Parmi les outils collaboratifs proposés lequel choisir ?

2. SÉMINAIRE TRAVAIL COLLABORATIF ET WEB
14 & 15 SEPTEMBRE 2022
Quel outil pour quel usage ?
14/09/2022 Secrétariat Général / Direction du NUMérique 2

3. Sommaire
1. Préambule
2. Comment choisir
3. 1 besoin = 1 (ou plusieurs) outil(s)
4. Des exemples qui marchent
14/09/2022 Secrétariat Général / Direction du NUMérique 3

4. • Le cas du service qui souhaite s’équiper d’un outil pour communiquer en temps réel, partager des fichiers, organiser
des discussions, audio, vidéo … Le Bnum est fait pour ça !
• Le cas de la publication d’information à une grosse communauté de lecteurs … Intranet ou internet Giseh
sont là pour ça !
• Le cas de l’édition et de la diffusion ciblée d’informations … Les extranets collaboratifs Giseh sont là
pour ça !
Les cas particuliers …
Pour les autres cas …
Préambule

5. Le problème reste entier …

6. •
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Les mauvaises questions pour faire le mauvais choix …

7. •
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7

8. Avez-vous besoin …
• d’un outil de messagerie instantanée pour interagir avec un groupe et alléger votre boite mail ?
• d’un logiciel de visioconférence, pour faciliter le télétravail ?
• d’un agenda partagé pour définir des temps forts d’équipe ?
• d’un outil de gestion de projet pour affecter les tâches et en coordonner l’exécution ?
• …
En fonction de la réponse à ces différentes questions, il existe à la fois des outils spécialisés, mais aussi des plateformes
collaboratives plus complètes qui permettent de centraliser ces différents outils.
« On ne choisit pas un outil « générique » qui portera tous les cas d’usage du service qui se présenteront,
c’est le cas d’usage qui va désigner l’outil qui le portera »
Un principe de base …
Comment le faire ?
réponse réponse l’outil
+ =
Que veut-on faire ?

9. Vérification des caractéristiques particulières …

11. Quelques besoins identifiés parmi les plus courants et les outils possibles …
 Objectif : Communication (visioconférence/messagerie instantanée)
Outils : Bnum, WebEx, WCE (webconférence), Lifesize, Webinaire (Dinum)
Si animation de réunion : Klaxoon
 Objectif : Animation d’un réseau d’acteurs
Outils : Résana, Osmose, Ariane / Salons
Si animation de réunion : Klaxoon
 Objectif : Brainstorming collectif
Outils : Klaxoon, Bnum (Mindmap), FreePlane
 Objectif : Écriture collaborative (coédition)
Outils : Bnum, Résana, Osmose, SharePoint

12.  Objectif : Suivi des tâches
Outils : Bnum, Résana
Si animation : Osmose, SharePoint
 Objectif : Gestion et animation d’un projet complexe
Outils : Osmose, SharePoint
 Objectif : Stockage et partage de fichiers
Outils : Bnum, Résana
Si animation : Osmose, SharePoint

13. Un rapport d’évaluation prenant en compte 30 items …
Accessible sur le site métier du numérique à l’adresse :
http://numerique.metier.e2.rie.gouv.fr/evaluation-du-niveau-de-collaboration-permis-par-a25977.html
Contient les cas d’usage :
• J’ai besoin de diffuser de l’information à une grosse communauté de
lecteurs
• J’ai besoin de rédiger un document en séance qui est accessible à
plusieurs personnes
• J’ai besoin d’animer une équipe autour d’une mission
• J’ai besoin d’effectuer un suivi de tâches dans le cadre d’un projet
• J’ai besoin d’accéder à mes documents de n’importe ou
• J’ai besoin de gérer des droits de groupes et/ou individuels sur des
dossiers et documents

14. J’ai besoin de mettre en place très vite un espace de travail pour élaborer une présentation du
SNUM qui a lieu demain après-midi, nous sommes 4 du GPBCW à œuvrer sur le projet, il est
14h30, en 5 minutes l’espace de travail est ouvert dans le Bnum et on peut commencer à
travailler…
Quelques cas d’usage …

15. J’ai besoin de centraliser la documentation et publier régulièrement de l’information à
destination de personnes qui se trouvent sur le réseau interne mais aussi de l’exterieur, en
10 minutes l’espace de travail est ouvert dans Résana et les documents installés par
paquets par simple glisser/déposer…
C’est pratique car on peut
tout de suite partager les
documents, les lire en ligne et
porter des commentaires

16. Nous avons besoin de publier la règlementation, animer le réseau, échanger, discuter et
capitaliser sur les retours d’expérience des contrôles sur le terrain, une demande d’ouverture
d’un espace OSMOSE est effectuée au PPCW, l’espace est livré dans la journée
Nous discutons beaucoup dans cet espace et partageons beaucoup de documentation. La
page d’accueil nous informe des évènements à venir, des dernières discussions sans même
que nous ayons à cliquer

17. Nous avons besoin de restructurer notre activité suite à la fermeture de l’école, ce projet
implique un transfert des formations diplômantes vers d’autres structures (CMVRH, ENTPE)
mais aussi un travail sur le devenir des locaux et un dialogue social dans le cadre de
l’accompagnement des agents concernés par le projet. La création d’un site collaboratif
SharePoint est demandée au PPCW, il nous est livré le lendemain …
La structure est très efficace car nous avons pu bâtir autant d’espaces que de thèmes à traiter et
distribuer les droits nécessaires à chaque acteur avec une grande précision. La page d’accueil est
pratique car en un clic nous rejoignons le groupe de travail souhaité

18. J’ai besoin d’organiser une réunion de type brainstorming sur les conditions du télétravail
En 5 minutes un lien Klaxoon est envoyé aux participants …
Le lien cliqué on dispose d’un
Tableau blanc, de post-its,
d’un outil de sondage ou quiz
pour une animation très
dynamique…

19. Pour faire simple …

20. •
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Pour tout savoir …
Les sites incontournables …

21. Fin…
Merci pour votre attention