Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI, en passant par les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les multinationales, l’assistant(e) de direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur. Il/Elle effectue toutes les tâches traditionnelles d’un(e) secrétaire, à savoir la tenue de son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions auxquels il/elle assiste généralement, la préparation de dossiers et présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages, l’archivage de tous ses documents.

1. L’ASSISTANTE DE DIRECTION

2. UNE ORGANISATION EFFICACE
DE SON TEMPS
• Permet de :
• Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités
• Agir plutôt que de réagir
• Surmonter son stress
• Prendre du temps libre
• Atteindre ses objectifs

3. Mes critères de gestion du temps
• L’important est souvent dissimulé, caché
au milieu de la « pile » des urgences.
• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT
• L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT

4. L’Important et L’Urgent
• Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :
• Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois
je faire, et que personne ne peut faire à ma place?
• Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute
choses?
• Qu’est ce que je peux déléguer?

5. Mes critères de gestion du temps
L’URGENT
• L’URGENT
• ACTION IMMEDIATE
• REALISATION ET RESULTATS RAPIDES
• SATISFACTION / VALORISATION

6. Mes critères de gestion du temps
L’IMPORTANT et L’URGENT
L’URGENT, c’est le présent :
Il commande l’action, le résultat immédiat,
Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite.
L’IMPORTANT, c’est le futur :
C’est le futur, le court, moyen ou long terme.
Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir
C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui ne
nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.

7. Le temps maîtrisé
• Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée
des activités.
• Planification de 60 % du temps :
• temps maîtrisé
• 60 % activités planifiées
• 20 % activités imprévues
• 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)

8. L’important et l’urgent
• Important – peu urgent
• Le Futur
• Réflexion+++ Action+
• Peu important – peu urgent
• Le Futur
• Réflexion + Action +
• Important Urgent – Le Présent
• Réflexion +++ Action +++
• Peu important – urgent
• Le Présent
• Réflexion ++ Action +++

9. La planification
• Planifier pour :
• Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou
professionnels
• Gagner du temps
• Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper
• Prévoir et agir dans le calme

10. Planification
• La planification permet de prévoir, de
déterminer les étapes qui nous conduisent
vers un objectif que nous nous sommes
fixés.
• LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS
ET DE LA REFLEXION.

11. Planifier son travail
• Planifier c’est :
• Se donner les moyens de rester maître de la
situation.
• La planification concrètement établie, va nous aider à :
• - Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer
• Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement , garder
l’essentiel en tête
• Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts
enregistrés au cours de l’action

12. Planifier c’est aussi :
• Anticiper et enrichir sa confiance en soi
• Mettre en évidence les tâches prioritaires
et déterminer les tâches à déléguer
• Gérer son temps au mieux

13. Gestion du temps :
• Principe de la planification écrite
• Plan de la journée
• Sélection des tâches
• REALISATION

14. Définition des priorités :
• Planification des tâches par ordre d’importance
pour :
• S’occuper des tâches essentielles
• Faire les tâches selon leur degré d’urgence
• Se concentrer sur la tâche
• Atteindre les objectifs fixés
• Écarter et déléguer les tâches
• Avoir réglé les affaires essentielles à la fin de la
journée.

15. Principe de la planification
• Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de
faire :
• Les gains :
– Allégement du travail et de la mémoire
– Auto motivation (maîtrise)
– Concentration
– Contrôle de son activité
– Plus de chance de réussite.

16. La PLANIFICATION
• 1- J’organise chaque journée le matin ou la veille
• 2- Je la planifie sur une fiche journalière
• 3- Je note sur la fiche toutes les tâches qui me traversent l’esprit
et les catégorise immédiatement UI/uI/Ui/ui
• 4- Je fixe des temps passerelles entrent deux rendez-vous
• 5- Je comptabilise « grossièrement » les durées par catégories
• 6- Je définis un ordre de priorité
• 7- Je consulte ma fiche en permanence pour rayer les tâches
accomplies
• 8- Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et
importantes
• 9- Je tiens compte de mon rythme de travail.

17. L’Agenda :
• 1- Je garde l’agenda en permanence avec moi.
• 2- Je gère mon temps avec un seul moyen centraliser : agenda,
organiseur électronique, logiciel informatique
• 3- Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse d’annotations
• 4- j’écris l’heure ainsi que les coordonnées
• 5- je note le début et la fin de chaque rendez-vous
• 6- j’écris au crayon à papier
• 7- je note les tâches quotidiennes à accomplir dans mes fiches
journalière et pas sur mon agenda
• 8- Je me réserve des « temps personnels »
• 9- Je fais apparaître des marges entre plusieurs créneaux
• 10- Je sauvegarde les informations en cas de perte.

18. Le classement :
• Mon classement doit obéir aux trois principes
suivant :
– Une place pour chaque document
– Chaque document à sa place
– Un classement ne doit rien à la mémoire, mais
tout à la logique
– Un document mal classé est considéré comme un
document perdu

19. Classement :
• 1- je me dote d’un classement formalisé
• 2- Je claque mon classement sur celui d’un collège organisé
• 3- Je note sur les documents la date de leur élimination possible
• 4- Je classe au fur et à mesure
• 5- Je ne laisse pas les corbeilles pleines
• 6- Je supprime les classements sauvages pour tout document
important
• 7- Je ne manipule pas un document plus de trois fois
• 8- Je crée des grosses catégories
• 9- J’élimine de mon bureau ce qui ne concerne pas la tâche et le
laisse propre systématiquement tous les soirs.

20. Dire non : Une METHODE
• Annoncer ce « non » fermement et
délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible !
• Donner les raisons objectives (sans justification de soi)
• Proposer une solution et trouver un accord
• Exprimer le bénéfice commun

21. Optimiser le téléphone
• 1- Je regroupe mes appels, et organise des séquences téléphone
• 2- J’annonce rapidement l’objet de l’appel
• 3- Je marque la fin de l’entretien par une formule chaleureuse
• 4- Je filtre mes appels
• 5- Je prend des notes précises et classe immédiatement les infos
• 6- J’ai un répertoire unique
• 7- J’exploite les possibilités de mon poste téléphonique fixe ou
portable
• 8- Quand je suis en entretien ou en réunion, je l’annonce sur
l’instant
• 9- Je questionne sur la disponibilité de mon interlocuteur
• 10 – J’utilise mon téléphone portable pour les urgences.

22. L’EMETTEUR - LE RECEPTEUR
Une information :
• LE RECEPTEUR
• L’Idée :
• Ses mots, sa culture
• Son vécu, son environnement,
• Ses relations
• DECODE
• La carte du monde
• L’EMETTEUR
• L’Idée :
• Ses mots, sa culture
• Son vécu, son environnement,
• Ses relations
• CODE
• La carte du monde

23. Les étapes d’une communication
interpersonnelle :
• L’écoute
• La Reformulation
• Le Questionnement
• Le Feed-back
• Une situation de communication est un aller – retour,
chacun est à la fois émetteur et récepteur.

24. Bien communiquer c’est :
• ECOUTER :
• Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez :
• Oui….effectivement….en effet….
• REFORMULER :
• Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde.
• QUESTIONNER :
• Pour obtenir des informations précises, les questions a poser :
• CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi.
• ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.

25. En communication, il y a au
moins 9 risques de ne pas
s’entendre :
• Ce que je pense
• Ce que je veux dire
• Ce que je crois dire
• Ce que je dis
Ce que vous voulez
entendre
Ce que vous entendez
Ce que vous croyez
comprendre
Ce que vous voulez
comprendre
Ce que vous comprenez.

26. CRITERES DE COMMUNICATION
AFFIRMATIVE :
Capacité d’écoute
Capacité d’expression
Capacité de conviction
Capacité a exprimer ses émotions

27. UN OBJECTIF :
 1 Qu’est ce que je veux ?
 2 Qu’est ce que cela me donnera?
 3 A quoi saurai-je que j’ai atteint mon
objectif?
 4 Y a-t-il un inconvénient à l’atteindre?
 5 De quelles ressources ai-je besoin?
 6 Quelles sont les étapes à parcourir?
 7 Par quoi commencer maintenant?

28. L’empathie :
• La communication débute grâce à un
déclencheur émotionnel, c’est-à-dire un
décodage parfait afin de mettre
l’interlocuteur dans le confort :
• C’est l’empathie

29. L’organisation :
• Il s’agit de dépasser son organisation
personnelle, afin d’accéder à l’organisation
du territoire sur lequel on se trouve :
• Ajuster son organisation aux orientations
stratégiques de l’entreprise
• Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.

30. Repérer les comportements :
• L’Agressif
• Le Passif
• L’Affirmatif

31. Le PASSIF :
• Le comportement passif c’est :
• Celui qui prend un faible temps de parole (5%
environ)
• Parle doucement, son timbre de voix est faible,
• Il n’écoute pas ses besoins
• Espère qu’on les comprennent
• Ne regarde pas en face, baisse les yeux
• A une posture voûtée,
• Reste en retrait……

32. L’AGRESSIF :
• C’est celui qui parle beaucoup (trop, environ
95 %)
• Il parle fort, (trop fort)
• Le rythme de voix est rapide (trop)
• Sa tenue est rigide, froide,
• Son regard est perçant
• Il ne respecte pas les besoins des autres…….

33. L’AFFIRME
• Il parle de manière équilibré (50/50%)
• Il écoute les besoins des autres
• Il a le regard franc
• Il s’exprime clairement,
• Il sait ce qu’il veut
• Sa voix est claire et ferme
• Sa posture est décontractée
• Il est dans la négociation avec l’autre…. Les
autres…..

34. Ma relation à mon hiérarchique :
• 1- Je ne le sollicite pas dés que je l’aperçois
• 2- je lui soumets mes problèmes avec des options de solutions
• 3- je prend en note les décisions arrêtées
• 4- j’ose négocier mon temps
• 5- je fonctionne par rendez-vous pour le rencontrer
• 6- je lui fais préciser les limites d’autonomie de mes missions
• 7- j’écris plutôt que de l’interrompre dans son travail
• 8- j’établis des rapports
• 9- je ne prends pas ses silences pour des réponses sûres
• 10- je l’informe des mes absences à venir

35. Gérer son stress
• 1- Je suis perfectionniste sur « l’important » mais pas sur le « non
important »
• 2- Je travaille a chaud
• 3- Je suis financier de mon temps, plus que comptable de mon
temps
• 4- Je ne gagne pas du temps contre les autres
• 5- Je concilie rigueur et souplesse
• 6- Je mise sur mes points forts pour compenser mes points
faibles
• 7- Je reste prudent sur le temps partagé
• 8- Je favorise le travail ininterrompu
• 9- J’évite de refaire deux fois la même chose.