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1. DEMANDE DE PROPOSITIONS
POUR LE SIÈGE
DU MÉCANISME DE SOUTIEN ADMINISTRATIF (MSA)
DU SYSTÈME DE CERTIFICATION DU
PROCESSUS DE KIMBERLEY (SCPK)
Au nom du
SCPK et du
Comité spécial chargé de l’examen du SCPK

2. TABLE DES MATIÈRES
Intention de soumissionner et formulaire du profit de l’organisation
1.0 Aperçu et objet
2.0 Calendrier et notifications
3.0 Conférence téléphonique et exposé des soumissionnaires
4.0 Exigences générales
5.0 Proposition du soumissionnaire
6.0 Mise en page et mode de présentation des propositions
7.0 Critères d’évaluation et de sélection
8.0 Réserve de droits
Annexe A : Description des tâches

3. INTENTION DE SOUMISSIONNER
ET
FORMULAIRE DU PROFIL DE L’ORGANISATION ET D’INFORMATION
Comité spécial d’examen du SCPK
a/s de Jacob Thamage et Molefhe Gofaone
Gouvernement du Botswana (Président du Comité spécial chargé de l’examen du SCPK)
et
d’Ulla Kourany et Julia Cloutier
Gouvernement du Canada (Vice-président du Comité spécial chargé de l’examen du SCPK)
Date limite pour la présentation des propositions de projet : le 10 aout 2012, 24 h, heure avancée de
l’Est (HAE)
Madame/Monsieur __________,
Nous attestons par la présente avoir pris connaissance de la demande de propositions citée en référence et
adressée par le Comité spécial chargé du Mécanisme de soutien administratif (MSA) au nom du
Processus de Kimberley (PK).
______ NOUS PRÉSENTERONS UNE PROPOSITION EN RÉPONSE À CETTE DEMANDE.
PRIÈRE DE RENVOYER DANS LES MEILLEURS DÉLAIS PAR TÉLÉCOPIEUR OU PAR
COURRIEL À :
Messieurs Jacob Thamage et Molefhe Gofaone
Division des affaires relatives aux minéraux
Gouvernement du Botswana
Téléc. : + (267) 390 9368
jacobthamage@yahoo.com
moamevan@gmail.com
et
Mesdames Ulla Kourany et Julia Cloutier
Direction des politiques des droits de la personne et de la gouvernance (MIH)
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Téléc. : + 1 (613) 944-3029
Ulla.kourany@international.gc.ca
Julia.cloutier@international.gc.ca
Nom de l’organisation :
Adresse municipale :
Adresse postale :
Ville : État (le cas échéant) : Code postal : Pays :
Adresse de paiement :
Ville : État (le cas échéant) : Code postal : Pays :
Numéro de téléphone :
Nom : Titre :

4. 1.0 APERÇU ET OBJET
Le Processus de Kimberley (PK) est une initiative approuvée par les Nations Unies et mise en œuvre par
des gouvernements, des organisations non gouvernementales (ONG) et des entreprises, avec pour objet de
freiner le commerce des diamants de la guerre. En 2003, le PK a mis sur pied un mécanisme – le Système
de certification du Processus de Kimberley (SCPK) – chargé de réguler le mouvement transfrontalier des
diamants bruts, afin d’empêcher que leur commerce ne serve à financer des conflits, et cela tel qu’il est
défini dans les documents fondamentaux du PK. Chaque pays participant met en œuvre et fait appliquer
les normes du PK par la promulgation de lois nationales à cette fin. La mise en œuvre de ces lois, y
compris les contrôles internes requis relatifs au mouvement des diamants bruts et l’utilisation de
certificats du PK validés par les gouvernements, pour l’exportation de diamants bruts, permet de fournir
des garanties à toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement pour le commerce des diamants.
Pour de plus amples renseignements à ce sujet, prière de consulter :
http://www.kimberleyprocess.com/fr/web/kimberley-process/home.
1.1 Objet de cette demande de propositions (DP)
Le PK fonctionne au moyen d’un système de groupes de travail qui se penchent sur les différents
éléments nécessaires à la mise en œuvre des normes minimales du SCPK dans chaque pays participant.
Le PK est dirigé chaque année par un représentant du gouvernement d’un pays participant qui assume les
fonctions de Président du PK. Les pays participants, les ONG et l’industrie se rencontrent deux fois par
année, soit dans le cadre d’une réunion intersessions et d’une réunion plénière. Ces réunions sont
organisées par le gouvernement du pays à partir duquel s’exerce la présidence du PK.
Le PK a deux sites Web. Le premier sert à communiquer les renseignements statistiques requis sur le
mouvement des diamants bruts à destination et en provenance d’un pays participant, et de l’information
sur la délivrance de certificats au titre du SCPK. Le deuxième, de nature plus générale, sert à
communiquer de l’information au public et à diffuser les documents pertinents relatifs au programme de
conformité au SCPK de chaque pays, y compris les rapports annuels, les rapports sur les visites
d’examen, les décisions administratives issues des groupes de travail, les communications de la
présidence du PK, les renseignements utiles sur les points de contact dans chaque pays, etc. Le premier
site Web (www.kimberleyprocessstatistics.org) est administré séparément. Le deuxième nécessite des
mises à jour régulières. Il faut aussi en améliorer la fonctionnalité et les modalités d’utilisation
Le Comité spécial chargé du SCPK a été mandaté, en vertu d’une décision administrative du SCPK
(Décision no
AD005-2011, consultable sur le site Web du PK), pour mettre en place un mécanisme de
soutien administratif (MSA) dans le cadre d’un processus transparent et équitable. Un tel mécanisme
s’avère nécessaire à ce tournant dans l’histoire du PK, étant entendu que le MSA simplifiera et rendra
plus efficace l’exécution de toutes les tâches du PK. Il a été convenu que le MSA fonctionnerait en tant
qu’entité dûment identifiée, chargée d’accomplir directement quatre tâches principales : la gestion du
savoir et de la mémoire institutionnelle; les communications; la coordination de l’aide professionnelle; le
soutien logistique à la présidence du PK et aux différents présidents des groupes de travail. L’Annexe A –
Description des tâches décrit la nature générale des tâches et des activités confiées au MSA. Ces
responsabilités sont de nature strictement administrative et n’impliquent en aucun cas la contribution à
l’élaboration des orientations. Le MSA rendra compte de ses activités à la présidence du PK et aux
présidents des groupes de travail, et il sera tenu de présenter un rapport annuel sur ses activités et ses flux
de trésorerie à l’occasion de la réunion plénière. Le travail du MSA pourra évoluer, en fonction des
problèmes qui se poseront en cours d’année. Outre l’exécution des tâches et des activités précises

5. énoncées dans l’Annexe A, il est également prévu que le MSA apportera l’aide nécessaire, selon qu’il
conviendra.
Au titre des présentes, le Comité spécial vous demande de présenter une proposition officielle afin de
nous aider à trouver et à sélectionner un candidat adéquat pour le MSA du PK. La proposition vise la
création du MSA et son fonctionnement courant, qui fera l’objet d’un réexamen annuel. Une période de
transition est prévue, pour permettre au nouveau personnel du MSA de se préparer à assumer ses
responsabilités. Si le Comité spécial a la responsabilité de sélectionner l’organisation candidate, la
dotation en personnel du MSA sera une responsabilité exercée en toute indépendance par l’entité abritant
les locaux du MSA, et cela sans la participation du Comité spécial ni d’autres participants ou observateurs
du PK.
Dans les propositions, il faudra énoncer clairement les structures et les processus grâce auxquels le SMA
pourra assurer un niveau de service optimal et gérer sainement les dépenses.
2.0 CALENDRIER ET NOTIFICATIONS
Diffusion de la DP sur le site Web du SCPK : 25 juin 2012
Réception des propositions et échéance pour la
présentation des questions : 31 juillet 2012
Date limite pour la présentation des propositions : 10 aout 2012, 24 h, HAE
Notification des soumissionnaires présélectionnés : 7 septembre 2012
Exposés/entrevues des soumissionnaires
présélectionnés Semaine du 1er
octobre 2012
Négociation et notification de l’adjudication Novembre/décembre 2012
Mise en œuvre Janvier 2012
*Prière d’indiquer que vous serez en mesure de respecter la date de mise en œuvre dans votre proposition,
étant entendu qu’il s’agit d’un facteur essentiel à notre processus d’évaluation.
2.1 La décision finale et la notification connexe impliqueront les étapes ci-après :
• Sélection du soumissionnaire retenu;
• Vérification des antécédents;
• Notification de tous les soumissionnaires par écrit, pour leur faire savoir si leur
proposition a été retenue;
• Négociations avec le soumissionnaire retenu;
• Approbation du choix du candidat final par les participants à la réunion plénière du
SCPK de novembre 2012.
3.0 CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE ET EXPOSÉ DES SOUMISSIONNAIRES
Les soumissionnaires présélectionnés pourraient être invités à participer à une conférence
téléphonique et/ou à une réunion en personne organisée par des membres et des invités du Comité
spécial chargé de l’examen du SCPK, au nom du PK. Les directives sur les modalités de cet exposé
seront communiquées au moment de la notification des soumissionnaires présélectionnés.

6. 4.0 EXIGENCES GÉNÉRALES
S’agissant des réponses à la DP, les renseignements doivent être présentés dans le même ordre et au
moyen de la même numération que ceux spécifiés dans la DP. Le soumissionnaire doit présenter des
renseignements complets pour chaque section précise de l’Énoncé du projet figurant dans la DP.
4.1 Confidentialité
Le Comité spécial s’engage à assurer la confidentialité des renseignements fournis en réponse à cette DP.
4.2 Communications
Principales personnes-ressources
Jacob Thamage, gouvernement du Botswana : jacobthamage@yahoo.com
Molefhe Gofaone, gouvernement du Botswana : moamevan@gmail.com
Ulla Kourany, gouvernement du Canada : Ulla.Kourany@international.gc.ca
Julia Cloutier, gouvernement du Canada : Julia.Cloutier@international.gc.ca
Prière de s’assurer que toutes les communications relatives à cette DP soient acheminées
exclusivement aux personnes susmentionnées. La communication de renseignements à une
quelconque partie dont le nom n’est pas mentionné expressément dans cette DP pourrait entraîner
l’annulation de la candidature de votre organisation.
4.3 Réception de l’accusé de réception de la DP/de l’intention de soumissionner
Vous êtes prié de faire connaître immédiatement votre intention de soumissionner. Prière de renvoyer le
« Formulaire d’intention de soumissionner » par télécopieur ou courriel (PDF), tel qu’il est spécifié dans
la lettre de présentation.
4.4 Références
Vous êtes prié de fournir trois références professionnelles, y compris de préciser les noms, les titres, les
organisations et les liens avec le soumissionnaire. Il faut également fournir les renseignements permettant
de prendre contact avec les personnes concernées, y compris l’adresse de courrier électronique, l’adresse
du courrier ainsi que les numéros de téléphone et de télécopieur.
Le Comité spécial se réserve le droit de prendre contact avec l’une ou l’autre des personnes citées en
référence. Il pourrait également exiger de fournir d’autres références professionnelles.
5.0 PROPOSITION DU SOUMISSIONNAIRE
Validité de la proposition
Tous les taux et les coûts ainsi que les autres modalités énoncées dans la proposition du soumissionnaire,
ou tout changement à ceux-ci, tel qu’il est demandé par le Comité spécial, au nom du PK, doivent
demeurer les mêmes pendant une période de 120 jours après échéance prévue pour la présentation des DP
et doivent faire l’objet de toutes les réductions éventuelles, le cas échéant.

7. 5.1 Cette DP et la description des tâches sont réservées à l’usage exclusif du soumissionnaire aux fins de
sa proposition.
5.2 En cas d’omissions ou de divergences relatives aux documents de la DP, ou si le soumissionnaire a
des doutes sur leur signification, ce dernier doit alors adresser immédiatement par télécopieur ou courriel une
demande d’explication écrite, avant de présenter sa proposition. Toutes ces demandes doivent être
acheminées par écrit conformément aux directives énoncées dans les présentes et doivent être reçues au plus
tard le 31 juillet 2012. L’expéditeur de la demande est le seul responsable de sa réception dans les délais
prescrits par une ou plusieurs des principales personnes-ressources mentionnées à la section 4.2.
5.3 Les réponses à ces demandes sont fournies seulement sous la forme de bulletins écrits, envoyés
simultanément à tous ceux qui ont présenté un formulaire d’« intention de soumissionner » et les décisions
par le Comité spécial au nom du SCPK ne sont soumises à aucune autre explication ni à aucune autre
interprétation des documents de la DP. Les soumissionnaires doivent confirmer dans les meilleurs délais, par
télécopieur ou par courriel, qu’ils ont bien reçu ces addendas.
5.4 Si le soumissionnaire ne reçoit pas de réponse suffisamment à temps pour pouvoir en tenir compte
dans sa proposition, il doit alors spécifier l’interprétation sur laquelle se fonde sa proposition dans sa lettre de
présentation ou dans un document figurant en pièce jointe.
5.5 D’autres addendas aux documents de la DP peuvent être communiqués à tout moment avant la date
d’échéance prévue pour la présentation des soumissions et spécifiée dans la lettre de présentation de la DP.
Tous les bulletins doivent être considérés comme une partie intégrante des documents de la DP. Ils seront
numérotés par ordre de succession et envoyés simultanément, et sous une forme identique, à chaque
soumissionnaire.
5.6 Il est demandé aux soumissionnaires de prendre en compte, dans leurs propositions, tous les bulletins
reçus pendant la période de soumission, dont ils doivent accuser réception.
5.7 Il est demandé aux soumissionnaires de présenter leurs offres commerciales en fonction d’une année
civile complète.
6.0 MISE EN PAGE ET MODE DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS
6.1 Aux fins de l’envoi électronique de la proposition par le soumissionnaire, celui-ci ne doit y ajouter
aucun interligne ni effacer aucune section. Si une section en particulier ne s’applique pas à sa proposition, il
doit alors le confirmer par une mention à cet effet.
Il convient que le soumissionnaire présente sa proposition aux soussignés, aux adresses et aux numéros
ci-après :
Par courriel :
jacobthamage@yahoo.com;
moamevan@gmail.com;
Ulla.Kourany@international.gc.ca;
et Julia.Cloutier@international.gc.ca.

8. Par télécopieur :
+ (267) 390-9368
Aux soins de : Molefhe Gofaone
et
+ 1 (613) 944-3029
aux soins de : Julia Cloutier
6.2 Une ou plusieurs des personnes dont le nom figure à la section 6.1 ci-dessus doivent recevoir la
proposition avant la date d’échéance prévue à cet effet dans cette DP (10 aout 2012, 24 h, HAE).
6.3 Les taux et les prix relatifs à la proposition du soumissionnaire ne doivent être divulgués dans aucun
autre document faisant l’objet d’une communication.
6.4 Les soumissionnaires sont invités à présenter des solutions de rechange commerciales et/ou techniques
qui peuvent permettre au SCPK de réaliser des économies de coûts, tout en réduisant le facteur de
risque pour les éventualités, en améliorant la productivité, etc.
6.5 Chaque soumissionnaire doit inscrire dans sa proposition le nom exact de l’entité et son adresse
complète, suivis de la signature et du titre de la personne autorisée à passer un marché pour le
soumissionnaire aux fins des présentes, ainsi que la date. Le nom et le titre de chaque signataire
doivent être tapés ou figurer clairement en caractères d’imprimerie sous la signature.
7.0 CRITÈRES D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION
Les soumissionnaires seront évalués en fonction des critères ci-après :
• Capacités et expériences éprouvées en ce qui concerne la prestation de services de soutien
administratif et l’exécution des tâches décrites dans l’énoncé du projet;
• L’expérience éprouvée de la gestion et de la discipline financière;
• L’expérience éprouvée de l’engagement, de la gestion et de la facilitation dans le cadre d’un
projet mettant à contribution plusieurs parties prenantes;
• Un exemple de plan de travail énonçant, entre autres, les activités, le calendrier, le budget;
• Le curriculum vitae du personnel proposé affecté spécifiquement au MSA et/ou du personnel
associé chargé d’administrer le MSA du PK et d’abriter ses bureaux.
Le Comité spécial pourrait procéder à une vérification des antécédents pour mieux évaluer les
soumissionnaires.
Le Comité spécial se réserve le droit de choisir le soumissionnaire qui répond le mieux aux exigences
décrites ci-dessus, ou de ne retenir aucune candidature, sans contracter quelque obligation que ce soit
envers un soumissionnaire ayant donné suite à cette DP.
8.0 RÉSERVE DE DROITS
La présente DP ne crée aucune obligation de la part du PK ni du Comité spécial agissant au nom de
celui-ci. Le Comité spécial agissant pour le PK se réserve le droit de rejeter l’une ou l’ensemble des
réponses à cette DP. Le Comité spécial agissant au nom du PK se réserve également le droit de choisir un
soumissionnaire autre que le soumissionnaire le moins-disant.

9. La présente DP ne peut être interprétée en aucun cas comme une offre d’achat, étant entendu qu’il s’agit
plutôt d’une demande d’information sur des services, des produits, des frais et des dépenses qui aideront
le Comité spécial agissant au nom du PK à choisir un fournisseur chargé de la prestation de tout l’éventail
des services énumérés dans la DP. Le Comité spécial agissant au nom du PK n’assume, en vertu des
présentes, aucune responsabilité financière, directe ou indirecte, pour les coûts liés à la préparation des
propositions, ou à des changements apportés à celles-ci, et il ne s’engage en aucun cas à désigner un agent
de transfert en fonction de la réponse à la présente DP. Le Comité spécial agissant au nom du PK ne
s’engage aucunement, dans la présente DP ou en vertu de celle-ci, à acheter des services d’un quelconque
agent de transfert, et il se réserve expressément le droit de modifier ou de lever les exigences relatives à la
DP. Le Comité spécial agissant au nom du PK se réserve le droit d’annuler, en tout ou en partie, la DP, à
sa seule discrétion.