Gestion de temps - aperçu pour collaborateur

Gestion de soi, gestion de stress,
Gestion de temps

copyright 2014 metcom
Steve Jobs (1955 - 2011) Albert Einstein (1879 – 1955) Mère Teresa (1910 – 1997) Gustave Eiffel (1832 – 1923)
Richard Branson (1950 - …) Leonardo Da Vinci (1452 – 1519) Barack Obama (1961 - …)
Conscience de soi: les problèmes
identifiés

Identifier son rapport au temps

• Avoir et prendre trop de projets en
même temps (apprendre à dire
non);
• Aucune démarcation nette entre vie
privée et vie professionnelle
(travail);
• Trop de missions à faible valeur
ajoutée (tâches à 8€/l’heure)
• L’addiction aux technologies!
• Excès de liberté!
Conscience de soi: les problèmes identifiés

• Se connaître: connaître son rapport au temps; connaître ses forces
et ses faiblesses. Comment perdons nous du temps? Pouvons nous y
remédier et comment? A quel moment suis-je le plus productif?
• Identifier ses faiblesses et travailler dessus pour s’en débarrasser.
• Briser le cercle vicieux (ex: internet! sms je vérifie mes mails, puis
facebook, puis le figaro, le point… je me mets au travail puis je
recommence le cercle vicieux). Se trouver des stratégies pour y faire
face et en sortir. (ex: s’imposer des horaires précis pour la
navigation et ne pas en faire une addiction).
Feuille de route: structurer son quotidien

• Réduire au maximum l’assassin silencieux.
• L’ultime faiblesse: la technologie (internet, mail, réseaux
sociaux)
Feuille de route: structurer son quotidien

Comptabilité
Temps de transition
Temps de transition
Prospection Vente
TT

Nouvelles technologies
Sitederencontresetde chat
Jeux, shopping, magazine etc...
L
e
s
ré
se
a
u
x
so
c
ia
u
x
M ails exces s ifs

• Cris/priorités v/s Murmures:
se focaliser sur les cris et
non les murmures.
• Nous définissons notre
emploi du temps!
• Nous choisissons notre
travail!
• Une seule personne à
blâmer.
• Liberté oui mais à bonne
dose.
Rectifier le tir

Au quotidien
Photocopies
Appels imprévus
Mauvaise gestion de soi
Gestion de courriers
Pauses café

1. Priorisation des objectifs et vision
du succès;
2. Structurer sa vie pour obtenir des
résultats;
3. Etablir des stratégies efficaces.
Attitude des vainqueurs: optimiser sa
gestion du temps

1. Se projeter 5 ans en avant; décrire chaque
aspect de la vie telle qu’elle est perçue:
image homme rêveur
 Ma vie professionnelle (son entreprise),
 Ma vie de famille,
 Mon état de santé,
 Ma vie sociale.
2. Partager sa vision et l’affiner si
nécessaire;
3. Quel sera l’issue du match? Ce qui nous
rendra véritablement heureux?
Créer sa vision

4. Décrire et écrire ce que nous ne voudrions pas faire? S’assurer
de bien délimiter les frontières.
5. Ce qui importe le plus est ce qui est le plus important à nos
yeux.
Créer sa vision: le plan d’amorçage

• La (seule et unique) chose devant arriver au cours de ces douze
prochains mois qui fera de cette année une année de réalisation
ou de percée?
Créer sa vision: le plan d’amorçage

Horaire de sommeil régulier Je limite ma consommation de café
Je mange équilibré Activité physique régulière
Je gère mes mails Je gère les appels

Lister les choses à faire pour
le jour suivant
Trouver du temps pour
la famille
Du temps pour les loisirs Gérer efficacement les
conflits copyright 2014 metcom
Je rectifie le tir!

• Se coucher et se réveiller à la même heure tous les jours de la
semaine, week-end compris.
• Etablir une routine matinale quotidienne (ex: faire du sport, se
détendre, marcher ou lire paisiblement puis s’efforcer à prendre un
petit déjeuner complet!).
• Aucun mail avant une heure déterminée (8h,9h ou 10h).
• Aucun appel imprévu. Tous les appels à effectuer ou à prendre
doivent être planifiés.
• Faire une liste des activités à effectuer pour le lendemain (planning).
• Eviter les confrontations inutiles; gérer les conflits comme il se doit.
Philosophies personnelles v/s conseils
pratiques

• Il n’y a rien de dramatiquement grave!!!
• Ce sera bientôt fini
• Je suis entièrement responsable de tout ce qui m’arrive
• Je ne serai pas la personne que je ne veux pas être
• Je pratiquerai une communication efficace
Philosophies personnelles v/s conseils
pratiques

Gestion des mails

• Erreur n°1: Relever ses mails au réveil; week-ends compris!
Optimiser le traitement des mails

• Erreur N°2: Vérification systématique des mails

• Erreur N°3: traiter les e-mails comme des sms
• NPRSVP ou « Dans un effort de réduire le volume de mails,
veuillez répondre uniquement si nécessaire s’il-vous-plaît.
Merci »

• Erreur N°5: envoi de trop d’e-mails

• Erreur N°6: excès de souscription

• Répertorier les activités que je suis seul(e) capable d’effectuer
et dans lesquelles j’excelle (ex: communiquer avec les clients
ou vendre ou créer du contenu pour du marketing etc…)
• Identifier mes « 5% » et déléguer les 95 autres (tâches à 8€ de
l’heure) telles les tâches administratives fastidieuses ne faisant
pas partie de mes domaines de compétences. (Emploi de
secrétaire à distance, de cabinet d’expert comptable compétent,
de commerciaux en freelance etc…)
Mes forces/capacités ultimes

• Documenter toutes les missions à effectuer
• Créer un manuel d’opération (protocole) pour ses activités.
• Si possible, accompagner les missions et activités documentés
de vidéos instructifs dans le cas de collaboration à distance
avec un cabinet de secrétariat ou secrétariat à domicile (qui
reviendra à moins cher)
L’assistant personnel

Faire ce que l’on fait de mieux au moment où on le fait
le mieux!
L’arme fatale

V/S
V/S
10h26 : Heure de produc-
tivité maximale permet-
tant de doubler voire trip
ler sa productivité
14h55 : Début de période
de non productivité
16h16 : Heure de panique
Regain de productivité de
26 minutes
Déconnexion mentale les 18
mins restantes
Exemple d ’horaire de 9 - 5

Muscler sa communication pour
s’affirmer et se faire respecter

1. Comprendre quels sont les éléments complexes du pouvoir et
la façon dont le langage peut entraver une carrière (découvrir
et apprendre à reconnaître les aspects du langage qui sapent
la puissance (l’autorité) et le succès, la grammaire du faible.)
2. Se défaire du style de la faiblesse et tisser le langage du
pouvoir.
Le langage du pouvoir pour
s’affirmer: objectifs

• Apprendre à dire non fermement mais gentiment.
• Trouvez des arguments simples et efficaces pour expliquer un
refus de tâche supplémentaires ou déléguées.
• Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois et
d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter l’usage du
« je » et de gagner en efficacité et en autorité
Défier sa tendance naturelle à dire oui

Ne jamais commencer une phrase par le pronom « JE » à
moins de parler de soi.
• Toujours se poser les questions suivantes:
 De quoi suis-je en train de parler?
 Quel est le sujet?
• Commencer ensuite la phrase par le sujet!
Le « Je » indécis

• Phrases trop longues;
• Ecrits trop longs.
• Véhiculent un message négatif (que nous ne savons pas organiser
nos idées=faible capacité de synthèse)
• Prêtent à confusion.
• Chaque phrase écrite doit comporter environ 17 mots;
• Avoir une variation, phrase longue suivie de phrase courte etc…
• 53 – 70 mots par phrase trop longue. Cela peut impliquer que trop
de clauses sont utilisées et pas uniquement des mots
• Se limiter à une clause indépendante et une dépendante, c’est-à-dire
une idée principale et une idée subordonnée
Les phrases prolixes

• Savoir résister fermement mais gentiment.
• Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois,
d’endiguer/d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter
l’usage du « je » et de gagner en efficacité et en autorité
S’affirmer: savoir dire non efficacement

S’organiser pour plus d’efficacité

L’ordre et la propreté véhicule le calme et l’organisation
Entrave à la bonne gestion du temps:
L’espace de Travail encombré

• Alimentation saine et équilibrée.
• Exercice physique régulier.
• Dormir, dormir, dormir!
• Dates limites à respecter: la loi de Parkinson « la tâche s’étend
dans le temps qui lui est imparti »!
• Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place
L’automatisme et la magie de la régularité:
conseils supplémentaires

Fournit
80% des
résultats
20 %
de
l’effort
• Stipule que 80% des effets sont le
produit de 20% des causes ou plus
simplement on obtient 80% des résultats
avec 20% de l’effort.
• Le principe de Pareto met l’accent sur
l’importance de la priorisation des
tâches.
• Permet de se poser les bonnes questions
afin d’optimiser ses efforts pour atteindre
les résultats souhaités.
Ex: quelle est l’utilisation optimale que je
peux faire du temps que j’ai à
disposition?
Le principe de Pareto ou la théorie du 80:20

La matrice d’Eisenhower

1. Prioriser l’importance sur l’urgence
En classant les tâches en fonction de l’importance et de l’urgence,
on met la priorité sur ce qui est réellement important et on sort
du joug de l’urgence.
2. Les 3 principaux voleurs de temps en entreprise sont reliés
à la communication
Palmarès des principaux voleurs de temps sont:

Palmarès des principaux voleurs de temps sont:
 Les réunions
 Gérer les communications provenant des autres
 Communiquer avec les autres
 Votre supérieur qui fait de la micro-gestion avec vous et qui
sous-évalue vos capacités
 Des outils et processus conçus pour le succès de la compagnie,
mais pas nécessairement le vôtre.
* Étude menée par Jensen Group « search for simpler way » et effectuée auprès de plus de 40000 personnes

3. La gestion du temps se décline en 3 composantes:
 Réaliser un ensemble de tâches
 Dans une contrainte de temps
 Pour atteindre un but.

• « Le travail s’étend dans le temps
qui lui est imparti! »
• Course contre la montre pour se
surpasser. Bien choisir ses mots
pour se motiver et exceller.
La loi de Parkinson

Le temps, c’est de l’argent!
J’évalue mon coût horaire

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