Gestion du contenu dans une entreprise (ECM)

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La gestion de l'information de l'entreprise devra être globale pour : optimiser la productivité des employés, maîtriser une communication uniforme sur différents canaux d'information, gouverner les risques liés aux contraintes réglementaires.
La gestion du cycle de vie du contenu (ILM) et les technologies de gestion du contenu (ECM, GED, WCM, DAM) permettent la maîtrise de l'information de l'entreprise.

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Gestion du contenu dans une entreprise (ECM)

  1. 1. Niveau : débutant avancé expert Public : technique manager métier Gestion de l’information « GED, Archivage, WCM et DAM » « La gestion du contenu d’entreprise » Publication : mars 2009 Catégorie : conférence Auteur : Jimmy SIMEON Version éditoriale : 2.0.0 du 280309
  2. 2. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 AGENDA Introduction à l’ECM Architecture de gestion du contenu Logiciels de gestion du contenu
  3. 3. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Introduction à l’ECM Historique & Besoins de gestion du contenu Définitions : CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM Front-Office et Back-Office de contenu Analyse du marché logiciel en 2009
  4. 4. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise ! 1 TRILLON de Page WEB sur InterNet Google annonce que le Web comporterait pas moins de 1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de pages seulement !. Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel Plusieurs TERA-Octets A la recherche de compétences informatiques
  5. 5. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Historique : Logiciels de gestion du contenu 1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN 2004 – 2009, Tim O’Reilly WebMaster (Développeurs) WebMaster (Journalistes) WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux HTML, JavaScrpit (FaceBook) Adobe Flash, YouTube,… DAM : YouTube, Flickr Site Web : Netscape Enterprise Server OpenSource : progiciel & programme (WebPublisher) Php : Typo 3, eZPublish, Joomla,… MS Internet Information Server Java : OpenCMS, Alfresco, … Apache Web Server Éditeurs Portails Web CMS : Vignette, BroadVision Éditeur Portail ECM : MS Portal SharePoint Développeurs Server, Office Live Small Editeurs spécialisé CMS : Business, Live Workspace Dreamwearver EMC² Documentum ECM MS FrontPage Documentum EMC² IBM WorkPlace WCM NetScape Composer Interwoven, OpenText, IBM FileNet
  6. 6. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Besoins Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), … sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence), sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion). Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu. Rechercher et trouver le contenu Moteur de recherche. Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…). « Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF, page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.
  7. 7. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : structure du contenu Non structuré : documents Semi-Structuré : information sauvegardée en base de données via un formulaire (fragment de texte, XML, …) Document Formulaire
  8. 8. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Différents domaines de gestion du contenu CMS : « Content Management System » Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux contributeurs éditoriaux (rédacteurs). ECM : « Enterprise Content Management » en 2009 EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu) « Electronic Document Management » ou « Gestion Electronique des Documents » Archivage DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images) WCM : Web Content Management (Pages Web) Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux CD : « Content Delivery » Système de diffusion du contenu vers différents supports de visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs » Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.
  9. 9. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Le contenu est partout ! et il faut le transformer !
  10. 10. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu » et semi-structurées,…
  11. 11. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : GED, Gestion Électronique de Documents Processus de production Documents
  12. 12. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : ARCHIVAGE Légal ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus une utilité immédiate mais qui peut encore servir : à titre d’information, à titre de preuve dans le cas d’une contestation, en cas de litige devant les tribunaux, lors d’un contrôle (audit) administratif. Contraintes réglementaires : La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF) Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002 Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO) L’archivage correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intacte ultérieurement. ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !
  13. 13. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : WCM, Web Content Management WCM : La gestion de contenu web permet de gérer des page WEB qui seront publiées sur InterNet. Prévisualisation du contenu sur un serveur Web, Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu, Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents, image, audio, films) De nombreux logiciels de Portails WEB disposent des fonctionnalités de gestion de contenu WEB. Structure « contenant / contenu » HTML
  14. 14. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : DAM, Digital Asset Management DAM : La gestion des ressources numériques riches : les photos numériques, les animations, Agrégateurs de contenus les vidéos, ou encore la musique. Formulaire de contribution (vidéo) Gestion de différents formats : Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles, Flash light ou HD, DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG, VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP
  15. 15. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Définition : ILM, Information Life Cycle Management ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information de l'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de son stockage. Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockage différentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapter au mieux les critères suivants : utilité de la donnée, exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des données exigences réglementaires sur les données, temps d'accès aux données, coût de stockage.
  16. 16. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 CMS et workflow de production du contenu AVANT Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu ! Depuis ~2001 Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office
  17. 17. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Principes et technologies Séparation contenu/présentation Le contenu est stocké dans une base de données La structure et la présentation sont définies dans des fichiers physiques modèles, templates, gabarits, squelettes… Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au visiteur Un système de mise en cache permet de ne pas calculer la page à chaque affichage
  18. 18. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Principe technologies de l’exécution d’un CMS
  19. 19. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Front-Office et Back-Office de gestion du contenu Front Office Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par le CMS Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site Back Office Partie « privée » nécessitant une authentification Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs autorisés
  20. 20. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Architecture de gestion du contenu FRONT-OFFICE BACK-OFFICE Poste du contributeur de contenu Poste du lecteur Outils : Navigateur Web, outils tiers Outil : Navigateur Web, Explorateur windows Explorateur windows Présentation Interface de saisie Recette du contenu du contenu avant sa mise en production Application CMS Application Web (Content Management System) Abonnement des Portails aux canaux de contenus Contenu Contenu et métadonnées et métadonnées Système d ’information (Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)
  21. 21. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo) GED WCM DAM
  22. 22. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Choisissez votre logiciel !
  23. 23. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Solutions CMS pour les TPE et PME OpenCMS Alfresco, SPIP Typo3 Joomla WordPress eZ Publish Drupal Microsoft Office Llive SB/WP …
  24. 24. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Solutions CMS pour les PME et GE Microsoft SharePoint Portal Server Microsoft Office SharePoint Designer Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Documentum EMC² la suite logicielle « WebTop », « WebPublisher », « DAM ». IBM Workplace WCM / IBM Content Manager
  25. 25. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Solutions du marché
  26. 26. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Critères de choix + de 800 solutions dans le monde Open Source. Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de la nature du projet. Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les besoins réels en se posant les bonnes questions. Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.
  27. 27. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Architecture de gestion du contenu Fonctionnalités de gestion du contenu Accès au Back-Office et Front-Office Processus de production du contenu Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu
  28. 28. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Fonctionnalités de la Gestion du contenu Gestion de la relation client Client Relationship Management Analyse statistique, Rédiger : gabarit contenu, page et présentation marketing B2E, B2B, B2C eCRM cycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire Partager : EDM WCM contrôle d’accès (authentification, juridiction) Stratégie DAM syndication (achat, vente) ECM travail collaboratif (verrou exclusif) bibliothèque (images, données XML, documents) Diffusion Multimédia Rechercher : du contenu CD catégoriser (taxonomie implicite, explicite) Archivage Content Delivery Indexation (plein texte, métadonnées) versions (majeur et mineur), Valider : multi-terminal workflow de production (états), recette (unitaire ou globale dans le contexte de production) Contenu et métadonnées, Publier : Personnalisation multi-site, multi-canal, multi-lingue Mesure d’audience Moteur de recherche, Workflow Administratif / BPM.
  29. 29. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Fonctionnalités des CMS Support des métadonnées Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une ressource. Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, … Valorise le contenu en augmentant sa pertinence Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur Établit des relations entre les différents contenus Indexation et recherche Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site internet Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une optimisation de la recherche de l’information
  30. 30. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Fonctionnalités des CMS Fonctions d’édition simplifiée Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page le contenu Deux mécanismes : Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur « WYSIWYG » Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu en forme Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de manière très intuitive Gestion des utilisateurs Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est attribué Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et leur permettent : d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits
  31. 31. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Fonctionnalités des CMS Chaîne de validation (Workflow) Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents Il gère les tâches que doivent accomplir les différents intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis : Le rédacteur écrit un article Le rédacteur en chef valide l’article L’éditeur décide de le publier Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant de l'état d'avancement du cycle Plannification des publications
  32. 32. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Fonctionnalités des CMS Contrôle des versions Chaque modification de contenu est enregistrée Elles ne sont donc pas destructrices L’historique des modifications facilite le travail collaboratif Possibilité de rétablir une version antérieure de la page Exemple : page « historique » de Wikipedia Intégration Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices, bases de données relationnelles, système de fichiers… Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou les visiteurs (LDAP)
  33. 33. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer Fichiers côté serveur Méta-Donnée
  34. 34. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office Sauvegarde directement sur le serveur Méta-Donnée
  35. 35. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB Champs 1 Champs 2 Base de données Donnée1 Donnée2
  36. 36. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Front-Office : Portail WEB
  37. 37. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Utilisation du contenu dans une entreprise ! e-mail Flux Numérisation Actifs numériques : Documents Contenus employés d’impression de masse Audio, vidéo, Rich Media GED Editique Mail Collaboratif WCM** DAM* bureautique GED de production Mail Archive Archivage Restitution Externe Consultation Archivage Destruction Purge Légal Streaming Web / Portail Formats Archives « Papier » Intranet et internet initiaux Formats *DAM : Digital Asset Management = **WCM : Web Content Management transformés Gestion de Contenu Numérique
  38. 38. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Architecture 3 tiers de l’ECM 1 ier tiers CLIENTS 2 ième tiers SERVICES Business Information Security & Basic Enterprise Content Process Rights Email Ingestion Web Publishing Rights Content Reports Capture Management Management Management Services Archiving Document Automatic Compound Business Life-cycle Unified Desktop Web site SAP Archiving Image Information Document Process Management & Ent. Search Management Management Classification Management Optimization 3 ième tiers CONTENU Collaborative Web Rich Media Documents Fixed Messaging • • • • • Email Messages • Documents HTML Images Paper Discussions • • • • • IM Messages • Spreadsheets SGML Flash Fax Images IM • • • • • Chats • Presentations WML Sound Reports Notes • • • • • Notes XML Video Scanned Images Projects
  39. 39. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Logiciels de gestion du contenu SPIP TYPO 3 JOOMLA WordPress eZPublish Dupral
  40. 40. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – SPIP « Système de Publication pour l’Internet Partagé » Projet français, IHM en créole,… Pas d’éditeur WYSIWYG PHP, MySQL Raccourcis typographiques Simplicité à tous les niveaux un peu abscons Système de cache performant Communauté très active Workflow limité : impossible Plusieurs milliers de références de modifier le circuit de Traduit en 20 langues validation Modèle de donnée figé Personnalisation du Front http://www.spip.net Office compliquée Mises à jour parfois instable
  41. 41. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – SPIP
  42. 42. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – SPIP
  43. 43. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Typo3 Projet danois PHP, MySQL Fonctionnalités prêtes à Flexibilité importante grâce aux l’emploi très riches modules Gestion des droits évoluée + de 2000 modules et pointue Références importantes : Moteur de template puissant Dassault, CNIL, Groupe PSA… Optimisation automatique Temps d’investissement des images important Multi-sites Back Office déroutant Communauté française restreinte http://www.typo3.fr
  44. 44. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Typo3
  45. 45. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Joomla Issu du projet « Mambo » PHP, MySQL 2nd meilleur CMS 2008 Impossible de gérer Convivialité du Back Office plusieurs structures de contenu Multilingue Flexibilité important Attribution des droits et plus de 3000 modules workflow limitée Equipe de développement Non respect des standards importante du W3C 27 développeurs sur les 12 Activité du développement derniers mois en perte de vitesse http://www.joomla.org
  46. 46. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Joomla
  47. 47. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Joomla
  48. 48. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – WordPress Plateforme de publication personnelle PHP, MySQL Nombre de thèmes Installation très simple important Protection contre le spam Légèreté, esthétisme Protection de contenu par Extensibilité importante mot de passe plus de 3 000 modules Gestion globale figée Respect total des standards Pas de multilinguisme du Web Peu de commentaires dans les codes sources http://fr.wordpress.com
  49. 49. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – WordPress
  50. 50. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – WordPress
  51. 51. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – eZPublish Projet norvégien de ezSystems PHP, MySQL Notifications Support de PostgreSQL, Oracle, SQL Server… Multi-sites Optimisation automatique Personnalisation des types des fichiers multimédias de contenu Multi-positionnement Système de cache E-Commerce performant Multilinguisme Limitations dans la mise en Optimisation du référencement forme du contenu (XML) Prévisualisation Nécessite un serveur puissant http://www.ez.no Communauté française étriquée
  52. 52. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – eZPublish
  53. 53. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Drupal PHP, MySQL/PostGreSQL Maturité : 7 ans d’ancienneté Meilleur CMS 2008 Formats d’édition divers Communauté très active Classification puissante taxonomie, vocabulaire Forte extensibilité due à son architecture en modules Export des contenus en XML Contenu totalement indexé Documentation importante Interface unique Front Office Courbe d’apprentissage / Back Office longue Difficile à prendre en main Mises à jour compliquées en cas de personnalisation http://www.drupal.org
  54. 54. Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009 Etat de l’offre – Drupal

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