2. Project EPM 2007 est la solution de gestion de projets collaborative de Microsoft®
. Issue d’une longue
expérience dans le métier de la gestion de projets avec Microsoft Project, la solution Project EPM 2007
a pour vocation de permettre aux organisations et aux entreprises :
• d’offrir des capacités de pilotage supérieures, depuis l’initiation des projets jusqu’à leur réalisation opérationnelle ;
• d’augmenter la maîtrise collective des délais, de la charge de travail, de la qualité et des coûts des projets ;
• de permettre une meilleure coordination des équipes multi-sites, multi-projets, pluridisciplinaires
et internationales.
Les domaines de prédilection de cette solution sont la Gouvernance IT, le management des activités
projets RD et la gestion des grands programmes.
Project EPM 2007 permet de standardiser la collecte de demandes pour
chaque type d’investissement (projet, programme ou application, par exemple).
Ces informations sont fournies par les différents acteurs de l’organisation
(maître d’ouvrage, maître d’œuvre, etc.) afin de réaliser des études d’opportunités
permettant la prise de décision :
• informations générales sur le projet,
• estimation du budget et besoins en ressources humaines,
• évaluation des bénéfices financiers et avantages non financiers,
• évaluation des risques,
• macro-planification et grandes étapes du projet.
Collectez et consolidez les demandes de projets dans une base de données centralisée
Optimisez les investissements
par une sélection adaptée des projets
3. Mettez en place des processus automatisés qui permettent de standardiser le cycle
de décision et de pilotage
Project EPM 2007 permet d’automatiser les processus de pilotage et de s’assurer que les projets passent les étapes imposées.
À chaque étape, le processus permet de s’assurer que les différents acteurs finalisent les livrables imposés et que le management donne
sa validation. La fonction d’audit permet aux sponsors de suivre le déroulement des projets.
Établissez un consensus du management sur les priorités stratégiques
Dans la plupart des organisations, les décideurs des différents domaines fonctionnels ont des perspectives diverses sur les priorités
stratégiques. Et pourtant, ils doivent partager un même budget global et les mêmes moyens en ressources humaines. Pour décider
collectivement des priorités d’investissements, Project EPM 2007 aide à établir un consensus sur les objectifs stratégiques et leur
importance respective.
Priorisez les demandes de projets
Afin de comparer objectivement les demandes d’investissements entre elles, les projets sont évalués
par rapport aux objectifs stratégiques, puis priorisés selon différents critères pondérés, comme l’alignement
stratégique, les bénéfices financiers (ROI, Valeur Actualisée Nette, Point mort), l’évaluation des risques, etc.
Optimisez le portefeuille de projets
Face à des budgets contraints, les décideurs doivent allouer leurs moyens financiers et humains aux projets de plus grande valeur.
Project EPM 2007 propose des algorithmes qui permettent de simuler différents scenarii de contraintes (budgets, coûts, ressources
humaines, dépendances inter-projets, etc.) et de proposer un portefeuille optimisé. Bien entendu, les projets incontournables
peuvent être forcés, même dans le cas où ils ne sont pas sélectionnés.
Des aides visuelles aux choix des projets.
Des workflows complètement paramètrables par type de projet.
Une aide à la priorisation du portefeuille de projets. Un contrôle graphique de la valeur du portefeuille.
4. Communiquez efficacement sur vos projets
Une fois le plan initial établi, le chef de projet va pouvoir
enregistrer la planification initiale qui matérialise son
engagement sur le projet (coûts, délais), puis publier le projet
afin que les différents acteurs en prennent connaissance.
Project EPM 2007 offre un environnement complet
de gestion des rôles qui permet de décrire l’organisation,
les acteurs, les droits d’accès, et les processus existants entre
le chef de projet et son écosystème. Par exemple,
la publication d’un projet déclenche un processus
de notification vers les ressources affectées aux activités
du projet.
Tous les projets publiés sont consolidés dans le centre
de projets selon différentes vues configurées par
l’administrateur fonctionnel. Ces vues vont tirer parti
des métadonnées des projets et des droits d’accès
afin de présenter une information pertinente.
Suivez et analysez efficacement vos projets
Project EPM 2007 offre un environnement de paramétrage de vues, à la fois puissant et simple d’utilisation.
Diagrammes de Gantt, calendriers, tableaux de tâches permettent de visualiser au mieux les différentes informations
attachées à un projet ou à un ensemble de projets.
Le chef de projet peut visualiser l’avancement de ses projets, les écarts par rapport à la planification initiale, et mettre
en place des indicateurs graphiques de suivi. Toutes les données du projet sont disponibles dans un tableau croisé
dynamique et peuvent alimenter automatiquement des rapports prêts à l’emploi sous Microsoft®
Office Excel®
et Office Visio®
.
Lorsque des modifications sont apportées à un projet,
tous les champs de tâches et de ressources affectées
sont mis en surbrillance. Vous pouvez alors visualiser
facilement l’impact de vos modifications sur les
dates des successeurs, sur les coûts récapitulatifs, etc.
Enfin, il est possible de simuler des options
de planification, et de confirmer ou d’invalider
ces modifications (annulation multiple).
Les versions de planification peuvent être
comparées graphiquement entre elles,
ce qui permet d’analyser plus aisément les impacts.
Le portefeuille sélectionné alimente automatiquement l’environnement opérationnel
d’exécution des projets. La décomposition en activités est créée ou adaptée sur la base
de modèles réutilisables, issus du savoir-faire de l’organisation.
Un guide méthodologique permet d’accompagner pas à pas les planificateurs dans
la configuration de leur projet. Il peut être adapté aux besoins propres de chaque
organisation et permet d’y harmoniser les pratiques de gestion de projet.
Le chef de projet peut très simplement associer des budgets de différents types au projet,
des coûts prévisionnels et des ressources humaines ou matérielles aux activités. Il peut
également identifier ses marges de manœuvre grâce au chemin critique, et simuler
différentes options de planification.
Démarrez vos projets rapidement et efficacement
Gérez mieux les projets
et les programmes
Vision de l’avancement délais-coûts d’un portefeuille de projets.
5. Gérez vos programmes
Les planifications peuvent être regroupées logiquement ou physiquement (grâce aux master-projets) pour constituer
des projets et des programmes.
Dès lors que plusieurs planifications sont ouvertes simultanément,
le chemin critique est calculé sur l’ensemble.
Lorsqu’il s’agit d’établir des interdépendances ou des points de
synchronisation entre activités ou jalons de différentes planifications
(top/down, bottom-up et transversal), il est possible soit de tirer des liens
physiques (impactants en cas de glissement de planification), soit d’établir
des contrats de synchronisation appelés « livrables/dépendances ».
Par exemple, lorsque le jalon principal d’un programme est retardé,
tout projet ou lot qui doit s’aligner sur ce livrable est informé du décalage,
sans impact sur sa propre planification.
Gérez et optimisez vos ressources
Le Centre de Ressources consolide l’ensemble des données de projets
relatives à l’utilisation des ressources.
Un chef de service peut désormais réaliser graphiquement des analyses
pertinentes quant à la charge de travail globale, actualisée avec les données
réelles de planification.
Il peut ainsi prendre les bonnes décisions relatives à la gestion de capacité.
Vue d’ensemble avec le Centre de Ressources
Le référentiel permet de décrire des structures représentant l’organisation,
les compétences, la localisation des ressources ou de toute autre information
hiérarchique. Ce référentiel permet au gestionnaire de ressources de détenir une vision
d’ensemble sur les compétences disponibles (ou manquantes) dans l’organisation, suivant
différents critères. Le chef de projet peut allouer sur les tâches de ses projets non plus
seulement des individus, mais également des ressources génériques, qui seront rendues
nominatives ultérieurement. Il peut aussi allouer des tâches à une équipe entière.
Les membres de l’équipe pourront ensuite librement se répartir la réalisation des tâches
confiées.
Gérez les ressources humaines
Chaque équipier projet peut consulter l’ensemble des tâches qui lui ont été allouées.
Une fois ces tâches réalisées, il reporte ses temps passés et les charges restantes estimées,
et peut également reporter le temps hors projet (tâches administratives, congés, etc.).
Ces données opérationnelles alimentent le planning, et le chef de projet peut alors effectuer
les actions correctives adéquates.
La validation des feuilles de temps est paramétrable afin de refléter les processus de l’organisation.
Feuilles de temps
Un programme géré avec, en rouge, les jalons « livrables »,
en jaune les jalons « dépendances ».
6. Toutes les informations de projets (documents opérationnels, meilleures pratiques, problèmes, risques, etc.) sont
partagées dans un espace centralisé, rattaché à la planification, ce qui évite les redondances et divergences de versions.
Les différents intervenants peuvent avertir des problèmes ou des risques liés à un projet.
Leur gestion ou leur résolution est organisée au travers d’un workflow défini entre les différents acteurs du projet.
L’équipe projet peut aisément collaborer autour de ces informations grâce à la puissance du moteur collaboratif
de Windows Server (Sharepoint Services).
Toutes les données des projets, des ressources
et des activités sont disponibles pour créer
simplement des rapports dynamiques, accessibles
sur le Web ou sur des clients riches comme Office Excel®
ou Office Visio®
. Il est également possible de créer
et diffuser des rapports statiques sous différents formats
à partir du service de rapports de Microsoft®
SQL Server.
Les équipiers peuvent visualiser
et mettre à jour leurs tâches directement
dans leur calendrier Microsoft®
Office Outlook®
.
Interfaçage Microsoft®
Office Outlook®
Gérez les ressources matérielles et les budgets
Project EPM 2007 permet d’allouer des lignes budgétaires à chaque projet.
Les coûts réels constatés (ressources humaines, matérielles, coûts fixes, etc.)
sont alors mis en regard des budgets alloués au fur et à mesure de l’avancement
des projets, permettant ainsi un véritable contrôle de gestion, projet par projet.
Ces options prennent toute leur dimension lorsque Project EPM 2007
est interfacé avec un ERP (Enterprise Resource Planning).
Il est alors possible d’importer les budgets du système budgétaire de l’ERP
vers le système opérationnel de gestion de projets, comme d’exporter en retour
les coûts réels constatés vers la gestion financière.
Centralisez la gestion des documents, des problèmes et des risques
Collaborez plus efficacement sur les projets
Créez et partagez des rapports graphiques
7. La solution Project EPM est composée des licences suivantes :
• Microsoft®
Office Project Portfolio Server 2007
• Microsoft®
Office Project Portfolio Server CAL ou Project Portfolio Web Access
• Microsoft®
Office Project Server 2007
• Microsoft®
Office Project Server 2007 CAL ou Project Web Access
• Microsoft®
Office Project Professional 2007
• SQL Server avec CAL (ou en mode processeur)
• Windows Server avec CAL
Les composants Project Portfolio Server et Project Server peuvent fonctionner en commun
ou de façon indépendante.
Composants d’EPM 2007
Mise en œuvre
La solution Project EPM repose sur une base de données commune, à laquelle les utilisateurs
accèdent en fonction des rôles qui leur sont attribués. La solution peut être déployée en mode
« full Web », ou bien permet aux chefs de projets de travailler en mode « déconnecté » avec
synchronisation à la reconnexion. Le mode « cache actif » limite le transit sur le réseau aux seules
données modifiées. EPM est conçu pour des déploiements massifs, pour absorber des volumes
de données projets importants et pour offrir un service performant en pic de charge. Les services
de Project EPM peuvent être répartis sur plusieurs machines afin de répartir la sollicitation
du serveur.
Une base de reporting dédiée offre un accès immédiat à des données multidimensionnelles
croisant, à la demande, délais, ressources, coûts, organisation, etc.
Architecture
La solution Project EPM a vocation à interopérer avec d’autres solutions de type systèmes financiers,
RH, ERP, progiciels métiers ou applications spécifiques. Le nouveau composant PSI (Project Server Interface) permet
la conception de toute interface, entrante ou sortante, grâce à près de 350 services Web disponibles.
L’intégration avec les autres composants d’Office system est poussée :
• bascule de vues multidimensionnelles vers Office Excel®
,
• saisie des temps passés ou génération d’alertes dans Office Outlook®
,
• illustrations de tâches et jalons Project EPM dans Office Visio®
,
• intégration de Web parts EPM dans Microsoft®
Office SharePoint Server,
• présentation de diagrammes de Gantt dans Microsoft®
Office PowerPoint®
, etc.
Intégration et interopérabilité
8. Extensibilité de la solution
La solution est conçue pour être étendue. Outre les fonctions classiques de paramétrage
(axes ou champs supplémentaires d’entreprise, filtres, vues, droits, etc.) Project EPM 2007
offre près de 170 événements qui peuvent activer des workflows spécifiques
des contrôles ou calculs supplémentaires, une interface utilisateur modifiée, etc.
Des rapports ou cubes supplémentaires peuvent être conçus en plus de ceux proposés
en standard. De nombreux partenaires éditeurs proposent des fonctions exploitant
ces capacités et étendant le périmètre fonctionnel de la solution Project EPM.
Expertise et accompagnement
Microsoft Consulting Services et un réseau de Partenaires Certifiés par Microsoft,
spécialistes du management de projet, assurent la mise en œuvre de la solution
Project EPM en apportant leur expertise technique (architecture et dimensionnement),
une démarche méthodologique et l’accompagnement du changement nécessaire
à la réussite des déploiements.
Ressources et Support
Microsoft propose un support d’une durée minimale de 10 ans pour la solution
Project EPM. En outre, un vaste réservoir d’informations aisément accessible est
fourni par :
• la « Knowledge Base », base de connaissances mise à disposition
par notre Support,
• les News Group publics Microsoft sur Project et Project EPM,
• les Communautés et leurs sites.
Pour en savoir plus
Découvrez Project EPM 2007 et l’ensemble des conditions requises, sur :
www.microsoft.com/france/office/2007/programs/project/overview.mspx
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sur le site Office Online : http://office.microsoft.com/fr-fr
MicrosoftFrance-SASaucapitalde4240000€-18,avenueduQuébec91957CourtabœufCedex1-RCSÉvryB327733184-MRMWorldwide-02/07-Réf:BROCHUREEPM07.
