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Accélérateur de performance
Professionnaliser la gestion RH avec un expert RH
opérationnel
1
Un constat
63 % des PME n’ont pas
de DRH
3 PME sur 10 ne
procèdent à aucun
bilan annuel
1/3 des PME n’intègrent
pas les contraintes
légales Formation
Des ‘best practices’ GRH
recommandées souvent
inadaptées pour les PME
Dans la majorité des
PME, le Dirigeant fait
office de DRH
Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas
déployées quelque soit les impacts financiers ou
les obligations légales*
Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas
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les obligations légales*
• Comment faire face rapidement et efficacement à des
besoins de compétences ?
• Comment manager les salariés dans un souci de
rentabilité et de cohésion sociale ?
• Comment développer les performances de
l'entreprise ?
• Comment professionnaliser la ligne managériale dans
les pratiques RH ?
• Comment sécuriser les pratiques RH de l’entreprise ?
• Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au
contexte économique à CT ?
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besoins de compétences ?
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rentabilité et de cohésion sociale ?
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l'entreprise ?
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• Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au
contexte économique à CT ?
* Entreprises de – de 250 salariés représentent 99,4 % des entreprises en France – Insee
* La part moyenne consacrée à la gestion du personnel ne représente que 40 % à 60 % du temps de travail
** Rapports CGPME, Etude Softcomputing
Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME
sont identiques à celles des grands groupes* *
Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME
sont identiques à celles des grands groupes* *
2
Notre analyse et notre connaissance du marché
3
De par nos interventions auprès des PME/TPE depuis plus de 10 ans, les besoins en développement et structuration
RH sont fortement omniprésents dans les entreprises de petites et moyennes tailles.
Les pratiques de GRH sont peu structurées et ce malgré les obligations légales de plus en plus prégnantes et leurs
conséquences financières, les contraintes qualité et/ou imposées par leurs clients qui portent toujours plus sur la
sécurisation des compétences mises en œuvre.
Les TPE/ PME se concentrent plutôt sur une gestion ponctuelle et occasionnelle de leurs moyens humains.
Bon nombre de PME ne dispose pas de DRH / RRH en interne dédié à cette fonction et n’ont pas la nécessité ou les
moyens de recruter sur ce type de ‘fonction’.
Le constat est souvent un dilemme pour les dirigeants dans la mesure où :
ils n’ont pas les compétences et/ou le recul en interne pour concevoir et mettre en
œuvre des outils concrets et formalisés de gestion et de développement RH
ils n’ont pas la capacité à mobiliser suffisamment de ressources internes pour les
acquérir.
Un RH externalisé permet à la PME d’y répondre tout en
assurant la montée en compétences des acteurs internes de
l’entreprise
Les avantages de notre accompagnement pour les PME/PMI
4
L’accès à un logiciel RH partagé, simple
d’accès et d’utilisation pour tous
Pas de recrutement d’une personne
dédiée à la gestion RH en interne
Le bénéfice de nos 10 ans
d’expériences dans l’accompagnement
à la gestion des RH en PME
Le bénéfice d’un niveau d’expertise RH
élevé et d’informations sur les
meilleures pratiques
Un transfert continue de compétences
en gestion RH grâce à notre présence
Votre expert RH
dédié
L’apport d’informations sur les
dernières réglementations en vigueur
Cette offre est pour les PME/PMI qui…
5
la gestion des RH peut et
doit permettre de
développer son
entreprise
Pensent que… Estiment que...
leur organisation
actuelle pourrait être
optimisée pour mieux
répondre aux besoin de
l’entreprise et de mes
clients
Trouvent que…
la gestion RH peut être à
la fois mieux structurée
et plus optimisée en
interne
Souhaitent…
disposer d’informations
RH fiables en temps
voulu pour prendre des
décisions opérationnelles
Ressentent…
le besoin de sécuriser
votre gestion RH pour
leurs salariés, vos
managers, vos clients
Sont confrontées
à des exigences clients et
qualité de plus en plus
forte sur la gestion
des RH
S’engagent
dans une démarche de
certification qualité,
intégrant le volet
organisation et RH
Sont persuadées
de la nécessité de
‘professionnaliser’ leur
ligne managériale afin de
les rendre plus
‘performants’
6
Pourquoi la Gestion RH est-elle souvent laissée
pour compte au sein des PME ?
Urgence des mutations techniques,
économiques, organisationnelles,
commerciales, sociales
Difficulté à prendre du
recul pour organiser la
réflexion
Peu de moyens financiers et humains
consacrés à la Gestion des
Ressources Humaines
Constat
7
En quoi une Gestion Ressources Humaines contribue-t-elle
à la performance des PME ?
Analyser et aligner les performances
Intégrer les exigences qualité des clients
Professionnaliser et valoriser l’encadrement
Résoudre les difficultés de recrutement, d’intégration et
de fidélisation
Renforcer la cohésion sociale
Maintenir et développer les compétences
Innover dans les organisations
Décliner les objectifs stratégiques auprès de chaque salarié
Illustration avec 2 cas concrets de l’apport d’une GRH
externalisée
8
9
Utiliser le tutorat comme levier de développement des compétences en interne
Comment assurer le maintien et de le développement des savoir-faire de mon entreprise ?
Capitalisation des savoir-faire
Respect des obligations ‘contrat de génération’
Réduction du temps d’intégration et de « montée en charge » des nouveaux arrivants
Fidélisation des nouveaux arrivants (se sentiront mieux intégrés dans l’entreprise )
Esprit d’équipe favorisé par le partage de compétences
Déployer le processus d’évaluation des acquis des ‘tutorés’ en fin de période
Définir des pratiques homogènes et partagées de transfert de compétences
Intégrer ces missions de tutorat dans l’organisation
Former les ‘tuteurs’ au ‘tutorat
10
Déployer une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
Comment anticiper mes besoins en compétences et en effectif dans une période
d’incertitude économique ?
Mise à disposition en temps et en heure des ressources et des compétences en lien avec les
projets stratégiques et les plans de développement
Organisations challengées
Capitalisation sur les compétences des salariés
Anticipation sur le plan de recrutement / maintien dans l’emploi
Maîtrise des coûts relatifs à la masse salariale
Optimisation du plan de formation : véritable outil de développement des compétences
à court et moyen terme
Relations sociales basées sur la transparence
Evaluer les résultats des actions RH réalisées
Associer les managers dans la déclinaison des orientations stratégiques en objectifs
Maîtriser les compétences et potentiels actuels de ses salariés
Disposer d’un état des lieux RH : effectif, âge…
Communiquer autour des plans d’action prévisionnels et des conditions de mise en œuvre
Concrètement…
11
La répartition des rôles entre RH For You et l’entreprise
12
Nous prenons en charge
concrètement
•Le suivi et l’analyse des
entretiens annuels
•Le plan de formation
•La définition des profils
de recrutement
•Les démarches
d’intégration
•Les plans de Tutorat
•Les grilles de
qualification
•Le pilotage
opérationnel des RH
dans la « vie courante »
L’entreprise garde la
décision et la gestion
•Des recrutements
•Des contrats de travail
•De la paie et
administration du
personnel
•De la relation
quotidienne avec les
salariés
Nous animons
•Le développement du
rôle RH des managers,
au travers
•de formations
collectives,
accompagnements
individuels
•et de réunions
annuelles autour
des besoins RH
quantitatifs et
qualitatifs en
fonction du projet
de l’entreprise
Nous transférons
•Nous transférons petit à
petit notre expertise à
l’un des collaborateurs
en interne, pour
amener l’entreprise à
l’autonomie
Nous mettons à
disposition
Nous mettons à
disposition
•Un logiciel de gestion RH pour partager les informations utiles en ligne entre vous
(Direction, managers, salariés) et nous
Le déroulement
13
La mise en
place initiale
La vie
courante
Le suivi
La mise
en place initiale
Nous définissons avec le dirigeant notre périmètre d’action, de façon claire et
partagée
Nous recueillons et structurons les informations RH initiales
La vie courante
Au sein de l’entreprise
1 jour / mois auprès des équipes et managers (accompagnement minimum, qui peut
être ajusté en commun en fonction des besoins)
2 à 3 réunions annuelles collectives : managers, formation, CE, etc…
1 réunion annuelle de Direction pour définir les enjeux RH de l’année à venir et
orienter les travaux prioritaires RH à réaliser
En Back-office
Nous préparons les informations, les analyses RH, et les recommandations
Nous assurons une veille RH adaptée aux besoins de l’entreprise
Une revue annuelle de satisfaction de notre accompagnement, et réajustement de
l’accompagnement si besoin
Le suivi
La mise à disposition de notre logiciel de gestion RH
14
15
Présentation de notre outil RH PME
Un outil de GRH en ligne :
Dossier salarié, gestion des entretiens annuels, gestion du plan de formation,
pilotage et reporting RH...
Simple d’utilisation, ouvert aux 3 profils
majeurs : Salariés, Managers, RH.
Un accès via Internet grâce une adresse
URL dédiée à chaque entreprise.
Un système d’abonnement simple : pas
d’immobilisation comptable du parc
informatique.
Une gestion des accès par processus RH,
chaque collaborateur se voit décerner un
droit d’accès, comme administrateur,
acteur, valideur etc.
Des accès aux données sensibles des
ressources humaines sécurisées.
Des exports de données sous format
excel permettant de croiser des analyses
Présentation des menus pour les 4 profils
16
Accès salarié
Accès manager
Accès RH
Accès Administrateur
Accès Salarié
17
18
Vision Salarié :
Mon dossier salarié
Une navigation par ‘onglet’
Détail du positionnement organisationnel
Organisation, établissement et
manager hiérarchique (N+1)
19
Vision Salarié :
Mon dossier salarié
Consultation du contrat actuel et des historiques
Rappel de la date d’entrée
dans l’entreprise
Consultation du poste occupé
Et des historiques de postes
20
Vision Salarié :
Mon dossier salarié
Consultation des formations ‘suivies’
avec indication s’il s’agit d’un ‘DIF’ ou non
Consultation du suivi des ‘habilitations’
Consultation des domaines de tutorat et/ou d’expertise
21
Vision Salarié :
Mon entretien annuel
Consultation de
l’historique des
entretiens annuels
Consultation de la date de
réalisation de l’entretien
Consultation du manager N+1
ayant réalisé l’entretien
Suivi des 4 étapes de réalisation de
l’entretien annuel (workflow)
22
Vision Salarié :
Mon entretien annuel
1. Evaluation de la période écoulée :
Objectifs, Formation & Evaluation des
compétences
2. Période à venir:
Objectifs, Moyens, Souhaits d’évolution
professionnelle et de formation
3. Signatures des deux parties
Accès Manager
23
24
Vision Manager :
Les dossiers de mon équipe
Accès à la liste des salariés de son
équipe avec un accès direct par
salarié…
A l’historique de ses formations
Au formulaire d’entretien annuelAu suivi de ses habilitations
A son dossier salarié
25
Le manager a accès à des tableaux de bord lui permettant de piloter son équipe et les actions RH associées :
Suivi des entrées / sorties par typologie de contrat
Suivi des effectifs par poste,
Suivi des effectifs par service,
Suivi des habilitations,
Suivi des entretiens annuels,
Suivi des fins de contrat,
Suivi des tuteurs et des experts,
Suivi des salariés non formés depuis 3 ans
Vision Manager :
Reporting de mon équipe
26
Vision Manager :
Reporting Effectif
Des reporting ‘effectifs’ au
périmètre des équipes du
manager avec des angles
d’analyse différents mis à jour
en ‘temps réel’
Suivi des présents au 01/01, des
entrées/sorties par typologie de
contrats mis à jour en temps réel
Suivi des ETP par poste
Suivi des effectifs par entité
organisationnelle toujours au
périmètre de l’organisation pilotée par
le manager
27
Vision Manager :
Suivi du patrimoine de compétences
Décider des actions à mettre
en œuvre pour assurer le
maintien et le développement
de compétences
28
Vision Manager :
Suivi du patrimoine de compétences
S’assurer du respect des dispositions
des plans d’action issues des
politiques RH (internes ou
publiques), veiller au maintien des
compétences détenues par les
‘tuteurs’ et les ‘experts’ , pouvoir
décider, anticiper et prioriser les
actions à mettre en œuvre.
Proposition de la liste des salariés concernés par le type de population
Une présentation permettant de ‘visualiser’ les
écarts entre les niveaux évalués lors des
entretiens et les niveaux requis par rapport au
poste
29
Vision Manager :
Suivi des habilitations
S’assurer du respect des dispositifs en
matière de sécurité au travail en
pilotant les habilitations détenues
par les salariés de son équipe.
TB d’aide à la décision, les managers
peuvent ainsi décider et anticiper sur
les actions à mettre en œuvre.
Suivi des habilitations par salarié
Suivi du nombre de personnes
habilitées par type
d’habilitation et par
établissement.
Visualisation du nombre de salarié
dont l’habilitation sera révolue dans
les 3 mois (message glissant pour
consulter les noms
Suivi des habilitations par site
30
Vision Manger :
Le suivi des entretiens individuels
Mise à disposition d’outils de suivi de
la campagne des entretiens
individuels.
Le manager peut :
- S’organiser en planifiant ses
entretiens
- Vérifier l’état d’avancement des
entretiens
- Se noter des actions à réaliser ou
justifiant la non réalisation d’un
entretien
Pouvoir anticiper les actions par
rapport aux fins de contrat est
l’objectif de ce tableau de suivi
partagé avec les acteurs RH.
Le manager peut exprimer ses
souhaits (renouvellement de CDD,
proposition de CDI…) par
anticipation.
Le RH peut ainsi s’organiser pour
anticiper les actions.
Pilotage de la campagne des entretiens
individuels
Pilotage des fins de contrats
31
Reporting Manager :
Le suivi des Tuteurs et des Experts
Organiser ses équipes, assurer le
transfert des savoir-faire (tuteurs),
veiller au maintien de l’expertise en
interne (experts).
Aide à l’élaboration et à la gestion des
priorités du plan de formation, les
managers peuvent consulter les
salariés n’ayant pas bénéficié de
formation depuis 3 ans.
Suivi des tuteurs et des experts de son équipe
Suivi des non formés depuis 3 ans
32
Accès RH
33
Les spécificités du profil ‘RH’ :
La gestion des entretiens
Tableau de suivi des campagnes
d’entretiens individuels : Le RH peut
ainsi consulter l’avancement, relancer
si besoin, valider les entretiens,
invalider si besoin
Le RH peut également administrer les
campagnes (ouverture et si besoin
suppression).
Un état d’avancement actualisé en
fonction des états de validation de
l’entretien
Un accès direct à l’entretien annuel en
cliquant sur le ‘bouton’
Administration des campagnes d’entretien :
création et possibilité de suppression
Un compteur mis à jour en temps réel
permettant de s’assurer de l’avancement
de la campagne et de relancer au besoin
les managers
Possibilité de consultation par année
34
Les spécificités du profil ‘RH’ :
La gestion du plan de formation
Dès qu’une action est saisie à l’état
OK, le TB de reporting ‘prévisionnel’
est actualisé.
Deux suivis :
L’élaboration du plan de formation prévisionnel
La gestion du réalisé
Possibilité d’accès aux plans mis en historique
Ligne de saisie des actions de formation :
Intitulé, pédagogie (interne/externe),
population, nb heures prévues, coûts
prévus, période prévisionnelle
Un suivi des demandes (validation) :
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dupliquer des lignes (croix verte) ou
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35
Les spécificités du profil ‘RH’ :
La gestion du plan de formation
Dès qu’une action de formation est
saisie avec toutes ces informations, les
TB de suivi du plan de formation sont
actualisés;
Gestion du réalisé
Ligne de saisie des actions de formation
réalisées. A réception des attestations de
présence, le RH met à jour le suivi du ‘réalisé’
en saisissant par salarié les informations de la
formation suivie
Dès saisie des informations Heures, Coût et Période, la formation se
reporte automatiquement dans :
l’historique des formations du dossier
salarié
le formulaire Entretien pour évaluation
de la formation
36
Les spécificités du profil ‘RH’ :
Le reporting RH
Les acteurs RH ont accès aux mêmes reporting que ceux du manager mais au périmètre de
l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Particularité ‘Reporting Formation’ :
Véritable outil de pilotage du plan de formation, l’onglet Formation permet aux RH de détenir
des TB d’analyse :
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l’exercice précédent
Des analyses par rapport à la typologie des salariés formés : par genre, par CSP, junior &
senior
Les salariés formés par direction
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37
Les spécificités du profil ‘RH’ :
Le reporting Formation
Suivre et piloter l’avancement de la
réalisation du plan de formation en nombre
d’heures et en coût.
Un comparatif entre le réalisé de l’année et
celui de l’année précédent est affiché (en
%).
Possibilité d’accès aux TB des
exercices précédents
Possibilité d’accès aux TB des
exercices précédents
38
Les spécificités du profil ‘RH’ :
Le reporting Formation
Cet indicateur permet d’identifier les salariés n’ayant pas bénéficié d’actions de
formation.
Une veille sur les salariés non formés depuis 3 ans à la date de clôture de
l’exercice couvert permet au RH de cibler les actions de formation à inscrire au
prochain plan de formation., gage d’actualisation de leurs compétences et
d’adaptation de l’entreprise à son environnement en constante évolution.
39
Les spécificités du profil ‘RH’ :
Le reporting Formation
Ces indicateurs fournissent un aperçu du degré d’accès à la
formation par les différentes catégories de salariés de
l’entreprise. Il permet d’identifier les écarts et d’aider la
gestion des priorités dans le plan de formation.
40
Les spécificités du profil ‘RH’ :
Le reporting Formation
L’indicateur des formés/ Non formés par
métier/emploi permet d’entretenir et
d’améliorer le capital humain en
permettant aux salariés d’actualiser et
d’étendre leurs compétences.
L’indicateur des nombres de
formés/non formés par organisation
permet de s’assurer du maintien ou
du développement des compétences
par site.
Le développement des
compétences est une
composante essentielle de
la capacité d’une
entreprise à demeurer
compétitive.
Accès Administrateur
41
42
Les droits ‘administrateur’
Seul, RH For You a un accès ‘administrateur’ de la base.
Les droits de l’administrateur sont décomposés en deux :
RH : l’administrateur se voit attribuer les mêmes droits que ceux des acteurs RH
Administration : le menu ‘gestion de l’entreprise’ est réservé exclusivement à l’administrateur
43
L’administration de la base :
La gestion des données générales
Toutes les données sont propres à
chaque entreprise :
Sites
Typologie des contrats gérés
Catégorie socio-professionnelle
La suppression est impossible dès lors qu’au
moins un des salariés possède un de ces
attributs dans son dossier.
44
L’administration de la base :
La gestion des comptes utilisateurs
Cet écran permet de gérer les accès des
salariés à la base.
Possibilité de bloquer les accès, de réinitialiser
les mots de passe, de débloquer les accès de
façon individuelle ou collective.
45
L’administration de la base :
La gestion du référentiel Métier
Cet écran permet d’administrer le référentiel
Métier/emploi/poste de l’entreprise :
• Ajout
• Modification
• Suppression (sauf si le poste est rattaché à
un salarié)
46
L’administration de la base :
La gestion du catalogue ‘compétences’
Cet écran permet d’administrer le
catalogue des compétences par domaine et
par libellé de la compétence :
• Ajout
• Modification
• Suppression (sauf si la compétence est
rattaché à un poste occupé par un
salarié)
47
L’administration de la base :
La gestion des compétences par poste
Cet écran permet le rattachement des
compétences aux postes.
Pour chaque poste, l’administrateur
rattache la ou les compétences ainsi
que les niveaux requis.
Ces compétences et niveaux requis
sont automatiquement reportées au
sein des formulaires d’entretien
individuel pour évaluation.
Possibilité :
• Ajouter
• Modifier
• Supprimer (sauf si la compétence
est rattaché à un poste occupé par
un salarié)
48
L’administration de la base :
Le référentiel des habilitations
Cet écran permet de gérer le
référentiel des habilitations.
Pour chaque habilitation sont saisies
les durées de validité (initiale et
renouvellement).
Ceci permet ainsi de calculer
automatiquement la date de fin de
validité dans les reporting
‘habilitations’ et d’anticiper les
renouvellements.
Possibilité :
• Ajouter
• Modifier
• Supprimer (sauf si l’habilitation est
rattachée à un salarié)
49
L’administration de la base :
La gestion de l’organisation
Ces écrans permettent de gérer l’organisation
de l’entreprise.
L’arborescence est basée sur 3 niveaux :
1. Direction
2. Département
3. Service
Le niveau ‘département’ et ‘service’ ne sont
pas obligatoirement à renseigner.
Possibilité :
• Ajouter
• Modifier
• Supprimer (sauf si l’un des niveaux est
rattachée à un salarié)
Vos contacts
50
Norme EN 16114
« Service de conseil en
management ».
N° de déclaration d’activité en tant qu’organisme
de formation professionnelle continue : 73 31
06546 31
RH For You, créé le 3 janvier 2011 par ses deux co-gérantes, Gaëlle Falcon et Pascale Perez, est né de notre volonté d’accompagner
les entreprises dans leur développement RH et dans la professionnalisation des pratiques managériales.
Nos expertises s’appuient sur de riches expériences , tant en cabinet de conseil qu’en direction d’entreprise pendant de nombreuses
années, avant d’avoir souhaité affirmer ensemble notre approche du conseil.
Par la recherche permanente d’un conseil de qualité, d’un pragmatisme, d’une efficacité, et la volonté de développer des
partenariats durables, nous nous positionnons exclusivement comme le partenaire de confiance de nos clients.
Nous apportons à nos clients méthodologie, conseils, meilleures pratiques mais également production et remise de livrables et
d’études tout en veillant au transfert de nos savoir-faire.

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Accélérez votre performance avec un expert RH à vos côtés

  • 1. Accélérateur de performance Professionnaliser la gestion RH avec un expert RH opérationnel 1
  • 2. Un constat 63 % des PME n’ont pas de DRH 3 PME sur 10 ne procèdent à aucun bilan annuel 1/3 des PME n’intègrent pas les contraintes légales Formation Des ‘best practices’ GRH recommandées souvent inadaptées pour les PME Dans la majorité des PME, le Dirigeant fait office de DRH Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas déployées quelque soit les impacts financiers ou les obligations légales* Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas déployées quelque soit les impacts financiers ou les obligations légales* • Comment faire face rapidement et efficacement à des besoins de compétences ? • Comment manager les salariés dans un souci de rentabilité et de cohésion sociale ? • Comment développer les performances de l'entreprise ? • Comment professionnaliser la ligne managériale dans les pratiques RH ? • Comment sécuriser les pratiques RH de l’entreprise ? • Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au contexte économique à CT ? • Comment faire face rapidement et efficacement à des besoins de compétences ? • Comment manager les salariés dans un souci de rentabilité et de cohésion sociale ? • Comment développer les performances de l'entreprise ? • Comment professionnaliser la ligne managériale dans les pratiques RH ? • Comment sécuriser les pratiques RH de l’entreprise ? • Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au contexte économique à CT ? * Entreprises de – de 250 salariés représentent 99,4 % des entreprises en France – Insee * La part moyenne consacrée à la gestion du personnel ne représente que 40 % à 60 % du temps de travail ** Rapports CGPME, Etude Softcomputing Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME sont identiques à celles des grands groupes* * Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME sont identiques à celles des grands groupes* * 2
  • 3. Notre analyse et notre connaissance du marché 3 De par nos interventions auprès des PME/TPE depuis plus de 10 ans, les besoins en développement et structuration RH sont fortement omniprésents dans les entreprises de petites et moyennes tailles. Les pratiques de GRH sont peu structurées et ce malgré les obligations légales de plus en plus prégnantes et leurs conséquences financières, les contraintes qualité et/ou imposées par leurs clients qui portent toujours plus sur la sécurisation des compétences mises en œuvre. Les TPE/ PME se concentrent plutôt sur une gestion ponctuelle et occasionnelle de leurs moyens humains. Bon nombre de PME ne dispose pas de DRH / RRH en interne dédié à cette fonction et n’ont pas la nécessité ou les moyens de recruter sur ce type de ‘fonction’. Le constat est souvent un dilemme pour les dirigeants dans la mesure où : ils n’ont pas les compétences et/ou le recul en interne pour concevoir et mettre en œuvre des outils concrets et formalisés de gestion et de développement RH ils n’ont pas la capacité à mobiliser suffisamment de ressources internes pour les acquérir. Un RH externalisé permet à la PME d’y répondre tout en assurant la montée en compétences des acteurs internes de l’entreprise
  • 4. Les avantages de notre accompagnement pour les PME/PMI 4 L’accès à un logiciel RH partagé, simple d’accès et d’utilisation pour tous Pas de recrutement d’une personne dédiée à la gestion RH en interne Le bénéfice de nos 10 ans d’expériences dans l’accompagnement à la gestion des RH en PME Le bénéfice d’un niveau d’expertise RH élevé et d’informations sur les meilleures pratiques Un transfert continue de compétences en gestion RH grâce à notre présence Votre expert RH dédié L’apport d’informations sur les dernières réglementations en vigueur
  • 5. Cette offre est pour les PME/PMI qui… 5 la gestion des RH peut et doit permettre de développer son entreprise Pensent que… Estiment que... leur organisation actuelle pourrait être optimisée pour mieux répondre aux besoin de l’entreprise et de mes clients Trouvent que… la gestion RH peut être à la fois mieux structurée et plus optimisée en interne Souhaitent… disposer d’informations RH fiables en temps voulu pour prendre des décisions opérationnelles Ressentent… le besoin de sécuriser votre gestion RH pour leurs salariés, vos managers, vos clients Sont confrontées à des exigences clients et qualité de plus en plus forte sur la gestion des RH S’engagent dans une démarche de certification qualité, intégrant le volet organisation et RH Sont persuadées de la nécessité de ‘professionnaliser’ leur ligne managériale afin de les rendre plus ‘performants’
  • 6. 6 Pourquoi la Gestion RH est-elle souvent laissée pour compte au sein des PME ? Urgence des mutations techniques, économiques, organisationnelles, commerciales, sociales Difficulté à prendre du recul pour organiser la réflexion Peu de moyens financiers et humains consacrés à la Gestion des Ressources Humaines Constat
  • 7. 7 En quoi une Gestion Ressources Humaines contribue-t-elle à la performance des PME ? Analyser et aligner les performances Intégrer les exigences qualité des clients Professionnaliser et valoriser l’encadrement Résoudre les difficultés de recrutement, d’intégration et de fidélisation Renforcer la cohésion sociale Maintenir et développer les compétences Innover dans les organisations Décliner les objectifs stratégiques auprès de chaque salarié
  • 8. Illustration avec 2 cas concrets de l’apport d’une GRH externalisée 8
  • 9. 9 Utiliser le tutorat comme levier de développement des compétences en interne Comment assurer le maintien et de le développement des savoir-faire de mon entreprise ? Capitalisation des savoir-faire Respect des obligations ‘contrat de génération’ Réduction du temps d’intégration et de « montée en charge » des nouveaux arrivants Fidélisation des nouveaux arrivants (se sentiront mieux intégrés dans l’entreprise ) Esprit d’équipe favorisé par le partage de compétences Déployer le processus d’évaluation des acquis des ‘tutorés’ en fin de période Définir des pratiques homogènes et partagées de transfert de compétences Intégrer ces missions de tutorat dans l’organisation Former les ‘tuteurs’ au ‘tutorat
  • 10. 10 Déployer une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences Comment anticiper mes besoins en compétences et en effectif dans une période d’incertitude économique ? Mise à disposition en temps et en heure des ressources et des compétences en lien avec les projets stratégiques et les plans de développement Organisations challengées Capitalisation sur les compétences des salariés Anticipation sur le plan de recrutement / maintien dans l’emploi Maîtrise des coûts relatifs à la masse salariale Optimisation du plan de formation : véritable outil de développement des compétences à court et moyen terme Relations sociales basées sur la transparence Evaluer les résultats des actions RH réalisées Associer les managers dans la déclinaison des orientations stratégiques en objectifs Maîtriser les compétences et potentiels actuels de ses salariés Disposer d’un état des lieux RH : effectif, âge… Communiquer autour des plans d’action prévisionnels et des conditions de mise en œuvre
  • 12. La répartition des rôles entre RH For You et l’entreprise 12 Nous prenons en charge concrètement •Le suivi et l’analyse des entretiens annuels •Le plan de formation •La définition des profils de recrutement •Les démarches d’intégration •Les plans de Tutorat •Les grilles de qualification •Le pilotage opérationnel des RH dans la « vie courante » L’entreprise garde la décision et la gestion •Des recrutements •Des contrats de travail •De la paie et administration du personnel •De la relation quotidienne avec les salariés Nous animons •Le développement du rôle RH des managers, au travers •de formations collectives, accompagnements individuels •et de réunions annuelles autour des besoins RH quantitatifs et qualitatifs en fonction du projet de l’entreprise Nous transférons •Nous transférons petit à petit notre expertise à l’un des collaborateurs en interne, pour amener l’entreprise à l’autonomie Nous mettons à disposition Nous mettons à disposition •Un logiciel de gestion RH pour partager les informations utiles en ligne entre vous (Direction, managers, salariés) et nous
  • 13. Le déroulement 13 La mise en place initiale La vie courante Le suivi La mise en place initiale Nous définissons avec le dirigeant notre périmètre d’action, de façon claire et partagée Nous recueillons et structurons les informations RH initiales La vie courante Au sein de l’entreprise 1 jour / mois auprès des équipes et managers (accompagnement minimum, qui peut être ajusté en commun en fonction des besoins) 2 à 3 réunions annuelles collectives : managers, formation, CE, etc… 1 réunion annuelle de Direction pour définir les enjeux RH de l’année à venir et orienter les travaux prioritaires RH à réaliser En Back-office Nous préparons les informations, les analyses RH, et les recommandations Nous assurons une veille RH adaptée aux besoins de l’entreprise Une revue annuelle de satisfaction de notre accompagnement, et réajustement de l’accompagnement si besoin Le suivi
  • 14. La mise à disposition de notre logiciel de gestion RH 14
  • 15. 15 Présentation de notre outil RH PME Un outil de GRH en ligne : Dossier salarié, gestion des entretiens annuels, gestion du plan de formation, pilotage et reporting RH... Simple d’utilisation, ouvert aux 3 profils majeurs : Salariés, Managers, RH. Un accès via Internet grâce une adresse URL dédiée à chaque entreprise. Un système d’abonnement simple : pas d’immobilisation comptable du parc informatique. Une gestion des accès par processus RH, chaque collaborateur se voit décerner un droit d’accès, comme administrateur, acteur, valideur etc. Des accès aux données sensibles des ressources humaines sécurisées. Des exports de données sous format excel permettant de croiser des analyses
  • 16. Présentation des menus pour les 4 profils 16 Accès salarié Accès manager Accès RH Accès Administrateur
  • 18. 18 Vision Salarié : Mon dossier salarié Une navigation par ‘onglet’ Détail du positionnement organisationnel Organisation, établissement et manager hiérarchique (N+1)
  • 19. 19 Vision Salarié : Mon dossier salarié Consultation du contrat actuel et des historiques Rappel de la date d’entrée dans l’entreprise Consultation du poste occupé Et des historiques de postes
  • 20. 20 Vision Salarié : Mon dossier salarié Consultation des formations ‘suivies’ avec indication s’il s’agit d’un ‘DIF’ ou non Consultation du suivi des ‘habilitations’ Consultation des domaines de tutorat et/ou d’expertise
  • 21. 21 Vision Salarié : Mon entretien annuel Consultation de l’historique des entretiens annuels Consultation de la date de réalisation de l’entretien Consultation du manager N+1 ayant réalisé l’entretien Suivi des 4 étapes de réalisation de l’entretien annuel (workflow)
  • 22. 22 Vision Salarié : Mon entretien annuel 1. Evaluation de la période écoulée : Objectifs, Formation & Evaluation des compétences 2. Période à venir: Objectifs, Moyens, Souhaits d’évolution professionnelle et de formation 3. Signatures des deux parties
  • 24. 24 Vision Manager : Les dossiers de mon équipe Accès à la liste des salariés de son équipe avec un accès direct par salarié… A l’historique de ses formations Au formulaire d’entretien annuelAu suivi de ses habilitations A son dossier salarié
  • 25. 25 Le manager a accès à des tableaux de bord lui permettant de piloter son équipe et les actions RH associées : Suivi des entrées / sorties par typologie de contrat Suivi des effectifs par poste, Suivi des effectifs par service, Suivi des habilitations, Suivi des entretiens annuels, Suivi des fins de contrat, Suivi des tuteurs et des experts, Suivi des salariés non formés depuis 3 ans Vision Manager : Reporting de mon équipe
  • 26. 26 Vision Manager : Reporting Effectif Des reporting ‘effectifs’ au périmètre des équipes du manager avec des angles d’analyse différents mis à jour en ‘temps réel’ Suivi des présents au 01/01, des entrées/sorties par typologie de contrats mis à jour en temps réel Suivi des ETP par poste Suivi des effectifs par entité organisationnelle toujours au périmètre de l’organisation pilotée par le manager
  • 27. 27 Vision Manager : Suivi du patrimoine de compétences Décider des actions à mettre en œuvre pour assurer le maintien et le développement de compétences
  • 28. 28 Vision Manager : Suivi du patrimoine de compétences S’assurer du respect des dispositions des plans d’action issues des politiques RH (internes ou publiques), veiller au maintien des compétences détenues par les ‘tuteurs’ et les ‘experts’ , pouvoir décider, anticiper et prioriser les actions à mettre en œuvre. Proposition de la liste des salariés concernés par le type de population Une présentation permettant de ‘visualiser’ les écarts entre les niveaux évalués lors des entretiens et les niveaux requis par rapport au poste
  • 29. 29 Vision Manager : Suivi des habilitations S’assurer du respect des dispositifs en matière de sécurité au travail en pilotant les habilitations détenues par les salariés de son équipe. TB d’aide à la décision, les managers peuvent ainsi décider et anticiper sur les actions à mettre en œuvre. Suivi des habilitations par salarié Suivi du nombre de personnes habilitées par type d’habilitation et par établissement. Visualisation du nombre de salarié dont l’habilitation sera révolue dans les 3 mois (message glissant pour consulter les noms Suivi des habilitations par site
  • 30. 30 Vision Manger : Le suivi des entretiens individuels Mise à disposition d’outils de suivi de la campagne des entretiens individuels. Le manager peut : - S’organiser en planifiant ses entretiens - Vérifier l’état d’avancement des entretiens - Se noter des actions à réaliser ou justifiant la non réalisation d’un entretien Pouvoir anticiper les actions par rapport aux fins de contrat est l’objectif de ce tableau de suivi partagé avec les acteurs RH. Le manager peut exprimer ses souhaits (renouvellement de CDD, proposition de CDI…) par anticipation. Le RH peut ainsi s’organiser pour anticiper les actions. Pilotage de la campagne des entretiens individuels Pilotage des fins de contrats
  • 31. 31 Reporting Manager : Le suivi des Tuteurs et des Experts Organiser ses équipes, assurer le transfert des savoir-faire (tuteurs), veiller au maintien de l’expertise en interne (experts). Aide à l’élaboration et à la gestion des priorités du plan de formation, les managers peuvent consulter les salariés n’ayant pas bénéficié de formation depuis 3 ans. Suivi des tuteurs et des experts de son équipe Suivi des non formés depuis 3 ans
  • 33. 33 Les spécificités du profil ‘RH’ : La gestion des entretiens Tableau de suivi des campagnes d’entretiens individuels : Le RH peut ainsi consulter l’avancement, relancer si besoin, valider les entretiens, invalider si besoin Le RH peut également administrer les campagnes (ouverture et si besoin suppression). Un état d’avancement actualisé en fonction des états de validation de l’entretien Un accès direct à l’entretien annuel en cliquant sur le ‘bouton’ Administration des campagnes d’entretien : création et possibilité de suppression Un compteur mis à jour en temps réel permettant de s’assurer de l’avancement de la campagne et de relancer au besoin les managers Possibilité de consultation par année
  • 34. 34 Les spécificités du profil ‘RH’ : La gestion du plan de formation Dès qu’une action est saisie à l’état OK, le TB de reporting ‘prévisionnel’ est actualisé. Deux suivis : L’élaboration du plan de formation prévisionnel La gestion du réalisé Possibilité d’accès aux plans mis en historique Ligne de saisie des actions de formation : Intitulé, pédagogie (interne/externe), population, nb heures prévues, coûts prévus, période prévisionnelle Un suivi des demandes (validation) : OK, refusé, en attente, reporté, annulé Une ergonomie permettant de dupliquer des lignes (croix verte) ou d’en supprimer (croix rouge) Plan de formation prévisionnel
  • 35. 35 Les spécificités du profil ‘RH’ : La gestion du plan de formation Dès qu’une action de formation est saisie avec toutes ces informations, les TB de suivi du plan de formation sont actualisés; Gestion du réalisé Ligne de saisie des actions de formation réalisées. A réception des attestations de présence, le RH met à jour le suivi du ‘réalisé’ en saisissant par salarié les informations de la formation suivie Dès saisie des informations Heures, Coût et Période, la formation se reporte automatiquement dans : l’historique des formations du dossier salarié le formulaire Entretien pour évaluation de la formation
  • 36. 36 Les spécificités du profil ‘RH’ : Le reporting RH Les acteurs RH ont accès aux mêmes reporting que ceux du manager mais au périmètre de l’ensemble des salariés de l’entreprise. Particularité ‘Reporting Formation’ : Véritable outil de pilotage du plan de formation, l’onglet Formation permet aux RH de détenir des TB d’analyse : Ecart entre le prévisionnel et le réalisé avec analyse de l’évolution par rapport à l’exercice précédent Des analyses par rapport à la typologie des salariés formés : par genre, par CSP, junior & senior Les salariés formés par direction Les salariés formés par Métier Le suivi des salariés ayant bénéficié d’un DIF à date
  • 37. 37 Les spécificités du profil ‘RH’ : Le reporting Formation Suivre et piloter l’avancement de la réalisation du plan de formation en nombre d’heures et en coût. Un comparatif entre le réalisé de l’année et celui de l’année précédent est affiché (en %). Possibilité d’accès aux TB des exercices précédents Possibilité d’accès aux TB des exercices précédents
  • 38. 38 Les spécificités du profil ‘RH’ : Le reporting Formation Cet indicateur permet d’identifier les salariés n’ayant pas bénéficié d’actions de formation. Une veille sur les salariés non formés depuis 3 ans à la date de clôture de l’exercice couvert permet au RH de cibler les actions de formation à inscrire au prochain plan de formation., gage d’actualisation de leurs compétences et d’adaptation de l’entreprise à son environnement en constante évolution.
  • 39. 39 Les spécificités du profil ‘RH’ : Le reporting Formation Ces indicateurs fournissent un aperçu du degré d’accès à la formation par les différentes catégories de salariés de l’entreprise. Il permet d’identifier les écarts et d’aider la gestion des priorités dans le plan de formation.
  • 40. 40 Les spécificités du profil ‘RH’ : Le reporting Formation L’indicateur des formés/ Non formés par métier/emploi permet d’entretenir et d’améliorer le capital humain en permettant aux salariés d’actualiser et d’étendre leurs compétences. L’indicateur des nombres de formés/non formés par organisation permet de s’assurer du maintien ou du développement des compétences par site. Le développement des compétences est une composante essentielle de la capacité d’une entreprise à demeurer compétitive.
  • 42. 42 Les droits ‘administrateur’ Seul, RH For You a un accès ‘administrateur’ de la base. Les droits de l’administrateur sont décomposés en deux : RH : l’administrateur se voit attribuer les mêmes droits que ceux des acteurs RH Administration : le menu ‘gestion de l’entreprise’ est réservé exclusivement à l’administrateur
  • 43. 43 L’administration de la base : La gestion des données générales Toutes les données sont propres à chaque entreprise : Sites Typologie des contrats gérés Catégorie socio-professionnelle La suppression est impossible dès lors qu’au moins un des salariés possède un de ces attributs dans son dossier.
  • 44. 44 L’administration de la base : La gestion des comptes utilisateurs Cet écran permet de gérer les accès des salariés à la base. Possibilité de bloquer les accès, de réinitialiser les mots de passe, de débloquer les accès de façon individuelle ou collective.
  • 45. 45 L’administration de la base : La gestion du référentiel Métier Cet écran permet d’administrer le référentiel Métier/emploi/poste de l’entreprise : • Ajout • Modification • Suppression (sauf si le poste est rattaché à un salarié)
  • 46. 46 L’administration de la base : La gestion du catalogue ‘compétences’ Cet écran permet d’administrer le catalogue des compétences par domaine et par libellé de la compétence : • Ajout • Modification • Suppression (sauf si la compétence est rattaché à un poste occupé par un salarié)
  • 47. 47 L’administration de la base : La gestion des compétences par poste Cet écran permet le rattachement des compétences aux postes. Pour chaque poste, l’administrateur rattache la ou les compétences ainsi que les niveaux requis. Ces compétences et niveaux requis sont automatiquement reportées au sein des formulaires d’entretien individuel pour évaluation. Possibilité : • Ajouter • Modifier • Supprimer (sauf si la compétence est rattaché à un poste occupé par un salarié)
  • 48. 48 L’administration de la base : Le référentiel des habilitations Cet écran permet de gérer le référentiel des habilitations. Pour chaque habilitation sont saisies les durées de validité (initiale et renouvellement). Ceci permet ainsi de calculer automatiquement la date de fin de validité dans les reporting ‘habilitations’ et d’anticiper les renouvellements. Possibilité : • Ajouter • Modifier • Supprimer (sauf si l’habilitation est rattachée à un salarié)
  • 49. 49 L’administration de la base : La gestion de l’organisation Ces écrans permettent de gérer l’organisation de l’entreprise. L’arborescence est basée sur 3 niveaux : 1. Direction 2. Département 3. Service Le niveau ‘département’ et ‘service’ ne sont pas obligatoirement à renseigner. Possibilité : • Ajouter • Modifier • Supprimer (sauf si l’un des niveaux est rattachée à un salarié)
  • 50. Vos contacts 50 Norme EN 16114 « Service de conseil en management ». N° de déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation professionnelle continue : 73 31 06546 31 RH For You, créé le 3 janvier 2011 par ses deux co-gérantes, Gaëlle Falcon et Pascale Perez, est né de notre volonté d’accompagner les entreprises dans leur développement RH et dans la professionnalisation des pratiques managériales. Nos expertises s’appuient sur de riches expériences , tant en cabinet de conseil qu’en direction d’entreprise pendant de nombreuses années, avant d’avoir souhaité affirmer ensemble notre approche du conseil. Par la recherche permanente d’un conseil de qualité, d’un pragmatisme, d’une efficacité, et la volonté de développer des partenariats durables, nous nous positionnons exclusivement comme le partenaire de confiance de nos clients. Nous apportons à nos clients méthodologie, conseils, meilleures pratiques mais également production et remise de livrables et d’études tout en veillant au transfert de nos savoir-faire.