Guide de la communication

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Guide de la collection "Voici le Rotaract", par Cyril Noirtin

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Guide de la communication

  1. 1. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication Introduction • Pourquoi la communication : Un club Rotaract connu et reconnu est plus fort. Parce q'un club qui organise un week-end ou une soirée a besoin d'attirer les autres clubs à participer à ses actions, parce que communiquer, aller vers les autres, c'est le Rotaract... En effet, un club dont les objectifs, le programme et les résultats sont connus et appréciés de tous, membres et public, n'aura aucune peine à concrétiser toutes ses actions : - il trouvera plus facilement des partenaires ou sponsors pour ses manifestations; - le recrutement ne sera plus un problème; - l'image de marque du Rotaract en sera valorisée; - la motivation des membres ne pourra être que plus grande.
  2. 2. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication • Pour cela, un club Rotaract dispose de nombreux moyens : - la communication interne: La réalisation de bulletins de club ou de compte-rendus réguliers, attractifs, complets permettent une bonne information des membres. De plus, il montre concrètement ce que fait un club Rotaract. Le bulletin de district facilite la coordination et la transmission des informations à l'intérieur du district. Il permet au Représentant de District de transmettre les nouvelles des autres clubs, districts et pays. Les clubs profitent aussi des idées et expériences de tous. - La communication externe, ou les relations publiques : La participation active, ou même la création de forums d'association, ou de semaine de la jeunesse sont autant d'évènements propres à faire mieux connaître le Rotaract. La réalisation de plaquettes de présentation permet aussi de concrétiser les objectifs et programmes d'un club Rotaract. Des communications de presse, pour annoncer des évènements particuliers du club (célébrations, conférenciers exceptionnels, manifestations originales, actions d'intérêt public...) Il faut cependant ne pas tomber dans l'excès inverse et distribuer à tort et à travers n'importe quelle information... " Son insigne en évidence chaque Rotaractien est un porte-parole du Rotaract "
  3. 3. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication Les Relations publiques Les relations publiques sont menées différemment de par le monde. Mais sans même prendre en compte les différences culturelles, les clubs doivent aller à la rencontre de leur public. Des relations publiques efficaces reposent sur un message et les moyens appropriés de le délivrer. Les relations publiques devraient avoir pour cible plusieurs auditoires : - les pouvoirs publics - le monde des affaires - les clubs et districts Rotary - les autres associations Les bonnes campagnes de relations publiques ne sont pas dues au hasard. Elle demandent du temps, de la patience et une planification. Vendre les actions du Rotaract : Tout comme les fabriquants font de la publicité pour leurs produits, les Rotaractiens doivent “ vendre ” leurs nouvelles aux médias. Il faut donc se livrer à une étude de marché. Avant d'envoyer des articles à un jounral, assurez-vous de bien cerner son lectorat. Le messager est aussi primordial que la qualité du message. Vos porte-paroles doivent être informés, compétents, accessibles et avoir un certain abattage. Lorsqu'une personne connue participe à une manifestation Rotaractienne, assurez-vous qu'elle possède les bonnes informations et qu'elle est en mesure de diffuser un message approprié sur le Rotaract. Aborder les médias : Il existe différents moyens à cet effet (Téléphone, Fax, Courrier, Internet). Dans tous les cas, soyez persuasifs et persistants sans être agressifs. Il faut savoir essuyer un refus et accepter la décision du journaliste. Il ne sert à rien d'argumenter ; cela ne pourra qu'envenimer les contacts ultérieurs.
  4. 4. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication Le Rotaract et sa communication Avec la Collaboration de l'E.F.A.P. Les étudiants de dernière année de l'Ecole Française des Attachés de Presse (E.F.A.P.) ont apporté leur concours, leurs idées et leur nouvelle expérience des métiers de la communication en réalisant un "audit" du Rotaract. En voici les grandes lignes : • Constat : Points forts Points faibles - Jeunesse : motivation, dynamisme - Présence internationale - Horizons professionels divers - Liens privilégiés entre les membres - Volonté de servir autrui - Image de marque insuffisante - Communication trop ponctuelle - Déséquilibre entre les clubs - Anonymat des actions • Diagnostic : - Rechercher une identité propre - Se faire reconnaître à part entière - Tisser un jeu de relations efficaces et constructives entre les clubs - Intéresser la presse aux actions entreprises
  5. 5. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication • Quelques " remèdes " proposés : - Commission permanente de l'Information et de la communication ; - Participation à " Rotaract France Magazine", à la Newsletter d'ERIC, ... ; - Réalisation d'un bulletin annuel du club ; - Application de la "Charte de Communication" ; - Une cuvée Rotaract ; - Organisation d'un séminaire annuel de communication ; - Informations auprès des entreprises, des étudiants ; - Utiliser les moyens professionnels d'informations (TV, Radios, Journaux,...) - Réalisation de Press-book ; - ... • Les trophées "Hermes de la Communication " Crées en 1989 en collaboration avec l'EFAP-Lyon, les trophées ont pour but d'inciter les clubs à communiquer. Sur la foi de critères établis et de réponses données par les clubs, le conseil d'administration de la Coordination Nationale Rotaract club de France décerne 3 trophées : - Hermes de la Communication Interne - Hermes de la Communication Externe - Hermes de la Communication la plus originale Crée en 1995 en collaboration avec la Revue "Le Rotarien", l'Hermes du Rotarien a pour but d'inciter les clubs et districts à réaliser un journal d'information interne. Il est décerné, suite à une évaluation des bulletins par le Coordinateur National et le Rédacteur en Chef du magazine Le Rotarien.
  6. 6. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication La Charte Moi Rotaractien, je veux communiquer ... - Ma première préocupation sera de véhiculer une information objective au sein du club. - Je m'efforcerai de faire circuler ces informations au sein des districts et dans tous les clubs de France. - Je mettrai tout en oeuvre pour donner la meilleure image du Rotaract. - Je ferai tout pour être à l'écoute des rotaractiens, pour favoriser le dialogue porteur d'idées nouvelles. - Je m'investirai dans chaque démarche contribuant à faire connaître le Rotaract autour de moi et faire partager ma passion. - Je m'engage à ce que toute initiative aboutisse à l'obtention du Trophée de la Communication. - Je ferai mon possible pour respecter les différents points de cette charte afin que le Rotaract ait une politique de communication cohérente et durable. " Une force nouvelle : La Communication ..."
  7. 7. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication Le Rotaract et Internet Le Rotaract et le Rotary sont bien représentés sur les autoroutes de l'information. Internet et les autres réseaux informatiques sont des moyens d'échanger des textes, des images, du son, etc... Tous ces services sont accessibles par l'intérmédiaire d'un ordinateur personel branché sur le réseau téléphonique grâce à un modem ou une carte RNIS (NUMERIS). L'Internet est aujourd'hui un outil essentiel de recherche et de communication. Les réseaux télématiques fournissent un moyen de communication instantané, fiable et intéractif dans le monde entier. Ils permettent également un accès rapide à l'information. La plupart des responsables Rotaract se connectent à Internet et possèdent une adresse électronique. L'information rotaractienne et rotarienne est aujourd'hui rapidement disponible sur les pages Web du Rotary International ou des organisations multidistrict d'information comme E.R.I.C. ou la Coordination Nationale Rotaract France. On peut trouver sur Internet des informations sur les activités, manifestations, et programmes en Europe et dans le monde entier, des statistiques, des communiqués de presse récents, des logos et d'autres documents qui peuvent être importés pour appuyer les efforts de relations publiques, menées par les clubs.
  8. 8. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - La communication Les principales adresses internet pour le Rotaract sont : • Page Mondiale (officieuse) : http://www.mcs.net/~dhartung/rotaract • Page ERIC : http://www.rotaract.de/eric • Page du Rotary International : http://www.rotary.org • base de données d'action : http://www.rotaract.de/service • RTC France : http://www.ourworld.compuserve.com/homepage/vpineau • District Rotaract 1660 : http://www.creaspace.fr/rotaract1660 Les principales adresses E-mail : • Liste de diffusion Rotaract : world@Rotaract.de • E.R.I.C. : ERIC@Rotaract.de • Coordination Nationale Rotaract France : France@Rotaract.de • Rotary International (Bureau du Rotaract, siège du R.I. à Evanston) : - John Gherardini : Gherardj@RIORC.MHS.CompuServe.COM - Christine Michonski : MichonsC@RIORC.MHS.CompuServe.COM

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