: trouver l'équipe = étape 2
Durée : 4 semaines → semaine 2 à 5
Date de début : deuxième semaine du premier mois à la première semaine du deuxième mois.
(On avait dit plus long non ?) → a enlever
Programmer une réunion de lancement, dans laquelle vous invitez toutes les personnes que vous avez
listé ( cf. support : présentation visuelle)
Objectif : recruter votre équipe cœur :
 Trouver une équipe cœur pour travailler avec vous. Idéalement, dans l'équipe :
o Quelqu'un de la COM
o Quelqu'un qui connait du monde
o Quelqu'un chargé de l'organisation : participants, listes, réservation de salle, traiteur
(deux personnes recommandées sur ces taches)
o Des gens motivées vers qui vous pouvez vous tourner régulièrement pour avancer sur
le projet
=> Programmer des réunions hebdomadaires avec votre équipe cœur (cf. matrice équipe).
Mettez en place un canal de discussion, dans lequel vous pourrez partager vos documents,
visuels, etc. et afficher les comptes rendus des réunions / ou un tableau récapitulatif que l’équipe
peut modifier.

4. Orange Restricted
A chaque réunion :
 faire un récap des avancements, des choses qu’il reste à faire et des actions
précises des prochaines semaines.
**Slide 4. Trouver la date + réserver une salle
Durée : 1 semaine
Date de début : semaine 5
1/ la date
 Trouver la date (L'idéal est de choisir la date avec l'équipe)
 Quand est-ce que l'équipe est dispo, quels évènements et autres contraintes (jours fériés,
vacances des zones, fêtes, potentielles grève, examens)
 En fonction de la cible déterminer les contraintes (ex : étudiants)
2/ : trouver le lieu et réserver la salle
Durée : cette étape peut prendre jusqu'à deux semaine
 Communiquer avec la personne d'Events sur le site choisis
 Conseils : parler avec quelqu'un qui vous guide pour la capacité d'accueil des salles sur votre
site, le nombre de personnes souhaitées, le matériel à disposition, l'accès Wi fi, où peut on
manger sur le site, les règles de sécurité ( badge, agent de sécurité, hôtesses si besoins, mineur
sur le site) et ou peut- on faire la plénière (conseils: réserver un auditorium ou grande salle et
petite salle pour atelier)
o Demander comment faire une demande de matériel supplémentaire sur e-Facilities, si
documents à remplir
o La personne vous donne les dispos et vous réserver la salle
 Si vous ne faites pas la réservation vous-même, veillez à bien avoir toutes les infos (qui fait la
résa, copie de la résa…)
3/ A FAIRE : Réserver la salle pour le jour J : programmer la visite de la salle et résever la
salle pour la veille de l’événement, afin de pouvoir installer le matériel.
Vérifier : les besoins pour la préparation de la salle
 Combien de personne vous prévoyez
 La disposition des tables, ces tables doivent être câblées avec des chaises autour pour les
ateliers
 Prévoir plusieurs micros mobiles + un pupitre avec des micros fixes, pour les pitch
 De quoi projeter (écran, projecteurs, adaptateurs)
 Tables pliantes pour le jury
 Un amplificateur de son au cas et adaptateur pour PC
 Des Paperboards
 Vérifier accès WIFI
4/ A FAIRE : Ajouter la date, le lieu et les horaires envisagées dans la note de cadrage et sa
traduction visuelle.
__________________________________________________________________________________

5. Orange Restricted
Slide 4: Penser aux sponsors
Durée : 8 semaines max
De la 2e semaine du 2eme mois à la 4e semaine du 3eme mois.
 Le but des sponsors :
o Faire marcher les localités
o Potentiellement pouvoir demander la prise en charge d'une partie du repas si vous
prévoyez un traiteur
o Obtenir des lots (prix) gratuitement pour les lauréates du Hackathons
o ex : accès à un espace de corpoworking/coworking, des ateliers gratuits, des sessions
de coaching, des sessions de prototypage dans un FabLab, pré incubation, incubation,
mentorat, mise en relation avec une communauté, networking...
ATTENTION POUR LES LOTS : Les lots ne doivent pas être de l'argent, des goodies, ou des
cadeaux etc. Il doit s'agir de lots expérientiels qui permettent au lauréates de développer leur projet.
A FAIRE : organiser plusieurs réunions avec les sponsors pour obtenir des lots.
 Si sponsors accepte, demander logos pour mettre sur les invitations et Eventbrite et demander
de relayer l'invitation (ou le kit de com, fait à partir de la note de cadrage)
 Demander un descriptif lots par mail
A FAIRE : recenser les sponsors et les lots offerts dans un tableau à destination du jury.
→ Commencer à remplir la matrice de suivi des lots et sponsors.
__________________________________________________________________________________
Slide 5: Créer ses supports d'invitations
Durée : 3 semaines
De la 3 -ème semaine du 1er mois à la dernière semaine du 1er mois.
Eventbrite: pour les inscriptions externe
Dans un premier temps créez une ou des invitations Eventbrite avec différents types de billets si vous
le souhaitez (porteur de projet, contributeur d'équipe, développeur, facilitateur, sponsor, jury).
Sur Eventbrite, vous pouvez décider du niveau d'information que vous souhaitez obtenir sur les
participants :
Option de Commandes > Formulaire de commandes
Puis sélectionner les conditions suivantes :

o

 Cocher, téléphone portable, entreprise
 Dans collecter plus d'informations cliquer sur : Ajouter une question

6. Orange Restricted
 Sélectionner conditions générales supplémentaires
 Entrez votre texte ou document de droit à l'image/charte du hackathon
Pour les inscriptions interne :
Créer une invitation sur votre intranet. Pour orange, une invitation peut être crée sur Orange Learning,
demander à la personne en charge de créer des atelier (pour nous cf. Carine Cauchard)
CONSEIL : ne pas multiplier les canaux d'inscription. Plus les informations sont centralisées, plus la
gestion des inscriptions est simple.
Créer une invitation newsletter sur Msurvey
 Tuto (trouver le lien pour tuto) et/ ou contacter quelqu'un
Dans l'invitation MSURVEY, doit figurer :
 La date, le lieu, l'adresse
 Préparez un pitch d’invitation « Vous êtes étudiant.es en …. »
 Objectifs d'Orange et en général
 Ajouter 3 boutons :
o Un lien d'inscription (interne/ externe)
o Kit de COM (description du hackathon, info, rythme, date, lieu...)
o Un Save the date / ajout à l'agenda
 Les sponsors et leurs logos
cf. annexe (à ajouter : un exemple d'invitation)
__________________________________________________________________________________
Slide 6 : Communication
Durée : 1 semaine
Lancement : 1ere semaine du 2e mois
Prérequis : rédiger une communication interne avec les dates, les objectifs du groupe et du hackathon,
ainsi qu'un profilage de la cible et un lien d'inscription (interne). A faire mettre en forme par qq'un de
la com.
Communication interne
Comment faire : contacter les gens de la COM en interne, pour faire un article sur le sujet :
 Orange digital center - trouver la personne qui peut faire un article à poster dès que possible
 Plazza - faire une réunion pour poster l'évènement une semaine 2 mois avant l'évènement et
une semaine avant.
 Faire apparaitre l'évènement dans les newsletters du groupe
 Faire des COM sur les télévisions des sites
 Post sur les réseaux sociaux (LinkedIn, tweeter...)
Communication externe

7. Orange Restricted
Comment faire : trouver les canaux de diffusions externe :
DRCL, Campus Manager, contacter quelqu'un de OrangeEvents et la COM (pour faire des post sur les
réseaux (Twitter, Instagram, LinkedIn ...)
 Pour envoyer les invitations aux écoles se rapprocher des Campus manager en charge des
relations avec les écoles. Ils pourront diffuser l'invitation.
Liste des Campus Manager
GNE : Yvan Ronot (chez Carole Frackowiack)
IDF : M. Christian POINSOT
GSO : Béatrice Gomez
GSE : Corinne Tayol
GO : Olivier CHARLOT
 Inviter sur les réseaux et faire parler de l'évènement
o LinkedIn - obtenir un post d'Orange (COM OrangeFrance)
o Instagram, TikTok, Twitter... - à voir avec équipe COM
 utiliser les bons hashtags (lifeatorange, orange…), => Faire attention à bien
être raccord avec les newsletter d'Orange et se renseigner sur ce qui est en
cours, les ateliers en cours
A faire : envoyer l'invitation à toutes les personnes concernées pour qu'ils relayent l'invitation à
leurs réseaux respectifs et planifier les relances.
(Matrice planning de communication)
__________________________________________________________________________________
Slide 7: Conseils pour les relances
A programmer : 3 relances assez espacées (conseil : à deux semaines d’intervalle)
IMPORTANT : Faire des relances, demander à ses collègues, les équipes INNOV, COM, DRCL,
et au maximum de personne de relayer l'information.
Conseils :
 Faire des emails push
o Pas très efficace parce que les gens reçoivent trop de mail
 Mieux si chaque directeur ou manager envoie à son équipe
 Parler à un maximum de personnes en interne et en externe
 Faire des posts sur les réseaux sociaux 2 mois avant, 1 mois avant, 3 semaine avant, 1 semaine
avant et prévoir les 3 derniers jours avant l'évènements (LinkedIn, Twitter, Facebook,
YouTube)
Motivational: se démarquer des autres ateliers car Orange organisent de nombreux ateliers sur
différents

8. Orange Restricted
projets.
Votre but : réussir le Hackathon et que les gens soient contents et sortent en ayant appris quelque
chose. S’ils se rappellent de l'évènement c'est gagné.
__________________________________________________________________________________
______________________________
Slide 8: à anticiper pour les inscriptions
Le plus difficile de votre mission va être de recruter et faire venir des gens dépendant de votre région.
Des chiffres:
 En moyenne pendant COVID on a connu jusqu’à 50-70 % de no show sur IDF
 POST COVID nous avons eu 50 % de no show sur IDF et 4% de no show sur GSO
 Tout dépend de votre région et de votre stratégie de communication !
__________________________________________________________________________________
Slide 9: Organisation de l'événement
1.restauration
A prévoir au moins 1,5 mois à l'avance et commander maximum 2-3 semaines avant
l'événement.
 Si besoin d'un traiteur pour la nourriture : veillez à demander aux participants s'ils ont des
intolérances ou préférences alimentaires (par mail)
Faire un devis: deux mois à l’avance
Valider et passer commande deux semaines avant l’évènement,
Prestataire interne (le Restaurant Inter-Entreprises) :
Les vouchers :
 Il faut communiquer le nombre de personnes attendues et le mode de paiement ne nécessitent
pas de devis.
 Faire une note de frais une fois que tous les participants ont pris leur repas (plébiscitée, en
raison du no-show)
Le buffet / plateau repas : Faire un devis auprès du RIE
Prestataire externe : Demander un devis auprès du prestataire externe
Pour les devis (prestataire interne ou externe) :
 Déterminer si le devis est modifiable si jamais il y a des désistements
 Bien indiquer sur le devis :
o "A l'attention de Mme Emmanuelle TEMKINE Orange Village Bâtiment F Aile C 67
avenue Lénine 94110 Arcueil France.

9. Orange Restricted
o Il faut indiquer : Le paiement sera effectué par Orange Direction Entreprise
France sous 60 jours.
o « Pourriez-vous envoyer les factures à l’adresse électronique ci-dessous : invoice-
a01.osabu01@orange.com ».
o Il faut que la facture soit du même montant que le devis, si non, cela ne passe pas.
o => Vérifier auprès de votre entité les modalités particulières.
 . Transmettre et faire signer le devis seulement lorsque l'on est sure du nombre de
participants et faire valider par son N+1
 Envoyer le devis signé à la personne en charge de faire passer la commande dans Ofusion
 Donner le numéro de commande au prestataire
Sans prestataire :
 Achat du repas le JOUR J
 Vous pouvez demander aux participants d'emporter leur repas et couverts : si c'est le cas,
veillez à ce que de l'eau et des verres soient disponibles sur place.
CONSEILS :
 Privilégier les repas froids, tout doit être prêt à consommer.
 Eviter les prestations qui nécessitent des installations particulières (prises, etc.). Ex : prévoir
des thermos pour le café et le thé, pas de machine traditionnelle.
 Sur certain site, il faut une autorisation pour que les buffets de prestataires externes puissent
s'installer dans les espaces communs (ex : couloir).
 Si vous pouvez, prévoyez un accueil café d'accueil le matin, et un gouté le soir après la remise
de prix (ce sont les moments de cohésion importants pour les équipes qui ne pourront pas se
rencontrer).
ATTENTION : Si pas déjà fait vérifier que les participants peuvent manger sur le site (dans la salle, à
la cantine, dans les espaces extérieurs ...). Sinon vérifier qu'il y ait des commerces de proximité, et/ ou
des établissements de restauration aux alentours du site.
__________________________________________________________________________________
Slide 10 : recruter les stands et Guest :
Durée : avoir tout trouvé deux semaines avant l’évènement au plus tard.
Prévoir des stands pendant la pause déjeuner :
 Stand de démonstration :
o En fonction du thème prévoyez un stand de démonstration d'un métier technique ou
technologique.
o Ex : Atelier de soudure fibre par un interne Orange (comment on soude la fibre)
 Stand d'information :
o Si le hackathon répond à des objectifs de recrutement prévoyez un stand d'information
sur les métiers qui cherchent à recruter
o Ex : stand d'information sur les métiers d'Orange cyber par Orange Cyber.
Il est possible d'avoir les plusieurs stands et de faire passer les groupes en alternés.
Les Guest

10. Orange Restricted
 Recruter des personnes inspirantes qui viendront pitcher pendant la délibération du jury
 Pitch en lien avec la thématique du hackathon
__________________________________________________________________________________
Slide 12 : Préparer les arrivées : les modalités d'accès
Transports :
Durée : 2 semaines
La première semaine du 2e mois jusqu’à la 2 semaine du 2e mois.
 Il faut savoir si les gens viennent en voiture :
 En fonction du lieu vous devez :
o Réserver un place de parking pour chacun des participants (sur MON SI immobilier).
 Dans ce cas vous avez besoin des informations suivantes : Nom, prénom,
téléphone portable, plaque d'immatriculation, entreprise et email
o Où transmettre la liste de participants au PC sécurité, qui leur indiquera le parking
visiteur.
Bien se renseigner sur l’accessibilité du site : accessible aux PSH et PMR
ATTENTION : toujours conseillé de privilégier l'usage des transports en commun sur les invitations
A faire :
Faire une invitation de relance
"vous vous êtes inscrit au hackathon ...
Nous vous donnons rendez vous au ...(adresse) à telle heure
Ajouter un plan d'accès
Pour préparer votre venue ... quelles sont vos préférences alimentaires ?
venez vous en voiture ... "
Dans l'invitation :
Les modalités d'accès au site (les transports en commun à proximité, les parkings disponibles, si
besoin les commerces et restau, la question des badges - se présenter à l'accueil - les préférences
alimentaires. Plan d'accès pour se rendre sur le site)
Badges
Durée : 1 semaine
La première semaine du 2e mois
 Il faut se renseigner sur les modalités d'accès :

11. Orange Restricted
o Vous pouvez demander des badges événementiels, pour toutes les personnes
(participant.e.s, équipe d'organisation, etc. internes et externes.) Ces
Les externes doivent se présenter à l'accueil.
Les internes non-résidents du site doivent faire une demande d'accès sur EAD Easy Acces dans mon
SI. Cela permet d'activer les droits d'accès au site à partir de leur badge professionnel.
A faire : prévenir l'accueil, la directrice du site, la personne en charge des badges, et le PC
sécurité. Leur donner une liste de participants au moins 1 semaine avant l'événement.
Accessibilité :
Durée : 1 semaine
La première semaine du 2e mois
Prévoir une signalétique jusqu'à la salle :
 Un kakémono
 Une affiche cet événement est filmé
 Un fléchage vers la salle. (Si nécessaire, un fléchage à partir de l'entrée ou du parking vers
l'accueil)
 Le nombre d'affiches a été déterminé pendant la visite
 Prévoir fléchage vers les toilettes.
__________________________________________________________________________________
Slide 11 : Préparation étape
Durée : dernière semaine avant votre évènement
2 : La salle et le site
Vous avez déjà visité la salle. Préparer la salle la veille de l’évènement.
REMINDER En fonction du nombre de participants inscrits (et en tenant compte du no show),
déterminez l'aménagement de la salle.
 Combien de personne vous prévoyez
 La disposition des tables, ces tables doivent être câblées avec des chaises autour pour les
ateliers
 Des prises doivent être à proximité des tables
 Prévoir des multiprises au cas où
 Prévoir plusieurs micros mobiles
 Un pupitre avec des micros immobiles
 De quoi projeter (projecteur, écran, adaptateur)
 Tables pliantes pour le jury et les stands
 Un amplificateur de son et adaptateur
 Accès Wifi
A faire : préparez-vous un plan de salle, avec la disposition adéquate.

12. Orange Restricted
Faites votre demande d'aménagement, au plus tard 1 mois avant l'évènement.
Slide 13 : matériels et impression
A imprimer avant le JOUR J
Durée : 3 semaines
4e semaine du 3e mois jusqu’à la 1ere semaine du 4eme mois
 Des Livrets participants (nombre de participants/ Sinon 2 par tables)
 Des Team Canvas imprimer A3 (1 par équipe)
 Des Empathy Map imprimer A3 (1 par équipe)
 Des Business Model Canvas imprimer A3 (1 par équipe)
Prévoir :
 Des feuilles A4 simple = du brouillon
 Ciseaux, stylos, feutre, post it, colle, scotch, carton
 Matériels de créativité, Little Bits (objet connecté), lego, laine
 Paper boards
__________________________________________________________________________________
E-mail pour les participants
A prévoir : 3 relances à deux semaine d’intervalle.
 Envoyer des courriels lorsqu'ils les participants s'inscrivent
Dans l'email :
o Mini déroulé
o Ou se rendre et à quelle heure
o Quoi apporter (ordinateur surtout, 1 stylo, et son repas si nécessaire)
o Autres précisions : parking, transport, etc.
 Email spécifique au porteur/euse de projet pour obtenir des mini interview vidéo (et prévoir
des besoins spécifiques, des coachs, des dev, des designers etc.)
Dans l'email :
o Mini déroulé
o Ou se rendre et à quelle heure
o Quoi apporter (ordinateur surtout, 1 stylo, et son repas si nécessaire)
o Autres précisions : parking, transport, etc.
+
o Présentez-vous ?
o Pourquoi participez-vous à ce Hackathon?
o Qu'attendez-vous à l'occasion de ce Hackathon
o Quel est votre projet ?

13. Orange Restricted
Les e-mail de relance/ confirmation aux participants :
3 relances
 Email ensuite de rappel si pas beaucoup de participants ont répondu et réagis surtout pour
l'externe car c'est la cible la plus compliqué à faire venir et à prévoir
 Email ensuite plus proche de la date pour indiquer les détails de l'évènements
 Email de rappel 4 jour avant / 2 jour avant et la veille
TODO :
A compléter pour le docs:
1. Le timing
2. Deux tutos (msurvey / eventbrite)
3. Faire une matrice d'organisation (signé de suivi, tableau général)
4. Qui fait quoi ? Des réunions
5. Déterminer si on veut fermer inscription bien avant l'évènement ou pas → 3 semaines avant
l'événement
6. Créer le fichier zippé => à intégrer dans le diapo
7. Créer la matrice suivi de la com + retroplanning court
8. Description du Jour J
9. Faire le ppt.
=> refaire ce doc plus proprement
Remarque :
Pas besoin de créer son visuel si c’est uniquement pour orange => a transformer en prendre
connaissance des visuels (orange brand) ? Du coup ne prend pas 3 semaines, mais peux prendre 1
semaine
Il faudra cependant demander des visuels à la com pour les invitations réseaux, cette étape peut quant
à elle prendre jusqu’à 2 semaines.