Petit-déjeuner du 17 octobre 2013 Organisé par Market iT et Micropole, avec la participation du CEDHYS « Sunshine Act : Comment bâtir une solution pérenne ? »

1. Petit-déjeuner du 17 octobre 2013
Organisé par Market iT et Micropole, avec la participation du CEDHYS
« Sunshine Act : Comment bâtir une solution pérenne ? »
Retours d’expérience sur les projets
de Transparence des Liens
Jean-Louis QUEVA, DSI LFB
QUEVA@LFB.FR 06 76 78 95 43

3. Quels sont les processus touchés?
Evolutions
des legislations ?
Nouveaux
contrôles ?
Qualité des
données ?
Laboratoire
Avantages
Bénéficiaires
Suivi des
Evénements /
Congrès/ RP /
Prestations
Invitations /
Campagnes /
Prestations /
Investigations /
Partenariats…
DMOS
Référentiels
Laboratoire ?
Référentiels
extérieurs, par
pays ?
Sanctions ?
Conventions/
Contrats
Tiers
?
Risques ?
Reingéneering
Modification des process?
Des régles internes ?
Quels
Identifiants?
?
Format
réglementaire ?
Reporting
interentreprises
@
?
Communication
extérieure?
Répartition des
Dépenses
Data crunching
?
CNOXX
Site Unique
Site Labo
…
Modifications
d’organisation ?
Par
Stratégie filiale
corporate?
Filiale
Rémunérations
Remboursements
Engagements Notes de frais
et réalisés
financiers
Consolidation
Informations
multi sociétés ?
Législations par pays et
timing different ?
Moyens nécessaires ?
Capacité à faire ?
Analyses dans
l’entreprise
Compliance
Reporting
Efficience
…
Modification
du portefolio
Projets ?

4. Dissocier ou non DMOS et Transparence?
Déclaration
DMOS
(L.4113-6 CSp)
• Un périmètre élargi aux étudiants
• Les dons aux associations des PS
interdits (mais possibilité de
convention)
• Toutes les conventions soumises à
l’Ordre en amont (pour avis) et en
aval
Sanction pénale
(Article L.4163-2 )
Publication
Transparence des relations
(L.1453-1 CSp)
• Un périmètre des destinataires élargi
par rapport aux dispositions DMOS
• Une publication de toutes les
conventions et avantages
• Un suivi en « temps réel »
Sanction pénale
(Article L.1454-3)
DMOS et Transparence: un seul et même processus

5. Quelles modifications des
organisations
•
•
•
•
•
Percussions d’organisations existantes
Centralisation d’équipes anciennement décentralisées ou inversement
Nouvelles structures de contrôles, d’animations
Nouveaux liens matriciels entre des services
Nouveaux liens matriciels entre le Corporate et les départements des
Filiales (ou non)
A nouveau process, nouvelle organisation

6. La qualité des données, leurs
validations
Agrégati
on
Collecte
•
Arbitrage
Validation
Publication
Clôture
La saisie des données est difficile, car la Transparence est un
nouveau processus souvent transversal à ceux existants,
structurés par des ‘silos’ applicatifs et organisationnels:
Par exemple:
o Identifier toutes les sources de conventions et d’avantages
o Collecter les données de prévision de dépenses et le comptable réalisé
o Bien identifier les différences entre types d’acteurs (internes/externes, entre
départements,…)
• Augmenter les points de contrôles, car:
o
o
o
Multiplicité des sources, des acteurs, des canaux de remontée de
l’informations, nouvelles données (par exemple: post manifestation,..)
Nouvelle traçabilité des décisions
Dans les applications informatiques
Bien définir la profondeur du reingeneering
Redéfinir les contrôles

7. Les identifiants à utiliser
• Le RPPS ?
• Comment gérer:
o
o
o
o
o
o
•
Les étudiants
Les personnes morales ( associations, organismes,…)
Les CRO
Les agences
Les partenaires
…
Comment gérer les nouveaux bénéficiaires hors référentiels ?
• Comment tirer profits des bases de données du commerce ?
Bonne chance !

8. L’arbitrage des dépenses

Les dépenses relatives aux projets de relations professionnelles déclarés aux
Ordres ne sont pas nécessairement en intégrité avec le « réalisé » (ex : no show)

Quels frais associer aux personnes présentes à la manifestation?
o Les frais directs et frais indirects (location de salle et de matériel)
o Les frais imputables et frais non imputables (no shows)

Nécessité de documenter précisément les présents, absents, remplacés…
o Les « no-shows »
o Les professionnels de santé
o Les autres auditeurs (collaborateurs, journalistes, accompagnateurs, …)

Nécessité de définir les règles des situations particulières
o Sur-classement hôtel, transports spécifiques

Modification nécessaire du mode de gestion des agences d’évènementiels
Définir précisément les règles adoptées pour la ventilation
des dépenses forfaitaires

9. Bien définir l’urbanisation des
applications informatiques

Lances-t-on des sous-projets de modernisation? Modifie-t-on les applications
‘’connexes’’?
◦
◦
DMOS
◦
Note de Frais
◦
ERP
◦
Contrats
◦

Congrès
Flux CRO…
Pourquoi? Dans quels schémas d’évolutions:
◦
◦
Refonte des processus. Re-ingéniering
◦

Nouveaux partages de référentiels
Nouvelle informatisation
Nouveau rôle de la Business Intelligence
La transparence, ce n’est pas installer un nouveau logiciel.
Adopter une démarche processus

10. La qualité des dates

Saisir et contrôler les dates
◦ La date de signature de la convention,
◦ La date à laquelle l’avantage en nature a été consenti
◦ La date à laquelle le paiement a été effectué
◦ La date de publication des résultats
◦ Les dates auxquelles les activités débutent, prennent fin
La Publication dépend de la qualité des dates

11. La clôture des actions

Archiver toutes les informations dans un même dossier
◦
◦
Justification des décisions (par qui et quand?)
◦
Le réalisé
◦
Les choix de ventilation des dépenses
◦

Le déclaratif
Les dates de paiement
Quand clôturer le dossier ?
◦
◦

À la fin de l’action ?
À l’issue de tous les paiements?
Qui prend la décision de clôturer?
◦
En cas de dossier complet
◦
En cas de dossier incomplet (dépenses non remboursées)
La clôture définitive ne pourra survenir qu’une fois toutes
les dépenses réglées. Les systèmes d’informations
utiliseront des règles de gestion définies

12. La stratégie internationale









Aujourd’hui les règlementations suivent des spécificités nationales
Ces règles de conformité sont en évolution
Possibilité d’une harmonisation européenne?
Futures règles d’équivalences entres pays ?
Certains groupes connaissent des projets concurrents
Proposition pragmatique d’une démarche par pays et d’une
centralisation Corporate en fin de cycle ?
Globalisation européenne?
Systèmes différents pour les Etats-Unis?
Quelles futures règles pour la gestion de l’extra territorialité?

13. Des questions….
Jean-Louis QUEVA, DSI LFB
QUEVA@LFB.FR 06 76 78 95 43