GGSLB and EASI working together!

1. Défi
La GGSLB est passée de
contrats de leasing à un parc
de 130 véhicules achetés par
ses propres moyens. Ainsi, elle
ne disposait plus du logiciel de
gestion de la société de leasing.
Initialement, toutes les
informations (contrats,
conducteurs, consommation et
entretien) étaient tenues à jour
dans Excel, mais cela n’était si
sûr ni efficace.
Solution
Le partenaire IT, EASI, a une
application Lotus Notes pour la
gestion du parc de véhicules
qui est aussi totalement
configurable. La gestion
pouvait ainsi être configurée en
fonction des besoins de la
CGSLB sans qu’un
développement sur mesure ne
fût nécessaire. Rapidité et
économies étaient donc au
rendez-vous. La nouvelle
application est utilisée par
quatre collaborateurs du
syndicat libéral.
Avantages
Pas besoin d’investir dans des
connaissances spécialisées,
travail plus efficace, gain de
temps et d’argent, gestion
rapide des rapports, meilleure
vue d’ensemble, adaptation
facile du logiciel, convivialité,
information correcte et
actualisée, e-mails
automatiques, intégration dans
l’environnement existant.
La CGSLB a fait le choix d’opter pour une
approche plus efficace dans leur gestion du
parc des véhicules en intégrant une
application développé par EASI
Le syndicat libéral CGSLB a un réseau d’un peu plus de 100 secrétariats
dans tout le pays. Les affiliés peuvent s’y adresser pour obtenir des
informations, des formations, un service étudiant et une assistance
juridique. La CGSLB est également une institution reconnue de paiement
des allocations de chômage.
La CGSLB utilise une application développée par EASI pour gérer son
parc de quelque 130 voitures. De cette manière, l’organisation du
syndicat libéral fonctionne nettement plus efficacement.
« Début 2009, nous avons arrêté de prendre les voitures en leasing et
avons commencé à acheter nous-mêmes les voitures », explique Pieter
Verbeke, responsable des achats de la CGSLB. « Dans le cas d’un
leasing, nous pouvions utiliser un logiciel en ligne pour la gestion des
contrats et du parc de voitures, en passant par société de leasing, mais
cette possibilité disparaissait dans le nouveau cas de figure. En prenant
tout en main, nous devions également veiller à disposer d’un système
d’information. »
Dans un premier temps, nous avons travaillé avec le logiciel Excel, mais
ce mode de travail péchait par un manque d’efficacité et de clarté.
L’information n’était pas toujours correcte et il était aussi impossible de
dresser des rapports. C’est la raison pour laquelle le syndicat libéral a
commencé à chercher une application logicielle spécifique. Au cours
de cette période, la société EASI est devenue le partenaire informatique
de la CGSLB et a pu faire ses preuves avec ce projet.
Pas besoin d’un développement sur mesure
Le syndicat libéral a tout d’abord examiné dans le détail ce qui était
précisément nécessaire et EASI semblait apporter une solution
parfaitement adaptée à ces besoins. Pieter Verbeke: « Les premiers
contacts ont été d’emblée positifs et la solution proposée par EASI
répondait à tous nos besoins. À l’origine, EASI aurait dû développer un
programme sur mesure, mais elle disposait déjà d’un système de gestion
de personnel de sa propre conception, qu’elle a ensuite adapté à nos
souhaits. Ce faisant, le projet s’est réalisé nettement plus vite que nous
l’avions escompté. EASI a rapidement commencé le projet, de sorte que
la configuration fût déjà terminée après quelques semaines. De cette
manière, nous pouvions déjà mettre en service le nouveau programme
seulement deux moins après avoir noué les premiers contacts avec EASI.
Cette entreprise a toujours pu résoudre les problèmes rapidement et
efficacement. L’information qu’EASI devait introduire dans le
programme a été livrée via Excel. Au cours d’une première phase, nous
avons travaillé avec une version test et, fin 2010, nous sommes passés au
nouveau système, sans aucune interruption ni indisponibilité. »
La nouvelle application de gestion du parc de véhicules est désormais
utilisée par quatre collaborateurs de la CGSLB. EASI a également
adapté l’environnement Lotus Notes existant de sorte que le nouveau
programme de gestion de parc puisse y être intégré. Les utilisateurs
voient désormais une nouvelle icône à côté des icônes Internet, Agenda
et E-mail, celle de la gestion de la flotte.

2. Notification automatique par e-mail
« EASI a configuré un certain nombre d’e-mails
automatiques de sorte que nous recevions en temps
utile un message de rappel quand un contrat arrive
presque à son terme ou quand des écarts
interviennent dans la durée ou dans le nombre de
kilomètres convenu avec les conducteurs »,
explique l’employée administrative Perrine
Declercq, qui travaille avec le programme. « Nous
pouvons ainsi réaliser des économies. Si nous
constatons, par exemple, qu’un conducteur
parcourt moins de kilomètres que prévu, nous
pouvons alors également adapter les contrats
d’entretien technique de cette voiture. Dans
l’application, la comparaison entre le nombre de
kilomètres parcourus et la consommation convenue
est reproduite avec des codes de couleurs. Nous
pouvons aussi générer très rapidement et très
facilement des tableaux Excel qui nous donnent un
état des lieux très clair. Cet aperçu global est
naturellement indispensable pour une gestion
efficace du parc. »
Perrine Declercq, Employée Administrative de la CGSLB
Pieter Verbeke, Responsable des Achats de la CGSLB
La nouvelle méthode de travail constitue une
véritable amélioration par rapport à l’ancienne.
« L’ancienne gestion des informations du parc avec
Excel présentait des possibilités trop limitées et des
risques de sécurité », observe Pieter Verbeke.
« Grâce à l’approche automatisée, nous travaillons
désormais nettement plus vite et nous économisons
ainsi du temps. Par le passé, nous devions travailler
avec plusieurs services sur un disque partagé et il
était impossible de travailler en même temps sur le
même fichier. Aujourd’hui, tout le monde travaille
dans l’application qui tourne en mode centralisé sur
notre serveur, de telle sorte que tous les utilisateurs
disposent toujours des mêmes informations
actualisées. »
L’application d’EASI tient également à jour tous les
coûts d’entretien et les pleins de carburant et
donne automatiquement un décompte. Les
utilisateurs ne doivent donc plus rechercher eux-
mêmes ces chiffres et les saisir manuellement. La
base de données comprend toutes les informations
sur les conducteurs, les véhicules et les contrats. Tous
les documents y sont également repris, des bons de
commande aux formulaires d’inscription.
Programme convivial
EASI a mis les utilisateurs au fait et a mis au point un
manuel sommaire pour certaines fonctions du
nouveau logiciel. « La plupart des fonctions sont
évidentes, car l’application est extrêmement
conviviale », indique Perrine Declercq. « Si la
direction du syndicat nous demande des aperçus
et des rapports des différents coûts ou des
conducteurs et des contrats, nous pouvons
immédiatement les lui transmettre. Par le passé,
c’était une véritable gageure… »
EASI assure encore l’entretien et les mises à jour de
l’application sous la forme d’un service dans le
contrat total. Si cela s’avère nécessaire, la CGSLB
peut également faire adapter le programme par
EASI. « C’est l’une des raisons pour lesquelles nous
avons opté pour une collaboration avec EASI »,
explique Pieter Verbeke. « Il est désormais très facile
et rapide de procéder à une adaptation a
posteriori. Les mises à jour s’opèrent aussi très vite
étant donné que le cœur du programme standard
n’est pas modifié. Aucun travail de programmation
supplémentaire n’est donc nécessaire. Entre-temps,
nous avons déjà reçu une nouvelle version. À terme,
il se peut que nous permettions aux conducteurs
d’accéder eux-mêmes à l’application. C’est
parfaitement possible, mais nous n’en n’avons pas
encore besoin. »
Forte de la réussite du projet de gestion de flotte, la
collaboration entre la CGSLB et EASI s’est poursuivie.
« EASI a déjà mis en place un certain nombre de
bases de données pour différents services et
départements au sein du syndicat. Elle mettra ainsi
aussi un système de gestion pour tous les contrats en
cours de la CGSLB, dont des contrats liés aux
bâtiments », conclut Pieter Verbeke.
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