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La Gestion du Temps

Echecs et Stratégie
Echecs et Stratégie
Echecs et StratégieIngénieur Informatique Nouvelles Technologies & RS - Manager en Ressources Humaines - Directeur Échecs & Stratégie à Echecs et Stratégie

Formation d'une journée sur la Gestion du Temps Approche Joël de Rosnay Matrice d'Eisenhower

La Gestion du Temps

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Bienvenue à la formation sur
la Gestion du Temps
1
Philippe DORNBUSCH
Responsable du service Projets RH & Management
Direction des Ressources Humaines du CA IDF
Le tour de table des participants à la formation
2
Présentation personnelle : Nom, Prénom, cursus suivi…
Quelles sont vos attentes pour cette formation sur la gestion du temps ?
Conduite de projet 3
L’importance de l’interactivité durant cette formation
Organisation pratique de la journée
9h-9h30 Accueil des participants et tour de table
9h30 - 10h30 Introduction la gestion du temps
10h30 - 11h Pause
4
13h30 - 15h Mise en situation avec un cas pratique
11h – 12h30 Joël de Rosnay et la matrice d’Eisenhower
12h30 - 13h30 Pause déjeuner
15h - 15h30 Pause
15h30 - 17h Quiz puis correction du Quiz
5
Qu’est-ce que cela m’apporterait?
Introduction à la gestion du temps
Répondez aux 3 questions suivantes :
Quel est mon niveau actuel de satisfaction concernant
ma gestion du temps? (Échelle de 0 à 10 : 0 =
Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait)
Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre?
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6
Ecrivez sur une feuille de papier 5 avantages de la bonne gestion du
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La Gestion du Temps

  • 1. Bienvenue à la formation sur la Gestion du Temps 1 Philippe DORNBUSCH Responsable du service Projets RH & Management Direction des Ressources Humaines du CA IDF
  • 2. Le tour de table des participants à la formation 2 Présentation personnelle : Nom, Prénom, cursus suivi… Quelles sont vos attentes pour cette formation sur la gestion du temps ?
  • 3. Conduite de projet 3 L’importance de l’interactivité durant cette formation
  • 4. Organisation pratique de la journée 9h-9h30 Accueil des participants et tour de table 9h30 - 10h30 Introduction la gestion du temps 10h30 - 11h Pause 4 13h30 - 15h Mise en situation avec un cas pratique 11h – 12h30 Joël de Rosnay et la matrice d’Eisenhower 12h30 - 13h30 Pause déjeuner 15h - 15h30 Pause 15h30 - 17h Quiz puis correction du Quiz
  • 5. 5 Qu’est-ce que cela m’apporterait? Introduction à la gestion du temps Répondez aux 3 questions suivantes : Quel est mon niveau actuel de satisfaction concernant ma gestion du temps? (Échelle de 0 à 10 : 0 = Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait) Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre? (Échelle de 0 à10)
  • 6. 6 Ecrivez sur une feuille de papier 5 avantages de la bonne gestion du temps qui vous viennent à l’esprit Travailler de façon plus intelligente Gagner en efficacité Devenir un collègue très apprécié Etre agile Restez zen en toute circonstance
  • 7. Syndrome de l’étudiant : Se dépêcher pour respecter les échéances
  • 8. 8 Comment bien gérer son temps ?
  • 9. Il n'existe aucune règle valable pour tous et dans tous les cas de figure ; seulement des conseils ponctuels (des " tips "), tantôt naïfs, tantôt pertinents, souvent ironiques, résultant des observations, des expériences ou du simple bon sens de chercheurs ou de gestionnaires… 1- Triez vos activités. Les activités A sont celles que vous devriez entreprendre en premier : elles sont urgentes et importantes ; les B sont importantes mais pas urgentes ; les C, urgentes mais pas importantes ; les D, ni urgentes ni importantes. Les études montrent que la majorité des responsables commencent par les D, parce qu'elles leur semblent plus faciles. Joël de Rosnay (1937) Directeur de la Prospective et de l'Evaluation Cité des Sciences et de l'Industrie – Paris Scientifique, prospectiviste, conférencier et écrivain La gestion du temps selon Joël de Rosnay
  • 10. 10 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower
  • 11. 11 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower
  • 12. 2- Ne négligez pas le planning. Si vous ne faites pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite un temps précieux, qu'un bon planning aurait permis d'économiser. N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un. La gestion du temps
  • 13. 3- Gérez votre temps comme une ressource rare… tantôt en l'économisant, tantôt en le réinvestissant dans votre " capital-temps " (bibliothèque, secrétariat, PC, téléphone avec répondeur, E-mail...) pour générer des " intérêts temporels ", tantôt en apprenant à le dépenser avec parcimonie (à le perdre en apparence) pour mieux l'investir dans des actions à venir. Comme tout le monde, vous " n'avez pas le temps " d'entreprendre de nouvelles activités. Mais vous pouvez choisir vos priorités et hiérarchiser en conséquence les différents temps de votre vie professionnelle et personnelle. La gestion du temps
  • 14. 4- Ne réagissez pas à chaud aux crises. Vous risquez d'amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre énergie et celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés. 5- Comptez vos manipulations. Les documents de votre dossier " instances " ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. Passé ce délai, trois actions s'imposent devant un document : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission. La gestion du temps
  • 15. 15 6- N'encombrez pas votre bureau de dossiers dans l'espoir de ne pas les oublier… Non seulement vous risquez d'en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir. La gestion du temps
  • 16. 16 7- Devant toute tâche, commencez " petit " en sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable. Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On n'allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois. La gestion du temps
  • 17. 17 Loi de Parkinson : Le travail se dilate jusqu'à remplir la durée disponible pour son accomplissement. 8- Respectez les lois sociologiques. Dans l'organisation de votre travail, n'oubliez pas les "lois" suivantes. Loi de Douglass : Dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur rangement. La gestion du temps
  • 18. 18 Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de 20 % des articles et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y en considérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou les documents que vous souhaitez conserver). La gestion du temps
  • 19. 19 Lois de Murphy : rien n'est aussi simple qu'il y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit ; ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera. Méditez La gestion du temps
  • 20. 20 la phrase de Winston Churchill : "Passé un certain délai, un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu." La gestion du temps
  • 21. 21 9- Ne vous laissez pas démoraliser par l'effet Zeigarnik, en vertu duquel on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues ou non accomplies que celles menées à bien. Le souvenir des projets que vous ne trouvez plus le temps de terminer vous poursuit beaucoup plus que celui des projets réalisés et vous culpabilise. La gestion du temps
  • 23. 23 10- Fiez-vous aux statistiques ! Les études statistiques montrent que : La gestion du temps  40 % de ce qui vous inquiète ne se produira jamais, 30 % s'est déjà produit, 12 % concerne votre santé, 10 % représente des soucis divers et dont les effets s'annulent souvent, 8 % seulement est réellement légitime et mérite votre attention.
  • 24. 24 11- Hiérarchisez dans tous les sens du terme. Passez toujours :  les solutions vers le haut de la hiérarchie (pour exposer les problèmes et les solutions envisagées)  et les problèmes vers le bas (pour les résoudre ensemble). La gestion du temps / Management
  • 25. 25 12- Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez les ordres du jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux différents et favorisent l'effet Parkinson. La gestion du temps Activité prévue avec horaires imposés Activité prévue sans horaires imposés Activités imprévues (activité avec contrainte horaire) (to do list avec durée prévisionnelle à indiquer)
  • 26. 26 14- Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action "urgente" que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans les délais… et que vous aurez oubliée de suivre. 13- N'attendez jamais les retardataires. En attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l'heure seront en retard, et les autres le seront encore plus. La gestion du temps / Management
  • 27. 27 15- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail en confondant : activité et résultats, fébrilité et réalisations, efficacité (produire l'effet attendu) et efficience (obtenir de bons résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs importants pour simplement paraître occupés. La gestion du temps / Management
  • 28. 28 16- Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions, en soulignant les effets de celles-ci sur l'organisation. La gestion du temps / Management
  • 29. Le diagramme de Gantt 29 Diagramme de Gantt du projet Prof express N° tâche Tâches à réaliser MOE Prof Express Donneur d'ordre Equipe projet Testeurs CADIF Expert Jur. Expert Com Salariés Avr Mai Juin Juillet Aout Sept 1 Etude des caractéristiques du service Prof Express x x x 2 Benchmark autres CRs et CA technologie x x 3 Vérification de la qualité/solidité du prestataire Prof Express x x 4 Estimation DRH de la cible potentielle en nombre d'enfants de 6 à 20 ans x x 5 Mise en place d'un pilote pour tester le service proposé (3 testeurs Cadif) x x x 6 Contrôle du livrable et bilan du test x x x x 7 Feu vert Copil x x 8 Préparation du contrat entre Prof Express et CA IDF x x x 9 Signature du contrat x x x 10 Elaboration de la procédure d'inscription des collaborateurs+ SAV x x x 11 Création d'une page Chorale net RH avec les modalités d'inscription x x 12 Communication lors de la réunion du cercle 2 x 13 13 Lancement le 14 septembre avec envoi du Mail du DRH (commanditaire) x x x 14 14 Envoi de la com IDFlash x x 15 15 Pilotage de la montée en charge (nombre d'inscriptions, retour SAV…) x x x 16 Premier bilan du projet (mesure de la satisfaction des utilisateurs) x x x La gestion du temps dans la conduite de projet Cet outil répond à deux objectifs : planifier de façon optimale ainsi que communiquer sur le planning établi et les choix qu'il impose
  • 30. Quels conseils aimeriez-vous lui donner ? En quoi certaines de vos journées ressemblent-elles (un peu) à cette journée ? Pour quelles raisons Norbert LINGUAUD a-t-il vécu une telle journée ? La gestion du temps : Cas Norbert LINGUAUD
  • 31. Merci pour votre attention 31