Présentation offerte à l'association des conseillers juridiques en entreprise du Barreau de Montréal

1. Gestion de l’information Obligations et responsabilités du conseiller juridique en entreprise

2. Théorie de l’information Lois de l’information Déontologiede l’information Éthiquede l’information Gestion de l’information Administration de la preuveélectronique Agenda

3. Un Cadre de gestion de l’information 3

4. La Théorie de l’information 4

5. La Hiérarchie Informationnelle 5 Connaissances

6. Code criminel 342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreutilisésdans un ordinateur. 841Touteforme de représentationd’informationsou de notions. Loisur la Preuve au Canada, 31.8 Loisur la Concurrence, 30 Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques, 31 6 Donnée

7. Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l'information 3. Un document estconstituéd'informationportée par un support. L'information y estdélimitée et structurée, de façon tangible oulogiqueselon le support qui la porte, et elleest intelligible sous forme de mots, de sons oud'images. L'informationpeutêtrerendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symbolestranscriptibles sous l'une de cesformesou en un autresystème de symboles. Loisur la Preuve(«electronic record») 34.1(1) «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sontenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoitdans un systèmeinformatiqueouautredispositifsemblableou par un telsystèmeoudispositif, et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie impriméeouautre de cesdonnées, à l’exception de la sortie impriméevisée au paragraphe (6). Loisur la Bibliothèque et les Archives du Canada 2. Élémentsd'information, quelqu'ensoit le support; la présentedéfinition ne vise pas les publications. 7 Document

8. Code criminel 487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par unepersonne, un ordinateurou un autredispositif. 841. « document électronique » Ensemble de donnéesenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoit par un systèmeinformatiqueou un dispositifsemblable et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. Sontégalementvisés tout affichage et toute sortie impriméeouautre de cesdonnéesainsique tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formulecontenantcesdonnées. Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques2. Loisur la Concurrence, 2. Loisurl'Accès à l'information3. (“record”) Tousélémentsd’information, quelsquesoientleurforme et leur support, notammentcorrespondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ougraphique, photographie, film, microformule, enregistrementsonore, magnétoscopiqueouinformatisé, outoute reproduction de cesélémentsd’information. Règles de Procédures Civiles Ontariennes 30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outred’enregistrementssonores, de bandesmagnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registrescomptables, ainsique de données et renseignements qui se présentent sous formeélectronique. 8 Document

9. Papier vs. Document Électronique 9

10. Papier vs. Document Électronique 10

11. Volume 11

12. Volume 12

13. Volume 13

14. Volume 14

15. Volume 15

16. Volume 16

17. Volume 17

18. Volume 18

19. Volume 19

20. Papier vs. Document Électronique 20

21. DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.) Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels Camera digitale Lecteur MP3 Serveur Ordinateur Central CD et DVD Clé USB Boîtevocale Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki) Cassette de sauvegarde … Lieux 21

22. Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc. Courriel Messagerieinstantannée Page Web Base de données Image Vidéo Enregistrement audio … Papier Formats et Supports 22

23. Papier vs. Document Électronique 23

24. Papier vs. Document Électronique 24

25. Papier vs. Document Électronique 25

26. « Records » 26 Propriétés Légales Authentique Original Intègre Complet Non altéré Commerciales Fiable Fonctionnel Utilisable Accessible Retrievable Compréhensible Définition Informations Donnéesélaborées Créées, reçuesouconservées Nonobstant le type de support Commepreuveouélémentconnaissance Par unepersonne Physique ou Morale Dans le cadre de ses obligations ou de ses affaires. ISO 15489: 2001 International Committee on Archives (ICA) Committee on Electronic Records Dossier

27. Les Lois de l’information 27

28. Le Cadre Juridique Preuve C.c.Q. C.p.c. Loi sur la preuve Renseignements Personnels LPRPSP PIPEDA Technologies LCCJTI PIPEDA Signature Propriété Intellectuelle Droit d’auteur Marques de Commerce Fiscalité et Comptabilité Loi sur Impôts /fiscalité Taxes d’accises Archivage Corporatif Loi sur les compagnies Dossiers d’entreprise Pouvoirs spéciaux personnes morales Registraire des entreprises Travail Code Canadien Normes du Travail Santé + Sécurité Assurance Emploi Régime de pension Gouvernance SOX C-SOX Règlements Par industrie Profession 28

29. Déontologie de l’information 29

30. Code de déontologie des avocats 3.00.01 L'avocat a, envers le client, un devoir de compétence[…] 3.01.01 Avant d'accepter de fournir un service professionnel, l'avocat doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose. 3.01.02. al.2 Si l'intérêt du client l'exige, il doit, sur autorisation de celui-ci, consulter un autre avocat, un membre d'un autre ordre professionnel ou une autre personne compétente ou lui recommander de faire appel à l'une de ces personnes. 30

31. Code de déontologie des avocats 3.02.03. L'avocat doit éviter toute fausse représentation quant à son niveau de compétence ou quant à l'efficacité de ses services professionnels ou, le cas échéant, quant au niveau de compétence ou à l'efficacité des services des personnes qui exercent leurs activités au sein de la même société que lui. 3.06.03. L'avocat doit prendre les moyens raisonnables pour faire respecter le secret absolu des confidences qu'il reçoit dans l'exercice de sa profession par toute personne qui coopère avec lui ou exerce ses activités au sein de la société où il exerce ses activités professionnelles. 31

32. Règlementsur la tenue des dossiers des avocats 5. L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers, des documents ou pièces qui en font partie. 6. Sauf si l'avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents. 7. L'avocat doit s'assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute l'information qui lui est transmise par son client et des tiers. 8. L'avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d'archivage approprié. 9. L'avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d'affecter les recours judiciaires de ses clients. 10. L'avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d'y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers. 13. Dans son domicile professionnel ainsi qu'à tout endroit où l'avocat doit rencontrer des clients ou tenir des conversations assujetties au secret professionnel, il doit utiliser un local fermé et aménagé de façon à ce que les conversations des personnes qui s'y trouvent ne puissent être entendues de l'extérieur de ce local. 32

33. L’Éthique de l’information 33

34. Confidentialité et LCCJTI 25. La personne responsable de l'accès à un document technologique qui porte un renseignement confidentiel doit prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, selon le cas, d'avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d'y accéder. 34

35. Confidentialité et LCCJTI 34. Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur confidentialité doit être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur des réseaux de communication. La documentation expliquant le mode de transmission convenu, incluant les moyens pris pour assurer la confidentialité du document transmis, doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant. 35

36. La Gestion de l’information 36

37. Le Monde Papier Unegestion simple et comprise de tous Archiver Détruire 37

38. Le Monde Électronique Unegestioncomplexe et inexistante Conserver Archiver Détruire Classer 38

39. Où en sommes-nous? Actif le plus important de 81% des entreprises: information Échange de plus de 100,000,000 de courriels par jour Ignorance du contenu réel des serveurs et des disques durs Gestion ad hoc de l’information Coût de la sécurité 2 fois plus élevée que nécessaire Aucune sécurité pour certains documents confidentiels Pertes et vols d’information: 447 Milliards $/année 39

40. Conséquences Efficacité et Productivité Où se trouve le document? Qui a la dernière version? Conformité Est-ce vraiment la dernière version? Le document est-ilintègre? Sécurité Qui a visualisé, copié, modifié, ousupprimé un document? Le document a-t-ilétéimprimé? Si oui, par qui? Le document a-t-ilétéenvoyé à l’externe? Combien y a-t-il de copies en circulation? Oùsont-elles? 40

41. Conséquences Juridiques Quel document détient-on et où? Quels seront les délais de production? Serons-nous à même de confirmer que tous les documents pertinents ont été produits? Que prévoit notre politique de conservation des documents? Est-elle respectée? Les documents ont-ils été détruit adéquatement? Devrons-nous recourir aux copies de sauvegarde? 41

42. Solutions 42

43. Politiques Conservation des documents Préservation Calendrier de conservation Formulaires relatifs à la conservation des données Archivage Certificat de destruction Transfert (Numérisation/Impression) Sauvegarde Communication électronique Web2.0 Sécurité Usage des ressources informationnelles Code de Conduite 43

45. TI

46. RH44

47. Analyse Identifier les types de documents Papier et électroniques Questionnaire Par groupe / département Obligations législatives Juridictions multiples Nature Durée Besoins d’affaires Modèles Contrats Créer système de codes 45

48. Types de documents Généraux Agenda Entente Correspondance Dossier Modèle, formulaire, précédent Procès-verbal Politique, Code et lignes directrices Présentation, rapport et graphique Champs de pratique Académique et Scientifique Commercial et finance Corporatif Légal Média et Marketing Technique 46

49. Inclusions Documents Processus Courriel Messagerie Instantanée VOIP Net/Web/Livemeeting Web 2.0 B/Vlog RSS Forum Archivage en ligne Base de données Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc. Bureau à domicile Papier… Sauvegarde/Redondance Préservation (litigationhold) Gestionnaire de conservation Archivage Destruction Securité Externe Interne Privilèges Confidentialité 47

50. Formation Par groupe Document explicatif Intranet DMS Salles d’archivages Passage vers le bureau sans papier Automatisation de la politique Augmentation de la productivité Réduction des coûts Risques et Conséquences 48

51. Application Synergie TI-Vérification Rappels Passage vers le bureau sans papier Réduire l’usage des disques durs locaux SGD central Mise en place Formation Outlook Grand nettoyage annuel Audit / contrôle interne Responsable de groupe Vérification Prix / Félicitations Sanctions 49

52. Audit Application dans le cours normal des affaires Identification des ratés Aucune PCD n’est complète ni appliquée Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage. 50

53. Étalonnage Corporatif Résultats Interne Avant vs Après Annuel Externe Partenaires Entreprises fusionnées ou acquises General CounselRoundtable, etc. Équipe Comparaison des résultats par groupe/département Nombre de documents Nombre de Kb Coûts Archivage Serveurs Litige/Enquête Productivité et efficacité 51

54. Les Coûts de l’information 52

55. Économies Nombre de serveurs Acquisition Configuration Maintenance Licences Engorgement du réseau Copies de sauvegardes conservées inutilement Temps de recherche de fichiers = 30% du temps de travail Masse salariale X 30% Intégration de l’information non-structurée = 40% du budget de TI Coût moyen d’une fuite/vol d’information = 4.8M$ Mise à pied Acquisition Restructuration Renseignements personnels 53

56. D’autresÉconomies Pérennité des connaissances Congédiement, départ et retraite Écrasement de tête Administration de la preuve Identification Collecte Traitement Révision Ordinateur Support Perte de productivité Longévité 54

57. “87% des initiatives de gestiondocumentaire se financent à même les économiesgénéréessurunepériode de 30 mois.” - AIIM-ARMA 2009 55

58. Autres bénéfices Centralisation Accessibilité Partage Collaboration Productivité Sécurité Traçabilité Pérennité Conformité 56

59. Risques Perte de productivité Vol Protection des renseignements personnels Obligation de conservation Obligation de préservation Intégrité de la preuve 57

60. Administration de lA Preuve 58

61. E-Discovery 59

62. ÉquipeMultidisciplinaire Audit interne Communication Finance Gestion de l’information Juridique Sécurité Technologies 60

63. Ressources 61

64. Questions? Dominic Jaar djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.com