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5 conseils pour promouvoir efficacement votre
application mobile événementielle
Vous avez choisi d’utiliser une application mobile lors de votre
évènement ? Excellente idée, cela rendra votre évènement
dynamique et interactif. Pour qu’un maximum d’invités utilise
l’appli vous devez leur présenter et promouvoir cet outil, bien
souvent nouveau pour eux. Nous avons échangé avec de
nombreux organisateurs pour avoir leurs conseils, voici leurs
retours.
• Créez un espace dédié sur le site web de
l’évènement
Présentez l’appli sur le site web événementiel dédié à
votre évènement ou sur votre propre site internet.
Rédigez quelques lignes de présentation et mettez en
avant les avantages de l’appli pour les invités.
Ajoutez toutes les informations pratiques (mise en
place de l’app, liens de téléchargement etc.) et des
visuels.
1Utilisez tous les supports de com’ à votre disposition
• Utilisez les emails d’organisation
Lorsque les invités confirment leur participation à
l’évènement, ils reçoivent un email de confirmation.
Profitez-en pour présenter l’application.
Nous vous conseillons de ne pas surcharger l’email
avec du texte mais d’y inclure un lien vers une vidéo
montrant aux participants ce que l’app va leur amener.
Veillez à bien indiquer les liens pour télécharger
l’application.
N’attendez pas pour communiquer, présentez l’app dès la confirmation de la participation des invités, voire
même avant leur inscription.
- 2 -
2Créez du contenu dynamique et engageant
Soignez le début de l’évènement
• Guidez les
Créez un guide de présentation rappelant comment
mettre en place l’appli et ses avantages. Envoyez le
quelques jours avant le début de l’évènement, lorsque
vous revenez vers les participants pour leur rappeler
les différents détails de l’évènement (lieu, date etc.).
• Présentez l’appli sur scène
Briefez le présentateur pour qu’il présente rapidement
l’app lors de son discours d’ouverture.
Vous pouvez également projeter une rapide vidéo
présentant l’appli.
• Privilégiez les visuels
Une image ou une vidéo valent toujours mieux que de
longs discours. Vous n’avez certainement pas le temps
de créer une vidéo de présentation de l’appli. Pas de
soucis ! Votre prestataire, tel qu’Evenium ou autre, doit
mettre à votre disposition tous les outils nécessaires
pour vous aider.
• Organisez un vote
Cette fonctionnalité, facile à comprendre, donnera
envie aux invités de télécharger et d’utiliser votre
application. Une fois qu’ils auront voté ils navigueront
naturellement dans l’application, ils découvriront les
autres fonctionnalités et se l’approprieront.
Créez du contenu spécifique pour présenter l’application à vos invités et aux intervenants.
Le début de votre événement est un moment crucial pour communiquer.
3
- 3 -
Communiquez tout au long de l’évènement
• Créez de la signalétique dédiée
Distribuez des flyers présentant votre appli
ou déposez les un peu partout dans les lieux
de votre évènement (sur les tables, sur les
sièges avant que les invités ne pénètrent
dans la salle etc.).
4
• Préparez l’arrivée des invités
Profitez de l’accueil des invités le jour J pour vérifier
s’ils ont bien téléchargé l’application. Pour cela, briefez
au préalable les hôtesses sur l’appli et les moyens de
la télécharger. Afin de faciliter leur travail, prévoyez
de leur donner un guide de mise en place qu’elles
pourront consulter ou partager avec les invités.
Choisissez une personne“référente application”qui
pourra répondre aux éventuelles questions des
participants et des hôtesses.
L’utilisation de l’appli deviendra vite un réflexe pour vos invités, ils ont juste besoin d’une impulsion venant de
votre part pour bien démarrer.
- 4 -
Vous l’aurez compris, la communication est essentielle pour que vos invités utilisent l’appli mobile de votre
évènement. Cela vous demandera quelques aménagements et, il ne faut pas se le cacher, d’y allouer un peu
d’énergie. La bonne nouvelle c’est que cela vous prendra de moins en moins de temps puisque les invités vont
s’habituer à ce nouvel outil. Nous voyons d’ailleurs de nombreux participants réclamer d’eux-mêmes une appli
pour les évènements auxquels ils assistent. Preuve que vous leur apportez un vrai plus !
L’autre bonne nouvelle c’est que nos chefs de projets sont là pour vous aider dans toutes les étapes de la mise en
place de l’appli.
L’équipe Evenium
Adaptez le format de l’évènement
• Laissez de la place à l’interactivité
Via l’application, les participants vont poster des
commentaires, des questions. Invitez les intervenants
à reprendre ce contenu lors de leur présentation. C’est
parce qu’ils voient que leur contenu est pris en compte
que les participants vont continuer à contribuer.
• Créez un espace d’échange et de
networking
Grâce à l’application les participants ont accès à la liste
des invités. Ils savent qui sont les autres participants,
ce qu’ils font et repérent facilement les contacts
intéressants pour leur business. Ils s’échangent des
messages et prennent des rendez-vous. Facilitez les
rencontres en mettant à leur disposition un“espace
networking”où ils pourront facilement se retrouver.
contact@evenium.com www.evenium.com
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  • 1. - 1 - 5 conseils pour promouvoir efficacement votre application mobile événementielle Vous avez choisi d’utiliser une application mobile lors de votre évènement ? Excellente idée, cela rendra votre évènement dynamique et interactif. Pour qu’un maximum d’invités utilise l’appli vous devez leur présenter et promouvoir cet outil, bien souvent nouveau pour eux. Nous avons échangé avec de nombreux organisateurs pour avoir leurs conseils, voici leurs retours. • Créez un espace dédié sur le site web de l’évènement Présentez l’appli sur le site web événementiel dédié à votre évènement ou sur votre propre site internet. Rédigez quelques lignes de présentation et mettez en avant les avantages de l’appli pour les invités. Ajoutez toutes les informations pratiques (mise en place de l’app, liens de téléchargement etc.) et des visuels. 1Utilisez tous les supports de com’ à votre disposition • Utilisez les emails d’organisation Lorsque les invités confirment leur participation à l’évènement, ils reçoivent un email de confirmation. Profitez-en pour présenter l’application. Nous vous conseillons de ne pas surcharger l’email avec du texte mais d’y inclure un lien vers une vidéo montrant aux participants ce que l’app va leur amener. Veillez à bien indiquer les liens pour télécharger l’application. N’attendez pas pour communiquer, présentez l’app dès la confirmation de la participation des invités, voire même avant leur inscription.
  • 2. - 2 - 2Créez du contenu dynamique et engageant Soignez le début de l’évènement • Guidez les Créez un guide de présentation rappelant comment mettre en place l’appli et ses avantages. Envoyez le quelques jours avant le début de l’évènement, lorsque vous revenez vers les participants pour leur rappeler les différents détails de l’évènement (lieu, date etc.). • Présentez l’appli sur scène Briefez le présentateur pour qu’il présente rapidement l’app lors de son discours d’ouverture. Vous pouvez également projeter une rapide vidéo présentant l’appli. • Privilégiez les visuels Une image ou une vidéo valent toujours mieux que de longs discours. Vous n’avez certainement pas le temps de créer une vidéo de présentation de l’appli. Pas de soucis ! Votre prestataire, tel qu’Evenium ou autre, doit mettre à votre disposition tous les outils nécessaires pour vous aider. • Organisez un vote Cette fonctionnalité, facile à comprendre, donnera envie aux invités de télécharger et d’utiliser votre application. Une fois qu’ils auront voté ils navigueront naturellement dans l’application, ils découvriront les autres fonctionnalités et se l’approprieront. Créez du contenu spécifique pour présenter l’application à vos invités et aux intervenants. Le début de votre événement est un moment crucial pour communiquer. 3
  • 3. - 3 - Communiquez tout au long de l’évènement • Créez de la signalétique dédiée Distribuez des flyers présentant votre appli ou déposez les un peu partout dans les lieux de votre évènement (sur les tables, sur les sièges avant que les invités ne pénètrent dans la salle etc.). 4 • Préparez l’arrivée des invités Profitez de l’accueil des invités le jour J pour vérifier s’ils ont bien téléchargé l’application. Pour cela, briefez au préalable les hôtesses sur l’appli et les moyens de la télécharger. Afin de faciliter leur travail, prévoyez de leur donner un guide de mise en place qu’elles pourront consulter ou partager avec les invités. Choisissez une personne“référente application”qui pourra répondre aux éventuelles questions des participants et des hôtesses. L’utilisation de l’appli deviendra vite un réflexe pour vos invités, ils ont juste besoin d’une impulsion venant de votre part pour bien démarrer.
  • 4. - 4 - Vous l’aurez compris, la communication est essentielle pour que vos invités utilisent l’appli mobile de votre évènement. Cela vous demandera quelques aménagements et, il ne faut pas se le cacher, d’y allouer un peu d’énergie. La bonne nouvelle c’est que cela vous prendra de moins en moins de temps puisque les invités vont s’habituer à ce nouvel outil. Nous voyons d’ailleurs de nombreux participants réclamer d’eux-mêmes une appli pour les évènements auxquels ils assistent. Preuve que vous leur apportez un vrai plus ! L’autre bonne nouvelle c’est que nos chefs de projets sont là pour vous aider dans toutes les étapes de la mise en place de l’appli. L’équipe Evenium Adaptez le format de l’évènement • Laissez de la place à l’interactivité Via l’application, les participants vont poster des commentaires, des questions. Invitez les intervenants à reprendre ce contenu lors de leur présentation. C’est parce qu’ils voient que leur contenu est pris en compte que les participants vont continuer à contribuer. • Créez un espace d’échange et de networking Grâce à l’application les participants ont accès à la liste des invités. Ils savent qui sont les autres participants, ce qu’ils font et repérent facilement les contacts intéressants pour leur business. Ils s’échangent des messages et prennent des rendez-vous. Facilitez les rencontres en mettant à leur disposition un“espace networking”où ils pourront facilement se retrouver. contact@evenium.com www.evenium.com 5 Faites évoluer votre évènement pour favoriser les interactions et le networking.