Dans un contexte de restrictions budgétaires fortes, les achats offrent un potentiel d’économies significatives pour les collectivités locales. Un rapport des corps d'inspection générale paru récemment estime des gains possibles de l'ordre de 1,9 milliard d'euros sur trois ans. Coutumiers d’une approche juridique et administrative des achats, les acteurs de la commande publique sont en effet peu familiarisés aux méthodes d’acheteurs visant à optimiser les besoins et réduire les dépenses.  - Comment conjuguer les bonnes pratiques des marchés privés à la rigueur du code des marchés publics ? - Quels leviers d’optimisation mettre en place afin de réaliser des économies sur vos différentes familles d’achats ?

1. WEBSEM - Jeudi 20 Oct. 2016
Eric BOMPAR directeur Pôle Achats Public
06 12 26 60 70
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITES :
UN POTENTIEL D'ECONOMIES A
EXPLOITER

2. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
2
UN CONTEXTE BUDGÉTAIRE DIFFICILE
LE CONTEXTE
 Ressources humaines limitées (Gel des embauches,...)
 Revenus financiers en baisse (dotations de l’Etat, ...)
 Besoins en augmentation
 Services aux entreprises de plus en plus innovants
 Services à la personnes de plus en plus présents
UN ENVIRONNEMENT QUI CHANGE
 Des engagements forts pour l’avenir (RSE)
 Des directives européennes de plus en plus nombreuses à appliquer
 Contraintes règlementaires en forte hausse
 Une gouvernance de plus en plus transparente
BAISSE DES RESSOURCES + AUGMENTATION DES CHARGES
=
Un ciseau budgétaire difficile à supporter

3. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
3
POIDS DES ACHATS DANS LE BUDGET
VOLUMES FINANCIERS : CAS D’UNE VILLE MOYENNE

4. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
4
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS
Fonction
JURIDIQUE
Pouvoir de la LOI
Fonction ACHAT
« Régulateur »
« Facilitateur »
Fonction
ADMINISTRATIVE
Pouvoir du PAPIER
Fonction
OPERATIONNELLE
Pouvoir de la
TECHNIQUE
Fonction FINANCE
Pouvoir de l’ARGENT
L’EFFICIENCE DE LA FONCTION ACHATS PASSE PAR L’INTÉGRATION D’UNE
COMPOSANTE ÉCONOMIQUE
UNE APPROCHE COMPLÈTE
 UNE METHODE
 UN SAVOIR FAIRE
 UN ESPRIT COLLECTIF
 CAPABLE DE TIRER LE MEILLEUR:
o De la Finance
o Des Techniciens
o Des Juristes
o Des Administratifs

5. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
5
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS
LA PART ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE
• 300 €/habitant/an
• Pas de corrélation avec la taille de la commune
• Effet volume peu impactant
• Niveau de service en augmentation
• Charge de centralité plus important
• Représente de 15 à 30 % du budget de fonctionnement
L’ORGANISATION ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE
Moyenne < 30 000 hab de 30 000 à
50 000 hab
> 50 000 hab
4,9 personnes 3,7 personnes 3,9 personnes 6,8 personnes
• Formation juristes et administratifs
• Peu d’acheteurs
• Faible centralisation des besoins
• Organisée pour faire respecter le code des marchés publics

6. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
6
ANALYSE DES ACHATS DANS LE BUDGET
DECOUPAGE DES DEPENSES
Achat
Hors achat
Salaires, charges,
tiers institutionnels,
subventions,
services bancaires,
impôts, taxes,
acquisitions, baux
immobiliers, ainsi
que les DSP
Fonctionnement
Investissement
Récurrents
Ponctuels
Marchés
affectés
Marchés
Non
Affectés
Non significatifs
Non Affectés et
fournisseur non
significatifs

7. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
7
MANOEUVRABILITE DES MARCHES
OPTIMISER L’ASSIETE DE TRAVAIL
POTENTIEL D’ACTION en M€
Relance à
l’échéance
originelle
Relance avant
échéance
originelle
S1 2017 S2 2017 S1 2018 S2 2018 S1 2019 S2 2019 2020 &
2021

8. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
8
DÉMARCHE STRUCTURÉE DE RÉDUCTION DES COÛTS
ORGANISATION
• Analyse des ressources
• Identification des compétence
• Maitrise des reflexes Achats ?
• Mesure de la maturité
• s
DONNÉES
• Identification familles d’achats
cibles
• Benchmark des prix
• Mesure des potentiels de gains
LES MARCHÉS
• Application des
bonnes pratiques
• Mesure de
l’efficience
PROCESSUS
• Mesure
efficacité des
flux
• Simplification
des processus
OUTILS
• Identificat
ion des
besoins
• Création
des outils
 SUJETS D’ANALYSE
• Tous les points sensibles d’une fonction doivent
faire l’objet d’une analyse détaillée permettant
de faire ressortir:
o Les points forts
o Les besoins non satisfaits
o Les bonnes idées « cachés dans la tête des
agents »
o Les points sensibles du projet
o Les achats hors marchés
o Les potentiels de gains
o Les freins à la démarche
o Les solutions pour pérenniser les résultats ...

9. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
9
ADOPTER LES RÉFLEXES ACHATS
Sourcing
Analyse du
marché
produits et
fournisseurs
Ingénierie
des
marchés
Exploiter au
mieux le code
Benchmark
Recherche des
bonnes
pratiques
Challenge
des besoins
Remise en
cause des
écrits et des
habitudes
Brainstorming
Faire ressortir le
meilleur des
prescripteurs
Négociation
Optimiser les
coûts et la
qualité
Mesure de la
performance
Etre sûr de la
qualité rendue
 MATURITÉ ACHATS
• L’acte d’achats doit être pensé comme générateur d’économies
• Intégrer dans la culture « publique » des réflexes historiquement de culture « privée »
 LES « RÉFLEXES ACHATS » :
Bonnes pratiques adaptées aux Marchés Publics

10. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
10
DÉPLOYER LA MÉTHODOLOGIE
Suivi performances
fournisseurs
Négociation
(si possible)
Analyse des
candidatures et
des offres
Préparation et
conduite des
consultations
Mise en forme
des DCE
Ingénierie des
marchés
Analyse des
besoins
1 2 4 5 63
 Collecter les
données sur
chaque
prestation
concernée
 Consolider les
volumes/regroup
ement possible ?
 Challenge des
besoins
 Sourcer le
marchés
 BPU et CCTP
« digestes »
 Rédiger le rapport
d’ouverture des
candidatures et des
offres
 Analyser les
candidatures et les
offres
 Identifier les
incohérences des
doc (BPU)
 Lever les ambiguïtés
 Rédiger le rapport
d’analyse
 Valider les
modalités
de consultation
 Définir le planning
prévisionnel
 Préparer les grilles
d'analyse (critères
quantitatifs et
qualitatifs)
 Identifier les points
de négociation
 Organiser la
négociation
 Organiser les
réunions de
négociation ou de
présentation des
offres
 S’assurer du respect
des règles des
Marchés Publics
 Optimiser le
CCTP
 Rédiger les
documents
(AE/RC/CCTP/DP
GF…)
 Relecture
documents pour
validation
cohérence
 Identifier les
stratégies d’un
point de vue
juridique,
organisationnel et
économique
 Définir la stratégie
de consultation
(MAPA/AO/AC,…)
 Validation
juridique des choix
retenus
 Durée des
marchés
 Envoyer des
signaux forts au
marchés
fournisseurs
REFLEXES
7
 Mise en place
d’indicateur
 Mise en place de
réunion de projet
 Suivi du plan de
progrès
 Mesure de la
performance
achats
 Animation de la
qualité fournisseur
TOUT LE LONG D’UNE PROCÉDURE

11. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
11
PÉRIMÈTRES D’INTERVENTION
TRAVAUX
Neufs
Récurrents
ESPACES PUBLICS
Maintenance des aires de jeux
Entretien des espaces verts
Eclairage public
Végétaux, arbres, arbustes
Mobilier urbain
COMMUNICATION
Services d’impression et reprographie
Supports publicitaires
Prestations traiteurs / évènementielles
Cadeaux et gadgets publicitaires
BATIMENTS
Second œuvre
Maintenance
Nettoyage de locaux
Energies
Fournitures électriques/plomberie
TECHNOLOGIE
Téléphonie fixe, Mobile
Copieurs et matériels de reprographie
Matériel, accessoires et consommables
informatiques
TECHNOLOGIE
Téléphonie fixe, Mobile
Copieurs et matériels de reprographie
Matériel, accessoires et consommables
informatiques
TRANSPORT
Transports urbains
Transport scolaires
Transports de petits colis

12. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
12
CAS CONCRET : MAIRIE DE LAMBERSART (59)
ORGANISATION
• Collectivité de 30 000 habitants
• Une fonction commande publique classique « juridique et
administrative »
OBJECTIFS
• Cartographier les achats et diagnostiquer les gains potentiels
• Accompagner la mutation de la commande publique vers
des achats publics
PHASAGE
• Diagnostic et Cartographie (3 mois)
• Déploiement opérationnel (30 mois)
RÉSULTATS
• 34 marchés traités (6 M€) sur 40 ciblés
• 15% d’économie soit 900k€
• Une véritable équipe « Achats publics »
TROPHEE DES
ACHATS CDAF
« Innovation dans
les marchés
publics »

13. CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
13
RETOURS D’EXPÉRIENCES
Client Famille Leviers Résultats
Commune du sud de la
France (7 500 habitants
surclassée 20 000)
AMO sur le marché de
travaux récurrents de la
voirie
Analyse du
besoin/Refonte du
CCTP
Gain de plus de 160 K€ soit
13% sur un marché initial de
1,2 M€
Commune de sport
d’hiver (3 500 habitants
surclassée 40000 - 80
000)
Cartographie de la
fonction achats et des
économies potentielles.
Préconisations et
accompagnement au
déploiement. Mise en
place des plans d’action
sur 5 marchés de
l’analyse du besoin à la
notification en passant
par la rédaction du DCE.
Challenge de
l’approche du besoin
Nettoyage : 5% lié au marché
local très particulier
Location patinoire : Achat vs
location 68 K€ économie
annuelle soit 43%
Entretien voirie : 40%
d’économies – analyse
précise des besoins et
négociation
Déneigement : 0%
d’économies
Mairie de 30 000 hab. AMO Achats Marchés
nettoyages des locaux
Analyse du
besoin/Refonte du
CCTP
Gain de 300 k€ soit 37% sur
un marché initial de plus de
800 K€

14. PARIS - LYON – TOULOUSE – NANTES
Siège social : 146 bureaux de la Colline 92213 Saint-Cloud Cedex
Tél. : 01-55-39-11-00 Fax : 01-74-71-05-60
Mail : contact@ctr-conseil.fr
www.ctr-conseil.fr
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
Eric BOMPAR
Directeur du Pôle Achats
ebompar@ctr-conseil.fr
Cel : 06 12 26 60 70