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OPTIMISER SON             ENVIRONNEMENT DE                   TRAVAIL13/12/2012       ©OrganiZen – Laure DUFOURG   4
OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE                            TRAVAIL                                          1              ...
OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL05/04/2011    ©OrganiZen – Laure DUFOURG       6
OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL                 Un espace de travail :                 - Sobre           - Aéré           ...
4 ÉTAPES POUR Y PARVENIR         1.   Identifier         2.   Trier         3.   S’équiper         4.   Faire durer13/12/2...
1. IDENTIFIER         > Identifiez ce qui vous sert tous les jours         > Ne gardez que cela sur votre bureau         >...
2. TRIER         Reprenez la pile de ce qui n’avez pas à être sur votre bureau : c’est l’heure            du tri !        ...
3. S’EQUIPER         Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.                          PENSER MOUVEMENTS ...
4. FAIRE DURER         Ranger son bureau chaque soir avant de partir et s’y           tenir pour :         - Partir l’espr...
LA DEMARCHE 5S         « 5S » sont les initiales de 5 mots japonais :         -Seiri : débarras,         -Seiton : rangeme...
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QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE13/12/2012    ©OrganiZen – Laure DUFOURG    16
QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE :                   ECLAIRAGE             • pas de reflet dans l’écran             • pas de l...
ORGANISER SES DOCUMENTSADMINISTRATIFS  ©OrganiZen – Laure DUFOURG
CLASSEMENT                             PHYSIQUE ET INFORMATIQUE         Rôle d’un plan de classement :         > Ordonnanc...
LE PLAN DE CLASSEMENT        En version électronique, il se traduit par une arborescence de fichiers.                     ...
CRÉER SON PLAN DE CLASSEMENT             Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc               pour le me...
QQOQCP13/12/2012    ©OrganiZen – Laure DUFOURG   22
LES DIFFÉRENTS TYPES DE CLASSEMENT         Les types de classement :         - Alphabétique         - Numérique         - ...
LE CLASSEMENT OU L’ART DE                             TRAVAILLER ENSEMBLE         Le « bon » classement n’existe pas dans ...
ACCESSIBLE        > Les dossiers et documents sont bien identifiés :        . stockage physique et informatique : Où est q...
A JOUR - FIABLE         > Tous les documents sont classés.         > Il ne manque pas de documents dans les dossiers (gest...
EPURE         Épurer au fur et à mesure         Dès émission ou réception d’un document, se demander :         - s’il faut...
SYNTHÈSE         - Garder moins pour garder mieux         - Créer son plan de classement en amont selon les           beso...
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Atelier optimiser son espace de travail et ses documents administratifs

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Intervention d'OrganiZen, conseil en organisation personnelle, pour Entreprendre au Féminin Ille-et-Vilaine sur le thème de l'aménagement du poste de travail et la gestion des documents administratifs

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Atelier optimiser son espace de travail et ses documents administratifs

  1. 1. AMÉNAGER SON ESPACE DE TRAVAIL ET OPTIMISER LA GESTION DE SES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS POUR GAGNER EN EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ 13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  2. 2. LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS J’accompagne les indépendants et TPE dans leur organisation quotidienne :  Aménagement fonctionnel des locaux  Assistance administrative  Communication  Conseil en organisation personnelle UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 2
  3. 3. OBJECTIF DE L’ATELIER Quel que soit le statut Quel que soit le contexte Quel que soit le lieu > Se créer un cadre de travail propice à l’efficacité et à la sérénité.13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 3
  4. 4. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 4
  5. 5. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 1 « En entreprise, on perd …… heure(s) par jour à chercher des informations, documents, objets, etc soit 6 …… semaines par an ».13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 5
  6. 6. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 6
  7. 7. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL Un espace de travail : - Sobre - Aéré - Fonctionnel - Propre - Personnalisé - Privatisé13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 7
  8. 8. 4 ÉTAPES POUR Y PARVENIR 1. Identifier 2. Trier 3. S’équiper 4. Faire durer13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 8
  9. 9. 1. IDENTIFIER > Identifiez ce qui vous sert tous les jours > Ne gardez que cela sur votre bureau > Otez tout le reste ADMIREZ : vous avez sous les yeux le strict nécessaire = tout ce qu’il vous faut pour bien travailler13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 9
  10. 10. 2. TRIER Reprenez la pile de ce qui n’avez pas à être sur votre bureau : c’est l’heure du tri ! > Ce qui est cassé, abimé : poubelle > Ce qui n’a pas n’a pas servi depuis « belles lurettes » : poubelle, don ou rangement à sa juste place > Ce qui est en doublon (voir plus) : à remiser dans le placard à fournitures ou ailleurs, > Ce qui vous sert régulièrement, mais pas quotidiennement (ex : les trombones, cartes de visite, scotch…) : rangez-les à proximité en minimisant les mouvements Faîtes la même chose avec votre tiroir à bazar et vos autres rangements13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 10
  11. 11. 3. S’EQUIPER Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement. PENSER MOUVEMENTS Investir dans du matériel performant et adapté, c’est gagner en efficacité. Miser sur le visuel.13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 11
  12. 12. 4. FAIRE DURER Ranger son bureau chaque soir avant de partir et s’y tenir pour : - Partir l’esprit tranquille et passer une bonne soirée/un bon week-end - Etre d’attaque pour commencer la journée du lendemain - Ne pas perdre de temps à chercher13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 12
  13. 13. LA DEMARCHE 5S « 5S » sont les initiales de 5 mots japonais : -Seiri : débarras, -Seiton : rangement, -Seiso : nettoyage, -Seiketsu : ordre -Shitsuke : rigueur La démarche 5S s’applique à tout espace de travail (ateliers et bureaux) et doit permettre de les aménager de façon efficace et durable.13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 13
  14. 14. 5 COMMANDEMENTS DU RANGEMENT Pour organiser objets et documents : 1. Ton nombre de gestes compteras, 2. Des distances te préoccuperas, 3. Tes contenants tu étiquetteras, 4. Pour chaque chose, une place logique découvriras. 5. La catégorie « Divers » tu éviteras, Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 14
  15. 15. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL Sur le bureau : ce qui sert tous les jours uniquement. A portée de main : ce qui sert régulièrement. Ce qui sert occasionnellement : plus loin > Ranger tous les soirs13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 15
  16. 16. QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 16
  17. 17. QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE : ECLAIRAGE • pas de reflet dans l’écran • pas de lumière dans les yeux. • écran perpendiculaire à la fenêtre. • pas directement sous un plafonnier mais entre 2 rangées de luminaires si possible : tamiser la lumière ambiante et ajouter des lampes d’appoint au besoin. • régler la luminosité de l’écran. • nettoyer régulièrement l’écran (et vos lunettes). • préférer un bureau au revêtement clair et mat.13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 17
  18. 18. ORGANISER SES DOCUMENTSADMINISTRATIFS ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  19. 19. CLASSEMENT PHYSIQUE ET INFORMATIQUE Rôle d’un plan de classement : > Ordonnancer les composantes d’un dossier > Ranger matériellement les objets d’information : leur localisation dans un contenant et à une adresse bien définis. > Organiser intellectuellement les informations13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 19
  20. 20. LE PLAN DE CLASSEMENT En version électronique, il se traduit par une arborescence de fichiers. Eviter les trop grandes « profondeurs » xxx 3 à 4 niveaux maximum xxx xxx xxx … … …13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 20
  21. 21. CRÉER SON PLAN DE CLASSEMENT Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc pour le mettre en place en fonction de son utilisation. QQOQCP13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 21
  22. 22. QQOQCP13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 22
  23. 23. LES DIFFÉRENTS TYPES DE CLASSEMENT Les types de classement : - Alphabétique - Numérique - (Alpha numérique) - Chronologique - Thématique Les différents types de classement : avantages & inconvénients13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 23
  24. 24. LE CLASSEMENT OU L’ART DE TRAVAILLER ENSEMBLE Le « bon » classement n’existe pas dans l’absolu. Un classement est « bon » quand chacun y retrouve seul ce qu’il cherche. Pour cela le classement doit être : > Accessible > A jour > Épuré > Fiable13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 24
  25. 25. ACCESSIBLE > Les dossiers et documents sont bien identifiés : . stockage physique et informatique : Où est quoi ? . mettre l’accent sur le visuel : signalétique, titre / sous titres sur les chemises, informations de référence dans le document même (nom de l’auteur, date de création, date de dernière modification, nom du fichier, emplacement)… > Les noms de dossiers et fichiers sont explicites : Ex : NomDuDossier_DateAAAA-MM-JJ-TypeDeDocument_Version Ex : Annee-N DeDossier-NomDuDocument-Version sans caractère accentué, ni ponctuation, ni espace > Un plan de classement explique la méthode : il est le même en version papier et électronique (mails et favoris compris).13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 25
  26. 26. A JOUR - FIABLE > Tous les documents sont classés. > Il ne manque pas de documents dans les dossiers (gestion des emprunts). > Intégrité du document (compléter les propriétés du document).13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 26
  27. 27. EPURE Épurer au fur et à mesure Dès émission ou réception d’un document, se demander : - s’il faut le garder (exemple mails, brouillons, doublons, versions intermédiaires…) - si oui, sous quelle forme : papier, informatique et pourquoi ? « Garder moins pour garder mieux »13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 27
  28. 28. SYNTHÈSE - Garder moins pour garder mieux - Créer son plan de classement en amont selon les besoins à venir - Pas de rubrique Divers - Un temps de classement tous les jours13/12/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 28

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