S’ORGANISER POUR GAGNER EN   EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ        24/10/2012         ©OrganiZen – Laure DUFOURG
LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS         J’accompagne les indépendants et TPE dans leur            organisation qu...
GERER MON TEMPS    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
DEROULEMENT1. PRENDRE                                2. ADOPTER UNECONSCIENCE DE MA                          METHODE ET DE...
LES CHRONOPHAGES EXTERNES•   Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs,•   Les bavardages ou commérages,•   Les réun...
LES CHRONOPHAGES INTERNES•   Le perfectionnisme et les détails excessifs.•   Le manque de planification / d’anticipation.•...
LES AVANTAGES CACHES D’UNE                    MAUVAISE GESTION DU TEMPSIls sont souvent inconscients :• la reconnaissance ...
FREINS ET PEURS  Êtes-vous prêts à changer? A remettre en cause vos                      habitudes ?« Celui qui ne veut pa...
ME FIXER DES OBJECTIFS       ©OrganiZen – Laure DUFOURG
- « Voudriez-vous me dire, sil vous plait, quel chemin je dois prendre    pour men aller dici ? »- « Cela dépend largement...
DEFINIR MES OBJECTIFS• Un objectif représente un but à atteindre sur lequel jem’engage.• Il est formalisé par un verbe d’a...
LA METHODE SMARTS - SPECIFIQUE : précis, simple, formulé de manière positive (Je   veux)M – MESURABLE : qualité, quantité,...
PLANIFIER©OrganiZen – Laure DUFOURG
CYCLE D’EFFICACITE SUR UNEJOURNEE                              Conclusion :                              > les tâches les ...
CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE HEUREValeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne)                           ...
PLANIFICATIONPlanifier est indispensable pour agir en fonction des sesobjectifs et non en fonction des sollicitations.Plan...
PLANIFIER                  METHODE NERACN – NOTER les tâches à accomplirE – ESTIMER les duréesR – RESERVER DU TEMPS pour l...
ETABLIR LES PRIORITESEn classant les tâches selon leur priorité, on s’assure de :• travailler uniquement sur les tâches im...
ETABLIR LES PRIORITES                                                      PREPARATION DE L’AVENIRPROBLEME                ...
OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE               TRAVAIL                         1« En entreprise, on perd …… heure par jour à...
OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL05/04/2011    ©OrganiZen – Laure DUFOURG
SYNTHESE1. Me libérer la tête des choses à faire dans des listes   au fur et à mesure.2. Chaque soir, planifier la journée...
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Atelier gestion du temps et des priorités au CCRE 35 24/10/2012

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Atelier conférence d'une heure sur le thème de la gestion du temps et des priorités auprès d'un public de créateurs d'entreprises à Rennes.

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Atelier gestion du temps et des priorités au CCRE 35 24/10/2012

  1. 1. S’ORGANISER POUR GAGNER EN EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ 24/10/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  2. 2. LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS J’accompagne les indépendants et TPE dans leur organisation quotidienne :  Aménagement fonctionnel des locaux  Assistance administrative  Communication  Formation professionnelle UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME24/10/2012 ©OrganiZen – Laure DUFOURG 2
  3. 3. GERER MON TEMPS ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  4. 4. DEROULEMENT1. PRENDRE 2. ADOPTER UNECONSCIENCE DE MA METHODE ET DESSITUATION ET DE MON OUTILS QUI MECOMPORTEMENT CONVIENNENT 3. M’AFFIRMER SEREINEMENT DANS MON QUOTIDIEN ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  5. 5. LES CHRONOPHAGES EXTERNES• Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs,• Les bavardages ou commérages,• Les réunions trop fréquentes ou trop longues,• Les réunions et entretiens mal préparés,• Les interruptions par les collègues, par les clients…• Les visiteurs qui arrivent à l’improviste,• Les conflits mal gérés qui durent,• Le manque d’informations,• La mauvaise organisation des autres,• Les démarches administratives trop longues,• Les urgences,• Les papiers ou messages sans intérêt. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  6. 6. LES CHRONOPHAGES INTERNES• Le perfectionnisme et les détails excessifs.• Le manque de planification / d’anticipation.• Le manque d’ordre et de classement.• La difficulté à comprendre le changement.• Le manque de compréhension des informations.• La difficulté à dire non.• La fatigue, le stress.• La difficulté à prendre une décision.• La procrastination.• La délégation inversée.• Le manque de rigueur. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  7. 7. LES AVANTAGES CACHES D’UNE MAUVAISE GESTION DU TEMPSIls sont souvent inconscients :• la reconnaissance : renvoie l’image valorisée d’une personne très active.• l’adrénaline : besoin d’urgence et de stress pour avoir le sentiment de rattraper le temps perdu.• la fuite : permet d’échapper aux obligations, aux situations désagréables. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  8. 8. FREINS ET PEURS Êtes-vous prêts à changer? A remettre en cause vos habitudes ?« Celui qui ne veut pas faire trouve des raisons, celui qui veut faire trouve des moyens » ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  9. 9. ME FIXER DES OBJECTIFS ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  10. 10. - « Voudriez-vous me dire, sil vous plait, quel chemin je dois prendre pour men aller dici ? »- « Cela dépend largement de là où vous voulez aller »- « Peu mimporte »- « Alors le chemin que vous allez prendre na pas dimportance » Échange entre Alice et le Chat du Cheshire, Alice au pays des merveilles. Et vous, où voulez-vous aller ? ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  11. 11. DEFINIR MES OBJECTIFS• Un objectif représente un but à atteindre sur lequel jem’engage.• Il est formalisé par un verbe d’action.• Il peut être scindé en sous-objectifs : les actions (étapes)pour atteindre l’objectif final. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  12. 12. LA METHODE SMARTS - SPECIFIQUE : précis, simple, formulé de manière positive (Je veux)M – MESURABLE : qualité, quantité, temps, argentA – ATTEIGNABLE : motivant, appropriéR – REALISTE : moyens, compétences,T – TEMPOREL : daté dans le temps, avec une échéance et des objectifs intermédiaires ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  13. 13. PLANIFIER©OrganiZen – Laure DUFOURG
  14. 14. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNEJOURNEE Conclusion : > les tâches les plus difficiles et complexes sont à planifier le matin. (Pas de réunion avant 11H, pas de lecture de mails à l’arrivée). > Entre 14h et 16 h : préférer les travaux de routine. > En fin de journée, privilégier le relationnel, les contacts sociaux. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  15. 15. CYCLE D’EFFICACITE SUR UNE HEUREValeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne) Conclusion : > Faire des pauses toutes les heures, mêmes courtes. > Travailler trop longtemps n’est pas efficace (pas plus d’une heure en continu). 05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  16. 16. PLANIFICATIONPlanifier est indispensable pour agir en fonction des sesobjectifs et non en fonction des sollicitations.Planifier implique de garder de la souplesse pour pouvoir,au fur et à mesure, ajuster au mieux l’usage de son temps àses objectifs mais aussi aux imprévus.> Rester ferme sur ses objectifs tout en étant souple auquotidien. ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  17. 17. PLANIFIER METHODE NERACN – NOTER les tâches à accomplirE – ESTIMER les duréesR – RESERVER DU TEMPS pour l’imprévu (40% à 60%).A – ARBITRER par prioritéC – CONTROLER ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  18. 18. ETABLIR LES PRIORITESEn classant les tâches selon leur priorité, on s’assure de :• travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires,• traiter les affaires selon leur degré d’urgence,• se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche,• atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,• éviter de laisser les tâches inachevées.>>> Prioriser l’important à l’urgent ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  19. 19. ETABLIR LES PRIORITES PREPARATION DE L’AVENIRPROBLEME > A PLANIFIER> A FAIRE EN PRIORITEINTERRUPTION DISTRACTION> A DELEGUER > ANNULER ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  20. 20. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 1« En entreprise, on perd …… heure par jour à chercher 6 des informations, documents, objets, etc soit …… semaines par an ». ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  21. 21. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL05/04/2011 ©OrganiZen – Laure DUFOURG
  22. 22. SYNTHESE1. Me libérer la tête des choses à faire dans des listes au fur et à mesure.2. Chaque soir, planifier la journée du lendemain3. Chaque jour : un temps de rangement4. Chaque fin de semaine : un temps de planification et de réflexion. ©OrganiZen – Laure DUFOURG

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