JAE-2018-gestion-temps (2).ppt

La gestion du temps et de
sa carrière
• Mathieu Rousseau-Gagnon, M.D., M.Sc. (Ed.)
• Adapté du travail de François Goulet, M.D.,
M.A.
Secteur développement pédagogique
11 mai 2018

Absence de conflits
d’intérêt
Je suis un employé du VDP-DPC, je n’ai
pas de conflits d’intérêts de nature
commerciale.

Cette activité de
formation…
S’intéresse à…
MOI

Avertissement
Cet atelier peut comporter, des idées, des
concepts et des mots pouvant vous troubler!
Le participant doit en être informé.
Le but de l’atelier n’est pas de vous
convaincre, mais d’initier en vous la réflexion.
Il est donc totalement partial car il présente
les opinions du présentateur.

Avertissement
• Personne n’a une gestion
parfaite du temps
• Tous les trucs présentés ne sont
pas applicables pour tous

Thème : Cohérence du temps
à nos valeurs
Objectifs
Au terme de l’atelier, le participant sera
en mesure de :
– Faire concorder son emploi du temps à ses valeurs en
utilisant des aides à la gestion du temps
– Développer des habiletés dans la gestion des documents,
téléphones, courriels et réunions
– Faire plus avec le temps, pour donner du temps aux
activités personnelles et professionnelles
– Acquérir 10 trucs de gestion du temps
– Accompagner un apprenant voulant améliorer sa gestion
du temps

Ateliers en 2 temps
• Atelier par rapport à votre gestion
du temps
• Atelier par rapport à l’enseignement
de la gestion du temps
• Il y a un lien entre les deux!

Exercice 1 : une semaine
de votre vie
1. Quelles sont les activités effectuées et
leur durée?
2. Pour chacune des activités, quelles
étaient celles prioritaires?
3. Pour chacune des activités, quel était
votre niveau de contrôle?
En remplissant le tableau, réfléchissez
comment votre emploi du temps reflète bien
vos valeurs personnelles

Exercice 1
Activités
Activité prioritaire
(--, -, +, ++)
Niveau de contrôle
(-- à ++)
Dimanche AM
Dimanche PM
Dimanche soir
Lundi AM
Lundi PM
Lundi soir
Mardi AM
Mardi PM
Mardi soir
Mercredi AM
Mercredi PM
Mercredi soir
Jeudi AM
Jeudi PM
Jeudi soir
Vendredi AM
Vendredi PM
Vendredi soir
Samedi AM
Samedi PM
Samedi soir

On ne peut pas gérer le
temps
• Vous ne pouvez gérer votre temps
• Vous pouvez gérer les événements
qui le composent
Bien gérer son temps, c’est
augmenter son contrôle sur les
événements

Le temps est la plus précieuse
des ressources
• Les leaders efficaces ont appris à
gérer leur temps de façon efficace,
efficiente et authentique
– En lien avec leurs priorités et leur vision
– En ne perdant pas leur temps avec des
événements qui consomment trop
– En observant, pratiquant et réévaluant

Les mythes dans la gestion
du temps
• Ça ne s’apprend pas
• Je suis une personne spontanée
• Je travaille mieux sous pression
• Je suis trop occupé pour apprendre
comment gérer mon temps
• C’est une mauvaise période, la semaine
prochaine j’aurai plus de temps

Les lois…
• La Loi de Parkinson : le travail s’étale de façon à occuper le
temps disponible pour son achèvement
• La Loi de Murphy : ce que l’on doit effectuer prend toujours
plus de temps que ce que l’on a prévu
• La Loi de Illich : au-delà d’un certain seuil, l’efficacité
humaine décroît, jusqu’à devenir négative
• La Loi de Carlson : tout travail interrompu en cours de route
sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était
effectué en continu
• La Loi de Douglas : plus on dispose de place, plus on l’utilise
et on amasse, on empile

Gestion du temps et
gestion du stress :
inséparables

Scénario 1
Docteure M adore sa pratique et y consacre beaucoup de
temps. Récemment, elle a accepté de prendre en charge
les patients de son collègue qui prenait sa retraite.
Elle est aussi très excitée de prendre le leadership à titre
de responsable de son service. Le chef du département
souhaiterait également qu’elle soit responsable de la
formation des résidents. Personne de l’équipe peut faire
cette tâche comme elle. Docteure M n’a pas le temps de
bien dormir.
Que devrait répondre docteure M à son chef de
département?
Si elle répond oui : pourquoi?
Si elle répond non : pourquoi?

Truc 1 : Dire non, c’est se
respecter
Les étapes de Meredith
1. Ouvrir la bouche
2. Dire «non merci» d’une façon polie
3. Fermer la bouche
• Ne pas dire oui trop vite
• Dire «non, pour cette fois… en ce moment…»
• Réfléchissez à vos priorités et à votre vision
• Refuser le sentiment d’omnipotence
• Ne pas avoir l’impression que vous êtes le (la)
seul(e) capable de faire la tâche

respecter
Négocier
• Demander qu’on vous laisse du temps
pour faire cette nouvelle tâche
Ne pas avoir peur de manquer le bateau
• Dire non ce n’est pas à jamais.
Généralement, d’autres événements se
présenteront à vous

respecter
• Les cimetières sont remplis de personnes
irremplaçables! Qui ont toutes été
remplacées
• Votre pire ennemi n’est pas les autres! C’est
vous!

Truc 2 : Dire oui, selon les
opportunités en lien avec ses valeurs
• Dire non ça va, mais pas pour
tout, en tout temps
• Ne pas se réfugier dans la sécurité
de la routine
• Se permettre de sauter sur les
opportunités

Truc 2 : Dire oui, selon les
opportunités en lien avec ses
valeurs
• Est-ce que cette tâche m’intéresse?
• Est-elle en lien avec mes valeurs, mon plan
de carrière?
• Ai-je le temps considérant ma vie privée?
• Quelles sont les ressources humaines et
financières associées?

Scénario 2
Docteur Robert est perplexe. Il est
constamment dérangé par le téléphone, les
collègues et les patients. Il oublie des réunions
et des rencontres mais ne le souhaite pas. Cela
irrite les autres. Il fait son possible pour ne rien
oublier mais parfois, il oublie. Son bureau de
travail est jonché de papiers. Il a un téléphone
intelligent et un téléchasseur mais il a de la
difficulté à ses retrouver devant les multitudes
d’activités tant professionnelles que
personnelles.
Quels trucs aideraient docteur Robert?

Truc 3 : Utiliser un agenda
personnel
• Utilisation d’un agenda électronique ou
papier pour retrouver :
– Les activités quotidiennes,
hebdomadaires, mensuelles et à long
terme
– Liste des contacts (téléphones, courriels,
adresses)
– Liste à faire (téléphones, personnes à
rencontrer, courriels à faire, lettres à
rédiger et dossiers à préparer)
– Chaque activité avec un ordre de priorité

Truc 4 : La gestion des
documents
• Les règles à suivre si vous touchez à
un document papier
– Classer
– Déléguer
– Répondre immédiatement
– Réfléchir / Documents / Discuter
• Ménage des dossiers
– Selon le calendrier de conservation
– Une fois l’an au minimum

Scénario 3
Marie est très satisfaite dans ses activités
professionnelles. Elle a été vraiment très
productive au cours des dernières années.
Elle a même reçu une promotion. Ses
revenus sont en hausse. Son conjoint est
vraiment compréhensif et aidant. Elle
souhaiterait réduire son tour de taille et
avoir plus de temps avec sa famille. Elle
sait que cela est important.
Quel truc aiderait Marie?

Activités
professionnelles
Faire de
l’exercice/vacances/
activités/culturelles
Famille – proches
Santé – repas - sommeil
Remettre les pendules à l’heure

Truc 5 : Mettre à l’agenda ses
«gros cailloux»
• Mettre à l’agenda ses priorités personnelles
«gros cailloux» et le reste du temps, remplir les
espaces comme le sable entre les gros cailloux
• Prendre du temps pour soi
• Prévoir ses futures vacances lorsqu’on est en
vacances
• Prévoir du temps pour sa famille/ses proches
• Engager des adjoints personnels ou des
majordomes (Ex.: Butlers Club)

Scénario 4
Docteur Michel est gentil et très apprécié de tous
mais il est inondé d’appels téléphoniques. Il est
constamment dérangé par les appels des médecins,
des pharmaciens, des résidents, de son chef de
département, sa conjointe, ses enfants, ses
partenaires de tennis, etc.
• En dyade, discutez de la façon dont vous gérer les
appels téléphoniques
– Sur votre appareil intelligent
– Les appels durant vos activités cliniques
– Vos appels durant vos activités administratives

Scénario 5
Docteure Sophie est très «techno». Elle possède un IPad et
un IPhone. Elle reçoit quotidiennement des centaines de
courriels et des textos: pourriels, publicités, collègues,
hôpital, université, chefs de département, famille, amis et
même son ordre professionnel.
Depuis peu, pour réduire son temps de téléphone, elle a
demandé à certains de ses patients de lui écrire par courriel.
Elle ne peut s’empêcher à toute heure du jour de prendre
ses textos et même ses courriels sur son IPhone.
Échangez avec votre collègue de gauche votre gestion des
textos/courriels :
– Textos/Courriels en général
– Textos/Courriels des collègues
– Courriels des patients

Truc 6 : La gestion du
téléphone
1. Ne donnez pas votre numéro de téléphone intelligent à tous
sauf à vos proches
2. Réservez une à trois périodes quotidiennes pour recevoir et
faire des appels
3. Demandez, si possible, à votre adjoint(e) de filtrer les appels et
de régler les appels non importants
4. Ayez en main une procédure pour faire le suivi des appels
• Objet de la demande
• Dossier du patient ou de l’étudiant/employé
5. Demandez aux collègues de faire les demandes par courriels

courriels
Utilisez des adresses différentes
– L’une professionnelle (collègues,
patients)
– L’autre personnelle (amis, famille)

courriels
• Ouvrez-vous vos courriels par habitude ou à
n’importe quelle heure de la journée?
– Solution : retirez l’icône de votre bureau et
trouvez-vous une nouvelle habitude
• En revenant d’une réunion ou d’une tâche,
de façon urgente, vous ouvrez vos courriels.
Pourquoi?
– Solution : avoir une liste des choses à faire

courriels
• Pourquoi, dans une réunion, devant vos collègues
ouvrez-vous vos courriels? C’est vraiment une
situation impolie et irrespectueuse des autres
– Solution : déléguez l’ouverture de vos courriels à votre adjoint(e)
mettez la fonction délai
• Faites-vous de la procrastination avec vos courriels?
– Solution : prévoyez un processus clair pour l’ouverture des
courriels
• Ouvrir vos courriels, est-ce une récompense pour
vous?
– Solution : trouvez une autre gratification

courriels
• Prendre un temps défini pour lire et transmettre les
courriels (1 à 3 périodes par jour)
• Émission : le nétiquette
– Ne pas utiliser à outrance «répondre à tous»
– Précisez «pour action» ou «pour information sans réponse»
– Rédigez des messages concis, d’une dimension maximale
d’une demi-page
– Ne traitez qu’un sujet par courriel pour favoriser le
classement par dossier
– N’écrivez pas vos courriels avec des lettres majuscules ou une
police colorée

courriels
• Émission : le nétiquette
– Indiquez l’objet du courriel
– Ne pas utiliser le courriel pour discuter d’un
contenu nécessitant un échange pour une
décision; pour cela, utiliser d’autres
véhicules (rencontre, Wiki, blogue, etc.)
– Évitez les copies conformes cachées
– Ne pas faire suivre les courriels sans avoir
ajouté du contenu au texte original
– Signature différente à l’interne et à l’externe

courriels
• Réception : le nétiquette
– Utilisez la technique de recherche critique avant d’ouvrir
• Qui est l’émetteur
• Quel est le sujet – important pour vous?
• Lire les premières lignes – non important – rejeter
– Éteignez les bips sonores d’arrivée des messages entrants
– Traitez immédiatement chacun des messages. Répondez
directement aux questions posées et mettez de côté ce qui
appelle une recherche d’information ou classez pour plus
tard
– Classez les courriels dans des dossiers selon les principaux
sujets (maximum 7 à 10)
– Dirigez certains courriels vers votre adjoint(e)
– Ne pas répondre si vous êtes le récepteur en copie conforme

Truc 8 : Les médias sociaux
• N’oubliez pas que tout ce que vous
écrivez est :
– Public (tous peuvent y avoir accès)
– Éternel (permanent dans le temps)
– Universel (aucune limite
géographique)

Truc 8 : Les médias sociaux
• Peuvent envahir votre horaire, c’est
comme une infiltration d’eau!
• Utiles pour votre DPC en temps réel
• Rapproche vos amis éloignés mais
éloigne vos amis proches
• Respectez votre code de déontologie et
les droits d’auteur

Scénario 6
Docteure B est chef d’un «gros»
département. Elle est présidente de son
nouveau CMDP et également de différents
groupes de travail dont le comité
d’évaluation de l’acte médical. En plus, elle
est responsable de son GMF de 18
professionnels de la santé. Elle est donc
responsable de plusieurs réunions.
Quels sont les éléments importants à
considérer dans la gestion des réunions?

Truc 9 : Les réunions de
comité
• Prévoyez un ordre du jour détaillé et l’envoyer à
l’avance
• Mettez les sujets en ordre de priorité (+ au -)
– Décision, discussion, information
• Demandez à tous de préparer la réunion
• Donnez à chacun une part active dans la réunion
• Demandez à son adjoint(e) de prendre des notes
pour le procès-verbal et de gérer le temps
• Envoyer le procès-verbal rapidement après la
réunion et indiquer les tâches de chacun avec
un échéancier

Truc 9 : Les réunions de
comité
• Votre présence est-elle nécessaire?
• Êtes-vous préparé pour la réunion?

Truc 10 : Dissocier l’urgent de l’important
Urgent Non urgent
Important • Actions urgentes
• Crises/paniques
• Éteindre les feux
• Projets avec date
d’échéance
• Santé et bien-être
• Bâtir des relations
harmonieuses
• Maintenir sa compétence
professionnelle
• Apprendre de nouvelles
connaissances/habiletés/
compétences
• Développer de nouvelles
connaissances/habiletés/
compétences
Non important • Se faire interrompre
• Personnes
• Téléphones
• Réunions non préparées
• Travaux répétitifs
• Perte de temps
• Activités non productives

Truc 10 : Dissocier l’urgent de
l’important
• Tâches importantes et urgentes
– Prévenir et se préparer à l’avance
• Tâches importantes mais non urgentes
– Préparer et prendre le temps
• Tâches urgentes mais peu importantes
– Déléguer
• Tâches ni urgentes ni importantes
– Supprimer ou déléguer

Truc 10 : Délégation
La délégation Avantages
• Déléguer à d’autres la réalisation de
tâches
• Fournir les moyens pour atteindre
l’objectif
• Faire place à l’erreur
• Bien expliquer l’objectif de la tâche
• Gain de temps
• Gain de motivation pour les autres
• Meilleure répartition du travail selon
les expertises de chacun
• Créer un climat de confiance et de
solidarité entre les collaborateurs
Comment déléguer :
1. Préparer la tâche à déléguer
2. Rencontrer la personne et expliquer la tâche à
déléguer
3. Suivre l’avancement de la tâche

En résumé : 10 trucs
1. Dire non, c’est se respecter
2. Dire oui, selon les opportunités
3. Utiliser un agenda personnel
4. Créer une règle de gestion des documents
5. Mettre à l’agenda ses «gros cailloux»
6. Établir une procédure claire pour la gestion des
téléphones
7. Établir une procédure de gestion des courriels
8. Être prudent dans l’utilisation des médias sociaux
9. Gérer efficacement les réunions
10. Dissocier l’urgent de l’important : apprendre à
déléguer et collaborer

Enseigner la
gestion du
temps, un rêve?

Comment enseigner la
gestion du temps?
• 3 niveaux d’intervention
comme tout apprentissage:
– Attitudes
– Connaissances
– Habiletés
Bloom (1956), Krathwohl (1973)

gestion du temps?
• 5 minutes avec votre voisin pour
réfléchir à votre expérience de la
dernière heure et proposer vos
idées en précisant sur quel niveau
d’apprentissage vous allez
intervenir
• Indice: l’apprenant doit être ACTIF

gestion du temps?
• 5 minutes pour en discuter avec
votre voisin

gestion du temps?
• Attitude:
– Réflexion personnelle
– Discussion: avec pairs, petit groupe, superviseur
– Auto-évaluation, tableau de l’horaire
– Scénarios
– Exercice sur la carrière, les priorités (cailloux/gravier/sable)
– Matrice urgent vs important
• Connaissances:
– Lectures
– Vidéos
– Cours
• Habiletés:
– Création agenda
– Outils gestion courriel, horaire, alarmes
– Ateliers interactifs
– Scénarios

Culture et temps
• Juste un rappel que certaines cultures voit
le temps plutôt monochronique (asie,
anglo-saxons) et d’autres polychronique
(latins, africains)
• À garder en tête lors de votre supervision
d’apprenants d’autres cultures
• Il faut comprendre et s’adapter

Mentorat et gestion du
temps
• Sans doute la meilleure méthode
pour amener une amélioration
progressive et durable
• Quelles sont, à votre avis, les
caractéristiques d’un bon mentor?

Caractéristiques d’un bon
mentor
• Plénière
• À tour de rôle, une qualité qui n’a
pas été mentionnée

Caractéristiques d’un bon
mentor

Mentor
• Dans la mythologie grecque, Mentor est le
précepteur de Télémaque et l'ami d'Ulysse.
• Mentor est un ami de longue date du roi Ulysse,
qu'il assiste régulièrement de ses conseils.
• Lorsque Ulysse quitte son royaume pour
participer à la guerre de Troie, il confie à Mentor
l'éducation de son fils et la gestion de son
patrimoine.
• Mentor devient donc le conseiller de
Télémaque, qu'il guide dans ses choix.

Mentor
• Quand les prétendants cherchent à
contraindre Pénélope à choisir parmi eux
un nouvel époux qui deviendrait ipso
facto le nouveau roi d'Ithaque, c'est
Mentor qui pousse Télémaque à partir
rechercher son père.
• Par assimilation, un mentor est un
conseiller expérimenté, attentif et sage
auquel on fait entièrement confiance.

gestion du temps?
• Prise de conscience nécessaire pour
amener le désir de changement
d’attitudes
• Enseignement de connaissances
nécessaires à la bonne gestion
• Pratique d’habiletés permettant
d’améliorer la gestion du temps
• L’apprenant doit être actif dans son
apprentissage
• Mentorat permet de maintenir la
progression

Références utiles (1/2)
• Shelly Reese. 12 Smart Time Management Tips
for Doctors - Medscape - Apr 27, 2016,
https://www.medscape.com/viewarticle/860328
• Crosby, J.W., Ten Time-Management Tips for
Family Physicians, CMAJ March 16, 2004 170 (6)
949-950; http://www.cmaj.ca/content/170/6/949
• Gordon CE, Borkan SC. Recapturing time: a
practical approach to time management for
physicians. Postgraduate Medical Journal
2014;90:267-272 ,
http://pmj.bmj.com/content/90/1063/267.citatio
n-tools

Références utiles (2/2)
• Patel H, Puddester D. The time management
guide: A practical handbook for physicians by
physicians. Ottawa: Royal College of Physicians
and Surgeons; 2012.
• Adams, R.L., 15 Management Tips for Achieving
Your Goals,
https://www.entrepreneur.com/article/299336
• Bates, J., Work Smarter, Not Harder: 21 Time
Management Tips to Hack Productivity,
http://www.creativitypost.com/create/work_s
marter_not_harder_21_time_management_tip
s_to_hack_productivity

Merci pour votre
enthousiasme!
• Questions?
• Commentaires?
• Suggestions?
mathieu.rousseau-gagnon.1@ulaval.ca

documents
• À la maison, créer un lieu pour
installer le centre de
commandement pour tous les
membres de la famille avec :
– Ordinateur
– Téléphone
– Feuilles de note
– Liste des contacts de la famille
– Babillard pour les messages
– Déchiqueteuse

courriels
• Réception
– N’utilisez pas votre boite de réception
à titre de «liste à faire»
– Ne créez pas un dossier «en cas où»
– Ne créez pas un dossier pour une seule
personne qui vous écrit

gestion du temps?
• 5 minutes en plénière
• Flip Chart ou Power Point
selon visioconférence

JAE-2018-gestion-temps (2).ppt

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Notes de l'éditeur