Des membres d'équipe responsabilisés, une collaboration renforcée entre les métiers et entre les personnes exerçant la même fonction, une diminution des tensions grâce à une plus grande clarté dans l’attribution des tâches et une plus grande satisfaction des patients : tels sont les bénéfices d'un des projets d'amélioration menés au CHU Dinant Godinne et raconté par Martin Charlier au Lean Tour à Bruxelles. Retrouvez d'autres témoignages de projets Lean sur notre site.

1. Partage d'expérience sur
l'organisation et la répartition
des tâches au sein de
de l’unité 22.
Mme Leroy V, Présenté
par M. Charlier.

2. Plan de la présentation
1. Introduction
2. Présentation US 22
3. Conclusion

3. Unité 22
 Chirurgie vasculaire et thoracique – Urologie
 Département de chirurgie et brancardage
 30 patients
 18,75 ETP
 2 spécialités
 2 équipes médicales différentes
1. Introduction

4. A3: pour répondre à une
question organisationnelle
US22: besoin de clarification et de formalisation
Qui fait quoi de 7h à 15h21?

5. Dilution des responsabilités; Perte de temps
Encadrement lacunaire des étudiants
Tension entre collègues; Frustration en fin de
journée
Beaucoup d’interruptions et d’intermédiaires en
l’absence de référents
Insécurisant et parfois source d’insatisfaction pour
les patients
1. Raison pour agir
• Enquête étudiants: Valérie et Mathilde: en
cours
• Enquête collègues: Virginie et José
Satisfaction moyenne / clarté de qui fait quoi:
4,65/10
• Tableau journée type: Thi et Valérie:
Temps de rapport/J : 6h30’
Coppems : nbre de coppems complétés à 15h21:
51%
Feuille « aide »: pas complétée de façon
systématique
• Interruptions / Intermédiaires:
35 interruptions / jour (AIA et IC ) en moyenne
2. Etat initial
• ↘ temps consacré au rapport de 30%
• ↘ interruptions de 30%
• 100% de complétion de la feuille « aide »
• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi
3. Définition des objectifs
Membresdel’équipe:GROUPE1
Thi,Valérie,Virginie,José,Mathilde,Véronique
Qui fait quoi de 7h à 15h21?
Objectif stratégique: triangles du vrai nord Pilote: V. Leroy Sponsor : O. Callebaut Début: 20 octobre 2014
V1 2012.09
En cours :
• Satisfaction clarté du rôle: Manque de visibilité
de la personne responsable des patients;
transmissions interpersonnes : au coup par
coup; non centralisé ; perceptions individuelles
• Rapport: + feuille aide : structure du document,
souhait de connaître tous les patients de l’unité
, pas de connexion entre rapport et feuille des
aides , manque de temps, oublis , manque 1 PC
( encombrement)
• Dossiers: motivation? Adéquation avec notre
pratique?
4. Analyse des écarts/causes réelles
- Tableau à côté du valrex pour identifier la
personne responsable du patient
- Chaque équipe prend le rapport de son côté
uniquement/ la 10-18 à 10h et pas à 13h
- Modification de la structure du rapport écrit +
extraction automatique des données pour la
feuille des « aides »
- Améliorer feuille de répartition
- Remettre en route « cahier de transmissions»
avec les médecins
- Définir et afficher tâches de chacun
5. Solutions possibles
- Prise du rapport par ½ équipe – A9 à 10h
- Nouvelle structure du rapport
- Tel 6228 (uro) et 6229 (vascu) : systématique +
répertoire
6. Test rapide des propositions
7. PDCA des actions
8. Résultats obtenus
- Importance d’avoir une convergence entre
les attentes de IC et l’équipe / motivation
- Éviter de travailler en trop grand groupes:
travailler avec des relais motivés
- Important de fixer un agenda / se donner
les moyens (horaires)
- Rendre visible l’état d’avancement
9. Leçons apprises
Quoi qd Qui statut

6. « Qui fait quoi de 7h à 15h21? »
US 22
2. US22

7. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Contexte
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant7
Entrées
du matin
Bios
urgentes
Glycémies Picking
IV
Retour
PACU/USI
Transfusion
US 22
Mise en
ordre du
rapport
….

8. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Constat
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant8
• feuille de liaison AS-AL pas mise
à jour de manière systématique
• manque de repas pour les
entrées
• flou concernant la prise en
charge des retours USI, entrées,
…..
• flou dans l’organisation du
travail des stagiaires
• …..
Qui fait quoi?
US 22

9. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
 Constitution d’un Groupe Organisation:
BATISTA José, FIEVET Virginie, MASSET Valérie, TRAN Thi,
VANBESIEN Mathilde,
LEROY Véronique,
CALLEBAUT Olivier
 A3: « Qui fait quoi de 7h à 15h21? »
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant9
US 22 US 22

10. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Raisons pour agir
Dilution des responsabilités
Source d’insatisfaction et d’insécurité pour les patients
Source d’insatisfaction et de frustration pour le personnel
Perte de temps
L’impression d’être souvent interrompues
Encadrement des étudiants non standardisé et non
optimum
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant10
US 22

11. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Évaluation de l’état initial
 Enquête étudiants : pas abouti
 Enquête auprès des collègues :
Taux de satisfaction / clarté du rôle de chacun = 4,65/10
 Évaluation des interruptions AIA - IC:
35 interruptions / matinées
 Pour identifier la personne responsable d’un patient
 pour transmettre un message
 ….
 Tableau: journée-type
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant11
US 22

12. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant12
US 22

13. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Évaluation de l’état initial
 Tableau: journée-type
Mise en évidence de zones rouges
 6h30 / jour consacré aux transmissions orales
heures cumulées pour 3ETP inf. + 2 x 0,75% AS (soit +/- 20%)
 dossiers très peu complétés (51%)
 flou dans l’attribution de certaines tâches
– Retour du PACU, des USI, QO,
– bio urgentes,
– entrées du matin
– Mise à jour de la feuille de liaison AS-AL
– Mise à jour du rapport écrit
– …
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant13
US 22

14. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Objectifs
 Objectifs
• ↘ temps consacré au rapport de 30%
• ↘ interruptions de 30%
• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL
• 80% de satisfaction par rapport à la répartition des tâches.
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant14

15. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Analyses des causes
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant15
US 22

16. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Solutions possibles
 Tableaux
 Répartition des tâches en
fonction du staff présent
 Complété lors de stand-up
 « bulles » = tâches « floues »
 Qui est responsable de ces tâches?
 À quel moment doivent-elles être
réalisées?
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant16
8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30
AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL
7h-7h30
7h-15h21
Rapport
Tours médicaux +
communication des
infos
Tour8h
+
soins
Staff complet
Le nom de la personne désignée doit être
noté sur la feuille de répartition
7h30-8h
8h-8h30
8h30-9h
9h-9h30
9h30-10h
10h-10h30 Rapport (A9 +AL)
10h30-11h
11h-11h30
11h30-12h
12h30-13h Pause
13h-13h30 Picking per os Pause
13h30-14h Rapport
14h-14h30
14h30-15h
7h-12h: paramètres
1 injection si objectif du jour
nursing + objectif du jour
Après la pause:
12h-12h30 Tour de midi
15h-15h21
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Dispatching
Teléphone
Commandes
diverses
Mise à jour mvt P
Vérification des
périmés
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Coppems des
entrées
Mise à jour mvt P
Rangement pharma
Pause
Dossiers
Chariots
Rangement pharma
Entrées si possible
Tours médicaux +
communication des
infos
Tour8h
+
soins
Pause + stand-up
Transferts/sortants
Entretien matériel
Mise à jour Data
Meal
Diner + débarrasser
et cafés
Rapport
Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable
du côté
paramètres, sortants, entrées,
sonnettes, rangement pharmacie
Prise en charge OM
et PM
Soins
Activités de gestion
Activités de gestion
Soins
Glycémies
Picking IV
Aide Picking per os
Soins ponctels
Sotants
Entrées
Commande des
repas
Transferts/sortants
Entretien matériel
Coordination des
soins: organisation
des transferts,
appels divers, …
Diner
Pause
Rapport
Petit-dej
Chariots
By Groupe Organisation1- US22 :
Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,
Olivier
Mise à jour le 4 mai 2015
La feuille "aide" doit
être remise à jour
après le tour uro par
l'AS du soir
Les entrées faites par les étudiants sont
encodées par l'infi du soir responsable du
côté
Bio urgentes
Entréesdu matin
Tarification uro
Checks divers
Accueil étudiants
Retour PACU/ USi
Retour salle d'op/ angio
Transfusion
Encoder les
entrées
Changements
dans rapport
Mise à jour
Feuille "aide"
Mise à jour
Feuille "aide"
Déléguerles
glycémiesà un
étudiantsi possibleNoter nom +
motifd'hospit
desentrées
dans rapport
Répartitiondu
lendemain
US 22

17. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant17
8h- 16h20 7h-12h42 9h54-18h 8h-14h30/10h-16h30
AIA Infirmière-Chef Infirmière Aide-Soignante Infirmière 10-18 AL
7h-7h30
7h-15h21
Rapport
Tours médicaux +
communication des
infos
Tour8h
+
soins
Staff complet
Le nom de la personne désignée doit être
noté sur la feuille de répartition
7h30-8h
8h-8h30
8h30-9h
9h-9h30
9h30-10h
10h-10h30 Rapport (A9 +AL)
10h30-11h
11h-11h30
11h30-12h
12h30-13h Pause
13h-13h30 Picking per os Pause
13h30-14h Rapport
14h-14h30
14h30-15h
7h-12h: paramètres
1 injection si objectif du jour
nursing + objectif du jour
Après la pause:
12h-12h30 Tour de midi
15h-15h21
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Dispatching
Teléphone
Commandes
diverses
Mise à jour mvt P
Vérification des
périmés
Teléphone
Prépa prélévements
divers
Coppems des
entrées
Mise à jour mvt P
Rangement pharma
Pause
Dossiers
Chariots
Rangement pharma
Entrées si possible
Tours médicaux +
communication des
infos
Tour8h
+
soins
Pause + stand-up
Transferts/sortants
Entretien matériel
Mise à jour Data
Meal
Diner + débarrasser
et cafés
Rapport
Etudiants: s'organisent avec l'infirmière responsable
du côté
paramètres, sortants, entrées,
sonnettes, rangement pharmacie
Prise en charge OM
et PM
Soins
Activités de gestion
Activités de gestion
Soins
Glycémies
Picking IV
Aide Picking per os
Soins ponctels
Sotants
Entrées
Commande des
repas
Transferts/sortants
Entretien matériel
Coordination des
soins: organisation
des transferts,
appels divers, …
Diner
Pause
Rapport
Petit-dej
Chariots
By Groupe Organisation1- US22 :
Véronique, Thi, , Valérie, Mathilde, José, Virginie,
Olivier
Mise à jour le 4 mai 2015
La feuille "aide" doit
être remise à jour
après le tour uro par
l'AS du soir
Les entrées faites par les étudiants sont
encodées par l'infi du soir responsable du
côté
Bio urgentes
Entréesdu matin
Tarification uro
Checks divers
Accueil étudiants
Retour PACU/ USi
Retour salle d'op/ angio
Transfusion
Encoder les
entrées
Changements
dans rapport
Mise à jour
Feuille "aide"
Mise à jour
Feuille "aide"
Déléguerles
glycémiesà un
étudiantsi possibleNoter nom +
motifd'hospit
desentrées
dans rapport
Répartitiondu
lendemain
US 22

18. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Solutions possibles
 Autres actions:
Modification de la structure du rapport écrit
Tableau mentionnant le nom de la personne responsable
du patient et le n° de freeset
 Utilisation des freesets :
1 freeset /1/2 couloir
Modification de la feuille de répartition
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant18
US 22

19. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Test des solutions
 En cours depuis le début avril
 Évaluation de l’atteinte des objectifs
• ↘ temps consacré au rapport de 30%
• ↘ interruptions de 30%
• 100% de mise à jour de la feuille de liaison AS-AL
• 80% de satisfaction % clarté de qui fait quoi
Prévue en juin ….
Reportée en septembre
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant19

20. 4. Conclusions
 Leçons apprises
 US 22
 Méthodologie
 Contenu
 US 96
 Communes US22-US96
US 96

21. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22
 Méthodologie
 A facilité un positionnement en tant que « jeune » IC
 Méthode participative
 Réponse à une préoccupation commune de l’équipe et de l’IC
IC n’apporte pas LA solution mais garante de trouver une solution
en équipe
 A permis de résoudre de nombreux irritants
(non inclus dans les stand-up)
 Découverte des personnalités et fonctionnement des
membres du groupe
 Nécessité de travailler avec des relais motivés
 Nécessité de rendre visible l’avancement du projet
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant42
US 22

22. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22
 Contenu : Qui fait quoi?
 Ce projet a permis
 d’amener de la cohérence dans la répartition des
tâches
 de responsabiliser les membres de l’équipe
 de renforcer la collaboration entre les métiers et entre
personnes exerçant la même fonction
 de diminuer les tensions liées au flou dans l’attribution
des tâches
 augmenter la satisfaction des patients et diminuer
l’insécurité
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant43
US 22

23. CHU Dinant Godinne | UCL Namur
Leçons apprises US 22-US 96
 Méthodologie commune US 22-US96
 Traiter une préoccupation de l’équipe
 Implication des membres de l’équipe
 Fédération de l’équipe autour d’un nouveau processus validé
 Plus d’idées!
 Clarifie le rôle et la tâche de chacun
 Permet le recadrage
 Demande de la planification et de la rigueur dans le
respect de l’agenda
 Processus toujours en évolution
Reunion Infirmiers chefs CHU Dinant46
US 22-
US 96

24. Merci de votre attention