Le document présente des procédures détaillées pour l'inspection de véhicules importés et la facturation des frais associés, y compris la gestion des rapports de facturation flex et les conseils pour maintenir une documentation adéquate. Il aborde différents types de frais, notamment ceux liés aux services de transport, à la publicité et à l'équipement, tout en fournissant des instructions pour la création de comptes, le suivi des factures et le traitement des remises. Enfin, des conseils pratiques sont donnés pour améliorer la gestion des transactions et éviter les erreurs de facturation.

1. Inspections de véhicules importés
 Inspections des véhicules de clients pour leur permettre d’importer le véhicule
au Canada.
 Chaque inspection effectuée est consignée sur un formulaire d’inspection
(parfois appelé un bon de travail). Chaque formulaire a un numéro de
référence unique.
 Un rapport de rapprochement énumérant les numéros de référence est inclus à
la trousse FLEX.
 Liez les inspections payées aux formulaires dans votre dossier en attente dans le
classeur FLEX.
 Signalez toutes les inspections impayées depuis plus de 3 mois.
 Consignez toute inspection qui vous a été payée, mais qui ne vous appartient
pas (indiquez le numéro d’inspection et la semaine de facturation FLEX dans
laquelle le paiement a été effectué) – une fois le magasin correspondant
déterminé, des frais vous seront facturés sur la facture FLEX, avec le numéro
de demande en référence.

4. Factures IBM
Frais de location mensuels du matériel IBM du magasin
Les factures IBM ne sont pas transmises à FLEX – seulement une
feuille de calcul des données.
Vous devrez créer un compte en ligne avec IBM pour consulter
vos factures.
Créez et conservez une liste de l’ensemble du matériel IBM du
magasin. Indiquez le type (imprimante, routeur, etc.), le nom et
le numéro du modèle, le numéro de série et l’emplacement dans
le magasin.
Consultez cette liste pour vous assurer que IBM facture
uniquement le matériel dont vous disposez en magasin.
Certains des renseignements de référence de la facture pourraient
être imprécis ou ne pas correspondre à votre liste de numéros de
série – communiquez avec IBM pour clarifier les frais qui vous
sont facturés.

7. Frais – traitement de l’information
(circuit IP)
Frais relatifs au réseau de communications du magasin
Moyen de communication entre la plupart des applications
exécutées dans le magasin et le centre de données de la Société
Canadian Tire.
Exemples de systèmes couverts : Équité, Débit et crédit,
Connexion centrale, Fichier de pièces, portail MonCT
Les frais pour le magasin sont calculés à l’aide d’une formule
mixte. Total des frais de tous les magasins / nombre total de
magasins / 2. La moitié des frais est facturée aux magasins;
l’autre est payée par la Société Canadian Tire.

9. Entretien des aires communes
Frais pour l’entretien et le nettoyage des aires de propriété
partagée.
Plus de détails disponibles dans le Rental Policy Book
Frais de 0,20 $ par pied carré fonctionnel, par mois

11. Cars sur demande
Programme/ressource de formation pour les réparations
d’automobiles
Frais facturés à taux fixe, comme indiqué dans la lettre
initiale envoyée aux marchands au début du programme.
Aucun document mensuel n’accompagne les frais FLEX.

13. Catégorie de facturation 03
Publicité

14. Voici les instructions tirées du portail MonCT :
1. Ouvrir le lien Demande en ligne de remise pour frais publicitaires du
marchand.
2. Nommer le formulaire et Enregistrer sous sur votre disque dur.
3. Remplir, Enregistrer et fermer le formulaire.
4. Composer un message courriel en incluant le numéro de magasin et le
nom du fichier dans l’objet, joindre le formulaire rempli et l’envoyer à
localadvertising@cantire.com
Pour consulter les instructions, cliquer sur le lien Processus de demande en ligne
de remise pour frais publicitaires du marchand.
Pour toutes questions relatives à ce processus, communiquer avec le Planificateur,
publicité pour les magasins de votre région :
Ontario et provinces de l’Atlantique 416 480-3636
Québec et provinces de l’Ouest 416 480-3407
Demandes de remise pour frais
publicitaires

16. Entrées diverses relatives à la
publicité
Tout comme les autres sections de la facturation FLEX, le
traitement d’entrées diverses (remises ou frais) est possible.
Si des documents à l’appui sont fournis, ils seront inclus à la
trousse FLEX.
Dans certains cas, comme l’illustre cet exemple, il n’y a rien
à envoyer, de sorte que l’adresse courriel de la personne-
ressource est indiquée en cas de besoin.
Dans certains cas, les entrées seront basées sur l’information
à laquelle vous avez accès dans votre système – dans cet
exemple, la remise se rapporte au nombre de coupons 198-
0732 numérisés à votre magasin.

18. Catégorie de facturation 04
Remises sur frais de transport (transport)

19. Diverses transactions de transport
Connaissements d’entrepôt/d’expédition directe
Frais de transport – Dépôt
Factures de Purolator
Factures d’autres transporteurs
Retours de marchandise groupés
Remise trimestrielle – quantités manquantes

20. Connaissements
Entrepôt/expédition directe
Frais de transport liés à la facturation à l’entrepôt ou à
l’expédition directe sur la facture
Le numéro du connaissement inscrit sur la facture FLEX
correspond au numéro imprimé sur la page du résumé de la
facture et le numéro de référence sur le document de
connaissement.
Les frais sont basés sur la valeur-magasin de l’ensemble de la
marchandise (sous la colonne Quantité) multipliée par le tarif-
marchandises du magasin (sous « Taux d’actualisation » dans la
description FLEX).
REMARQUE – Les frais de transport d’une facture dont la
valeur-magasin est de 100 000 $ ou plus devront être fractionnés
– la colonne Quantité ne contient que 5 chiffres, de sorte qu’un
montant à 6 chiffres ne peut y être inscrit.

25. Frais de transport – Dépôt
Frais de transport pour les factures Dépôt
Calcul identique à celui des frais de connaissement
d’expédition à l’entrepôt ou directe.
Le rapport de rapprochement Frais de transport dépôt inclus
à la trousse FLEX vous permet d’associer les frais FLEX à la
facture de Dépôt (le No
de document original fait le lien
entre les deux rapports).

30. Factures de Purolator
Le format des factures ne nous permet pas d’envoyer
des copies à la trousse FLEX.
Toutes les entrées FLEX comprendront le numéro NIP
de Purolator. Vous pouvez suivre la livraison sur
www.Purolator.com pour établir la date de livraison et
la signature du réceptionnaire.
Les expéditions de Purolator doivent être facturées
directement à votre compte – pour y veiller, veuillez
mentionner, au moment de passer la commande, que
l’expédition doit être livrée par Purolator PORT DÛ.

32. Factures d’autres transporteurs
Facturation identique à celle des FNA, mais sans majoration.
Une copie du bordereau d’expédition laissé au moment de la
livraison devrait suffire pour la correspondance des frais
FLEX.
Des copies de facture sont accessibles sur demande.

34. Retours de marchandise groupés –
Crédit Transport
Facturez les frais de transport pour retour de
marchandise au Service de règlement (crédit Transport
signifie un crédit aux Transports).
Les frais s’appliquent au retour de pièces moulées,
rappels pour remaniement de gamme et de certains
retours autorisés (à déterminer par le représentant du
Service de règlement).
Calcul identique aux frais de connaissement.
La valeur-magasin totale est inscrite sur le rapport
Adjusta-Card (la même semaine que FLEX), dans la
colonne de droite (colonne « DLR $ Charged »).

37. Remise trimestrielle – quantités
manquantes
 Si votre commande d’expédition directe ou d’entrepôt est livrée incomplète et
que vous remplissez une réclamation pour quantité manquante, vous recevrez
un crédit pour les produits manquants apparaissant sur le rapport du Service du
contrôle des marchandises.
 Toutefois, si le transport a été facturé lors de l’expédition initiale, les frais ont
été calculés selon la valeur-magasin des produits indiqués sur la facture, et non
sur les quantités réellement envoyées.
 Chaque trimestre, les Transports remettent un crédit pour les frais de transport
facturés lors des livraisons de produits manquants.
 Ce crédit est calculé de la même façon que les frais de transport initiaux : la
valeur-magasin des produits multipliée par le tarif-marchandises de votre
magasin.
 Actuellement, aucun rapport de rapprochement n’est accessible, autre que le
rapport du Service du contrôle des marchandises du trimestre. Des options
sont à l’étude pour un meilleur suivi.

39. Catégorie de facturation 05
Équipement et matériel de présentation du
centre-auto

40. Facture de fournisseurs
Même calcul que les factures de
FNA, mais sans majoration.
Plutôt, des honoraires
d’experts-conseils seront
facturés (facturés à titre
d’élément séparé) selon le
tableau ci-contre.
Une copie du bon de commande
est conservée par le magasin –
liée à la facture et à la
transaction FLEX.

45. Catégorie de facturation 06
Équipement et matériel de présentation du
magasin

46. BC de présentoirs du fournisseur
D’après les reçus du magasin pour tous les présentoirs et matériel
de PLV actifs livrés en magasin.
Aucune copie de bon de commande ou de facture de fournisseur
ne sera émise avec la facture Flex. Les copies peuvent être
imprimées en magasin. Voir la feuille d’information ci-jointe.
Les frais FLEX seront représentés par un montant sommaire pour
tous les produits actifs sur la facture.
Les magasins doivent utiliser les rapports de réception pour
rapprocher la facture Flex (lien no
de réf. de facture avec produits
précis).

47. BC de présentoirs du fournisseur
Imprimer le rapport de réception AVANT l’inscription aux stocks (PRÉFÉRABLE) :
 À partir du menu principal, sélectionnez 05/01, Gestion des factures.
 Dans le champ « Opt » (Option) à côté du numéro de facture approprié, entrez le numéro 6 et appuyez sur la
touche Retour. Le rapport sera imprimé sur l’imprimante principale du magasin.
 Classez le rapport et faites le rapprochement avec la facture Flex à sa réception.
Imprimer le rapport de réception APRÈS l’inscription aux stocks :
 À partir du menu principal, sélectionnez 05/05, Display Receipt History (Afficher l’historique des reçus).
 Appuyez sur F9.
 À côté de « Show only invoice number » (Montrer uniquement le numéro de facture), entrez le numéro de
facture approprié, appuyez sur Field + (Champ +) et ensuite sur la touche Retour.
 Appuyez sur la commande d’impression et ensuite sur la touche de Page avant. Le contenu de l’écran sera
imprimé sur l’imprimante principale du magasin.
 Répétez l’étape 4 pour chaque écran qui affiche ce numéro de facture.
 Classez les pages et faites le rapprochement avec la facture Flex à sa réception.

50. Présentoirs personnalisés
Une copie du bon de commande doit être conservée par le
magasin au moment de passer la commande.
Une copie du bordereau d’expédition doit accompagner le
bon de commande à la réception des marchandises.
Cela permet le rapprochement avec l’entrée FLEX.
Des documents à l’appui sont accessibles sur demande (pour
l’instant, il n’est pas possible de l’imprimer en magasin).

53. Facture de fournisseurs
Peu d’activités de la sorte, mais possible.
Même processus que le rapprochement de la Catégorie 05
ci-dessus, mais sans honoraires d’experts-conseils ni
majoration.

56. Catégorie de facturation 07
Matériel d’affichage

57. Bon de travail en ligne FLEX
Identique à la Catégorie de facturation 02, mais pour les
éléments d’affichage uniquement.

60. BC de présentoirs du fournisseur
Identique au processus de la Catégorie de facturation 06,
mais pour des éléments précis d’affichage.

61. Transactions manuelles diverses
La Catégorie de facturation 07 regroupe le traitement de
tous les autres types de transactions de Matériel d’affichage
non standard.
Comme c’est le cas des transactions manuelles, si les
documents à l’appui ne sont pas inclus à la facturation FLEX,
consultez le portail MonCT pour plus de renseignements,
consultez la personne-ressource nommée dans l’entrée FLEX
ou communiquez avec nous à FLEXINQUIRIES@cantire.com

63. Catégorie de facturation 08
Assurance

64. Factures de Marsh Canada
Aucun document à l’appui fourni au Service de facturation
FLEX, pour des raisons de confidentialité.
Les factures sont envoyées par courrier directement aux
marchands à partir de Marsh Canada.
Copies ou information supplémentaire accessible chez Marsh
Canada sur demande.
Tous les rajustements doivent être adressés directement à
Marsh Canada également.

66. Catégorie de facturation 09
Loyer

67. Location immobilière
Le total du relevé Monthly Rental Statement est inscrit à la facture
FLEX aux fins de collecte.
Assurez-vous que le total du relevé Rental Statement coïncide
avec le montant sur la facture FLEX.
Signalez tout problème à FLEXINQUIRIES@cantire.com – les
demandes seront acheminées à la personne-ressource appropriée
au sein de la Division de l’immobilier pour résolution.
REMARQUE – Les frais de loyer sont souvent inscrits sur le
relevé du marchand la même semaine que le solde des Services
Financiers Canadian Tire Limitée. Par conséquent, le grand total
perçu pour cette semaine sera plus élevé que la moyenne. Les
magasins s’en inquiètent parfois, interprétant ces totaux élevés
comme une erreur de facturation. Consultez le relevé Rental
Statement et le relevé du marchand pour confirmer les totaux.

69. Catégorie de facturation 10
Intérêts

70. Frais d’intérêts
• Une transaction apparaît seulement dans cette catégorie si
l’intérêt doit être facturé au magasin en raison d’une
insuffisance de provision.
• Un document à l’appui détaillé doit être remis au marchand
bien à l’avance de tout traitement de transaction par
l’entremise de cette catégorie.

71. Catégorie de facturation 11
Coupons

72. Commande de coupons
Formulaire de réquisition des coupons en magasin, avec
numéro de référence.
L’entrée FLEX indique le numéro de référence.
Assurez-vous que le total FLEX corresponde au total du
formulaire, signalez tout écart à
FLEXINQUIRIES@cantire.com.

75. Frais de coupons
Frais de 0,5 % sur la valeur des commandes de coupons –
frais de manutention
Confirmez le calcul d’après le total des coupons facturés sur
la même facturation FLEX.

77. Retour de coupons
Créditez les coupons retournés au siège social.
D’après le formulaire de retour, dont la copie est conservée
en magasin.
Associez le montant de crédit FLEX au montant indiqué sur
votre formulaire.

80. CONSEILS

81. Derniers conseils :
 Conseil 1 – Le processus de facturation Flex est simple!
 Même s’il est essentiel de comprendre et de surveiller les rapports de facturation Flex,
pas besoin d’être expert pour prendre le magasin en charge.
 Si un des membres du personnel de votre magasin effectue le rapprochement Flex, fiez-
vous à son expertise au cours des premières semaines.
 Participez au processus et maintenez cette implication pour vous assurer que votre
facturation Flex est contrôlée à votre satisfaction.
 Conseil 2 – Créez et maintenez un classeur pour la facturation Flex
 Conservez un dossier pour chaque type de transactions traitées dans le cadre de la
facturation Flex (factures de fournisseurs/bordereaux d’expédition, bons de travail,
factures Dépôt auto, etc.).
 Rédigez une note décrivant la transaction, indiquant le type de documents à l’appui
attendu ainsi que tout autre commentaire nécessaire au rapprochement.
 Dans chaque dossier, conservez les documents à l’appui reçus avant le rapport de
facturation Flex; assurez la correspondance aux entrées Flex.
 Ces dossiers doivent être votre première source.

82. Conseils...
 Conseil 3 – Liste de vérification annuelle
 Certains magasins estiment utile de créer et de maintenir une liste de transactions
apparaissant sur la facturation Flex mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
 Ceci vous permet de contrôler facilement les transactions, d’enregistrer à quoi réfère
l’entrée et de planifier adéquatement les frais ou le crédit.
 La remise trimestrielle pour produits manquants, les contrats de service annuels, les
réductions de prix avec subvention mensuelles, etc., en sont des exemples.
 Indiquez le nom de la transaction, la fréquence, le montant et le numéro de la semaine
Flex au cours de laquelle la transaction apparaît. Ajoutez toute note requise pour
expliquer la transaction ainsi que le type de document à l’appui attendu.
 Conseil 4 – Commandes spéciales
 Dans le cas d’une commande pour un client, assurez-vous d’avoir soumis le coût en
dollars canadiens et d’avoir inclus les frais d’expédition, le cas échéant.
 Assurez-vous d’inclure la majoration avant de calculer le coût pour le client.
 Vous risquez de recevoir la marchandise avant la facturation Flex alors, assurez-vous de
ne pas être perdant dans la transaction!

83. Conseils...
 Conseils 5 – Écarts du rapport Adjusta-card
 Les totaux inscrits à la Catégorie de facturation 01 et 02 à la dernière page du rapport Adjusta-Card
ne coïncident pas toujours avec les totaux inscrits pour le rapport Adjusta-Card sur la facturation
Flex.
 Ce n’est pas un gros problème…
 C’est peut-être Adjusta-Cards type 51 (réparations) – les totaux sont inscrits sous la Catégorie 01
du rapport Adjusta-Card, mais ils sont représentés comme faisant partie du montant de la Catégorie
02 sur la facture Flex. Si le total global des deux rapports coïncide, c’est ce qui c’est produit.
Aucun rajustement requis.
 Les crédits sont parfois rejetés sur la facture Flex en raison de problèmes de système. Si c’est le
cas, le montant est automatiquement ajouté au crédit Adjusta-Card des semaines suivantes sur la
facture Flex. Vérifiez les factures Flex des prochaines semaines pour s’assurer qu’elles reflètent le
montant manquant.
 Conseil 6 – Chèques-cadeaux
 Demandez au marchand de départ de payer le total de tous les chèques-cadeaux en circulation.
 De cette façon, lorsqu’un chèque-cadeau est encaissé et que vous recevez la facture associée, vous
avez déjà les fonds pour couvrir la transaction.
 Autrement, c’est à vous de communiquer avec le marchand de départ chaque fois qu’un de ses
chèques-cadeaux échangés vous est facturé. Le marchand de départ est tenu de vous les payer.
 La Société Canadian Tire n’assure pas le suivi des modèles migratoires des marchands qui se sont
retirés; assurez-vous d’avoir leurs coordonnées!

84. Conseils...
 Conseil 7 – Transactions AMCT
 L’Association des marchands Canadian Tire utilise le processus de facturation Flex pour acheminer
les crédits et les frais aux marchands pour une variété de raisons
 Certains sont des cotisations à l’AMCT, d’autres sont liées aux ententes de location ou de service,
d’autres constituent des paiements aux fournisseurs de service.
 Toutes les transactions sont appuyées par des documents. Les documents sont envoyés directement
aux magasins à partir des bureaux de l’AMCT, parfois même avant la transaction Flex.
 Vous devriez maintenir un dossier AMCT dans votre classeur de facturation Flex et le consulter
pour y trouver les documents à l’appui ou les explications liées aux frais.
 Conseil 8 – Inspections de véhicules importés
 Faites le suivi des numéros de formulaires d’inspection et de la date à laquelle vous les avez soumis.
Cochez-les de la liste à mesure qu’ils sont traités sur la facture Flex.
 Si un formulaire reste impayé pendant 3 mois, communiquez avec nous. Si vous recevez un
paiement pour une réclamation qui ne vous appartient pas, communiquez également avec nous.
 Les rajustements seront effectués dès que le magasin nous aura avisés.
 Remarque : Les formulaires de réclamation sont entrés manuellement, alors : ASSUREZ-VOUS
QUE LE NUMÉRO DE VOTRE MAGASIN EST LISIBLE – la principale cause de crédits
manquants provient de numéros de magasin illisibles.

85. Conseils...
 Conseil 9 – IBM
 La location de votre matériel IBM vous sera facturée mensuellement.
 À la prise en charge du magasin, effectuez une vérification de tout le matériel IBM, en indiquant le
numéro de série, le numéro de marque et de modèle, une description du matériel (numériseur,
imprimante, etc.) ainsi que l’emplacement du matériel dans le magasin.
 Passez en revue les factures d’IBM (accessibles sur le site Web IBM) pour lesquelles vous avez reçu
une facture FLEX, et assurez-vous de ne pas payer pour du matériel que vous n’avez pas.
 Communiquez avec IBM en cas d’écart – le numéro à composer apparaît sur la facture.
 Conseil 10 – Purolator
 Les différentes livraisons Purolator vous seront facturées à votre propre compte Purolator ainsi que
par la facturation Flex.
 Il n’existe aucune façon de déterminer le contenu d’un colis de Purolator d’après les dossiers
accessibles à Purolator ou au siège social.
 Bon nombre de magasins conservent un registre des colis Purolator à venir, indiquant le numéro de
connaissement ou le NIP, la date et une description du contenu (après ouverture du colis.) Ce
registre est accessible au personnel de bureau du magasin.
 Purolator peut être avisé de livrer à un seul endroit précis dans le magasin (aire de réception des
marchandises, comptoir de service à la clientèle) pour lui faciliter la tâche.

86. Conseils...
 Conseil 11 – Double facturation des connaissements d’entrepôt?
 Les frais de transport sont facturés aux magasins selon la valeur-magasin des articles multipliée par
le tarif-marchandises de votre magasin.
 Sur la facture Flex, la valeur-magasin est indiquée dans la colonne de quantités.
 La colonne ne peut accueillir que 5 chiffres.
 Si la valeur-magasin de la marchandise est supérieure à 100 000 $, les frais auront été fractionnés.
 Le numéro de connaissement est inscrit deux fois, d’où l’impression d’une double facturation.
 Conseil 12 – Écarts de facture d’entrepôt (y compris les factures d’expédition directe
et dépôt auto)
 N’Y MÊLEZ PAS LE FOURNISSEUR!
 Si votre livraison est incomplète ou contient des articles en trop, remplissez la réclamation
appropriée par l’entremise du Service du contrôle des marchandises.
 Si vous devez retourner un produit inscrit sur l’une de ces factures, utilisez le Adjusta-Card
approprié.
 Toute autre intervention pour résoudre ce problème est inutile – vous ne recevrez pas le plein
crédit ou la prime à laquelle vous avez droit.
 Communiquez avec le Service des retours d’articles et garanties si vous n’êtes pas certain du
processus à suivre.

87. Faites parvenir vos questions par courriel à :
FLEXINQUIRIES@cantire.com
Vous pouvez également me joindre directement à :
Dave.Simpson@cantire.com
Coordonnées