Shortways a organisé un petit-déjeuner d’échanges avec Vincent Michelet, Directeur Consolidation et Reporting du groupe Sodexo, autour des dispositifs mis en place pour les utilisateurs de systèmes de consolidation et reporting (Oracle HFM, SAP BFC, etc.). Lors de ce petit déjeuner, Vincent Michelet, Directeur Consolidation et Reporting du groupe Sodexo, a apporté son retour d’expérience sur les différents dispositifs qui peuvent être mis en place pour réduire le risque humain (erreurs de saisies, délais des remontées, non respect des instructions, …) dans les phases de consolidation et reporting. Plus d'informations sur Shortways : Site internet : http://shortways.com/ Téléphone : +33 6 50 26 46 34 Email : info(a)shortways.com

1. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings
Jeudi 16 Octobre 2014

2. Agenda
Introduction / présentation des interlocuteurs
Retour d’expérience sur les dispositifs utilisateurs du reporting
Retour d’expérience sur la solution Shortcuts
Echanges
5’
30’
15’
15’

3. Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Externes
Temps
Crises financières
Règlementations
Plus de transparence sur les chiffres
Pression accrue sur la qualité du reporting
De plus en plus de données non-financières
Avoir un système de reporting adaptable et évolutif

4. Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Internes
Temps
Organisation mondiale : décalages horaires, problèmes de communication
Des hommes et des femmes acteurs de la communauté financière
Processus de reporting fortement cadencés
Systèmes d’information complexes et devant être performants. Des systèmes sources (ERP) dont les données ne sont pas toujours en phase avec les définitions du groupe

5. L’utilisateur soumis à de nombreuses contraintes…
Temps
Organisation interne complexe et internationale
Manque de compétences
Niveau de détails important
Saisie manuelle
Règlementations,
normes, instructions

6. Conséquence : des risques liés au facteur humain
Risque sur les processus et la qualité des données
Risque sur la compétence de la population financière
Risque sur la pérennité des connaissances
Risque sur la communication

7. La vocation de
“Améliorer la Qualité de vie au Quotidien de nos clients et de nos collaborateurs”
Outils d’aide en ligne
Accessibilité aux supports de formation
Mise en place d’espaces collaboratifs

8. Utilisateur
SAP BFC
Oracle Hyperion
IBM TM1
Excel
…
FORMATION
HOTLINE
INFORMATIQUE
EXPERTS
METIER
PROCEDURES
INTRANET COLLABORATIF
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE
Quels dispositifs pour aider l’utilisateur ?

9. La formation et l’e-learning
Le présentiel
Favorise le networking et le contact humain
Mais
Difficile à organiser géographiquement et à caler dans les calendriers !
L’e-learning
Format permettant le « self-service »
Permet d’accompagner les nouveaux arrivants
Coût/investissement initial
80% du contenu de formation est oublié au bout d’un mois !*
*source : étude H.F. Spizer

10. Le modèle 70/20/10
70 %
Expérience et pratique
20 %
10 %
Entourage et collègues
Formation traditionnelle
Source : Michael M. Lombardo et Robert W. Eichinger du “Center for Creative Leadership”
FORMEL
INFORMEL

11. Retour d’expérience Formation
Le présentiel
Trimestriel
Minimum 5 participants, maximum 10
Sessions de 2 heures
Conditions à remplir: avoir fait les e-learnings, et un quiz en ligne
Pourquoi le e-learning ?
Format accessible 24/24, 7/7
Autonomie de la gestion de temps et du rythme d’apprentissage
Avantage coût

12. Les emails arrivent à saturation …
C’est la nombre moyen d’emails que nous recevons tous les jours
C’est le temps que l’on passe tous les jours pour gérer nos e-mails
L’email ne garantit plus la bonne transmission des instructions !
80
149min
Source : Osterman Research Email Users Avril 2013

13. Les intranets collaboratifs
Répond à une véritable stratégie de communication
Permet le partage de documents et d’avoir une source d’information « officielle »
Mais …
Un peu moins d’un salarié sur deux consulte son intranet régulièrement
Source : Benchmark Group
48%

14. Mise en place d’un intranet Sharepoint Finance

15. Réseaux sociaux d’entreprise : innovation VS adoption ?
Réseau social d’entreprise : forum de discussion moderne
Yammer, Jive, Bluekiwi, Chatter, …
Le + : contact simplifié avec les experts
Le - : non intégré aux process métiers

16. Retour d’expérience sur le réseau social professionnel Jive
Communauté Inflation
Partage des connaissances entre les différents pays
Gestion de problématiques spécifiques à chaque zone
Le +: Plateforme collaborative, efficace dans la mise en relation des acteurs d’un projet spécifique
Le - : Outil peu adapté à une communauté « statique »

17. Hotlines et experts métiers
des demandes sont des demandes métiers (instructions, procédures…)
Sollicitations informelles et non organisées
Disponibilité : ne peut pas couvrir les différents fuseaux horaires 24/7
Nécessité de coordination entre les différents experts métiers du sièges, des business units et des filiales
Risque : non capitalisation des connaissances et expertises
40%

18. Support à la communauté financière –GPS (Group Performance Solutions)
Experts fonctionnels - Fiabilisation de données - Expertise fonctionnelle - Formation - Gestion de la documentation - Gestion de projet
Experts techniques
- Automatisations
- Opérations récurrentes
- Configuration d’applications
- Gestion de projet
Outils

19. L’aide en ligne intégrée aux logiciels de consolidation et reporting
Cantonnée aux explications applicatives
Prisonnière du logiciel
Difficilement maintenable
« Les utilisateurs ne savent même pas qu’elle existe »

20. Portrait-robot d’une solution idéale
Capitalisation des connaissances
Facilité de maintenance
Multi- formats
24h/24 et 7j/7
« User- friendly »
Information métier pertinente

21. Notre solution idéale
Communauté autonome
Self-support collaboratif
Equipes centrales en modération

22. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings
Retour d’expérience Solution Shortways

23. Retour d’expérience solution Shortcuts
Pourquoi le choix Shortways ?
Objectifs de la mise en place de la solution
Fiabiliser les remontées comptables et le reporting, des filiales et Business Units vers le Groupe Sodexo
Déploiement de la solution Shortcuts sur Oracle HFM
Mise en place d’un wiki intégré au portail Sharepoint Finance
200 utilisateurs ciblés
1900 pages wiki
Accès aux formules des 1775 comptes

24. 200 utilisateurs concernés dans 80 pays
Utilisateurs clés
Equipes centrales
Utilisateurs finaux
Avant déploiement
Déploiement filiales
Le projet de mise en oeuvre

25. Bénéfices
Amélioration de la communication du Groupe vers les BUs/filiales
Partage du référentiel financier
Fiabilité de l’information
Disponibilité de l’information
Temps et autonomie
Autoformation
Septembre 2014
319 consultations
30 utilisateurs dans 7 Sodexo zones
52% des consultations étaient des contrôles de saisies

26. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings
Démonstration

27. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings
Merci, questions, échanges