Revolutionner le Marketing dans le secteur du bâtiment - Waisso
Atelier Oodrive - 5 clés pour bien amorcer sa dématérialisation
1. FRANCE – BELGIQUE – ALLEMAGNE – HONG-KONG - ESPAGNE – SUISSE - BRESIL
POUR
Atelier exposant
5 clés pour bien amorcer son
processus de dématérialisation
2. 22/04/2016 2
Réussir sa transformation
numérique
Rapport McKinsey publié en 2014 (« Accélérer la mutation numérique des entreprises »)
40%
Hausse du
résultat
20%
Baisse du
résultat
Ne pas tirer profit des
possibilités offertes par la
digitalisation
3. Economie
Matérielle
Matériels et
fournitures
22/04/2016 3
Trois grands domaines permettent de distinguer les
bénéfices de la dématérialisation :
Productivité
Temps passé et
personnel employé
Business
Efficacité des
processus et relations
clients/fournisseurs
4. BÉNÉFICES
22/04/2016 4
• Réduction des coûts de traitement
• Réduction des déplacements
• Réduction des frais d’impression et d’affranchissement
• Réduction de la consommation de papier
• Réduction des volumes de stockage
ECONOMIE MATÉRIELLE
5. BÉNÉFICES
22/04/2016 5
• Accessibilité et disponibilité des documents
• Automatisation de l’extraction des données
• Déduplication de l’information
• Suppression des erreurs liées à la ressaisie
• Réduction des tâches à faibles valeur ajoutée
PRODUCTIVITÉ
6. BÉNÉFICES
22/04/2016 6
• Optimisation de la traçabilité et du contrôle des processus
• Compression du cycle d'exploitation
• Accélération des circuits de validation
• Réduction des risques liés à une carence d’information
• Amélioration de la compétitivité
• Amélioration des relations clients/fournisseurs/partenaires
• Valorisation de l’engagement et de l’image de l’entreprise
• Renforcement de la crédibilité (garantie de conformité)
BUSINESS
7. BÉNÉFICES
22/04/2016 7
91% de réduction
des coûts de traitements
des factures
46% de
raccourcissement du cycle
de traitement des factures
12% de
baisse du
nombre de
retards de
paiement
30% de
diminution de
temps de
gestion des
requêtes
fournisseurs
L’EXEMPLE DE LA
DÉMATÉRIALISATION
DES FACTURES
Source : Aberdeen Group
8. Culture « papier »
encore forte
Impacts
organisationnels
Adhésion des
interlocuteurs
Réglementation
parfois complexe à
comprendre/appliquer
Coût du projet
Interopérabilité des
solutions
FREINS
22/04/2016 8
Markess - Octobre 2014
56%
36%
34%
32%
31%
31%
9. Notre vision
1
PHASE D’ÉTUDES : TROUVER UN SPONSOR DE HAUT NIVEAU2
CAHIER DES CHARGES : INCLURE UN TIERS DE CONFIANCE3
MISE EN PLACE : ACCOMPAGNER ET FÉDÉRER4
5 CONTRÔLE DES INDICATEURS
BESOINS : DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS
11. MOTIVATIONS
22/04/2016 11
Définir les indicateurs en fonction des motivations
Légende chiffre clé,
témoignage client ou
autre focus nécessaire
KPI
Réduction
des coûts
Hausse de
la
productivité
Amélioration
de la
sécurité
Mise en
conformité
légale
Amélioration
de la
relation
client
Créer de
nouveaux
canaux de
distribution
5 à 15%
Temps consacré à la
gestion papier en
moyenne
3%
Chiffre d’affaires
consacré aux
impressions en
moyenne
35 000
Documents RH / an
dans une entreprise de
1000 salariés
Source : IDC
12. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 12
ETUDE DE CAS
DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
BESOIN
DÉFINIR DES
INDICATEURS
DE SUCCÈS
13. L’EXPERTISE JUDICIAIRE : PAPIER
22/04/2016 13
Expert judicaire AvocatsMagistrat
Un processus coûteux, contraignant et chronophage dans lequel chaque pièce
est reproduite.
14. L’EXPERTISE JUDICIAIRE : DÉMATÉRIALISÉE
22/04/2016 14
Expert judicaire
AvocatsMagistrat
La mise en ligne des expertises accroît leur accessibilité et garantit
l’instantanéité des échanges de pièces et dires.
15. DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE
22/04/2016 15
• Mise à disposition simultanée des pièces
• Suppression des délais postaux
• Suppression des inégalités entre les parties
• Renforcement des principes du contradictoire
• Réduction du temps de traitement des procédures
• Simplification de la mise à disposition des éléments de preuve
• Simplification de l’accès aux arrêts rendus
• Réduction des risques de pertes et oublis de documents
• Amélioration de la traçabilité sur les activités des différents acteurs
• Unification des outils
• Amélioration du confort de travail des experts, des avocats, des magistrats
16. DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE
22/04/2016 16
•Délais pour la désignation d’un expert et sa
convocation :
(30min + délais postaux) réduit à 3 min
•Temps moyen de traitement de l’expertise
réduit de 6 à 2 mois.
17. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 17
ETUDE DE CAS
CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
BESOIN
DÉFINIR DES
INDICATEURS
DE SUCCÈS
18. CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
22/04/2016 18
Abandon du parcours client au
moment de retourner le contrat
signé.
Sans signature
électronique
Auto-génération + Impression + Envoi courrier
19. CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
22/04/2016 19
Avec signature électronique
• Réduction du délai entre la demande et la génération du contrat
• Abaissement du nombre d’aller-retour
• Simplification de la transmission des justificatifs
• Allègement de la vérification des pièces justificatives
• Diminution des erreurs (pièces justificatives manquantes)
• Optimisation des ressources financières et humaines
• Réduction du nombre de courriers entrants traités
• Diminution des frais d’impression et d’affranchissement
• Réduction du cycle de vie du document
• Optimisation du taux de rétention
• Amélioration du taux de transformation Taux de
transformation
+40%
20. CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
22/04/2016 20
1,50 €
7.50 € 15 €
0.00 € 5.00 € 10.00 € 15.00 € 20.00 € 25.00 € 30.00 €
Coût du contrat selon les étapes
dématérialisées
Génération, émission,
signature dématérialisées
Génération et émission
dématérialisées
Aucune étape
dématérialisée
22. PHASE D’ÉTUDES
22/04/2016 22
Nomination
d’une personne
portant le projet et
ayant autorité, pour
le projet, sur les
différents
départements
impliqués.
Processus Externes
Marketing / Expérience utilisateur
Juridique / Aspects légaux
Processus internes
Ressources humaines , Finances, Achats
23. RESPONSABLE DU PROJET
22/04/2016 23
Missions
• Impliquer les responsables opérationnels concernés
• Intégrer tous les composants potentiels d’un projet de dématérialisation :
fonctionnel, technologique, juridique.
• Mobiliser des équipes et animations de groupe de travail « métier /
informatique »
• Trouver un sponsor de haut niveau membre du CODIR
• Officialisation du projet et légitimité de son responsable
• Dépassement de la considération du « simple » projet informatique
• Valorisation de la dématérialisation comme un projet stratégique
• Possibilité de revoir les circuits, les rôles des personnes et
l’organisation
24. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 24
ETUDE DE CAS
CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
PHASE
D’ÉTUDES
TROUVER UN
SPONSOR
26. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 26
ETUDE DE CAS
DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
PHASE
D’ÉTUDES
TROUVER UN
SPONSOR
27. LES SPONSORS
22/04/2016 27
Luc FERRAND
Directeur de projet Nouvelles
technologies au Secrétariat
Général du Ministère de la
Justice
Didier Faury
Président du Conseil
National des Compagnies
d’Experts de Justice
Maître
Patrick Le Donne
Ancien Bâtonnier du
barreau de Nice,
Président de la
commission NTIC du CNB
29. ÉTABLIR UN CAHIER DES CHARGES
22/04/2016 29
Quelles sont les grandes étapes du processus ? Quelles
méthodes de capture des données adopter ? Quels sont les
impératifs légaux ? Quels sont les technologies adaptées ?
Le Tiers de confiance aide à établir le cahier des charges.
Il aide à transposer le processus papier en électronique car il
maitrise les ressorts légaux.
Il aiguille sur les technologies adaptées
au niveau de sécurité et aux contraintes
appliquées aux documents.
30. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 30
ETUDE DE CAS
DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE
JUDICIAIRE
CAHIER DES
CHARGES
INCLURE UN TIERS
DE CONFIANCE
31. TECHNOLOGIES ADAPTÉES
22/04/2016 31
Code de la procédure civile
Authentification forte
+
Signature électronique
+
Horodatage
+
Plateforme sécurisée (chiffrement, traçabilité…)
Les garanties :
• l’information est accessible en même temps aux parties
• l’expéditeur est identifié
• aucune personne non identifiée ne peut y accéder
• les pièces échangées ont valeur de preuve
32. UNE SOLUTION UN MÉTIER
22/04/2016 32
Double difficulté
• Trois publics impliqués dans l’expertise judiciaire
• L’un d’eux extrêmement hétérogène : « Expert » est un titre pas le métier
premier (pompiers, médecin, comptable…)
Plateforme
« User friendly »
Tableau de bord personnalisé
Fonctionnalités adaptées
Certificats électroniques
Carte expert NEW
Carte agent NEW
Clé avocat (42 000/62 000 avocats déjà
équipés)
33. 22/04/2016Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 33
ETUDE DE CAS
CONTRACTUALISATION EN LIGNE
DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE
CAHIER DES
CHARGES
INCLURE UN TIERS
DE CONFIANCE
34. OBLIGATIONS LÉGALES ET TECHNOLOGIE
ADAPTÉE
22/04/2016 34
Pourquoi faire appel à un Tiers de confiance pour
la contractualisation en ligne ?
• La signature est un acte juridique
• C’est un impératif absolue
• Mais toutes les signatures ne se valent pas
• Elle doit être opposable au tiers
Obligation de faire appel à un Tiers de confiance ou un éditeur qui
intègre des solutions de confiance numérique.
35. Justificatifs :
- Pièce d’identité
- RIB
- Justificatif de domicile
- Carte vitale
UNE SOLUTION UN MÉTIER
22/04/2016 35
Comment implémenter la confiance dans un
processus de contractualisation en ligne ?
Signature
électronique
Génération du contrat
Récupération des données et
justificatifs
Enrôlement
Sécurisation
des échanges
Acte juridique
Prise d’effet du contrat
Valeur de preuve
37. IMPLÉMENTER UNE SOLUTION DE CONFIANCE
NUMÉRIQUE
22/04/2016 37
Renvoyer vers un web service
ou
S’appuyer sur un site via des API
ou
Développer une plateforme sur mesure
3 jours
à
1 an
Quels outils déjà en place ?
Quelles ressources pour quelles qualifications ?
Le choix du modèle est aussi fonction de la culture de l’entreprise.
38. DÉVELOPPEMENT D’UNE
SOLUTION SUR MESURE
22/04/2016 38
Légende chiffre clé,
témoignage client ou
autre focus nécessaire
•Organisation
d’une commission
« Démat »
Besoins
•Rapport au
président du
CNCEJ
Phase d’étude •Consultation de
chaque profession
Cahier des
charges
•Formation de 60
ambassadeurs
•Mise en place de
pilotes auprès de
5 cours d’appel
•Déploiement
national auprès de
70 000 magistrats
Mise en place
+1 an
+ Markess et GS1 toute la chaîne de traitement d’une facture passe de 14 € format papier à moins d’un euro au format électronique http://www.informatiquenews.fr/dematerialisation-comment-accompagner-les-salaries-vers-ce-changement-jean-baptiste-soulasbrother-39784
