GUIDE DES            CLUBS                            2012/2013  Association scientifique et culturelle des élèves  Ingéni...
GUIDE DES CLUBS                                                                      SOMMAIRE   MEMBRES FONDATEURS ..........
GUIDE DES CLUBSMEMBRES FONDATEURS :       Pour créer un nouveau CLUB au sein d’ING.ENIM, il faut obligatoirement au moins ...
GUIDE DES CLUBS  FUSION DE CLUBS :       Des CLUBs en règle peuvent demander au bureau exécutif d’ING.ENIM l’autorisation ...
GUIDE DES CLUBS   •   Assurer une formation régulière et constante   −− Assister aux réunions de l’association ING.ENIM   ...
GUIDE DES CLUBS       −− Mettre en place un programme de formation au niveau CLUB, et nommer (si possible) un chargé de   ...
GUIDE DES CLUBS       • favoriser la camaraderie au sein du CLUB       • favoriser la participation active de chacun dans ...
GUIDE DES CLUBSRAPPORTS :       Les commissions doivent tenir le responsable du CLUB au courant de leurs activités via un ...
GUIDE DES CLUBS       4. Enquêter promptement en cas de fuite et prendre les mesures qui s’imposent.       Aucune liste de...
GUIDE DES CLUBSDISPOSITION DE LA SALLE :       La disposition de la salle peut favoriser la coopération et le travail en é...
GUIDE DES CLUBSINVITES AUX REUNIONS DU CLUB :       Les CLUBs doivent s’efforcer d’accueillir des invités aux réunions pou...
GUIDE DES CLUBSINTERDICTION DE FUMER :       Du fait des effets néfastes du tabac sur la santé, les membres et les invités...
GUIDE DES CLUBS   1. un responsable de CLUB actif, jouant pleinement son rôle de leader   2. un programme complet d’intégr...
GUIDE DES CLUBS       2. Le bureau exécutif concentrera ses efforts sur les CLUBs en difficulté.REFLEXION STRATEGIQUE :   ...
GUIDE DES CLUBS       5. faire connaître la mission, les programmes et les activités d’ING.ENIM aux organisations non     ...
GUIDE DES CLUBS       3. agir dans le respect des statuts et du règlement intérieur d’ING.ENIM       4. fournir des listes...
GUIDE DES CLUBSINFORMATIONS SUR ING.ENIM :       Les ING.ENIMiens sont encouragés à se rendre sur le site web ou la page/c...
GUIDE DES CLUBSREPRESENTATION DES CLUBS :        Il est du devoir de chaque club de participer aux scrutins organisés par ...
GUIDE DES CLUBSMATERIEL :       ING.ENIM met à la disposition des clubs tout un matériel sonore pour ses activités.       ...
GUIDE DES CLUBS  « ENSEMBLE…                    NOUS IRONS PLUS LOIN ! »               www.facebook.com/INGENIMonastir    ...
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  1. 1. GUIDE DES CLUBS 2012/2013 Association scientifique et culturelle des élèves Ingénieurs de l’école nationale d’Ingénieurs de Monastir Stambouli Med ameur Vice Président Interne d’ING.ENIMVous tenez entre vos mains l’édition 2012 de la publication GUIDE DES CLUBS. Ce manuel s’adresse auxmembres des clubs d’ING.ENIM. Les informations contenues dans cette publication sont issues desstatuts types et du règlement intérieur d’ING.ENIM. Tout changement apporté à ces documentsremplacera les directives présentées dans cette publication.
  2. 2. GUIDE DES CLUBS SOMMAIRE MEMBRES FONDATEURS ................................................................................. 3 CHARTE DU CLUB ............................................................................................. 3 NOM ET LOGO DU CLUB ................................................................................. 3 FUSION DE CLUBS ........................................................................................... 4 UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DE ....................................................... 4 RESPONSABILITES DU RESPONSABLE DU CLUB ............................................... 4 OBJECTIFS DUN CLUB ..................................................................................... 6 PLAN DE LEADERSHIP DU CLUB ....................................................................... 6 COMMISSIONS DE CLUB .................................................................................. 7 FORMATION ..................................................................................................... 7 RAPPORTS ........................................................................................................ 8 GESTION DES FONDS DU CLUB ........................................................................ 8 PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES ................................................... 8 RÉUNIONS ........................................................................................................ 9 JOURS, LIEU ET CONVOCATION DES REUNIONS .............................................. 9 DISPOSITION DE LA SALLE ................................................................................ 10 INVITES AUX REUNIONS DU CLUB ................................................................... 11 PROGRAMME DES REUNIONS DE CLUB .......................................................... 11 FRAIS DES INVITES DU DOMAINE PROFESSIONNEL ......................................... 11 TOLERANCE....................................................................................................... 11 BOISSONS ALCOOLISEES AUX REUNIONS ........................................................ 11 INTERDICTION DE FUMER ................................................................................ 12 REUNIONS AVEC D’AUTRES CLUBS .................................................................. 12 CONDITIONS D’ADHESION ............................................................................... 12 MEMBRE ACTIF ................................................................................................ 12 ADHESION A D’AUTRES ASSOCIATIONS ........................................................... 12 CLUBS MIXTES .................................................................................................. 12 DÉVELOPPEMENT DE L’EFFECTIF ..................................................................... 12 REFLEXION STRATEGIQUE................................................................................. 14 INTRONISATION DES NOUVEAUX MEMBRES ................................................... 14 RELATIONS PUBLIQUES .................................................................................... 14 RELATIONS PUBLIQUES DEFAVORABLES........................................................... 15 COUVERTURE MEDIATIQUE DES ACTIONS ....................................................... 15 CONFERENCIERS .............................................................................................. 15 RADIATION POUR NON ACTIVITE ..................................................................... 15 ENGAGEMENT POLITIQUE ............................................................................... 16 INFORMATIONS SUR ING.ENIM........................................................................ 17 UTILISATION ET PROTECTION DU LOGO D’ING.ENIM …………………………………… 17 CODE DE DEONTOLOGIE .................................................................................. 17 REPRESENTATION DES CLUBS .......................................................................... 18 ASSIDUITE ........................................................................................................ 18 RAPPORTS D’ASSIDUITE ................................................................................... 18 PUBLICATION DES DECISIONS .......................................................................... 18 INTERNET ......................................................................................................... 18 IMPRESSION ..................................................................................................... 18 MATERIEL ......................................................................................................... 19 BROCHURE ....................................................................................................... 19 ARCHIVE ........................................................................................................... 19 ORGANISATION D’EVENEMENT ....................................................................... 19 ARRET DES ACTIVITES ...................................................................................... 19 2
  3. 3. GUIDE DES CLUBSMEMBRES FONDATEURS : Pour créer un nouveau CLUB au sein d’ING.ENIM, il faut obligatoirement au moins 3 membres fondateurs qui doivent remplir la demande d’admission du CLUB d’ING.ENIM (voir annexe) Un membre fondateur doit être obligatoirement un étudiant à l’école nationale d’Ingénieurs de Monastir. Une fois qu’un nombre suffisant de membres fondateurs est réuni, ING.ENIM doit recevoir la demande d’admission du club accompagnée de la liste des membres fondateurs avant que le CLUB ne puisse recevoir sa charte. La liste des membres soumise au bureau exécutif d’ING.ENIM avec la demande d’admission du club est considérée comme la liste définitive des membres fondateurs. Tant que le bureau n’a pas statué sur la demande d’admission, le club ne peut admettre d’autres membres. Les CLUBs d’ING.ENIM sont répertoriés suivant leur nature : Scientifique ou Culturel ING.ENIM Clubs Clubs scientifiques culturels Exemple Club Club Energetique musique dING.ENIM dING.ENIMCHARTE DU CLUB : Lors de son admission, chaque club reçoit d’ING.ENIM une charte portant les signatures du président de l’association et de membres du bureau exécutif. Ce document doit être placé en évidence dans un endroit approprié. Un club fait officiellement partie d’ING.ENIM à compter de sa date d’admission et non de celle de la remise de sa charte.NOM ET LOGO DU CLUB : Les membres du CLUB sont libres à choisir un nom convenable à leur CLUB. Toute modification ultérieure doit être mentionnée dans un communiqué envoyé au secrétariat de l’association. Le format de désignation officiel du CLUB est « CLUB [NOM] d’ING.ENIM». 3
  4. 4. GUIDE DES CLUBS FUSION DE CLUBS : Des CLUBs en règle peuvent demander au bureau exécutif d’ING.ENIM l’autorisation de fusionner. Ces CLUBs peuvent conserver pour leurs archives et à des fins historiques le nom, la date de remise de charte, leur emblème et autres insignes de leur CLUB d’origine.UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DE : • maintenir et développer son effectif • monter des actions répondant aux besoins des élèves ingénieurs de l’ENIM • soutenir l’association au travers d’une participation financière et à ses programmes • former des dirigeants capables de servir au-delà du CLUB a fin de les préparer à la vie professionnelle Ces quatre critères permettent aux CLUBs d’accomplir leurs objectifs dans le cadre des quatre domaines d’action : intérieure, professionnelle, d’intérêt public et internationale, qui sont aussi renforcés via la mise en œuvre d’actions réussies, l’établissement d’un effectif développé et de qualité, le soutien à l’association ING.ENIM, la mise en place de procédures simplifiées, d’une meilleure communication ainsi que d’une réflexion stratégique, et l’implication des ING.ENIMiens.RESPONSABILITES DU RESPONSABLE DU CLUB : • Assister aux réunions du CLUB en y assumant les responsabilités qui vous sont assignées par le président de l’association • Étudier les objectifs à long terme de votre CLUB à l’aide des critères établis (voir annexe) • Fixer les objectifs annuels de votre CLUB à l’aide d’Objectifs du CLUB : document de planification (voir annexe) −− Faire le point sur la situation du CLUB en ce qui concerne l’effectif −− Discuter des domaines d’action et mettre en place des programmes −− Identifier des moyens de soutenir l’association ING.ENIM −− Former les futurs dirigeants en s’appuyant sur les formations mises à votre disposition par l’association −− Formuler une stratégie de relations publiques en collaborant avec le vice président externe de l’association −− Prévoir un plan d’action pour les tâches administratives 4
  5. 5. GUIDE DES CLUBS • Assurer une formation régulière et constante −− Assister aux réunions de l’association ING.ENIM −− Encourager les membres du CLUB à assister à l’assemblée de l’association • Exécuter et évaluer régulièrement les objectifs de votre CLUB pour l’année en s’assurant que les membres du CLUB les connaissent et s’y impliquent • S’assurer que chaque commission a des objectifs bien définis −− Encourager la communication entre les membres du CLUB et le reste des membres de l’association −− Étudier périodiquement les activités, objectifs et dépenses des commissions • Présider les réunions du CLUB −− Les planifier soigneusement −− Informer les membres de tous points importants −− Favoriser la camaraderie au sein du CLUB • Préparer et encourager la participation aux réunions de CLUB/association −− Planifier les réunions mensuelles du comité −− S’assurer que le CLUB est représenté aux conférences et autres manifestations de l’association −− Encourager la participation aux évènements de l’association • Travailler avec les membres du bureau exécutif de l’association −− Formuler, approuver et superviser le budget du CLUB en collaboration étroite avec le trésorier de l’association −− Collaborer avec l’équipe ING.ENIM pour atteindre les Objectifs du CLUB et de l’association −− Tirer parti des informations diffusées par les dirigeants de l’association, le Secrétariat et le site web d’ING.ENIM • Assurer la continuité dans la direction du CLUB et des actions −− Soumettre un rapport d’activités au secrétariat de l’association avant la fin de chaque semestre −− Consulter votre prédécesseur et travailler avec votre successeur pour faciliter la transition 5
  6. 6. GUIDE DES CLUBS −− Mettre en place un programme de formation au niveau CLUB, et nommer (si possible) un chargé de formation D’autre part, le responsable de CLUB doit : 1. être capable d’assumer la direction du CLUB et jouir de l’estime et de la confiance des membres 2. être en mesure de consacrer le temps et les efforts nécessaires à la gestion du CLUB 3. bien connaître les statuts et le règlement intérieur de l’association ING.ENIM.OBJECTIFS D’UN CLUB : 1. Développer chez les ING.ENIMiens le sens du leadership et de l’intégrité 2. Rapprocher et initier l’élève Ingénieur au milieu professionnel 3. Apprendre la valeur de la responsabilité personnelle comme base du succès personnel et collectif 4. Rappeler, développer et encourager le respect d’autrui, de la valeur de chacun et le service 5. Développer des compétences dans les différents domaines d’ingénierie et en matière de développement personnel, gestion de son temps et finances personnelles 6. Rappeler l’importance de la famille, développer la notion d’appartenance à l’ENIMPLAN DE LEADERSHIP DU CLUB: Ce plan vise à renforcer les CLUBs en leur fournissant une structure administrative répondant aux critères d’un CLUB performant, tels que définis ci-dessus. Pour mettre en place le plan de leadership du CLUB, les dirigeants du CLUB doivent : • établir des objectifs à long terme pour chacun des éléments d’un CLUB performant • utiliser le document Objectifs de CLUB – Document de planification pour fixer des objectifs correspondant au plan à long terme du CLUB • organiser des réunions de CLUB afin de permettre aux membres de s’impliquer dans la réflexion stratégique et de les tenir au courant • maintenir une bonne communication entre les membres du CLUB, ses dirigeants et les dirigeants de l’association • assurer la continuité en introduisant le concept de planification de la succession pour assurer le développement des futurs dirigeants • amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du CLUB, le rôle et les responsabilités de ses dirigeants 6
  7. 7. GUIDE DES CLUBS • favoriser la camaraderie au sein du CLUB • favoriser la participation active de chacun dans la vie du CLUB • développer un plan de formation visant à : – assurer la participation des dirigeants de CLUB aux formations de développement personnel assuré par l’association. – fournir une bonne orientation aux nouveaux membres – organiser des séances de formation continue – développer l’aptitude à diriger chez les membres. Les dirigeants de CLUB travailleront en étroite collaboration avec les membres du bureau exécutif de l’association (Consultez le responsable de votre comité pour avoir plus de détails)COMMISSIONS DE CLUB : Les commissions de CLUB sont chargées de mener à bien les objectifs annuels et à long terme du CLUB basés sur les domaines d’action. Les responsables du CLUB en poste, sortant et élu doivent collaborer pour assurer la continuité. Le responsable du CLUB se met d’accord avec les membres de son club pour designer les responsables des commissions et dirige les réunions de planification avant sa prise de fonction. Cinq commissions permanentes sont recommandées : • Administration du CLUB : commission veillant au bon fonctionnement du CLUB et qui est représenté par le Responsable du CLUB • Effectif : commission chargée d’élaborer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. • Image publique : commission chargée d’informer le public sur ING.ENIM et de faire connaître les activités et les actions du CLUB. • Actions : commission planifiant et montant des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de l’ENIMien. • ING.ENIM : commission s’occupant de favoriser un soutien financier à l’association ainsi qu’une participation active à ses programmes. Les CLUBs sont libres de nommer d’autres commissions ou sous-commissions en fonction de leurs besoins. Une commission doit contenir au moins une personne.FORMATION : Les responsables de commission doivent assister à l’assemblée de l’association avant d’entrer en fonction pour pouvoir bénéficier d’une formation particulière selon leurs responsabilités 7
  8. 8. GUIDE DES CLUBSRAPPORTS : Les commissions doivent tenir le responsable du CLUB au courant de leurs activités via un rapport. Le responsable du CLUB doit transmettre les rapports au secrétariat de l’association.GESTION DES FONDS DU CLUB : Au début de chaque exercice fiscal, le CLUB prépare ou fait préparer un budget prévisionnel des dépenses et des recettes escomptées. Une fois approuvé par l’association, ce budget ne peut être dépassé qu’avec son autorisation. Les factures sont payées par le trésorier de l’association. On doit parler de « Dépenses remboursées par ING.ENIM » et non pas de payement de factures On doit aussi mentionner le faite que les ressources d’ING.ENIM proviennent essentiellement des dons de ses membres Aucune dépense, pour quelque objet que ce soit, dépassant l’affectation prévue à cet effet, ne doit être effectuée sans le consentement préalable du président d’ING.ENIM. Si une affectation de fonds a été faite dans un but précis, la somme allouée ne peut être dépensée à une autre fin sans le consentement préalable du bureau exécutif d’ING.ENIM.PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES : Dans le but d’aider les CLUBs et l’association, et de faciliter la communication avec les ING.ENIMiens et sur l’ING.ENIM, le responsable du CLUB collecte un certain nombre de données personnelles sur les CLUBs, les ING.ENIMiens et d’autres personnes dans le monde dont il s’engage à assurer la protection. Des lignes de conduite et procédures internes, revues périodiquement, sont mises en place à cette fin. Le responsable du CLUB respecte quatre règles principales en matière de protection des données personnelles, essentielles au maintien de la confiance entre l’ING.ENIM, ses CLUBs, les ING.ENIMiens et toute autre personne concernée : 1. Ne collecter et n’utiliser d’informations que dans le cadre des opérations administratives essentielles de l’ING.ENIM et en respectant la vie privée des personnes concernées. Conserver uniquement les informations nécessaires au maintien des liens avec les personnes concernées. Ne transmettre ces informations pour toute autre raison qu’avec le consentement de ces personnes ou que si la loi l’exige. 2. Travailler à l’exactitude des données pour permettre au Secrétariat de l’association d’exécuter sa mission. 3. Faire preuve de transparence quant à l’utilisation des données. 8
  9. 9. GUIDE DES CLUBS 4. Enquêter promptement en cas de fuite et prendre les mesures qui s’imposent. Aucune liste de CLUBs, dirigeants ou membres des commissions de CLUB ou ING.ENIMiens ne peut être fournie à une organisation non ENIMienne, sauf pour satisfaire aux exigences légales d’agences gouvernementales, ou sur accord du président d’ING.ENIM, dans le respect des lois applicables. Quiconque désire se procurer la liste des membres d’un CLUB doit en faire la demande auprès du CLUB, ou obtenir de celui-ci qu’il autorise ING.ENIM à la donner. Le secrétariat de l’association peut demander au responsable du CLUB une liste des ING.ENIMiens de son CLUB.RÉUNIONS : Les responsables des CLUBs, Les membres des CLUBs, y compris les responsables de commission, se réunissent pour discuter des projets et des actions du CLUB ainsi que dans un but de formation et d’information. Tous les membres du CLUB sont invités à cette réunion présidée par le responsable du CLUB ou tout autre membre désigné pour l’occasion par le responsable du CLUB. Tout ING.ENIMien peut assister aux réunions de tout CLUB d’ING.ENIM, à l’exception d’un CLUB qui l’a radié pour un juste motif.JOURS, LIEU ET CONVOCATION DES REUNIONS : Chaque CLUB fixe son lieu et date précise de réunion qui doit être nécessairement à l’école nationale d’Ingénieurs de Monastir et qui doit être accessible à tout ING.ENIMien. Les CLUBs doivent s’assurer que leur lieu de réunion est accessible aux personnes à mobilité réduite et les impliquer à leurs activités. Les CLUBs se réunissent aux jours et lieu de leurs choix ou sur convocation du président. Le responsable du CLUB avise les membres du CLUB au moins 3 jours à l’avance, à moins qu’il n’ait été décidé de renoncer à cette formalité. Le CLUB se réunit au moins deux fois par mois. Il lui est également possible de se réunir par conférence téléphonique, Internet ou tout autre moyen de communication. Le CLUB peut décider d’annuler une réunion en cas de jour férié, de décès d’un membre du club, de force majeure ou de conflit armé mettant en danger les membres du club. De plus, il peut annuler au maximum quatre réunions par an, pour des raisons non spécifiées dans ces statuts, sous réserve que le club ne reste pas sans se réunir plus de trois semaines consécutives. 9
  10. 10. GUIDE DES CLUBSDISPOSITION DE LA SALLE : La disposition de la salle peut favoriser la coopération et le travail en équipe. Choisir celle correspondant le mieux aux objectifs de formation, au nombre de participants, au contenu du programme et aux matériels et supports utilisés. SALLE DE CLASSE : Permet à 10 à 150 participants de prendre des notes et de participer aux exercices de groupes. Demande beaucoup d’espace et est recommandée pour les cours magistraux/exposés, présentations et démonstrations. EN U : Cette disposition moins formelle pour les petits groupes (jusqu’à 30) permet aux participants de prendre des notes et favorise la participation. Le modérateur se déplace plus librement. Recommandé pour les discussions facilitées. TABLES RONDES : Agencement surtout adapté pour les groupes de discussion. Dépend du nombre de tables disponibles. Utile lorsqu’une même salle sert pour les séances plénières et les groupes de travail. CONFERENCE/CARRE FERME : Tables formant un grand rectangle, permettant ainsi aux participants de voir tout le monde. Favorise la discussion de groupes inférieurs à 30 personnes. AMPHITHEATRE : Disposition appropriée pour les cours magistraux aux grands groupes ou pour les séances plénières. DEMI-CERCLE : Disposition particulièrement adaptée pour des cours ou des discussions sans prise de notes. Les participants assis au fond de la salle voient mieux et se sentent plus impliqués dans la formation. 10
  11. 11. GUIDE DES CLUBSINVITES AUX REUNIONS DU CLUB : Les CLUBs doivent s’efforcer d’accueillir des invités aux réunions pour faire mieux comprendre aux non-ING.ENIMiens le fonctionnement d’ING.ENIM et ses objectifs. De même, les CLUBs sont encouragés à : 1. accueillir les ING.ENIMiens et leurs conjoints. 2. inviter les étudiants locaux pour se familiariser avec ING.ENIM. 3. accueillir les Anciens de l’association. Pour le cas des invités du domaine professionnel, ING.ENIM met à votre disposition un modèle d’invitation, une Attestation de reconnaissance disponible au secrétariat.PROGRAMME DES REUNIONS DE CLUB : Chaque CLUB doit élaborer le programme de ses réunions en fonction des besoins de sa collectivité. ING.ENIM n’impose aux CLUBs aucun programme ou action spécifique. Il est conseillé aux CLUBs de consacrer certaines réunions, à intervalle régulier, aux affaires courantes et aux actions en cours du CLUB. De même, il est conseillé aux CLUBs de consacrer des réunions exclusivement à l’information ING.ENIMienne et à la formation des membres. Les CLUBs peuvent discuter de questions d’actualité à condition que les discussions soient équilibrées. Un CLUB ne peut se prononcer officiellement sur une question controversée.FRAIS DES INVITES DU DOMAINE PROFESSIONNEL : Il est coutume de prendre en charge les dépenses des invités du domaine professionnel par le CLUB. Le responsable du CLUB doit informer avant au moins une semaine le secrétariat de l’association de ces dépenses.TOLERANCE : Les ING.ENIMiens représentant une multitude de régions, de valeurs, unis par l’idéal de servir autrui, il est évident que la tolérance doit être de rigueur aux réunions.BOISSONS ALCOOLISEES AUX REUNIONS : Il est strictement interdit de servir des boissons alcoolisées lors des réunions ING.ENIMiennes 11
  12. 12. GUIDE DES CLUBSINTERDICTION DE FUMER : Du fait des effets néfastes du tabac sur la santé, les membres et les invités sont encouragés à ne pas fumer lors de réunions et manifestations ING.ENIMiennesREUNIONS AVEC D’AUTRES CLUBS : Sauf autorisation exceptionnelle du président, un CLUB ne peut tenir ses réunions en commun avec d’autres CLUBS d’ING.ENIM.CONDITIONS D’ADHESION : On est membre d’un CLUB d’ING.ENIM à titre individuel, une société ou entreprise ne pouvant être membre d’ING.ENIM. Tout ENIMien a le droit d’adhérer aux CLUBs d’ING.ENIM en payant une somme d’argent fixé à 5 Dinars/ Personne.MEMBRE ACTIF : La classification des membres actifs doit refléter la profession ou l’activité associative effectivement exercée par l’ING.ENIMien. Le responsable du club doit nommer les membres actifs de son club dans le rapport semestriel de ce dernier.ADHESION A D’AUTRES ASSOCIATIONS : Un ING.ENIMien ne peut faire partie d’un autre CLUB ou organisation si cela l’empêche de remplir ses obligations d’ING.ENIMien. Le responsable du CLUB peut radier un membre pour raison valable notamment s’il ne remplit pas ses obligations vis-à-vis du CLUB du fait de son appartenance à une autre association. Tout membre doit dévoiler son appartenance à toute autre organisation.CLUBS MIXTES : Les CLUBs sont encouragés à avoir un effectif mixte. Les responsables des CLUBS doivent promouvoir la mixité dans leurs CLUBs.DÉVELOPPEMENT DE L’EFFECTIF : Le développement de l’effectif comporte trois éléments : le recrutement ou l’incitation, la fidélisation et l’expansion. Pour attirer des membres qualifiés et augmenter la fidélisation, les CLUBs doivent continuer à répondre aux besoins de leurs membres et de leur collectivité, améliorer le programme de leurs réunions et monter des actions qui favoriseront l’implication et satisferont l’intérêt de leurs membres. FACTEURS A CONSIDERER : 12
  13. 13. GUIDE DES CLUBS 1. un responsable de CLUB actif, jouant pleinement son rôle de leader 2. un programme complet d’intégration des nouveaux membres (orientation intronisation et participation aux activités du CLUB) 3. la reconnaissance des membres qui recrutent 4. la fidélisation des membres au travers de la reconnaissance chaque année des CLUBs des membres en expansion par le bureau exécutif. 5. des cotisations raisonnables et une bonne promotion d’ING.ENIM mettant l’accent sur les actions locales ainsi que sur les avantages d’appartenir à ING.ENIM. 6. des relations publiques 7. une commission Effectif forte et soutenue 8. des études de classification pour renforcer l’effectif. De plus, chaque CLUB se doit : 1. d’appliquer pleinement les dispositions ayant trait au développement de l’effectif 2. de suivre les nouvelles à l’ENIM et d’identifier les ING.ENIMiables 3. de veiller à ce que ses actions soient adaptées aux besoins de l’ENIM et de l’ING.ENIM en particulier et d’en faire la promotion 4. de veiller à ce que ses actions intéressent ses membres 5. de monter des actions qui impliquent la participation de chaque membre du CLUB et maintiennent un haut niveau de motivation 6. d’effectuer régulièrement une évaluation des activités du CLUB pour identifier les points à améliorer. En outre, 1. Chaque CLUB doit évaluer le succès de sa politique de développement et de fidélisation, et prendre les mesures qui s’imposent. 13
  14. 14. GUIDE DES CLUBS 2. Le bureau exécutif concentrera ses efforts sur les CLUBs en difficulté.REFLEXION STRATEGIQUE : ING.ENIM met a votre disposition un guide de réflexion stratégique. (Voir annexe) Les CLUBs doivent s’engager dans un processus de réflexion stratégique à long terme et évaluer continuellement son effectif, ses programmes et ses actions en fonction des besoins de sa collectivité et de ses membres. Un CLUB ne peut restreindre arbitrairement son effectif ni manquer à l’obligation de l’accroître.INTRONISATION DES NOUVEAUX MEMBRES : Les CLUBs sont encouragés à • Souhaiter la bienvenue au nouveau membre via le responsable du CLUB. • Présenter chaque nouveau membre ainsi que sa biographie. • Prendre une photo qui sera publiée dans le bulletin du CLUB. • Ecouter les remarques du nouveau membreRELATIONS PUBLIQUES : Responsabilités de l’ING.ENIMien : Chaque ING.ENIMien est censé connaître la mission d’ING.ENIM, ses programmes et ses activités, et se doit de saisir toute occasion de promouvoir les objectifs et les accomplissements d’ING.ENIM dans le cadre de ses contacts personnels et professionnels. Les ING.ENIMiens doivent faire connaître ING.ENIM et les activités de leur CLUB afin de soutenir la croissance d’ING.ENIM et de ses possibilités de service. Responsabilités du CLUB : Chaque CLUB doit : 1. maintenir de bonnes relations avec les médias 2. chercher à faire connaître les actions réussies pour sensibiliser aux objectifs d’ING.ENIM 3. utiliser à cette fin les ressources fournies par ING.ENIM (messages d’intérêt public pour la télévision, la radio et la presse écrite, etc.) 4. encourager les ING.ENIMiens à parler d’ING.ENIM à leurs familles, proches et relations professionnelles 14
  15. 15. GUIDE DES CLUBS 5. faire connaître la mission, les programmes et les activités d’ING.ENIM aux organisations non gouvernementales, dirigeants civiques, groupes de jeunes et autres 6. prendre toutes mesures pour rectifier toute perception négative sur ING.ENIM dans le CLUB et la collectivité qui pourrait nuire à sa réputation et efficacitéRELATIONS PUBLIQUES DEFAVORABLES : En cas d’incident risquant d’avoir des répercussions défavorables pour d’autres CLUBs ou ING.ENIM, le CLUB doit, dès que possible, informer le président pour déterminer la ligne de conduite à suivre. Le vice président des relations internes d’ING.ENIM conseille et seconde les CLUBs pour prévenir et résoudre les problèmes de relations publiques locaux. Le secrétariat d’ING.ENIM doit être contacté si l’incident peut avoir un impact important. Il apporte alors son aide aux CLUBs, tient le président et le secrétariat informés, et les saisit des problèmes relevant de leur compétence.COUVERTURE MEDIATIQUE DES ACTIONS : Chaque CLUB doit entreprendre au moins une action d’intérêt public par an. Ce type de projet représente en effet pour ING.ENIM l’un des plus sûrs moyens de se faire connaître du public. Il est essentiel que les CLUBs se préoccupent d’informer la presse de toute action particulièrement réussie. Le chargé de la communication et des médias chez ING.ENIM mettra à la disposition des responsables de CLUBS la possibilité de : 1. lancer des invitations à des journalistes pour couvrir des évènements jugés importants 2. bénéficier des formations et des discussions réunissant ING.ENIMiens et journalistes 3. participer à des évènements externes.CONFERENCIERS : Les membres du CLUB disposant d’un contact de conférencier pouvant contribué à la formation des ING.ENIMiens sont sollicités de transmettre l’information au vice président externe d’ING.ENIM afin de programmer une ou plusieurs conférences.RADIATION POUR NON ACTIVITE : Le secrétariat général peut radier un CLUB pour non activité s’il ne répond pas, selon lui, aux critères suivants établis l’association : 1. se réunir régulièrement 2. monter des actions répondant aux besoins de ses membres 15
  16. 16. GUIDE DES CLUBS 3. agir dans le respect des statuts et du règlement intérieur d’ING.ENIM 4. fournir des listes de l’effectif dans les délais au secrétariat général 5. résoudre ses conflits internes à l’amiable 6. coopérer avec dirigeants de l’association Le secrétariat général ou le président informent le CLUB au préalable de l’éventualité d’une radiation et l’invite à se justifier. Les dirigeants basent leur décision sur le compte rendu de visite qui leur est fourni par le président.SUSPENSION OU RADIATION POUR NON-RESPECT DES DIRECTIVES DE L’ASSOCIATIONEN MATIERE DE GESTION DES FONDS : Le président de l’association peut suspendre ou radier un club qui conserve comme membre une personne ayant détourné des fonds d’un CLUB ING.ENIM ou ayant manqué aux directives de l’association en matière de gestion des fonds. Le président réintègre tout club suspendu sur preuve qu’il s’est acquitté en totalité de ses obligations financières envers ING.ENIM; qu’il a radié toute personne ayant détourné des fonds du CLUB ou ayant manqué aux règles de gestion de l’association; ou que les questions ayant mené à une mesure disciplinaire ont été résolues. Dans tous les autres cas, si les causes de la suspension n’ont pas été corrigées dans une semaine, Le président radie le club. Un club suspendu par l’association ne bénéficie plus durant la suspension des droits accordés par le règlement intérieurENGAGEMENT POLITIQUE : ING.ENIM et ses CLUBs doivent s’abstenir de toute déclaration politique partisane. Les ING.ENIMiens ne doivent pas faire de déclarations destinées à exercer une pression sur un gouvernement ou les pouvoirs politiques. Cependant, il est du devoir des ING.ENIMiens : 1. de se tenir au courant des développements politiques dans leur région et dans le monde, dans la mesure où ils touchent leur profession et leur domaine d’étude et influent sur la mise en œuvre des objectifs d’ING.ENIM. L’information présentée au sein du CLUB doit être objective et confirmée, et permettre à chaque ING.ENIMien d’arriver à ses propres conclusions. 2. d’être actifs à titre personnel dans tout groupe ou organisation dûment constitué qui lui permette de promouvoir la dignité humaine et le respect des droits de l’Homme. 16
  17. 17. GUIDE DES CLUBSINFORMATIONS SUR ING.ENIM : Les ING.ENIMiens sont encouragés à se rendre sur le site web ou la page/compte Facebook d’ING.ENIM pour s’informer sur les nouveautés et sur les programmes d’ING.ENIM et de ses CLUBS. Ils présentent les dernières activités d’ING.ENIM aux ING.ENIMiens et aux journalistes et fournissent des informations aux prospects et aux nouveaux membres, ainsi que sur le développement de l’effectif, le recrutement et la fidélisation. Dans le cas de la non-disponibilité de l’information souhaitée sur le site officiel d’ING.ENIM ou la page/compte Facebook, les ING.ENIMiens peuvent auprès du chargé de la communication et des médias chez ING.ENIMUTILISATION ET PROTECTION DU LOGO D’ING.ENIM : Les ING.ENIMiens sont encouragés à utiliser le nom d’ING.ENIM et son emblème sur leurs cartes de visite et papier à lettres personnels ou professionnels. Cependant, les ING.ENIMiens ne peuvent utiliser les marques d’ING.ENIM sur leurs articles promotionnels professionnels tels que brochures, catalogues et sites Web. L’utilisation de l’emblème est obligatoire dans les cas suivants, à condition qu’elle soit conforme aux normes prescrites : 1. tout papier à lettres ou imprimé utilisé par les clubs 2. les badges, T-shirt, fanions, décorations et autres imprimés lors des conventions et autres manifestations officielles 3. les panneaux annonçant l’existence d’un évènement 4. courrier électroniqueCODE DE DEONTOLOGIE : ING.ENIM s’engage à assurer la sécurité des participants à ses programmes. Il incombe donc aux ING.ENIMiens, à leurs conjoints et aux bénévoles de faire tout leur possible pour garantir la sécurité des jeunes dans le cadre des activités d’ING.ENIM ainsi que de prévenir les maltraitances physiques, sexuelles ou psychologiques. ING.ENIM ne tolère aucun cas de maltraitance. Toute allégation doit être signalée aux dirigeants de l’association qui mèneront une enquête indépendante et approfondie. Un club doit radier tout ING.ENIMien ayant reconnu, ayant été condamné pour ou ayant été partie à un abus ou harcèlement sexuel. ING.ENIM s’engage à défendre tout ING.ENIMien dans n’importe quel problème ayant un rapport avec l’ENIM. 17
  18. 18. GUIDE DES CLUBSREPRESENTATION DES CLUBS : Il est du devoir de chaque club de participer aux scrutins organisés par l’association en envoyant des délégués ou en se faisant représenter par procuration.ASSIDUITE : Chaque membre doit assister aux réunions ou activités de son club sauf en cas d’empêchement personnel extrême. Pour être considéré comme présent, un membre doit : 1. Assister à au moins 60 % de la réunion ou de l’activité 2. Fournir par la suite une justification acceptable au club, s’il doit s’absenter à l’improviste en milieu de réunionRAPPORTS D’ASSIDUITE : Chaque club envoie au secrétariat un rapport mensuel sur l’assiduité aux réunions ou activité, dans les cinq jours de la dernière réunion ou activité de chaque mois.PUBLICATION DES DECISIONS : Le compte rendu des réunions doit être affiché sur le site ou compte/page d’ING.ENIM dans les 15 jours de la réunion/décision. Les annexes attachées sont communiquées aux membres sur demande, à l’exception de tout document jugé confidentiel par le club.INTERNET : Les clubs utilisant les réseaux sociaux tel que Facebook, Twiter ou autres, doivent nommer leurs profils ou pages suivant le format de désignation officiel du CLUB : « CLUB [NOM] d’ING.ENIM». ING.ENIM met à votre disposition : 1. un spécialiste en matière de traitement d’images pour tout ce qui concerne les photos de profil, photos de couverture et logo 2. une formation en Photoshop au début de chaque trimestre pour vous aider à préparer les affiches de vos évènements 3. une formation en sécurité-Internet pour garantir une communication sécurisé et fiable entre les membres d’ING.ENIMIMPRESSION : Pour toute impression de papier, le club doit informer un des dirigeants de l’association avant au moins une semaine. ING.ENIM prend en charge les frais de tirage des affiches (Format A3) des évènements et des activités des CLUBs 18
  19. 19. GUIDE DES CLUBSMATERIEL : ING.ENIM met à la disposition des clubs tout un matériel sonore pour ses activités. Le responsable du club doit remplir une fiche de demande d’obtention de matériel disponible dans le local de l’association avant une semaine au minimum et ceci dans le but de réserver et de faciliter la tâche de planification. Le responsable du CLUB est garant du maintien en bon état de marche du matériel.BROCHURE : Chaque club doit préparer une brochure de présentation qui sera imprimée et mise en ligne sur le site web de l’association a fin de promouvoir les activités du CLUB.ARCHIVE : Chaque CLUB doit conserver son archive et le soumettre à la fin de l’année au secrétariat de l’association.ORGANISATION D’EVENEMENTS : Chaque CLUB doit consulter le calendrier d’ING.ENIM et tenir compte des dates clés (exemple : Journée national de l’entreprenariat) ainsi que des prévisions météo.ARRET DES ACTIVITES : Chaque CLUB doit suspendre ses activités avant une semaine des examens ou DS. « Cher responsable de CLUB, Il vous revient de diriger votre CLUB et de s’assurer qu’il fonctionne efficacement. » 19
  20. 20. GUIDE DES CLUBS « ENSEMBLE… NOUS IRONS PLUS LOIN ! » www.facebook.com/INGENIMonastir Email : ing.enim.tn@gmail.com Adresse : 20Ecole Nationale d’Ingénieurs de Monastir, Rue Ibn Aljazzar 5000 Monastir

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