Le document présente des outils de productivité et des stratégies de gestion du temps spécifiquement pour les entrepreneurs. Il propose des techniques telles que le suivi du temps, la gestion de l'énergie et de l'attention, ainsi que l'organisation des tâches pour augmenter l'efficacité. Enfin, il conseille de prioriser les tâches importantes, d'éviter le multitâche, et d'apprendre à dire non aux distractions.

1. Les outils de productivité et de
gestion de temps : un must pour les
entrepreneurs
9 JUILLET 2014
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4080,rue Wellington -310
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2. Que croyez-vous être le plus
grand défi que vous devrez
relever comme entrepreneur?

3. Qu’est-ce qu’être productif
veut dire pour vous?

4. Mes 7 trucs pour
optimiser votre temps
et votre énergie

5. #1 Tracker votre
temps

6. Exercice:
Dites-moi combien de temps j’ai besoin
pour me rendre à l’aéroport?

7. Avez-vous estimé sur du temps
total écoulé ou du temps
spécifique à la tâche?

8. Estimation du temps
Avez-vous inclus
◦ Le temps de déplacement?
◦ Les temps d’attente? Le traffic?
◦ Le moment de la journée?
◦ Le moyen de transport?
◦ Le nombre de personnes qui se déplacent?
◦ Les chances d’un évènement spécial, comme un accident?
◦ L’expérience du temps que ça vous a déjà pris dans le passé pour y aller?
Avez-vous estimé à quelle heure je dois partir ou le temps que ça prend?
Combien de fois estimez-vous des tâches à faire?
Dépassez-vous vos objectifs souvent?
Avez-vous souvent l’impression de n’avoir “rien fait aujourd’hui” ?

9. Outils pratiques pour tracker son temps

10. Pour quels gains?
•Vos estimations seront meilleures
•L’allocation de vos ressources en sera
grandement améliorée
•Vous verrez clairement vos points faibles et à
améliorer
•Vous donnerez de l’importance et de la valeur
à vos efforts
•Vous pourrez mieux empêcher la
procrastination et le perfectionnisme

11. #2 Faites la
gestion de votre
énergie

12. Quel est votre meilleur moment?
Il est fondamental de bien se connaître et de ne pas seulement
essayer de respecter le moule du 9 à 5…

13. Établisser une série de rituels en
conséquence de votre type
Quand répondre à vos emails?
Quand faire vos appels?
Quand faire de la production?
Quand faire des lectures?
Quand vous reposer ?
Quand vous renouveller?
C’est normal de ne pas toujours être
énergique… prévoyez vos tâches en
conséquences!

14. #3 Faites la
gestion de votre
attention

15. Le multi-tasking est la plus grosse blague de
notre siècle
•Souvent, quand l’on croit faire du multitasking, on ne le fait pas
vraiment. Le cerveau ne peut pas être attentif à ce point
•Cela peut entrainer une perte de 40% de productivité sur
toutes les tâches au total
•En moyenne, une personne doit prendre 15 minutes pour se
“remettre dedans” entre deux tâches qui demandent de
l’attention
•Plus d’erreurs sont faite en cours de multitasking
•Crée plus de stress, parce que crée plus de pression à la
performance
•La mémoire à besoin de repos pour être performante
•Le sentiment d’accomplissement est plus difficile à atteindre

16. Interruptions!
Votre bureau est-il vraiment la meilleure place pour travailler?
Devez-vous vraiment répondre aux emails et téléphones à l’instant même?
•Prévoyez-vous des moments de production sans interruption
•Fabriquez-vous un “work zone” pour favoriser la productivité
•Faites un regroupement de tâches similaires à accomplir
◦ 9h - 10h : Email
◦ 10h – midi : Vente
◦ 13h – 14h : Email
◦ 14h – 17h : Production
◦ 20h - 22h : Lectures
◦ Pas de meetings les mercredi et vendredi

17. Arrêtez de contribuer vous-même à
votre manque d’attention
Arrêtez d’utiliser le email pour tout et rien! Reply-all-ite! Utilisez le SMS, appel téléphonique,
Skype, Messagerie, etc. pour communiquer
Arrêtez de vous inscrire à un million d’infolettres et d’annonces…
Arrêtez d’être disponible sur Facebook, Twitter, Skype en tout temps…
Vous avez une boite vocale, utilisez-la! Ne répondez pas tout de suite à tous vos appels.
Arrêter de penser à tout et rien! Pratiquez votre concentration et votre focus.
Quels sont vos pires mangeurs de temps?

18. #4 Gérez
efficacement
l’information

19. Ayez votre bureau de travail sur internet
L’accès à vos fichiers en tout temps

20. Utiliser les dossiers, filtres et étiquettes
avec vos emails

21. Ayez une pensine pour toutes vos idées

22. #5 Soyez assidus
dans la gestion
de vos tâches

23. The “SMART” To Do list

24. Spécifique
Quoi: Qu'est-ce que je veux accomplir?
Pourquoi: raisons spécifiques, le but ou
les avantages de la réalisation de
l'objectif.
Qui: Qui est impliqué?
Où: Identifier un emplacement.
Qui: Identifier les besoins et les
contraintes.
Mesurable
Combien?
Comment vais-je savoir quand elle est
accomplie?
Les indicateurs doivent être quantifiables.

25. Atteignable
Vous devez avoir les attitudes, les aptitudes,
les compétences et la capacité financière de
les atteindre
Pertinent (Relevant)
Cela vous semble intéressant?
Est-ce le bon moment?
Est-ce à la hauteur de vos autres efforts /
besoins?
Êtes-vous la bonne personne pour le faire?
Est-il applicable dans l'environnement socio-
économique et technique actuel?
**On en reparle plus loin…

26. Limités dans le
temps (Time-Bound)
Pour quand?
Qu'est-ce que je peux faire dans six mois?
Qu'est-ce que je peux faire dans six semaines?
Que puis-je faire aujourd'hui?
Bonus :
Accessible!
Peu importe votre méthode, vous devez avoir
accès en tout temps votre/vos To Do List(s)

27. Outils pratiques

28. Ma méthode personnelle
Plusieurs listes détaillées en même temps. Une liste globale.
15-30 minutes par jour, planification détaillée sur la semaine
◦ Meetings de la journée
◦ Tâches par projets, en ordre de priorité
◦ Inclus mes tâches personnelles
◦ N’inclus jamais les tâches répétitives (Ex: Aller chercher ma fille à la garderie – c’est dans mon calendrier)… mais inclus le souper prévu du soir
2 Semaines suivantes, moins en détails
Une place pour les To Do moins urgent, mais important pour la semaine
Une place pour les To Do moins urgent, mais important à long terme
Une liste d’épicerie, d’achat par magasin, à lire, etc.
Mais surtout….accessible de tous mes appareils !
(téléphone, ordis, tablette)

29. #6 Choississez
vos priorités

30. Êtes-vous toujours en train d’éteindre
des feux?
Avez-vous souvent un sentiment
d’accomplissement dans votre journée?

32. Quadrant de DEMANDE – important et urgent. Ce sont des choses que vous pouvez pas et qui ne
doivent pas être ignorées. Cependant passer trop de temps dans ce quadrant peut conduire au
stress et au burn-out - vous serez pris dans un cycle sans fin de la gestion des crises et de lutte
contre les feux. La seule façon de réduire le temps que vous passez dans ce quadrant est d'être
proactif et de passer plus de temps sur les choses importantes avant qu'ils ne deviennent des
urgences.
Quadrant de la ZONE- important mais pas urgent. C'est là que vous devez passer la plupart de
votre temps. Les activités dans ce quadrant comprennent la planification, la prévention,
l'amélioration des capacités, l'établissement de relations, la reconnaissance de nouvelles
opportunités, etc.
Quadrant de ILLUSION - pas important mais urgent. Les gens passent une grande partie de leur
temps dans ce quadrant à confondre les choses urgentes avec les choses importantes. Ce
quadrant est plein de questions urgentes: interruptions, sonneries de téléphones, e-mails, etc...
Passer trop de temps dans ce quadrant conduit à une continuelle gestion de crises.
Quadrant de ESCAPE - pas important et pas urgent. Distractions inutiles… Trop de télé, Facebook,
jeux vidéos, couponing, se faire les ongles …

33. Quelqu'un qui est bon dans la gestion du
temps n'est pas quelqu'un qui gère
constamment les tâches dans le stress.

34. #7 Apprenez à
arrêter…
simplement

35. Qu’allez-vous
changer
demain?

36. Tel: 514-521-5733
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