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MIEUX GÉRER SON TEMPS
ET SES PRIORITÉS
CONCEPTS ET BOÎTE À OUTILS POUR MANAGER DÉBORDÉ
Enovela
Conseil en transformation numérique
et accompagnement de projets
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
2
SOMMAIRE
1- DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS
•  Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
•  Évaluer les risques d’éparpillement liés à son environnement : les chronovores
•  Identifier ses sources d’inefficacité et ses faiblesses dans la gestion des priorités
•  Partager les bonnes pratiques personnelles
•  Clarifier ses contraintes et identifier ses marges de manœuvre 
2- METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS
•  Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités
•  Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels
•  Identifier ses activités à haute valeur ajoutée
•  Passer du temps subi au temps choisi avec la matrice d'Eisenhower : distinguer essentiel, importance,
urgence et bâtir sa matrice des priorités 
3- TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON EMPLOI DU TEMPS
•  Mettre en place des objectifs SMART et élaborer un planning
•  Définir sa semaine type et utiliser la méthode NERAC au quotidien
•  Savoir dire « non » et savoir déléguer
•  Savoir donner le « bon niveau de reporting » à son encadrement direct
•  Savoir remonter les alertes au bon moment et à la bonne personne

4- POUR ALLER PLUS LOIN
•  Livres et ouvrages complémentaires
•  Un outil collaboratif web pertinent : intraknow®, pour le pilotage et la coordination des plans d’actions et des
tâches de chacun
……………………………………………. P6
……………………………………………. P7
…………………. P8

……..……………..……………..…………………..…………. P11
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
3
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
4
INTRODUCTION
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Facile à dire mais pas facile à faire !… Vraiment ?

Il paraît effectivement difficile de pouvoir perdre du temps aujourd’hui. Nous nous impliquons
dans plusieurs projets au travail, devons y être de plus en plus efficaces, pour générer de plus
en plus d’opportunités, tout en menant des vies personnelles bien remplies ! Le temps est
devenu un luxe. Ajoutez à cela la réunion qui tombe à 18h, le coup de téléphone qui vient
chambouler le planning de la journée (voire notre semaine !), la demande urgente du patron …
voilà … vous êtes débordé !

Ce dossier ne contient peut-être pas la la formule magique qui vous rendra invisible (et donc
moins perturbable !) mais il contient quelques clés pour décrypter vos modes de fonctionnement
au travail et quelques bonnes pratiques pour vous aider à mieux gérer vos priorités et votre
temps.

Nous avons même pensé à quelques exercices simples pour vous mettre en situation et vous
aider à faire un premier bilan. 

Bonne lecture !
Il faut parfois savoir perdre du temps pourgagner en efficacité dans son activité quotidienne ...
5
Pas le temps, j’ai une
bataille à gagner !
PARTIE 1 - DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps

Afin d’identifier les bons leviers d’optimisation de son temps
et d’amélioration de la gestion des priorités, il est primordial
de bien se connaître et de bien connaître son rapport au
temps. 
Il existe 2 visions du temps qui passe : une ligne qui file,
comme une autoroute sur laquelle on avance (en mode
«  découverte  ») , ou une roue qui tourne sans s’arrêter,
années après années (construction du soi au travers des
tâches récurrentes). 
L’une n’est pas meilleure que l’autre mais appréhender son
rapport au temps vous permettra de vous comprendre un
peu plus.
j
m
année
Les chronovores : pertes de temps liées aux autres

Apprenez à détecter les sources extérieures qui semblent
nuire à votre efficacité (le téléphone, le mail, le manque de
ponctualité de vos collègues, leur manque d’autonomie ou de
communication, la réunionnite aiguë, les rôles mal définis, les
priorités non négociées, etc.). 



Les chronovores : pertes de temps liées à soi-même

Le problème ne vient pas toujours des autres ! Êtes-vous
suffisamment organisé, estimez-vous correctement le temps
à passer sur une tâche, savez-vous déléguer, anticiper, dire
non, dire je ne sais pas ou tirer les leçons de vos erreurs.
En groupe, partagezles bonnes pratiquespersonnelles, clarifiez lescontraintes et identifiezses marges demanœuvre
Identifier ses forces et ses faiblesses dans la gestion des priorités

Sans se juger trop sévèrement, il est important de pouvoir
identifier ses forces et ses faiblesses pour améliorer son
efficacité. Vous pourrez ensuite les regrouper en familles et
identifier plus facilement vos axes d’amélioration…
Exercice à la maison : 
Prenez 5 min devant une feuille blanche et dessinez votre
roue ou votre ligne, au regard des évènements passés ces
dernières années et ceux devant arriver dans les prochains
mois
Exercice à la maison : 
Devant une feuille blanche, identifiez les éléments qui semblent
nuire à votre travail, ceux qui contribuent à en améliorer la qualité
et regroupez les en « familles »
Priorités#
par claires
Priorités claires#
mais non respectées
Mauvaise#
organisation#
personnelle
Freins personnels
Contradiction avec#
les priorités d’autres#
secteurs
Faiblesse dans la#
gestion des#
priorités
Mission#
mal définie
Pas de#
hiérarchisation
Actions à mener#
mal identifiées
Perfectionnisme
Eparpillement
Ne sait pas#
dire non
Tendance à #
remettre à plus tard#
(procrastination)
Ne demande#
pas d’aide
Insuffisances de#
rangement/classement
Pas de#
planification
Visiteurs #
imprévus
Manque#
d’autodiscipline
Interruptions#
fréquentes
Pression#
de l’urgence
6
PARTIE 2 - METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités et
se centrer sur sa valeur ajoutée

Quelle est ma fiche de poste, sur quoi m’attend-on ? Quelles sont
mes valeurs ?

La matrice d’Eisenhower 
	
Cette méthode a été suggérée par Dwight D. Eisenhower, 34ème
président des Etats-Unis d'Amérique. Eisenhower aurait un jour
déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est
urgent rarement important". Partant cette idée la matrice a pour but
d’aider à prioriser objectivement les tâches.

La matrice comprend quatre zones :
A.  Les activités importantes et urgentes (tâches à exécuter
immédiatement et soi-même)
B.  Les activités importantes mais peu urgentes (tâches pour
lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer)
C.  Les activités urgentes mais peu importantes (tâches à
exécuter soi même ou à déléguer rapidement)
D.  Les activités inutiles (tâches à abandonner)



Les 12 commandements de la vie au travail

1.  Retrouvez des moments de calme et de recul.
2.  Affirmez vos choix
3.  Etablissez clairement des priorités
4.  Cernez l’essentiel, simplifiez 
5.  Maitrisez votre tendance à remettre à plus tard 
6.  Ménagez du temps pour l’imprévu 
7.  Concentrez-vous sur une chose à la fois 
8.  Notez, regroupez 
9.  Triez, jetez, classez, archivez 
10.  Déléguez le plus possible
11.  Systématisez la réalisation des tâches
récurrentes
12.  Alternez période d’activité et phase de
récupération 

Exercice à la maison : 
Dessinez cette matrice et intégrez toutes les tâches que vous
pensez avoir à réaliser cette semaine, ou ce mois
STRATEGIE

•  Définir la vision
•  Clarifier les valeurs
•  Lancer des projets
•  Fixer des objectifs SMART
•  Analyser et résoudre les dysfonction.
INTERVENTION A FORTE#
VALEUR AJOUTEE

•  Gérer des crises ou des problèmes
pressants
•  Piloter les projets échéancés
•  Mener des entretiens ou réunions-clés
ROUTINE

•  Simplifier, regrouper, systématiser les
micro-tâches
•  Se tenir à jour des « corvées »
•  Identifier ses chronovores
•  Fixer des règles
•  S’auto-discipliner sur les activités de 
« fuite »
ACTIVITES A MOINDRE#
VALEUR AJOUTEE

•  Planifier
•  Déléguer, Dire non
•  Réduite la durée et la fréquence
•  Gérer les interruptions
•  Négocier des alternatives
URGENT	PEU URGENT	
IMPORTANT	PEUIMPORTANT	
A
B
D
 C
7
La délégation est un processus d’apprentissage nécessitant le co-investissement et la co-responsabilité du manager et de son collaborateur
•  Clarifiez la délégation de façon SMART : définissez une mission spécifique, mesurable, attractive,
réalisable, délimitée dans le temps 
•  Choisissez le délégataire en fonction de 3 critères : son niveau de compétences, son degré de
motivation, sa maturité à assumer une responsabilité nouvelle, voire supplémentaire 
•  Transférez le niveau d’autorité à décider et à agir en conséquence 
•  Fournissez les explications et la formation requises 
•  Assurez le suivi et le soutien nécessaires (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un référent) 
•  Faites le bilan de l’expérience : les aspects positifs, les difficultés, les axes d’amélioration 
•  Tirez-en les enseignements et sachez anticiper les futures délégations
PARTIE 3 - TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON
EMPLOI DU TEMPS
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Mettre en place des objectifs SMART

La méthode SMART permet de clarifier le plus possible un
objectif. Il doit être à la fois : Spécifique – Mesurable –
Atteignable (ou Attractif) – Réaliste - Temporel (dans le temps).
Idéalement il peut également être « Ecologique »
Les caractéristiques d’une action à réaliser

D’une manière générale, il faut garder en tête qu’une action est
soit «  à faire  », soit «  à déléguer  », soit «  à reporter, soit «  à
refuser »
Savoir élaborer un planning, les étapes à respecter


Les chiffres clés d’un planning projet

2priorités par jour en lien avec les projets stratégiques

1,5coefficient multiplicateur pour évaluer la charge avec une
marge de sécurité́ 

1heure pour soi sans interruption mais pas nécessairement en
continu (réflexion – concentration – récupération) 

0,730% du temps flexible pour les imprévus et 70% du
temps planifié 
Fixer des objectifs pour un période
donnée
Dresser une liste des activités à prévoir
Hiérarchiser les priorités
Décider le traitement de chaque activité
Evaluer le temps de réalisation
Fixer l’échéance du rendu
S’organiser
SMART	
Liste «  à faire »	
Degré 1/2/3	
A-B-C-D	
Coef. 1,25/1,5	
Date précise	
Priorités des autres	
8
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Vérification minute d’une priorité

Importance / Enjeux : Quelles seraient les conséquences si on
ne le faisait pas ? (par rapport au client, aux équipes, à moi-
même)
Urgence / échéance : Quelles seraient les conséquences si on
ne respectait pas le délai demandé ? Est-ce possible de
négocier une alternative ?
Fonction / Faire ou Faire Faire : s’agit-il d’une de mes missions
essentielles ? Est-ce là que mes compétences sont le mieux
exploitées ?
La méthode NERAC au quotidien

Noter : listez tout ce qu’il faut faire

Estimer : évaluez le temps probable

Réserver : ménagez une marge de sécurité

Arbitrer : distinguez importance/urgence/fonction

Contrôler : mesurez le temps effectif
Gérer une interruption

Savoir dire NON : le réflexe OREC

•  Avoir un Objectif clair et le poursuivre avec une
détermination infaillible 
•  Donner des Raisons claires (professionnelles) qui
expliquent l’objectif et balisent les limites 
•  du possible (« dire non à la demande ») 
•  Ecouter et prendre en compte la position de l’autre en la
reformulant (« dire oui à la 
•  personne ») 
•  Conclure sur un compromis gagnant/gagnant (négociation
d’alternatives) 
Le reporting adapté, c’est savoir remonter à son encadrement le « juste niveaud’information », au bon moment et suivant un format partagé

 •  Planvol : évolutions en cours
•  Comet Chat en test intraoop
•  Actions INFRA (capistrano, redémarrage serveurs…)
•  CHT suivi financier
•  Site internet instable ! résolu
•  MEL LTX demo + COMMUNE WOLUWE-ST-LAMBER
•  Evols Carrefour
•  Versionning C&P : Conception NCOA OK
Principales réalisations de la semaine
•  Planvol
•  Infra (tps de rep, supervision,
mise en place BDD pour BI)
•  Alignement des BDD sur Default
•  Préparation split VSC
•  Documentation technique
•  Réunions Codir Nissan
Travaux prévus en S+1
Avancement des chantiers de la direction
Demandes d’arbitrage :
•  Comment avoir un module DEMANDE générique ! à
partir du ex-hstv
Planification des prochaines réunions :
Alertes :
•  Décalage de certains sujets en septembre : branche
RH saltel, trombi, Saltel évols P2-P3

Indicateurs :
•  Charge planifiée projets client et infra planifiées (hors
plan produit et support) = 124j
•  (15 en aout, 109 en sept.-oct.) ! %occupation =
100% an aout, 100% en sept (qui devrait s’étaler sur
oct. à cause du support), xx% en oct.
Divers
Chantiers Situation Tendance Avancement Alerte / commentaire Prochain jalon clé
Organisation et
planification
Recrutement d’un acteur en
alternance + fiches de postes
Documentation /
Gestion de config
Document de gestion de conf et de
description infra
Tests et validation Systématiser les plans de tests
Livraison & mise en
ligne
Mise en place de tests
systématiques lors de MEL
Fichier de demande complet
Infra
Plantage serveur, Analyse des tps
de rep Zend
Support N1 & 2
Note d’orga du support, Erwan en
support
Sécurité
Plan de charge
Situation Tendance Projets clients
CT Clients satisfaits, Décalage saltel,
MT
sogeval, nissan, vsc, saisie tps, saltel
RH, Saltel (validation activité), Davi,
VSC, Gestion des idées Terrena, CHT
TC2, pasteur
LT ! Voir plan produit
Passez le temps nécessaire avec votre hiérarchie pour
construire ensemble le reporting adéquat pour lui
permettre de suivre facilement l’avancement des projets
(sans avoir à vous solliciter trop souvent). Vous pourrez
organiser des points spécifiques sur certains sujets.

Essayez d’intégrer au maximum les indicateurs de suivis
de votre encadrement pour leur permettre plus facilement
de mesurer l’atteinte de leurs objectifs

Un reporting hebdomadaire ou mensuel simple peut se
composer des sections suivantes :
•  Principales réalisations de la semaine
•  Travaux prévus en S+1
•  Point sur le plan de charge de l’équipe
•  Divers besoins de coordination avec d’autres acteurs
et demandes d’arbitrage
•  Avancement des chantiers de fond (situation,
tendance, avancement, alertes, prochains jalons clés)
Exemple de reporting, utilisé lors d’une revue hebdomadaire en CODIR	
Se rendre disponible pour accueillir la
demandes
Écouter, reformuler, valider la demandes
Poser 1 ou 2 questions pour clarifier le besoin
à satisfaire
Négocier une solution satisfaisante pour toutes
les parties prenantes
Contractualiser les engagements réciproques
et le plan d’action à mettre en œuvre 
9
OÙ EN ÊTES VOUS ?
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
Quels sont mes axes personnels de progrès au quotidien ?

¨ Clarifier ses priorités
¨ Examiner et analyser l’utilisation de son temps
Consacrer plus de temps au moyen et au long termes
Mieux distinguer l’important de l’urgent
¨ Faire des listes d’actions à réaliser
¨ Caractériser l’importance de ces actions
¨ Mieux planifier la semaine, la journée
¨ Mieux évaluer la durée de chaque activité planifiée
Faire en premier ce qui est important
¨ Réserver des séquences de travail sans interruption
Ménager 30% du temps pour l’imprévu
Quels sont les axes de progrès de fonctionnement collectif ?

¨ Le partage des priorités stratégiques
¨ La coopération et la coordination transversale L’optimisation
des réunions (nombre, durée, compte-rendu) 
¨ L’utilisation de la messagerie
¨ L’usage du téléphone
¨ Le système de partage de l’information
¨ Les revues de projet et les points d’avancement
L’anticipation des variations de charge
¨ La réduction des déplacements
¨ Les modes de travail à distance
¨ La gestion de ses priorités avec celles des autres
¨ L’analyse et la résolution des dysfonctionnements 
Exercice à la maison : 
Identifiez, en cochant les cases ci-dessus, les opportunités d’amélioration sur lesquelles vous pensez avoir un rôle à jouer
(personnel ou pour l’organisation collective de votre entreprise)
UN DERNIER OUTIL MALIN : LA SEMAINE TYPE
Quelle sont les activités principales de vos 4 dernières
semaines ? Quelles sont les actions récurrentes ? Les
sollicitations extérieures ? …
Les activités de mes dernières semaines
 Urgente
 Pas urgente
 Important
Moins
important
En règle générale, ces sujets
sont traités de manière…
… et ces sujets sont
jugés comme étant …
Organiser son travail suivant une semaine type

Une fois ce travail d’analyse de votre activité
hebdomadaire fait, il faut pouvoir regrouper les
activités par demi-journées et prévoir de travailler sur
ces activités uniquement sur ces demi-journées.

Par exemple : prévoir les relances commerciales
uniquement les mardis matins et jeudis matins (et ne
pas s’engager auprès d’un prospect à revenir vers
lui un lundi, autant que possible)
Analyser sa semaine de travail
Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2
Chiffrage'/'Maquettage'Prospect Test'/'accompagnement Plan'Produit
Chiffrage'/'Maquettage'Client SFG'/'SFD Management'/'Coordination
Documentation'/'Communication
ME
JE
VE
Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit
LU
MA
10
POUR ALLER PLUS LOIN
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
11
Quelques lectures
Dans la même logique, ce livre vous « présente différentes méthodes de gestion du temps et leurs grands
principes. Il vous donnera une vision globale afin que vous mettiez en pratique la ou les méthodes qui vous
conviennent le mieux. Vous découvrirez ainsi « la méthode Getting Things Done », « la méthode Zen To Done »,
« la matrice d'Eisenhower », « la méthode NERAC », « la méthode Pomodoro », « la méthode Coupe-tranche à
formage », « la loi Pareto » »

Auteur : Dorian Vallet
« La procrastination, vous connaissez ? Tendance à remettre au lendemain les tâches que vous pourriez
réaliser maintenant, la procrastination est un mal qui nous concerne tous : 
•  Le perfectionniste, qui reporte indéfiniment la réalisation de ses projets tant qu’il n’est pas satisfait à 100%. 
•  La personne qui par manque de confiance en elle, n’ose pas passer à l’action 
•  La personne qui, débordée de travail, ne sait plus où donner de la tête et manque de temps pour réaliser ses
objectifs. 
•  La personne ne savant pas hiérarchiser ses tâches et n’arrive pas à se décider par quoi commencer. »

Auteur : Martin Kurt
Et les outils collaboratifs dans tout ça ?

À l’ère du numérique, comment ne pas penser utiliser une application pour vous aider à mieux vous organiser, gagner du temps et
gérer ses priorités ? Nous avons tous notre liste de tâches sur notre téléphone ou dans notre agenda. Mais comment optimiser
l’organisation de son travail sans parler « collaboratif » ? Vous trouverez sur le web beaucoup d’outils et d’applications, gratuits ou
payants, qui répondront à un certain niveau de besoin de collaboration : à vous de faire votre marché et de trouver la solution qui
saura plaire, à vous et à vos collègues (l’optimisation de son travail passe par l’optimisation du travail de tous !).

J’aimerais mettre en avant un outil collaboratif que j’utilise au quotidien#
et qui me semble pertinent sur le sujet évoqué dans ce document :
•  Application web et donc accessible partout (navigateur web et mobile)
•  Ergonomie sympa et appropriation simple pour tout le monde
•  Centralisation des informations, news d’entreprise, documents clés, veille, …
•  Planification de plans d’actions et de tâches pour moi et mes collègues
•  Rappel quotidien par mail des tâches prioritaires à réaliser
•  Planification et pilotage des réunions
•  Messagerie instantanée (moins de mail), forum de discussion
•  Annuaire enrichi pour mieux connaître les compétences de chacun
GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise
12
A découvrir également 

Notre point de vue / livret blanc sur la déclinaison de la stratégie
d’entreprise au quotidien : comment définir sa cible personnelle et
collective à 3 ans ? Comment construire une trajectoire réaliste,
composées de jalons clés sur les grands chantiers définis ?
Comment décliner les premiers jalons de chaque chantier en vrais
plans d’actions opérationnels, mobilisant et responsabilisant un
maximum d’acteurs dans l’entreprise ?
A PROPOS D’ENOVELA

Des méthodes éprouvées, mises en œuvre par des consultants expérimentés, supportées par des outils collaboratifs
finement sélectionnés.

Au travers de 3 types de prestations, indépendantes mais complémentaires, nos consultants-experts répondent aux
besoins des PME souhaitant intégrer le numérique et le digital au cœur de leur projet d’entreprise 

•  Nous auditons vos usages du numérique autour de vos ressources clés que sont vos collaborateurs et vos clients
•  Nous vous aidons à définir votre nouvelle stratégie numérique et la trajectoire à mettre en œuvre
•  Nous vous accompagnons dans la mise en place de vos projets de transformation autour de solutions innovantes
#


UNE OFFRE DE SERVICES ARTICULÉE AUTOUR DE 3 AXES MAJEURS

Analyse 360° de vos usages du numérique : excellence collaborateurs et clients
•  Audit des comportements de l’entreprise auprès des acteurs clés de son écosystème, à savoir ses clients et ses
collaborateurs
•  Analyse des forces et des faiblesses tout au long du parcours client et définition d’un plan d’action excellence
client
•  Analyse du parcours collaborateur et définition d’un plan d’action excellence collaborateur

Conseil en transformation numérique : cible et trajectoire
•  Séminaires de redéfinition de la cible, la trajectoire et des plans d’actions à lancer ou renforcer
•  Accompagnement des équipes managériales dans la mise en œuvre de la conduite du changement associée aux
nouvelles pratiques
•  Stratégie d’évolution de la cartographie du système d’information liée aux nouveaux outils à mettre en œuvre 

Pilotage de projets innovants et mise en œuvre de solutions logicielles
•  Mise en place d’une démarche de gestion de portefeuille afin de piloter l’ensemble des projets lancés ou à lancer
•  Pilotage en direct de certains projets numériques complexes tels que le développement d’outils métiers
spécifiques
•  Sélection d’outils collaboratifs parmi un panel de logiciels référencés par nos experts
@ENOVELA–juillet2014
CONTACT
#
Loïc DEFFAINS, dirigeant et consultant
loic.deffains@enovela.fr
Enovela
Conseil en transformation numérique
et accompagnement de projets

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Mieux gérer son temps et ses priorités, concepts généraux et boîte à outils pour manager débordé

  • 1. MIEUX GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS CONCEPTS ET BOÎTE À OUTILS POUR MANAGER DÉBORDÉ Enovela Conseil en transformation numérique et accompagnement de projets
  • 2. GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise 2
  • 3. SOMMAIRE 1- DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS •  Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps •  Évaluer les risques d’éparpillement liés à son environnement : les chronovores •  Identifier ses sources d’inefficacité et ses faiblesses dans la gestion des priorités •  Partager les bonnes pratiques personnelles •  Clarifier ses contraintes et identifier ses marges de manœuvre 2- METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS •  Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités •  Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels •  Identifier ses activités à haute valeur ajoutée •  Passer du temps subi au temps choisi avec la matrice d'Eisenhower : distinguer essentiel, importance, urgence et bâtir sa matrice des priorités 3- TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON EMPLOI DU TEMPS •  Mettre en place des objectifs SMART et élaborer un planning •  Définir sa semaine type et utiliser la méthode NERAC au quotidien •  Savoir dire « non » et savoir déléguer •  Savoir donner le « bon niveau de reporting » à son encadrement direct •  Savoir remonter les alertes au bon moment et à la bonne personne 4- POUR ALLER PLUS LOIN •  Livres et ouvrages complémentaires •  Un outil collaboratif web pertinent : intraknow®, pour le pilotage et la coordination des plans d’actions et des tâches de chacun ……………………………………………. P6 ……………………………………………. P7 …………………. P8 ……..……………..……………..…………………..…………. P11 GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise 3
  • 4. GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise 4
  • 5. INTRODUCTION GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Facile à dire mais pas facile à faire !… Vraiment ? Il paraît effectivement difficile de pouvoir perdre du temps aujourd’hui. Nous nous impliquons dans plusieurs projets au travail, devons y être de plus en plus efficaces, pour générer de plus en plus d’opportunités, tout en menant des vies personnelles bien remplies ! Le temps est devenu un luxe. Ajoutez à cela la réunion qui tombe à 18h, le coup de téléphone qui vient chambouler le planning de la journée (voire notre semaine !), la demande urgente du patron … voilà … vous êtes débordé ! Ce dossier ne contient peut-être pas la la formule magique qui vous rendra invisible (et donc moins perturbable !) mais il contient quelques clés pour décrypter vos modes de fonctionnement au travail et quelques bonnes pratiques pour vous aider à mieux gérer vos priorités et votre temps. Nous avons même pensé à quelques exercices simples pour vous mettre en situation et vous aider à faire un premier bilan. Bonne lecture ! Il faut parfois savoir perdre du temps pourgagner en efficacité dans son activité quotidienne ... 5 Pas le temps, j’ai une bataille à gagner !
  • 6. PARTIE 1 - DIAGNOSTIC PERSONNEL DE SA GESTION DU TEMPS GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps Afin d’identifier les bons leviers d’optimisation de son temps et d’amélioration de la gestion des priorités, il est primordial de bien se connaître et de bien connaître son rapport au temps. Il existe 2 visions du temps qui passe : une ligne qui file, comme une autoroute sur laquelle on avance (en mode «  découverte  ») , ou une roue qui tourne sans s’arrêter, années après années (construction du soi au travers des tâches récurrentes). L’une n’est pas meilleure que l’autre mais appréhender son rapport au temps vous permettra de vous comprendre un peu plus. j m année Les chronovores : pertes de temps liées aux autres Apprenez à détecter les sources extérieures qui semblent nuire à votre efficacité (le téléphone, le mail, le manque de ponctualité de vos collègues, leur manque d’autonomie ou de communication, la réunionnite aiguë, les rôles mal définis, les priorités non négociées, etc.). Les chronovores : pertes de temps liées à soi-même Le problème ne vient pas toujours des autres ! Êtes-vous suffisamment organisé, estimez-vous correctement le temps à passer sur une tâche, savez-vous déléguer, anticiper, dire non, dire je ne sais pas ou tirer les leçons de vos erreurs. En groupe, partagezles bonnes pratiquespersonnelles, clarifiez lescontraintes et identifiezses marges demanœuvre Identifier ses forces et ses faiblesses dans la gestion des priorités Sans se juger trop sévèrement, il est important de pouvoir identifier ses forces et ses faiblesses pour améliorer son efficacité. Vous pourrez ensuite les regrouper en familles et identifier plus facilement vos axes d’amélioration… Exercice à la maison : Prenez 5 min devant une feuille blanche et dessinez votre roue ou votre ligne, au regard des évènements passés ces dernières années et ceux devant arriver dans les prochains mois Exercice à la maison : Devant une feuille blanche, identifiez les éléments qui semblent nuire à votre travail, ceux qui contribuent à en améliorer la qualité et regroupez les en « familles » Priorités# par claires Priorités claires# mais non respectées Mauvaise# organisation# personnelle Freins personnels Contradiction avec# les priorités d’autres# secteurs Faiblesse dans la# gestion des# priorités Mission# mal définie Pas de# hiérarchisation Actions à mener# mal identifiées Perfectionnisme Eparpillement Ne sait pas# dire non Tendance à # remettre à plus tard# (procrastination) Ne demande# pas d’aide Insuffisances de# rangement/classement Pas de# planification Visiteurs # imprévus Manque# d’autodiscipline Interruptions# fréquentes Pression# de l’urgence 6
  • 7. PARTIE 2 - METTRE LE TEMPS AU SERVICE DE SES PRIORITÉS GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités et se centrer sur sa valeur ajoutée Quelle est ma fiche de poste, sur quoi m’attend-on ? Quelles sont mes valeurs ? La matrice d’Eisenhower Cette méthode a été suggérée par Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis d'Amérique. Eisenhower aurait un jour déclaré: "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important". Partant cette idée la matrice a pour but d’aider à prioriser objectivement les tâches. La matrice comprend quatre zones : A.  Les activités importantes et urgentes (tâches à exécuter immédiatement et soi-même) B.  Les activités importantes mais peu urgentes (tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer) C.  Les activités urgentes mais peu importantes (tâches à exécuter soi même ou à déléguer rapidement) D.  Les activités inutiles (tâches à abandonner) Les 12 commandements de la vie au travail 1.  Retrouvez des moments de calme et de recul. 2.  Affirmez vos choix 3.  Etablissez clairement des priorités 4.  Cernez l’essentiel, simplifiez 5.  Maitrisez votre tendance à remettre à plus tard 6.  Ménagez du temps pour l’imprévu 7.  Concentrez-vous sur une chose à la fois 8.  Notez, regroupez 9.  Triez, jetez, classez, archivez 10.  Déléguez le plus possible 11.  Systématisez la réalisation des tâches récurrentes 12.  Alternez période d’activité et phase de récupération Exercice à la maison : Dessinez cette matrice et intégrez toutes les tâches que vous pensez avoir à réaliser cette semaine, ou ce mois STRATEGIE •  Définir la vision •  Clarifier les valeurs •  Lancer des projets •  Fixer des objectifs SMART •  Analyser et résoudre les dysfonction. INTERVENTION A FORTE# VALEUR AJOUTEE •  Gérer des crises ou des problèmes pressants •  Piloter les projets échéancés •  Mener des entretiens ou réunions-clés ROUTINE •  Simplifier, regrouper, systématiser les micro-tâches •  Se tenir à jour des « corvées » •  Identifier ses chronovores •  Fixer des règles •  S’auto-discipliner sur les activités de  « fuite » ACTIVITES A MOINDRE# VALEUR AJOUTEE •  Planifier •  Déléguer, Dire non •  Réduite la durée et la fréquence •  Gérer les interruptions •  Négocier des alternatives URGENT PEU URGENT IMPORTANT PEUIMPORTANT A B D C 7
  • 8. La délégation est un processus d’apprentissage nécessitant le co-investissement et la co-responsabilité du manager et de son collaborateur •  Clarifiez la délégation de façon SMART : définissez une mission spécifique, mesurable, attractive, réalisable, délimitée dans le temps •  Choisissez le délégataire en fonction de 3 critères : son niveau de compétences, son degré de motivation, sa maturité à assumer une responsabilité nouvelle, voire supplémentaire •  Transférez le niveau d’autorité à décider et à agir en conséquence •  Fournissez les explications et la formation requises •  Assurez le suivi et le soutien nécessaires (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un référent) •  Faites le bilan de l’expérience : les aspects positifs, les difficultés, les axes d’amélioration •  Tirez-en les enseignements et sachez anticiper les futures délégations PARTIE 3 - TRADUIRE SES PRIORITÉS DANS L’ORGANISATION DE SON EMPLOI DU TEMPS GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Mettre en place des objectifs SMART La méthode SMART permet de clarifier le plus possible un objectif. Il doit être à la fois : Spécifique – Mesurable – Atteignable (ou Attractif) – Réaliste - Temporel (dans le temps). Idéalement il peut également être « Ecologique » Les caractéristiques d’une action à réaliser D’une manière générale, il faut garder en tête qu’une action est soit «  à faire  », soit «  à déléguer  », soit «  à reporter, soit «  à refuser » Savoir élaborer un planning, les étapes à respecter Les chiffres clés d’un planning projet 2priorités par jour en lien avec les projets stratégiques 1,5coefficient multiplicateur pour évaluer la charge avec une marge de sécurité́ 1heure pour soi sans interruption mais pas nécessairement en continu (réflexion – concentration – récupération) 0,730% du temps flexible pour les imprévus et 70% du temps planifié Fixer des objectifs pour un période donnée Dresser une liste des activités à prévoir Hiérarchiser les priorités Décider le traitement de chaque activité Evaluer le temps de réalisation Fixer l’échéance du rendu S’organiser SMART Liste «  à faire » Degré 1/2/3 A-B-C-D Coef. 1,25/1,5 Date précise Priorités des autres 8
  • 9. GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Vérification minute d’une priorité Importance / Enjeux : Quelles seraient les conséquences si on ne le faisait pas ? (par rapport au client, aux équipes, à moi- même) Urgence / échéance : Quelles seraient les conséquences si on ne respectait pas le délai demandé ? Est-ce possible de négocier une alternative ? Fonction / Faire ou Faire Faire : s’agit-il d’une de mes missions essentielles ? Est-ce là que mes compétences sont le mieux exploitées ? La méthode NERAC au quotidien Noter : listez tout ce qu’il faut faire Estimer : évaluez le temps probable Réserver : ménagez une marge de sécurité Arbitrer : distinguez importance/urgence/fonction Contrôler : mesurez le temps effectif Gérer une interruption Savoir dire NON : le réflexe OREC •  Avoir un Objectif clair et le poursuivre avec une détermination infaillible •  Donner des Raisons claires (professionnelles) qui expliquent l’objectif et balisent les limites •  du possible (« dire non à la demande ») •  Ecouter et prendre en compte la position de l’autre en la reformulant (« dire oui à la •  personne ») •  Conclure sur un compromis gagnant/gagnant (négociation d’alternatives) Le reporting adapté, c’est savoir remonter à son encadrement le « juste niveaud’information », au bon moment et suivant un format partagé •  Planvol : évolutions en cours •  Comet Chat en test intraoop •  Actions INFRA (capistrano, redémarrage serveurs…) •  CHT suivi financier •  Site internet instable ! résolu •  MEL LTX demo + COMMUNE WOLUWE-ST-LAMBER •  Evols Carrefour •  Versionning C&P : Conception NCOA OK Principales réalisations de la semaine •  Planvol •  Infra (tps de rep, supervision, mise en place BDD pour BI) •  Alignement des BDD sur Default •  Préparation split VSC •  Documentation technique •  Réunions Codir Nissan Travaux prévus en S+1 Avancement des chantiers de la direction Demandes d’arbitrage : •  Comment avoir un module DEMANDE générique ! à partir du ex-hstv Planification des prochaines réunions : Alertes : •  Décalage de certains sujets en septembre : branche RH saltel, trombi, Saltel évols P2-P3 Indicateurs : •  Charge planifiée projets client et infra planifiées (hors plan produit et support) = 124j •  (15 en aout, 109 en sept.-oct.) ! %occupation = 100% an aout, 100% en sept (qui devrait s’étaler sur oct. à cause du support), xx% en oct. Divers Chantiers Situation Tendance Avancement Alerte / commentaire Prochain jalon clé Organisation et planification Recrutement d’un acteur en alternance + fiches de postes Documentation / Gestion de config Document de gestion de conf et de description infra Tests et validation Systématiser les plans de tests Livraison & mise en ligne Mise en place de tests systématiques lors de MEL Fichier de demande complet Infra Plantage serveur, Analyse des tps de rep Zend Support N1 & 2 Note d’orga du support, Erwan en support Sécurité Plan de charge Situation Tendance Projets clients CT Clients satisfaits, Décalage saltel, MT sogeval, nissan, vsc, saisie tps, saltel RH, Saltel (validation activité), Davi, VSC, Gestion des idées Terrena, CHT TC2, pasteur LT ! Voir plan produit Passez le temps nécessaire avec votre hiérarchie pour construire ensemble le reporting adéquat pour lui permettre de suivre facilement l’avancement des projets (sans avoir à vous solliciter trop souvent). Vous pourrez organiser des points spécifiques sur certains sujets. Essayez d’intégrer au maximum les indicateurs de suivis de votre encadrement pour leur permettre plus facilement de mesurer l’atteinte de leurs objectifs Un reporting hebdomadaire ou mensuel simple peut se composer des sections suivantes : •  Principales réalisations de la semaine •  Travaux prévus en S+1 •  Point sur le plan de charge de l’équipe •  Divers besoins de coordination avec d’autres acteurs et demandes d’arbitrage •  Avancement des chantiers de fond (situation, tendance, avancement, alertes, prochains jalons clés) Exemple de reporting, utilisé lors d’une revue hebdomadaire en CODIR Se rendre disponible pour accueillir la demandes Écouter, reformuler, valider la demandes Poser 1 ou 2 questions pour clarifier le besoin à satisfaire Négocier une solution satisfaisante pour toutes les parties prenantes Contractualiser les engagements réciproques et le plan d’action à mettre en œuvre 9
  • 10. OÙ EN ÊTES VOUS ? GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise Quels sont mes axes personnels de progrès au quotidien ? ¨ Clarifier ses priorités ¨ Examiner et analyser l’utilisation de son temps Consacrer plus de temps au moyen et au long termes Mieux distinguer l’important de l’urgent ¨ Faire des listes d’actions à réaliser ¨ Caractériser l’importance de ces actions ¨ Mieux planifier la semaine, la journée ¨ Mieux évaluer la durée de chaque activité planifiée Faire en premier ce qui est important ¨ Réserver des séquences de travail sans interruption Ménager 30% du temps pour l’imprévu Quels sont les axes de progrès de fonctionnement collectif ? ¨ Le partage des priorités stratégiques ¨ La coopération et la coordination transversale L’optimisation des réunions (nombre, durée, compte-rendu) ¨ L’utilisation de la messagerie ¨ L’usage du téléphone ¨ Le système de partage de l’information ¨ Les revues de projet et les points d’avancement L’anticipation des variations de charge ¨ La réduction des déplacements ¨ Les modes de travail à distance ¨ La gestion de ses priorités avec celles des autres ¨ L’analyse et la résolution des dysfonctionnements Exercice à la maison : Identifiez, en cochant les cases ci-dessus, les opportunités d’amélioration sur lesquelles vous pensez avoir un rôle à jouer (personnel ou pour l’organisation collective de votre entreprise) UN DERNIER OUTIL MALIN : LA SEMAINE TYPE Quelle sont les activités principales de vos 4 dernières semaines ? Quelles sont les actions récurrentes ? Les sollicitations extérieures ? … Les activités de mes dernières semaines Urgente Pas urgente Important Moins important En règle générale, ces sujets sont traités de manière… … et ces sujets sont jugés comme étant … Organiser son travail suivant une semaine type Une fois ce travail d’analyse de votre activité hebdomadaire fait, il faut pouvoir regrouper les activités par demi-journées et prévoir de travailler sur ces activités uniquement sur ces demi-journées. Par exemple : prévoir les relances commerciales uniquement les mardis matins et jeudis matins (et ne pas s’engager auprès d’un prospect à revenir vers lui un lundi, autant que possible) Analyser sa semaine de travail Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Acteur'1 Acteur'2 Chiffrage'/'Maquettage'Prospect Test'/'accompagnement Plan'Produit Chiffrage'/'Maquettage'Client SFG'/'SFD Management'/'Coordination Documentation'/'Communication ME JE VE Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit Equipe'Produit LU MA 10
  • 11. POUR ALLER PLUS LOIN GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise 11 Quelques lectures Dans la même logique, ce livre vous « présente différentes méthodes de gestion du temps et leurs grands principes. Il vous donnera une vision globale afin que vous mettiez en pratique la ou les méthodes qui vous conviennent le mieux. Vous découvrirez ainsi « la méthode Getting Things Done », « la méthode Zen To Done », « la matrice d'Eisenhower », « la méthode NERAC », « la méthode Pomodoro », « la méthode Coupe-tranche à formage », « la loi Pareto » » Auteur : Dorian Vallet « La procrastination, vous connaissez ? Tendance à remettre au lendemain les tâches que vous pourriez réaliser maintenant, la procrastination est un mal qui nous concerne tous : •  Le perfectionniste, qui reporte indéfiniment la réalisation de ses projets tant qu’il n’est pas satisfait à 100%. •  La personne qui par manque de confiance en elle, n’ose pas passer à l’action •  La personne qui, débordée de travail, ne sait plus où donner de la tête et manque de temps pour réaliser ses objectifs. •  La personne ne savant pas hiérarchiser ses tâches et n’arrive pas à se décider par quoi commencer. » Auteur : Martin Kurt Et les outils collaboratifs dans tout ça ? À l’ère du numérique, comment ne pas penser utiliser une application pour vous aider à mieux vous organiser, gagner du temps et gérer ses priorités ? Nous avons tous notre liste de tâches sur notre téléphone ou dans notre agenda. Mais comment optimiser l’organisation de son travail sans parler « collaboratif » ? Vous trouverez sur le web beaucoup d’outils et d’applications, gratuits ou payants, qui répondront à un certain niveau de besoin de collaboration : à vous de faire votre marché et de trouver la solution qui saura plaire, à vous et à vos collègues (l’optimisation de son travail passe par l’optimisation du travail de tous !). J’aimerais mettre en avant un outil collaboratif que j’utilise au quotidien# et qui me semble pertinent sur le sujet évoqué dans ce document : •  Application web et donc accessible partout (navigateur web et mobile) •  Ergonomie sympa et appropriation simple pour tout le monde •  Centralisation des informations, news d’entreprise, documents clés, veille, … •  Planification de plans d’actions et de tâches pour moi et mes collègues •  Rappel quotidien par mail des tâches prioritaires à réaliser •  Planification et pilotage des réunions •  Messagerie instantanée (moins de mail), forum de discussion •  Annuaire enrichi pour mieux connaître les compétences de chacun
  • 12. GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS - levier d’optimisation personnel, et d’entreprise 12 A découvrir également Notre point de vue / livret blanc sur la déclinaison de la stratégie d’entreprise au quotidien : comment définir sa cible personnelle et collective à 3 ans ? Comment construire une trajectoire réaliste, composées de jalons clés sur les grands chantiers définis ? Comment décliner les premiers jalons de chaque chantier en vrais plans d’actions opérationnels, mobilisant et responsabilisant un maximum d’acteurs dans l’entreprise ?
  • 13. A PROPOS D’ENOVELA Des méthodes éprouvées, mises en œuvre par des consultants expérimentés, supportées par des outils collaboratifs finement sélectionnés. Au travers de 3 types de prestations, indépendantes mais complémentaires, nos consultants-experts répondent aux besoins des PME souhaitant intégrer le numérique et le digital au cœur de leur projet d’entreprise •  Nous auditons vos usages du numérique autour de vos ressources clés que sont vos collaborateurs et vos clients •  Nous vous aidons à définir votre nouvelle stratégie numérique et la trajectoire à mettre en œuvre •  Nous vous accompagnons dans la mise en place de vos projets de transformation autour de solutions innovantes # UNE OFFRE DE SERVICES ARTICULÉE AUTOUR DE 3 AXES MAJEURS Analyse 360° de vos usages du numérique : excellence collaborateurs et clients •  Audit des comportements de l’entreprise auprès des acteurs clés de son écosystème, à savoir ses clients et ses collaborateurs •  Analyse des forces et des faiblesses tout au long du parcours client et définition d’un plan d’action excellence client •  Analyse du parcours collaborateur et définition d’un plan d’action excellence collaborateur Conseil en transformation numérique : cible et trajectoire •  Séminaires de redéfinition de la cible, la trajectoire et des plans d’actions à lancer ou renforcer •  Accompagnement des équipes managériales dans la mise en œuvre de la conduite du changement associée aux nouvelles pratiques •  Stratégie d’évolution de la cartographie du système d’information liée aux nouveaux outils à mettre en œuvre Pilotage de projets innovants et mise en œuvre de solutions logicielles •  Mise en place d’une démarche de gestion de portefeuille afin de piloter l’ensemble des projets lancés ou à lancer •  Pilotage en direct de certains projets numériques complexes tels que le développement d’outils métiers spécifiques •  Sélection d’outils collaboratifs parmi un panel de logiciels référencés par nos experts @ENOVELA–juillet2014 CONTACT # Loïc DEFFAINS, dirigeant et consultant loic.deffains@enovela.fr Enovela Conseil en transformation numérique et accompagnement de projets