Gestion de l’information<br />Obligations et responsabilités du conseiller juridique en entreprise<br />
Théorie de l’information<br />Lois de l’information<br />Déontologiede l’information<br />Éthiquede l’information<br />Ges...
Un Cadre<br />de gestion de l’information<br />3<br />
La Théorie<br />de l’information<br />4<br />
La Hiérarchie Informationnelle<br />5<br />Connaissances<br />
Code criminel<br />342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreut...
Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l&apos;information<br />3. Un document estconstituéd&apos;information...
Code criminel<br />487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par uneperson...
Papier vs. Document Électronique<br />9<br />
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Volume<br />11<br />
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Papier vs. Document Électronique<br />20<br />
DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)<br />Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels<br />Ca...
Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.<br />Courriel<br />Messagerieinstantannée<br />Page Web<br />Base de donn...
Papier vs. Document Électronique<br />23<br />
Papier vs. Document Électronique<br />24<br />
Papier vs. Document Électronique<br />25<br />
                       « Records »<br />26<br />Propriétés<br />Légales<br />Authentique<br />Original<br />Intègre<br />C...
Les Lois<br />de l’information<br />27<br />
Le Cadre Juridique<br />Preuve<br />C.c.Q.<br />C.p.c.<br />Loi sur la preuve<br />Renseignements Personnels<br />LPRPSP<b...
Déontologie<br />de l’information<br />29<br />
Code de déontologie des avocats<br />3.00.01 L&apos;avocat a, envers le client, un devoir de compétence[…]<br />3.01.01 Av...
Code de déontologie des avocats<br />3.02.03.   L&apos;avocat doit éviter toute fausse représentation quant à son niveau d...
Règlementsur la tenue des dossiers des avocats<br />5.   L&apos;avocat doit employer un système permettant le classement o...
L’Éthique<br />de l’information<br />33<br />
Confidentialité et LCCJTI<br />25.  La personne responsable de l&apos;accès à un document technologique qui porte un rense...
Confidentialité et LCCJTI<br />34.  Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur...
La Gestion<br />de l’information<br />36<br />
Le Monde Papier<br />Unegestion simple et comprise de tous<br />Archiver<br />Détruire<br />37<br />
Le Monde Électronique<br />Unegestioncomplexe et inexistante<br />Conserver<br />Archiver<br />Détruire<br />Classer<br />...
Où en sommes-nous?<br />Actif le plus important de 81% des entreprises: information<br />Échange de plus de 100,000,000 de...
Conséquences<br />Efficacité et Productivité<br />Où se trouve le document?<br />Qui a la dernière version? <br />Conformi...
Conséquences<br />Juridiques<br />Quel document détient-on et où?<br />Quels seront les délais de production?<br />Serons-...
Solutions<br />42<br />
Politiques<br />Conservation des documents<br />Préservation<br />Calendrier de conservation<br />Formulaires relatifs à l...
Équipes<br />Supervision<br />Juridique / Conseiller externe<br />Secrétariat corporatif<br />TI<br />Sécurité<br />RH<br ...
TI
RH</li></ul>44<br />
Analyse<br />Identifier les types de documents<br />Papier et électroniques<br />Questionnaire<br />Par groupe / départeme...
Types de documents<br />Généraux<br /> Agenda<br /> Entente<br /> Correspondance<br /> Dossier<br /> Modèle, formulaire, p...
Inclusions<br />Documents<br />Processus<br />Courriel<br /> Messagerie Instantanée<br /> VOIP<br /> Net/Web/Livemeeting<b...
Formation<br />Par groupe<br />Document explicatif<br />Intranet<br />DMS<br />Salles d’archivages<br />Passage vers le bu...
Application<br /> Synergie TI-Vérification<br /> Rappels<br /> Passage vers le bureau sans papier<br /> Réduire l’usage de...
Audit<br />Application dans le cours normal des affaires<br />Identification des ratés<br />Aucune PCD n’est complète ni a...
Étalonnage<br />Corporatif<br />Résultats<br /> Interne<br />Avant vs Après<br />Annuel<br /> Externe<br />Partenaires<br ...
Les Coûts<br />de l’information<br />52<br />
Économies<br />Nombre de serveurs<br />Acquisition<br />Configuration<br />Maintenance<br />Licences<br />Engorgement du r...
D’autresÉconomies<br />Pérennité des connaissances<br />Congédiement, départ et retraite<br />Écrasement de tête<br />Admi...
“87% des initiatives de gestiondocumentaire se financent à même les économiesgénéréessurunepériode de 30 mois.”<br />- AII...
Autres bénéfices<br />Centralisation<br />Accessibilité<br />Partage<br />Collaboration<br />Productivité <br />Sécurité<b...
Risques<br />Perte de productivité<br />Vol<br />Protection des renseignements personnels<br />Obligation de conservation<...
Administration<br />de lA Preuve<br />58<br />
E-Discovery<br />59<br />
ÉquipeMultidisciplinaire<br />Audit interne<br />Communication<br />Finance<br />Gestion de l’information<br />Juridique<b...
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  1. 1. Gestion de l’information<br />Obligations et responsabilités du conseiller juridique en entreprise<br />
  2. 2. Théorie de l’information<br />Lois de l’information<br />Déontologiede l’information<br />Éthiquede l’information<br />Gestion de l’information<br />Administration de la preuveélectronique<br />Agenda<br />
  3. 3. Un Cadre<br />de gestion de l’information<br />3<br />
  4. 4. La Théorie<br />de l’information<br />4<br />
  5. 5. La Hiérarchie Informationnelle<br />5<br />Connaissances<br />
  6. 6. Code criminel<br />342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreutilisésdans un ordinateur. <br />841Touteforme de représentationd’informationsou de notions.<br />Loisur la Preuve au Canada, 31.8<br />Loisur la Concurrence, 30<br />Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques, 31<br />6<br />Donnée<br />
  7. 7. Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l&apos;information<br />3. Un document estconstituéd&apos;informationportée par un support. L&apos;information y estdélimitée et structurée, de façon tangible oulogiqueselon le support qui la porte, et elleest intelligible sous forme de mots, de sons oud&apos;images. L&apos;informationpeutêtrerendue au moyen de tout mode d&apos;écriture, y compris d&apos;un système de symbolestranscriptibles sous l&apos;une de cesformesou en un autresystème de symboles.<br />Loisur la Preuve(«electronic record»)<br />34.1(1)   «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sontenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoitdans un systèmeinformatiqueouautredispositifsemblableou par un telsystèmeoudispositif, et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie impriméeouautre de cesdonnées, à l’exception de la sortie impriméevisée au paragraphe (6).<br />Loisur la Bibliothèque et les Archives du Canada<br />2. Élémentsd&apos;information, quelqu&apos;ensoit le support; la présentedéfinition ne vise pas les publications.<br />7<br />Document<br />
  8. 8. Code criminel<br />487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par unepersonne, un ordinateurou un autredispositif.<br />841. « document électronique » Ensemble de donnéesenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoit par un systèmeinformatiqueou un dispositifsemblable et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. Sontégalementvisés tout affichage et toute sortie impriméeouautre de cesdonnéesainsique tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formulecontenantcesdonnées.<br />Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques2.<br />Loisur la Concurrence, 2.<br />Loisurl&apos;Accès à l&apos;information3. (“record”)<br />Tousélémentsd’information, quelsquesoientleurforme et leur support, notammentcorrespondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ougraphique, photographie, film, microformule, enregistrementsonore, magnétoscopiqueouinformatisé, outoute reproduction de cesélémentsd’information.<br />Règles de Procédures Civiles Ontariennes<br />30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outred’enregistrementssonores, de bandesmagnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registrescomptables, ainsique de données et renseignements qui se présentent sous formeélectronique.<br />8<br />Document<br />
  9. 9. Papier vs. Document Électronique<br />9<br />
  10. 10. Papier vs. Document Électronique<br />10<br />
  11. 11. Volume<br />11<br />
  12. 12. Volume<br />12<br />
  13. 13. Volume<br />13<br />
  14. 14. Volume<br />14<br />
  15. 15. Volume<br />15<br />
  16. 16. Volume<br />16<br />
  17. 17. Volume<br />17<br />
  18. 18. Volume<br />18<br />
  19. 19. Volume<br />19<br />
  20. 20. Papier vs. Document Électronique<br />20<br />
  21. 21. DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)<br />Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels<br />Camera digitale<br />Lecteur MP3<br />Serveur<br />Ordinateur Central<br />CD et DVD<br />Clé USB<br />Boîtevocale<br />Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)<br />Cassette de sauvegarde<br />…<br />Lieux<br />21<br />
  22. 22. Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.<br />Courriel<br />Messagerieinstantannée<br />Page Web<br />Base de données<br />Image<br />Vidéo<br />Enregistrement audio<br />…<br />Papier<br />Formats et Supports<br />22<br />
  23. 23. Papier vs. Document Électronique<br />23<br />
  24. 24. Papier vs. Document Électronique<br />24<br />
  25. 25. Papier vs. Document Électronique<br />25<br />
  26. 26. « Records »<br />26<br />Propriétés<br />Légales<br />Authentique<br />Original<br />Intègre<br />Complet<br />Non altéré<br />Commerciales<br />Fiable<br />Fonctionnel<br />Utilisable<br />Accessible<br />Retrievable<br />Compréhensible<br />Définition<br />Informations<br />Donnéesélaborées<br />Créées, reçuesouconservées<br />Nonobstant le type de support<br />Commepreuveouélémentconnaissance<br />Par unepersonne<br />Physique ou Morale<br />Dans le cadre de ses obligations ou de ses affaires.<br />ISO 15489: 2001<br />International Committee on Archives (ICA)<br />Committee on Electronic Records<br />Dossier<br />
  27. 27. Les Lois<br />de l’information<br />27<br />
  28. 28. Le Cadre Juridique<br />Preuve<br />C.c.Q.<br />C.p.c.<br />Loi sur la preuve<br />Renseignements Personnels<br />LPRPSP<br />PIPEDA<br />Technologies<br />LCCJTI<br />PIPEDA<br />Signature<br />Propriété Intellectuelle<br />Droit d’auteur <br />Marques de Commerce<br />Fiscalité et Comptabilité<br />Loi sur Impôts /fiscalité<br />Taxes d’accises<br />Archivage<br />Corporatif<br />Loi sur les compagnies<br />Dossiers d’entreprise<br />Pouvoirs spéciaux personnes morales<br />Registraire des entreprises<br />Travail<br />Code Canadien<br />Normes du Travail<br />Santé + Sécurité<br />Assurance Emploi<br />Régime de pension<br />Gouvernance<br />SOX<br />C-SOX<br />Règlements<br />Par industrie<br />Profession<br />28<br />
  29. 29. Déontologie<br />de l’information<br />29<br />
  30. 30. Code de déontologie des avocats<br />3.00.01 L&apos;avocat a, envers le client, un devoir de compétence[…]<br />3.01.01 Avant d&apos;accepter de fournir un service professionnel, l&apos;avocat doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose.<br />3.01.02. al.2 Si l&apos;intérêt du client l&apos;exige, il doit, sur autorisation de celui-ci, consulter un autre avocat, un membre d&apos;un autre ordre professionnel ou une autre personne compétente ou lui recommander de faire appel à l&apos;une de ces personnes.<br />30<br />
  31. 31. Code de déontologie des avocats<br />3.02.03.   L&apos;avocat doit éviter toute fausse représentation quant à son niveau de compétence ou quant à l&apos;efficacité de ses services professionnels ou, le cas échéant, quant au niveau de compétence ou à l&apos;efficacité des services des personnes qui exercent leurs activités au sein de la même société que lui.<br />3.06.03.   L&apos;avocat doit prendre les moyens raisonnables pour faire respecter le secret absolu des confidences qu&apos;il reçoit dans l&apos;exercice de sa profession par toute personne qui coopère avec lui ou exerce ses activités au sein de la société où il exerce ses activités professionnelles.<br />31<br />
  32. 32. Règlementsur la tenue des dossiers des avocats<br />5.   L&apos;avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers, des documents ou pièces qui en font partie.<br />6.   Sauf si l&apos;avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents.<br />7.   L&apos;avocat doit s&apos;assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute l&apos;information qui lui est transmise par son client et des tiers.<br />8.   L&apos;avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d&apos;archivage approprié.<br />9.   L&apos;avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d&apos;affecter les recours judiciaires de ses clients.<br />10.   L&apos;avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d&apos;y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers.<br />13.   Dans son domicile professionnel ainsi qu&apos;à tout endroit où l&apos;avocat doit rencontrer des clients ou tenir des conversations assujetties au secret professionnel, il doit utiliser un local fermé et aménagé de façon à ce que les conversations des personnes qui s&apos;y trouvent ne puissent être entendues de l&apos;extérieur de ce local.<br />32<br />
  33. 33. L’Éthique<br />de l’information<br />33<br />
  34. 34. Confidentialité et LCCJTI<br />25.  La personne responsable de l&apos;accès à un document technologique qui porte un renseignement confidentiel doit prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notamment par un contrôle d&apos;accès effectué au moyen d&apos;un procédé de visibilité réduite ou d&apos;un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, selon le cas, d&apos;avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d&apos;y accéder.<br />34<br />
  35. 35. Confidentialité et LCCJTI<br />34.  Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur confidentialité doit être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur des réseaux de communication.<br />La documentation expliquant le mode de transmission convenu, incluant les moyens pris pour assurer la confidentialité du document transmis, doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant.<br />35<br />
  36. 36. La Gestion<br />de l’information<br />36<br />
  37. 37. Le Monde Papier<br />Unegestion simple et comprise de tous<br />Archiver<br />Détruire<br />37<br />
  38. 38. Le Monde Électronique<br />Unegestioncomplexe et inexistante<br />Conserver<br />Archiver<br />Détruire<br />Classer<br />38<br />
  39. 39. Où en sommes-nous?<br />Actif le plus important de 81% des entreprises: information<br />Échange de plus de 100,000,000 de courriels par jour<br />Ignorance du contenu réel des serveurs et des disques durs<br />Gestion ad hoc de l’information<br />Coût de la sécurité 2 fois plus élevée que nécessaire<br />Aucune sécurité pour certains documents confidentiels<br />Pertes et vols d’information: 447 Milliards $/année<br />39<br />
  40. 40. Conséquences<br />Efficacité et Productivité<br />Où se trouve le document?<br />Qui a la dernière version? <br />Conformité<br />Est-ce vraiment la dernière version?<br />Le document est-ilintègre?<br />Sécurité<br />Qui a visualisé, copié, modifié, ousupprimé un document?<br />Le document a-t-ilétéimprimé? Si oui, par qui?<br />Le document a-t-ilétéenvoyé à l’externe? <br />Combien y a-t-il de copies en circulation?<br />Oùsont-elles?<br />40<br />
  41. 41. Conséquences<br />Juridiques<br />Quel document détient-on et où?<br />Quels seront les délais de production?<br />Serons-nous à même de confirmer que tous les documents pertinents ont été produits?<br />Que prévoit notre politique de conservation des documents?<br />Est-elle respectée?<br />Les documents ont-ils été détruit adéquatement?<br />Devrons-nous recourir aux copies de sauvegarde?<br />41<br />
  42. 42. Solutions<br />42<br />
  43. 43. Politiques<br />Conservation des documents<br />Préservation<br />Calendrier de conservation<br />Formulaires relatifs à la conservation des données<br />Archivage<br />Certificat de destruction<br />Transfert (Numérisation/Impression)<br />Sauvegarde<br />Communication électronique<br />Web2.0<br />Sécurité<br />Usage des ressources informationnelles<br />Code de Conduite<br />43<br />
  44. 44. Équipes<br />Supervision<br />Juridique / Conseiller externe<br />Secrétariat corporatif<br />TI<br />Sécurité<br />RH<br />Vérification<br />RM<br />Analyse<br />Tous les groupes / départements<br />Rédaction<br />Juridique <br />TI<br />Révision<br />Tous les groupes / départements<br />Publication<br />Communications<br />Tous les groupes / départements<br />Formation<br />Ressources humaines<br /><ul><li>Tous les employés</li></ul>Vérification<br />Vérification<br /><ul><li>Juridique
  45. 45. TI
  46. 46. RH</li></ul>44<br />
  47. 47. Analyse<br />Identifier les types de documents<br />Papier et électroniques<br />Questionnaire<br />Par groupe / département<br />Obligations législatives<br />Juridictions multiples<br />Nature<br />Durée<br />Besoins d’affaires<br />Modèles<br />Contrats<br />Créer système de codes<br />45<br />
  48. 48. Types de documents<br />Généraux<br /> Agenda<br /> Entente<br /> Correspondance<br /> Dossier<br /> Modèle, formulaire, précédent<br /> Procès-verbal<br /> Politique, Code et lignes directrices<br /> Présentation, rapport et graphique<br />Champs de pratique<br />Académique et Scientifique<br />Commercial et finance<br />Corporatif<br />Légal<br />Média et Marketing<br />Technique<br />46<br />
  49. 49. Inclusions<br />Documents<br />Processus<br />Courriel<br /> Messagerie Instantanée<br /> VOIP<br /> Net/Web/Livemeeting<br /> Web 2.0<br />B/Vlog<br />RSS<br />Forum<br />Archivage en ligne<br /> Base de données<br /> Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.<br /> Bureau à domicile<br /> Papier…<br /> Sauvegarde/Redondance<br /> Préservation (litigationhold)<br />Gestionnaire de conservation<br />Archivage<br />Destruction<br />Securité<br />Externe<br />Interne<br />Privilèges<br />Confidentialité<br />47<br />
  50. 50. Formation<br />Par groupe<br />Document explicatif<br />Intranet<br />DMS<br />Salles d’archivages<br />Passage vers le bureau sans papier<br />Automatisation de la politique<br />Augmentation de la productivité<br />Réduction des coûts<br />Risques et Conséquences<br />48<br />
  51. 51. Application<br /> Synergie TI-Vérification<br /> Rappels<br /> Passage vers le bureau sans papier<br /> Réduire l’usage des disques durs locaux<br /> SGD central<br />Mise en place<br />Formation<br /> Outlook<br /> Grand nettoyage annuel<br /> Audit / contrôle interne<br /> Responsable de groupe<br /> Vérification<br /> Prix / Félicitations<br /> Sanctions<br />49<br />
  52. 52. Audit<br />Application dans le cours normal des affaires<br />Identification des ratés<br />Aucune PCD n’est complète ni appliquée<br />Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.<br />50<br />
  53. 53. Étalonnage<br />Corporatif<br />Résultats<br /> Interne<br />Avant vs Après<br />Annuel<br /> Externe<br />Partenaires<br />Entreprises fusionnées ou acquises<br />General CounselRoundtable, etc.<br /> Équipe<br />Comparaison des résultats par groupe/département<br /> Nombre de documents<br /> Nombre de Kb<br /> Coûts<br />Archivage<br />Serveurs<br />Litige/Enquête<br /> Productivité et efficacité<br />51<br />
  54. 54. Les Coûts<br />de l’information<br />52<br />
  55. 55. Économies<br />Nombre de serveurs<br />Acquisition<br />Configuration<br />Maintenance<br />Licences<br />Engorgement du réseau<br />Copies de sauvegardes conservées inutilement<br />Temps de recherche de fichiers = 30% du temps de travail<br />Masse salariale X 30%<br />Intégration de l’information non-structurée = 40% du budget de TI<br />Coût moyen d’une fuite/vol d’information = 4.8M$<br />Mise à pied<br />Acquisition<br />Restructuration<br />Renseignements personnels<br />53<br />
  56. 56. D’autresÉconomies<br />Pérennité des connaissances<br />Congédiement, départ et retraite<br />Écrasement de tête<br />Administration de la preuve<br />Identification<br />Collecte<br />Traitement<br />Révision<br />Ordinateur<br />Support<br />Perte de productivité<br />Longévité<br />54<br />
  57. 57. “87% des initiatives de gestiondocumentaire se financent à même les économiesgénéréessurunepériode de 30 mois.”<br />- AIIM-ARMA 2009<br />55<br />
  58. 58. Autres bénéfices<br />Centralisation<br />Accessibilité<br />Partage<br />Collaboration<br />Productivité <br />Sécurité<br />Traçabilité<br />Pérennité<br />Conformité<br />56<br />
  59. 59. Risques<br />Perte de productivité<br />Vol<br />Protection des renseignements personnels<br />Obligation de conservation<br />Obligation de préservation<br />Intégrité de la preuve<br />57<br />
  60. 60. Administration<br />de lA Preuve<br />58<br />
  61. 61. E-Discovery<br />59<br />
  62. 62. ÉquipeMultidisciplinaire<br />Audit interne<br />Communication<br />Finance<br />Gestion de l’information<br />Juridique<br />Sécurité<br />Technologies<br />60<br />
  63. 63. Ressources<br />61<br />
  64. 64. Questions?<br />Dominic Jaar<br />djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.com<br />

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