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Présentation Watchdoc
- 1. Il était une fois une idée simple, née d’un paradoxe... Les coûts d’impression continuent de croître alors que la technologie permet de les diminuer...
- 2. 5 indices qui dérangent… NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS NEWS € 10x 1 Sources : Ipsos – Gartner Group – Infotrends Buyer’s Laboratory 52 15% 3 20% 4 90%
- 3. Commençons par un quizz… ?
- 4. Quizz : êtes-vous un costkiller? A vue de nez, vous dépensez en impression plus ou moins qu’en électricité ? + - AM PMVos utilisateurs impriment plutôt le matin ou en fin de journée ? IMP COPIls sont plutôt impression ou photocopie ? COL N&BEt plutôt couleur ou N&B ? MKT RHEst-ce le marketing ou les RH qui impriment le plus chez vous ?
- 5. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 6. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 7. Économie « Je dois réduire mes coûts, oui, mais comment ?… »
- 9. On reprend : les 4 idées clés Responsabiliser Guider Réguler Contrôler
- 10. Comment mesurer l’activité d’impression…
- 11. … et mesurer les économies réalisées.
- 12. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 13. Sécurité et mobilité « J’ai des impressions confidentielles à effectuer en déplacement. »
- 14. Qu’est-ce que ça veut dire ?
- 15. 3 idées clés dans la sécurité des documents Sécurisation par badge Contrôle d’accès aux fonctions des MFP Anonymisation des travaux
- 17. Bien choisir ses documents à imprimer…
- 18. … et bien choisir les pages à imprimer. Moins de gaspillage
- 19. « WES » Watchdoc Embedded Solution Votre service de conciergerie pour l’impression toutes marques Comment ça s’appelle, déjà ?
- 20. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 21. Simplicité et productivité « Je supervise, sécurise et mets tout à jour depuis un seul endroit. »
- 22. Deux mots sur la supervision
- 23. Superviser et agir en temps réel … et des périphériques d’impression rattachés. État des serveurs d’impression…
- 24. Et un mot sur l’architecture
- 25. Les 3 idées clés Non intrusif Aucune donnée sensible dupliquée Installation et mises à jour simplifiées et automatisées Pilotage centralisé de parcs d’impression hétérogènes et multi-sites
- 26. Le temps de l’équipe IT enfin optimisé ! 1 2 3 4 5 6
- 27. Comment les utilisateurs gagnent du temps
- 28. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 29. Responsabilité « Je veux que les utilisateurs changent leurs habitudes d’impression. »
- 30. L’art et l’intérêt de responsabiliser les utilisateurs
- 31. Comment ça marche en 3 images
- 32. Une approche imparable en milieu scolaire
- 33. Les 3 idées clés i Mesurer et informer grâce au compte utilisateur Éduquer grâce à des règles de bonne conduite Suivre les économies réalisées
- 34. En pratique
- 35. Quelles sont vos priorités ? Économie Sécurité ResponsabilitéSimplicité Pérennité
- 36. Pérennité « Je souhaite garder le contrôle du parc d’impression qui évolue sans cesse. »
- 38. En somme… Bilans toutes marques Suivi de l’évolution du parc quelles que soient les marques
- 39. Quoi de neuf chez Doxense? - Accord technologique avec Drivve ® Inc (éditeur américain de solutions de gestion électronique de documents) - Offre Doxense étoffée: Watchdoc et Focalist - Nouvelles options: - Watchdoc SkyPrint: L’impression nomade - Watchdoc ScanCare: La capture de documents - Nouvelles interfaces – nouvelle charte graphique - Nouvelle tarification par utilisateur
- 40. Focalist: Qu’est ce que c’est? Gestion facilitée des parcs de périphériques informatiques (clients et partenaires) Notamment sur quatre points critiques: un inventaire précis et actualisé en temps réel de leur parc quel que soit le constructeur, un reporting détaillé des volumes imprimés avec la consolidation des relevés de compteurs, une disponibilité améliorée des moyens d'impression avec la surveillance des niveaux de consommables et fonctionnement des périphériques, une gestion des contrats d’achat ou de vente des différentes machines. Une offre simple dans sa mise en œuvre et sa gestion Ne nécessite pas de serveur d’impression Mise en place en mode SaaS
- 41. Mais, au fait, qui sommes-nous ?
- 42. D’une idée simple à une solution simple Evolution technologique du matériel Coût de l’impression avec Doxense Coût de l’impression
- 43. Près d’un siècle d’expérience dans l’impression ! Giovanni Président Vincent Directeur Général Pascal Directeur des Ventes Xavier Directeur Technique
- 44. Et si on explorait cette idée simple ensemble ?
Notes de l'éditeur
- 1 page couleur coûte 10 x le prix d’une page N&B 15% des pages imprimées ne sont jamais lues, notamment à cause des impressions accidentelles 20% des pages sont jetées juste après leur lecture 90% des entreprises ignorent le coût de leur impression Un utilisateur consomme près d’un arbre en un an
- Debriefing selon le nombre de OUI : 4-5 = Bravo, vous maîtrisez bien vos systèmes d’impression. Néanmoins, vous pouvez encore aller un peu plus loin en optimisant votre temps… 2-3 = Vous avez certains éléments de gestion à votre disposition mais vous pouvez facilement faire des économies sur le poste impression. 0-1 = Vous allez découvrir l’importance des dépenses cachées en impression. Mais pas de panique ! Il y a ensuite des méthodes simples pour les maîtriser puis les réduire facilement !
- Transition : Voyons si c’est votre cas, au moins en partie…
- Pour faire des économies, encore faut-il déjà savoir ce qui est dépensé et comment… Sinon, difficile de réduire concrètement les coûts. Or, avec les utilisateurs c'est toujours compliqué : ils impriment sur n'importe quelle imprimante à tout moment, en couleur ou en noir et pas forcément à bon escient… Bref, si on pouvait avoir un tableau de bord central permettant par exemple de voir les coûts d’impression par utilisateur, la quantité globale de papier consommée, les options d’impression utilisées comme la couleur ou le recto-verso, ce serait bien plus simple. Et si en plus on pouvait mesurer le montant des économies réalisées suite au changement d'habitudes des utilisateurs, c’est le directeur financier qui serait content ! Transition : qu’en pensez-vous ? Où vous situez-vous par rapport à cela ? Par expérience, nous distinguons 4 étapes clés, justement dans ce cas…
- On commence par responsabiliser en montrant l’impact des actes (coûts, impact environnemental…), puis on établit une politique d’impression pour accompagner avec éventuellement une régulation (badges) tout en gardant un œil sur l’ensemble des évolutions (tableaux de bord)… Transition : regardons de plus prêt comment mesurer l’activité d’impression, c’est le préalable… Responsabiliser : voir chapitre « Responsabilité », ou comment montrer aux utilisateurs l’impact de leurs décisions d’impression. Guider : établissement de règles d’impression, souvent de bon sens, permettant des économies substantielles sans compromettre la finalité des impressions (recto-verso, noir ou couleur, brouillon ou qualité photo, etc) – voir chapitre « Responsabilité » Réguler : utilisation de badges pour déclencher les impressions (libération des travaux) – voir chapitre « Productivité » Contrôler : tableau de bord – voir chapitre « Pérennité »
- Paul est DRH et mène des entretiens individuels dans le cadre d’une restructuration sur 3 sites industriels. Les documents qu’il doit faire signer aux personnes qu’il rencontre sont bien entendu confidentiels. Pour ce faire, Paul lance l’impression des pages qu’il souhaite depuis son ordinateur et se rend sur les sites. Les pages sont stockées et sécurisées et ne s’imprimeront que lorsqu’il entrera son code ou lorsqu’il badgera sur l’imprimante du site où il se trouve. Ainsi, pas de gaspillage et surtout respect de la confidentialité. Et comme Paul est prudent, il a en plus indiqué une date d’expiration des impressions demandées, on ne sait jamais…
- N’avez-vous jamais trouvé de feuilles de paie égarées dans d’autres travaux d’impression et, pire, laissées à la vue de tous ? Le petit effort d’authentification permet aussi de reposer la question simple : « cette impression est-elle vraiment utile ? ». Au fond, peut-être pas, et cela évite d’avoir à s’authentifier.
- Triangle rouge : nouveauté
- Puisqu'on est entre nous, je vais vous montrer 2 petites choses sur Watchdoc : d'abord la supervision qui permet, comme son nom l'indique, de superviser les périphériques d'un serveur d'impression. Vous me direz « à quoi ça sert ? », eh bien entre autres à vérifier la consommation en énergie, l'état des consommables pour éviter les pannes sèches, ou encore l'état des machines - eh oui, ça peut aider quand on sait que la moitié des appels au helpdesk sont liés à des problèmes d’impression ! Mais ce n'est pas tout : avec la console de supervision, vous pouvez en plus voir tous les serveurs d'impression en même temps (ça, c'est unique !) et zoomer comme vous le souhaitez sur tel ou tel périphérique. C'est vous qui fixez les niveaux d'alerte, par exemple quand il ne reste que 5 % d’encre, et si c'est le cas, vous serez averti par mail. Elle est pas belle la vie ?!
- Ah, j’en profite pour vous rappeler 2-3 petites choses avant que vous n’installiez Watchdoc… Tout d’abord, le logiciel est composé d’un seul module évolutif qui s’installe très simplement en un clic. Chose importante : il est non intrusif… et sa mise à jour est automatique sur tous les postes, sans modifier votre système… et surtout sans copier la moindre de vos données sensibles ! Finalement, vous pourrez piloter l’intégralité de votre parc d’impression, quelle que soit la marque du matériel et quel que soit le lieu où il se trouve. Plutôt pratique, non ?
- 1- Monitoring de l’état des équipements répartis sur plusieurs serveurs d’impression et filtrage des incidents 2- Suivi/filtrage des consommables en alerte répartis sur plusieurs serveurs d’impression 3- Suivi centralisé de l’état des serveurs d’impression et de leurs files d’impression 4- Accès rapide à la page web des périphériques 5- Meilleure réactivité/proactivité des supports utilisateur 6- Watchdoc peut être totalement intégré aux process d’administration des serveurs et périphériques
- L’interview couvre les points suivants : - Choix du lieu et du moment de retrait des travaux d’impression - Authentification simple et rapide par badge - Prévisualisation des travaux pour éviter les erreurs et pages inutiles (ex pages web) - Disponibilité des moyens d’impression par reroutage en cas de panne - Routage vers un périphérique adapté à la nature de l’impression demandée
- Thomas, Directeur des Opérations, est très décidé : une fois encore on lui demande de réduire son budget de 5 %… donc pas le choix, il doit s'attaquer au nébuleux dossier de l'impression car, comme de nombreuses entreprises, il ne sait pas réellement combien est dépensé dans ce domaine. Il imagine en revanche qu'à la communication, Marco, par exemple, doit bien imprimer des milliers de pages par an. Mais combien en jette-t-il juste après impression, parce que tout n'était pas utile ?... Mystère ! Et combien de pages sont réellement lues ? Impossible à dire en l'état actuel des choses. Et ne parlons pas des pages imprimées en couleur, qui doivent coûter bien plus que les pages monochromes ! Pour Thomas, il faut vraiment aider Marco à mesurer ce qu'il imprime pour lui permettre ensuite de changer ses habitudes d'impression. Pour cela, l'idée de Thomas est la suivante : il va progressivement mettre en place des règles de bon usage, comme utiliser le recto-verso, en informant automatiquement les utilisateurs du coût des impressions qu'ils s'apprêtent à lancer, et, bien entendu, en leur proposant des options moins onéreuses, comme le noir et blanc en mode brouillon, voire en évitant tout simplement d'imprimer quand c'est possible. C’est ça être responsable ! Thomas va donc créer des comptes personnels pour que chaque utilisateur, comme Marco, puisse enfin voir combien il dépense en documents imprimés et combien il économise quand il suit les recommandations et les règles d'utilisation. De son côté, Thomas pourra dresser des bilans sur les périodes de son choix avec le niveau de détails qu'il souhaite : types de fichiers imprimés, types de pages, utilisation ou non de la couleur... Il pourra aussi partager des statistiques montrant l'évolution progressive des économies réalisées grâce à sa politique d'impression. De quoi satisfaire Charles, le directeur financier, et Sophie, la responsable RSE et développement durable de la société !
- La pérennité c’est savoir être agile et flexible pour durer dans le temps, bon, ça c’est la théorie… pas franchement facile à mettre en œuvre quand on a un parc d'impression statique, hétérogène, diffus et pas toujours contrôlé. Et pourtant, avec Watchdoc, vous allez pouvoir rendre flexible ce qui était contraignant. Par exemple, en gérant d'un point central unique toutes les marques (Watchdoc est indépendant des constructeurs), ou encore en paramétrant vos tableaux de bord, bilans, statistiques, alertes et en ayant constamment la main sur la politique d'impression : vous souhaitez conseiller le marketing dans ses impressions pendant une semaine ? C'est possible en quelques clics !
- Triangle rouge : nouveauté
- Doxense est né d’une idée toute simple il y a 25 ans : les imprimantes sont de plus en plus performantes mais les coûts d’impression ne cessent d’augmenter pour les entreprises. Il y a sûrement quelque chose à faire !
- Détendez-vous, nous traquons pour vous les fameux coûts cachés !