Management du temps et des priorités - Organisation au bureau Développement Personnel et Professionnel Efficacité Professionnelle Assertivité

1. LA GESTION DU
TEMPS

2. 1
PARTIE I :
OPTIMISER SON TEMPS

3. 2
SOMMAIRE
Comprendre les lois de la gestion du temps..........................................3
Chasser les « Gaspi-Temps * » .............................................................5
Clarifier ses priorités..............................................................................7
Fixer de vrais objectifs ..........................................................................8
Déléguer en 5 étapes..............................................................................9
Savoir dire « NON »............................................................................10

4. 3
Comprendre les lois de la gestion du temps
Ces grandes lois s'appliquent autant au bureau qu'à la maison.
Les connaitre et les comprendre permet d’éviter de nombreux écueils.
 Loi de Pareto (dite des 20/80)
 Se consacrer à son « cœur de métier ».
 Éliminer le superflu.
 Loi de Parkinson (dilatation du travail)
 fixer un « budget temps » par tâche.
 S'imposer des dates limites.
 Principes de Laborit (nous faisons spontanément…)
Ce qui nous plait Avant ce qui nous déplaît
Ce qui est facile Avant ce qui est difficile
Ce qui va vite Avant ce qui prend du temps
Ce qui est urgent Avant ce qui est important
Ce que nous savons faire Avant ce qui est nouveau
Ce que d'autres nous imposent Avant ce que nous avons choisi
 Identifier les vraies priorités et commencer par elles.
Pour vous guider
20 % de nos activités
produisent 80 % des
résultats
Une tache finit par occuper
toute la place qu’on lui laisse

5. 4
Le saviez-vous ? Mise en garde En savoir plus Conseils
 Loi de Carlson (séquences homogènes)
Faire un travail sans interruption prend moins de temps au total que de le faire en
plusieurs fois.
 Regrouper les tâches de même nature.
 Planifier et Savoir dire NON.
 Loi de Murphy (« emmer... maximum »)
Toute chose risque de prendre beaucoup plus de temps que prévu.
 Intégrer des zones « tampon » à son planning.
 Fractionner les tâches importantes.
 Faire des points d'avancement réguliers.
 Loi d'Illich (productivité décroissante)
Au-delà d'un certain seuil, la productivité décroît. Il faut donc
savoir s'arrêter à temps.
 Alterner les types de tâches.
 Lutter contre le perfectionnisme.
 Loi de Fraisse (dimension subjective du temps)
Le temps parait passer plus ou moins vite selon l'intérêt que l'on porte à la tâche
en cours.
 Connaître son biorythme et ses heures de forme.
 Planifier les tâches arides au moment de forme.
Au lieu de commencer par allumer son ordinateur et regarder ses mails, consacrer
la 1re
heure de travail au gros dossier identifié comme une priorité la veille.

6. 5
« Il y a plusieurs manières de perdre son temps :
Ne rien faire
Mal faire ce qu'il faudrait faire
Le faire au mauvais moment. »
Voltaire
Chasser les « Gaspi-Temps * »
Les « Gaspi-Temps »
Les « Gaspi-Temps » sont toutes ces choses qui font perdre du temps.
Certaines sont totalement externes et plus ou moins
indépendantes de notre volonté, d'autres en revanche sont
liées à notre caractère.
Les principaux « Gaspi-Temps » externes
 Appels téléphoniques imprévus ou très longs,
 Politique de la porte ouverte / « devoir » de disponibilité.
 Collègues venant exposer leurs problèmes.
 Visiteurs (clients, fournisseurs, patron, collègue) débarquant à
l'improviste.
 Réunions trop fréquentes / trop longues / mal préparées.
 Personnel incompétent ou insuffisamment formé.
 Démarches administratives.
 Entretien, réparation de machines en panne.
 Contraintes personnelles sur le temps de travail.
Les principaux « Gaspi-Temps » internes
 Objectifs et priorités confus / changeants.
 Absence de planification quotidienne/hebdomadaire.
 Travaux non terminés, en cours...
 Pas de dates limites auto-imposées.
 Perfectionnisme.

7. 6
 Manque d'ordre, bureau mal rangé.
 Confusion et doublons dans les responsabilités.
 Intérêts dispersés et trop nombreux.
 Résistance au changement.
 Délégation insuffisante.
 Manque de compétence.
 Incapacité à dire non.
 Indécision ou décisions trop rapides.
Comment faire pour les éliminer
 La première étape consiste à les identifier.
 Prendre son agenda et consulter la semaine écoulée.
 À la lumière du passé, repérer les trois causes externes et les trois causes
internes les plus « responsables » du temps perdu.
 Consulter les fiches suivantes sur les thèmes concernés.
 Élaborer un plan d'action pour ne plus se laisser prendre aux mêmes
pièges.
Identifier les causes comportementales
Perfectionnisme
La perfection est par définition inatteignable.
 Définir un budget temps et s'y tenir.
Procrastination
À quoi bon repousser au dernier moment ce qu'il faudra de toute façon faire ?
• Fractionner chaque tâche difficile en sous-tâches d'une heure maximum et
les planifier sur l'agenda.
Dispersion
Papillonner d'une tâche à une autre sans en finir aucune.
 Conserver uniquement le dossier en cours sous les yeux et ranger les autres.
Travail sous stress - dans l'urgence
Cela peut-être un mode de fonctionnement ancien, mais il est contre-productif et
injustifiable en terme de management dans la mesure où il stresse aussi les autres.
*Inspiré par la liste des Voleurs de temps d'après Alec Mc Kenzie, The time
trap

8. 7
 Se fixer une échéance anticipée -de manière à conserver une marge de
sécurité et du temps pour revoir son travail « à froid ».
« Il y a des gens qui ne savent pas perdre leur temps tout seul. Ils sont le fléau des
gens occupés ». Louis de Bonald
Clarifier ses priorités
Eisenhower utilisait un système à 4 cases en croisant l'importance et l'urgence des
activités, pour planifier son travail :
On devrait ainsi idéalement consacrer 60 % de son temps à du travail Important
et Non Urgent, planifiable.
1. Important et urgent
Faire soi-même rapidement.
2. Non Important et Urgent
Déléguer.
3. Important et Non Urgent
Travail à planifier - éventuellement à déléguer.
4. Non Important et Non Urgent
S'interroger sur l'intérêt de faire ce travail. Ce qui est NI/NU pour soi peut
être le I/U d'une autre personne !
Une des grandes sources de stress provient de l'accumulation des tâches classées
en 1.
Or, elles s'y retrouvent souvent faute d'avoir été prises à temps lorsqu'elles
relevaient encore de la catégorie Important et Non Urgent.
La plupart de ces « Gaspi-Temps peuvent être éliminés ou canalisés. Les plus
difficiles à écarter sont bien sûr ceux qui sont liés à notre personnalité.

9. 8
« Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa
brièveté. »
Fixer de vrais objectifs
Ce que l'on appelle objectif est en réalité souvent rien de plus qu'un « vœu pieux ».
Un véritable objectif porte en lui les éléments qui permettront de vérifier qu'il a
été ou non atteint.
Un objectif doit être SMART (intelligent en anglais)
 Simple
 Mesurable
 Ambitieux
 Réaliste
 Temporel
Entre je veux faire du sport » et je veux être capable de nager 50 longueurs en 1
heure avant le 30 juin », lequel est un objectif ?
La deuxième phrase correspond à un objectif, car il est :
• Simple : il s'agit de nager,
• Mesurable : 50 longueurs en 1 h,
• Ambitieux : il s'agit de faire le double de ce que je fais sans
entraînement,
• Réaliste : je pense pouvoir y arriver,
• Temporel : il y a une échéance le 30 juin.
Élaborer un plan d'action pour atteindre l'objectif
Je m'entraînerai tous les mardis soir à 20 h 30. Cela implique :
• Avoir vérifié les horaires d'ouverture de la piscine,
• Noter ces horaires sur son agenda.
• En examinant ses listes de tâches, les ventiler selon les 4 catégories et
planifier les 1 et 3 sur l'agenda,
• Établir un plan de travail et matérialiser ses plages de travail personnel sur
l'agenda.
• Planifier la journée du lendemain à 60 % max., la semaine suivante à 40 %
et le mois suivant à 20 % afin de laisser de la marge pour les imprévus.
La Bruyère
Fixer des objectifs est une chose, encore faut-il qu'ils soient conformes à ses
priorités pour avoir un intérêt.

10. 9
« Pour atteindre l'objectif final, je me concentre d'abord sur la préparation. »
David Douillet
Déléguer en 5 étapes
Une délégation bien menée permet de :
• Libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Développer les compétences de son équipe.
• Favoriser son évolution de carrière et... celle de son équipe.
1- Identifier les tâches à déléguer
Les tâches représentant 1 à 2 heures de travail par semaine dont on a la pleine
responsabilité, celles que d'autres font mieux, les projets ou parties de projet, etc.
2- Choisir la bonne personne
Celle qui pourra accomplir la tâche au niveau hiérarchique le plus bas. Celle qui
possède déjà les compétences ou peut les acquérir.
3- Déterminer clairement les objectifs, échéances et la latitude
Le délégataire peut-il agir puis informer ou doit-il d'abord proposer pour
validation ? Vérifier la compréhension de la tâche.
4- Suivre l'avancement
Prendre le temps de communiquer en planifiant des points d'avancement réguliers
afin de prévenir les risques de dérapage ou de retard. Encourager le délégataire à
solliciter de l'aide si besoin.
5- Garantir soutien et feed-back
Donner officiellement l'autorité et l'accès aux ressources nécessaires. Féliciter en
cas de succès ou analyser les erreurs, encourager et... donner une autre chance !
• Formaliser ses objectifs par écrit et les matérialiser sur l'agenda oblige à
vérifier leur réalisme.
• En parler autour de soi ajoute une motivation supplémentaire.
• La personne qui délègue reste responsable de la tâche déléguée. Elle transmet les
félicitations en cas de réussite mais assume les conséquences en cas d'échec.

11. 10
« Ne dites pas aux gens comment faire, mais quoi faire. Ils vous surprendront par
leur créativité. »
Général George S. Patton Jr
Savoir dire « NON »
Plus vous serez efficace et plus les autres auront tendance à vous demander des
choses à titre de « service » ou de « pseudo-délégation ».
Sachez reconnaître une vraie demande qui mérite d'être satisfaite d'une autre qui
vous frustrera. Pour cela, utilisez une des trois méthodes suivantes :
Exemple : Pouvez-vous me remplacer à la réunion sur le projet X ?
1- Reformulation de la demande
2- Pourquoi ? et Pour qui ?
Autant de fois que nécessaire pour aller au fond de la demande.
3- QQOQCP
• Qui : suis-je la meilleure personne pour y aller ?
• Quoi : quel est le sujet, l'historique, le contexte ?
• Où a-t-elle lieu ?
• Quand a-t-elle lieu ?
• Combien de fois : ponctuellement ou jusqu'à la fin du projet ?
• Pourquoi : pour enregistrer les débats ou prendre des décisions ?
Si les réponses vous ont convaincu, alors sortez votre agenda pour vérifier les
échéances et votre planning.
« Heureux et libre est celui qui ose dire non ! » . Peter de Genestet
Une sollicitation représente une triple contrainte :
• Conserver de bonnes relations avec le demandeur,
• Comprendre réellement la demande faite,
• Préserver son temps.
• N'acceptez aucun engagement avant d'avoir vérifié votre disponibilité.
• Si vous acceptez cette nouvelle tâche, cela va-t-il remettre en cause votre
capacité à remplir vos engagements existants ?
• Vous n'avez pas à justifier votre refus ou votre indisponibilité.

12. 11
PARTIE II :
S’ORGANISER AU TRAVAIL

13. 12
SOMMAIRE
Gérer son agenda .................................................................................14
Organiser une réunion..........................................................................15
Passer ses e-mails à la « TRAP » ........................................................16
Communiquer efficacement par e-mail...............................................17
Organiser son espace de travail ...........................................................18
Classer pour retrouver..........................................................................20
Le Téléphone
Maîtriser les fonctionnalités de base :
• Enregistrer un message d'absence court (en réunion) et long (en congés) ;
• Enregistrer un message de ligne occupée ;
• Activer/désactiver sa messagerie ;
• Enregistrer les numéros fréquents ;
• Prendre un 2e
appel ;
• Démarrer une conférence à 3 ;
• Transférer un appel (fixe) ;
• Intercepter un appel sur un autre poste (fixe) ;
• Utiliser un casque avec ou sans fil.
Du bon usage du téléphone en appel
Préparer son appel (objectifs, documents, numéros de référence, agenda, …)

14. 13
Du bon usage du téléphone en réception
« Le téléphone est la pire des commodités et le plus pratique des
fléaux. »
Robert Staughton Lynd
• En apprenant à s'en servir, le téléphone devient un outil choisi et non subi.
• L'important si on ne vous joint pas est de savoir quand vous serez disponible
ou quand vous rappellerez.

15. 14
Gérer son agenda
Choisir le bon Agenda
Papier ou numérique (PDA), pourvu qu'il soit unique !
• Assez de place pour écrire (papier).
• Calendaire (jan. à déc.) ou universitaire (sept. à août) :
• plus pratique si on a des enfants.
• Avoir envie de l'utiliser (qualité du papier et de la couverture),
• Emplacement crayon.
• Facilité de synchronisation avec le logiciel de messagerie (Outlook TM,
Lotus Notes TM ou autres) et consultation / écriture (clavier, stylet).
• Plus facile de saisir depuis l'ordinateur.
Utiliser l'agenda de l'ordinateur sans pouvoir synchroniser avec un PDA en
limite beaucoup l'intérêt.
Du bon usage de l'agenda au quotidien
• Noter tous les engagements professionnels et personnels dans le même
agenda (cocher la case « privé » si on utilise un agenda numérique).
• Enregistrer toutes les dates de réunion immédiatement dès qu'elles se
présentent, ainsi que tous les événements privés ayant un impact (dates de
congés scolaires, journées pédagogiques, AG copropriétaires...).
• Matérialiser des plages de travail dédiées à ses projets.
• Avoir un calendrier perpétuel pour noter tous les événements annuels
(anniversaires) - cette fonction existe par défaut dans les logiciels.
• Ce n'est pas un « vide-poches il doit pouvoir être consultable facilement
sans perdre un amas de papiers.
• Consacrer un espace aux bonnes idées (utiliser les notes ou les tâches sous
Outlook).
• Il vaut mieux investir à ses frais dans un bon agenda qui convienne, plutôt
que de subir et mal utiliser celui offert par sa société ou un fournisseur.

16. 15
« Il ne peut pas y avoir de crise la semaine prochaine : mon agenda est déjà
plein. »
Henry Kissinger
Organiser une réunion
Une réunion sert à décider, organiser, réfléchir, échanger informer. Avant de
convoquer une réunion, vérifier si elle correspond à un de ces objectifs. Si ce
n'est pas le cas, envisager d'autres solutions (notes, téléphone.. .).
Les points clés d'une réunion réussie
• Définir l'objectif de la réunion.
• Rédiger un ordre du jour précis - avec une durée par sujet.
• Le diffuser à l'avance - avec pièces jointes le cas échéant
• pour permettre aux participants de préparer leur contribution.
• Inviter uniquement les personnes concernées (jamais plus de 10).
• Nommer un responsable du compte rendu et un « gardien du temps
h.
• Commencer et terminer à l'heure précise.
• Fermer la porte de la salle dès le début.
• Bannir les interruptions (apartés, téléphone, SMS...).
• Autoriser les participants à quitter la réunion dès leur contribution
achevée.
• Respecter l'ordre du jour et différer tout point imprévu
• Arrêter une action pour chaque point.
• Diffuser le compte rendu sous 24 h.
• Assurer le suivi des décisions prises.
Modèle d'ordre du jour et compte rendu (utilisé par Rickover)
Calculer le coût humain de la réunion :
• Durée x nb de personnes présentes,
• À rapprocher du résultat à la fin de la réunion !

17. 16
« Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre du jour est plus creux ! »
Roger Martin
Passer ses e-mails à la « TRAP »
Appliquer la méthode « TRAP »
… pour faire passer les e-mails à la trappe !
L'objectif est de conserver une boîte de réception vide ou presque et de
manipuler au minimum les e-mails : on ouvre un e-mail, on en fait quelque
chose.
La méthode en 4 étapes
Pour chaque e-mail, se poser les questions suivantes :
1- Dois-je faire quelque chose ?
2- Cela prendra-t-il moins de 2 minutes ?
• Eviter toute réunion non planifiée, sans ordre du jour pertinent et sans durée.
• Proposer une contribution sous une autre forme
T comme Transmettre,
R comme Ranger (classer),
A comme Agir,
P comme Poubelle.

18. 17
3- Planifier l'Action
• Dans l'agenda.
• Dans la liste de tâches.
• Marquer avec un drapeau de couleur significative l'e-mail pour y
revenir dans les 48 h.
4- Faire un point quotidien et hebdomadaire
Passer en revue les actions en suspens et les e-mails restant dans la boîte de
réception.
• Traiter le courrier papier de la même façon.
• Distinguer la période « lecture/traitement » des e-mails de la
période « travail sur les e-mails ».
• Eviter d'imprimer, sinon il faut traiter le papier en plus de l'e-mail.
• Conserver une boîte de réception vide ou presque.
• Ne jamais faire un clic droit pour remettre un e-mail en gras comme
« non lu ».
« Partir le matin de bonne heure se décide le soir. »
Proverbe malinké
Communiquer efficacement par e-mail
Les objectifs
• Être lu et compris.
• Recevoir une réponse appropriée dans un délai raisonnable. (L'e-
mail n'est pas toujours la meilleure solution.)
Les champs obligatoires
• À : la (les) personne(s) dont on attend une réponse,
• Cc : les personnes qui doivent être au courant,
• Cci : les adresses dont on veut protéger la confidentialité,

19. 18
• Objet : A rédiger en dernier - doit récapituler l'action attendue et
préciser la date d'échéance,
• Importance : utiliser à bon escient. Ce qui est important pour
l'émetteur et le récepteur,
• Eviter les termes « ambigus) (chance, argent...) qui pourraient être
bloqués par les filtres anti-spam.
Le contenu
• Utiliser le gras, une police de caractère standard et les listes si
besoin,
• Eviter les « décorations » inutiles,
• Rédiger un e-mail par sujet,
• Adopter un style clair et aéré,
• Insérer des liens ou copier dans le corps du message de préférence
aux pièces jointes,
• Taille e-mail inférieure à 1 Mo ou zipper les pièces jointes,
• Ajouter une signature plutôt qu'une Vcard (carte de visite
électronique).
• Relire son e-mail en se mettant à la place du destinataire, R afin de
s'assurer de la clarté du message et de la demande.
• Attention à ne pas « répondre à tous ».
« Un e-mail est psychologiquement équivalent à une conversation mais,
malheureusement, c'est du point de vue légal, équivalent à un écrit. »
Bruce Schneier
Organiser son espace de travail
Le poste de travail est comparable au cockpit du pilote. On doit avoir à portée de
main, en pivotant sur son siège, les éléments nécessaires à l'exécution de 80 % des
tâches quotidiennes et disposer de suffisamment de surface disponible pour
travailler sur ses dossiers.
• FYI (for your information) = PI (pour info),
• PA (pour action)
• PV (pour validation)

20. 19
Bonne position de travail à l'ordinateur
• Tronc droit.
• Pieds à plat au sol (ou sur un repose-pied).
• Les bras doivent former un angle de 90° au coude
lorsqu'on tape sur le clavier - de même que les cuisses par
rapport aux jambes.
• Si le plan de travail est trop haut :
Monter le siège ou utiliser une tablette coulissante pour
poser le clavier si possible.
• La souris doit être au même niveau que le clavier.
• Le clavier ne doit pas être surélevé à l'arrière (petites pattes dépliables) mais
éventuellement accompagné d'un repose poignet devant.
Il existe des claviers ergonomiques conçus de cette façon. o Le dossier du siège
est à environ 900.
• Le regard est à la hauteur du sommet de l'écran (donc pas d'écran posé sur
l'unité centrale).
Eclairage
• L'écran doit être placé perpendiculairement à la fenêtre et à plus d'IS
m de cette source, pour éviter les reflets et maintenir un contraste suffisant
• Pas d'éclairage face à l'utilisateur dans un champ situé entre 0 et 302
par rapport à l'œil.
• Eviter l'éclairage direct de l'écran ainsi que le travail dans l'obscurité
à la seule lumière de l'écran.
• L'éclairage idéal doit pouvoir varier entre 250 lux (travail sur
ordinateur) et 500 lux (travail d'écriture).
« Les mauvais ouvriers sont les premiers à se plaindre de leurs outils ! »
Anonyme
Les mauvaises habitudes et positions de travail fatiguent inutilement. Modifier
quelques traditions peut augmenter l'efficacité considérablement.

21. 20
Classer pour retrouver
Objectifs du classement
• Gagner du temps et éviter du stress inutile.
• Fluidifier les échanges d'informations au sein d'un service.
• Retrouver facilement une information quelle que soit la personne qui l'a
traitée.
• Faire abstraction de la logique individuelle.
 La solution la plus simple consiste à construire un plan de
classement thématique.
Quatre grands principes pour élaborer un plan de classement
1- Utiliser un plan unique (une seule logique à mémoriser) pour
 Les dossiers papiers,
 Les fichiers informatiques (Mes Documents et serveur comm
 Les e-mails,
 Les favoris d'Internet.
2- Créer une structure simple
 Dix à quinze dossiers de premier niveau,
 3 niveaux de profondeur maximum
 (10 dossier suspendu, 20 chemise, 30 sous-chemise),
 Utiliser signalétique par niveau sur ordinateur,
• On évalue à 1h par jour et par personne le temps passé à rechercher des
informations / documents mal classés. Source : New-YorkTimes - mars 1997
• Méthodes de classement traditionnelles : elles reposent sur un classement
chronologique, alphabétique, numérique ou thématique
Question piège
 Où doit-on classer les papiers Assurance voiture ?
 À « Voiture » ou à « Assurance »
Il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse, mais il faut l’écrire pour que tout le
monde sache où les trouver

22. 21
Ex : CLIENTS (niveau 1) ; Martin SA (niveau 2) ; martin sa contrats
(niveau 3).
 Pas de documents non classés
(Faut-il modifier le plan ou jeter le document ?).
3- Reclasser
 Reclasser, détruire ou archiver tous les dossiers existants dans la
nouvelle structure.
 Commencer par les fichiers informatiques, puis passer aux e-mails et
finir par le papier.
 Si un document existe sous deux formes, conserver la source (si cela
vient de votre ordinateur) mais pas le papier.
 Pas de copies inutiles ou de double archivage.
4- Archiver régulièrement
 Distinguer les archives mortes (à conserver zone d'archives de
l'entreprise) et les dossiers vivants -à proximité (Année en cours et N-
I).
 Purger régulièrement ses dossiers
 (nouveau document remplace le précédent).
 Connaître les durées de conservation légales des documents.
Partager le classement dans son service
Organiser une réunion de service pour ébaucher les grandes lignes (les 10 à 15
thèmes de premier niveau) et la « charte de fonctionnement ».
• Désigner un administrateur du réseau
Pour le classement informatique et lui donner un rôle d'arbitre.
• Normaliser et « Versionner »
Avoir une règle pour désigner le dernier document actuel et détruire les
versions antérieures et brouillons lorsque le projet est terminé.
• Planifier du temps pour le classement
Une heure de rangement à la clôture de chaque dossier pour épurer les
dossiers et en prévision de l'archivage.Un « clean day » un jour dans
l'année où tout le monde fait du tri et du classement.
• Une règle de classement écrite et partagée
L'afficher à la racine du répertoire commun et dans les armoires de
classement.
•
• Faire des raccourcis vers les fichiers les plus utilisés sur le bureau.
• Quand on hésite entre deux thèmes de classement, se demander à quoi on
penserait si on devait retrouver ce document.

23. 22
•
« Une pile de papiers, c'est une suite de décisions non prises. »
Béatrice Carrot
• Le classement chaotique est une nouvelle approche du classement papier.
S'inspirant des techniques de recherches sur Google, de nouvelles technologies
permettent de retrouver tous ses papiers sans jamais les classer.