Classeur de gestion paie sous excel 2010 à 2016 conçu pour les petites entreprises gérant un effectif n'excédant pas 60 salariés en Algérie.

1. GESTION PAIE SOUS EXCEL vers.Pro
Présentation vidéo = https://youtu.be/zdq4I-Q-Sbg
Pour de plus amples informations vous pouvez contacter l’auteur :
A l’adresse e-mail = kadoran49@hotmail.fr
Ou téléphoner = (213) 07.99.53.50.30
XLPaie v.Pro est un classeur Excel conçu pour assurer la gestion courante de la paie et la gestion administrative du personnel
d’une petite entreprise (en Algérie) de 1 à 60 salariés. Ses routines écrites en Visual Basic pour Applications viennent renforcer
la puissance de calcul incontestable des fonctions internes d’Excel. Le classeur XLPaie v.Pro est développé par un spécialiste
des ressources humaines pour les professionnels de la fonction Paie-RH et n'exige pas une connaissance approfondie pour son
utilisation tout en restant incontestablement le moins cher sur le marché des logiciels de gestion en Algérie. XLPaie v.Pro vous
restitue tout ce dont a besoin un professionnel de la paie et des ressources humaines: des bulletins de paie sur feuilles A4 en 4
modèles, des journaux de paie en colonnes, des états de paiement et de virements bancaires, des DAS et DAC Cnas avec
CD/DVD ou flash-disque de liaison, états G29 modèles originaux, des documents administratifs édités par simple clic, un
tableau de bord très élaboré pour mesurer les performances économiques de votre entreprise et un programme spécial pour
calculer vos paies inversées.

2. 1 Champ mot de passe et mots Clé pour commandes spéciales
2 Commande d’exécution ouverture de l’application
3 Table de la Grille des Salaires
4 Table de la Nomenclature des Postes de travail
5 Table des Rubriques de Paie
6 Feuille Saisie des Éléments de Paie
7 Ventilation ou récapitulation des paies par comptes et par rubriques
8 Calcul de Paie inversée
9 Edition des Bulletins de paie (Modèle Portrait ou Paysage)
10 Etats de virement des salaires
11 Bordereau de paiement en espèces des salaires
12 Fiche fiscale ou Fiche annuelle des salaires perçus par le salarié
13 Journaux des Salaires Mensuels
14 Tableau de Bord Permanent
15 Etat DAS CNAS et Interfaces numériques (CD/DVD de liaison)
16 DAC CNAS + Mouvement des Salariés Cnas
17 Etat G29 et G29 bis (301bis)
18 Editeur de documents administratifs (Certif.& Attest. Trav.- RLV – Titre Congé – ATS Cnas etc…)
19 Paramètres (Informations Employeur et autres variables)
20 Fiche Identification du Salarié (Création – Modification – Consultation)
21 Feuille des Banques où sont domiciliés les Salariés
22 Commande Spéciale Importation des B.Données d’un Classeur altéré (nécessite mot clé)
23 Commande Spéciale initialisation des Bases de données (nécessite mot clé)
24 Mini Aide incorporé
25 Fermeture du Classeur (sélectionner « sauvegarder » si absence de problèmes)
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3. PROCEDURE D’EXPLOITATION DU CLASSEUR XLPAIE
1 – Imprimez ce document pour suivre le pas-à-pas
2 – Téléchargez l’application XLPaie et en faire une copie sur un Flash-disque
3 – Lancez l’application en cliquant sur le fichier XLPaie(an).xls
4 – Activez les macros suivant la version d’Excel 2007 – 2010 à 2016 (préférence pour Vers.2010 et plus)
Version 2007 cliquez ici
Version 2010 cliquez sur « Activer le contenu »
5 – Donnez le mot de passe qui vous a été transmis par SMS s’il y a lieu
6 – Cliquez sur l’icône « Médaillon XL » et les commandes grisées de la page d’accueil deviennent visibles
7 - Dans la page d'accueil sélectionnez dans le menu "Docs Admin." la commande "F.Signalétique" (vierge)
et imprimez le document s’il ne vous a pas été transmis par l’auteur; faites en des photocopies suivant le
nombre de votre effectif et remplissez les formulaires au stylo un à un.
8 - Allez à la Fiche EMPLOYEUR et complétez le formulaire. Lisez l’aide à la saisie en bas de la fenêtre.
9 - Allez à la Fiche BANQUES et ajoutez ou modifiez les codes/désignation des banques
10 - Allez à la Fiche GRILLE et repérez les CAT/ECH des salaires en vigueur dans l'entreprise, remplacez la
grille par celle de l'entreprise s'il y a lieu.
11 - Allez à la Fiche POSTES et ajoutez éventuellement les postes de travail manquants. (Saisie assistée)
12 - Allez à la Fiche RUBRIQUES et repérez les codes des rubriques qui sont attribuées par l'entreprise.
Modifiez éventuellement les comptes. Ne supprimez pas les rubriques existantes. (Saisie assistée).
13 - Remplissez scrupuleusement les formulaires "Fiches signalétiques" que vous avez imprimés pour
préparer la saisie des salariés. Les astérisques indiquent que l’information est nécessaire.
14 - Allez à la Fiche SALARIES et cliquez sur nouveau puis renseignez tous les champs de saisie en vous
aidant des formulaires, puis validez (refaire l'opération si besoin est).En bas de la fiche une barre d'état
vous assiste à la saisie des champs, ne la négligez pas.
NOTE : Attention n’effectuez aucune paie avant d’avoir appliqué les points 8–9-10–11 et 12 ci-dessus

4. Etape 1 : Fiche EMPLOYEUR
Ordre Etiquette Champ de saisie Obligatoire Facultatif
01 Nom ou Raison sociale Nom complet de l’entreprise X
02 Abréviation Le sigle de l’entreprise X
03 Adresse L’adresse de l’entreprise X
04 E-Mail Son adresse électronique X
05 Tél./Fax N° de téléphone et fax X
06 N° R.C N° du registre de commerce X
07 N° Adhérent CNAS N° d’affiliation à la sécurité sociale X
08 N° Article d’imposition N° attribué par la régie des impôts X
09 N° identifiant Fiscal N° attribué par la régie des impôts X
10 N° Compte bancaire Compte bancaire de l’entreprise X
11 Taux retenue S.S Taux de retenue S .S employé X
12 Taux Cotisation S.S Taux de cotisation employeur X
13 Charges S.S Charges de sécurité sociale X
14 FNPOS Taux fond de participation O.S X
15 Mot de Passe Clé d’accès X
16 Confirmez Reprise de la même clé
17 Code Agence CNAS Agence CNAS à laquelle est rattachée X
18 Nom Agence CNAS L’entreprise
X
19 1° Signataire La personne qui signe les documents. X
20 2° Signataire La personne qui signe les documents. X
21 Code S.U Femme au foyer Réservé
22 Code C.A.F Complément allocations familiales Réservé
23 Code A.F Allocations familiales Réservé
24 Code P.S Prime de scolarité Réservé
25 Durée légale de Travail Durée en Heures (173,33) ou en Jours
(22 j /Semaine de 5 j. – 26 j. Semaine de 6 j.)
X

5. Etape 2 : Fiche Banques
Etape 3 : Fiche Grille des Salaires
Cas Grille disponible : sélectionner selon le cas dans la liste déroulante par C .S.P ou
Catégorie et actualiser la grille. Vous pouvez appliquer cette grille si elle vous convient.
Cas absence de Grille : recenser les salaires de base en vigueur dans l’entreprise et les
insérer en fonction des qualifications dans les cases correspondantes.

6. Etape 4 : Fiche Postes de travail
Etape 5 : Fiche Rubriques de Paie
N.B : Ne jamais laisser de lignes vides à l’intérieur de la liste
Code généré
automatiquement
Désignation du poste de
travail en majuscule
Sélectionner dans la
liste déroulante le
collectif du poste de
travail
Sélectionner dans la
liste déroulante le
(GSP) Groupe Socio-
Professionnel auquel
est rattaché le poste
de travail
Code généré
automatiquement
Libellé de la rubrique de
paie en majuscule
Sélectionner dans la liste
déroulante :
S : Pour soumis à S.S & IRG
I : Pour soumis à IRG
Z : Pour soumis à S.S
uniquement
N : Pour ajouter au Net
Sélectionner dans la liste
déroulante :
+ : Pour un Gain
- : Pour une Retenue
Sélectionner dans la liste
déroulante le mode de
calcul
En collaboration avec
votre comptable mettez
à jour l’imputation
comptable de chaque
rubrique
Premier Poste Dernier Poste
Première Rubrique Dernière Rubrique

7. Etape 6 : Fiche Salarié
A. Masque de saisie : Identification (Cliquer sur Salarié puis Nouveau)
Ordre Etiquette Champ de saisie Obligatoire Facultatif
01 N° de Pointage
Sur 6 chiffres de préférence. Par ex.
160213 signifie que cet agent est le 13ème
à
être recruté pendant le mois de février 2016. X
02 NOM En minuscule ou majuscule X
03 Prénom Abréger les prénoms très longs X
04 Né le Format date jj/mm/aaaa X
05 A Abréger les noms très longs X
06 Groupe Sanguin Dérouler la Liste et sélectionner X
07 Sexe Dérouler la Liste et sélectionner X
08 Sit Famille Dérouler la Liste et sélectionner X
09 Niv. Formation Dérouler la Liste et sélectionner X
10 Adresse Ne pas déborder le champ de saisie X
11 Sce National Dérouler la Liste et sélectionner X
12 Date Mobil. Format date jj/mm/aaaa X
13 Date recrutement Format date jj/mm/aaaa X
14 Type contrat Dérouler la Liste et sélectionner X
15 Fonction Dérouler la Liste et sélectionner X
16 Classification Dérouler la Liste et sélectionner X
17 Structure Affectation Service/Section ou Département X
18 Ica Impos. 1°Sem.
Total des salaires imposables juillet à
décembre de l’exercice précédent X
19 N° de Sécurité Sociale Tel qu’il est transcrit sur la carte X
20 N° de Compte Bnq/CCP
Sélectionner le code banque dans la combo
puis saisir le numéro de compte dans le
champ contigu
X
21 Fin Contrat
Indiquer la date d’expiration du contrat
si c’est un CDD/ CTA ou Apprenti X
22 Exp. Acquise
Nombre de mois travaillés dans une autre
entreprise. X
23 Ica Cot. 1°Sem.
Total des salaires de poste juillet à
décembre de l’exercice précédent X
24 Lieu de travail Si 2 ou plusieurs lieux distincts X
25
Groupe SocioProfession.
Collectif Travailleurs
Salaire de Base
Salaire Brut Mens.
Automatiques Non
saisissables
26 Assistant à la saisie en bas de la fenêtre du Formulaire
Cliquez sur Valider pour archiver la saisie. La rapidité de l’archivage dépendra de la performance de votre
machine. L’archivage d’une fiche d’identification s’effectue en 25 à 40 secondes.

8. Etape 7: Fiche Eléments de Paie
B. Masque de saisie : Eléments de Paie
Ordre Etiquette Champ de saisie Obligatoire Facultatif
01 Mois Sélectionner le mois dans la liste déroulante X
02 N° Identificat. Sélectionner le n° agent dans la liste déroulante X
03 OK !
Sélectionner le type de paie dans la liste déroulante
Norma = Paie normale .Vous pouvez reconduire la
paie du mois précédent qui s’affiche s’il n’y a aucun
changement à effectuer.
Compl = calcul d’un congé annuel ou complément
de paie quand le seul bulletin ne suffit pas ; dans
ce cas le salaire de base du Salarié est bloqué.
Regul = Rappel de paie ou régularisation
Manuelle = Les retenues SS et IRG ne seront pas
calculées mais saisies manuellement.
X
04 Colon.Code Rub Saisir le code rubrique et le libellé s’affiche X
05 Colon. Base/Mt Donnez la base à multiplier ou le Montant X
06 Colon.Taux/Nbre Donnez le taux ou nombre à multiplier par X
07 Choix ICA
Cas de calcul d’un congé en cours (partant du
01/07/Ex.préced Au 30/06/Ex.en cours)
Cliquer ICA cotis. pour insérer le 1/12 des salaires
de poste perçus du 1juillet exercice précédent au
30 juin exercice en cours
Cliquer ICA Impos pour insérer le 1/12 des salaires
imposables perçus du 1juillet exercice précédent
au 30 juin exercice en cours (voir vidéo)
Cas de calcul d’un Solde de Tout Compte incluant
le congé annuel en cours et celui de l’année
suivante (voir vidéo).
P.S : si le mois sélectionné est dans le 2° semestre
l’ ICA qui sera restituée sera celle du 2° semestre
en cours. Donc si vous voulez insérer l’ ICA du 1°
semestre plus celle du 2° semestre de l’exercice
précédent, vous sélectionnez un mois du 1°
semestre en cours (janvier à juin), vous insérez vos
données puis vous revenez à la période dans
laquelle vous travaillez.
X
08 Valider Pour archiver cette paie X
09 Aperçu Affichage bulletin non encore archivé X

9. COMMENT EFFECTUER UNE PAIE SIMPLE
1° - S’assurer que vous êtes bien en « Paie normale ». Pour les autres types de paie voir Note à la page 7
2° - Sélectionner dans la liste déroulante le mois de traitement
3° - Sélectionner dans la liste déroulante le numéro d’identification (Matricule)
Résultat : Les informations concernant l’agent sélectionné s’affichent immédiatement à l’écran. Si l’agent à perçu
une paie précédente, les rubriques du mois précédent réapparaissent dans la zone de saisie, sinon passer au 4°point
4° - Dans la colonne « Code Rub. » saisir le code la rubrique à attribuer, le libellé s’affiche immédiatement.
5° - Dans la 3ème
colonne saisir la base de calcul dans le cas de 2 variables nécessaires ou le montant
6° - Dans la 4ème
colonne quand vous saisissez un nombre le taux s’affiche immédiatement, supprimer le « % » s’il
s’agit d’un nombre et non d’un taux.
Résultat : Les bases SS/IRG et le Net à Payer s’affichent au fur et à mesure en bas de la page.
7° - Cliquer sur la commande « VALIDER », 2 messages s’affichent respectivement : « Patientez » et « OK ! » une fois
la validation terminée.
8° - Pour quitter cliquer sur l’icône « EXIT », il vous sera demandé si vous voulez sauvegarder la paie ; ne répondez
par OUI que lorsque la paie de tout votre personnel est terminée. Vous pouvez contrôler le nombre de paies
calculées à côté du point vert, celui-ci devient rouge pour signifier que la paie affichée est validée.
9° - Quand le point est vert cela signifie que cette paie n’est pas encore validée ; quand vous validez il devient rouge
10° - Affichage du bulletin sélectionné (Paies validées seulement) .
11° - Calculette Windows.
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10. MODELES DE FICHES DE PAIE 1 – Paysage (2 Bulletins par Feuille A4)
2- Portrait (2 bulletins par Feuille A4 avec choix : NB ou Couleur)
PS : Un quatrième modèle de « type paysage » est disponible pour ceux qui n’ont pas logo intégré.

11. EXEMPLE PAIE INFERIEURE A 1 MOIS
Cas d’un agent recruté au cours de la dernière semaine du mois
Code Rub.107 : Indemnité de nuisance pour 5 jours de travail
Code Rub.126 : Pour lui payer les 5 jours soit 40 heures de travail, nous déduisons le nombre
d’heures non travaillées (173,33 – 133,33 = 40). Si votre système de travail est basé sur un tarif
journalier vous déduisez le nombre de jours non travaillés de la durée de travail fixée par votre
entreprise (22 jours, 26 jours ou 30 jours) ; dans notre exemple : 22-17= 5, 26-21=5 ou 30-25=5
Code Rub.204 : Prime de panier pour 5 jours de travail
Code Rub.205 : Prime de transport pour 5 jours de travail.
La rubrique 126 sera appliquée pour tout agent n’ayant pas travaillé tout le mois pour raison autre
que les absences non rémunérées conventionnelles (absence, maladie, AT etc.…)
NB : Notez la retenue IRG a été ramenée au mois comme l’exige le code des impôts.

12. EXEMPLE PAIE AVEC HEURES DE RETARDS
Si vos paies sont calculées sur la base d'un tarif journalier et que vous éprouvez des difficultés à
défalquer les heures de retard de votre personnel. Voici la méthode à suivre :
1- Dans la colonne Rubrique saisir le code 135
2- Dans la colonne Taux/Nombre saisir le nombre d' heures de retard , Ex. =1/8 (1h. Retard)
8
Pour les paies calculées sur la base d’un tarif horaire saisir le nombre d’heures dans la colonne
« Taux/Nombre » sans le signe « % » ( supprimer le signe avant d’appuyer sur « Entrée » )

13. AUTRES TYPES DE PAIE
Il se peut que vous ayez à traiter pour un seul agent 2 ou 3 paies dans le même mois ; par exemple la paie
du mois en cours et un rappel de salaires sur un autre bulletin de paie. Voilà ce que vous devez faire :
1- Calculer votre paie du mois en cours en laissant le type de paie sur « Norma »
Puis valider votre paie.
2- Pour établir le deuxième bulletin, vous devez neutraliser le salaire de base de l’agent en modifiant la
position de l’agent dans sa fiche d’identification, ou sélectionner le type paie « Regul » voir Fig. a/b
Fig. a). Fig. b)
3- Saisir vos rubriques puis valider. Ainsi vous aurez 2 bulletins pour le même agent. Le mois du
premier bulletin sera suivi de la lettre ˮNˮ et le second de la lettre ˮRˮ
4- Si vous avez un troisième bulletin, vous sélectionnez le type « Compl » le
le mois du bulletin sera donc suivi de la lettre ˮCˮ
5- Pour les rappels de salaires sur de grandes périodes, vous devez établir
Des états comparatifs puis sélectionner le type « Manuelle » et saisir les
Montants en fonction des rubriques de rappel. Les retenues SS et IRG
Seront saisies manuellement dans le formulaire ci-contre
Vous pouvez aussi utiliser cette méthode lorsque vous avez des
Paies antérieures traitées par un autre logiciel et que vous souhaitez
Reprendre dans le logiciel XLPaie avec les mêmes retenues SS/Irg

14. PROCEDURE DE CALCUL DE L’INDEMNITE DE CONGE ANNUEL
Notez bien que la période de référence prise en compte pour le calcul de l’indemnité de congé annuel est
composée de deux semestres dont le premier s’étend du 1 juillet au 31 décembre de l’année précédente
et le second du 1 janvier au 30 juin de l’exercice en cours. C’est pour cette raison que l’application XLPaie
nécessite la présence de 3 semestres pour le calcul automatique du 1/12ème
. Ces périodes sont réparties
comme suit :
- Pour la première partie, la somme des salaires perçus pendant le 2° semestre de l’exercice
précédent et qui doit être saisie manuellement mais uniquement au cours de la première utilisation
de l’application (voir figure ci-dessous) ; par la suite la sauvegarde se fera automatiquement à la
clôture/ouverture de l’exercice (voir vidéo)
- Pour la deuxième partie, la somme des salaires perçus pendant le premier semestre de l’exercice
en cours constituera la deuxième période pour le calcul du 1/12ème
de l’indemnité de congé.
L’insertion automatique se fera par le biais de la commande « Choix I.C.A » (voir figure ci-
dessous).
- Enfin la somme des salaires perçus pendant le deuxième semestre de l’exercice en cours
constituera la première période pour le calcul du 1/12ème
de l’indemnité de congé de l’année
prochaine. Cette Indemnité peut être libérée en cas de départ du salarié avant la clôture de
l’exercice (voir vidéo avec le lien).
Fig.1 Fig.2
Fig.3

15. Procédure de l’insertion automatique
Cas pratique : Considérons 1 salarié devant partir en congé le mois de Septembre 2019.
1ère
étape (si les bases I.C.A n’ont pas été saisies au début dans la fiche d’identification du salarié sinon passer à l’étape 2)
1) Dans le module « Salariés » sélectionner la fiche d’identification du salarié concerné puis cliquer sur
« Modifier »
2) Saisir en face de « Base Cot.1°Sem » la somme des salaires de poste perçus par le salarié durant
le 2ème
semestre 2018. Fig.1
3) Saisir s’il y a lieu, en face de « Base Impos.1°Sem » la somme des primes et indemnités
imposables perçues par le salarié durant le 2ème
semestre 2018 puis le nombre de mois travaillés
durant cette période. Fig.2
Note : Les points 2 et 3 devront être effectués uniquement s’il s’agit d’une première utilisation de
l’application XLPaie, sinon les bases cotisables et imposables sont déjà sauvegardées lors de la
clôture/ouverture de l’exercice.
2ème
étape :
1) Sélectionner le mois de Juillet même si vous êtes au mois de Septembre ou autre mois postérieur
à Juillet pour pouvoir insérer le 1/12ème
de la période 01/07/2018 – 30/06/2019
2) Sélectionner le salarié concerné dans la liste déroulante
3) Dans liste « Choix I.C.A » cliquer sur « ICA Cotis. » pour insérer la rubrique 101 avec le montant
calculé. Fig.3

16. 4) Dans liste « Choix I.C.A » cliquer sur « ICA Impos. » pour insérer la rubrique 201 avec le montant
calculé. Certains employeurs par leur interprétation personnelle des textes n’attribuent pas cette
rubrique ; à vous de trancher.
5) Sélectionner "Compl" dans le type de paie pour neutraliser le salaire de base du salarié.
6) Sélectionner le mois de Septembre, puisque c’est le mois pendant lequel va être traitée l’I.C.A de
l’exercice 2019.
7) Valider le traitement de cette paie.
8) Restaurer type de paie "Normal" et continuer le traitement des autres paies.
P.S : Pour calculer l’indemnité de congé de l’exercice en cours vous sélectionnez « Juillet » ou le mois de sortie du salarié
avant juillet.
La vidéo de démonstration de cette procédure de calcul de l’Indemnité de Congé Annuel est disponible sur YOUTUBE :
https://youtu.be/nfyA16F7reg

17. OUVERTURE NOUVEL EXERCICE 2019
Pas à pas illustré
1° Pas : Votre fichier doit impérativement ressembler à ceci. S’il porte un autre nom alors renommez le XLPaie18.xls
2° Pas : Appuyez simultanément sur la touche Ctrl et le clic gauche de la souris puis tirez légèrement vers la droite

18. 3° Pas : Renommez la copie obtenue XLPaie19.xls puis cliquez dessus pour l’exécuter et rangez l’ancien fichier
4° Pas : Entrez le mot de passe pour accéder au programme puis entrez à nouveau le mot CLOT et valider
5° Pas : Vous serez redirigé vers la feuille Paramètres. Cliquez sur la commande Clôture
6° Pas : Si vous avez bien suivi le pas à pas jusqu’ici vous verrez apparaitre cette boite de dialogue. Alors confirmez !
IMPORTANT !
Voilà le rôle de la
clôture de l’exercice

19. 7° Pas : Le programme commence alors à exécuter un lot d’opérations, patientez jusqu’à l’apparition de ce message
8° Pas : Vous verrez que votre exercice a changé automatiquement. Votre application est prête pour un nouvel
EXERCICE 2019. Cette opération est valable pour tous les changements d’exercices.
PS : Si vous ne parvenez pas à créer un nouvel exercice en suivant cette procédure, un tutoriel vidéo est disponible
sur YouTube : https://www.youtube.com/watch?v=RRQCIvvXnc0
NB : Les exemples illustrés dans ces vidéos obéissent au même principe dans les versions ultérieures.
Cette procédure s’applique à tous les exercices.

20. TUTORIELS VIDEOS SUR YOUTUBE
Démonstration version Btph
https://www.youtube.com/watch?v=zdq4I-Q-Sbg
Démonstration version Ind/Econ
https://www.youtube.com/watch?v=x8Xw4Ra6rQw
Ouverture/Clôture exercice
https://www.youtube.com/watch?v=RRQCIvvXnc0
Attestation Cnas
https://www.youtube.com/watch?v=7WvMmdOoXmw
Calcul indemnité de congé (Anc.version)
https://www.youtube.com/watch?v=BVbh4LaGJIg
Calcul indemnité de congé (version Pro)
https://youtu.be/nfyA16F7reg
Suppression Fiche identification de salarié
https://www.youtube.com/watch?v=1Bzt_VrBk7k
Insertion Logo & Photos salariés
https://www.youtube.com/watch?v=uMv5et8jt2k
Edition documents administratifs
https://www.youtube.com/watch?v=7SMMiYfa0cc
Création fiche identification salarié
https://www.youtube.com/watch?v=iAT88H2iqMw
Calcul d'une paie ordinaire
https://www.youtube.com/watch?v=6kBRm4pj13g
Transfert de données d'un classeur détérioré
https://www.youtube.com/watch?v=cACnBdXqkuc