Open ERP propose un "mode brouillard" pour la comptabilité qui est à configurer. Voici une proposition de tutoriel.

1. Le mode brouillard dans
Open ERP
Le 22/03/2011
Matthieu Choplin

2. Cadre de l'exposé:
Définition du brouillard : C’est ce qu’on nomme aussi brouillon et main-courante.
Les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout
moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements
définitivement validés en comptabilité.
Lors de la validation du brouillard, les écritures sont versées dans leurs
journaux respectifs et en particulier dans les journaux de paiement (current,
cash...) et ne peuvent plus être modifiées, exceptées par la
contre-passation (à implémenter).

3. Cheminement :
1°) Création d'un bon de commande achat
2°) Édition de la facture pour rajouter les
taxes et vérifier les comptes
3°) Mise de la facture à l'état « ouvert » en
cliquant sur « approuver »
=> on considère qu'à ce moment nous
sommes en mode brouillard
4°) On vérifie que les écritures ont
néanmoins été passées ainsi qu'un numéro
de facture attribué

4. On crée une facture par l'intermédiaire d'un bon de commande dans le module
Achat.

5. On va dans le module « comptabilité » et on reprend la facture fournisseur qu'on
corrige en ajoutant des taxes et en vérifiant les compte associés à l'achat.

6. On enregistre et on clique sur approuver. On se met en mode liste et on remarque que
la facture est à l'état ouvert.
On va vérifier si :
- les écritures correspondantes ont été passées
- il y a un numéro de facture associés

7. Dans Achat la facture est facturée à 100%.

8. Il y a bien un numéro de facture quand on fait imprimer.

9. Des écritures ont bien été passées dans le journal des achats (purchase journal).

10. Même dans le plan de comptes où on remarque l'équilibre débit/crédit.

11. En fait, ce n'est que dans le journal current ci dessus qu'il n'y a pas
d'écriture en mode « brouillard » car effectivement, nous n'avons pas
spécifié si le client a payé. Mais une fois qu'il aura payé, il ne sera plus utile
de garder la facture ouverte, on pourra la valider et donc la réconcilier car il
n'y aura alors plus de raison de la modifier.

12. Mais si je veux modifier la facture, ce qui est l'intérêt d'être en mode brouillard ,
j'obtiens ce message d'erreur.
You should set the journal to allow cancelling entries if you want to do that

13. Solution:
Sur la v5 on peut directement cocher la case « autoriser les annulations
d'écritures » dans le journal concerné. Mais sur la v6, il faut télécharger le
module account_cancel.
Comme indiqué sur cette discussion
https://bugs.launchpad.net/openobject-addons/+bug/618703

14. On coche la case « autoriser l'annulation d'écriture »

15. On retourne sur la facture fournisseur dans la comptabilité et on l'annule, ce qui est
maintenant possible Ensuite on passe en mode brouillon.

16. L'intérêt du mode brouillard est de pouvoir modifier les factures en cours.
Pour tester, on décide d'effectuer une remise de 2% sur un produit de la ligne de
facture. Mais on aurait très bien pu, rajouter un produit, supprimer un produit,
changer le prix ou tout simplement supprimer la facture (ce dernier point est
problématique, voir le résumé à la fin).

17. Puis on approuve de nouveaux la facture. On remarque que sur le formulaire de
la facture, la remise a bien été prise en compte.
On approuve, on sauvegarde et on sort pour garder la facture à l'état « ouvert ».

18. Les nouvelles écritures ont bien été prises en compte dans le journal d'achat
et dans le plan de compte. La remise n'apparait pas car on rappelle que les
réductions commerciales ne se comptabilisent jamais sur une facture doit.

19. Impression du journal des ventes : les changements ont été pris en compte.

20. Attention!! Avant d'imprimer la facture que l'on vient de modifier, il faut
supprimer l'ancienne facture en cliquant à droite.

21. On ne peut pas supprimer une facture à l'état ouvert.
Mais si on se met à l'état brouillon, on peut. (à cause du module account_cancel)

22. Autre problème : la possibilité de supprimer une facture avec
toutes les écritures afférentes. (on explique la solution ensuite)
Déjà, il ne semble pas que ce soit légalement ou fiscalement permis en France
car ça fait apparaître des trous dans la comptabilité (traçabilité).
Ainsi, si on recrée une facture, le nom identifiant unique de la facture
commencera à 2 (même si on peut changer la référence de la facture en
changeant par exemple PO00002 en PO00001).
Exemple ci dessous : on commence à 2 mais on n'a pas le 1 (PO00001 qui a été
supprimé)

23. Solution à ce problème : Numérotation des factures
La loi française oblige à avoir une numérotation continue des factures, sans trous dans la
séquence. Si, suite à l'annulation d'une facture non régénérée, il y a un trou de
numérotation, on doit modifier la séquence, refaire une facture et remettre la séquence à sa
valeur d'origine.
On peut contrôler les séquences dans Administration/ Configuration/ Séquences/
Séquences/ puis sélectionner la séquence Purchase Order (PO) et changer le « numéro
suivant » de 2 à 1.

24. Je pense qu'il faut aussi changer le numéro suivant de séquence de Account
Journal de Purchase Journal de 2 à 1.

25. Je pense qu'il faut aussi changer le numéro suivant de séquence de « Picking in »
(correspondant aux stocks qu'on a entré en parallèle de la commande) de 2 à 1.
Mais si on ne regarde que la comptabilité, il ne faut pas regarder les stocks.
Résumé concernant les stocks :
On traitera spécialement à part la gestion des stocks en regardant spécialement le
retour de marchandise.

26. En résumé :
Pour être en mode brouillard, c'est à dire garder les factures à l'état « ouvert » :
- ajouter le module account_cancel
- définir les journaux pour lesquels on peut annuler les écritures en cochant la
case « autoriser l'annulation d'écriture »
- pour chaque facture, faire « approuver » la facture, sauvegarder et sortir
En cas de modification de facture, ne pas oublier de supprimer l'ancienne facture
pour pouvoir en imprimer une nouvelle.
En cas de suppression de facture (quand on repasse en mode brouillon) :
- il faut adapter le numéro de séquence dans Administration
Next steps :
- Recenser tous les paramétrages à faire pour fluidifier la saisie des écritures
comptables.
- La contre passation sera une fonction indispensable à implémenter et
spécialement pour la clôture de l'exercice.
NB : Enregistrer un avoir pour une facture est un phénomène de
contrepassation.