Le document traite de la gestion du temps, en abordant son importance pour l'efficacité et la productivité, tout en présentant les outils et techniques nécessaires pour l'optimiser. Il distingue entre l'urgence et l'importance, tout en expliquant les maladies liées à une mauvaise gestion du temps et les remèdes possibles. Des méthodes telles que la matrice d'Eisenhower, le diagramme de Gantt et la méthode ABCDE sont proposées pour aider à prioriser et organiser les tâches.

1. La Gestion Du Temps
Réalisé et Présenté Par : AIT CHAIB Marouane
EXPOSÉ EN COMMUNICATION ET DÉVELOPPEMENT PERSONNEL
SOUS THÈME :
Université Hassan I
Faculté des Sciences et des Technologies
Département : Chimie Appliquée
Filière : Procédés et Ingénierie Chimique
proposé par : M. SOUABNI
Université Hassan I
Faculté des Sciences et des Technologies
Département : Chimie Appliquée
Filière : Procédés et Ingénierie Chimique
Année universitaire 2016/2017 1

2. Introduction
Notions liées à la gestion du temps
Les maladies liées la gestion du temps
Les règles de gestion du temps
Les recette de gestion de temps pour un ingénieur qualité
2
Conclusion

3. Bien gérer votre temps de travail vous permet de gagner en efficacité et en
productivité.
il existe plusieurs outils d’efficacité, pour bien gérer ses efforts pour se focaliser
sur ce qui mérite d'être traité en priorité.
Gérer son temps c’est l’art de vivre et l’art de gérer sa vie personnelle et professionnelle

4. Définition : La gestion du temps est définie comme étant la méthode ou la
stratégie employée qui utilise des outils et des techniques pour planifier et
utiliser le temps de la manière la plus efficace possible
La gestion du temps
La gestion du temps fait partie du développement
personnelle car il participe à une bonne organisation de sa
vie, se qui favorise la fixation des objectifs ainsi que leurs
réalisation.

5. IMPORTANT ? ... URGENT ? ... PRIORITAIRE ?
distinguons ces deux notions différentes : l'urgence et
l'importance.
Un événement est considéré important lorsqu’il se rattache
aux fonctions et aux responsabilités majeures de votre poste
au sein de l’entreprise.
Un événement est considéré comme urgent si le fait de ne
pas le traiter dans les plus brefs délais va entraîner - très
probablement - des conséquences nuisibles, irréversibles
Avec l’impossibilité ultérieure de traiter à nouveau l'événement
ou de le récupérer d'une manière ou d'une autre.

6. IMPORTANT ? ... URGENT ? ... PRIORITAIRE ?
La priorité c’est le Fait qu’un évènement précède
un autre évènement dans le temps
La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de
classer les tâches à faire en fonction de leur urgences et
importances

7. Les managers souffrent de diverses maladies dont l’origine est leur rapport au
temps.
o Le manque de temps
o L’urgence
o Les constantes interruptions
o Ne pas savoir dire non
Les maladies liées à la gestion du temps

8. La maladie de manque de temps
Les symptômes
La liste des priorités s’allonge sans cesse, et les tâches prennent plus de
temps que
prévu.
Les objectifs à réaliser ne sont jamais clairs. Les projets ont tendance à se
compliquer
Difficulté à obtenir à temps les informations ou le travail promis, ce qui met tout
le monde en retard.

9. La maladie de manque de temps
Les causes probables
La difficulté de bien évaluer la durée des projets, les étapes à
prévoir et les échéances à respecter.
Une difficulté à évaluer la charge du travail
L’agenda est souvent bousculé par des changements de dernière
minute.

10. La maladie de manque de temps
Le manager qui souffre de manque de temps :
o doit souvent faire des heures supplémentaires,
o C’est le dernier à quitter son bureau.
o Le weekend, il apporte des dossiers à la maison.
o Son aspect physique est celui d’une personne qui dort peu, se
sent surchargée, fatiguée et pense constamment à ses
futures vacances
Les conséquences

11. La maladie de manque de temps
Principe de bon management
contre le manque de
temps
Comment
lutter
Synchroniser systématiquement les priorités et les
disponibilités avec celles des autres membres de
l’entreprise concernés.
Visualiser à l’avance les emplois du temps
hebdomadaire et mensuel.
Intégrer une marge de sécurité qui prévoit les
imprévus et les urgences.
Prévoir une durée réaliste (et non magique ) pour
les tâches à accomplir.
Définir les priorités.

12. La maladie de l’urgence
Le cadre n’arrive pas à réaliser ses priorités à cause de nombreux
imprévus et urgences en fin de la journée,
Il a tendance à entreprendre à la dernière minute une tâche
importante, parce qu’il reporte à plus tard les tâches dont
l’échéance est éloignée.
Les symptômes

13. La maladie de l’urgence
Ce type de cadre a le culte de l’action, et la planification lui paraît une
activité subalterne (secondaire ou peu importante)
Pour lui tout est priorité confondue avec l’urgence, l’urgence est-elle
même confondue avec l’importance.
Si c’est urgent, c’est automatiquement important.  Une réelle
difficulté à projeter dans l’avenir et reste prisonnier de son quotidien.
Les causes probables

14. La maladie de l’urgence
Parmi les conséquences on cite :
Le désordre de son bureau qui traduit le combat quotidien.
Ce désordre a comme conséquence : Il perd beaucoup de temps à traquer
les informations dont il a besoin dans les dossiers qui encombrent son
bureau.
Les conséquences
Les tâches importantes mais non urgentes sont constamment
reportées.
Il s’épuise et épuise son entourage. Il finit ses journées dans un état
de dépression physique et morale.

15. La maladie de l’urgence
Définir ses priorités en fonction de sa fonction.
Déléguer les autres tâches en utilisant un système de
compte-rendu et de contrôle
Se limiter à quelques dossiers importants et urgents et
les traiter complètement.
Les remèdes à l’urgence

16. Les interruptions
Le manager se plaint d’être constamment
interrompu dans son travail par des collègues, des
visiteurs, des patrons qui entrent en coup de vent
dans son bureau pour lui demander des
informations urgentes.
Les symptômes
Alors l’environnement de travail devient peu propice
à la concentration,

17. Les interruptions
Les causes probables :
réunions de couloir
Au
bureau

18. Les interruptions
Causes liées à l’organisation du travail dans toute l’entreprise
L’information nécessaire à la réalisation du travail peut être
imprécise ou non disponible.
Les mécanismes de coordination des projets sont inexistants
Les outils de communication ne sont pas intégrer dans le
système management.

19. Les interruptions
remèdes aux interruptions
Savoir imposer une réorganisation de la manière de travailler.
Fermer sa porte et ne l’ouvrir qu’à des heures fixes.
Bloquer des tranches horaires pour effectuer les tâches
récurrentes : messages, coups de fil, entretiens…
Ne participer qu’aux réunions jugées importantes

20. Ne pas savoir dire non
Les symptômes
Il est convaincu qu’il n’a pas le choix et le pouvoir de refuser
Il se sent obligé d’accepter les demandes, même s’il est
déjà surchargé.
Il a de la difficulté à demander de l’aide quand il en a
besoin.
Il a l’impression d’être toujours au service des autres.
La peur de refuser (dire non)
Il souffre des urgences de dernière minute,
Aucune proportion entre les attentes et les
ressources disponibles,
Il fait toujours passer les besoins des autres avant les
siens.

21. Manque de confiance en sois
Il recherche une valorisation dans le regard de l’autre,
Il y a à la fois une survalorisation de sa propre personne et une peur
de paraître incompétent, de donner l’impression de ne pas vouloir
collaborer.
Il a la peur d’être moins aimée, être pénalisée, perdre son emploi.
Les causes probables
Ne pas savoir dire non

22. Les règles de la gestion du temps
En matière de gestion du temps, les recettes miracles n’existent pas,
cependant
Bien gérer son temps c’est accepter qu’on n’ait pas le temps de tout faire,
 Hiérarchiser, prévoir et planifier
 Faire la chasse aux voleurs de temps (« Time trap »)
 Devenir un « stratège du temps »

23. Les tâches doivent être triées selon la matrice d’Eisenhower, il
est préférable de commencer par ce qu’on apprécie le moins.
Hiérarchiser, prévoir et planifier
Règle 1 :

24. Faire la chasse aux voleurs de temps (chronophages )
Règle 2 :
Chronophage : mot grec "chronos", "le temps", et "phagos",
"manger", il désigne l'idée de consommer le temps, notamment
dans les activités liées aux nouvelles technologies de l'information
et de la communication
Il existe plusieurs façons de consommer le temps. Certaines sont
productives, d'autres non. On appelle ces dernières des
chronophages.
Comme les chronophages consomment un temps excessif, ils
nuisent à notre rendement, à notre efficacité, et finalement à notre
performance.

25. Faire la chasse aux voleurs de temps (chronophages )
Règle 2 :
voleurs de temps d'origine externe pour un ingénieur qualité :
 Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.
 Les bavardages avec les collègues ou les amis qui viennent raconter
leurs problèmes.
 Les réunions trop fréquentes, trop longues.
 Les entretiens ou les réunions mal préparées.
 Les visiteurs qui arrivent à l'improviste.
 Les conflits mal gérés qui durent.
 Le manque d'informations.
 La mauvaise organisation des autres.
 Les démarches administratives trop longues.

26. Faire la chasse aux voleurs de temps (chronophages )
Règle 2 :

27. Les recette de gestion de temps pour
un ingénieur qualité

28. La méthode ABCDE
La méthode ABCDE se base principalement sur la loi de la
concentration sur le PLUS IMPORTANT en respectant les
ROLES qu’on joue dans notre vie.
A
B
C
D
E
A faire obligatoirement, c’est très important
Bien de le faire maintenant et à ne pas remettre à plus
tard
Convenable à faire, c’est la zone des autres pour les
gagner mais il faut parfois savoir dire NON
à Déléguer puis ce que je peux obtenir les mêmes
résultats
à Éliminer d’une manière catégorique

29. La méthode SPAM
S P A M
SIMPLIFIEZ
AU MAXIMUM
PRIORISEZ
AU MAXIMUM
ACCELEREZ
AU MAXIMUM
MULTIPLIEZ
AU MAXIMUM
- allez à l’essentiel
- prendre la décision
- répondre aux questions suivantes : Qu’est ce que je dois faire de plus en plus?
Qu’est ce que je dois faire de nouveau?
Qu’est ce que je dois arrêter de faire?
En faisant l’exercice d’évaluation ABCDE chaque jour, votre cerveau
va s’habituer à vous orienter vers les tâches les plus prioritaires.
La meilleure façon de gérer son temps est de passer à
l’action le plus rapidement possible,
Ayez un Cerveau Collectif .En faisant les choses avec les
autres, nous arrivons à économiser beaucoup de temps,

30. La méthode GANTT
Le diagramme de Gantt, couramment utilisé en gestion de projet, est l'un des
outils les plus efficaces pour représenter visuellement l'état d'avancement des
différentes activités (tâches) qui constituent un projet.
La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer,
tandis que la ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées
au projet (jours, semaines, mois etc.)
Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la
longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.

31. Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil :
 Les différentes tâches à envisager
 La date de début et la date de fin de chaque tâche
 La durée escomptée de chaque tâche
 Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce
chevauchement
 La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
 La Succession des taches

32. Cet outil fournit une méthode permettant d'optimiser et de planifier
l'ordonnancement de tâches.
Il est utilisé dans la gestion de projet. Son but est de trouver la meilleure
organisation possible pour qu'un projet soit terminé dans les meilleurs
délais,
Il permet d'identifier les tâches critiques, c'est-à-dire les tâches qui ne
doivent souffrir aucun retard.
Cette méthode d’organisation est sans doute l’une des plus exigeantes
mais aussi l’une des plus puissantes.
Le graphique PERT

33. Taches Durée Lieu
Tache A : Organiser des actions de sensibilisation
du personnel au problème de la qualité.
1h
au terrain
Tache B : la rédaction des procédures qualité 1h 30min au bureau
Tache C : prendre des échantillons des produits
fabriqués et Contrôler la conformité aux exigences des
client.
3h Laboratoire
Tache D : Analyser les points de non conformité et
de mettre en place des actions correctives et
préventives adaptées.
1h 30 min -------
Tache E : Réunion entre les différents services de
l'entreprise pour les convaincre d'adopter de
nouvelles manières de faire ou de nouvelles
techniques.
1h Salle de
réunions
Le graphique PERT

34. Le graphique PERT
Début
8h 8h
A : 1h
B : 1h30
C : 3h
E : 1h
D : 1h30
10h30 12h00
9h 9h
Fin
14h30 14h30
13h30 13h30
12h 12h
Tache A : Organiser des actions de
sensibilisation du personnel au problème
de la qualité.
Tache C : prendre des échantillons des produits
fabriqués et Contrôler la conformité aux exigences
des client.
Tache D : Analyser les points de non
conformité et de mettre en place des actions
correctives et préventives adaptées.
Tache E : Réunion
Tache B : la rédaction des procédures qualité

35. 30

36. Références
 http://ledeveloppementpersonnel.co/la-definition-de-la-gestion-du-temps/
 http://comment-gagner-plus.over-blog.com/les-avantages-de-la-gestion-du-temps
 http://www.gantt.com/fr/
 https://www.youtube.com/watch?v=ckahh9R0SaU&t=20s
 http://www.qualiteonline.com/dossier-48-le-reseau-pert.html

37. MERCI DE VOTRE ATTENTION