2. Objectifs de la formation:
Établir les priorités
Optimiser la gestion du temps
Déléguer pour mieux gérer son temps
Appliquer les lois de la gestion du temps
Etudier les pathologies
2
3. 1– QU’EST CE QUE LE TEMPS ET SA GESTION ?
- Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en
quantité limitée.
- Il permet de produire des biens et services.
- Il est une mesure de performance de toute organisation (Administration
publique ou Entreprise).
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4. Introduction
Le temps est une ressource dont chacun dispose
pour accomplir des tâches dans des délais impartis ; mais le
temps n’est pas élastique, on ne peut pas le stocker, on ne
peut, malheureusement, pas mettre de côté les heures
creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus
tard lorsqu’il y aura une surcharge de travail. Aussi,
appartient-il à chacun de savoir utiliser au mieux cette
ressource.
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5. - Le temps est perçu à travers deux façons :
une approche rationnelle
une approche non rationnelle
1. Approche rationnelle
Elle procède de la culture occidentale. Ici le temps est vu de façon linéaire.
Il est de l’or « Time is money », dans la conception occidentale. On parle
ici aussi du paradigme de la montre.
2. Approche irrationnelle
Elle est caractéristique des cultures africaines et orientales. On a une vision
infinie et cyclique du temps (versus vision linéaire) plus haut.
Le symbolisme des saisons, des semailles et récoltes marquent le temps.
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6. Des citations sur le temps
o Maitriser son temps; c’est maitriser sa vie
o L’essentiel dans notre vie est finalement notre temps:
Alain Lakein
o Personne n’est trop occupé; ce n’est qu’une question de
priorités.
o Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons
beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit.
o Ceux qui emploient mal leur temps sont les 1èrs à
plaindre de sa brièveté.
o Le temps est comme une rivière , tu ne peux pas toucher
la même eau deux fois , car le flux qui a passé , ne
passera jamais à nouveau.
o Time is a money.
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7. Classement des
activités:
I/ Classement des activités selon leur échéance :
Dans la vie, au sein d’une entreprise, on entend , très souvent, parler du
terme « échéance » qui représente la date d’exécution des obligations et des
diverses transactions, par exemple, paiement d’une dette.
Donc, quand on veut parler d’une activité échue, on veut désigner qu’elle
est urgente. Mais le terme « urgence », dans la technique de gestion du temps, est
lié au terme « importance ». Toutefois, on mesure l’urgence, en se demandant si le
fait de ne pas accomplir telle tâche immédiatement met en péril l’atteinte des
objectifs de l’entreprise . Les activités peuvent, facilement, être classées selon leur
degré d’urgence. Et on mesure l’importance en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle ou telle activité met l’entreprise en danger.
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8. Classement des activités:
En évaluant l’urgence et l’importance de chaque activité, on peut
les
caractériser comme suit :
8
9. Classement des activités:
1- Urgent et important :
Les tâches urgentes et importantes doivent être entreprises le plus tôt
possible et c’est, idéalement, vous qui devrez les prendre en charge. Puisqu’elles
peuvent avoir une importance vitale pour l’avenir de votre entreprise et que vous
êtes, probablement, le seul à avoir une idée claire des objectifs à long terme, c’est
à vous qu’il revient de les accomplir; à moins, bien entendu, que vous donniez un
mandat clair à un collaborateur.
En gérant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des
activités urgentes et importantes diminuera graduellement.
2- Peu urgent mais important :
Il s’agit d’activités importantes pour l’avenir de l’organisme , mais qui peuvent
attendre. Ce sont les activités à planifier.
3- Urgent mais peu important :
Ce sont les activités à déléguer aux collaborateurs.
4- Peu important et peu urgent :
Ce sont des activités qui peuvent être ignorées temporairement ou classées
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10. Classement des activités:
II/ Classement des activités selon leur niveau de
rendement :
Les activités doivent être classifiées selon leur niveau de
rendement. Ce dernier peut être mesuré en se demandant si le fait de ne
pas accomplir telle ou telle tâche met l’entreprise en danger, c’est-à-dire
qu’il lui fera subir des coûts plus ou moins importants, ou en se posant la
question suivante : Après avoir effectué telle activité, que va gagner
l’entreprise ? Donc, l’activité qui est plus rentable à l’entreprise doit être
menée en premier lieu.
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11. Classement des activités:
III/ Classement des activités selon leur complexité :
Il est possible de reporter le travail à effectuer au cours de la
journée selon la complexité des travaux.
Les activités les plus complexes seront réservées pour les
périodes les plus calmes de la journée et en fonction de leur urgence. A
l’inverse, les travaux les plus simples seront effectués pendant les
périodes les plus bruyantes ou les plus perturbées quand il est plus difficile
de réfléchir et de fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de
l’urgence.
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12. Détermination des
priorités:
1. Comment établir des priorités ?
Faire chaque jour une liste du travail à effectuer ;
Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base
pour définir des priorités : les tâches urgentes et importantes sont à
réaliser d’abord ; Fragmenter les travaux complexes à réaliser en une
série de petites tâches réalisables que l’on incorpore dans l’emploi du
temps ;
Evaluer la durée prévisible ;
Ordonner la liste : affecter un numéro d’ordre à chaque activité en
fonction des priorités définies. Ceci permettra de savoir dans quel
ordre on doit les planifier
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13. Détermination des
priorités:
La loi de LABORIT
Il est conseillé de faire :
- ce qui est facile avant de ce qu’est difficile ;
- ce qui nous plait avant ce qui nous déplait ;
- ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
- ce que l’on sait avant ce qui est nouveau ;
- ce que d’autres nous imposent avant ce que l’on choisit.
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14. Réservation des périodes pour les
imprévus :
Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de
temps pour certains travaux qui vont tomber inopinément.
D’ailleurs, le scientifique NERAC nous montre l’importance de la
réservation d’une partie de temps pour les imprévus.
Méthode de NERAC :
- Noter les activités et les échéances ;
- Evaluer la durée nécessaire ;
- Réserver une marge de sécurité ;
- Arbitrer les priorités ;
- Contrôler et rectifier.
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15. Exécutions des taches:
Après le classement des activités et l’établissement des priorités, il sera nécessaire
de déterminer les moments d’exécution de ces activités c’est-à-dire établir un
emploi du temps. Pour cela, on peut utiliser la grille d’activités suivante :
GRILLE D’ACTIVITES DU…………………
Numéro
d’ordre
Activité Heure
Durée
Prévue Effective
1
2
3
4
5
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16. La délégation :
La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un
responsable à confier à un subordonné la réalisation d’objectifs élaborés en
commun en lui laissant une autonomie réelle quant aux moyens et aux
méthodes à l’intérieur d’un cadre défini, en l’assistant dans les difficultés
rencontrées et en faisant le point sur les résultats dans le cadre de
procédure de contrôle dont les modalités et la fréquence sont définies à
l’avance.
La délégation est un état d’esprit et participe à une démarche de
décentralisation et de confiance dans les relations de travail.
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25. Vos vigilances et vos engagements
Etes –vous prêt à passer par la vallée des larmes??
(tout changement est source de difficultés)
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26. les 5 fondamentaux
d’une bonne gestion du temps
1- Se fixer des objectifs
Comment bien gérer son temps si on ne sait
pas où on va
Un objectif vous donne une direction, un cap à
tenir.
C’est le processus simple qui permet de
transformer une vague idée, ou un but trop
général, en résultat concret que vous
voulez atteindre.
26
28. les 5 fondamentaux
d’une bonne gestion du temps
2- Définir ses priorités
Ok, vous avez des tas de choses à faire. La vie
quotidienne est bourrée de tâches, d’obligations,
d’interactions en tout genre.
Mais elle est aussi pleine de distractions,
d’urgences déguisées et de choses qui vous
font perdre du temps à vos dépens. Et vous éloigne
de ce qui compte vraiment.
Ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont
rythmées par les choix directs que vous faites et dont
vous prenez la responsabilité
Pour ça, vous pouvez utiliser un système simple basé
sur la matrice d’Eisenhower :
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29. 3- Se fixer une limite de temps
Limiter une tâche dans le temps permet
de canaliser son énergie et de rester
concentré sur ce qu’on fait.
Sans cela, vous pouvez aussi bien mettre 20
minutes que 2 jours pour rédiger un rapport
d’une page.
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30. 4- Planifier
Le mot qui fait peur. Et pourtant…
Planifier votre semaine et vos journées vous
permet d’avoir une vue d’ensemble de vos
activités. Et cette vue sera bien meilleure ainsi
qu’en gardant tout dans votre tête ou sur des
bouts de papier égarés.
En plus de vous faire gagner en sérénité, cela
peut faire une grande différence sur la quantité
de choses accomplies dans un même laps de
temps.
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31. 5- Réaliser une tâche à la fois
De nos jours, on est capable de bosser sur un
projet, lire ses e-mails, répondre au téléphone
et consulter sa page Facebook en même
temps. Bienvenue dans le monde moderne !
Beaucoup pensent être plus efficaces parce
qu’ils sont capables de faire plusieurs choses
en même temps.
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32. Les écueils à éviter
Procrastination
Multitâches
Disorganisation
32
33. 1. Procrastination: Tendance à tous remettre au
lendemain
« Je travaille mieux sous pression; c’est pourquoi je
suis souvent à la dernière minute »
Morceler les grandes tâches et consacrer de courtes
périodes à chacune des activités.
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34. 2. Multitâches: Tendance à mener plusieurs tâches
de front.
« J’effectue deux fois plus de travail; lorsque je
mène plusieurs tâches de front ».
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35. 3. Disorganisation: Tendance à renoncer; à
s’organiser
« Je n’ai pas de temps de m’organiser »
Parce que je suis très occupé
Disorganisation est une source d’inefficacité; de
gaspillage de temps; et de frustration
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36. Lois et principes de la gestion
de temps
1. La loi de LABORIT
2. La loi de PARETO
3. La Loi de CARLSON
4. La loi de PARKINSON
5. La loi d’ILLICH
6. La loi de FRAISSE
7. Loi de DOUGLAS
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37. Loi de Laborit
le comportement humain
nous incite à faire en
premier ce qui nous fait
plaisir. Au travail nous avons
tendance par instinct
à « chercher la satisfaction
immédiate » et à « fuir le
stress ».
Loi du moindre effort
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38. Principe de Pareto
80% des effets sont le produit de 20% des causes.
Ce qui veut dire que 80% des résultats découlent
de seulement 20% du travail.
o Principes de concentration sur
l’essentiel :
Classez par ordre d’importance
décroissante vos activités,
Distinguez en permanence l’essentiel de
l’accessoire, les activités stratégiques des
activités moins importantes,
Préservez du temps pour l’essentiel,
économisez sur l’accessoire.
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39. Loi de Parkinson
« Le travail s’étale de façon à occuper le
temps disponible pour son achèvement »
o Principes de contrôle de la
rentabilité du temps investi :
Raisonnez en termes de
temps nécessaire pour une
activité et non en fonction du
temps disponible,
Fixez-vous des échéances,
des dates limites à ne pas
dépasser.
39
40. Loi de Carlson
« Un travail réalisé en continu
prend moins de temps et d’énergie
que lorsqu’il est réalisé en plusieurs
fois ».
Cela signifie que les interruptions
sont mauvaises pour la
productivité.
o Principes de lutte contre
les interruptions :
Évitez les interruptions en
terminant si possible un travail
entamé,
Limitez les interruptions
externes
40
41. Loi de Douglas
« Plus on a de place
dans son bureau,
plus on étale ses
affaires ».
41
42. Loi de Illich
« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité
humaine décroît, voire devient négative ».
o Principes de l’équilibre
personnel :
- Au-delà d’un certain seuil
horaire, sachez vous arrêter pour
faire autre chose,
- Sachez persévérer sans vous
obstiner, refusez l’activisme et le
perfectionnisme,
- soyez conscient de vos limites.
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43. La Loi de Murphy
« Tout ce qui peut mal tourner
va mal tourner »
(« Anything that can go wrong,
will go wrong »)
loi de l’emmerdement
maximum
(LEM), loi de la tartine beurrée.
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45. La chronophagie :
C'est la difficulté à ne pas être dérangé, chronophages = mangeurs de temps.
C'est aussi une maladie très répandue dans les milieux organisationnels, qui
s’explique en grande partie par des interruptions continuelles des cadres
engendrant colère et perte de concentration
Les symptômes :
• des chronophages biologiques (patron, touristes de bureau …)
• des chronophages électroniques (les appels téléphoniques intempestifs,
les messages électroniques, le cellulaire …)
• milieu de travail peu propice aux activités de forte concentration.
Les causes de la chronophagie :
• Imprécision ou non disponibilité de l’information
•réunionite aiguë (problème-réunion; urgence-réunion; idée géniale-réunion...).
•Manque de mécanismes formels de coordination des projets
•Multiplication inutile et mauvaise utilisation des outils de communication
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46. La lifophilie
C'est la difficulté à réaliser ses priorités et à rester concentré sur une
tâche et à la compléter avant de commencer une autre.
Lifophie= "Last in first out".
Les symptômes :
• se plaint de n’avoir pu réaliser ses priorités à cause de nombreux imprévus
et urgences.
• Le lifophile est une personne qui court dans tous les coins et qui entreprend
beaucoup de choses, mais en finalise que trop peu
• la procrastination
Les causes de la chronophagie :
• La difficulté d’établir des priorités, de distinguer entre l’urgent et l’important,
de prendre une pause et à penser à long terme et à s’auto- discipliner.
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47. La OUÏTE
C'est la difficulté à dire NON
Les symptômes
• La OUÏTE est une maladie périlleuse et difficilement curable pour les
personnes atteintes .Le sujet fait toujours passer les besoins des autres
avant les siens surtout lorsqu’il s’agit de son patron ou de ses supérieurs
hiérarchiques.
• Le sujet se sent obligé d’accepter les demandes telles qu’elles sont
formulés même s’il est déjà surchargé et a de la difficulté à demander de
l’aide quand il en a besoin.
Les causes de la maladie
• Un manque de confiance en soi,
• Une recherche de la valorisation au regard de l’autre,
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48. Le tempdinité
C'est la difficulté à évaluer le temps,
tempdinité = inflammation du temps autrement dit la tendance à sous-évaluer le
temps nécessaire et à surévaluer le temps disponible.
Les symptômes
• Le sujet se plaint continuellement de manquer de temps .,ainsi sa liste de
choses à accomplir s’allonge sans cesse et ses projets et mandats
s’embrouillent davantage.
Les causes probables
• Une difficulté à mesurer le temps nécessaire à la réalisation d’une activité,
les délais à prévoir et les échéances à rencontrer,
• La difficulté à évaluer la complexité et l’ampleur des mandats à réaliser
• La difficulté à évaluer la charge de travail quotidienne, hebdomadaire et
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49. Les outils de la gestion du
temps:
Voici quelques outils utilisés couramment au milieu professionnel pour
gérer le temps.
Les agendas : on utilise fréquemment des agendas en milieu
professionnel, elles permettent de noter diverse information et d’indiquer
les opérations à effectuer à date /heure précise (R.D, délais de …).
Les échéanciers : ils permettent de classer les documents à date où ils
doivent être traités (lettres, traites à encaisser…).
Les plannings : ils visualisent l’organisation des tâches dans le temps, ou
leur répartition sur différent poste de travail. Ils sont l’outil le plus
utilisé/courant au milieu professionnel. (voir annexes)
L’agenda électronique : outils modernes utilisant la technologie
informatique. Se sont développés récemment en matière de gestion de
temps :
Les applications professionnelles :il y a ceux à application simple utilisés
par les particuliers, leurs prix est relativement réduits. Pour les applications
professionnelles, ils existent des modèles plus perfectionnés, se sont
destinés pour un seul utilisateur
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50. LES OUTILS PLANIFACTEURS
DE TEMPS
Montre
Echéancier
Répondeur automatique
Téléphone portable
Messagerie électronique
Internet
Calendrier
Emploi de temps
Agendas
Aide –mémoire
Planning
Répertoire
Plan d’action
Tableau de bord
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51. Les inconvénients d’une mauvaise
gestion du temps
Situations de « vedettariat » ;exemple :plaisanteries, Commentaire,
Compliments, reproches…
Le bruit, la pression, le stress stimule ; exemple :fait battre le Coeur,
Le surmenage permet de rester mince ;exemple : perte d’appétit, Repas sautés,
Goût pour les sensations fortes ;exemple : courir après les Rendez-vous.
Fuite de situations désagréables,
Evite de devoir dire « non » ,
Evite de devoir choisir,
Evite de résoudre un problème « épineux » .
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52. Travaux pratiques : Planning
Vous êtes employée au service personnel votre chef vous remet un tableau avec
les périodes de congé souhaitées par chacun. Année 2012/2013
Nom service Périodes
Début Fin
ZIDANE Comptabilité 07/08 15/08
FALALI Achats 22/08 30/08
HACHIMI Personnel 01/08 17/08
BEN ALI Planification 06/08 24/08
SOUBHI Planification 16/08 29/08
FAYSSALI Personnel 02/08 15/08
BEN ADI Ventes 21/08 30/08
El YOUSSFI Comptabilité 10/08 26/08
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54. Planning : TP n° 2
Des activités saisonnières sont prévues pendant les vacances d’été pour enfants du personnel
Activités d’été :
Canoë : Les lundis, mardi, mercredi de la 1ère et la 3 ème semaine
Randonnée : tous les mercredis et jeudi
Tennis : Stages sur 04 Jours, du mardi au vendredi, la 2èmes et 04ème semaines
Roller : Tous les jeudis et vendredi
VTT : Tous les mardis et mercredi
LAMINE anime l’activité Tennis
SALMA anime le Roller et le VTT
ISMAIL anime le Canoë quant à la Randonnée tous les animateurs disponible (à
préciser)
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55. Correction du planning :
Les activités 1ère Semaine 2ème Semaine 3ème Semaine 4ème Semaine
Les animateurs L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
LAMINE
SALMA
ISMAIL
La légende :
Tenis
Roller
VTT
Canoë
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